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所谓建筑安装企业项目月度核算是以工程项目部为主体,对项目部每月产值的完成、成本的发生、资金的收付等经济运行情况做出真实反映和核算的经济活动。是项目成本管理工作的细化和创新,对加强施工过程中的成本控制,实现项目经济效益具有积极的作用。
一、建筑安装企业工程项目实施月度核算的理由
首先,目前,绝大部分建筑安装工程项目实行竣工结算制度,通常所承建的大型的建安工程项目工期都较长,同时,受传统项目管理意识的影响,大多数施工项目部都是粗放式的管理,成本的管理和控制没有得到很好的控制。其次,建筑安装工程施工过程中存在的不确定因素太多,除了施工过程中会出现设计修改、工程变更等等,还会出现许多不可预测的变动因素,如:材料价格的上涨、建筑市场中不正当竞争等都严重的影响着工程的进度、质量和经济效益。实施项目月度核算,加强施工过程的成本控制,有利于及时发现问题,制定对策措施,做到防范在先。第三、建筑安装工程项目合同模式及所需设备材料市场的价格、采购过程等诸多不确定性因素,导致项目的实际成本和经济效益情况大都在竣工结算时才能准确反映。而实施工程项目月度核算,在施工过程中及时反映项目的经济运行情况,可以使项目部在施工过程中、竣工结算前就比较准确的预测项目经济效益情况,对于及时采取积极有效的措施,实现项目的效益目有重要的作用。
施工管理和成本管理是项目管理两个重要内容,是保证工程使用价值和价值实现的重要手段,实施项目月度核算,可以使两者统一于项目的经济效益之中,是实现项目成本由“做了算”向“算了做”转变的重要途径。
二、建筑安装工程项目月度核算的具体做法
项目月度核算是一项系统工程,是项目成本控制的关键过程。为了真正达到项目成本过程的有效控制,保证月度核算的顺利实施,必须在成本核算核算的事前控制、事中控制和总结分析三个方面做了充分的大量的工作。这样,在项目最终竣工结算之前,工程项目可根据月度核算的实施对项目的经济效益情况有基本的预测,并以次作为依据,采取积极的措施,争取经济效益。
1. 项目月度核算的事前准备(项目成本的事前控制)
(1)健全组织机构,明确岗位责任是项目月度核算的保障
建立项目月度核算的组织领导体系,明确第一责任人,将月度核算的具体工作按职能明确到工程项目的每一个管理人员。建立项目成本管理制度、体系和职责要求,同时明确考核奖惩办法,为项目月度核算的实施提供制度保障。
(2)深入理解合同内容,制定对策措施是项目月度核算的基础
工程项目部人员深入理解合同条款及其相关内容,对过程中存在或可能出现的问题进行分析和预测,制定积极有效的控制措施以利于规避各种风险,通过工程索赔提高项目经济效益。这是项目部做好月度核算的重要基础。
(3)实行目标控制、确保经济效益是项目月度核算的目的
在工程项目施工准备阶段,对项目进行成本预测,明确目标成本和目标利润,签订经济风险承包责任状,为施工中的成本控制提供依据。
2. 项目月度核算的具体实施(项目成本的事中控制)
事中控制是项目月度核算的主要环节,是一项系统工程,涉及施工过程中的每一个细节,也是工程项目部各项基础管理工作的体现。
(1)加强对材料、人工成本的控制,控制过程成本
建筑安装工程项目中,设备材料成本约占整个工程造价的60-70%,是组成项目成本的首要因素,人工成本约占整个工程造价的15-20%,也是一项重要因素,有效的控制人工费和材料费显然是整个项目成本控制的关键。
人工费的控制:工程项目应不断完善人工费结算和支付的流程,保证人工成本核算的依据更加充分和准确;加强对施工质量、安全、文明施工等管理,确保项目的质量成本和时间成本的控制。
材料费的控制:工程项目应通过合理控制“价差”和“量差”双管齐下的手段来控制材料成本,同时对控制施工过程中材料消耗也是十分重要,杜绝丢失浪费现象的出现,有效的控制了材料成本。
某项目合同造价2471万,目标成本2668万,预亏197万,其中包括:
①部分材料设备合同报价中漏项87万元。
②钢材及有色金属涨价增加70万元。
③人工费让利40万元。
项目部通过实施月度核算采取有效的措施分解和有效的控制成本,节约了人工费和材料费的成本:
①合理的安排工期,和施工工序,减少了不必要的窝工和工时的浪费,节约人工成本近30万。
②通过对材料设备价格招标比价控制了“价差”、杜绝现场浪费控制了“量差”,材料成本得到了很好的控制,项目部材料成本扭亏136万。
(2)计提“预计费用”,夯实项目月度成本
由于建筑安装工程项目施工过程中发生的间接费用,如施工用水用电等、工程变更、设计修改等诸如此类的不确定因素,工程项目部应将这部分已发生但未能及时记录、反应的费用按照工作量的完成情况和合同约定的计提比例进行预先计提,每个月如实进行反应,在竣工结算时按实调整。使工程项目的月度核算更趋于真实。
(3)增设相对指标,反映比例关系
此外,工程项目部将相互关联的各个指标的相对关系每月如实反映出来:各项成本与产值(或已确定产值)的比例、收取资金与产值(或已确定产值)的比例、工程款和材料款的支付与人工费和材料费的比例等等可以项目负责人对成本的发生与控制、项目工程的资金情况可以一目了然,为做好月度核算的分析提供了依据。
该项目某月8月份月度核算报表中:累积施工产值为1039.72万,同期发生人工成本89.68万,只占总产值的8.63%,人工费所占比例显然过低。经过核查分析得知:项目部当月完成的消防报警系统工程、防火泥封堵、空调系统内水处理清洗加药装置等均为一次性包干工程,工作量共计约358.30万,这部分产值已统计,人工费却没有记录,所以造成该月人工成本比例偏低。
通过相对指标的增设和分析,可以清楚的反应项目各类成本的发生和结构是否合理,有利于项目部很好控制成本。
3. 项目月度核算的总结分析
项目部通过对全过程月度核算出的实际发生的产值-成本-资金等与目标值进行对比、系统分析,可以同步预测项目的经济效益情况,为争取最后的结算利润提供时间保障和物质基础,是项目成本管理的事后控制。工程项目月度核算的实施结果也是检验项目在施工过程中成本控制效果的最终检验标准。
由于施工过程中月度核算的实施,是项目部真正做到成本的动态控制,该项目在结算的结算造价3264万,实际成本2983万,实现利润281万,降本率达8%。项目扭亏为盈,为企业创造了利润。
三、建筑安装工程项目月度核算的好处
1. 月度核算的实施使项目经理更清楚过程中的经济运行情况
作为工程项目第一责任人,通过工程项目月度核算的实施,可对每月项目的产值-成本-资金的运行有了更充分的了解,更清楚的掌握过程中项目成本控制的效果、发现项目管理中存在的问题,并及时制定有效的纠正或防范措施,保证项目管理成果。
2. 月度核算的实施促进了工程项目部基础管理水平的提高
建筑安装工程项目推行项目月度核算是项目成本管理的一项重要举措,是全员参与的全方位管理手段:在时间上它贯穿于工程项目的施工全过程,从招投标阶段的投标报价到施工过程中对人、材、机、费用等的控制,直至竣工结算阶段;在空间上它覆盖到每个岗位。所以做好月度核算是以项目部各项基础管理工作为基础的。相反,月度核算也促进基础管理工作水平的提高,不仅改变了传统项目部成员对成本管理的随意性,同时强化了项目部的基础管理工作的规范性、系统性。
3. 月度核算的实施提高了项目部履约能力,增强项目风险意识,
建筑安装工程项目实施月度核算中,可督促工程项目管理人员将过程中所发生工程变更及同期资料进行详细记录,并保证确认资料的有效性。这些工作都是以对工程合同有详细的了解和掌握为基础的,因此,通过月度核算的实施,使工程项目管理人员履约能力有了提高的同时增强他们的风险意识。
4. 月度核算的实施为顺利项目竣工和结算奠定基础
关键词:两精益;三机制;双反馈
作者简介:王莹(1979-),女,民族:汉,籍贯:辽宁,学历:硕士,职称:高级工程师,研究方向:电网企业综合计划管理
电网企业作为国民经济的支柱,在经济建设中起着基础性的作用。在社会主义市场经济体制下,我国电网企业具有以下特点:一方面,电网企业由政府垄断控制,垄断本身所具有的特性会导致资源配置效率低下;另一方面,电力作为商品,具有很强的公共物品属性,决定着国民经济的发展和人民生活水平的提高。因此,电网企业作为电力市场的有效载体,其良好运行至关重要。随着中国电力行业市场化改革的深化,电网企业将面临越来越大的压力,如何在逐渐市场化的竞争环境中实现企业利润和社会效益最大化已经成为电网企业的重大课题,其解决的核心便是企业的经营管理模式的建立。
一、电网企业综合计划管理现状
目前大多数电网企业采取综合计划管理模式,即以企业整体效能价值目标为中心,对各项指标进行编制、平衡、控制、调整、监督及考核等全过程的管理模式[1]。综合计划管理模式在推进企业整体运作方面卓有成效,实现企业内部良好的资源优化配置,但是综合计划管理模式在电力行业的市场化改革过程中仍显露出以下不足:一是综合计划管理的指标体系不够完善,二是综合计划管理的反馈机制不够健全,三是综合计划与各专业计划指标的关系不够明确。国网天津市电力公司在长期经营实践中针对综合计划管理模式的不足进行了改进,逐步形成了以指标精益分解和项目全面覆盖为基础、以月度综合计划管理为主要管控方式的“两精益三机制双反馈”综合计划管理体系,使公司的综合计划管理水平得到进一步提高,极大地推动了公司经营发展及战略目标的实现。
二、“两精益三机制双反馈”综合计划管理体系概述
“两精益三机制双反馈”综合计划管理体系改变原有专业管理为主的模式,转变成以综合计划为龙头,融合公司运营监控指标,与专业管理密切结合的方式,同时优化投资结构,科学安排投资规模和项目,提升公司管理效率和效益,构建指标和项目的“两精益”管理模式;实施月度综合计划管理,建立季度经济活动分析制度,发挥两级决策机制作用,建立月度指标分析、季度经济活动分析及五位一体保障机制的“三机制”模式,同时以“双反馈”确保分析结果的反馈作用,进一步提高计划管控力,提升综合公司计划管理水平。
三、“两精益三机制双反馈”综合计划管理体系的方案设计
(一)实施“两个精益”
指标体系是综合计划管理的核心,贯穿于综合计划管理的每个环节。国网公司以卓越管理战略思想为指导,实施指标分解与设置管理精益化、综合计划项目储备管理精益化为主要内涵的“两个精益”。通过对指标体系的优化设计,增加运营监控类指标及部分核心过程指标,加强过程管控以确保公司目标的实现;在公司发展战略的指引下,公司项目储备管理实现全口径覆盖、全信息化管理,围绕强化管控的目标,应用电网发展诊断和经营诊断成果,实现企业战略和规划、计划与预算工作的有机衔接。
(二)建立“三个机制”
综合计划是公司既定的年度发展目标,实现年度目标,过程管理十分关键。实施月度综合计划管理,提高计划管控力,是提升综合计划管理水平和实现综合计划目标的有效方法。在综合计划过程管理中,公司通过构建月度分析和季度经济活动分析预警机制、两级决策机制、五位一体协同保障机制在内的“三个机制”,实现综合计划管理的月度过程管控,并通过预警机制在综合计划实施过程中及时给出指标落地的偏差,极大地提高了计划实施的准确性和及时性。
(三)强化“双反馈”
公司通过加强综合计划的闭环管理,建立包涵月度指标分析反馈、季度经济活动分析反馈的“双反馈”,进一步强化反馈作用和闭环整改力度,确保综合计划指标和综合计划储备项目的实施过程可控、在控,以月度总结、季度总结的形式保障综合计划管理这艘大船的航向。
四、“两精益三机制双反馈”综合计划管理体系的具体实现
(一)精准事前计划编制
综合计划编制的准确性与否决定着公司整体战略能否全面实现,因此为提高综合计划编制的准确性,宜采取指标历史趋势分析及各单位资源禀赋的差异性分析的方法来优化综合计划指标设置,融合运营监控指标,强化综合计划项目储备管理的全口径覆盖、全信息化管理。
1.综合计划指标精益化管理
在指标体系建设上,根据精益管理需要,将国网下达的综合计划指标开展指标体系分解与设计研究,融合运营监控类。将单位分类,包括分公司、有限公司、成本单位、子公司和检修公司等五类。基层单位指标包括电网建设、资产质量、供电服务、经营业绩等四类。公司本部增加购电类和损益类。电网发展指标中,设置工程资金需求指标以便提前掌握下月资金需求情况,为融资及资金管理提供参考依据;设置电网工程建设节点和工程前期节点,为公司掌握下月新开工、投产工程预期以及前期节点进度提供依据。资产质量指标中,设置资产负债率和流动资产周转率指标以便掌握子公司单位指标安排进度情况;设置应收电费余额指标来掌握电费回收预期。供电服务指标中,设置城市和农网的电压合格率、供电可靠率指标,是为了能够对该指标进行过程控制,避免偏离年度目标。经营业绩指标中,设置售电量、购电量、线损率指标以便掌握电力市场预测情况以及各单位指标安排;为了优化售电结构,实现公司均价目标,设置售电均价指标;设置销售收入、内部利润、可控费用等指标来了解各单位预计财务指标情况,为公司整体掌握预算指标进度提供依据。设置购电类指标是公司每月的月度电厂电量交易计划安排,是测算购电成本的依据。设置损益类指标体现公司利润总额进度的总体安排,达到业务计划与财务预算的融合。
2.综合计划项目的全口径储备及全信息化管理
在项目储备管理上,一是根据公司规划和电网规划,结合经营发展要求,梳理项目需求,细化到年度项目,超前开展各专业投资项目三年行动计划的编制,形成逐年度的前期项目库;二是规范可研论证、评审、批复工作,保证储备项目合理、程序规范、批复有效,储备项目与规划前期在工作流程和工作时序上紧密衔接;三是实事求是、优选项目。综合考虑投资能力、效益投资等因素,坚持实事求是先急后缓的原则,结合前期工作进展情况,优选项目列入年度投资计划,保障项目按计划节点实施;四是建立健全项目储备管理的工作机制,统一启动编制工作,建立形成月通报和检查机制,适时召开阶段性成果汇报会,形成工作常态机制。
(二)强化事中过程管控
事中过程管控作为全过程控制的重要环节,对于企业目标的实现有着直接的影响。事中过程管控的前提是编制月度综合计划来实现年度综合计划的细分。月度综合计划的编制下达一般分为两个阶段:第一个阶段是基层单位编制月度综合计划,第二阶段为本部审核基层单位月度计划并形成公司月度综合计划。事中过程管控的内容即月度综合计划的有效执行,其执行过程也分为两个阶段:第一阶段为重点指标执行情况分析(又称异动分析),主要对售电量、售电均价、线损率等指标进行分析,为公司月度工作例会指标分析奠定基础,第二阶段为月度综合计划执行情况分析,需要对年度综合计划目标执行情况及月度综合计划执行情况都进行分析。最后,对月度计划执行情况进行汇总分析。
1.建立月度分析和季度经济活动分析预警机制
运用信息化技术构建月度综合计划管理体系。在“以信息化带动工业化,以工业化促进信息化”的战略构想的指引下,中国电力企业信息化正在获得快速发展,利用信息化技术构建月度综合计划管理体系在大大减少管理环节的同时也会极大地降低企业的人力成本。电网公司应该通过信息化系统建设构建较为完整的综合计划管理体系,建立综合计划管理信息平台,设置确保流程正常运行的专业管理绩效考核标准与控制措施,综合平衡各项指标,以实现指标分层和归口管理。创新企业运营能力指标体系。传统的电网企业运营能力评价主要通过同业对标、企业负责人绩效考核等来实现,然而由于同业对标、企业负责人绩效考核等缺少评价标准极易造成结果的不客观性,因此,重新设计一套更加客观的、面向能力评价的方法变得非常必要。
基于以上的不足,公司从有别于现有评价体系的全新视角出发,选择公司的价值创造能力、持续改进能力、永续发展能力作为企业运营能力评价的内容,在完成对评价指标梳理改进以及评价标准设计的基础上,采取适当的权重设置方法对评价指标进行权重设置,最后对企业运营能力做出综合的定量评价。该企业运营能力评价体系极大地克服了传统的电网企业运营能力评价中普遍存在的主观臆断性,创造性地实现了电网企业运营能力评价的客观化与标准化。创新指标评价预警机制。决定电网企业整体运营情况的基本指标一般为运营绩效、业务运营状况、资源利用情况三个方面,而决定这三个指标的优劣均可以由管理波动性、成长水平高低两个维度进行描述,因此可以利用波士顿矩阵的变形,设计电网企业指标评价预警机制,以此全面掌握公司整体运营情况,做出正确的决策。公司指标预警机制的应用将提高电网管理人员的分析和战略决策能力,同时帮助他们以前瞻性的眼光看待问题,更深刻地理解企业各项业务活动之间的联系,及时调整企业的业务投资组合,收获或放弃萎缩业务,加大在更有发展前景的业务中的投资,紧缩在没有发展前景的业务中的投资。
2.构建两级决策机制
在项目决策阶段对项目的可行性做出正确的判断是项目成功的关键,对工程项目的长远经济效益和战略方向起着决定性的作用。电网企业在决策环节应制定项目决策管理办法,具体做法如下:一是设立两级项目决策管理机构,严把项目入口关,提升项目计划安排的科学性、准确性;二是逐项制定各专业项目节点计划,实施项目专业平衡会制度,强化项目计划过程管理,确保计划执行刚性;三是建立月度总额计划指标体系,开展指标月度计划管理;四是在计划执行中,及时掌握国网公司相关政策变化,处理好各部门指标间平衡关系,推动各项指标调整,使其更加科学合理。
(三)做实“双反馈”,及时修正计划偏差
综合计划闭环管理是整个管理体系的必要反馈机制,确保系统偏差能够得到及时的发现、反馈和整改。为加强月度指标跟踪分析的管理,需对综合计划月度跟踪分析进行考核。考核内容包括月度综合计划执行情况分析材料的及时性和质量、月度指标异动情况分析材料的及时性和质量。在季度经济活动分析平台中引入企业运营能力动态评价和运营监控点评,逐步形成以公司年度综合计划为指导,以季度经济活动分析为抓手,以企业运营能力监控为基础的反馈、评价管理体系;充分利用经济活动分析平台,动态监控企业运营能力指标,及时准确开展阶段性点评,促进生产经营目标的实现;建立以业务计划管理为主线,覆盖公司全部基层单位,融合财务预算,与企业负责人考核相配套的管理新模式,使公司的生产经营管理水平得到进一步提高。“两精益三机制双反馈”的综合计划管理模式以国家电网公司“一强三优”的现代公司战略目标为中心,结合公司提出的“两个率先”发展目标,围绕公司年度综合计划,以综合计划指标与项目过程精益管理为基础,实现业务计划与预算融合,通过市场预测、业务计划、预算安排、计划下达、过程监控执行、闭环反馈和评价考核等手段,确保了公司年度发展目标的实现,优化了综合计划管理体系,极大地提升了电网企业的管理效率,为企业实现最终战略目标奠定坚实基础。
参考文献:
(一) 、知识管理
2015年根据集团知识管理积分办法,结合公司实际,调整了公司原有的km推进考核评价方案,新的积分卡更加注重考核结果量化、过程导向化、知识创新化。通过近半年的施行,达到了较好的效果。
数据回顾:
(1)、2015年集团知识管理考核积分卡(截止5月)
说明:截止5月,集团平均分为87分,90分以上的有25家;80分以上的有34家,最低分为57分;并列100分的有14家(包含集团职能部门),黄石公司集团并列第一,华南第一。去年同期排名43名。
(2)、2015年集团知识管理考核——个人积分
说明:员工平均积分年累计为18.85分,排名前列。
(3)、2015年集团知识管理考核——频道点击
1、培训覆盖面力求100%
2015年,集团调整了考核要求,形成了以CKO频道为核心的考核机制,重点关注各工厂的频道点击、员工积分,同时也调整了CKO积分办法。对此,公司也作出了相应的调整,并在3月至5月对各部门进行相关培训。通过培训,使员工明白怎样可以提高积分、怎样推荐、怎样点评、怎样使用审批流程等。各部门通过培训,KM推进氛围较好,员工自觉使用KM工具并达到可喜成果。
2、组织成立项目小组
3月成立QC小组,主要围绕“如何提高KM积分卡在集团的排名”展开项目攻关。4月召开项目启动会议,明确责任人及活动分工。每月回顾总结,遵循PDCA原则达到预期目标。通过项目攻关,我们规范了推进要求,解决了每月存在的不同问题。
3、迎接集团KM现场审计
3月底,集团企划总部刘曾、张宇童两位老师来我司现场查核知识管理推进工作,高度赞扬了我司的KM推进工作,认为我司亮点很多,值得兄弟工厂借鉴,特别是流程规范、流程效率高。本次查核我司成绩为99分,为第一批查核单位。
4、参加知识管理年会,黄石公司大放光彩。
4月28日,青岛啤酒第二届知识管理精英论坛与QC成果会在上海松江隆重召开,姜宏副总裁等公司领导及来自各业务单位及各职能部门知识管理和QC工作者200余人共同参加了此次盛会。
在本次大会上,黄石公司集体或个人共荣获4项荣誉,着实给力。
(1)、黄石公司总经理檀总荣获集团“知识管理卓越领导者”荣誉称号(全集团各级工厂及职能部门参评,本奖项只有6名);
(2)、黄石公司荣获集团“知识管理频道经营进步奖”(KM推进团队集中亮相,并多次受到好评,其中黄石公司的KM推进考核细则在知识管理精英论坛上被集团老师分享推荐);
(3)、个人荣获集团“最佳知识管理专员”荣誉称号。
本次年会上,集团高度评价我司的KM推进工作,通过交流学习,其他兄弟工厂也纷纷表示赞同我司的考核思路和推进思路,对我们的工作给予了充分的肯定。
(二) 、现场管理
数据回顾:
1、调整考核思路,纠正了部门班组原有“做得多错的多”、“职能部门和生产部门考核不均衡”等现象;
2010年,通过与部门班组的沟通,发现很多员工对6S推进有抵触情绪,认为“面积越大,做得事情越多,错就越多,考核就越严重。”这种情况无形中打消了员工的积极性,特别是生产部门员工认为与优秀无缘,索性放弃。针对这种情况,2015年公司调整考核思路,引导员工“有做必有果”,班组培训、班组自查、按时整改、完成会议决议等等要求纷纷纳入考核项目,改变以往只以检查结果作为考核依据的形式,让员工正真认识到“做得多、做得对就可以得分高”。
2、规范班组现场管理,发挥班组主观能动性,变被动为主动,持续开展部门自查和班组自查;
按照2015年制定的推进思路,各部门积极开展部门或班组自查,周自查已经成为部门的习惯。各部门均形成以部门部长和部门6S推进员为核心的自查小组,按期查核一周内部门不合格事项并督办上周整改事项。各部门或班组6S推进氛围较好,例如综合部小车班成员主动开展季度现场管理回顾工作;生产部成品库较去年改观较大,现场面貌焕然一新;工程部制冷班、配电班、财务部收发中心等区域现场有条不紊,被评为“现场管理红旗班组”;班组会议学习现场管理推进技巧,回顾现场管理存在的问题。
3、“示范点”、“现场亮点”以点带面,提升员工积极性。
公司月度查核,部门主动上报,各部门纷纷打造部门班组现场亮点,例如包装部生产现场统一有序,标示规范的员工水杯、工程部锅炉班的小改小革、人力资源部物品定置管理等。班组示范点及亮点的宣传有利的推动了部门的管理工作,提升了员工的积极性。
4、引入“现场管理优秀部门流动红旗”及“现场管理部门警示旗(蓝旗)”管理策略,鞭策部门力争先进。
(三)、包装有效工时
数据回顾:
1、成立“包装有效工时”项目攻关小组,围绕课题进行项目攻关。3月成立“包装有效工时”QC项目小组,成员包含生产部、人力资源部及包装部成员。月度开展小组活动,按期回顾和总结月度推进工作,并解决存在问题。
2、包装部“有效工时”氛围较好,班组长学习有效公司的统计方法,有效工时数据评比落实到包装班组,班组成员每周可以查看有效工时数据。
3、有效工时管理工具指导生产,引导包装开班生产。按照生产部的生产计划,结合工时统计方法指导生产,包装部部门领导一致支持“开三班”生产。与2010年同期比,产销量增长,生产人员减少,达到了“减员增效的”目的。
(四) 、E-HR人事信息管理
E-HR人事信息管理为2015年新增职责,通过半年的学习和实际操作基本掌握了相关要求和操作技巧。
1、员工自助查询。
2、积极学习新操作手册,月度erp维护正常,集团月度查核没有出现异常。
3、参加华南区域ERP人事薪酬管理培训,考试成绩名列前茅,顺利取得结业证书。
二、上半年工作不足:
1、深入一线不够,基础工作缺少根基。对基层员工的需求情况了解少,不能及时掌握他们的相关情况。
2、管理缺乏魄力。主要体现在考勤管理上,工作滞后,致使迟到、早退现象时有发生。
3、对精细化的管理理念和工作方法缺少深刻的认识和理解。对集团推崇的较好的管理工具学习不透,研究不深,理解不全面。例如对集团包装有效工时的理解不深,导致HR绩效积分卡多次失分。
4、学习力还有待提升,关注面过窄,自己的学识、能力和阅历与其任职岗位都有一定的距离,不利于工作的正常开展。
5、现场管理检查力度不够,常规性问题经常出现,对一些不符合项的整改跟进滞后,部门间的沟通还有待于加强。
三、下半年工作计划:
1、知识管理
(1)、完善知识管理月度查核清单,梳理部门常规文档,建立KM文档上传档案,按期查核文档上传的及时性。
(2)、总经理特殊门户的搭建。积极争取集团的资源,力争成为第一批试点单位,为公司高管定制专有的KM门户。
(3)、进一步完善审批流程。
(4)、网上调查、时间管理模块的推进。
我们的目标:总结先进工厂的亮点,打造一流的知识管理团队,奋力跻身集团前12名。
2、现场管理
(1)、持续开展旺季综合检查。
(2)、部门6S专员培训学习,加强检查的能力。
(3)、编制办公室及部分生产班组现场管理示范图,要求部门管理人员比对图文规范现场。
3、有效工时管理
(1)、完善班组有效工时评比制度,充分激励班组员工。
(2)、规范员工考勤管理,跟踪数据统计,加强班组长对有效工时的深入理解。
4、E-HR人事信息管理
(1)、员工照片维护;
公司根据“人员业务精、素质高、知识结构合理、科研条件良好”的总体要求,组建汽车复合材料燃料箱工程技术中心,中心基本格局是二委(工程技术管理委员会、工程技术研究中心委员会),三给部门(财务管理、产品开发部、试验检测部)。中心设置主任两名,副主任两名,工程技术中心通过研发中心对各个部门进行统一调配管理。实行中心主任负责制的运行机制。
(2)研发机制
在加强技术中心组织架构建设的同时,公司也专门为技术中心编制了《新项目开发管理制度》公司级管理制度。
在项目研发上,进一步规范了新项目研发管理,确保新项目研发科学、严谨、规范、有序、高效运行,保证新项目研发的质量、进度和设计方案、成本的最优化,满足顾客和相关法律、法规的要求。充分发挥新项目研发在企业调整产品结构、培育新的增长点、扩大市场份额、增加经济效益等方面的作用。
(3)财务运作机制(中心与依托单位实行独立的财务核算体系)
中心实行独立的财务核算体系,科技三项费用:新产品试制费、中间试验费、主要科学研究补助费实行独立核算、按规定的开支范围专款专用。根据“专项管理,分级负责,同行评议,签订合同”的原则,每年年初与项目负责人签订科研合同,以签订好的合同作为拨款依据,年终项目负责单位及负责人向工程技术管理委员会报送年度财务决算。项目完成或中止,向工程委员分别报送项目完成或中止财务决算及项目总结,项目完成后的结余经费和多余物资,作为项目单位的收入处理;项目中止后的结余经费,按规定如数上交拨款部门,多余的物资由拨款部门进行调拨处理。
一、工作进展
(一)推动项目进展成效显著
积极协调市发改委与区各部门,主管的多个项目获市发改委批复。
1 .工程初设概算即将批复
2.道路工程已获批开工
3月25日,我区平蓟路项目取得市发改委初步设计概算批复,审定投资9679万元。项目获批后已开工,已完成项目总工程量30%,资金已支出2900万,年底前再支出1700万。
3.道路工程初步设计评审
4.工程初步设计概算已批
5.工程手续协调
6.工程实施方案获批
7.工程推进前期
8.其他项目推进进展顺利
9.配合做好国家重大项目库项目专项督导检查工作
严格按照国家、市级要求,将科室主管使用中央预算内投资的五个项目形象进度、投资完成情况、资金使用情况报督导组,提供相关材料,完成督导检查工作。
10.地方专项债及抗疫特别国债项目指导及审核
科室主管项目使用地方政府专项债,组织做好项目在国家重大项目库系统填报、指导工作,后期将持续跟进,协调项目进展,解决项目问题。
(二)争取市政府固定资产资金
2020年,科室主管项目争取市固定资产投资2020年资金亿元,涉及园林绿化、水务、道路多类乡镇项目,对我区生态保护、基础设施完善、休闲大会举办起到了促进和支持作用。包括。
(三)与学校达成战略合作
xx区与xx合作取得显著成效。形成《xx合作三年(2020-2022)行动计划》,开展2020-2022三年全面战略合作,从xx等多方面引领合作发展。正式签署中国农业大学平谷校区战略合作框架协议,xx项目已启动。形成工作专班专报机制,本周将保送最新工作进展。
(四)梳理农科创核心区三年周期储备项目
科室与xx镇共同梳理示范区基础设施及产业项目情况,经过多轮对接梳理、深入了解市级部门各项支持政策,围绕三年建设总体目标,按照总体考虑、分步实施原则,系统梳理亟待推动的基础设施、公共服务配套设施和产业投资三年储备项目,明确资金来源、开工时序、建设内容。提前与市发改委沟通,xx基本情况提前与市发改委沟通,并得到市发改委支持。
(五)牵头我区生态涵养区生态保护和绿色发展工作
牵头生态涵养区生态保护和绿色发展做了两大块工作。一是负责牵头落实北京市出台《生态涵养区生态保护和绿色发展实施意见》,形成年度工作计划,月度统筹协调工作进展;二是针对今年北京市草拟的《生态涵养区生态保护和绿色发展条例》,统筹全区各部门提出意见建议并形成方案。
1.总结全区落实《生态涵养区生态保护和绿色发展实施意见》2019工作进展,按照全市规划任务要求并征求区各委办局意见,制定形成《平谷区落实生态涵养区生态保护和绿色发展实施意见2020年重点任务计划》,在提请区政府后转区生态文明办,目前提请以区委生态文明委的名义印发。
2.调研全区生态保护和绿色发展情况及意见。与区政协、区人大研究平谷区生态保护和绿色发展情况。按照发展现状、存在问题及向市级部门的诉求,形成向市政协汇报稿。针对市人大向各区征求意见的《生态涵养区生态保护和绿色发展条例》,科室统筹全区各委办局,针对《条例》和生态涵养区现状,共形成条意见供区人大、市人大参考,并形成平谷区重点关注、代表生态涵养区特点的问题供区人大、市人大参考,另外形成平谷区生态保护和绿色发展汇报稿并得到吴区长表扬。
3.每月向市发改委汇报沟通我区落实实施意见情况。按照市发改委要求,生态涵养区生态保护和绿色发展成员单位每月召开例会,汇报生态保护和绿色发展工作最新进展、了解结对协作工作情况、沟通存在问题和需协调解决事项。科室按月总结全区生态保护和绿色发展工作进展和亮点,在市月度例会中向市发改委汇报,总结的典型案例获市发改委肯定。目前全区各项重点任务工作顺利推进。
4.牵头制定平谷区落实生态涵养区生态保护和绿色发展实施意见2021年计划,初步形成任务表并报市级。
(六)其他工作
1.配合做好促进低收入农户工作。
2.牵头编制。
3.配合农业农村局落实平谷区2020年生猪存栏8万头任务,优选新希望、首农中育、大伟嘉、六马和四方红五家综合实力较强的种猪养殖企业,推动5家现代化规模种猪场建设。
4.落实市级区级重点任务,实现“菜篮子”稳产保供,定期报送任务进展情况,年度任务已完成,保送年度“菜篮子”自查报告。
5.做好美丽乡村、低收入增收工作。
6.配合做好“两山”基地建设工作。
6.信息报送。
一、科学设置全面预算管理机构,加强组织领导
1.全面预算管理是一个连续、复杂的过程,包括预算的制定、实施及调整,需要设立专门机构在预算管理的整个过程中发挥其领导、协调的作用。
2.加强组织领导,强化组织保障引入和深化全面预算管理的新理念。
在遵循高效、有力、系统、适度的原则下,成立以主要领导挂帅、相关部门负责人组成的领导机构――全面预算管理委员会,专门负责预算的指导和推进。
二、明确预算编制原则和方法,科学编制预算
预算的编制和下达是按照“自上而下、自下而上、上下结合、分级编制、逐级汇总、综合平衡和调整”的程序进行;依据内部经济活动的责任、权限要求,遵循“效益优先”、“总量平衡”、“积极稳健”、“协调一致”、“强化控制”和“科学安排、适度超前”的总体原则;确立“三个结合、四项重点”的编制原则,即“全面预算与重点预算”相结合、“业务预算与财务预算”相结合、“整体预算与分项预算”相结合;突出四个重点,重点做好经营预算、成本费用预算、资本性支出预算、现金支出预算。
应严格遵循上述编制原则,突出预算编制重点,从而科学合理的编制预算,使之能有效的指导单位财务活动运作。
三、全面预算管理要真正做到预算“全面”、“重点”化
首先,预算的内容应包括单位所有的经营活动。不仅包括财务预算,更重要的是包括业务预算、作业预算、资本预算和现金流量预算等。
其次,要全员参与预算制定过程。全员参与是指单位全体员工都要直接或者间接地参与预算管理过程。就所承担的工作而言,预算的实际执行者应当是最为熟悉情况的。
再次,系统性的培训也是很重要的。总体预算是全面参与预算管理,它的实现是一个技术导入系统管理工具,以及管理变化的概念,在全系统培训的必要性。
另外,做好全面预算,还要抓好预算编制的重点过程。具体过程如下:
1.在编制各期预算时,开发方案的优化无疑是一个重点内容,在油气产量指标确定以后,由地质、工程等有关技术部门根据油气产量目标和生产开发状况,初步确定一个或多个生产开发方案,并对各个方案进行评价和优化,使其最大限度满足产量指标的要求、服从整体效益。
2.措施将运行工作。每月组织地质、工程和技术为基础的行业,生产单位和部门将参与运行生产措施,依法确定开发计划,根据每个生产单位的实际情况和管理将讨论。测量每个任务的项目和全面评估,根据地质学的需要,原则上是可行的有利的经济过程,油井维护安排,措施井上新的钻探和生产,生产和开发的具体运行监控工作量和工作负载放电表。
3.试验和总结基层预算。每个单元将根据具体安排运行措施,编制月度预算报告的单位。预算报告要求每个项目必须实现英镑符号在特定的资金,设备,设施,项目,每一个必须分配到特定的材料名称、类型、数量。
4.物料平衡。根据预算汇总,制定月度物资站物料需求计划,然后召集的供给站主要生产单位主管领导再次验证,验证是否工作量和实际货物申报的数量是否足够的预 算资金,同时验证全部股票能否植物转移;另一个会议举行的平衡月供应的材料管理领导团队组织、物质消费考虑的平衡,有关单位和部门的平衡的具体意见和建议 的材料消耗和预算调整来确定材料的预算计划。通过平衡会议材料确定的材料预算,形成物质消费月采购计划,然后宣布本月按照要求补充材料的供应计划。
外包项目将聘请外部平衡。召集相关部门管理的生产单位的准备月度就业之外的外包项目进行审核。首先,验证项目是否需要生产;第二个是验证项目基金申报是否合理;第三是验证项目在中原油田内部单位是否可以完成。
四、实现预算和内部控制相结合,强化预算执行考核
1.严格按照《内控手册》的预算业务流程,进行预算的审批,强化预算的执行,严格预算的调整,完善预算的分析与考核,确保预算目标的完成。
2.通过分析会、网络沟通与通报、调度会等形式对经营预算、成本费用预算、资本性支出预算、现金支出预算等预算的执行进行全面了解和分析,反映预算实际执行情况和成效,提出改进管理的措施和建议,报预算管理委员会,适时的控制预算的执行,确保月度乃至全预算完成。通过建立科学的考核制度,实现了责权利的结合,有效引导个人行为,实现目标一致。
3.为了加强评估过程,预算执行,各部门月度费用预算管理委员会想报告财务预算执行报告,财务预算的评估的基本依据。成本估算每月设施管理委员会将向财务业绩报告的预算,并根据预算执行单位完成财务预算的评估。
关键词:费用管理 费用管理信息化 费用预算 费用开支
本文以主营生活用纸、卫生用品的大型商贸公司为例,该公司在各行政省区设置了商贸分公司、经营部或办事处(以下简称部办),其销售类型主要有:普通业务销售、工厂直运销售、赠品销售、折价销售等,客户按渠道性质划分为:传统渠道、现代通路、零售渠道和特殊渠道等。不同的销售类型、销售渠道对应不同的业务流程,加上业务单据量巨大、费用项目繁多,尤其是商场费用、销售服务费、物流费用、促销费用占比较大,并且各销售公司人员素质参差不齐,营私舞弊、虚假报销的行为屡禁不止,强化费用开支的信息化管理势在必行。
一、费用管理的现状
(一)传统方式下费用计划编制难以做到准确。传统管理方式下,费用计划编制主要依据单位财务人员对历史数据的归纳与预测,缺乏销售市场的现场管理人员的主动参与,费用计划偏离市场环境的变化,导致每一年度的费用计划编制难以准确地核算到销售单品、品牌、销售渠道和管理主体,费用计划编制相对粗放。
(二)费用核算不够及时,且无信息集成。日常的费用开支,偏向于以核算为主导,费用开支与事后核销都是手工操作,缺乏系统的信息化技术管控。而且很多费用开支的受益期限跨度比较长,有的费用开支受益期限达到半年、一年甚至超过一年,分销商较多,财务核算工作量太大,少计、多计、错计的现象难以及时发现。以公司的促销费用开支为例,促销活动跨期的情况下,费用的支付期与受益期所属期间往往不一致,费用开支如果未做到按权责发生制入账,则会导致利润核算失真。各个部办所辖客户数众多,费用开支单据量大,费用入账不及时,后续费用核销管理混乱;并且在无信息化技术支撑,未实现数据集成的情况下,各部办财务负责人无法及时查询各项费用的发生情况及核销情况,不利于进行费用数据的统计分析。
(三)费用超支情况无法及时预警。传统方式仅借助于手工核算或OFFICE办公软件核算,费用数据庞大,无法对费用的超支情况进行预警控制,从而未能有效地进行费用控制,实现利润目标。
(四)费用超计划管理过于依赖人为因素。费用计划编制粗放,未能按月进行费用的管控,对于超计划的费用的追加、调整,未经过严格的审批,而是由各部办的财务经理审批,无法进行有效的费用预算的控制。
因此,如何“把开支用在刀刃上”,必须通过信息化技术系统的支撑,提供预算编制、审批、事后的报表分析等,加强费用的事前预算、审批、事后的跟踪反馈。
二、费用管理信息化基本流程
费用的整体管控是从费用预算开始的,从年度费用预算出发,根据每年总公司与业务部门达成的毛利预算和利润预算的指标数据,倒轧出本部办的费用预算总额;再据此将年度预算额分解制定为月度费用预算额;公司各项业务费用开支前,各项费用的发生均要经过审核审批才能入账,其开支过程中的各项原始单据、审批报告等作为报销审核的入账依据。最后责任会计对费用的预提和报销进行分析、跟踪反馈,从而形成完整的费用管理信息化流程,如图1所示。
(一)费用预算与费用计划管理。各经营部必须成立由财务人员参与的预算与计划编制小组,由各分公司、经营部行政负责人作为第一负责人,明确小组成员的内部工作分工,做好预算工作的安排与落实。并指定专人负责上下部门的沟通、指导、跟进预算编制执行工作。
1.年度费用预算。费用预算从年度预算编制开始(一般每年的10月起编制下一年度的预算),由经营部财务负责人根据总公司已确认的经营预算数据,在信息化费用管理系统中填制各部办《年度费用预算单》(表1)。一个部办只能编制一张,年度费用预算单签批后,据此才允许编制各个月份的月度费用预算单。
2.年度费用预算追加。各级预算编制责任部门的费用项目预算编制应尽量符合经营实际需要,年度费用预算总额一经确定,原则上不允许增加,客观情况下确实需要增加年度费用总额开支的,必须由部办负责人提出申请,列明各费用项目需增加额外支出的原因,逐级上报各级领导审批。
3.年度费用预算调整。由于年度费用预算与实际执行会存在一定的预估偏差,可能会导致有的费用科目会超出年度预算所允许的最大值,而有的费用科目又会产生费用节余,为此从客观实际出发,在合理评估的基础上确实有必要对不同费用科目间预算数进行适当调整的,在年度费用预算总额不变的情况下,年度费用科目预算调整必须报公司领导审批。
4.月度费用预算。月度费用预算一般依据年度费用预算编制,由各部办主办会计编制,经部办负责人审核,分公司财务经理审核,上报分公司总经理审批。由于考虑到市场行情的变化,或者当月实际报销金额超过预算金额时,可以进行月度费用预算的追加或调整。调整的预算金额冲减或追加到次月的费用预算金额中。月度追加预算一般要求分公司总经理审批。
月度费用预算编制与年度费用预算编制要求一致,即销售费用、管理费用按二级科目预算,分部门、分品牌进行辅助核算。但是对于销售费用中的职工薪酬费用、通讯费、差旅费中个人性质的费用,以及营业税金及附加、财务费用可以允许超预算申请与开支,不做限制申请与限制要求。其他类费用预算后则不允许超预算申请或报支,只能采取追加预算的形式。
(二)费用开支申请与报销管理。各商贸公司的费用开支应本着厉行节约、科学支出的原则,依据费用预算的管理要求,在符合本公司财务收支审核审批制度的前提下,提出费用开支申请及履行费用报销手续。
1.费用开支申请要求。对于各项费用开支,都应当事前做出开支申请,原则上费用申请报告的内容应明确费用受益期间及费用报销截止时间,并经审批同意。批复报告须同时抄送一份给所在单位财务部门备档。按总公司审核审批制度要求,凡是由总公司财务负责人签署复核意见的费用申请报告,还必须对部办费用计划与执行情况进行动态的跟踪,考虑所报销的费用项目是否超出本月费用预算金额,再签署建议或意见。若超出费用预算的申请支出,在合理估计的情况下,应追加月度费用预算或追加年度费用预算,但必须由相应领导审批。
2.费用开支申请管理。
(1)经办人员申请属本部办发生的费用,根据费用有效批复报告,由助理会计登录信息化系统的“费用管理”模块,根据费用申请报告填写《费用申请单》,审核通过入账为当期费用和预提费用,即借记“销售费用――××费用”科目,贷记“其他应付款――预提费用――××费用”科目。
(2)由往来会计将系统生成的费用申请单的单号写在申请报告的右上角备查,并登记费用台账(EXCEL表格),做好费用申请、预提、报销、兑现情况全程跟踪。
(3)费用申请单报销结束,执行完毕或不予以执行、不再报销处理的必须予以关单处理,冲减原预提费用,以释放剩余未报销费用的费用已执行数。
(4)费用申请单申请数与当前期间已执行数之和超过月度费用计划金额的,则单据审核不予通过。
3.费用报销管理。
(1)财务负责人在履行费用报销审核时,除对原始票据规范性、内容真实性、手续的完整性等进行审核外,必须考虑所报销的费用项目是否超出月度费用计划金额,以免造成在系统中无法完成付款报销流程。
(2)费用报销单的报支金额大于费用申请单申请金额或者是单据报销日期超过了费用申请单报销结束日期的,则费用报销单审核不予通过,需按管理办法走审批流程。
(3)费用报销时,要凭活动总结核销。以经销商的赠品促销费用为例,往来会计需关注促销时间段内,经销商是否从公司进货,并在促销时间段内,经销商是否将促销品发给了终端客户,故审核时需附申请报告、经销商从公司进货的验收回单、经销商给客营终端客户送货的验收回单、电脑收银小票、赠品流向表(客户签字)、活动照片、促销总结等。
(4)出纳人员履行报销付款支付时,必须及时将费用报销单录入系统,生成记账凭证,借记“其他应付款――预提费用――××费用”科目,贷记“库存现金/银行存款”科目。
(5)费用报销结束后,必须对费用申请单进行关单处理。对于已批复的费用申请报告,因市场环境等原因导致不再予以执行的,业务经办人或部办负责人应知会所在单位财务人员进行关单,释放未报销的费用执行数,否则将导致费用执行数虚增,影响后续的费用开支管理。并进行账务处理,借记“销售费用――××费用”科目(红字),贷记“其他应付款――预提费用――××费用”科目(红字)。
(6)报销结束日期调整。因客观条件的改变或人为因素的影响,导致费用报销滞后超过截止报销时间的,必须由客户经理或部办负责人提出申请,经财务负责人复核,部办负责人审核,上报分公司总经理审批。经审批同意后,由部办财务负责人在信息化费用管理系统中填制与审核《报销结束期调整单》,上报分公司财务经理审批。
(三)费用管理报表的编制与分析。在执行费用管理信息化流程后,财务人员除了编制基本财务报表外,还要按销售主体、分品牌、分渠道进行费用明细数据的计算与分析,对费用异常的项目,结合历史数据、区域市场、特殊客户投入等情况进行分析,满足费用管控的需要,同时为利润分析提供依据。常用的报表是预提费用表(表2)、月度费用明细表(按管理主体汇总,表3)、月度费用明细表(按品牌汇总,表4)、费用报销到期预警表(表5)等。
1.预提费用明细表。该表用来分析本期各部办已预提未报销的费用金额,并提请业务员进行跟踪,看是否属于不再执行或将要执行的。对于不再执行的,应进行关单处理,释放费用,以更为真实地反映当期的利润情况;对于将要执行的,要提醒其报销截止日,严格报销审批流程。
2.费用明细表。该表用来统计当月各部办、各品类、各项费用的发生情况,用以分析各费用发生额与预算数的差异、各月同一费用项目数据的差异、与上年同期相比费用的增减情况,从而为下月预算计划的调整提供信息。
3.费用报销到期预警表。该表主要是查询截至指定时间点,报销期已到、而尚未报销的费用数据。一般按销售主体进行查询。正常情况下,每个科目的未报销金额都应与预提费用明细表的科目余额一致;若存在不一致的情况,必须查找原因,解决后,方能结账。
三、费用管理信息化的应用效果
(一)费用管理更严格。费用预算的执行由原先的人工管理提升为系统强制管理,由事后控制提升至事前管理。通过费用管理系统的数据维护,各项费用发生的编制流程、审核过程和账务处理进一步规范化。各项费用支出均需经过审批,整个流程通过信息化系统实现,固化了工作流程。费用由总公司统一控制,分公司、各部办的不透明因素在减少,费用超支在减少;各种费用发生与报销数据唾手可得,利于财务分析。
(二)费用信息获取更及时。通过信息化平台,各责任人可随时查看费用的发生情况,联查相关的发货单、销售订单、赠品补货单;总公司负责人可随时查看各部办的费用预算执行情况,提升费用开支管理的执行力度;结合OA系统的应用,各负责人可随时进行费用开支的审核,不受时间、空间的限制,大大提高了工作效率。
(三)财务核算转变为财务管理。费用管理信息化系统的应用,使得财务人员将更多的精力花费在事前的预算计划编制、事中的费用发生审核,强化费用开支的真实性和合理性,规范了业务经办人员的操作流程。例如,各销售公司在提出促销费用申请后,在执行过程中,要对促销形式、促销幅度、促销频次进行控制,在促销活动完毕7天内,必须对促销活动进行总结,撰写总结报告,将实际的促销效果与原申请报告进行对比分析(包括销售完成偏差、费用率偏差等方面的分析)。
(四)费用报表分析更细化。通过费用的投入产出比分析,可以充分发挥费用推动销售的杠杆作用。例如,某部办某月的销售毛利率为23%,销售费用占销售收入的-6%,销售利润率为29%。通过费用报表分析,得知该部办当月促销费、销售推广服务支持费、商场费用冲销数额巨大,一是当月费用报销单多、报销金额比原申请金额少;二是报销期截止的费用申请单多,释放了大额的、未报销的费用执行数。
借助财务报表和费用报表,可以分析各管理主体、各品牌的各项费用发生情况,统计出哪个管理主体、哪一品牌、哪项单品、哪项费用占比较大,从而分析每个月销售毛利率升降、销售利润率升降的原因等,为每个月撰写财务分析报告提供数据支持。
四、结语
信息化和企业管理是一个相互促进、同步发展的过程。费用管理是企业管理的重要组成部分,直接关系到企业的生存与发展。费用管理的信息化建设,实现了流程的规范化和标准化,为编制费用报表提供了强大的数据库支撑,达到了事前控制、事中监督和事后考核分析的管理目标。今后还应加强费用预算的调整及预算总额的追加控制,使预算更为科学,缩小实际与预算执行情况的偏差;审批后,要注重销售区域费用支出的评估与跟踪,确保经营过程的效益。
参考文献:
关键词:风险导向;“四位一体”内控体系;企业内部管理;闭环管理;管理要求 文献标识码:A
中图分类号:F830 文章编号:1009-2374(2015)08- DOI:10.13535/ki.11-4406/n.2015.
物流公司成立于2012年7月5日,当年7~12月实现销售收入17亿元,2013年实现销售收入86亿元,2014年实现销售收入176亿元,每年均以200%的速度快速增长。随着业务的快速拓展,外部环境竞争的加剧,公司经营管理面临越来越多的风险,迫切需要打造以风险为导向的内控体系。由此,结合公司现有管理制度,提出了“四位一体”内控体系建设的思路。四位一体,就是以业务流程为基础,将岗位职责、风险评估、流程控制、业绩考核四方面的管理要素进行整合,通过信息化手段将成果固化,实现内控建设、内控评价过程和内控结果的闭环管理,最终达到“风险可控制、责任无盲区、考核全覆盖、管控痕迹化”的管理要求。
1 以风险管理为导向
以风险管理为导向建立全员参与、全过程管理、全方位控制的内控体系。在风险识别的基础上,针对风险进行业务流程的梳理和优化,确立了涵盖公司主要业务的流程框架。同时,对每个流程均建立“四位一体”的风险控制标准,将业务流程与岗位职责、风险评估、流程控制、业绩考核紧密结合,确保业务全覆盖、岗位全覆盖。如,以资金管理部部长岗位说明书为例,按照工作内容划分为10项,分别赋予不同的权重,履行不同的部门职能,执行不同的考核指标和考核方式。
2 以制度建设为基础
建立风险控制小组工作制度,负责公司资产、业务的风险管理和应对等工作。
风险控制小组坚持集体审议、充分论证、独立表决的审议决策原则。小组成员包括:总经理任风险控制小组组长;公司法律顾问任独立组员;财务部长、市场管理部负责人、合约部负责人任风险控制小组组员。风险控制小组主要职责:指导全公司风险管理体系建设;检查风险管理工作,建立、完善规章制度和操作流程;参加项目评审会,实时监督项目评审过程和业务进展情况;为投融资业务提供业务咨询,对投资项目和核心客户制定多元融资方案;组织召开各业务板块信息交流会,协调各板块业务工作,分析宏观经济形势,提出风险防范的指导性意见。风险控制小组业务审议原则:凡拟提交风险控制小组审议的项目必须经过业务主办部门的实地调研,并出具调查报告,合约部进行审查。各成员在项目陈述和集体讨论结束后,充分独立发表意见。
3 以业务流程为纽带
通过业务流程整合内控体系,首先“理清楚”,然后“管起来”,并且要“持续优化”。“理清楚”要求梳理出一套承载内控体系要求的端到端“业务流程”,确保企业员工能够清晰、全面地了解应该如何做事,为“管起来”和“持续优化”打下坚实的基础。首先,基于业务流程的描述,针对内部控制的相关要素建立模型;其次,通过业务流程梳理,建立内控相关要素之间的关联。以应收账款管理作业流程为例,分别从工作要求、量化标准、时间标准、使用表单、负责岗位和稽核部门六个方面明确岗位在流程中的任务和要求,明确关键控制点,实现部
门间业务的顺利接续,从而体现业务流程的纽带作用。
3.1 核定及审核垫资额度
3.1.1 确定每个工程项目(市场客户)的垫资额度。
第一,工作要求:(1)工程客户垫资额度应在立项报告中经风险评估后审批确认,实际额度原则上不得超过合同约定金额;(2)追加(减)垫资额度应经风险控制小组审批;(3)垫资额度审批方式:在《立项报告》中经风险评估后确认最高垫资额度控制目标。需要追加额度的,由工程部提交《月度应收账款监察报告》交风险控制小组成员审批。
第二,量化标准:每个工程项目(市场客户)均应确定垫资额度。
第三,时间标准:收到申请即刻处理。
第四,使用表单:《立项报告》《月度应收账款监察报告》。
第五,负责岗位:业务员。
第六,稽核部门:战略发展部。
3.1.2 业务员在提出需求申请时应确认是否存在超垫资额度发货的情况。
第一,工作要求:(1)业务员应在需求申请表上注明垫资额度及尚可发货金额,经审批后提交销售计划员,业务员及其上级对数据的准确性负责,销售计划员应复核该记录是否完整,对申请出货金额超过尚可发货金额情形的,销售计划员应将需求申请退回;(2)业务员未注明垫资额度及尚可发货金额,或者销售计划员未复核准确导致超额度发货的,应对销售计划员进行处罚,且销售计划员对出现呆账及坏账损失承担赔偿责任。
第二,量化标准:100%执行。
第三,时间标准:收到申请即刻处理。
第四,使用表单:《需求计划审批表》。
第五,负责岗位:业务员、销售计划员。
第六,稽核部门:战略发展部。
3.1.3 每月业务部门和财务中心应对垫资额度进行检查,并将检查结果记录于监察报告。
第一,工作要求:凡未经风险控制小组审批导致超额度发货的,应对业务部门、计划部(负责审批需求申请)、财务中心相关责任人员进行处罚,出现呆账及坏账损失的,由责任人员及风险控制小组成员承担全部赔偿责任。
第二,量化标准:100%执行。
第三,时间标准:在每月应收账款复盘会议前完成。
第四,使用表单:《月度应收账款监察报告》。
第五,负责岗位:工程部部长、会计核算部部长。
第六,稽核部门:战略发展部。
3.2 月度应收账款复盘
3.2.1 每月业务部门对所有应收账款明细进行复盘,总结经验,制定下月回款及管制计划,提交《月度应收账款复盘报告》。
第一,工作要求:(1)严格按照复盘报告格式及要求进行复盘,客观真实反映实际情况,不得遗漏;(2)除金额很小的零星应收账款(尾款)外,均应针对每笔应收账款编制《月度应收账款复盘报告》。
第二,量化标准:100%执行。
第三,时间标准:每月5日前。
第四,使用表单:《月度应收账款复盘报告》。
第五,负责岗位:业务员、工程部长。
第六,稽核部门:战略发展部。
3.2.2 财务中心每月对业务部门上月提交的《月度应收账款复盘报告》确定的回款及管制计划进行检查、分析,提交《月度应收账款监察报告》。
第一,工作要求:(1)严格按照复盘报告格式及要求进行复盘,客观真实反映实际情况,不得遗漏;(2)监察报告应重点关注应收账款总体发展趋势、管理水平、呆账管理、应收账款管制手段、绩效考核、复盘会议等情况,发现存在的问题并提出建议。
第二,量化标准,100%执行。
第三,时间标准:每月7日前。
第四,使用表单:《月度应收账款监察报告》。
第五,负责岗位:会计核算部部长。
第六,稽核部门:战略发展部。
3.2.3 由总经办组织月度应收账款复盘会议,审核、讨论财务中心提交的《月度应收账款监察报告》和业务部门提交的《月度应收账款复盘报告》,形成决议执行。
第一,工作要求:复盘会议首先通报、讨论财务中心提交的监察报告,然后针对业务部门提交的月度应收账款复盘报告逐一审核、讨论、决议。复盘会议对应收账款的管制及回款工作安排、决议要具体落实到每一笔应收账款。
第二,量化标准:100%执行。
第三,时间标准:每月10日前。
第四,使用表单:《月度应收账款复盘报告》《月度应收账款监察报告》。
第五,负责岗位:总经理及参与高管、工程部长、业务员。
第六,稽核部门:战略发展部。
4 以“五确认一兑现”为措施
在内控体系建设和运行过程中,以确认目标、确认问题、确认措施、确认效果、确认责任和最终兑现奖惩为具体措施,通过制度规定和绩效考核方式实行责任到人及高管责任捆绑原则,切实将战略目标层层分解到位、岗位责任逐级落实到位、考核激励逐项兑现到位。
如根据《应收账款管理制度》规定,高管及责任人员对应收账款的管理责任根据应收账款实际情况在每年度绩效考核中确认,对出现呆账、逾期账款、坏账等设定责任分担制度,责任承担方式分为扣款、罚款、赔偿损失等等。目前,公司薪酬模式为“基本工资+岗位工资+绩效工资”,实现“达成目标、挖掘问题、分配利益、激励人员”的目的。具体绩效考核指标:
职能部门 业务部门绩效平均数权重60%,业务部门内部考核绩效数权重40%
各项考核指标及权重将随着公司经营目标的阶段性调整而适时调整。
5 结语
关键词:本文通过对管理机构与职责,管理范围与目标及管理的评估方法的概括,进而对综合计划管理工作开展情况及扩展应用建议进行分析和阐述。
为夯实企业管理基础,强化公司生产经营过程的可控、在控和能控,持续提升公司管理成效,公司在以往经营计划管理的基础上,于2007年全面推行综合计划管理。公司以夯实综合计划管理基础为平台,以绩效管理为抓手,大力开展数据源管理,紧密结合专业管理,不断深化精细化管理,深入推进业务分析诊断,全面推行标准化管理,不断强化过程管理,较好地完成了省控指标及下达任务,提升了公司经营管理水平。
1.管理机构与职责
1.1管理机构
为进一步加强综合计划管理工作,成立以企业负责人为主管领导,由各部门负责人为成员的综合计划领导小组及工作小组,并明确工作职责和归口管理部门。
1.2职责
管理机构负责全局的计划管理工作,如配网改造及大修资金安排,年度月度计划,计划实施、调整,项目资金的调节。根据多年电力企业工作经验,本人认为归口管理部门发展基建部应设立综合计划管理专职岗位,负责全局的综合计划日常管理工作;其他相关部门,如办公室、生技、营销、财务、人力资源等专业管理部门应设立计划管理兼职人员,负责综合计划专项管理工作。这是行之有效的分工方法。
2.管理范围与目标
2.1管理范围
管理范围涉及电网发展、营销服务、电网运行、资产经营、人力资源、农电管理、科技发展等七大类生产经营活动,覆盖面广,涉及部门较多。具体内容包括完善制度、健全网络、规范流程、数据采集与汇总、报表编制与报送、针对分析、查找短板、制定措施、贯彻落实、改进提高、绩效考核,及时反映和监控公司生产经营活动,提升公司生产经营业绩。
2.2管理的目标
2.2.1科学制定计划,完成上级下达的生产经营指标和任务;
2.2.2夯实基础管理,建立健全综合计划常态管理机制,促进综合计划管理长效发展;
2.2.3及时、准确、科学地提供计划完成情况信息,为公司生产经营和战略决策提供第一手信息,向相关方公布有关信息,为企业评价和绩效考核提供数据;
2.2.4全面、客观地开展专业分析,为公司发展提供决策依据;
2.2.5查找短板、落实整改、提升指标管控成效,提高生产经营业绩,实现PDCA的持续改进提高。
3.管理的评估方法
3.1评估方法
3.1.1根据绩效考核办法和细则,采用月度、季度考核和年度评价相结合的方法。
3.1.2以月度、季度考核为基础,发现问题及时反馈给各单位,提出整改要求。年度评价主要是参考月度、季度考核结果,对年度工作进行综合评价,考核结果。
3.2评估内容
3.2.1计划制定及指标预测的准确性
3.2.2计划的完成进度
3.2.3数据报表的时效性、准确性、完整性。
3.2.4分析报告编报是否及时、内容是否有深度、是否结合兼顾全面又突出重点。
改进提高是否有效。
3.3衡量标准
公司四级绩效考核办法与管理细则,以及季度综合计划。
4.综合计划管理工作开展情况
在执行综合计划的过程中,各专项计划负责部门根据年初制定的各项目时间节点进行。分月对综合计划的完成情况表进行上报,分季度跟踪和过程控制综合计划分析的方式,这是全局主要采取的综合计划,回顾总结主要指标的完成情况,对问题要进行及时的发现,提出对策,对努力的方向有所明确。
4.1以计划任务书通知下达的项目,承办部门应及时开工,并按实施计划控制工期。
4.2计划归口管理部门与相关职能部门在项目执行过程中组织有关人员对项目进行跟踪检查。
4.3专项计划管理。专项计划是综合计划的基础,又服从、服务于综合计划。因此,综合计划管理一定涉及到专项计划的管理,二者相辅相成,企业各相关专业部门是专业计划的管理部门,负责提出下一年度专项计划指标安排建议,编制各专项计划建议报告;负责各专项计划的实施。综合计划起综合平衡作用,统一下达,归口管理。
5.计划调整
计划承办部门对由于不可预见的因素造成计划不能实施或按期完成,可以申请计划调整,但必须以书面形式明确说明调整原因,由综合计划归口管理部门统筹协调,经本单位初审后,向上级单位上报计划调整申请。以下行为为项目变更:
5.1取消已正式立项的项目;
5.2终止已开工的项目;
5.3已正式立项或已开工的项目技术方案或施工组织方案有重大变更,且引起项目相关设施或设备的性能发生变化,或引起项目的工期发生变化;
5.4因各种原因使项目不能在计划年度内完成;
5.5月度计划的调整时间为月末,计划归口管理部门根据各计划承办部门报送的调整计划,报生产主管领导审批。
计划调整方式分取消、部分取消、延期 3 种,范围如下:
5.6在经过充分调查研究的基础上,认为项目没必要实施的,可申请取消;
5.7因政策调整或材料采购不到位等原因,在规定时间内不能完成的项目,可申请延期。调整的最终结果是优化平衡综合计划的各项任务指标。供电企业综合计划一般分为4 大类指标,分别为电网发展指标、资产质量指标、供电服务指标、经营业绩指标。下面分为 28 类小指标。综合计划各专项指标全面反映了基建、生产、营销、企业效益的各项重要指标,指标体系合理,体现了供电企业的专业化管理,实现了综合管理范围全覆盖。电网发展指标直接影响供电服务指标、资产质量指标和经营业绩指标,反过来,供电服务指标、资产质量指标和经营业绩指标也可以制约和影响电网发展指标。指标相辅相成,是企业整体管理水平的全面反映。根据各指标之间的联系,确定支点,一动俱动,以点带面,从而实现指标的优化平衡。
6.推广应用建议
6.1紧密结合专业管理
将数据的管理和控制延伸到基层单位,在明确各基层单位职责的基础上,要求各职能部门与基层单位紧密结合专业管理和现场生产,通过月度分析和季度分析,明确每月管控目标,切实制定管控措施,认真落实整改,促进管控成效的持续提升。
6.2加强精细化管理
随着管理的深入,综合计划质量管理的精细化程度不断加强。以精细化管理为主要方法,不断健全组织与制度,稳步提高指标预测的准确率,指标报送正确率和及时性,持续提升分析的准确性以及对策的针对性,努力提高计划管理和控制成效。