电子档案精选(九篇)

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第1篇：电子档案范文

1传统的档案工作以纸质文件材料为工作对象，而应用计算机后，电子文件取代了以往的文字材料，它是由拟稿者直接写在磁盘上，并在磁盘上进行修改，一经形成后，马上存贮到办公信息数据中，由档案人员、技术人员所共享。这就使得文件与档案之间不再有明显的界限。纸质档案的管理工作经过长期实践，已总结出一套工作流程及方法、原则，如文件的立卷归档制度。文件的归档立卷工作是档案工作流程的起点，也是文书工作和档案工作的结合点，文件形成后，由文书部门收集立卷后，交档案部门管理，一般一年归档一次。而电子文件随时产生，随时更改，存贮在计算机磁盘或光盘中。因此，它对计算机有很强的依赖性。如果归档，必须以磁盘或光盘的形式移交，归档范围也不能只是“办理完毕，具有保存价值”的文件，还应包括该文件的读取软件甚至操作系统。

2由于电子文件信息与载体的可分离性，档案实体分类也可能将被概念分类整理所取代，因为实体分类的结果只能体现一种属性联系，这种单线排列的方式是手工操作管理档案的需要，但在当今电子文件的环境中，文件的形式特征和内容特征均发生了变化，电子文件可以通过计算机系统进行迅速、有效、多角度的整序，不再需要对它进行象纸质文件那样的分类整理。不同的用户可以根据不同的需要，利用办公自动化系统对电子文件进行自由组合分类。

3由于电子文件的保存价值同时取决于其自身价值和可读性，其鉴定的方法、内容、标准均将发生变化，原有的档案价值理论分析范围也将扩大，要分析电子文件的读取软件甚至操作系统。根据传统的档案价值鉴定理论，文件应根据其凭证价值和参考价值确定保管期限，而电子文件一方面由于制作方便，将产生比以往更多的文件，另一方面由于用户的需要，信息和数据不断地修改和补充，因此很难划定固定的保管期限，况且目前电子文件的凭证价值尚无法律保证。因此，其鉴定、管理方法亦无定论。此外，由于电子文件信息载体的特殊性，其保管方法、要求以及检索和对外利用等方面也与纸质文件有许多不同之处。

二、电子文件定义及其特点综述

所谓电子文件是指人们在社会活动中形成的，以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料。它主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等等。与纸质文件比较，电子文件有以下几个特点：1电子文件不再是直观的纸质文件，它需要借助现代办公设备才能阅读利用；2电子文件可以直接由计算机等现代办公设备迅速地处理和传递；3电子文件的利用是可共享的，也不再受时间和距离的影响；4电子文件的保存条件和环境要求与纸质档案不同，它对保存场地的面积要求不高，而对环境的温湿度、防磁性等条件的要求很高。

三、电子文件对档案学理论的影响

1对档案本质属性的影响

原始记录性是档案的本质属性。这种原始记录性一方面表现在档案的内容上，另一方面表现在档案的形式上，如当事人的亲笔手稿、领导者的亲笔签署等，都表现出真实的原始性。也正是档案的原始记录性，才使得档案区别于图书、情报、资料等其它信息，而具有法律凭证的作用。在办公自动化系统中，电子文件从起草、修改到印发都在计算机上进行，它便于修改、便于复制的特性，使得最能体现档案原始记录性的内容与形式特征不复存在。电子文件是计算机文字处理系统中的最后一个文本，没有草稿与印稿的区别，也没有正本与副本的差异，甚至文件与档案之间很难划定一条人为的界限。人们可以在机器上随时方便地复制电子文件，这样文件是档案的前身，档案是由文件有条件地转化而来这一档案概念就变得难以理解。电子文件的原始记录性和凭证作用如何确定电子文件能否作为档案是否具有法律凭证作用等等，便成为档案界的一系列新课题。这些课题是电子文件能否转化为档案的关键，也是赋予档案本质属性新的内涵的客观需要。

2对档案来源原则的影响

来源原则包括两个方面：从外部来看是尊重全宗，从内部来看是尊重原始顺序。目前，随着大量电子文件的产生，后者愈益受到普遍关注。传统的观点认为源于来源原则的档案检索系统必须一律建立在文件形成者或信息提供者的组织机构及其文件的基础上。只有根据其来源，从形成者的法律责任和行政管理的角度看问题，才能正确整理和理解档案文件。而电子文件在形成过程中，不再严格对应于现存的机关、组织、机构这一现象而产生，人们可以根据需要随时对文件信息复制、修改和重新组合、打乱或破坏文件的本来顺序。因此，要确定档案的来源，不可仅局限于寻找一个恰切的定义，或仅要求完整地保护全宗与文件系列，按照原始顺序进行整理等，而必须正确说明档案的原始联系，了解在整个生命周期中文件组合的变化，应随着客观实际的变化，丰富和发展来源原则。

3对档案学理论研究内容的影响

档案学理论研究的内容是由研究对象所决定的。以往的档案学理论研究是以纸质档案为主要对象，电子文件出现以后，档案工作的对象发生了变化，其理论研究的对象自然也就发生了变化。原有的一些定论、模式将被重新审视，原有的管理思想、管理原则将得到更新和补充，原有的档案学科体系也将得到充实和完善。所有这些研究课题都应围绕电子文件来开展。如电子文件的整理排序技术、信息安全保护技术、计算机病毒防治技术等等，都将成为档案学理论研究必不可少的内容。

四、档案界所应采取的对策

1做好归档电子文件的技术处理工作，实施电子文件管理战略。新型文件材料的归档势在必行，这就要求档案工作者必须深入到现行文件工作领域，对产生的大量电子文件的接收、处置乃至存储工作进行指导，保护电子文件的原始信息，了解文件信息重新组合的来龙去脉。也就是说，通过采取技术处理，将已归档的电子文件改为“只读性”文件，即只能读不能写的不可更改的文件，从而识别和保护电子文件的原始结构，保证电子文件的可靠性，使之与纸质文件一样发挥社会效用。

2解决好电子文件的保存问题。以化学磁性材料为载体的电子文件，从理论上讲能够长期保存，因为它的信息读出是无接触式的，不存在磨损。电子文件记录在介质层上的信息被密封在塑料保护层内，不怕外界磁场的影响，不会直接受到空气中的灰尘、水份及有害气体的侵害。但是，由于电子文件形成的时间短，缺乏实际贮存的验证，所以，电子文件中原始信息的长期保存问题是有待档案工作者进行深入研究和探讨的重要课题。目前，对于长久保存的电子文件，需要定期进行复制，以防止信息损失。

第2篇：电子档案范文

关键词：电子档案；管理；利用

随着信息技术的快速发展，档案管理的电子化程度虽然已有所提高，但是在电子档案的归档工作中仍然存在着许多问题。加强和做好电子档案管理的目的，就是为了更准确、更完整、更可靠地利用电子档案。本文主要就如何做好电了档案管理工作进行了认真探讨。分析了电子档案的主要利用途径，指出了做好电子档案管理的若干措施。

1 电子档案使用的主要途径和管理优势

电子档案具有快捷、方便的特点，电子档案实现了办公自动化、无纸化的目标。节省了占地空间和纸质费用，查阅起来极为方便迅速。然而，电子档案的利用必须建立在相对应的信息技术基础之上，而且还需要发挥管理的软功能才能充分展示其优越性。其途径主要有三种：提供拷贝、通信传输和直接利用。

1、提供拷贝。拷贝是电子档案使用的第一途径，目的是向使用者提供档案的原始材料，确保其使用过程中的权威性。除此之外，对于档案信息也能够随时随地的进行查询。档案信息电子化，信息成果可无限的复制、拷贝，档案的资料一旦保存到计算机网络上，就可以根据需要拷出数据对其进行多次备份，既方便又快捷，提高办事效率。

2、通信传输。通信传输是电子档案在使用中的一重要方式。可以解决使用者无法到达档案所在地的难题，即用网络传输电子档案，在档案进入到互联网的共享环境的时候，在一个地方需要提取档案时就可以直接上网进行搜索提取，能随时随地的进行查询，而不需要回到储存档案的原单位提档，节省了查阅档案者的时间，也避免了反复印制资料而造成的纸张和人员浪费。

3、直接利用。直接利用是指利用电脑，在档案部门网络上可以直接查询相关资料。便于查找，在进行电子档案的查找的时候只要在互联网上输入有关个人档案的关键字就会出来相关的所有档案资料，再根据进一步的搜索找到自己需要的所有资料，整个过程只需要输入查找条件的几个关键字即可，方便快捷，节省时间。

2 加强电子档案管理的重要意义

电子档案对于大部分的单位来说，电子档案的数量呈现逐年递增的现象，所以加强对电子档案的管理意义重大。做好电子档案的管理，从理念上说，要求我们必须完成由传统的管理模式向现代化管理模式的转变。

1、加强电子档案管理，有利于提高工作效率。电子档案的形成为档案工作提供了自动化、系统化的管理手段，提高了档案管理工作效率，目的是为使用者提供，便捷高效的服务，电子档案的产生，使计算机先进技术在档案管理工作中的作用发挥得更充分。档案人员可通过简单的操作进行查询和利用，从传统的手工编目和查询及繁重的编研信息收集等方面的工作中解放出来，并且在档案进入到互联网的共享环境的时候，在一个地方需要提取档案时就可以直接上网进行搜索提取，而不需要回到储存档案的原单位提档，既方便又快捷，提高办事效率。

2、加强电子档案管理，有利于节省人力物力。传统的档案管理工作中，档案管理人员需要手工进行各个档案的整理，工作量大且效率不高，然而，计算机及其网络的出现，档案管理人员只需把档案以数字化形式共享到网络平台，这样便可以方便快速的查找资料，不但为归档提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途径，免除了立卷归档、检索查找的困难，减轻了工作人员的劳动强度，提高了归档质量和检索速度，有利于节省大量的人力物力。这将会推动档案事业的发展，使档案管理再上一个新台阶。

3、加强电子档案管理，有利于提高服务质量满足多样化需求。随着网络信息和市场经济的飞快发展，越来越多的使用者对档案的多样性提出了要求，他们不但要看文字资料、图像、视频。更要看原始图纸、原始材料，而传统的档案管理已无法满足这一需求。而电子档案能把大量的原始材料集中保存在计算机存储介质中，通过互联网进行传播，这可以使得用户在查阅时可以实现对海量信息的快速筛选。能够快速、及时地满足单位行使各项职能时对文件、档案信息的需求，从而为社会提供更好、更优质的服务。

3 做好电子档案管理和利用的主要措施

由于电子档案的数目非常庞大，有着复杂的种类，并且载体也存在着一定的不稳定性。因此，在存储电子档案时，经常会由于各种原因，会对电子档案的利用产生一定的影响，导致利用工作的复杂性。因此，加强电子档案的利用管理是十分重要的工作。

1、建立档案利用制度，合理利用档案资源。建立电子档案管理系统，保证档案的真实性，由于电子化信息化手段的应用，档案资料大多可以通过扫描等手段进行数字化处理，因此要建立电子档案审批制度，所有人员需要查阅电子档案时，必须获得档案主管领导的审批，才能进行查阅拷贝。还要建立档案利用管理制度，必须靠制度约束，使制度变成归档人员的自觉行动。档案管理部门可利用网络技术对数据进行即时更新，解决信息报送不及时问题，使档案收集更为及时，更好的满足电子档案利用者的需求，真正实现档案管理信息化、便捷化。

2、建立档案保密制度 ，规范档案利用方式。电子档案与传统档案的利用方式不同，其泄密的途径和渠道也更加多样化，设定电子档案密级，设置访问权限。电子档案密级设定的主要目的在于将用户的权限与相应级别的电子档案相连系，电子档案的利用不能够无原则，应该根据利用者的情况而定，并且根据电子档案内容的密级层次进行有效管理。一般情况下，对内容不是完全开放的电子档案，不提供拷贝的方式使用。采用网络方式提供利用时，有密级的信息内容应进行加密处理，并对所使用的“密钥”进行定期或不定期的更改，保证电子档案的保密性和安全性。

3、加强档案人员管理，提高档案保护意识。电子档案由于提供方式的多样化与所依赖技术的多重化，导致了利用工作的复杂化。因此，必须加强对档案管理工作人员的专业素质进行培养，使他们的能力得到提升。从思想上认识到档案管理工作的重要性，从技术上确保档案管理工作的安全性，达到既能使电子档案信息最大限度的被利用，又能使这些资源得到可靠、安全、有效的保护。总之，必须提高电子文件的制作者和管理人员的责任心，使他们养成忠于职守、认真负责、精益求精的工作态度，这是保证电子文件原始性、真实性的根本措施。只有工作人员的专业素质得到提升，档案信息管理工作才能得到保证。

4 小结

随着信息技术和网络技术的蓬勃发展，网络技术的广泛利用会产生越来越多的电子档案。电子档案的归档、保管与利用，是一项极其重要而复杂的工作。为了适应电子档案工作需要和档案事业发展，电子档案的管理与利用着眼点要高，档案工作人员的综合素质与专业技能占据着十分重要的位置。电子档案的归档、保管与利用，是一项极其重要而复杂的工作。要符合本单位的客观实际，顺应其规律，加强科学管理，确保电子档案能够安全可靠地处于可准确提供利用的状态，更加利于实现档案信息资源的合理配置、科学管理，从而为社会提供更好、更优质的服务，使其在社会生活中发挥更大的作用。

第3篇：电子档案范文

（一）电子文件的概念及种类

电子文件是以代码形式记录于磁带、磁盘和光盘等载体，依赖计算机系统存取并可在通信网络上传输的文件。

电子文件具有两个基本特征：一是电子文件是由电子计算机生成和处理的，其信息是以二进制数字代码的形式记录和表示的，所以也称“数字文件”；二是电子文件具有文件的各种属性，具有特定的用途和效力。

电子文件按着不同的分类方法可分成不同的类型。

1.按电子文件信息存在形式分类，可分为文本文件、数据文件、图形文件、影像文件、声音文件等。

2.按文件功能分类，可分为主文件、辅文件、和工具性文件。主文件是指表达作者意图，行使职能的文件；支持性文件是指生成和运行主文件的软件；辅、工具性文件是指在制作、查找主文件过程中起辅助、工具作用的文件。

3.按文件生成方式分类，可分为计算机系统中直接生成的原始文件和将纸质或其他载体文件重新录入生成的转换文件。

（二）电子文件的保护

电子文件的保护包括电子文件载体保护和电子文件信息保护两个方面。

1.电子文件载体的保护

电子文件是由磁性载体和光盘承载的。保护电子文件载体要求做到以下几点：一是库房温湿度应控制在17°到20°之间，相对湿度应控制在35%到45%之间，以避免磁性载体粘合层脱落，光盘变形以及记录信息丢失等；二是防止灰尘、光线和有害气体，以避免盘基在老化、变质、损坏、磁粉脱落以及产生色斑等；三是、防止外来磁场破坏记录信息，影响读出效果；四是防止机械磨损和强烈震动，避免载体划伤、弯折和纪律信息的损坏。

2.电子文件的保护

电子文件的保护一般采取以下几项技术措施：

（1）保障计算机信息系统的安全。（2）信息加密技术。（3）签署技术。（4）身份验证技术。（5）消息认证技术。（6）防火墙技术。（7）仿写技术。（8）信息备份技术。（9）防治计算机病毒。

二、电子档案的保护

电子档案是具有保护价值的，已归档的电子文件及相应的支持软件、参数和其他相关数据。对电子档案的保护应依据其特性进行保存与维护，从以下几个方面来保证电子档案的安全可靠，使电子档案能够长期处于可理解，可准确提供利用的状态。

（一）保证电子档案的可用性

1.电子档案载体的保存环境要求

一般情况下，电子档案是以脱机方式存储在磁、光介质上，所以要建立一个适合于磁、光介质保存的环境，诸如温度的控制，存放载体的柜、架及库房应达到的有关标准的要求，载体应直立排放、并满足避光、防尘、防变形的要求，远离强磁场和有害气体等。

2.电子档案载体的检测与维护

为确保电子档案信息的可靠性和完整性，应每年对电子档案检测一次。主要检测载体表面是否损坏、变形，有无霉斑，并在相应的计算机设备控制下，对载体上的信息进行读取校验，以确定是否需要从新或更新。存贮在磁性载体上的电子档案，应每4年拷贝一次，且原载体继续保留。

3.建立电子档案维护管理的信息文档

对于电子档案的检测与维护，必须进行严格的控制与管理，以免因操作失误而造成难以弥补的损失，为此必须建立电子档案维护管理信息文档，并由工作人员就电子档案的检测、维护、拷贝等操作过程进行记录。

（二）保证电子档案的可存取性

由于归档后的电子档案，大都是在不同计算机系统上形成的，其内容个事的编排也不尽一致。这种的技术和形式上的差异，必然会带来在电子档案需要进行恢复与还原时，所采用的技术方法上的不同。因此，为了对电子档案在利用中得以准确、完整并以人们理解的方式进行显示，就必须将所有与之有关的技术、数据结构定义及所用的软硬件平台等加以保存，以保证电子档案的可存取性。

（三）保证电子档案的可理解性

为使电子档案的可理解性，就需要保存与其内容相关的信息。这些信息应包括：相关的其他文件系列名称、存储位置及相互关系；对电子档案内容中所引用的其他未被存贮的参考资料出处；在自然语言中不常用的词语解释；必要的与电子档案内容相关的背景信息注释等。

（四）电子档案保存在电子文件阶段的要求

电子文件的生命周期包括设计、形成和使用三个阶段。为了使具有档案价值的电子文件真实可靠，且适合保存，有关保存和归档要求应在电子文件的设计阶段作出，随后的一切相应措施也应在电子文件的形成和使用阶段采取。

1.设计阶段。电子文件的设计阶段，必须根据电子文件归档后形成电子档案的保存要求提出计划。计算应明确保存电子文件所依靠的技术，规定归档的需求及保管期限。以便所设计的电子文件与系统能被有效地保存。

2.形成阶段。为严格履行电子文件归档功能，在形成阶段应对电子文件形成进行监督，已落实设计阶段提出的要求。若档案部门未参与设计阶段，则必须在形成阶段对保管问题加以解决。若在形成阶段，遇到设计阶段没有预计到的保管问题时，档案人员应及时采取措施，对系统进行改进或变更。

第4篇：电子档案范文

关键词：影响电子档案;安全管理;因素

Abstract: Although the electronic archives in our country has not fresh things, archives workers to have more in-depth research, its characteristics are discussed, but the majority of Chinese organizations in the security management of electronic archives, archives still adopt traditional protection method, its main goal to protect electronic archives of physicochemical properties, as long as the protective carrier nondestructive would protect information integrity, so regardless of its object of protection, technical method or guiding ideology has simple obvious. Through the analysis of China adopts the archival measures, safety management measures of traditional mainly there are five limitations: blindness, non-systematic, low efficiency, passivity and lack of system. The existing limitation and can not guarantee that the electronic archives led the information technology security.

Keywords: influence of electronic archives; safety management; factors

中国分类号：TK-9 文献标识码：A 文章标号：2095-2104（2012）03-0001-02

第一章 与安全管理相关的其他概念

电子档案安全管理是新时期档案工作的重要任务。保管和保护好电子文件必须从两个方面着手：一方面，要从电子档案管理物理载体出发，着重保护电子档案的原始性；另一方面，要在电子档案管理的手段上狠下功夫，力促电子档案的真实性。本论文就是对电子档案如何能够安全管理，发表个人看法。1、背景信息，指描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。2、逻辑归档，指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。3、物理归档，指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。

第二章 影响电子档案安全的因素分析

信息技术就是一柄双刃剑，在给用户带来方便的同时，也给电子档案的安全带来更多的威胁。影响电子档案信息安全的因素很多，归纳为四大类：自然因素、环境因素、人为因素和技术因素。

2.1自然因素

影响电子档案安全的自然因素主要指各种自然灾害，如雷电、水灾、火灾、台风、地震等，这些自然灾害的发生会直接威胁到共享系统中的电子档案安全。

2.2环境因素

电子档案信息的产生、存取、传播和利用等离不开计算机及网络环境，这对电子档案所依存的系统环境和网络环境的要求是非常高的，如果电子档案管理系统和网站的环境不符合要求(电源质量差，温湿度不适应，无抗静电、抗磁场干扰和无防尘、防火、防水、防雷电、防漏电、防盗窃的设施和措施等)就会影响电子档案信息的安全。

2.3人为因素

人为因素又可以分为三类：第一类是蓄意破坏。蓄意破坏是故意破坏电子档案的内容及其所依赖的载体、系统和网络环境等，以获得某种利益及达到某种目的。第二类是管理疏忽。管理疏忽包括管理人员的安全意识、保密意识、责任心不强，没有建立起相应的信息安全法律法规、标准制度等。管理疏忽是造成事故发生的最大隐患。第三类是不当操作。电子档案载体本身随着使用次数的增加，其结构性能会有一定程度的降低。

2.4技术因素

在影响电子档案信息安全的非人为因素中，技术因素不可忽视。信息技术、计算机网络技术在工作中的广泛应用，给电子档案的安全带来深刻的影响，一方面上述技术是电子档案产生的前提，为电子档案信息的管理和利用带来极大的便捷；另一方面，这些技术本身并不是十全十美，也有局限性、漏洞和缺陷，这些都为电子档案信息增加了被窃取、盗用、非法增删及破坏等方面的安全隐患。

第三章 电子档案安全管理措施

3.1载体安全保护

第一保证电子档案载体的制成材料质量过关。硬件、软件、磁盘、光盘、输入输出设备、信道信宿、其他反馈系统等都是电子档案生成、存储、传输和提供利用全过程的基础。电子档案制成材料主要有电子档案的载体用料和记录用料及相关设备用料。第二保证电子档案载体物理上的安全。这是使其能够通过电子计算机的软硬件平台，完整、准确并以人们可以理解的形式输出的前提。

3.2电子档案传统安全管理措施的局限性

电子档案传统的安全管理措施主要存在着以下五种局限性：盲目性、非系统性、低效率性、被动性和缺乏制度性。

3.2.1盲目性

作为电子档案的最终管理者，档案部门对于电子档案所处的风险没有进行更深刻的探究，没有从更深层次上发现风险发生的原因。最终在风险来临之时，不能有效地控制风险。

3.2.2非系统性

电子档案的风险往往并不是单一因素所造成的，除了内部因素外，还有外部因素。内部因素和外部因素两者相加，大大加剧了电子档案所遭遇风险的强度，而传统的电子档案保护措施，往往采取的是单一的防护措施，对于电子档案的保护会出现“头痛医头，脚痛医脚”的现象，最终还是不能避免电子档案风险的发生。

3.2.3低效率性

传统保护措施的低效效率性主要体现在对于电子档案的保护成本过高，而对于电子档案风险的防范并不能取得相应的效果，这之间不能形成一种正比关系，从而造成人力、物力、财力上的巨大浪费。

3.2.4被动性

对于可能发生的风险，由于档案工作者自身信息技术方面知识的欠缺，对信息技术发展了解不足，而维护网络设备和相关系统的技术人员又往往对电子档案的知识掌握不足，两者之间这种信息鸿沟，使电子档案在风险发生之前往往不能采取有效的措施加以预防，只待风险成为现实之后，才采取相应的措施进行补救。

3.2.5缺乏制度性

电子档案的传统保护措施缺乏制度性主要体现在两个方面，一方面电子档案的安全管理在实施过程中缺乏制度和标准的保障，在实施过程中没有具体的操作程序可以执行，档案工作者在操作过程中，存在很大的随意性，在此期间，再次发生风险的可能性增加，风险的叠加，会给电子档案带来更大的危害。另一方面国家对于电子档案安全管理缺乏相应的法律法规进行规范。以往的相关法规一般都集中在信息安全方面，但是电子档案的安全管理有其特殊性，国家在此方面的关注度不足。

第四章结束语

本文的研究最终目的就在于为档案工作者提供一种新管理思路，提高档案管理者的风险意识，提高电子档案的管理水平。在电子档案管理过程中，管理者和管理部门必须要认识到电子文件风险的客观性、不确定性、危害性，做好风险防范和应对工作，否则，如果对潜在风险的忽视，定会导致灾难性后果，形成可怕的“记忆黑洞”、“历史空白”。

电子档案管理是我们现实工作中的重中之重的关键环节，只有认真做好这项工作，我们的各项工作才有保障，我们要防患于未然，重视细小的问题，重视防范，哪怕是拔掉插头，用铁锤击碎，文件与数据也不会有任何影响。

参考文献

[1] 王萍、宋雪雁《电子档案管理基础》北京：清华大学出版社，2006年第1版 。

第5篇：电子档案范文

随着信息技术的快速发展，电子档案得到快速的发展起来，其主要是利用磁性介质及计算机磁盘来实现对档案信息资源的存储，具有通用性，而且易于保管和利用。数字档案与纸存档案存在着明显的不同，其与客观存在的档案实体具有明显的区别，数字档案是通过字节和比特方式使档案信息得以在计算机网络上进行流动，从而可以确保用户可以随时对自己所需要的档案信息进行查询和使用。

1 企业电子档案管理的优越性

在传统的档案管理工作中，主要是以手工抄写和整理的方式来完成的，工作效率十分低下，整理费时、不易保存、查阅困难，不利于档案的高效利用。为了有效的提高工作效率，将计算机网络和信息技术应用到档案管理中，不仅降低了工作人员的劳动强度，同时提高了工作效率和对档案信息的利用。主要优势表现在如下几个方面。

1.1 信息处理速度快

电子档案的工作方式主要是将相关的初始信息录入到电脑中，以文字或者图片扫描的方式都可，然后在计算机中应用设置好的程序对其进行处理。快速的实现了对档案资料的整理、统计分析以及归档等工作。降低了人工操作的失误，节省时间，提高工作效率。

1.2 查阅方便

将档案信息录入后，自动生成目录和文献检索，对档案进行自动分类整理，完成编排工作。在查阅档案信息时，只需要输入关键词，就可以快速的查阅到相关信息，省去了查找的时间。

1.3 存储稳定

传统的档案管理需要将大量的纸质档案进行存放，不仅浪费空间，还需要适宜的环境。电子档案的存储比较稳定，只需要存储在光盘、U盘或者存储卡等载体中即可，受到外界环境的影响较小，存储时间长，具有较强的稳定性。

1.4 实现了信息的高效利用

在以往的档案管理工作中，如果需要查阅档案信息，需要提取纸质档案，不仅费时，而且不利于档案的保管。电子档案的信息化，通过网络信息平台，可以实现信息共享。通过阅读权限的开通，可以对档案信息进行远程操作，提高了档案的利用效率，减少了查找和传递的繁琐。

1.5 信息补录方便

在档案管理工作中，有些档案信息需要不断的完善和补充，在传统的档案管理方式中，就需要将纸质档案拆卷后重新整理，不仅浪费时间，而且程序繁琐。在数字数电子档案管理中，只需要输入关键词，查阅到对应的档案，然后对其进行编辑即可，省时省力，提高了工作效率。

1.6 提高档案工作者的工作效率

以往的档案管理方式工作内容繁琐，任务量大，耗时耗力，档案管理者根本没有时间去学习新的业务知识，更没有精力研究对档案的利用。电子档案的高效利用将工作人员从繁重的工作中解脱出来，提高了工作效率。工作人员就可以学习更多的专业知识，提高对档案的利用效率。

2 当前我国企业电子档案管理的现状

2.1 电子档案管理普及率低

尽管计算机在国内企业中运用频繁普及度广，但大多是用在会议办公，企业部门与部门之间的沟通或者会议通知事物等方面，在企业档案管理方面运用的很少。即使有些企业运用了电子计算机技术管理档案，也仅仅限于档案目录管理很少深入应用。

2.2 对电子档案管理缺乏重视

很多企业的档案管理人员，对制作好的文件、图片打印复制完后很少想起电子保存，对文件、图片多次备份更罕见。时长日久，企业电脑中的信息不断被删除、覆盖或者修改或者由于电脑的各种故障硬盘信息数据丢失，这样档案便不完整失去了整理管理的价值。

2.3 电子档案自身存在缺陷

企业电子档案的储存方式一般是磁盘、磁性介质等方式，这些储存方式比较复杂，一旦储存介质发生损坏时很容易造成档案信息丢失、覆盖等现象。同时电子档案的安全性比较低，大部分企业电子档案没有标准统一的存放位置导致企业档案存放随意，加上电子档案的开放性，使电子档案很容易被窃取、修改或者恶意删除。

3 加强企业电子档案管理的具体措施

3.1 构建电子档案管理体系的构建

电子档案管理若在企业档案管理中普及，须企业领导充分认识电子档案的优势，对其给予高度重视并加快建立完善的企业电子档案信息化规范体系。然后，在领导的高度重视下将企业电子档案管理体系构建落到实处，使之名副其实。加快建设企业的电子档案管理，使企业档案部门的管理数字化、电子化，使各项管理、技术规范严格，使电子档案管理普及企业的各个角落。

3.2 加强电子档案的控制和管理

首先，要进行使用权限的审核。应根据各种人员设置利用级别，进行利用权限的认定，并依此向利用系统注册登录。其次，要做好拷贝的提供与回收管理。应依据使用者的需求，对其利用权限进行确认后，再进行拷贝制作。并应尽量避免把载体上存储的信息全部拷贝，应采取技术手段防止所提供拷贝的资料再复制。最后，要加强电子档案使用中的安全措施。对电子档案的信息内容，应根据密级层次进行有效管理。系统要对利用的全过程进行有效的跟踪监控，并自动生成相关记录，以作为日后查证的依据。

3.3 建立档案安全保障体系

建立健全档案安全保障体系是维护企业电子档察安全的需要，档案安全保障体系包括档案载体安全、档案信息安全、电子档案载体安全、档案信息网络安全等各个方面。随着信息技术和办公自动化的不断发展，维护电子档案安全已成为企业档案管理的重要内容。为此，企业应加强档掌安全保障体系建没，确保各项档案安全管理措施落到实处。

3.4 提高企业档案管理者的信息素质

由于电子档案管理是一项专业性极强，内容繁杂，需要通过实践积累丰富管理经验的工作，所以要避免过于频繁的人员流动，保持电子档案管理工作的长期性、延续性。其次是企业应加强对档案管理人员的培训工作，使其更好的掌握信息技术和计算机技术和，从而更好的适应企业电子档案发展的要求。

第6篇：电子档案范文

1.1 对地方电子档案立法的定量分析。笔者通过中国知网、万方数据库、百度搜索等入口检索，得到地方相关电子档案法规，并按行政区域划分对这些法规进行横向、纵向比较分析。从时间上看，我国地方电子档案立法多形成于2002年之后，其中2003年数量最多（共4个），其次是2004年、2007年、2008年和2009年（均为3个），基本都是从公布当天起开始实施。从区域分布上看，华东和中南地区法规较多，分别各占大约全国的四分之一。就通过机构和法规种类而言，本文调查到的电子档案相关法规均由省、市档案局依据中央档案法规制定。从法规的命名看，基本为办法或规定，且大多是处于试行、暂行阶段。此外，个别省市并没有单独制定电子档案法规，而是将其融合在本省档案管理条例里。

1.2 对地方电子档案法规内容的分析。目前在公布的大多数电子档案法规中，主要围绕以下几方面工作展开：电子文件移交与接收、电子文件归档、电子档案保管与使用、电子档案移交与接收。但在地方电子档案法规中，大篇幅是涉及电子文件归档内容的，比如归档中需要注意的事项、归档范围、归档方式等，还有一部分是对于电子文件的管理事项；而对电子档案内容，大部分是对电子档案移交和接收办法的规定。对于一些标题中已明确标明“电子档案管理办法”的法规，其内容中却存在大量使用“电子文件”字样的现象，在表述方法上这一点是值得商榷讨论的。

2 电子档案立法中存在的主要问题

2.1 法规体系不完善。首先，从立法层次上看，相比各地方制定的档案工作总条例，其电子档案法规数量较少，且相当一部分是属于地方档案规章的。其次，从立法内容上看：第一，各地方电子档案法规侧重点不同，一些地区是关于“电子文件归档和管理”，另外一些地区则围绕“电子档案移交与接收”，这样会造成各地区法规内容不完整。第二，在目前颁布的档案法规中，关于电子文件归档处理的规范较多，但对于文件归档后的电子档案管理和服务利用的规定较少，重点不够突出。需要注意的事项，只有两章是在规范电子档案保管和利用、移交与接收事项的。第三，部分法规中的条目过于简单，而且也没有具体款项解释说明，易造成表述上过于笼统等问题。

2.2 法制观念落后。和国外相比，我国电子档案的发展速度较慢，重视程度不够，电子档案立法进程也相对较缓慢。此外，在部分地区，就档案的法律效力而言，纸质档案仍占主导地位，大多数人并没有意识到电子档案的凭证价值，这从一定程度上也抑制了其电子档案立法工作的进程。另外，电子档案信息极易损毁或丢失，我们在使用各种国外设计生产的电子设备同时，是否经常忽略了其中的信息安全问题，由此可见我们对电子档案的法规意识确实有待提高。

2.3 后续及落实工作不完善。我国地方大部分电子档案法规自后一直处于试行或暂行期，并没有根据实际情况做相应的调整，其中试行法规6个（约占26%），暂行法规7个（约占30%）。电子档案法规只是一个开始，并不遗留在昨日文件，它需要在具体实践中去落实并不断完善，档案机构要去注意和践行。

3 建立健全地方电子档案法规的对策

3.1 构建完整的电子档案法规体系。各地方急需建立起一套完整统一的电子档案法规体系，以此来规范电子档案工作。针对立法层次的问题，对于还未制定电子档案法规的地区要尽快起草法规，并且使其公布试行以及时发现问题并修改；而对于已有相关法规的地区，由于大部分仍处于试行、暂行期，因此要加强内容的完善，使部分规章能真正健全成为地方档案法规，为其他地区立法工作总结经验、树立标杆。从立法的内容角度说，要增加对各电子档案管理环节的立法，尤其是重要的保管和利用阶段，比如建立保密措施保障信息安全，提供利用实现电子档案价值等。

3.2 增强电子档案法律意识。各地在建立和完善电子档案法规体系的基础上，要通过行政和司法手段保证法规的实施，使电子档案真正具有与纸质档案一样的法律证据效力，而且这一价值也要在立法中明确体现。也要注重法规在各自行政管辖区的宣传和推广，使法规真正走到人民群众中。可以通过地方电子政务平台公开，也可结合当下的智能移动终端进行宣传。法规在公开试行期，可以开放公众交流平台，广泛收集群众关于立法意见，及时调整，完善立法工作。

3.3 加强立法的自主性和特色。在遵循国家统一立法的同时，地方电子档案立法也要有所补充和发展。相比西方国家，我国地方立法的自主特色较弱，要加强主动创新能力，从小处入手，切忌求全求大。此外，地方电子档案立法有很好的试行意义，要充分考虑可操作性，可从本地最为突出的实际问题出发，围绕档案工作中具有独特性、创造性、开放性的内容进行立法。例如，我国西南地区少数民族众多，对此类电子档案的立法工作尤为重要，关乎文化的传承与保护。

第7篇：电子档案范文

一、特征

电子档案属于特种档案的范畴，它除了具有档案的一般属性外，还具有以下不同于其他档案载体的特性：1.依赖性。电子档案的信息是数字化形态，它对计算机系统设备有很强的依赖性。电子档案从制作、传输、存储以及归档后的全部管理活动，都必须要通过计算机系统来完成，如果离开计算机操作系统及应用软件、硬件等技术条件，电子档案就没有生命力和无法发挥作用。2.高密性。电子档案的存储介质主要包括：光盘、硬盘、软盘。这些载体存储量远远高于过去的各种信息介质，随着信息技术的不断进步，电子档案的存储密度还在不断加大。3.分离性。电子档案是数字化形式，其内容信息可与它的载体分离，它可以从一个载体复制到另一个载体，可以从这台计算机传输到另一台计算机。它的内容是以数字信号的方式存在于不同的存储介质，不再具有物理边界的原件。4.集合性。电子档案的信息内容通过计算机可以表现为文字、图形、影像、动画、声音、视频等多种媒体信息形式，他们可以单独或相互搭配构成，使电子档案的内容声像并茂，更能真实地再现当时的活动情况。它极大地改变了人们获取信息的传统方法，符合利用者在信息时代查阅档案的方式。5.共享性。电子档案通过计算机系统可以进行网络传输，多个利用者不必亲自到档案管理部门去查阅档案，只要借助自己的计算机就能够在同一时间、不同地点实现档案信息资源共享，使异地利用成为可能，消除了档案利用的空间限制，突破了纸质档案在使用上的局限性，从而大大提高了档案的利用价值。6.不稳定性。由于电子档案内容与载体的可分离性，使它具有比纸质档案更不安全稳定的因素。电子档案的原始性不容易判断和确认，它的制作形式是由实变虚，其制作时的状态与传输、接收中的状态并不完全一致，它既是原始的，又是复制的。电子档案极易失真。在将纸质档案转化为电子档案的操作过程中，稍有失误就会导致档案信息失实。它可以被原样复制，甚至被修改后不会留下任何痕迹。

二、电子档案与纸质档案的区别

电子档案作为一种新型档案，与传统的纸质档案有着本质的区别：

（一）信息载体不同。电子档案的信息内容必须记录在高密的磁性介质或光学材料上，如光盘、硬盘等，其信息内容可以从一种存储载体移动到另一种存储载体，内容却不会发生任何改变。而纸质档案的信息内容必须依附在纸张上才能形成文字或图形表现出来，其内容和载体绝对不能分离，具有较高的可靠性和原始凭证性。

（二）技术条件不同。电子档案的形成和各种处理必须依靠先进的计算机等相关设备和软件、硬件环境的共同支持下才能完成的，离开这些条件，电子档案看不见也摸不着，电子档案对技术设备条件的依赖性很强。纸质档案经过收集、鉴定、整理、归档后，一般只要达到档案库房的“八防”要求———防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫，便可以永久或长期保存，纸质档案的保存对技术设备条件的要求没有电子档案高。

（三）信息稳定性不同。电子档案如果遭遇计算机系统故障、病毒入侵、黑客攻击等其它一些非正常情况时，信息内容都有可能立刻消失或遭遇破坏，并且其内容很容易被更改且留不下任何痕迹，这些都给电子档案保存的安全带来了极大的隐患。此外，电子档案信息内容依赖的载体对环境的温度与湿度、抗机械性损伤、防磁性、抗病毒等条件要求很高，并且极不稳定，使用寿命一般最多只有二十年。纸质档案的制成材料包括：纸张、字迹材料和字迹。纸质资料一旦形成，三者便会永远结合在一起，改动之后一般会留下痕迹。并且，其整理归档存入库房后，只要达到档案库房保存条件的“八防”要求，就可以长时间保存，这些都说明纸质档案的安全稳定性比电子档案高。

（四）表现形式不同。电子档案数字化的信息内容通过计算机可以表现为：电子文件、电子图形、动画、声音、影像及视频等多种形式，从而使档案信息生动形象，更加便于利用者接受与快捷方便地使用。纸质档案的信息内容只能通过纸张来记录文字、数字、字母、图形，表现的形式单一枯燥。

（五）可操作性不同。电子档案的信息内容可以进行加工，具有可操作性。利用者可以要求档案工作者通过计算机对电子档案中的信息内容进行分类、统计、汇总、打印和复制等，将这些信息转换成利用者自己需要的形式。纸制档案的信息内容一般只能进行复印和直接扫描图像，没有可操作性，但原始证据性高。

（六）利用方法不同。电子档案的数字化形态，能够迅速在网络中传输，利用者可以足不出户，只要借助计算机对档案网站中的利用系统进行注册登录，便可以快速方便地查阅到所需的档案信息，实现档案信息资源共享，从而极大地提高了电子档案的利用价值。纸质档案的利用者必须亲自来到档案管理部门，通过工作人员进行档案现场查询，不但耗费时间精力，而且查阅比较繁琐缓慢。

三、电子档案的利用方法

（一）提供拷贝。档案管理部门以电子档案及其信息加工的各种载体形式的拷贝件向利用者提供利用的一种方式。向利用者提供载体拷贝件时，应将电子档案转换成通用标准文档存储格式，供利用者使用。拷贝件形式包括：静电复印材料、缩微胶卷、胶片、晒印蓝图、光盘、软盘等。

（二）网络传输。这一方法比较适合档案管理部门之间的信息资源互相交流以及向相对固定的查询单位提供电子档案资料，这是通过点对点转换数字通信或互联网络来实现。

（三）直接提供。通过档案管理部门或另一检索机构的计算机，在档案管理部门的网站上直接查询档案信息资源的一种方法。这种方法简化了大量的管理工作，大大提高了查询速度，使更多的利用者能够通过网络在异地利用自己的计算机，同时在不同的地方快速查阅同一份或不同的电子档案，实现了信息资源共享，极大地提高了电子档案的利用效能。

（四）咨询服务。档案管理人员以电子档案内容信息为依据，以口头或书面形式，为利用者解答有关电子档案及其管理情况的服务方式。利用者查阅的内容包括：电子档案组织与检索的常识，具体形成和利用的情况、形成背景等方面。按照利用者的要求，咨询服务的方式为书面报告的形式或口头解答的形式，其中书面形式的咨询答案可以通过网络传递给利用者。

（五）进行编研。根据客观需要，对电子档案内容进行分析研究，按照一定的题目，将相关信息加工、编研成各种形式的电子档案编研成品的业务工作。电子档案的编研成品按信息加工方式可分为：汇编型、摘要型、编译型、著述型；按照信息的类型可分为：文字型、数字型、图像型、声音型、混合型。编研者也可以根据需要打印或出版纸制材料。

（六）网站服务。档案管理部门在互联网上建立专门的档案网站，提供多种档案信息资源服务，包括：档案资料的网络检索、最新的有关档案法律法规公布、专题讨论、知识解答、其他档案网站资源、馆藏编研成品出版信息等。网站是一个综合性的档案信息服务平台，具有开放性、服务范围广、信息量大的特点。

四、电子档案的利用管理

（一）审核使用权限。审核应由利用的决策者执行，要根据各类人员级别、层次进行使用权限的认定，并向利用系统注册登录。在利用中，由系统自动判定当前使用者身份的合法性和使用功能的范围，同时由系统自动对其使用各种功能操作的路径进行跟踪与记录。对涉及使用未经授权的功能，应拒绝响应并给予警告提示。在电子档案存储载体的使用上，要根据电子档案内容的密级性和开放程度，来确定其使用控制程度，在使用中要依据利用者的背景情况和利用目的来决定授权。

（二）严把拷贝关。档案管理部门必须制定严格有效的管理制度。对电子档案进行拷贝之前，档案管理人员应该依据利用者的需求和确认其使用权限之后，再进行拷贝件的制作。在查阅电子档案时，应该根据利用者所需要的信息进行拷贝，必须避免把载体上存储的电子档案信息内容全部拷贝，并且要通过计算机技术手段阻止拷贝件的再复制。对那些提供利用的拷贝件必须及时进行回收，对回收的拷贝件，要及时进行销毁。档案管理人员和利用者双方要对提供拷贝的内容进行确认，并对使用载体的类型、数量、使用时间、最后回收期限及双方责任人等情况进行备案登记。

第8篇：电子档案范文

【关键词】电子会计；档案管理；措施；研究

在信息技术不断发展的背景下，对各个企业和事业单位的会计档案管理工作提出了更高的要求，会计电算化逐渐代替了会计手工操作，这样大大减少了财务人员的工作量，并且会计档案管理的工作效率得到了提升。传统的会计管理体系不能适应社会发展的要求。为此，各个企业和事业单位需要对传统的会计管理体系进行不断的改革和创新，此项工作成为现阶段企业和事业单位重要任务之一。

一、电子会计档案的定义

会计档案在我国档案中占据着重要的位置，同时也是各个企业和事业单位重要的档案资料。电子会计档案主要指使用磁性介质的形式进行存储的会计核算的专业材料，电子会计档案对经济业务进行及时的记录，是反映经济业务的重要资料依据。电子会计档案主要有电子凭证、电子账簿、电子报表、电子文件、会计操作说明和软件以及一些电子会计核算资料。电子化会计档案具有以磁性介质进行存储、依赖计算机硬件环境、对安全保密管理工作要求比较高、信息处理方便快捷以及兼容性的特点。

二、电子会计档案管理现状分析

第一，没有健全的电子会计档案管理制度。因为电子会计档案对我国企业和事业单位档案管理人员而言是一个比较新鲜的事物，档案管理人员对其没有足够的认识和了解，仍然使用传统的管理制度对电子会计档案进行管理，这样的情况使电子会计档案管理不能发挥其真正的意义和价值，在管理效率和管理水平上没有任何的突破，有的甚至降低了管理的效率。为此，建立健全的电子会计档案管理制度是企业和事业单位重要的任务。

第二，电子会计档案资料缺乏完整性和正确性。现阶段，我国多数企业和事业单位已经完成了档案信息化建设，并且在建设完成后将财务会计软件系统进行了升级操作。但是，档案管理人员不能将以往的会计材料和文档进行总结和整理，一些会计资料和文档不能尽快的进行归档，从而导致电子会计档案资料缺乏完整性和正确性。

第三，电子会计档案管理人员的专业技术和素质有待提高。目前会计电算化在企业的事业单位使用的时间尚短，一些企业和事业单位的领导对会计电算化没有足够的认识和重视，在安排电子会计档案管理人员时只是进行简单的筛选，这样的情况导致电子档案管理人员的专业技术和素质存在一定的问题，甚至有的管理人员对会计电算化的工作流程和使用的技术等没有深入的了解，这样使电子会计档案管理工作不能顺利的进行，工作效率非常低，与此同时，企业和事业单位不能定期的对管理人员进行培训，管理人员只能一直沿用传统的管理方法进行管理，不能满足社会发展对电子会计档案管理的要求。

第四，电子会计档案的材料和文档存在一定的安全隐患。电子会计档案的材料和文档多数被记录在磁盘和光盘等介质中，如果管理人员对磁盘和光盘没有进行合理的保管，磁盘和光盘非常容易出现损坏的现象，从而导致电子会计档案的资料和文档全部或者部分丢失，对企业和事业单位带来了一定的负面作用。除此之外，如果电子档案管理人员对会计档案没有采取任何安全措施或者没有及时的进行备份，存储在电脑上的会计档案的材料和文档容易被一些黑客盗取，这种情况使企业和事业单位蒙受了一定的经济损失。

三、提高电子会计档案管理的措施

第一，建立完整的电子会计档案管理制度。其一，建立完整的电子会计档案归档立卷制度，根据我国相关规定的要求对企业和事业单位的相关账簿、会计报表、记账凭证、现金记账和银行存款记账等书面材料进行打印并且进行立卷归档。其二，对电子会计档案保存管理机制进行完善，建立科学的电子会计档案保存管理机制，选择质量较好的磁盘介质对电子会计档案进行备份，同时需要保证备用磁盘和存储盘独立保存，对电子会计档案的存储介质采取一些防尘、防潮、防盗和防腐蚀的措施，对电子会计档案材料进行分类和编号；其三，对现有的电子会计档案借用制度进行完善，工作人员如果需要查阅电子会计档案时需要经过财务部门领导的批准，办理相应的借用手续。

第二，对电子会计档案的特征进行明确。如果想要最大程度的做好电子档案管理工作，管理人员需要对电子会计档案的特征有足够的认识，电子会计档案具有易变性的特征，具体体现在如下方面：其一，电脑系统中的会计档案信息具有一定的独立性，工作人员可以随时对其进行删除或者增加操作，并且在更改后没有任何的痕迹，这种情况使电子会计档案容易出现自动更新和修改的危险；其二，电子会计档案的载体具有不稳定性，因为其具有不稳定性的特点导致会计档案信息可能会发生一些改变；其三，当一些新技术应用到电子会计档案管理中时，信息会出现丢失和变化的可能。以上原因增加了电子会计档案管理工作的难度，为了最大程度减少上述情况的出现，管理人员需要对电子会计档案管理的特征进行明确，并且对各个特征可能出现的问题进行分析，采取相应的措施对其进行防范，从而让电子档案管理工作可以顺利的进行，并且取得较好的效果。

第三，对电子会计档案的内容进行明确。对电子会计档案的内容进行明确是保证电子会计档案管理工作顺利进行的重要前提。随着会计电算化的应用出现了一套新式的会计资料档案，新式的会计资料档案主要有：存储在电脑硬盘中的会计数据、磁性介质和光盘中存储的会计数据以及电脑打印的书面会计数据，会计数据主要有记账凭证、会计账簿、会计报表等等，与此同时需要将通用会计软件、定点开发会计软件、通用和定点开发软件相结合会计软件的整套开发文档资料和会计软件程序等作为会计档案进行保管和管理，从而使电子会计档案具有一定的完整性和准确性，除此之外，我国相关法律规定电子会计档案资料的来源必须真实可靠，为了保证其真实性和可靠性，管理人员需要对电子会计档案的来源进行严格的把关，并且对电子会计档案材料的形成、管理和使用过程进行全面的记录，确保电子会计档案完整、准确。

第四，配备专业管理人员，增强电子会计档案风险意识。电子会计档案具有一定的动态性和可操作性，电子会计档案材料在归档完成和后期管理时，会出现意外删除和感染病毒等风险，所以必须要引进和培养专业的管理人才。会计电算化产生后传统的会计核算被计算机取代，电子会计档案的材料会存储在计算机的磁盘中，如果发生火灾和窃取的情况，电子会计档案的材料非常容易丢失，为了减少上述现象发生，我国企业和事业单位需要强化电子会计档案风险管理意识，对可能出现的风险进行防范。主要包括如下内容：其一，对电子会计档案的数据采取一定的保护措施。电子会计档案管理人员应该对数据材料进行及时的备份，在进行备份时需要对光盘的质量进行检查，保证其质量不会出现任何问题，根据所有的电子会计档案归档的时间对其进行编号，在每年的年末对本年的电子会计档案的数据进行整理和分类，并且需要明确标明数据的内容和时间；其二，做好电子会计档案的保存工作，电子档案室需要满足防尘、防磁、防水、防潮和防震的要求，在条件允许的情况下，企业和事业单位可以在电子会计档案室内安装监控设备和防盗设备，如果出现任何异常时在第一时间发出提示。

四、结束语

上述文章对电子会计档案管理工作的现状进行了说明，并且对提高电子会计档案管理提出了一些措施，希望对我国企业和事业单位的电子会计档案管理工作提供一定的建议。

参考文献：

[1]财政部、国家档案局有关负责人就《会计档案管理办法》修订答记者问[J].财务与会计，2016（1）：8-10.

[2]王庆东.传统会计档案与电算化会计档案的比较研究[J].兰台世界，2014（2）：60-61.

[3]胡薇.转型发展视角下地方高校会计档案的开发利用研究[J].山西档案，2015（3）：79-81.

[4]李颖.ERP环境下会计档案信息资源管理探析[J].山西档案，2014（6）：60-62.

第9篇：电子档案范文

目前，电子文件归档的类型有磁盘、光盘、磁带，为了做好这项工作，应按档案种类分别整理组盘。

1、文书电子档案整理

一是内部文件。以年度、组织机构、保管期限进行组盘。第一按不同年代、组织机构、保管期限进行组盘；第二将不同年代、组织机构、保管期限的文件分盘保管，便于按不同年代、不同期限定期拷贝，以延长归档电子文件的保管寿命。将同一归档部门的文件集中在同一盘上方便利用。为了确保文书电子文件组盘统一规范，应由档案部门在接收归档文件时集中完成，组盘后，档案人员应以统一的数据库结构和规范命题，并建立文书档案盘内文件目录，便于计算机对盘内文件查找。二是外来文件。通过文书室处理，扫描成影像文件进入网络，各类公文的传递、批办、督办均在网上操作。电子文件的归档工作由业务部门掌握，处理完毕的文件由承办部门根据文件的重要性，确定密级和保管期限，按归档键转入档案部门，档案人员审查后，加上档案管理信息，如：分类号、档号等，然后进入档案数据库。如要查询，则可通过各个网络终端在其权限范围内进行查询。

2、科技电子文件归档

科技电子文件档案种类较多，可以按照基建、设备、科研、房地产、声像档案分类管理，然后再按项目归档。

A．基建档案。基建档案的形成一般是利用计算机打印使用规范的纸张输出的，所以，数据信息整理时就按档案管理要求进行输入，对纸质文件的实体进行扫描，并按案卷号、图号、序号连接起来，使终端用户直接检索到每一张图纸资料。

B．设备档案。企业引进技术和购置各种设备时，外商提供资料、图纸的载体形式逐渐向电子文件方向发展，国内设计院设计的产品也逐步实行了CAD设计，而且企业的总图管理也采用了电子化。所以，在引进设备时必须在合同中明确提出电子文件的必要条件，如：系统环境、工作平台、文件格式、缩微胶片等等。在移交电子文件软盘、光盘或其他载体的同时，应该附上电子文件内容说明和注意事项。

3会计电子文件整理

A．工资单。工资以光盘形式归档时，应附有纸质的每月工资汇总表，并列出单位、名称、代码、人数、明细工资等，同时还应附移交清单，作为财务和档案部门双方交接时的凭证。

B．账簿。企业会计账簿内容已进入计算机管理系统，现在看到的实物实际上是计算机的打印件，计算机账簿的格式比较统-，其内容也可以光盘形式保存。但光盘归档时必须启用账簿交接表，填明机构全称、账簿名称、编号、账簿页数、启用日期，负责人、主管会计、审核、记账等人员必须签名，以增强账簿的真实性和凭证作用。二、电子档案的保护

由于归档电子文件以脱机方式保存，在实际使用中大量电子文件还是用软磁盘保存。光盘作为新型的存贮载体，比磁盘有良好的抗干扰能力和结构稳定性，有利于归档电子文件的长期保存，因此，提倡档案部门配备光盘刻录仪，将归档电子文件转储到光盘上。但是，刻录仪一时还难以普及，所以，软磁盘和光盘的保护仍是当前归档电子文件载体保护的重点，必须制定保护措施。

1、软磁盘的保护

A、统一软盘的规格，使用3．5寸高密盘保存。

B、把住软磁盘质量关。软磁盘的质量直接影响到磁盘信息的保存寿命，高质量的软磁盘在良好的保管条件下可保存近10年，而低质量软磁盘往往不到-年，就读不出数据。目前市场上存在不少质量低劣产品，所以在选购软磁盘时要认真把好质量关。

C、规范保管条件。要求软磁盘存放在无强磁场干扰、无震动、无尘、无腐蚀气体和温湿度适中的环境里，环境空气相对湿度控制在40％一50％，温度控制在14-24℃。

D、加强病毒防范。要求各业务部门加强计算机的病毒检测，确保保存电子文件的磁盘不带病毒，并将磁盘经常置于保护状态。

F、对加密盘的管理。有的电子文件在存盘时进行过加密或隐含文件名，如果密码或文件名被遗忘，电子文件就难以打开。所以对这类文件应该解密或显现文件名后再归档保存。

G、在条件允许时，及时将存贮电子文件的软磁盘载体更换成光盘，便于长久保存。

2、光盘的保护

A．规范排放和使用。光盘的存放应置于盒中直立放置，避免大量堆叠，以防光盘翘曲，在使用过程中应避免摩擦和划痕造成光盘的损伤。