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一、加强内控制度建设,防范风险的发生。随着近年来金融犯罪案件的增多,促使我们对操作的规范、制度的执行有了更高的要求:
1、定期召开由行长及网点主管参加的内控、制度、风险分析会议,提出业务处理中出现的问题并解决,同时形成会议纪要对一些各网点不规范的业务进行统一落实。
2、会计结算部负责着全行的本外币会计、出纳、资金清算、人民
币结算业务的管理;组织落实相关制度、办法及柜面业务核算和管理;负责人民币结算中间业务的收入;负责综合业务系统参数表的统一管理;负责全行会计凭证的统一管理,包括领取、分发、保管与销毁的管理;负责会计专用印章的领取、分发、回收和销毁工作;负责全辖现金、有价单证等贵重物品保管、调运业务的管理。这些业务的每一个环节都存在着风险点,要求我们按照制度规定加强对每一个环节的控制。
3、加强对全行所有网点在制度执行及业务操作中的监督检查工作,并落实专人负责,发现问题及时提出并督促对问题的整改落实情况,定期通报会计结算部的检查结果并跟踪落实,杜绝同样问题在网点的二次发生。
二、 加强会计核算工作,提高工作质量。因我行的前台临柜人员的 流动性较大,而且我行的新业务新办法变化较快,对我行的会计核算质量一直都是个挑战:
2、对在我们检查中发现的问题除进行通报处理外,我们将继续执行对临柜人员的经济处罚手段,以及差错人员的业务学习与考试。促使柜员重视业务差错的发生,努力减少差错。
3、有罚有奖,按照全行临柜人员的差错考核情况,对全年无差错及工作表现好的柜员进行奖励,以促进柜员的工作积极性。
启用NTFS安全功能
要想避免共享资源被他人随意访问,我们必须对它的访问权限进行设置,而只有开启了共享资源所在磁盘分区的NTFS安全功能,我们才能设置共享资源的各类权限参数,从而实现保护共享资源免受未授权用户访问的目的。启用NTFS安全功能的操作很简单,只要将共享资源所在磁盘分区转换为NTFS格式即可,如果发现不是,可以重新格式化目标磁盘分区,弹出如图1所示的格式化设置窗口,将“文件系统”选择为“NTFS”,同时选中“快速格式化”选项,再单击“开始”按钮即可。
除了要开启NTFS安全功能外,我们还应该开启系统的来宾账户,确保局域网中的用户能够顺利地访问本地系统。例如,在Vista系统中,来宾账户默认是关闭的,我们要开启该账户时,可以依次单击“开始”“设置”“控制面板”命令,双击控制面板窗口中的“管理工具”“计算机管理”图标,展开计算机管理窗口;在该窗口左侧列表区域,逐一展开“系统工具”“本地用户和组”、“用户”分支,在目标分支的右侧列表区域,用鼠标双击guest账号,展开来宾账户的属性对话框,取消选中“账户已禁用”选项,再按“确定”按钮保存设置操作。
在确认来宾账户启用正常或共享访问账号都已启用的情况下,我们还要授予该账户网络访问这台计算机的权限。在进行这种设置操作时,依次单击“开始”、“运行”命令,弹山系统运行对话框,输入“gpedit.msc”命令,按回车键后,打开系统组策略编辑窗口;在该编辑窗口左侧列表区域,依次展开“计算机配置”“Windows没置”“安全设置”“本地策略”“用户权限分配”分支,在日标分支下面双击“拒绝从网络访问这台计算机”组策略,弹出目标组策略的选项设置对话框,如果发现其中有来宾账户或共享资源的账户,应该选中它们,并对它们执行删除操作。
启用经典共享模式
Vista系统默认处于简单共享模式状态下,在该状态下我们无法为本地系统的共享资源进行安全访问控制。如果我们想为共享资源设置访问权限或进行安全审核操作,必须先将本地系统切换到经典共享模式状态。
在启用经典共享模式时,可以依次单击“开始”“运行”命令,弹出系统运行对话框,输入“gpedit.msc”命令,按回车键后,打开系统组策略编辑窗口;
在该编辑窗口左侧列表区域,依次展开“计算机配置”“Windows设置”“安全设置”“本地策略”“安全选项”分支,在目标分支下面双击“网络访问:本地帐户的共享和安全模型”组策略选项,弹山如图2所示的选项设置对话框,从中选择“经典――对本地用户进行身份验证,不改变其本来身份”选项,再按“确定”按钮保存设置操作,这样本地系统就被成功切换到经典共享模式状态了。
创建可信共享账户
为了实现对用户的共享访问操作进行按需控制,经典共享模式状态要求为可信任用户创建共享访问账户。在创建可信共享账户时,可以先用鼠标右键单击系统桌面上的“计算机”图标,从弹出的右键菜单中执行“管理”命令,打开本地系统的计算机管理窗口,在该窗口左侧列表区域,逐一展开“系统工具”“本地用户和组”“用户”分支,在目标分支下面用鼠标右键单击空白区域,从右键菜单中点选“新用户”命令,弹出用户账户创建对话框,如图3所示;
在这里设置好可信用户的账户名称以及密码,同时设置当前账户究竟属于哪个组账户,默认隶属于“users”组;不断重复上面的操作步骤,就可以为多个可信任用户创建共享访问账户了。为了提高用户权限的管理效率,我们尽量将那些共享访问权限一致的用户划分到同一个组账户中;在进行这种划分操作时,可以返回到计算机管理窗口,逐一展开“系统工具”“本地用户和组”“组”分支,在对应该分支的右侧列表区域,用鼠标右键单击空白区域,点选快捷菜单中的“新建组”命令,弹出创建组对话框,在这里设置好组账户的名称以及相关的描述说明,并单击“添加”按钮,展开用户选择对话框;继续单击“高级”按钮、“立即查找”按钮,从系统列出的所有用户账户,将需要加入到该组的用户名称选巾并导入进来。
设置共享访问权限
当将可信任的用户或组账户创建成功后,我们现在就能为它们设置合适的共享访问权限了。比方说,要是我们怨让本地系统的共享资源只给别人看,而不允许编辑修改时,就可以按如下步骤设置共享访问权限:
首先以系统管理员权限登录进入本地系统,打开系统资源管理器窗口,从中找到共享资源文件夹,用鼠标右键单击该文件夹图标,点选有键莱单中的“属性”命令,弹出目标文件夹属性对话框;
其次点选“安全”选项卡,展开如图4所示的选项设置页面,在“组或用户名”列表中,检查是否存在要授予只读权限的用户账户或组账户,如果找不到该账户的话,可以依次单击“编辑”“添加”按钮,弹出用户账户选择对话框;
如果本地系统的用户或组名称比较多时,我们可以直接在“输入对象名称来选择”文本框中,输入自己要授权的账户名称,并按“检查名称”按钮,就能快速找到目标账户了;要是无法记清要授权账户的名称时,可以直接单击用户账户选择对话框中的“高级”按钮,再按高级设置框中的“立即查找”按钮,这时Windows系统会将本地所有用户或组账户显示出来,选择自己可信任的账户名称,就能完成账号选择操作;
接着就要为刚刚加入的账户授予合适的共享访问权限了。先选中目标用户账号, 在对应该用户的权限列表中,将“读取”权限设置为“允许”,再按“确定”按钮保存设置操作,这样目标用户账户日后登录进入本地系统,进行共享访问操作时,就只能阅读共享资源内容,而无法对它们进行编辑修改了。
同样地,我们还可以重复上面的操作,将其他一些权限授予用户;例如,可以将“完全控制”权限授予共享资源的所有者,将“读取运行”权限授予与共享文档有关的工作人员等等。经过上述设置操作,日后即使所有的用户都能看到共享资源的内容,但是他们对共享资源的操作权限却完全不一样。
进行审核访问设置
要是我们想弄清楚有哪些用户曾经访问过了共享资源时,可以对这些共享资源进行审核设置。例如,要是想了解究竟有哪些用户访问过了本地共享文件时,可以按照如下步骤进行设置操作:
首先以系统管理员权限登录本地系统,打开系统资源管理器窗口,找到目标共享文件夹,用鼠标右键单击该文件夹图标,点选右键菜单中的“属性”命令,弹出目标文件夹的属性对话框。
其次点选“安全”选项卡,在对应选项设置页面中单击“高级”按钮,进入高级设置界面,点击“审核”选项卡,展开如图5所示的选项设置页面;要是想审核某个用户访问该共享资源的情况时,可以依次单击“编辑”“添加”按钮,弹出用户选择对话框,从中将目标账号名称选中并导入进来,按“确定”按钮,切换到审核项目列表窗口。如果我们想查看目标用户有没有成功访问过共享资源,就应该将“读取属性”、“读取扩展属性”设置为“允许”;如果想了解该用户修改共享资源的情况时,可以将“写入属性”设置为“成功”和“失败”,再单击“确定”按钮保存设置操作即可。同样地,我们可以根据实际情况,依次为多个用户设置不同的审核项目,最后按“确定”按钮执行设置保存操作。
接着还要启用Windows系统的审核对象访问功能,只有启用了该功能,系统的事件查看器才能自动记忆用户访问共享资源的痕迹。在进行这种设置操作时,可以依次单击“开始”“运行”命令,弹出系统运行对话框,输入“gpedit.msc”命令,按回车键后,打开系统组策略编辑窗口;在该编辑窗口左侧列表区域,依次展开“计算机配置”“Windows设置”“安全设置”“本地策略”“审核策略”分支,在目标分支下面双击“审核对象访问”组策略选项,弹出如图6所示的选项设置对话框,从中选择“成功”或“失败”选项,再按“确定”按钮保存设置操作,这样本地系统的审核对象访问功能就被启用成功了。
一、金融会计及金融会计风险
金融会计是我国会计体系的主要组成部分,是按照会计的基本原理、基本原则和基本方法,以货币为计量单位,对金融机构的经营管理活动进行准确、完整、连续、综合的核算和监督,并对于金融机构财务信息进行衡量、加工和传送的特殊的专业会计。它应有助于信息的使用者在经营管理和其它经济活动中作出合理和有效的决策。
金融会计是金融管理工作的重要组成部分,金融愈发展,会计愈重要。金融会计的重要性,要求其对金融机构经营管理活动的核算监督及其所反映的财务信息必须绝对准确,符合客观实际。但是,金融会计也面临着复杂的环境和人为因素所带来的各种风险。所谓风险,可以根据人们的不同理解而多种多样,如风险为可测定的不确定性;风险是对特定情况下未来结果的客观疑虑;风险是损失出现的机会或概率等等。但是,目前最被人们接受的风险定义是“损失发生的不确定性”。因此,所谓金融会计风险,就是金融机构在经营管理过程中,由于会计核算错误或会计信息提供失误而导致的决策失误,以及因为主客观条件恶化或其他情况,使金融机构的资金、财产、信誉等蒙受损失的可能性。
二、金融会计风险的防范与化解
1.逐步建立适应商业化经营特点的管理型金融会计新体系。在防范与化解金融会计风险的过程中,要充分发挥会计的管理职能,切实运用现代管理会计的理论与方法,对银行的业务经营,特别是对高风险经营的信贷业务,进行全过程的跟踪与监控,积极参与银行经营决策,逐步建立起能适应商业化经营特点的管理型金融会计新体系。首先,要尽快建立集中统一管理与分级授权核算相结合的会计核算体系,全面整顿会计工作秩序,加强会计的基础工作,积极治理假凭证、假账簿、假报表等“三假”现象,切实提高会计核算质量,为改善银行经营管理与防范金融风险,及时提供真实、可靠、全面、相关的会计信息。其次,要尽快实施统一的会计管理体制,杜绝违规经营、账外经营。目前我国银行业存在的许多风险与损失在很大程度上与违规经营和账外经营有关,这在一定程度上暴露出了金融会计管理不统一的弊端,影响到会计职能的发挥,使得正常的会计信息难以及时获得,不仅不能及时发现问题,还容易掩盖问题,延误分散与化解风险的时机。因此,只有尽快实现金融机构内部统一的会计管理体制,才能有效地遏制违规和账外经营,有效地防范和化解金融会计风险。
2.加强和改善金融会计的信息揭示与披露系统。离开了来自银行内部和外部及时、可靠、完整的会计信息,金融风险的防范与控制就根本无从谈起。为此,对来自银行外部借款单位的会计信息应就其真实性、全面性和相关性提出相应要求。首先,考虑到目前我国企业虚假会计报表满天飞、会计信息严重失真的现实情况,银行在接受贷款申请时,应强制要求其报送经由注册会计师审计验证后的会计报表,并要求出具审计报告的会计师事务所承担无限连带责任。其次,银行在接受企业贷款申请时,应要求所有的贷款企业必须提供现金流量表,并应将原先着重对企业利润指标和静态财务比率的考核,转变为对现金流量指标以及与现金流量表有关的财务比率的考核上来。第三,鉴于我国企业编制与提供的会计报表过于简化、信息含量低的情况,银行在接受企业超过一定数额的贷款申请时,除要求企业报送主要会计报表以外,还应要求企业提供能详细披露其偿债能力的补充会计信息。
从银行内部来看,全面、客观地揭示银行的财务状况与经营成果,及时提供有关金融风险的会计信息,应从以下两个方面来加强和改善金融会计的信息揭示与披露系统。一是为弥补会计报表项目设置较为粗糙的不足,可以考虑要求银行在现有会计报表的基础上,再单独编制一张能够反映风险资产总额及资本充足率、逾期贷款平均余额及资本风险比率、备付金及备付金比率、贷款风险集中度、短期及中长期贷款、逾期贷款及不良资产状况等内容的补充报表,以便更为集中、全面、真实地披露有关金融风险信息。二是由于银行表外业务仅在业务状况表下以会计报表附注的形式予以反映,故银行表外业务具有自由度大、连续性弱、透明度差、风险性强等特点。因此,要恰当揭示表外业务所带来的各种风险,完善金融会计信息揭示制度和对表外业务风险防范的信息需要,可以考虑要求银行编制一张“表外业务情况表”,列示表外业务的经营情况,以全面反映表外业务的潜在风险。同时,银行应借助先进的计算机与网络技术,将每一个借款企业的情况,包括企业的会计报表及补充会计信息、担保抵押和信用度及开户状况等录入计算机,建立完整和连续的银行信贷信息数据库,从而实现银行对企业的经营管理、财务状况的完整、连续、动态的监控,以便及时发现企业异常,防止企业重复抵押、连环担保、多头贷款等不规范行为和高负债经营现象的发生,保证信贷资产的安全。
3.进一步改进金融会计制度,使之充分体现谨慎性会计原则。(1)改进呆账准备金计提方法,提高计提比例,扩大计提范围,简化核销审批手续。一是可以考虑采用能够按照贷款的风险程度计提呆账准备金,即将现行呆账准备金的计提方法改为每月按实际发生的贷款总额的一定比例(比如1%)全额计提“一般呆账准备金”;对出现有问题贷款,应立即按其发生呆账可能性的大小,依据预先确定的计提比例再计提“特别呆账准备金”。当这两项呆账准备金累积到一定的数额,足以完全化解所有有问题贷款可能发生的呆账损失风险以后,可不再计提呆账准备金。银行及金融机构按上述方法计提的呆账准备金应允许其在税前扣除。二是进一步放宽呆账准备金计提的范围,使计提呆账准备金的范围不能只局限于信用贷款,还应包括同样存在风险的透支、融资租赁和存放同业款等。三是放宽对呆账确认的条件限制,改革现行制度中一些过于苛刻的呆账确认规定,使许多实际发生的呆账能够及时核销,可考虑允许银行将超过一定期限的逾期贷款一律确认为呆账予以核销。此外,还应简化对呆账核销的审批程序,赋予银行一定的核销呆账的自。
(2)改进现行坏账准备的计提方法。按现行制度规定,银行坏账准备是按期末应收账款余额的3‰计提。此种方法的不足之处,在于它无法反映不同期限和不同性质的应收利息的构成与发生坏账损失可能性的关系,使坏账损失的发生与坏账准备的提取不相协调。为此,可要求银行采用账龄分析法来计提坏账准备,并按应收账款账龄和性质的不同确定不同的计提坏账准备金的比例。另外,应强制要求银行从每年实现的净利润中,按一定比例提取风险准备基金,专项用于补偿各种风险损失。
(3)应允许银行对长期持有的金融资产与一些非金融资产采用成本与市价孰低的规则计价。银行可在每个会计期末对诸如贵金属、抵押贷款、拆放资金、短期投资和长期投资等项资产的账面价值与公允市价或可变现净值进行比较,当这些资产的公允市价或可变现净值跌至账面成本以下时,或有较为明显的证据表明银行所持有的资产可能蒙受损失时,应对其账面价值进行调整,并将公允市价与账面价值之差直接计入当期损益。
4.着力构建全面有效的金融会计风险监督保障系统。金融会计风险的监督保障系统应包括事前、事中和事后监督三个部分。事前监督,主要应包括对金融风险预警指标体系的制定与考核。即反映流动性风险指标体系,如备付金比率等;反映资本不足风险指标体系,如资本充足率等;反映资产风险指标体系,如逾期贷款率等;反映金融市场风险指标体系,如利率风险率等;反映损益状况指标体系,如资产盈利率等;反映贷款对象财务状况指标体系,如流动比率、速动比率、产销率、资产收益率等。事中监督,主要应包括对银行稳健经营的动态监控。银行的决策部门应将上述反映金融风险的一系列指标,作为需要考核的责任指标落实到各有关责任部门。会计部门要与其它职能部门一道建立起对金融风险实施动态监控的机制,随时将来自各方面反映金融风险的各项指标与金融风险预警指标体系的警戒值相对比,并及时向有关部门发出反馈信号,敦促并监督各有关部门及时采取修正措施,以确保银行经营始终遵循稳健与安全的原则,尽量避免与减少金融风险所带来的损害。此外,事中监督还应包括对银行业务规范和法规制度执行情况的监督,以维护法规制度的统一性与严肃性,防止违规违法行为带来的风险损失。事后监督、主要应通过对原始凭证、记账凭证、账簿和各种报表的检查分析,对银行稳健经营的结果进行全面复审检查,考核各单位有关控制金融风险责任指标的执行情况,并针对存在的问题提出整改建议与措施,以进一步防范金融风险。此外,在银行内部还应建立和健全严密的内部控制制度和内部稽核制度,以便有效地在银行经营的各个工作环节上堵住金融风险的漏洞,形成防范金融会计风险的有效屏障。超级秘书网
[关键词]会计电算化 小企业 家族式企业 信息化
近两年以及未来的一段时期内,我国企业信息化市场的主角正逐步由大中型企业转变为数量庞大、IT基础建设薄弱的小型企业。在这个占我国在册企业总数95%的巨大市场中,如何根据小企业自身特点推进信息化建设,提高信息系统实施应用成功率将是有别于大中型企业信息化建设的一道难题。
一、小企业的界定
小企业是指劳动力、劳动手段或劳动对象在企业中集中程度较低,或者生产和交易数量规模较小的企业。世界各国根据本国的经济发展实际情况,对小企业的界定因地域、行业和时间的不同而有所区别。我国界定小企业的标准是依据企业职工人数、销售额、资产总额等指标,并结合行业特点制定的。以工业企业为例,“中小企业标准”中规定,中型企业须同时满足职工人数300人及以上、销售额3000万元及以上、资产总额4000万元及以上,其余的为小企业;再如,对于批发和零售业,中型企业须同时满足职工人数100人及以上,销售额1000万元及以上,其余为小企业[1]。
和大型企业相比,小企业的特点是:①企业数量众多,分布面广;②体制灵活,组织精干;③管理水平相对较低;④产出规模小,竞争力较弱;⑤“家族”色彩浓。
二、小企业会计电算化开展现状
随着计算机在各个领域中广泛应用,使其在会计方面的应用也逐步显示出其优越性,从而得到了众多会计工作者的青睐,并广泛应用于会计工作的各个环节。总的来说,会计电算化在我国已基本普及,但由于各地区、各企业的实际情况有较大的差异,导致了我国会计电算化发展的不平衡,通常是经济越发达的地区,效益越好的企业,会计电算化程度越高,对会计工作的帮助也越大。
目前虽然我国已基本上实行了会计电算化工作,但小企业的开展面明显低于大中型企业单位的开展情况,导致整体比例偏低。从已开展会计电算化的小企业看,大部分其会计软件的使用也只局限在替代手工会计核算。因此,关注小企业会计信息化程度应成为我国今后几年推进企业财务信息化和管理现代化工作的重中之重。
三、影响小企业会计电算化开展工作的主要因素
1.会计电算化的开展情况与小企业的所有制性质有关
在我国小企业中占大多数的是民营企业,而民营企业具有经营思路广、经营品种多,更换产品快等特点,也就是俗话所说的哪能赚钱转向那。在这种较不稳定的情况下,企业很难进行规范化管理,单一的财务软件很难满足其管理和工作的快速转变需求。在未开展会计电算化工作的小企业中,85.3%的小企业属于民营企业。
2.会计电算化的开展情况与相关人员的思想观念有关
对企业会计人员来说,由于国家没有硬性规定必须采用计算机进行账务处理,所以在手工会计和电算化会计可以选择的情况下,头脑已经体制化的一些人,不太愿意接受新事物。认为手工账已经足够了,不需再费钱费力实行电算化处理。
会计电算化的实施费用也是制约小企业会计电算化发展的另一个重要原因。实施费用一般分为三大块。其一是计算机硬件设置和会计软件的配置和购买。对大多数小企业来说,实行会计电算化最有效简捷的办法是购买商品化会计软件。一般单机版的商品化会计软件其费用在1万左右;网络版,如果站点在5个以内,则要在2万元以上,而ERP软件更是昂贵。计算机硬件的配备来说,单机系统的费用也需要1万元以上[2];其二是配备适应电算化操作和维护人才的培训等费用也是很大的一笔支出。其三是实施会计电算化后的后续费用,如会计软件的升级、维护、计算机设备的更新、维护等费用,日积月累也是一笔不小的支出。与手工会计的耗费相比,后者几乎为零。
3.会计电算化的开展与其内部管理有关
(1)人员素质低,现代化的管理方法、管理技术难以全面实行。小企业发展初期,特别是私营小企业,多为家族式管理,企业员工素质相对较低,懂科学技术的人员缺乏,高级管理人才更是稀缺。
一是人员素质较低。会计部门的主要负责人非会计专业毕业,几个老会计也不懂电算化,对会计核算程序掌握不准确,需要的资料难以全面提供,造成会计软件难以全面初始化并应用,不能与企业的日常经济业务相吻合,浪费了企业的管理资源。
二是企业内部人员分工不清。会计部门的人员基本是老板的亲戚,特别是会计主要负责人就是老板的直系亲属,所有经济业务的会计处理都得请示。分工不清,责任不明,权限设置不合理,限制了小企业电算化推广的进程。
(2)缺少长远发展观念,人员变化频繁。小企业的员工多为家族式成员,发展初期这样的人员结构满足了企业需要,但随着企业经营规模的扩大,家族式成员因个人素质,思维观念的限制,造成管理人员思想僵化,缺少长远发展观念,对外来员工的合理建议又难以接受。家族式企业管理方式,不能发挥出人才的优势,对有抱负的人才未提供其发展创造的平台,造成企业员工频繁的更替。
有一些会计科班毕业生,电算化操作也较熟练,但由于小企业管理方式的不科学,用人制度不健全,一段时间后陆续离开了。招聘新人、旧人辞职,企业陷入了人员频繁变动的怪圈。会计电算化工作难以深入开发,许多业务只能停留在起点,这就是使得很多小企业电算化实行三年还只限于开增值税发票的原因。
(3)管理者权限划分不清,越权管理行为严重。管理者职责权限划分不清在小企业体现的优为严重。家族式人员构成,造成观念上的误区,认为企业是我们家的,我想处理什么业务就处理什么业务,何需请示,于是管销售的越权管起了库存,管供应的管起了职工考勤。这样造成外聘管理者的正确意见家族成员根本不执行或明修栈道暗渡陈仓。许多小企业在发展壮大的过程中,由于管理者之间的认识问题、利益问题、管理权限问题,最后走上了分割的道路,使发展受到了严重的制约。
(4)小企业主缺乏诚信,对自己的奖励措施不兑现。小企业主,在具体的岗位竞聘中,也会出台相应的奖励措施。工作人员上岗工作后,特别是计件一类的工作,工人在超额完成任务后,管理者总是以各种借口拖延不兑现承诺的奖励措施。还有的小企业主,总是找各种理由扣发或拖延发放工人工资,工人几个月甚至半年都没有拿到一分钱。不给职工交纳社会保险更是常事,这些都伤害了工作人员的积极性,小企业主的不诚信,给企业的连续发展埋下了隐患。
4.小企业文化建设未得到应有的重视
小企业主往往不注重企业文化建设,对员工的个人生活也从不过问,不培训员工,缺乏凝聚力。观念陈旧的小企业主还对员工区分亲疏远近,大大伤害了员工的感情,影响职工生产积极性,也影响了企业的经济效益。
5.与我国会计电算化总体情况有关
(1)会计电算化网络系统发展迅速,但其安全机制有待加强。我国会计电算化应用、推广、发展迅速,从单项业务处理到建立较为完整的会计信息系统,从“各自为战”的单机操作到会计软件网络化的实施,取得了较为显著的成效。但随着网络系统更进一步的发展,会计电算化在信息安全方面有较大隐患:外部有计算机病毒和网络黑客的攻击等,内部有软件本身的缺陷,计算机内部控制制度的不完善,将导致会计数据的不完整、会计工作内部控制失效,这些是会计电算化继续发展要解决的问题[3]。
(2)会计软件已商品化,但与企业的其它信息系统孤立。会计信息系统是属于企业信息系统的其中一个子系统。从管理的角度点来认识,会计信息系统本身就是“管理型”的。但是现在财务软件还是只注重“核算”职能,而忽视了“管理”职能。因此,软件光有先进的技术而未与管理目标及管理思想相融合不能给企业带来大的价值增值。
6.硬件的布局不合理
我国大部分的基层单位都在开展会计电算化工作,但有些单位为盲目追求会计电算化的实施程度,而“重硬轻软”盲目地从追求硬件的超前性着手,导致该单位的硬件购置,布局严重的不符合企业规模,不从成本效益原则出发,不从业务性质及管理目标出发,形成了资金的严重浪费。这种现象在中小型企业中尤为普遍。
四、小企业会计电算化建设方案
1.领导要重视
领导重视与否是小企业能否实施会计电算化的关键。小企业的经营资金一般都比较紧张;经济业务较少,手工会计环境没有对企业经营管理产生太大冲击。在这种情况下,要促进小企业实施会计电算化,首先要让领导从思想上重视起来,认识到实施会计电算化给企业带来的方方面面的好处,彻底转变思想,使其成为实施会计电算化系统的动力而非阻力。提高领导重视程度可以采取组织讲习班的形式实现。企业主管部门可以会同财政部门、软件公司组织面向企业管理层的讲习班,介绍实施会计电算化对企业的重要影响,结合成功企业的案例分析,使领导明白会计电算化并不仅仅是会计工作的现代化,更是企业生产经营、管理工作的现代化,是信息手段的现代化。通过会计电算化,能够实现财务业务一体化管理,最大限度提升企业的管理水平和市场竞争力。
2.提高员工整体素质,为长远发展储备人才
小企业要发展,管理者应打破家族式的管理体制,在重要岗位善于吸纳优秀人才,发挥人才的优势,把懂管理、有能力的人员用到关键环节上。小企业可以从工资待遇、工作环境、职位升迁、甚至利润分配方面给予优惠,对哪些有明确职业生涯规划的人,应给他们创造发展的平台,让人才体现自身的价值。
小企业管理者应跟上时代的步伐,在人员进修学习上舍得花本钱,必要时送企业的员工到高等学校、管理先进的企业学习,也可以聘请有关专家到企业为员工讲学,提高全体员工的业务素质。小企业主也应不断提高自己的专业知识,通过参加业务培训、管理培训或企业家论坛,使管理者自身素质得到提高。
3.树立团队意识建立企业文化
企业文化的感召力和凝聚力,会使企业命运与员工命运休戚相关,职员工作的连续性,保证了企业经营的正常运转。企业员工在工作中往往会形成各种团队,形成自己的团队文化,对有创新的团队应给予奖励,并将先进团队的作法在企业内部进行宣传,同时鼓励更多的团队有自己的特点,以提高整个企业的业务水平。小企业通过团队之间的比、学、赶、帮、超形成自己的企业文化,让员工将小企业作为自己的事业来做,小企业一定会发展壮大。
4.注重诚信树立长远发展观念
小企业主制定奖励措施后,就应积极兑现,不能无理克扣工人工资。对于国家规定的社会保险福利应给职工交纳,让职工无后顾之忧,脚踏实地为企业工作。交纳保险金目前看小企业好像多付出,实际留住有能力的职工,为企业的长远发展打下良好的基础,同时管理者的诚信也会吸引更多的优秀人才加入,小企业的发展会进入良性循环。
5.选择合适的会计电算化模式
小企业规模跨度大,生产经营特点千差万别,经济实力大相径庭。小企业在实施电算化的时候,要根据本企业自身的实际情况,选择合适的电算化模式。目前有三种模式可供选择:一是自行构建会计电算化系统模式,二是在线租用财务软件模式,三是记账模式。
会计电算化是现代企业信息管理系统的一个重要的组成部分,在我国加入WTO后,国内企业将面临更加激烈的国内外市场竞争。小企业的信息意识差,信息管理技术落后,信息利用率低,使其在竞争中处于极为不利的地位。因此,面对新的经济形势,在小企业中更为有效的实施会计电算化,加速会计信息处理,为企业决策提供准确、及时、完整的会计信息,更好为企业服务非常重要。
参考文献:
[1]梁丽瑾.会计信息化理论与实务[M].经济科学出版社,2006年12月
一、会计电算化的现状及存在的问题
我国会计电算化基本上是经历了三个发展阶段,从70年代末至80年代末是一个非常缓慢的自发发展阶段,这个阶段持续了10年,第二个阶段是在80年代末至90年代末的稳步发展阶段,会计电算化得到进一步的推广及应用。第三阶段是1996年至今,全国大力推广,会计电算化市场呈现出一派繁荣的景象,主要存在的不足点表现在以下几方面。
1.缺乏复合型会计专业人才
计算机和会计两种专业知识的有机结合是会计电算化工作前提,但实际上在岗会计工作人员经过各个等级的计算机专业培训之后,在操作过程中还是有很大的差距。对于能够熟悉计算机知识的,又不能灵活掌握会计数据的预测及应用,一样做不好会计工作。因此,能够有效让两者有机结合,不断丰富会计知识及计算机知识,才能确保会计工作的严谨性。
2.电算化会计管理工作不完善
会计电算化的应用虽然减轻了会计工作者的工作量,但也带来了新的问题及要求。一个企业实施会计电算化,需要建立相应的内部控制制度,才能有效发挥电算化的优势。比如有些单位将计算机的维护和数据修改、输入等工作交给一个人做,给舞弊及增加错误提供了空间。有些单位领导对会计工作没有重视,从实施会计电算化后一直没有相应的内部控制制度进行约束,从而没有得到有效管理,工作效率也无法得到充分发挥。比如保留大量传统方式下核算的会计资料,无法提高甩账率等现象。另外会计基础工作比较薄弱的工作者,在建立电算化管理时也会出现一些问题,导致计算机与手机并行时间过长,增加了工作量。
3.财务软件的使用情况混杂、财务数据共享性差
市场上的会计软件很多,而且很多软件通用性非常差,因此,企业在选择会计软件时没有充分考虑到这一点,导致企业的系统没办法与其它企业的系统完成对接,无法实现共享的目的。另外也是当前市场缺乏统一协调,没有从整个行业角度进行考虑,导致信息交流不畅,各自为政的局面。财务部门与其它部门的信息无法进行共享是满足不了信息时代对信息传输和处理要求的。因此,在购买会计软件时,应以整个企业为基础,实现部门之间的信息共享。
4.会计电算化工作中安全隐患大
随着网络技术的不断发展,会计电算化工作中所存在的安全问题也得到了关注。越来越多的社会不法分子利用网络对企业内部网络进行恶意攻击及破坏,计算机病毒的入侵造成企业内部机密文件及数据流失等现象,给企业造成无法估量的经济损失。对于企业来说,会计数据是绝对机密,当前很多会计软件研究企业在开发其它便捷功能时没有充分考虑到保密问题,有些软件就算有加密功能,也起不到会计数据的保密作用。
二、采取的对策和措施
会计工作本身所具有的特殊性,对于会计电算化系统要求也特别高,面临着当前网络技术及各种电子商务的迅速发展,会计电算化工作所面临的问题需要第一时间采取相应的解决,否则会阻碍会计电算化向更深层次的发展。
1.加强培养复合型的会计人才
复合型人才是当前社会急需人才,为了让会计电算化能得到更多的发展与应用,需要从各个方面加强会计人员自身素质,不断更率知识,在掌握会计专业知识的同时,也需要熟练操作计算机各项技能,培养熟练应用会计电算化的专业人才,由传统的核算型转变智能型或管理型。因此在培养会计复合型人才时,应着重会计--计算机--管理,促进会计电算化的快速发展。
2.加强会计电算化管理工作
加强内部控制制度建设,建立现代化企业管理制度,确保企业会计信息数据可靠性,发挥会计信息化作用。在整个企业管理现代化总体规划指导下,确实做好会计电算化的长期、短期发展计划,认真组织会计的分工,提高企业管理要求等措施。
3.加强财务软件开发的共享性和通用性
有些发达国家利用政府手段对会计软件进行规定,以便发挥通用性与共享性。企业在购买会计软件时,尽量购买成熟的管理系统软件,从整个企业的角度出发,仔细衡量通用性与共享性,方便以后企业内部的数据共享及信息交流等工作,提高工作效率。如同一个行业的主管部门应该把会计软件纳入考核,在使用过程中对各个单位所存在的问题进行统一安排处理,真真正正实现系统信息管理现代化。
4.加强会计电算化保密性及安全性
财务数据是企业的机密,建立安全可靠的内部控制以及网络系统具有重要意义。(1)建立内部控制,比如实行用户权限,会计岗位责任;另外对电脑黑客及病毒加强防范措施,增加软件本身限制功能、会计信息实行多级备份等制度。(2)网络安全防范。网络的建立虽然实现了会计信息资源共享,但也带来了风险,如泄密及黑客攻击等。提高网络会计信息系统的安全防范措施,如信息加密、网络防毒、防火墙、授权认证等技术措施。(3)数据的保密与保护。进入系统时需要验证口令、指纹辨认等检测手段,另外可以考虑把系统作在芯片上加密,如专机专用。
5.建立健全会计工作制度。
在电算化模式下,会计人员需要具备良好的操作规范,才能提高会计信息系统安全性及数据真实性。在录入会计数据时采用相应代码并按照相关程序进行,避免因操作不当造成失真问题。因此,需要健全完善会计工作制度,提高会计人员自身的职业道德,进一步要求自己严格按照相关规定进行会计信息数据处理,确保信息科学性。另外,企业也需要对会计信息系统做好监督工作,运用网络系统对财务的各项数据进行核对与监督,提升资金利用率,让企业赢得更多市场份额。
关键词:会计电算化 存在的问题 解决的方法
前言
目前我国会计电算化工作已具备相当规模。特别是随着电子计算机技术的不断发展壮大,会计电算化的运用已广泛渗透到企业财务领域,朝着企业的管理领域发展。正潜移默化地改变会计工作的发展。会计电算化工作不仅要适应社会主义市场经济改革,而且还要顺应当代经济的发展潮流以及我国融入世界经济一体化的发展趋势。认真分析会计电算化软件存在的问题,并提出解决的方法,能进一步发挥会计电算化的功效,从而推动企业财务管理工作的发展进程。
我国的会计电算化工作经历了尝试阶段、自发发展阶段和有组织、有计划地稳步发展阶段,到目前的管理型会计软件发展阶段。许多会计软件已经走向专业化、商品化、社会化的轨道,财务软件的种类相当多,对于企业来说可选择的范围也很广。比如“用友”、“金碟”等会计系统都是国内非常好的会计信息软件。
一、电算化软件存在的问题
由于会计制度的改革,网络的迅速发展、电子商务的迅速兴起等等,一些先进的、现代化的事物不断出现,对会计电算化系统提出了更高的要求。而由于电算化本身的缺陷,企业管理工作薄弱,新的内部控制制度、会计基础管理工作存在着很多不足,以至会计电算化在发展过程中有许多工作要做,有许多问题要及时解决,存在的问题主要有以下几个方面。
1.财务软件的运用普及,但发展不平衡
会计电算化在我国得到了迅速的普及,全国数以万计的企业单位已经用财会软件代替手工核算。会计电算化以其高效、准确、方便等优点赢得了广大财会人员的欢迎,并广泛应用于会计工作的各个环节。但由于各地区、各企业的实际情况有较大的差异,导致了我国会计电算化发展的不平衡,通常是经济越发达的地区,效益越好的企业,会计电算化程度越高,对会计工作的帮助也越大。而那些经济欠发达地区,中小型企业,经济状况不好的企业利用电算化的程度越浅,会计电算化的作用越不明显。
2.会计软件通用性差
近几年不少财务软件厂商基本是一套软件使用于不同类型、不同规模的用户,对行业特征和单位的核算特点考虑不够,导致不少施行电算会计的单位,仍要会计人员做大部分的辅助工作,致使一些企业对会计电算化处于观望状态。
(1)系统初始化工作量较大,系统体积大,企业难以增加自己所需要的功能等等,而仅就会计电算化系统看,其材料、工资等各核算子系统之间又彼此分隔,缺乏会计数据传输的实用性、一致性和系统性。
(2)企业在一个公司购买的会计软件不能与从另一个公司购买的其他软件联系在一起,结果导致会计电算化系统往往独立于其他子系统,无法进行数据交换、信息共享和控制管理,不能与企业内其它管理子系统(库存、销售、人事等)融为一体,很大程度上阻碍了整个企业管理信息系统。
(3)由于财务软件的开发未能实行统一的标准,再加之单位使用的财务软件是各自向软件开发商购买的,甚至有的软件开发商还别出心裁地搞出各自的特色,使财务软件比较混乱,就是同一行业的不同单位使用的财务软件也不尽相同。不同的财务软件的数据接口、使用方法的不一样,导致了报表汇总、数据查询、数据传输的不方便。
以上电算化软件使用问题的出现,都在一定程度上打击了各企业利用会计电算化的积极性。
3.电算化软件侧重于事后核算,缺乏事前预测、事中控制
事后分析的功能的出现是由于现代科学技术在空间领域的广泛应用,原来需要较长时间才能加工处理成的会计信息,现在可以即刻完成。因此会计的基本功能也就由核算延伸到核算与管理并存,而我国大部分财务电算化软件是以核算为主的指导思想下开发的,是把计算机用于会计处理,从而替代手工记账,算账,报账以事后核算为主要内容的财务软件,它只是原有手工记账状态的仿真。而非真正意义上的创新。
在激烈的市场环境下,企业越来越重视管理和效益,瞬息万变的市场竞争,也使得财务原理由静态走向动态,由事后核算向事前预测、事中控制发展。单纯以事后为主的财务软件,已经明显不能满足企业经营管理的要求。因此企业就需要有一大批具有创新思维,高素质的,懂得一线应用,系统维护以及二线开发的技术人才来补充到财务电算化工作中,对财务电算化软件进行有针对性的二次开发,使电算化软件具有事前预测、事中控制及事后分析等各项功能,提升整个电算化工作的水平。
4.会计电算化系统的内控制度不够健全
(1)传统的手工会计中,总账、明细账分人管理互相监督,相互制约,而在会计电算化系统中,会计人员在处理业务时,首先输出记账凭证提供数据,即使篡改了计算机储存的凭证数据,单从总账、明细账和日记账中也难以发现问题。只有将输出的记账凭证与原始凭证和计算机储存的记账凭证逐一核对,才能发现问题。
(2)不少单位的会计人员经计算机培训后又兼行计算机系统的管理和维护工作,取得了直接修改会计数据的机会,使财务数据的安全性受到威胁。
5.会计信息安全问题
会计电算化系统环境下,电子符号代替了会计数据,磁性介质代替了纸介质,从而使会计信息安全易受到威胁。具体表现在:
(1)磁性介质易受损坏,信息和数据存在丢失或毁坏的危险。
(2)电算化系统遭破坏,如硬件故障、软件故障、非法操作、计算机病毒等可能导致电算化系统陷入瘫痪,使会计信息质量受到影响。电算化软件开发商未能站在企业管理信息化的高度研究立场,使得会计软件囿于传统的思维方式,模拟手工核算方法,缺少管理功能。
(3)综合性不强,目前流通的会计核算软件大多属于业务信息系统的范畴,不具有事前预测、事中控制、事后分析决策等财务管理功能。近两年来虽然倡导发展管理型会计软件,但一般只从财务管理的要求出发。我国绝大多数AIS未能成为企业MIS的一个有机组成部分,不仅与生产、设备、采购、销售、库存、运输、人事等子系统脱节,而且会计软件内部各子系统也只以转账凭证的方式联系。从而造成数据在内外子系统之间不能共享,信息不能通畅,既影响财务管理功能的发挥,又不能满足企业对现代化管理的需要。
在综合的企业MIS中,会计子系统应该从其它业务子系统获取诸如成本、折旧、销售、工资等原始数据,提高数据采集效率和管理能力,各业务子系统也应从财务子系统取得支持。
因而建立符合现代企业发展需求的新型财务系统是刻不容缓的。
二、解决的方法
以上问题是会计电算化在企业生产经营管理中出现的较为综合普遍的问题,在一定程度上阻碍了会计电算化向更深层次发展,但是经济高速发展的今天依然可以对上述问题可以提出相应的解决方案,使得会计电算化工作朝着健康,高速的轨迹发展。
1.加强会计电算化的管理,完善会计电算化的配套法规
通过加强会计准则类法规对会计电算化进一步约束,使会计电算化工作走上规范化的道路。在实际应用过程中就要做到,注意数据库的加密技术,防范非法人员的入侵,设计增加在重要数据修改前的自动备份功能。严格机构和人员的管理与控制,严格系统操作环境管理和控制系统。改善操作环境。主要包括两个方面:系统操作过程和系统保护过程。
操作过程控制主要通过制订一套完整且严格的操作规定来实现。操作规程应明确职责、操作程序和注意事项,并形成一套电算化系统文件。建立计算机机房管理制度,给计算机设备创造一个良好的运行环境,保护机器设备,同时防止各种非法人员进入机房,保护会计运行程序和数据的安全保证各项资源的正确性。主要的控制措施包括:
(1)订立内部操作制度,禁止非电脑操作人员操作公司电脑。
(2)设置操作权限限制。
(3)操作人员身份的密码控制。
(4)数据存贮和处理相隔离。
(5)设置接触与操作的日志控制。
系统保护则是为了尽量减少外界因素所致的计算机故障,以保障机器正常运行。如机房环境保护,安装保护性设备配备,以及安全供电系统的安装等。例如可以在计算机机房采用单独专门供电系统,并且不定期检查电源、接地线的安全等措施,以保证机房环境安全。
2.开发实用性会计软件
加强市场管理首先要提高国内软件的技术水平和质量,开发更高层次水平会计软件。比如在输入数据方面可采用条形码、光标阅读机、触摸屏等,在数据加工处理和打印方面可采用财会专用机,在信息交换、汇集等方面可采用现代通讯技术构成计算机网络。
(1)开发的会计软件还应该支持用户可以根据自己的需要进行二次开发,以此来扩大会计电算化的适用性和灵活性。
(2)国家应该组织成立一个专业化的财务软件集团公司,对已被财政部审批通过的软件统一规范、统一管理。在研制会计电算化系统时,加强对手工系统的研究与分析,将手工与电算化结合起来,找到最佳的人机结合方式,即以最小的成本,重新确定业务的处理流程,哪些环节应完全由计算机代替,为适应计算机处理,又需增加哪些环节。对不符合的操作要严格限制,将较完善的会计核算系统一规范,形成规模化的产品市场,使产品产业化,建立良好的市场管理体制推动我国电算化事业的发展。
3.加强会计信息系统的安全性和保密性工作
建立健全内部控制,建立数据保护机构,加强数据的保密和安全。由专门工作人员来管理数据,对非相关人员在非必要的情况下不给予查看数据的权利。要增强网络安全防范能力,采用防火墙技术、网络防毒、信息加密存储通讯、身份识别、授予权等措施。加强系统安全控制。[19]这项控制是为了保证计算机系统的运行安全,避免由于外部环境因素导致系统运行错误的不安全隐患。它主要包括:接触控制和环境保护、安全控制。
4.加强内部审计
内部审计既是公司、企业内部控制系统的重要组成部分,也是强化内部会计监督的制度安排。在会计电算化中,由于是“人机”对话的特殊形态,因而对内部审计提出了更高、更严格的要求。
内部审计必须包括以下几个方面:
(1)对会计资料定期进行审计,电算化会计帐务处理是否正确,是否遵照《会计法》及有关法律、法规的规定,审核费签字是否符合公司内控制度,凭证附件是否规范完整。
(2)审查机内数据与书面资料的一致性,如查看帐册内容,做到帐表相符,对不妥或错误的帐表处理应及时调整。
(3)合法性,防止发生非法修改历史数据的现象。
(4)对系统运行各环节进行审查,防止存在漏洞。
内部审计人员应重点审核和评估内部控制系统的弱点,提出改进建议,提请单位改善内部控制制度,通过完善内部控制系统来预防、查出和处理计算机舞弊活动,促使会计电算化系统能安全地运行。合法正确地处理各项经济业务,提供准确可靠的会计信息。审计人员还应对自己提出的建议实施后续审计,检查建议是否采纳和如何实施,从而促进单位内部控制系统,降低控制风险,防患于未然。
5.企业领导者要自觉强化认识,大力支持会计电算化的实施和运作
企业领导者要充分认识会计电算化的重要性,以及它将对企业发展产生的积极影响。改善会计电算化基础工作的建设,改善会计电算化的运行环境。
6.电算化教学与会计教学相结合,培养复合型的会计人才
会计教学是让学生掌握处理会计事务的基本原理、基本技巧和基本技能,会计电算化是让学生学会用计算机这一现代化的手段来处理会计事务。二者的教学内容所涉及的是同一事物的同一过程,即会计事务的处理过程。这就为二者的结合提供了客观基础。另外,随着我国会计电算化的普及以及电算化程度的不断提高,会计技能将更多的体现在对计算机的应用能力上。因此,现代化企业和当代社会急需的是满足各方对财务信息的需求的“会计+计算机+管理”型的复合型人才,这样才能使会计电算化在全社会各行各业真正得到发展和完善。
7.做好会计电算化档案的管理工作
我们必须根据电算化会计档案的特点,分别做好会计档案的收集、保存、利用等方面的工作。使其发挥更大、更好的作用。
财务部门应把财务数据的备份文件保存好,以防计算机硬件系统损坏后能在最短的时间内、在最小的损失下恢复原有的会计电算化系统。
电算化会计档案的管理与保存。由于电算化会计档案是存储在磁性介质或光盘上的,根据这些信息载体的物理特,在形成这些档案时应准备双份即采用“AB备份法”进行数据的备份,并且每份上要注明形成档案时的时间与操作员姓名,存放在两个不同的地点,以防止地震或火灾等意外情况引起整个会计电算化系统的毁灭与系统的不可恢复。造成无法挽救的损失。
相信只有认识到我国会计电算化的问题,并解决了这一系列的问题,我国的电算化事业才能不断的改进,使之更加适应企业经营发展的需要。
参考文献:
[1]孙艳华.使用用友ERP财务系统应注意的问题[J].中国管理信息化,2009,11
[2]董金浅.析会计电算化在我国的发展[M].黑龙江:对外经贸出版社,2005
[3]姜育红.会计电算化的发展现状和趋势分析[J].中国新技术新产品,2008;4
[4]孙凤丽.会计电算化应用存在的问题及对策[N].内蒙古民族大学报,2008;3-2
关键字:企业会计电算化 问题 解决对策
前言:随着全球信息化时代的到来,以计算机软件为主的科技时代正快速的融入到人们的工作、生活中。企业会计电算化的出现,正是满足人们对科技信息化的需求。企业会计电算化的使用,实现了财务信息的自动化分析、处理,是传统会计发展史上的一次重要改革。同时,以电子信息化代替传统会计手工记账的方式,也极大节省了会计从业人员的工作时间和精力,提高了工作效率。但是,在会计电算化的实际工作,仍存在许多重要问题,迫切需要解决,严重影响着我国企业的可持续良好发展。因此,针对会计电算化问题所采取的相应解决对策,势必会成为企业管理的首要工作。
1.我国企业会计电算化存在主要问题
1.1 没有树立对会计电算化重要性的正确认识
我国会计电算化起步较晚,人们对会计电算化的认识仍不充分。大多数企业领导对会计的认识仍提留在“账房先生”的片面认识中,没有深刻的认识到会计电算化对企业管理、企业发展上的改变。而造成企业领导不重视,无法进一步在企业中发展好会计电算化系统。同时,多数单位对会计电算化的使用,都只是针对代替传统手工核算,而缺乏对会计信息系统进行全面分析的意识,并没有实现针对于企业自身的运行模式和管理要求,对会计电算化系统进行相应的设置与调整,根本就没认识到建立完整的会计电算化系统对企业的重要性。
1.2 缺乏复合型企业会计电算化人才
企业会计电算化是涉及到会计知识和计算机知识的两种专业知识的结合,所以在岗的会计从业人员,不仅要掌握财务知识,还需要掌握电脑操作知识。目前,我国大部分企业的会计电算化操作人员,都是经由手工账会计、出纳等会计从人员经历短期培训而来,在计算机会计软件的操作中,往往只能按部就班的进行凭证的录入、结转,只是在被动的使用会计电算化软件,对计算机相关知识了解甚少,一旦计算机或者软件出现故障或者出现与平时不相同的界面时,就会束手无策,无法及时、准确的解决问题。在日常会计电算化工作中,常常会由于人为的失误,造成财务数据丢失,电脑系统的崩溃。严重阻碍我国会计电算化的快速发展。
1.3 企业会计电算化软件的使用缺乏应有的安全保障
财务数据是企业最为重要的秘密,是企业生存的关键。目前,我国对会计电算化软件的注意力,主要集中在理财管理和信息决策上,对财务数据的安全性,没有建立完善的保障措施。致使财务数据面临着极大的安全问题,影响着企业的进一步发展。同时,由于会计电算化的特有网络性质,极大的改变了传统会计的纸质信息凭证,一旦软件安全性出现问题或者由于人为失误,于此同时又没有能及时对财务资料进行备份或打印,就会导致财务数据的丢失或者重要财务数据暴漏在外,而造成企业无法弥补的损失。
2.针对企业会计点算化存在的主要问题提出相应的解决对策
2.1 树立会计电算化重要性的正确认识
想要完善企业会计电算化系统,树立正确的会计电算化工作重要性认识,尤为重要。因此在企业管理中,首先应该树立企业领导对会计电算化重要性的认识。改变传统的认知,使企业领导认识到,会计电算化不仅仅是记账软件,还是企业的管理、决策、规划软件,对企业的发展有着重要的帮助。同时设立企业专门的会计电算化管理领导,做到专项对照,专项管理,对跨级会计电算化的实施负责任。定期根据企业会计电算化的实施情况作战略分析;其次,要树立所有会计电算化从业人员对电算化重要性的认识,为所有工作人员确定系统目标和使用权限的举措上,要加强对个人工作意识的培养;最后,针对企业所有员工在日常工作中配合会计电算化软件的使用,不仅仅做到财务管理上的电子信息化,还要做到企业整体信息化。加大各个处理环节的研究分析、责任规划,做到人人有责。
2.2 加强企业会计电算化复合型人才培养
为了适应企业会计电算化的工作发展需要,企业应该大力培养复合型人才,打造一批即懂得会计知识,又精通计算机操作的高素质人才。首先,企业应该加强对在岗员工的计算机知识的培训,定期组织大型的计算机软件知识学习,以企业考核的强制手段,强化财务人员的个人学习意识。同时加强对计算机硬件的了解,做到有问题不脱不怨,及时、准确的自我解决;其次,企业应该聘用一批高校毕业的会计电算化专业人才,以调整企业的会计电算化从业人员结构,为企业注入新鲜血液。
2.3 强化企业会计电算化软件的安全保障
财务信息是企业最为重要的秘密,是企业发展的命脉。因此,在日常软件操作中,应该严把安全观,加强企业会计电算化软件的安全防范。首先,在会计电算化的使用上,加强对财务数据的控制。使用企业内部控制,加大对会计电算化软件的使用权限的划分,加大会计从业人员的管理,落实责任制度;其次,对安装有会计电算化软件的计算机,在人员使用上严加控制,同时安装正版的杀毒系统、防火墙、加密软件等网络安全防范,保障财务数据的安全;最后,针对每天录入的财务信息,进行备份、拷贝。定期打印财务数据,装订成册。以防发生不可抗力造成的无法弥补的损失。
结束语:
目前,随着我国经济信息化的不断发展,企业推行会计电算化系统,早已成为企业获取更多价值信息的良好保障。因此,在今后的企业管理中,我们应该加大企业会计电算化管理,健全企业会计电算化的安全保证,从企业的每一名员工入手,明确会计电算化软件重要性的认识。建立切实有效的会计电算化战略管理,为企业的可持续发展,提供坚实的内在基础。
参考文献:
【关键词】会计电算化,现状,对策
第一、目前企业会计电算化应用中存在的问题
由于企业自身原因与外部环境的影响和财会工作自身的特点,现阶段我国会计电算化工作实施过程中存在着诸多问题,现分析如下:
1.电算化的重要性认识不足。首先,许多企业领导者对会计电算化存在片面认识,认为会计电算化只是会计核算工具的改变,看不到其对会计职能、企业管理方法和管理流程的深刻影响,甚至认为会计电算化只是用计算机代替账册,仅把会计电算化当作树立企业形象的一种手段。其次,在会计电算化的具体应用中,多数单位缺乏对手工系统进行充分分析的意识,没有针对本企业自身的管理要求和运行模式,对会计信息系统进行相应的设置和调整。
2.缺乏复合型的会计电算化人才目前,许多单位的电算化人员是由过去的手工会计、出纳等经过短期培训而来,他们在使用微机处理业务的过程中大多数是除了开机使用财务软件之外,对微机的软硬件知识了解不多,不能灵活运用软件处理的会计数据进行财务信息的加工处理。当计算机运行出现问题时,计算机维护人员又大多是计算机专业出身,对财务知识又不甚了解,所以不能够把计算机知识和会计等财务知识融合在一起。
3.会计电算化下的财务信息存在安全问题目前,我国的财务软件生产还处于模仿和加工阶段,没有形成一定的产业规模,多数财务软件的开发都是把重点放在理财和提供多功能管理和决策上,很少放在数据的安全保密上。随着网络经济时代的到来,在给企业带来无限商机的同时,网络财务面临的最突出问题就是安全问题。网络下的会计信息系统很有可能遭受黑客或病毒的侵扰,很多企业没有针对网络环境来建立和完善相应的会计电算化安全防范措施,一旦发生问题将给企业造成巨大的损失。
4.会计电算化下的统一数据接口问题由于我国目前的财务软件都是各软件公司自行开发的,各自使用不同的操作平台和支持软件,数据结构不同,编程风格各异,为技术保密,相互没有交流和沟通,没有业界的协议,自然也没有统一的数据接口,在系统与系统之间很难实现数据信息的共享。
5.会计电算化的基础管理工作存在漏洞首先,在人员分工上,企业对会计电算化操作人员与系统维护人员等岗位没有严格权限限制措施,操作员密码公开或不设密码,为越权使用和篡改数据留下隐患。特别是一些中小企业内部控制十分不完善,使得会计电算化不能正常健康运转。其次,从档案资料管理上,许多单位对存储会计档案的磁盘和会计资料未能及时归档,已经归档的内容不完整,导致不少的会计档案被人为破坏和自然损坏,以至于造成企业财务信息泄密。
6.会计电算化重视账务处理却忽视管理应用就目前企业会计电算化的应用现状来看,会计电算化的使用还停留在记账、算账水平上,并没有应用到企业全面管理活动中,也可以说会计软件只是实现了它的会计功能,并没有实现它的管理预测和分析功能。
第二、改善和提高企业会计电算化应用水平的解决方法
会计电算化是一个企业走向成熟的标志,在我国,会计电算化尚未得到广泛的推广与应用。针对目前会计电算化应用中存在的问题,提出以下完善的对策:
1.强化会计电算化重要性的认识。首先,应强化企业领导支持会计电算化的自觉认识。企业领导要充分认识会计电算化的重要性,大力支持会计电算化的实施和运作。具体可采取的措施有:在本企业内部要设有专门负责会计电算化实施的主管领导,并对实施效果负责;根据本企业的实际情况和本地区的整体发展状况,制订本企业会计电算化实施的工作规划等。
2.重视复合型的会计电算化人才培养。首先,要对高等院校会计电算化专业和与财务相关的计算机专业的教学结构进行调整,对该类专业学生的培养要在计算机与财务两个方面并重,两手抓,两手都要硬。其次,在会计电算化的具体实施过程中,注重对财会人员计算机的技能培训,注重对计算机维护人员的财务知识培训,造就一大批高素质的一线应用与系统维护及能够进行二次开发应用的会计电算化人才。
3.加强会计电算化环境下财务信息的安全防范。首先,要加强数据处理的控制,建立健全内部控制。从软件开发和维护控制、硬件管理和维护控制、组织机构和人员的管理和控制、系统操作的管理和控制、文档资料的管理和控制、计算机病毒的预防和消除等各个方面建立一整套制度,并保证措施能落到实处。
4.建立通用、统一的财务软件协议。首先,应建立一个通用、统一的财务软件协议。在该协议中应明确规定相同的数据接口或者规定公共的转换接口,提高数据的标准接口技术,比如输入、输出数据库名称、格式、类型、字段名称等,从而实现不同的数据可以相互转换,进而被识别和接受,能够在不同软件系统下直接使用。
5.抓好会计电算化环境下的基础管理工作。首先,实施会计电算化的企业必须建立严格的内部管理制度,制定岗位责任管理制度、操作管理制度、维护管理制度、机房管理制度、档案管理制度、财务管理制度和计算机病毒的防治等制度;其次,要做好财务信息档案管理工作,包括数据输入输出的管理、备份数据的管理、存档数据的管理和保密规程等方面。
6.改善和提高会计软件功能。要真正充分发挥会计电算化的优势,为单位管理服务,必须将其纳入管理信息系统,提高会计软件功能,向企业全面管理方向过渡。
第三、对企业会计电算化应用与发展趋势的展望
关键词:管理会计;制度安排;战略;机构设置
1995年,暨南大学管理会计课题组就我国管理会计应用情况作了问卷调查,得出结论:管理会计推广应用成效不大。在1997年《会计研究》杂志先后发表了18篇论文,较为全面地介绍、分析了我国管理会计的现状及问题,这些论文的结论:其一,我国管理会计的应用状况较以前虽有进步,但是应用现状与实际需要还很不适应;其二,我国管理会计应用状况与企业规模、经营状况有一定相关性。Cohen和Paquette(1991),IMA和Ernst & Young(2003)等所做的种种调查表明,创新管理会计方法并没有得到普遍应用。我国学者如林文雄、吴安妮(1998)、石胜永(2003)等人的调查则表明,即便是传统管理会计的技术和方法在我国企业中的应用也不普遍,更不用说创新的技术和方法了。
管理会计的应用状况令人失望的原因除了“管理会计运用的动力机制(胡玉明,2004)”外,更直接的一点恐怕就是有赖于付出巨大努力去探索运用管理会计制度安排的具体形式。可以把一个企业类比为一个人,那么企业战略体现为企业的智商,企业文化是它的灵魂,而企业结构就是它的肌体,三者共同构成一个高级生命体,三者必须互相适应和互相促进,缺一不可。管理会计的本质是战略量化的过程和实现描述工具(吴正杰,2004)。由此,管理会计的推广应用要跨过两道“坎”:企业文化和结构。
一、第一道“坎”――企业文化
在现代企业管理中,文化力的作用已越来越为人们所认识,正是企业文化这一因素导致了一些杰出企业的成功。文化是人类在认识和改造客观世界与主观世界的长期历史过程中形成的价值观念(view of value)、道德准则(moral standards)与行为取向(behavioral orientation)。施恩(Edgar Schein)在《组织文化和领导力》中的定义:企业文化就是企业中的人在解决适应环境和内部团结问题时习得的、成体系的一系列基本预设。企业文化是以形成最佳的经营管理机制为目的,以人为管理的主体,以企业精神的共识为核心,以群体行为为基础的企业管理学说。企业文化是企业的灵魂,它决定着企业内在凝聚力的大小,因此它是战略形成和实现的环境。
管理会计的运用离不开企业良好的文化环境。企业文化建设是充分发挥管理会计功能的必要条件。其一,战略决策的科学化必须以民主化为基础,民主制度安排是企业文化的重要部分。从纵向看,战略制定与实施是集团公司高层主管、总部各职能部门主管、事业部及下属各子公司或分厂多位一体的管理过程,这一过程是将众多个人的意识转换为一个集体的意识,使这些人能够在集体中联合行动,使员工形成一种惯性的思考和行为,变成群体意识。知识和精神在共享的时候是能够聚拢增加的,人是作为企业中最关键的资源;从横向看,各职能战略相配合,循着公司的发展阶段与发展方向来体现各职能战略的主次,战略意识要渗透到横向职能的各个层次,并最终由总部负责协调,这一过程是为了决策效率和行使强制性权力而建立权威,同时又约束其不滥用权力。其二,战略管理必须确立广大员工的主体地位,树立人本管理理念,企业文化的原则是人的价值高于物的价值。文化是在组织意识基础上的个人自由和个性。文化的内在约束,是建立在治心和人的全面发展基础上的。比如蒙牛的“财散人聚”,天津港的“快乐也是生产力”。企业文化就是要提高员工对企业的满意度,提高员工的快乐指数和幸福指数。以人为本的制度安排是企业文化的重要部分。战略预算是公司治理结构下的游戏规则,它是一种与企业战略相配合的战略保障体系,是与整个公司业务流、资金流、信息流以及人力资源流的要求相一致的经营指标体系。战略预算是与日常经营管理过程相渗透的行为规范与标准体系,也是与期终总结相关的业绩评价与奖惩体系。战略预算本身并不是最终目的,更多的是充当一种在公司战略与经营绩效之间联系的工具。战略预算体系在分配资源的基础上,主要用于衡量与监控企业及各部门的经营绩效,以确保最终实现公司的战略目标。其三,职业道德是现实商业生活的一部分,并且将一直如此。归根到底,管理会计的功能(function)是行为功能(behavioral function)。管理会计的职业道德标准是指在会计职业活动中应遵循的,体现会计职业特征、调整会计职业关系和行为的准则和标准,它的核心是为会计信息使用者服务。康德(Immanuel Kant)曾说过:无规则即是无理性。在今天的竞争环境里,管理会计人员必须具有战略性创造思维。作为专业人士,管理会计人员对自己、同事和组织负有义务,应该遵循较高的道德行为标准。由于这种义务,所以必须设计管理会计职业道德标准。管理会计职业道德标准应分层设计:第一层是基本标准设计,即组织的管理会计人员普遍遵守的共性的会计职业道德要求。第二层是具体的、可操作性的工作要求设计。
二、第二道“坎”――企业结构
企业要拥有并执行正确的战略,除了要有优秀的企业文化制度安排作保证,还必须有健康运行的企业结构制度安排。在这里,企业结构是指企业作为一个系统的结构,是企业内部所有关系的总和,企业结构包括治理结构、组织结构和业务流程三个方面。企业结构决定着企业的运行效率,从根本上决定着企业战略的实现。
企业结构是运用管理会计的基础,是充分发挥管理会计功能的必要条件。其一,治理结构(governance structure)是公司权力机关的设置、运行及权力机关之间的法权关系。它是一种契约制度下的权力安排,它通过一定的治理手段,合理配置剩余索取权和控制权,形成科学的自我约束机制和相互制衡机制,以协调利益相关者(stakeholder)之间的利益和权力关系,促进他们长期合作,保证企业的战略决策效率,决定着企业战略决策的科学性和决策水平。戴顿(Kenneth N.Dayton,1984)认为公司治理规定了整个公司运作的基本网络框架。牛津大学学者契科尔(R.I.Tricker)认为公司治理是确保公司运营处于正确的轨道上。其二,组织结构决定着企业战略决策执行的及时性和有效性。“所谓组织,并非起先就已造好的一台精密且硬性的机器,而是人们通过不断解决种种决策问题创出的软性系统(soft system)(藤田恒夫,1992)”。企业战略影响组织结构的制度安排(Chandler,1962)。一个企业处在不同的生命周期,其战略目标是不同的,因而相应的组织形式应该是不同的。企业组织形式的制度安排要适应战略的需要。在市场起步期,企业组织结构首先需要满足争夺市场份额的要求,需要强化现有的技术部门和市场开发部门;到了快速增长期,组织结构则需要满足保持现有的市场份额和争夺新的、更高端市场的需求,需要突出开发新的技术、新产品,提高市场营销和成本控制功能;到了成熟期,组织结构则需要在进一步提升上述各种能力的基础上,更加满足开发现有客户潜在价值和强化对客户深层次服务的能力,以客户群体为导向的组织形式更为有效。英国著名会计学家霍普伍德(Hopwood,1983)精辟地指出,离开广阔的组织背景,管理会计不可能被理解。“管理会计可以被看作是使各种各样的组织结构内的沟通、激励和业绩评价最为便利的信息支持系统(A.阿特金森,1995)”。管理会计机构内生于企业的组织结构,管理会计机构设置依赖于企业组织设置。管理会计人员是重要的战略成员,能够为企业成功做出巨大贡献,因此他们必须是一定岗位上训练有素的专业人员。职务设计是管理人员有计划地安排工作责任和职责,并且说明如何履行工作,以实现组织的目标。这里设计管理会计的职位包括管理会计总部职位:管理会计经理、经理助理等;职能工作组职位:项目管理会计主管、主管助理、管理会计信息员等职位。管理会计职务设计最终的成果是形成职务说明书。管理会计机构的运作包括:领导、协调、控制、激励等。其三,业务流程的通畅是企业结构关系合理性的综合体现,是企业战略实现的最基本元素。业务流程的制度安排是企业运用管理会计的基础保证。哈林顿(H.James Harrington)的业务流程改进(BPI)和哈默(Michael Hammer)的业务流程再造(BPR)与战略理念联系紧密,既是战略实施的手段,又是最新式、最有效力和具有操作性的组织创新的工具。
现代管理理论自诞生以来,从把人当成“经济人”的科学管理理论,到把人当成“社会人”的行为科学理论,再到重视人的作用的“复杂人”的组织文化理论等,都在强调管理实践中的某一重要方面。管理会计是管理理论发展的表现和产物。管理会计的理论一直以来没有得到企业界的广泛应用,如何把管理会计从“纸上谈兵”到广泛应用是时下会计界的紧迫任务之一。总之,企业文化和结构方面相关的制度建设是企业推广管理会计必须跨越的两道“坎”。诸多迹象表明,管理实践开始要求人们必须去探索运用管理会计制度安排的具体形式。
参考文献:
1、胡玉明.管理会计的特性及其实践管见[J].财会通讯,2004(4).
2、吴正杰.试论管理会计的本质及应用研究的方向[J].财会通讯(学术),2004(8).
3、吴正杰.管理会计惯例与方法整合系统的构建[J].财会月刊(理论),2007(4).