档案管理流程精选(九篇)

前言：一篇好文章的诞生，需要你不断地搜集资料、整理思路，本站小编为你收集了丰富的档案管理流程主题范文，仅供参考，欢迎阅读并收藏。

第1篇：档案管理流程范文

一、煤炭企业文书档案管理流程优化的必要性

1.是提高企业效益的一个重要途径

企业文书档案的管理属于企业内部管理的一个重要组成部分。其本身对企业的众多信息，发展过程有着详尽的记录，对于企业各个方面也有着细致的了解。因此，文书档案对于企业内部人员对企业的了解，企业领导者根据企业发展史做出正确的决策都有着重要的意义。

文书档案管理本身是一项极其纷繁复杂的工作，其中涵盖了大量的数据、文献。若是缺乏良好的管理手段以及正确的管理方法，很容易造成文献的流失，企业信息的残缺，使得企业本身的内部呈现一种缺失的状态。而依据哲学“内因决定事物的发展变化”的原理来看，若是一个企业在内部信息的管理上呈现一种混乱的话，很容易使得企业在外部竞争中受挫。

因此，文书档案管理对于保证企业效益是有着极其重要的作用的。

2.是完善企业精神，丰富企业内涵的重要方法

随着社会经济的迅速发展，企业发展模式也早已脱离了以消耗资源为手段的粗放型发展。现今的企业竞争，多是依靠良好的企业形象与内涵。而对于煤炭企业，同样如此，正规、健康、科学的企业形象无疑会使其在国际国内竞争中占据优势。

而文书档案管理工作，涵盖了对企业种种发展阶段、企业活动、企业内涵的全方面的整理与归纳。这种活动，对于企业本身树立形象、丰富自身精神有着重要作用。

二、煤炭企业文书档案管理工作中的不足

1.企业本身没能引起足够的重视

不仅在煤炭企业，在当今很多的国内企业都存在着这种现象。这从根本上反映了企业本身对于档案管理并未引起足够的重视，在企业制度日益科学化的同时，文书档案管理依然是一种传统、老套的制度。甚至在很多企业，文书管理被视为一种赋闲职业，管理人员仅仅保持着一种收取文件，存放文件，看护文件的工作，而对于文件的分类，归纳，整理却常常忽视。

2.文书档案管理制度不够健全

企业文书档案的作用，在于企业内部人员随时可以方便调取，查阅企业发展信息。然而文书档案本身纷繁复杂，且颇为众多，而很多煤炭企业的档案管理制度都不够健全，依然采用传统的档案管理手段，不能够做到定期检查、监督，并且修补缺失文献，致使对企业内部信息流通造成了不便。

3.管理技术落后

在煤炭企业发展过程中，有众多视频资料、音频资料、电子文档、实物资料等，对于这些资料的保存，若是仍然依照旧的管理办法，必然会造成信息的大量流失，也会给信息的再次查阅造成极大的不便。

4.管理人员素质较低

现阶段，就整体来看，存在着文书档案管理人才严重缺失的现象，而大部分在职的档案管理人员，大多人员老化，对于电子技术了解较少，对于文书档案的管理方法也缺乏正确的认识，给文书档案管理工作造成了极大的不便，档案制度的创新也造成了阻碍。

三、优化文书档案管理工作的几个方法

1.加强宣传，提高认识

提高文书档案管理工作的首要措施是企业内部加强宣传，提高对档案管理重要性的认识。只有从心里提高了对其重要性的认识，才可能从根本上改善这种状态。如企业内部可以定期举行一些学习、辩论活动，学习一些档案管理促进企业发展的实例或者介绍一些国外的文书档案管理的工作，使企业本身能够重新对档案管理工作形成新的认识，提高重视程度。

2.完善档案管理制度

煤炭企业在使用科学的企业管理制度改造自身的同时，也应完善文书档案的管理制度。如定期进行检查，保证管理人员对于档案的定期整理，建立监察督促制度，避免一些重要文件因为种种原因没能及时归档，造成流失。

3.积极引进新技术

积极采用各种新的管理技术。如将文档收录电脑，进行编辑整理，刻盘收藏，同时，建立网络数据资源库，将文档进行编辑，归纳，分类，使得企业内部人员可以随是凭借账号身份对文档进行查阅，另一方面，完善企业内部网络，实现电子文档在线传递，提高效率。

4.提高管理人员素质

对于管理人员，可以积极吸纳档案管理专业的高校大学生，为企业档案管理注入新鲜的血液。另一方面，要加强对文档管理人员的素质培训，定期举行学习培训班，使之能够熟悉档案管理新技术，新思想，新方法，从而使档案管理工作能够与时俱进。

结语

第2篇：档案管理流程范文

流程管理，是一种以规范化地构造输入到输出的业务流程为中心，以提高管理绩效为目的的系统化方法，主要以规范化、流程化、系统化为核心建立管理的过程。电子档案的流程管理首先是在确保电子档案的安全基础之上，保证这一过程是面向用户的流程。从档案产生到保存、利用直至销毁的整个生命周期中，我们要对电子档案的流程进行监控，采取必要的措施来解决电子档案生命周期里可能出现的安全问题。因此，建立流程管理的分层模式，也就要求对电子档案的任何操作都要有相应的规范制约，掌握电子档案的现时状况及来龙去脉，从而确保电子档案的安全。

2.电子档案的安全性分析

在档案学领域中，安全性的问题一直是业界人士关注的重点。电子档案信息安全的研究一般侧重于电子档案信息的永久保存阶段的安全保障问题，如电子档案的长期可存取性等，但忽略了在利用阶段如何保障电子档案信息的安全。然而这～阶段也正是电子档案信息安全最易出问题的阶段。电子档案自生成之后其职能活动就随着时空的传递而变换，这种系统内流转的过程涉及到较复杂的管理流程和技术环境，如果单纯地由技术措施从根本上解决电子档案信息安全问题，存在相当大的难度。所以我们需在电子档案的流程管理中，按层次化的管理目标构建出一种安全管理模型，建立起与之相应的电子档案管理策略。电子档案管理过程的安全性主要涉及鉴别、访问控制、机密性、完整性和可用性。本文主要从访问控制和应用方面对电子档案安全策略进行探讨。

3.电子档案安全管理策略的探讨

3.1电子档案安全管理的指导思想

近几年来，档案数字资源数量呈几何量级增长，媒体形式的多样化，以文本、图像、音视频、电子出版物、移动信息、软件、数据库等各种形式呈现，信息内容涉及领域广泛。附着在这些档案数字资源之上的元数据在档案数字资源的转换、迁移过程中积累的数量更为庞大，保存成本会越来越高。

3.2流程管理下的层次模型概述

电子档案的安全管理应贯穿文件的整个生命周期，涉及了文件的生成、流转、归档、移交、保管和利用等过程，为确保文件的真实、完整、可用与安全，达到电子档案安全管理的根本目标，就要通过系统化的流程进行规范，明确各阶段的边界范围，突破原有方式的安全机制，建立更为高效的电子档案安全策略，对数字档案馆电子档案管理提供新的管理理念。

在实现电子档案安全管理目标的驱动下，为加强电子档案的流程管理，首先将电子档案的安全模型进行了层次划分，它包括了生成层、保管层、流程层、应用层等四层，其中-生成层（关键信息是否受到必要的安全保护）保管层（电子凭证价值）流程层（安全流程是否合理并且有效）应用层（安全策略的建立）

3.3档案数字资源和档案数字副本

电子档案载体进行有效的保存，还要将所有与之有关的技术、数据及所用的软硬件平台等加以保存。在应用层面，各类用户使用的不再是电子档案，而是电子档案副本。电子档案将和元数据一起封存起来，不再提供利用。也就是说数字档案馆提供利用的是无需具备凭证价值的电子档案副本。

档案数字资源是指以数字形式存在的各类档案资源。包括各级各类在线生成并归档的电子文件即电子档案，和将各种载体的档案数字化后形成的所有档案数字副本，以及各种因保管、利用需求而形成档案数字副本的集合。这里可以通过以下公式进行描述。

档案数字副本指各种档案的数字化副本，包括电子档案副本和其他档案数字副本两个部分。电子档案副本是指抽取电子档案的所有内容信息，在内容上与电子档案保持完全一致，但不具备电子档案形成过程中封装的元数据信息，不具有凭证价值，仅为利用者提供信息查询而形成的数字信息。其他档案数字副本是指将纸质、录音、录像、照片、实物等档案数字化形成的档案数字副本。

3.4建立电子档案应用层安全策略

电子档案的流程管理是系统化的过程。在生成层面，档案管理部门要强调系统生成的电子文件能有效保存，即对有保存价值的电子文件得到确认，并能有效地归档和维护：在保管层面，所形成的一定是真实完整电子文件归档后形成的电子档案，因为电子档案来自不同的途径，那么其内容和格式会存在一定的差异，因此，不但要对电子档案载体进行有效的保存，还要将所有与之有关的技术、数据及所用的软硬件平台等加以保存。在应用层面，各类用户使用的不再是电子档案，而是电子档案副本。电子档案将和元数据一起封存起来，不再提供利用。也就是说数字档案馆提供利用的是无需具备凭证价值的电子档案副本。

4.安全管理策略的内涵阐释

4.1元数据与电子档案共同封装保存

元数据是关于文件的背景信息和结构数据，是专门用于满足电子文件管理需求，保证文件真实、完整、可用和安全的数据。电子文件管理则需要关联的元数据系统，元数据与电子文件在整个文件生命周期是自始至终地关联在一起的。在原有的电子档案安全管理模式中，电子档案的日常管理，对各类档案资源数据进行采集，如日常增量数据、未归档资料信息数据、现行文件、个人上传数据（文档、照片、媒体）等。支持标准格式数据的导八、导出和电子原文的批量上载。电子档案的整理、流转、迁移等很多都会产生更多的元数据。

4.2面向应用层的电子档案副本

保障电子档案原始性和凭证作用的元数据信息形成在电子档案的生成层和保管层。在抽取电子档案内容信息后形成了电子档案副本，这些副本是数字档案馆为满足使用者的需求而提供的。数字档案馆面对众多用户，他们多以搜索所需信息解决问题为主要目的。因此，电子档案副本的内容与电子档案完全一致，可以满足利用者的各种使用目的，无需要求电子档案副本具备凭证价值的功能。

4.3电子档案副本信息的属性

利用者在使用数字档案馆的电子档案副本时会产生各种使用信息，同时，电子档案副本在数字档案馆保管过程中也会产生大量管理信息。利用电子档案副本会产生利用权限、利用密级、利用对象、时间、主题、内容、数量等数据信息。这些是数字档案馆进行利用对象、目的、重点、内容、数量、频次、时段等各种统计分析所需要使用的数据。这些数据的重要作用体现在：管理并使用这些数据有助于强化对数字档案馆的职能管理，有助于数字档案馆的职能拓展，有助于数字档案馆在更新技术支撑下得到进一步发展。这些信息是基于电子档案副本活动而产生的，属于管理信息的一个组成部分。

5.安全管理策略中的关键问题

5.1电子档案的永久性保存

在技术发展迅速、软硬件换代迅速的时代，载体寿命期限、系统变化、各种保管环境改变是影响电子档案永久性保存的重要因素。在电子档案保管中对设备系统的依赖等问题可以由数字档案馆保管层根据需要随时解决。同时，在原有管理模式中遇到的信息传递中的易改写等问题也可以避免。安全管理策略有效地解决了对电子档案信息和载体双重的永久性保存。

5.2建立电子档案转换为副本的系统规范

建立系统规范是安全管理策略可有效实施的基础保障。电子档案转换为副本，是为了高效地开发和利用电子档案。在转换活动中，要严格保证电子档案的真实、完整、可用和安全，防止在转换过程中造成信息的损失，就技术、制度、标准、控制等方面要建立相应的安全管理标准和规范。

第3篇：档案管理流程范文

在现代化的企业档案管理的过程中，对于档案管理的成本控制观念不强，档案管理的过程中成本意识比较差，各种浪费的现象比较严重，因此，有必要加强现行企业档案管理模式下对档案管理成本进行管理和创新。为了有效的提高档案管理的成本控制，要明确档案管理的成本构成和支出，然后才能够解决档案管理流程中的成本浪费现象，完善档案管理流程，加强成本的控制，实现企业经济利益的最大化。

一、现行企业档案管理模式下档案管理成本的构成

当下现行企业档案管理模式下档案管理成本的构成主要以下几个要素：

首先，人工成本。无论是企业档案管理人员和档案的具体工作人员都是属于企业档案管理的人工成本支出。档案管理人员和档案具体工作人员的多少直接影响到整个企业的档案管理的支出。

其次，设备和物资的成本。现行企业档案管理模式下，企业进行档案管理，多数是经过计算机等设备进行整理和维护工作，因此档案管理的成本构成自然包括了购买计算机设备的投入和支出，之后对计算机设备的维护也需要不断的支出，另外，购买正版的档案管理软件也需要资金的投入，还有就是通过计算打印所需要的纸张、订书器等常规办公用品，都属于现行企业档案管理模式下档案管理成本的构成。

最后，档案管理的场所和管理的流程中所需的投入。企业档案比较的多，因此，占领的场地也比较大，每年都要支付场地费，还有就是管理的流程中也需要一系列的投入。

档案的管理流程比较的复杂，需要各个程序有序的推进，才能够提高档案管理的成本控制。但是在当下的企业档案管理中，由于企业对档案管理的不重视，使得档案管理的流程比较的拖沓，这样就会导致档案管理存在较多的问题，也不利于企业档案管理中成本的控制。

二、现行企业档案管理模式下档案管理成本存在的主要问题

在现行企业档案管理模式下档案管理成本中，存在着很多的问题，主要表现在以下几个方面：

第一，成本控制的理念比较差。在现代的企业档案管理工作，部分企业认为档案管理工作涉及到的经济利益比较小，因此，过度的追求关注对企业经济利益最相关的部门或者是管理流程进行重视，对其企业的档案管理重视程度有限，对档案管理的成本控制更是不加以重视，使得现行企业档案管理模式下档案管理成本管理非常的不重视，档案管理人员的成本控制意识也不强。

第二，浪费现象严重。在企业的档案管理过程中，成本控制理念不强，所以，导致档案管理的流程比较繁琐，投入了更多的人力物力，造成了较大的浪费。比如说纸张的乱用以及人员的过多等；另外就是档案管理中缺乏程序性，档案管理非常的滞后，档案的堆积现象比较的严重，不仅容易造成档案的遗失，而且长期堆放占有大公共空间，投入更多占地费等。在设备的使用时不重视保护和更新或者是及时的删除垃圾等，导致设备的损害，于是增加了企业的成本投入。

第三，流程或者管理不当也不利于成本的有效控制。档案的管理流程比较的复杂，需要各个程序有序的推进，才能够提高档案管理的成本控制。但是在当下的企业档案管理中，由于企业对档案管理的不重视，使得档案管理的流程比较的拖沓，这样就会导致档案的管理存在较多的问题，也不利于企业档案管理中成本的控制。

三、现行企业档案管理模式下档案管理成本的有效举措

首先，完善企业档案管理的成本控制理念。只有加强企业档案管理的成本控制理念，才能够让档案管理人员在管理的过程中提高节约意识，加强对成本的控制，尤其是在使用材料或者是设备的过程中，能提高对设备进行维护和管理，能减少材料的浪费，尤其是纸张的浪费，从而有效的缩减成本。所以，最重要的就是提高企业的档案管理人员的一种成本控制的理念，本着节约的态度开展档案管理工作。

其次，加强档案人员的素质，严格档案管理的流程，避免成本支出。只有加强档案管理人员的素质，才能够在保证档案管理工作的正常开展下使用最少的工作人员，让每一位员工都能够积极发挥自己的一份作用，加强分工和合作，把档案的管理工作有序的开展好。这样就可以缩减档案管理成本中人工费用的支出。所以，企业要不断加强培训和学习的力度，通过培训让现有工作人员提高方案管理的技术和所需的技能，在工作中能够更加有效率的、保质保量的完成档案管理的一系列工作，更加科学的设置档案流程，不拖拉，不推诿，提高档案管理的各项工作。

最后，建立成本控制预算，提高档案管理的科学性。只有建立了档案管理成本的预算，才能够使得档案管理工作开展的过程对于成本的投入有一个概念，从而在管理中缩减不必要的开支，尤其是一些重要支出，比如说设备的更新等，一定要提前上报计划和预算，才能够保证在档案管理的过程中成本得到严格的控制，缩减开支，维护企业的经济利益。

第4篇：档案管理流程范文

1、电子文件档案管理系统的主要优势以及特点

1.1提高了办公效率。传统的文件档案管理工作需要复杂的工作手续，这主要表现在工作人员很难进行文件档案的编号，而且效率非常低。若要查找相关的文件档案也是非常的复杂，需要在文件档案管理室进行复杂的检索，查找一份文件档案需要非常长的时间[2]。而电子文件档案管理系统可以对文件档案进行快速的扫描，并将其储存到硬盘中，调取相关文件档案时只需要简单的检索便可以查看相应的文件档案。1.2便于文件档案进行补漏增缺。文件档案并不是一成不变的，在较长时间的发展过程中文件档案的信息会发生一定程度的改变，如果采用传统的文件档案管理工作的话就需要将卷宗打开并重新制作，这样的话会导致分类规律发生较大的改变，不利于日后进行相关文件档案的检索。而电子文件档案管理工作则只需要重新扫描就可以继续存档，检索时仍然很简单。1.3有利于保持文件档案的原始状态。传统的文件档案管理工作中需要将文件裁剪成统一的模式，这样做的目的是保证文件档案的美观性，为了将文件档案整齐的存放[3]，在裁剪过程中就容易出现对原始文件档案的损坏。而电子文件档案管理工作不需要手工对文件档案进行裁剪，只需要进行扫描就可以进行存档。1.4有利于文件档案的信息保密。传统的文件档案管理工作中将全部的信息归纳在卷宗之中，人们若是查找卷宗中的某一部分资料便可以查看到卷宗中的剩余资料，这将泄露文件档案的信息。而电子文件档案管理工作是将卷宗中的各个部分隔离的，人们查找相关文件档案不会查看到该卷宗中其余的信息，有效避免了信息的泄露。1.5有利于文件档案的信息交流与共享。传统的文件档案管理工作是将卷宗整理之后存放在特定的位置，若其他地区的人们想要调取相关的文件档案资料是非常麻烦的[4]。而电子文件档案管理工作是将文件档案的信息存放在电脑的硬盘之中，1.6有利于文件档案管理一体化的实现。传统的文件档案管理的各个部分的工作是分开的，这样浪费了大量的工作时间，无法得到较高的工作效率。而电子文件档案管理工作可以将文件档案管理的各个工作有效的结合在一起，使得文件档案的管理更加快速有效。

2、电子文件档案管理系统的设计与实现

电子文件档案管理系统能够较好的保存文件，所以电子文件档案管理系统在现今得到了较多的应用，下面将详述电子文件档案管理系统的设计与实现。2.1管理流程设计。电子文件档案管理系统的管理流程是非常重要的，系统内部的工作人员需要进行文件收集、档案鉴定、档案整理以及案卷编目等工作。那么电子文件档案管理系统的内部人员就要严格按照档案管理工作的先后顺序，首先就是收集档案资料，然后鉴定档案资料的真伪，再就是整理文件档案的内容；最后才是对文件档案进行编目。电子文件档案管理一定要按照流程进行，如果没有严格按照流程进行就有可能会使得电子文件档案的准确性降低。为了预防非法用户进入电子文件档案管理系统或者保护电子文件档案管理系统中的数据安全就要进行防毒及杀毒的操作，这样不仅可以保证电子文件档案管理系统内部数据的安全性，而且还可以保护用户电脑的安全性。2.2业务流程设计。电子文件档案管理系统的业务流程包括电子文件档案的收集、电子文件档案的鉴定以及电子文件档案的整理，这三个业务需要内部人员的合作才能够有效的完成。在电子文件档案的收集阶段要利用办公自动化系统对工作人员的日常工作进行电子文件归档，然后按照电子文件档案的内容来统计资料，完成上述任务后就要对电子文件档案进行归档[5]。电子文件档案的鉴定过程中工作人员要判断电子文件档案的价值，对于没有保存价值的文件档案予以销毁以此来节省电子文件档案管理系统的存储空间。电子文件档案的整理则需要工作人员对有价值的电子文件档案进行长时间的保管，并定期查看文件档案是否损坏。电子文件档案管理系统主要是利用计算机技术和文件档案管理技术来进行的，为了更好的完善电子文件档案管理系统就要不断的创新其系统设计，这样才能够使得电子文件档案管理系统更加完善。

作者：陈德红 单位：辽河农垦管理区安监局

第5篇：档案管理流程范文

1.信息容量越来越丰富，利用价值越来越广泛

工业企业作为国民经济的基础和重要支柱，在建设社会主义和谐社会，推动社会经济发展，提高人民生活水平等诸多方面占有十分重要的位置和作用，而企业管理水平的高低优劣，又直接关系到这个作用的发挥。随着科学技术的迅猛发展，信息化、网络化日益深入人心，企业档案所包含的信息容量越来越丰富，越来越庞大。同时，企业档案的利用价值也越来越广泛。如何有效地管理并充分利用好企业档案这一强大的信息资源，为企业管理科学决策，开拓经营，最终形成强大的市场竞争力具有重要的现实意义。

2.企业档案呈现出一些新的特点

（1）企业档案信息具有动态性、政策性、依据性、预测性、反馈性、综合性、经验性、比较性、追踪性等属性。

（2）企业档案的服务对象，主要是为企业领导提供决策性依据，为企业提高产品质量发挥企业档案的信息参谋助手作用。

（3）企业档案一般不直接创造经济效益，它主要为企业领导提供信息，为生产第一线服务，如品牌、产品图纸、产量、质量、技改创造发明、生产管理、市场经营反馈、知识产权等作用。

3.信息时代对企业档案提出了新的要求社会现代化程度的不断提高，特别是网络信息技术的迅速普及，极大地促进了社会的现代化进程。在信息时代下，企业档案工作只有紧跟社会发展步伐，才能适应不断变化的新形势。同时，企业的发展对档案的管理信息服务也提出了更高的要求，需要档案部门能更准确、更迅速、更及时地为企业生产经营提供各种信息服务。满足企业日益发展的需要，必须提高档案管理的现代化水平，实现企业档案管理的信息化。

二、企业档案管理存在的问题

1.缺乏对企业档案现代化足够的重视

领导重视是企业档案管理现代化的关键，而目前领导者和决策者还缺乏对档案管理工作重要性的认识，没有将档案管理纳入企业管理的重要内容，摆上议事日程，并纳入全员绩效管理考核中，因而难以保证档案管理工作健康、有序进行，并充分发挥其应有的作用。

2.档案管理人员的业务素质和履职能力不高

长期以来，档案管理人员的重要工作就是收集、整理和借阅。有的档案员认为，用户来查档案，本人能热情接待，就是提供了档案信息。这仅仅限于查阅范围，那是很不够的。在信息化时代，档案管理人员不仅要当好“文件保管员”，还必须掌握处理电子文件、电子档案的技术，才能适应档案管理现代化的要求。

3.应用现代化管理方法和技术尚未普及

当前，随着经济社会的不断发展进步，企业档案数量急剧增长，档案种类日益丰富，档案利用频率不断增快。同时，范围扩大、深度加强，时效要求更高。以天津送变电工程公司为例，随着我国电力事业的发展，智能电网、超高压电网的不断出现，新上工程项目增多，使工程档案的数量急剧增加，导致档案归档、保管、借阅的压力非常大。因此，必须提高档案管理的现代管理方法和技术应用水平。

三、天津送变电工程公司档案管理创新的实践

天津送变电工程公司是具有国家一级资质的电力工程总承包施工企业，主要承担各电压等级的输变电工程，是华北电网、京津唐地区电力基本建设的骨干企业。多年来，为华北地区、天津市，特别是滨海新区的经济快速发展和人民生活水平的不断提高做出了卓越贡献。该公司十分重视科技进步和信息化管理，不仅拥有多项在全市、全国领先的输变电施工技术工艺和专利，而且在建筑试验、计量和档案管理上均达到国家一级标准。2007年，获得了国家档案局颁发的企业档案管理AAA级证书，是天津电力系统首批获此资质的基层单位之一。天津送变电工程公司的企业档案管理工作所取得的成效，主要得益于三个方面的创新实践：

1.树立创新思维———企业管理者重视是关键

为适应信息化时代的要求，党和国家十分重视企业管理信息化建设，并提出了具体的工作目标，旨在推动企业管理信息化建设的健康发展，提高企业管理水平和市场竞争力。在这一大的背景下，企业档案管理迎来了巨大的创新机遇和空间。这就要求企业的领导者，在档案管理工作中始终保持创新的意识，用创新思维去指导档案管理工作。而随着数字化、智能化电网的出现和推广，对电力施工企业的档案管理工作提出了更加严格的要求，也为实现企业档案管理工作的现代化提供了充分必要条件。面对这一新的形势，公司的领导审时度势，针对公司在档案管理上存在的不足和问题，制定并实施了以下几项改进措施：

（1）建立三级档案管理体制和运行机制。

为加强档案管理工作，公司确定一名副总经理全面负责，以经理工作部为具体主管部门；二级单位为各施工分公司；项目经理部作为三级单位是企业档案管理的基础环节。

（2）确立企业档案管理的总体目标，制定中长期规划。

以不断超越、追求卓越为目标，运用全面质量管理（PDCA循环）的方法，不断完善规划，推动企业档案管理的持续改进和提高。

（3）制定企业档案管理考核标准和办法。

公司规定，将档案管理工作作为“三标一体”管理体系的一个重要子项，列入每年一度的审查考核，对档案管理成绩优秀的项目部、分公司和机关部室予以加分奖励，在季度和年度考核时兑现。

2.建立创新管理平台和流程———引入现代化管理手段是保障

为了改变传统的企业档案管理模式，顺应信息化时代的要求，实现企业档案管理的创新，必须采用现代化档案管理手段，建立创新管理平台和流程。为此，公司采取了有效措施：

（1）加大硬件投入。

自2011年开始，每年都在预算费用中增加了列支。几年来共投入资金300多万元，用于购置先进设备、设施和档案室改造。同时，增加了档案库房200平方米、增添现代档案设备50余台（件），有效支撑了企业档案管理的创新需要。

（2）积极推行文档一体化流程管理。

在信息管理系统中，业务流程和信息流程是不可分割的，文件是机构运转中最重要的信息流，同时也反映出该机构的业务流程。这就意味着在形成业务流程的同时，也形成了文件从生成、流转到归宿的文档一体化流程，意味着信息系统在满足业务活动管理要求的同时，也满足了档案管理的要求。企业在办公自动化系统、合同管理系统、工程技术报告管理等系统，成功地将行政办公、合同管理、工程领域的业务流程和文档一体化工作流程同时嵌入信息管理系统，实现业务工作流程中的文件，从生成、流转到归档全过程管理，以及档案后续管理的目标。通过建立创新管理平台和流程，公司的档案管理工作效率有了大幅度提高。以往每年4月底才能完成的上一年文档归档工作，现在可提前3个月就能结束。而工程档案的归档，也可在工程交工后很快完成。

3.确立服务创新意识———提高专业人员素质是基础

在信息化时代，文件与档案工作的服务方式、内容，与传统的档案利用服务相比，发生了巨大的变化，提供了前所未有的发展和创新空间。公司在档案管理服务创新上的做法是：

（1）走出库房，主动服务。

以往公司的档案管理只是被动地处理催交、回收、整理、归档和借阅工作，建立创新管理平台和流程以后，公司档案管理人员在每项重点工程收尾阶段，以及重要工作即将结束之际，都主动深入机关部室和分公司，协助他们进行文件规整和收集，发现问题能及时处理予以完善，深受基层的欢迎，同时也提高了工作效率。

（2）创新服务方式，建立信息共享系统。

一方面充分考虑企业领导和施工现场对信息利用的需求，提供面向施工一线的信息利用平台，从而缩短了施工生产与档案工作的距离；另一方面，以先进技术为依托，将专题信息制作成光盘，为企业领导和业务部门提供信息服务。

（3）严格执行标准，改善工作条件。

第6篇：档案管理流程范文

关键词：高校档案;精细化管理;实践与探究

精细化管理是一种理念，一种文化。它是社会分工精细化以及服务质量精细化对现代管理的必然要求。现代管理学认为，科学化管理有三个层次：第一个层次是规范化，第二层次是精细化，第三个层次是个性化。这个概念最早被应用在企业管理上，对传统粗放型管理理念，进行集约化和规范化的管理。随着时代的不断进步，在高校档案管理工作中，精细化管理内容也得到了有效应用，为高校事业的改革与发展起到了巨大的推动作用。信息化时代的到来，也使得档案管理工作变得愈加重要，如何在当前这个大环境中，对高校档案中的相关信息内容进行精细化的管理，也是高校领导需要重视的内容。

1高校档案管理中存在的问题

1.1档案管理方法落后

在实际的调查中发现，尽管高校档案管理工作推行信息化已经许久，但是在部分高校中，由于对档案管理工作缺乏重视，所以采用的仍旧是传统型的档案管理方法，没能引入相应的档案管理人才对档案内容进行信息化的改进。信息技术的缺乏，导致档案内容的时效性的特点未能进行及时的应用，一些重要的档案在查找过程中极为不便既降低了工作效率，同时也难以在各个部门之间形成有效的沟通，甚至是这些档案还存在着一定的丢失风险。

1.2管理体制不够完善

在当前的高校管理工作中，由于校领导对于档案管理工作缺乏重视，所以容易对档案管理工作存在着忽视的情绪，导致部分高校未能根据实际的情况，制定出一套较为完善化的档案管理体制来，在实际的调查中发现，有一些学校甚至并未设置相应的档案管理人员，档案室也是和其他办公区域合用，导致档案管理工作存在着较大的管理风险。档案整理不及时，存档缺乏规范，档案信息出现遗漏问题，还有一些档案并未及时归还等问题也是层出不穷。

1.3管理设施建设滞后

档案管理的成败也和档案管理设施的建设情况有关。但是由于高校对于档案管理工作存在着误解，导致档案管理工作的资金严重不足，档案管理的硬件建设方面存在着较大的滞后性。在实际的调查中发现，一些档案在存储的环节上，档案室的设施破旧，存储的环境过于恶劣，给一些重要的档案文件造成了严重的破坏，甚至出现了无法挽回的损失。还有一些档案管理人员缺乏必要的安全意识，将重要的档案资料和危险品放置在一起，对档案资料的管理造成了较大的威胁。

2精细化管理理念的应用内涵

精细化管理理念本质上也是一种管理文化。在实施管理工作的时候，要坚持“精”、“准”、“严”和“细”等方面的原则内容。“精”，主要就是对档案管理工作要做到最优化的管理；“准”，是确保档案管理工程中，不出现一些错误的交接问题；“严”，主要指的是对于档案管理的相关制度、工作流程进行严格化的执行，加强管控措施；而“细”，主要值得是把档案管理工作做细，流程管细。在高校的档案管理工作汇总，精细化的管理措施要求在每一个细节上做到精益求精，争取营造出一个最佳的档案管理环境，对档案管理的环境、细节、成绩进行有效的营造和提升。精细化管理理念是一种对管理态度、意识和理念的结合，强调在管理过程中做到尽善尽美，将管理思想落实到管理的各个细节之中，在档案管理细节上，做到严谨、认真；精细化管理强调规则意识，任何一项操作都应该做到有规可循、违章必究，按照循环管理的思想，将档案管理制度系统化，人员管理责任明确化，对高校档案管理工作中的责任推诿、随意无序的工作状态进行改观，使得整个管理系统朝着更为协调化的方向发展。

3精细化管理内容在高校档案管理工作中的具体应用

3.1在高校学生档案管理中的应用

针对高校学生的档案进行精细化管理的时候，主要可以从以下这几个方面来进行：第一，在新生入学的时候，对于从各个省市招办邮寄过来的档案，要做好入档前的准备工作，避免出现疏漏。接收档案的时候做好相应的登记工作，并且根据新生名册情况，在其档案袋上标明院系、专业信息、学号，然后再按照学生所报考的院系进行整理存放；在进行装档工作的时候，要用黑色签字笔，将学生的相关信息内容，用正楷书写上去，避免不统一的情况出现。专业的简称要按照正式的规范格式进行书写，不能随意进行缩写；要通知院系的相关档案管理人员，并以书面的形式进行告知，约定归档的时间，注意归档中可能会涉及的问题。第二，在新生入学之后，各个院系要对学生自带的档案内容进行及时收取，并装入预先准备的档案袋中，按照院系、专业，学生的学号，来对档案进行分类存放；之后，还应该进行二次检查，看看档案中是否有错装、未报到者、夹带的问题，如果发现档案不全，要及时进行补齐。第三，学生在学校学习期间，可能会有一些新的资料需要归档，像入党资料、出国资料、社会实践活动资料、学籍变动情况以及相关的奖惩资料，这些内容也要及时进行归档，避免出现遗失的情况；在档案管理过程中，发现学生缺乏档案材料，那么要以书面的形式，令学生补齐档案。第四，在学生毕业离校之前，学校的档案管理部门应该和教务部门、就业管理部门加强联系，对应届毕业生的相关数据内容进行对照，确保毕业生的档案信息无误。对于那些休学、出国、退学的学籍异动情况，要将其档案单独抽出，进行微调化的处理；在学生毕业离校之后，则应该讲学生的档案进行归档、封存，档案管理部门应该下发档案装档通知说明，帮助学生对毕业材料的有关注意事项进行了解。

3.2在高校实物档案管理中的应用

在对学校的实物档案进行管理的时候，主要可以从以下几个方面入手：首先，建立其一套适合本单位的实物档案管理制度，将实物档案管理的工作内容，列入到单位和档案管理的部门职责中来。同时，根据相关的职校实物档案管理制度，对各院系的档案管理情况进行点评，对于表现优异的院系和个人，要进行必要的奖励。其次，要对专职档案人员的业务素质进行提升，帮助他们在精细化管理的内容之上，了解更多的专业知识，同时在档案管理室中，要解决档案管理人员兼职过多的问题，并争取创造更多的条件来，为学校档案管理人员的职称评定、薪酬待遇、福利水平进行有效的提升，为档案管理人员提供更多的保障。最后，学校实物档案管理要做到有规可循，对实物档案的管理方法进行细化处理，以件为立档单位，统一编号，一件一号，进行装盒、上柜的集中管理操作；对于那些不能装盒的实物档案，可以存放在档案柜之中；对各类的实物要进行拍照保管，同时将其相关的材料内容整理起来，完善整个档案材料，确保它们之间能够具备有机联系。保管档案材料的库房必须要具备整洁、干燥的环境条件，定期进行除尘，对温度、湿度等内容进行控制，避免环境对实物档案造成影响。一些贵重的实物档案不能轻易对外展示，尽可能以照片的形式进行提供。

3.3在高校教学档案管理中的应用

高校教学档案的管理区别于其它类型的档案管理内容，其具有较强的专业化和多样化特点，产生于教学管理活动中的多项环节内容之中。在对教学档案进行管理的时候，首先需要按照业务工作的内容，对其展开工序化的流程操作，并且进行必要的优化和改进策略。像流程内容的设定，就可以采用线性流程、责任矩阵流程、时间矩阵流程和空间矩阵流程的内容来记性。在实际的操作管理过程中，教学档案上的管理人员，可以通过职校的网络化管理内容，制定出教学档案管理流程，并按照相关的标准内容来进行考核和检查工作的进行。教学档案的管理也要顺应信息化时代的要求，以信息资源为核心，建立起电子教学档案数据库，将教学中的相关数据、文件以及所需要的师生档案整理为一个资源库，这样更方便广大师生对教学档案资源进行查阅。在教学档案的管理制度建设上，应该由学校里面一位分管这方面工作的校领导来带头，由高校档案室牵头草拟相关的制度，这样才能体现出专业性和科学性的特点来。

4结束语

精细管理的本质，就是其能够让高校的档案管理工作，可以进行有效发挥和贯彻，并对档案管理工作进行切实的提升。在实际的应用过程中，高校的相关领导需要按照“精细化”的管理发展思路，对档案管理中存在的关键问题、薄弱环节，分阶段进行查找和解决，每阶段性完成一个体系，便实施运转、完善一个体系，并牵动修改相关体系，只有这样才能将精细化管理的功能、效果、作用，进行全方位的发挥。

参考文献：

[1]张学.基于精细化管理模式下的职校档案管理探究[J].档案天地，2014(7):52-53.

[2]安岩.浅论职校档案的精细化管理[J].城建档案,2012(12):73-74.

第7篇：档案管理流程范文

文化馆艺术档案管理体系建设是一项具有科学性、开拓性、前瞻性的系统工程。该文针对目前文化馆艺术档案借阅管理中存在的问题，从工业工程视角对存在的问题进行优化改善，提出工作改进建议与意见，促进艺术档案管理水平的提高。

[关键词]

艺术档案管理；工业工程；文化馆

1艺术档案管理现状

1.1选题背景

文化艺术档案是民族文化、先进文化的重要载体，其中各类非物质文化遗产更是中华民族几千年传承下来的瑰宝。文化馆的文化艺术档案涉及面广、收藏量大，强化文化艺术档案管理，提升资料利用水平，对档案管理工作进行科学的优化分析是促进文化事业发展的必然趋势。

1.2文化馆艺术档案管理中存在的问题

(1)利用率低。2006年，中国出版科学研究所为了解国人的阅读状况，进行了“全国国民阅读调查”。调查结果显示，我国国民图书阅读率连续6年持续走低，网络阅读率大幅增长[1]。(2)文化馆图书馆在借阅流程管理上存在操作僵化等问题。(3)一部分地方的文化馆、图书馆，整理各类艺术档案工作效率低下、方法极不科学。

1.3目的与意义

规范文化馆艺术档案制度有利于形成文化馆档案管理科学体系。艺术档案编研工作是指对档案内容的研究、编辑、出版，并以档案加工品的形式走进社会，进行文化传播。编研成果的传播在弘扬民族传统优秀文化，建设社会主义先进文化中有着极其重要的价值[2]。

1.4相关研究

学者林秀荣提到，艺术文化对于文明的传承和发展具有重大的现实意义，提升文化馆档案管理工作质量很有必要[3]。相关研究资料表明，人们不断寻找和优化保护非物质文化遗产的方法。如何采取有效措施对珍贵的艺术档案资料进行管理是当前面临的一个重要问题。

2工业工程视角下艺术档案管理方案

2.1工业工程的内涵

工业工程是完整而系统的应用体系。人是工业工程应用的重要组成部分，工业工程使人的主观能动性作用发挥到最大[4]。5S管理等一系列质量改进工具是提高企业现场管理水平和产品质量的工具，其科学和定量的特点十分有利于文化馆服务质量的改进。

2.2研究方法

工业工程的基本技术和方法多种多样，工作研究作为工业工程方法中最基础的一项，包含了方法研究和作业测定两方面，用到的主要方法是“5W”提问技术和“ECRS”原则。本文主要利用程序分析方法，通过工艺分析图以及程序图对艺术档案管理流程进行完善。

2.3文化馆艺术档案借阅工艺流程分析

由于馆藏艺术文献资料较多，档案室分类多，在借阅过程中，让读者高效、快速地找到所需档案成为一个关键问题。现有流程（见图1）让借阅者先通过电子查询是否有符合需求的资料后，再发送信息给管理人员，由管理人员代为寻找，这一过程复杂繁琐，浪费许多时间。改善后的借阅流程图（见图2）将工作人员分在各个档案室，借阅人查找完毕后再找负责人取资料，虽然需要增添人力，但节省了时间，提高了工作效率。

2.4文化馆艺术档案整理归类程序流程分析

改善前，艺术档案整理归类流程如表1所示。由于搬运次数较多，应减少搬运次数和缩短搬运距离。（1）应用“5W1H”提问技术进行提问问：对什么进行改善？答：对档案归还后整理流程进行改善。问：为什么要做这样的改善？答：因为操作的不规范、复杂且浪费时间。问：什么时候进行改善？答：在整理过程中改善。问：在哪个地方进行改善？答：在归还档案时，工作人员应先对其进行分类并扫描条形码，随后进行归档。问：由谁来进行改善？答：管理人员。问：如何做到改善后的效果？答：让操作者多次标准作业后熟悉并形成规范。（2）应用5Why法进行提问问：为什么要多次检查和寻找档案室？答：因为档案杂乱堆叠在一起，只能一份一份归档。问：为什么不方便？答：因为事先没有分类整理。改善后的档案整理归类程序流程见表2。整理归类流程改善后，达到了如下效果：（1）简化了作业工序，大大提升工作效率。（2）按照动作经济原则安排作业工具和顺序，大大缩短了搬运过程中所需要的时间，一方面提高了效率，另一方面减少了工作人员的疲劳程度。（3）对操作中出现的重复浪费动作和时间的操作，用ECRS分析原则进行分析和改善，节省了时间，提高了效率。

2.5基于5S管理的图书馆服务质量管理

5S现场管理法是一种现代企业管理模式，“5S”即整理（SEIRI）、整顿（SEITON）、清扫（SEISOU）、清洁（SEIKETSU）、素养（SHITSUKE），又被称为“五常法则”。“5S”整理法起源于日本，是指在生产现场中对人员、机器、材料、方法等生产要素进行有效的管理[6]。

3艺术档案管理优化分析

3.1工业工程视角下艺术档案管理要求

（1）简化流程，以人为中心。人是生产活动中最能动的要素，其他要素必须通过人的参与才能发挥自身的效益。自工业工程产生以来，工作简单化、专门化和标准化（即所谓“3S”），就一直是它所推崇的主要理念[6]。（2）注重全局和整体。不能局限于系统局部的优化，而是要从系统整体需求出发，明确研究对象具体的内外条件，据此选择合适分析方法。（3）规范整理工作。各门类纸质归档文件分类科学，保管期限划分准确，排列、编号有序，目录和备考表填写完整，装订、装盒规范，整齐美观。声像、电子及实物档案整理规范。

3.2存在的不足和下一步研究方向

本文仅针对文化馆艺术档案管理的借阅及整理两个方面进行了分析与改善，但档案管理工作远远不只局限于这些。档案管理作为文化馆管理工作的重要内容，需要做到与时俱进，这样才能更好地为文化馆各项工作的开展奠定良好基础。但少部分档案管理工作人员依然存在错误观念，认为档案管理工作可有可无，这种错误的观念明显制约了档案管理工作的开展。对此，我们要以前瞻性思维，继续开发先进的管理模式，为我国文化事业发展起到积极作用。

参考文献:

[1]李雅文.文化馆图书管理中促进图书借阅的策略探究[J].中国管理信息化,2013,16(9):90.

[2]王蓓.浅谈文化馆群文艺术档案管理之编研工作分析[J].才智,2014(9):187.

[3]林秀荣.关于提升文化馆档案管理工作质量的思考[J].才智,2016(3):271.

[4]卓德保,刘晓芬.工业工程（IE）及其广泛适用性[J].郑州航空工业管理学院学报(管理科学版),1997(2):10-13.

[5]百度文库.5S现场管理法[EB/OL].(2012-12-03).

第8篇：档案管理流程范文

信息化档案管理是在国家档案行政管理部门的统一规划下，依照相关职能部门制定的档案规范和法规，在档案管理工作中加入现代化技术手段，创建档案信息管理系统，对档案信息资源进行处置、管理，实现档案信息数字化接收、传递、归档、查询、借阅、保管等一系列工作，为社会提供优质服务的过程。其规范档案管理避免重建、乱建、丢失等现象发生。牡丹江广播学院旧式的档案管理工作复杂多样，局限性强，流动性大，费时费力。信息化档案管理体系的介入将以往以实体保管为侧重点的管理模式，转换成为兼顾档案实体保管与数字网络化一体管理模式，面向在校师生乃至社会提供服务。信息化环境下的档案管理将档案工作人员从繁复的工作中解脱出来，提高工作效率的同时，也相应的提高了整个部门的技术水平和服务质量。

2信息化环境下档案管理对我校档案工作的影响

2.1提高档案管理工作人员的工作较率和服务质量

牡丹江大学继续教育学院的档案部门工作人员以往主要职能是目录打字和档案保管，从初期的档案信息收集、整理、编目、立卷、归档、保管和帮助服务对象查阅，均靠人力完成，工作量大，耗时长，过程中潜在安全隐患大。运用信息化档案管理后，档案工作人员首先收集档案信息，然后利用电子设备通过信息化档案管理系统建立电子档案，对其进行整编、归档、验收、整理、入库到档案信息的、查询、借阅、销毁等处理流程，档案系统全过程对其进行控制和管理。大大地提升了在岗工作人员的工作较率和工作状态，提高服务质量。

2.2转化旧有的档案管理模式

旧有的档案信息主要载体是纸张。信息化环境下档案信息资源依托电子设备和媒介为载体，将初始档案信息转化为计算机可识别的二进制代码的形式进行呈现。由此，档案信息管理过程中的各个环节都发生了改变。新式信息化档案管理中信息数据只需录入一次，就可使用档案管理系统中的各功能模块，实现档案管理内部的信息数据各项运用。档案管理部门从以往对档案信息重保管、利用的管理模式向重信息采集、管理和服务职能转化。

2.3改变旧有的档案管理方式

传统的档案利用方式是档案管理工作人员先从成本的目录编号中找出所需的档案信息，在根据编号到档案信息存放处查找相应档案信息，办理查询、借阅等相关手续，利用面窄、单一。信息化档案管理的实施，拓宽了信息的利用方式，丰富了信息的传递多样性。我们首先建立长效的档案管理信息系统，结合院校本身的实际情况，利用电子设备从电子档案的收集到最终的销毁等处理流程进行改革。按照其处理流程，设计档案信息化系统软件功能模块。其流程中完善、规范档案管理工作相关制度应是第一优先完成事情，使今后档案从业人员有规可束，有章可行。为师生有效、合理、安全地使用各种学校电子档案奠定良好的基础。

3优化信息化档案管理工作的应对措施

随着信息化档案管理在高校办学中使用率的逐渐上升，这种形式下相应的也对档案管理部门及工作人员提出了更高的要求，如何更好的发挥信息化档案管理作用，如何应对使用信息化档案管理系统时的突发问题等，都是我们今后要面临的挑战。

3.1加强档案管理人员职业道德修养，拓宽档案专业知识和业务技能

学院档案工作者是档案管理工作的核心要素。信息时代的档案工作者必须时刻以党和国家行业的方针政策为准则，具备一定的政治理论素养，传承前辈的无私奉献思想和精神，开拓创新。在做好日常档案管理工作的基础上，要紧跟科技时代的发展脚步，加强自主学习意识，增强对信息的敏感度，不断充实自身的专业知识储备。学院要定期组织档案工作人员参加进修，提供相应学习机会。

3.2加强信息化档案管理系统的安全管理，提升档案信息的安全性

信息化环境下的档案管理为我院档案管理工作实现了质的飞跃，相对而来的网络化信息安全问题也显露出来。学院档案部门必须牢固树立档案信息安全意识，加强对档案工作中各个环节的操作规范、安全防范。学院档案部门必须建立一套完整的岗位责任制和安全管理措施来加强管理。加强档案工作者对现代计算机技术、网络技术、信息安全理论与技术的培训，提升综合管理能力，应对工作中出现的意外事件，维护系统的安全和正常运行。

4.结束语

第9篇：档案管理流程范文

关键词：档案管理；信息化；改革

1 档案信息化的概念及其对档案管理的意义

档案信息化是在档案管理活动中充分利用现代化的信息收集和处理技术，对档案信息资源进行处理、管理和分析。实质上就是将档案管理模式由传统的实物保管为重点，转化为档案的数字化存储与分析处理，并为社会提供服务。档案信息化的意义在于推动档案管理模式，以满足社会对档案资源的需求，实现档案资源的信息共享和有效利用，深层次挖掘档案信息资源中的价值。

2 档案信息化对档案管理带来的挑战

2.1 对档案管理理念带来的挑战

档案信息化对传统档案管理模式带来的诸多挑战中，最为激烈的当属对档案管理理念的挑战。档案管理理念是档案工作者开展工作的基础和指引。但是新时代和新形势下的档案信息化工作，需要打破原有的理念，例如档案“来源原则”讲究不同来源的档案不能相互混淆。但是信息时代，档案信息来源和类属增加幅度巨大，难以准确分辨归属。同时对档案的“周期原则”也存在挑战，实物档案的保存周期与电子档案的生命周期是完全不同的，那么也应该重新划分管理周期。

2.2 对档案管理制度带来的挑战

档案信息化对档案管理制度带来的挑战主要存在于实物档案与电子档案的各自不同的特点上。相对于实物档案，电子档案有着“流动性、易改性、易逝性”等特点。在档案信息化过程中，电子档案的管理数量和比例都显著提升，以往的管理流程并不能完全适用于电子档案。例如电子档案在归档、鉴定以及著录环节都提前了。著录贯穿在电子档案的编制、处理、归档、迁移、利用等整个文件的生命周期中。而且电子档案由于分析利用等不同需求，在管理过程中还会存在大量的数据迁移和格式转换工作，如何在这个过程中包装档案的正确性、连续性和可读性也需要在管理制度上进行变革。

2.3 对档案服务模式带来的挑战

传统的档案服务模式有两个显著的特点，即单向的和被动的。所谓单向的是指档案服务工作只是对上不对下，普通社会公众和一般组织无法获取档案信息。而被动的特点则是指档案部门只是被动的接受档案信息的查询服务。但是信息化时代对档案管理提出了新的要求：社会需要开放的、便捷的档案信息服务。而市场经济也赋予社会行为主体更多的多元化与个性化的自由。服务对象的变更让档案管理工作的服务理念不断拓宽和转变。

2.4 对档案安全带来的挑战

档案信息化在不断提高档案信息资源的公开程度和利用率的同时，也为数字化档案的安全管理问题带来了新的挑战。电子档案与实体档案最大的不同就是易改性。实物档案的修改需要较高的技术要求，而且容易进行鉴定。但是电子档案容易修改，且修改后鉴定困难。这就要求加强对档案的安全管理工作，保证档案真实性。另外档案信息管理系统也容易遭受来自技术层面的挑战，例如电脑病毒、黑客攻击等等，让档案信息安全遭受威胁。

3 档案信息化对档案管理带来的机遇

3.1 档案信息化提高了档案的更新与共享

经济全球化和信息化是社会发展的总趋势，作为衡量一个国家和地区综合实力的重要标志，信息化水平成为国家战略发展的重要组织部分。在档案管理范围内，要进一步推进档案管理工作的信息化水平。传统档案管理一方面让档案管理部门处于“信息孤岛”模式，造成信息资源的搁置浪费，另一方面又处于“信息匮乏”模式。在大数据时代，高效率的信息资源共享和传输体系正在逐渐成为主流。档案用户渴望得到全方位的信息服务。而档案部门借助信息技术，整合本部门的档案资源，一方面节约用户的查找信息的时间和精力，另一方面提升资源的利用效率。而且整合以后的信息资源能够形成规模化的信息集合，有利于信息资源的开发和预测，而预测正是大数据的精髓。

3.2 档案信息化更新了档案管理的理念和制度

档案信息化对传统档案管理的理念和制度提出挑战，但是这种挑战也为档案管理工作更新管理模式，创建适合信息化社会的管理制度提供了良好的机遇。借助档案系统的信息化进程，构建与完善科学有效的档案管理工作体系，有效提升信息化档案管理的效率。在管理理念和制度方案要加强数字化电子文件的监控与管理，提升电子档案的比例。同时要针对新的档案管理模式，完善相关的档案法律法规制度。尽可能地建立合理的管理和分配机制，开展档案信息的管理工作。

3.3 档案信息化创造了档案服务新模式，提高了档案利用率

传统的档案信息的管理理念在于“重保管轻利用”，但是信息化社会则有着更高的要求。档案管理人员要把传统的档案服务进行拓展，由定时或限时的服务转变为档案用户的随时自助服务。利用电子档案可与载体分离的特点以及资源的可复制性和共享性等特点，由传统的提供实体档案到电子数据和实体档案并用服务，由平面的服务转化为与网络空间结合的立体化服务。这种服务模式的创新进一步推动了档案资源的主动性、针对性、广泛性和开放性，树立了以档案用户为核心的服务理念，为用户提供信息咨询与分析一体化的服务。

3.4 档案信息化挖掘了档案信息的深层次数据

档案的信息化建设不仅让传统档案资料进行信息化存储，还增加了网页档案、图片资料、声像资料、多媒体资料等内容。而现代的数据挖掘技术可以把大量的、不完全的、有噪声的、模糊的、随机的数据中，提取隐含在其中的、人们事先不知道的但又是潜在有用的信息和知识。这些数据可以是数据库中结构化的数据，也可以是分布在网络上的零散数据。档案管理部门拓展自身数据挖掘能力并对档案数据进行维护，开展数据的关联分析，发现一个档案与其他档案间的相互关联性或相互依赖性。数据挖掘自动在大型数据库中进行分类和预测，寻找预测性信息，自动地提出描述重要数据类的模型，或者是预测未来数据的发展趋势。这些数据挖掘行为大大地开发了现有档案资料的价值，为用户提供更多选择和可能。

4 档案信息化管理实现流程

4.1 档案管理业务流程再造

传统的档案管理业务流程已经不能适应档案信息化管理的需求，急需要对现有的档案管理业务流程进行再造。在信息化社会的背景下，档案管理部门与其他组织机构及档案信息提供部门之间的联系和工作衔接变得更加紧密。业务流程出现在移交部门与档案部门之间、档案管理工作实施之间、档案部门与档案利用者之间。这些业务流程要适应档案信息化管理就必须进行重构。首先是优化业务流程，理清并记录下数据产生的环节、数据产生并存储的地址、数据长期保存的方式方法、数据流转的途径和接口标准等。其次要建立标准和制度，制定数字档案接收标准，才能保证档案信息即时、长久、有效地保存。

4.2 档案信息资源的整合

档案资源的质量直接影响了信息化档案管理与提供的数据服务的效果。目前各级政府部门和组织应用了各式各样的信息化系统，包括办公自动化系统、财务系统、电子政务系统等。这些信息化系统为档案数字化提供了必要的信息员，同时大部分档案信息也来自于这些数据应用系统。要建立一体化的档案信息化管理系统，就必须将档案部门的信息管理系统纳入整个政府和各级组织的信息化整体布局中，让档案部门的信息化建设和社会信息化建设同步对接。完成政府和各级组织实体档案数字化以及存量信息资源的整合，建立同步性有效的数据备份。

4.3 档案服务能力与范围拓展

在市场经济的大环境下，组织与部门要想快速发展，就必须有自身的核心业务和核心竞争力。而档案管理部门的价值就在于为有需要的用户提供准确、充足的档案信息。传统的档案管理部门还满足于档案的借阅模式，如档案原件、档案复印件、档案检索等。但是这些服务已经不能满足信息化社会的需求。一是要拓展服务功能，利用档案信息的整理、组织和开发创造更好的信息资源服务条件，充分发挥数据挖掘技术、信息集成技术、全文检索技术等信息技术，极大地提升档案检索能力、检索速度、查全查准率。二是要拓展服务范围。将传统的查阅服务向知识服务转化，提供更加精准的专业化和个性化的服务，研究用户的信息需求，分析他们利用数据解决问题的方法以及查询问题的特点和要求，来拓展服务范围。

4.4 档案管理人力资源建设

档案信息化建设不仅赋予了档案管理新的内涵，也转变了档案工作人员的工作理念和方式。首先工作对象由实体拓展到了数字代码，工作方式由传统模式拓展到了网络模式，由被动查询转化为主体提供咨询服务。这些转化对档案管理的人力资源建设有了更高的标准。要立足目前档案人才储备特点，尽快提升工作人员的信息素质，打造新能力、新知识、新技术的复合型档案人才队伍。要重视人才的培养工作，加强培训和深造。同时引入人才激励机制，激发档案工作人员的挑战欲和创造力。还要创新人才管理方法，让档案管理信息化建设达到质的飞跃。