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1.较强的礼貌性
在国际间的经济业务贸易中,难免会出现业务纠纷和摩擦的情况,所以,要想有效的处理经济业务,减少贸易纠纷和摩擦,就应该要对此类问题进行礼貌性的处理。因此,相关部门在写外贸英语函电的时候,无论是要表达何种的意见,都要注意好自己书写内容的语气,不管是要向对方索赔、抱怨还是拒绝接受对方的某种观念,都要采用礼貌性的语言,注意语气的温和性。同时,书信的措辞一定要心平气和、力求表达客气的态度,语气要尽量委婉,要尽可能的减少在书信中使用带有直接命令性的语言。只有这样,才能保证写出的书信既能够充分的将自己的观念表达出来,还可以通过温和的语言表现出对对方人格的尊重与利益的关系。对此,可以采用以下几种句式:一是,采用被动式的语句。在对同一件事进行叙述时,不同的语气会表达出不同的感觉,如果使用主动式的语句,会让对方有一种被谴责的感觉;但是如果使用被动式的语句,则可以起到缓和语气的作用,让对方能够有被尊重的感觉。二是,使用肯定式的语句。在对同一件事进行叙述时,如果过多的出现带有否定性的词语,则会让对方有不愉快的感觉;但是如果将其改为肯定式的语气,则会很容易的让对方感觉到好感。三是,采用过去时与进行时的英语语法。在英语中,有一些词语是可以用来表示人的态度的,例如,hope,want,wonder,think等此类的单词。这些单词的过去时具有试探的态度,可以将写作者的建议、劝告等于语言行为表达出来,其表达方式比现在进行时更加委婉。并且,此类成语的进行时能够也具有委婉表达态度的性质,其表达方式比一般进行时更加的客气。
2.采用准确平实的表达方法
在对外贸英语函电进行书写时,人们往往会使用可以明确表达个人态度、语句通顺流畅、逻辑关系明朗的方法来表达,例如,inorderto,asaresult等类型的词语来表达上下文之间的逻辑关系。同时,人们在书写此类函电时,对语言的简洁性也十分的注意,特别是在发送传真时。这样,一些比较常用的概念就会经常被书写者利用词组的形式来表现,从而明确的表达出自己的观念,例如cashwithorder,primaryindustry等类型的词组。此外,外贸英语函电具有的准确平实的表发方法的特点,在其用词的正确性方面也有着明显的体现。因为,外贸英语函电的主要作用是传递商业上的信息,将商务的事实全面的陈述出来,并且与企业的经济利益息息相关。所以,在书写函电时一定要注意词语的选择,尽可能的少使用那些十分华丽的辞藻,应该选择十分正规、具有较强表现力的法律性词语。
3.具有行业性特点
与其他类型英语相比,外贸英语函电带有一种独特性的行业性质,很多用于函电书写的日常英语词语都会在函电中被赋予新的意义。因此,要想对函电中运用的英语的意义和含义有一个充分全面的了解,其研究者则必须要具备商务理论和实务两方面的专业知识。相对于用于其他领域中的英语,外贸函电英语在书写时的几个词汇的特点是与普通英语不相同的,例如,order的意思不是“命令”而是“订单”;offer的意思不是“提供”,而是“报盘”;againsrt的意思不是“反对”,而是“用什么东西来交换”。面对此种情况,要想深入的理解函电中每个英文单词的具体含义,不能只是单纯的更改词汇在普通英语语境中的意思,而是要将其与函电所要表示的内容以及商务实务相结合,从而充分掌握其内涵。
二、外贸英语函电的应用
伴随信息、多媒体和网络技术的不断发展,人类社会也迈入了信息时代。在二十一世纪,人们已经逐渐的弃掉了信函在业务沟通中占据的主导地位,互联网、传真、电子邮件等传播速度快、成本低等新型交流方式成为了当今时代信息传播的主流技术。虽然当今时代,新型通信手段占据了当前信息传播的主导地位,但是从信息的传播内容和传播形式方面来看,无论是信息的基本格式,还是其表达的内容和方式,都没有发生根本上的变化。由此可以看出,信息时代只是将信函式的信息传播手段变为了网络式的传播方式,国际贸易的业务交流也随之变得更加便利。特别是电商的出现和发展,更是为我国的进出口贸易提供了便捷的交易渠道,使得经济一体化的世界经济格局逐渐形成。伴随这一经济格局的出现,国际间的商务贸易合作也愈发的强烈起来,自我国进入世贸组织后,我国企业同其他成员国之间的商业经济往来也逐渐增多。作为当今社会国际间贸易交流的重要手段,外贸英语函电的社会地位也随着国际间贸易的发展而不断的提升,并逐渐成为国际间商务贸易交流的重要组成内容,在贯穿于商务贸易的各个环节之中。无论企业间建立良好的业务交流关系、达成交易,还是对合同的执行以及在执行过程中发生的矛盾和纠纷,都需要利用函电来沟通和解决,这也使得国际贸易被称为单据贸易。另外,国际贸易在对实务进行操作时,其字各个贸易环节中进行的函电交往,都是其商务交流重要的法律依据,当出现贸易纠纷时,这些函电内容将成为解决纠纷的关键点,会对纠纷的结果产生重要的影响。
三、结语
(1)以英语为外贸交流媒介。商务英语函电是以英语为交流媒介进行外贸信息传递一种商务信函。在外贸活动中所使用的英语语言表达既正式又言简意赅,既专业又得体。
(2)与国际贸易息息相关。商务英语函电与国际贸易、国际贸易实务课程等紧密相联,而且在国际贸易活动中的询盘、报盘、还盘、下单、签订合同、货物运输等被广泛地运用。所以一个合格的国际贸易从业人员应该系统扎实地掌握国际贸易的专业知识。
商务英语函电在外贸活动中的问题和解决方法
近年来,随着我国与世界各国贸易活动日渐频繁和复杂,外经贸人才实现有效业务沟通的实际能力已成为许多外贸企业考查职员和招聘新人的标准之一。以下笔者结合自身的外贸实践活动对外贸业务工作中常出现的问题及应对方法作了如下归纳:
(1)外贸业务工作中常存在的问题
1)预算与实际相差较大。做贸易前一定要计算好一切费用,选好贸易术语,最后再签定合同。但如果是刚接触外贸行业,很容易在还没有调查进口商所在地市场的情况下,就先去工厂进货了。如果工厂角色也没有做好预算,草草就签订了合同,那么可能出口商和工厂都会亏损。2)填单信息错误。对于外贸业务新手,刚开始由于没有接触过各种单据,所以在填单据的时候会感觉很麻烦。再加上好多单据也有相同的部分,如果没有掌握各种单据的填写方法,容易在制单中出现疏漏。等得到订单之后,才发现生产单与客户感兴趣的产品订单有出入,达不到客户的要求,量小的话,客户会直接扣款。量大的话,客户会全部将货物退回来。最终由于制单引起的问题,所有的一切费用和损失都将由卖方自己承担。3)产品的验货与出货问题。在大货快要完成的时候,有些客户需要验货。有的是验尾期,有的是中期和尾期都要验。验货人员都会很仔细、很专业,任何一个小问题都会挑出来,很多都是大货的时候外贸业务员说的问题他们都还会再犯,以致验货不通过,然后拿回去返工,再申请验货,直到验货通过为止才能出货,但是这期间的时间绝对不能超过出货的时间,所以说有些时候碰到很多在验货时发现的生产问题,验货一直不通过的话也会很棘手,因为到时出货都是问题,出不了货的话,就要被扣款。
(2)解决方法
1)专业知识要过硬。商务英语函电的专业知识是外贸业务人员从事外贸工作的必备基础,再加上外贸工作的高风险,这就迫切要求外贸工作者必须熟练地掌握好商务英语函电专业知识。在打好外贸业务知识的基础上,通过不断强化实践练习来提高学生的动手操作能力。