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(一)高校内部控制设计目标 高校是非营利组织,不以追求利润最大化为目标。其任务是培养人才、科学研究和服务社会。高校内部控制规范设计和实施要以基本目标为导向。高校内部控制规范的基本目标为:贯彻执行有关法律、法规和规章制度,确保经济活动合法合规;确保学校资产的安全完整和有效使用,节约运行成本,合理配置资源,提高资金使用效率;提高会计信息的质量,确保会计资料的真实性、完整性、及时性;有效预防舞弊、腐败行为发生,降低学校运行风险;提高教学、科研质量,更好地培养社会需要的优秀人才,提高为社会服务的效率和效果。
(二)高校内部控制设计方法 高校内部控制的设计方法有很多,其中应重点抓住以下方面:(1)不相容岗位相互分离。高校要科学划分职责权限、合理设置组织机构及其关键岗位,实现不相容岗位相互分离。经办与审批、经办与稽核、经办与会计、会计与保管、监督检查与审批等岗位都属于不相容岗位,都必须做到相互分离。(2)内部授权审批控制。高校要建立重大事项集体决策和会签制度,要对授权审批范围、程序、权限、责任等内容作出明确规定。高校各级领导必须在授权审批范围内行使职权并承担相应责任,经办人员也必须在授权范围内办理业务。(3)预算控制。高校要科学编制预算,严格预算执行,加强预决算分析,强化预算约束,使预算管理控制贯穿于学校经济活动全过程。(4)会计控制。会计控制是高校财务部门在办理会计业务的过程中,借助相关财务制度和控制程序实施的内部控制。会计业务几乎涉及校内所有与经济活动有关的业务,使会计控制天然成为高校内部控制的主体。为提高会计控制效果,除制定完善的财务、会计制度、岗位分工及规范的业务处理流程外,关键还要对会计人员进行内部控制相关知识和职业道德的培训,以增强其责任心和自觉控制的意识,避免在办理会计业务中的随意性。(5)单据控制。高校应根据有关规定和本校的实际情况,对单据的使用、填制、审批、保管等具体事项做出详细、明确规定。会计人员要严把票据审核关,严禁用虚假票据入账来套取学校资金。(6)内部报告控制。高校应加强对内部报告的控制。内部报告具有很强的时效性和针对性,内部报告控制要求高校的相关人员要及时提供全面、真实反映学校教学科研及其他经济活动情况的信息,及时向高校管理者报告各种经营、财务执行情况。(7)资产保护控制。高校要建立资产日常管理制度,采取定期盘点、账实核对、定期清查等措施,确保实物资产账实相符,确保资产安全和有效使用。(8)业务流程控制。业务流程控制是按照学校内部各种业务活动发生的先后顺序确定的业务处理程序、方法、操作规程和原则。业务流程控制使得学校的每项业务、事项都有清晰的、可操作的规定。(9)风险控制。高校要加强对风险的识别、评估、反馈、应对,并采取防范措施把风险降到最低。(10)信息公开。按照国家有关规定,高校信息必须在一定范围内公开。高校要根据本校的实际情况,建立内部信息公开制度,对信息公开的内容、范围、方式和程序作出明确规定,接受群众监督。
二、高校内部控制规范设计:以L大学为例
L大学是山东省属综合性大学,学校占地近3000亩,校舍面积70多万平方米,现设有近30个学院、80多个本科专业,全日制在校生30000余名,教职工2000多名。学校大力实施“质量立校、学术兴校、人才强校、特色亮校”战略,全面推进内涵建设。L大学注重制度建设,已建立了相对完善的内部控制制度。笔者以L大学为例,按照规范的要求,深入分析该校内部控制存在的薄弱环节,并在此基础上进行高校内部控制规范的设计。
(一)单位层面内部控制
(1)应尽快构建起科学合理的高校治理机制。党委领导下的校长负责制是目前国内高校治理制度的基本安排。L大学应根据权力机构、决策机构、执行机构、监督机构相互分离、相互制衡的原则,形成由校党委、校行政、各管理部门、二级院(系)、监督部门组成的控制结构;在部门内部应按牵制原则进行科学的岗位分工,实现不相容岗位相互分离,形成相互监督、相互制约的工作机制,同时力求避免组织功能重叠,提高组织效率。对重要岗位应定期进行轮换,以减少舞弊的风险;要建立健全集体研究决策机制,建立内部授权批准制度,严格审批程序,相关人员应当在授权范围内行使职权、办理业务。
(2)要设立校长领导下的内部控制委员会,其成员由财务、审计、纪委、人事、教务及各院系等部门相关人员组成,负责组织内部控制制度的制定、检查、评价和协调工作。L大学应在内部控制委员会的领导下,尽快梳理现有的制度,找出存在的弱点和不足,制定出符合要求并能贯彻执行的内部控制规范。
(3)加强理论研究与财务管理工作。L大学设有总会计师岗位,财务处科室设置比较完备,具体设有综合科、收费科、会计核算科、后勤财务科、校办产业财务科、资金结算科等。财务人员皆持证上岗,具有本科以上学历的人员占大多数,业务素质和思想素质都比较高。但由于人手少、工作量大等原因,大多数人员被束缚在事务性工作中,理论研究与财务管理工作还需进一步加强。
(4)应建立健全内部控制关键岗位责任制。目前,由于人手少等原因,L大学关键岗位工作人员的轮岗制度并没有执行到位,部分不相容岗位还存在兼岗现象。关键岗位工作人员的业务培训和职业道德教育还需加强。因此,L大学应尽快制订《岗位责任管理办法》,明确岗位职责,实现关键岗位工作人员的定期轮岗制度。学校应加大培训力度、强化职业道德教育,以提高工作人员的业务能力和综合素质,增强其岗位胜任能力。
(5)要建立健全网络信息系统控制制度。L大学应加快内部控制信息系统建设,促进内部控制手段的电子信息化,将内部控制流程嵌入学校信息系统中,尽最大可能运用现代科学技术手段减少或消除人为操纵因素,保护信息安全。目前,L大学的领导已认识到该问题,正着手与软件公司共同开发适合本校特点的网上信息控制系统。
(二)业务层面内部控制
(1)预算业务控制方面。L大学预算编制的科学性与合理性还需进一步提高。目前,L大学尚未成立预算编制委员会,学校的预算基本由财务人员参照以前年度的预算数和决算数来编制本年预算,还没有实现二上二下的编制方法;学校尚未建立起符合本校实际的预算定额标准,财务部门在编制预算时,缺乏科学的预算依据和标准,影响了预算的公正和透明度,从而也影响了预算的有效执行。预算调整缺乏严格的调整程序,超预算、一事一批现象严重。预算执行分析还需进一步加强。目前,因人手少等原因,财务分析只是做到了学校层面的分析,对二级单位的分析尚未开展。预算执行绩效评价制度尚未完善,二级单位预算执行还没有一个合理的评价办法,难以正确评价资金的使用效率。因此,L大学应尽快出台适合本校特点的《预算管理办法》,建立起科学合理的预算编制、审批、决算、评价、分析等预算管理制度。L大学要对预算编制依据、程序、方法等做出明确规定,确保预算编制方法科学、定额合理、程序规范;要严格执行预算,确保预算刚性化约束,如遇特殊情况确实需要预算调整的,必须按照规定程序调整;要加强决算管理,确保决算真实、完整、准确、及时;要建立科学的预算绩效评价系统,严格预决算奖惩制度,强化决算分析与结果运用机制。
(2)资产控制方面。一是货币资金控制方面。目前,L大学为了方便业务办理,付款所需的财务专用章和个人名章皆由银行出纳一人保管,银行对账由银行出纳核对,不符合货币资金管理有关规定;银行支付仍通过传统的支票、电汇等方式,没有实施网银支付,内控措施控制不到位,容易出现支付风险;财务处的现金柜没有独立安全的保管空间,现金保管措施不到位;每日现金流量巨大,现金支付潜在风险巨大。因此,L大学应建立货币资金岗位责任制,健全并贯彻执行《货币资金管理办法》,不得由一人办理货币资金业务的全过程;建立回避制度,单位负责人的直系亲属应按规定进行岗位回避;建立健全货币资金的授权批准制度,严格按规定权限履行签字或盖章手续;建立货币资金核查制度,定期和不定期对货币资金的余额、保管等情况进行检查核对,对发现的问题及时按规定进行处理。二是应收及暂付款控制方面。目前,L 大学《应收及暂付款管理办法》尚未颁布实施,学校的应收及暂付款存在清理不及时,长期挂账的现象。对此,财务人员正大力推行“前款不清后款不借”的措施,所有现金借款必须附借款预算,对借款催缴也加大了力度,不还款就不报销其它单据,这在一定程度上缓解了借款压力。建议学校尽快推进《应收及暂付款管理办法》的颁布实施,进一步加强对应收及暂付款项的管理与控制。三是材料与低值品控制方面。目前,L大学尚未出台《材料与低值品管理办法》。学校的材料和低值品的采购、验收、保管等不相容岗位还存在未严格分离的情况;材料与低值品入库后出库不及时,领用手续不完整,材料与低值品的价值反映不真实;账账核对、账实核对没有责任到人,没有做到账账相对,账实相符。对此,L大学应建立材料、低值品管理控制制度,采用先进的存货管理技术和方法,明确材料、低值品管理流程,规范材料低值品购置、验收、保管、领用、盘点、处置等环节的管理要求,充分利用信息系统,强化会计、出入库等相关记录,确保材料、低值品管理全过程得到有效管理与控制。四是固定资产控制方面。L大学固定资产的管理相对比较完善,但也存在薄弱环节。已颁布实施的《L大学固定资产管理办法》,明确了学校资产有偿使用,但有的条款执行不到位,资产管理部门对房屋租赁未起到有效的监督和管控作用。学校的大型仪器设备有的利用率低下,有的甚至采购完之后因无安置地点长时间未拆封验收,导致财务无法及时进行账务处理。另外,学校还存在一定程度的固定资产账实不符问题。对此,L大学要加大《固定资产管理办法》的执行力度,强化固定资产的日常管理,确保固定资产的安全、完整和有效使用。五是无形资产控制方面。目前,L大学仅对专利权进行了登记管理,而对学校的商标权、著作权、土地使用权等的管理须进一步加强。对此,L大学应尽快建立起《无形资产的管理办法》,进一步规范无形资产的管理,明确无形资产的确认、处置、使用等管理要求,确保无形资产岗位责任制和授权审批制度贯彻落实,加强无形资产的规范化管理,提高无形资产的利用效率,充分发挥无形资产对高校核心竞争力的作用。六是对外投资控制方面。L大学尚没有制定对外投资方面的管理办法,但学校在对外投资方面比较谨慎。目前,校办企业与学校资产存在产权不清、无偿使用学校房屋设备等问题。对此,L大学应尽快制定《对外投资方面的管理办法》,进一步规范对外投资管理,严格控制对外投资,不得使用财政拨款及其结余进行对外投资。
(3)负债控制方面。目前L大学的银行贷款数额仍然较大,有的贷款放款之后使用效益比较低下,学校在负债方面存在很大风险。L大学在决策上缺少科学的风险评估机制,存在贷款论证不充分,贷款结构不合理的现象。对于学校贷款,往往主要考虑如何能贷得出款项,而没有顾及项目资金结构、融资成本、偿还能力和财务风险等因素。对此,L大学要制订出贷款管理办法,在充分论证的基础上,管理、使用、及时偿还贷款资金;建立适合本校实际情况的风险评价指标体系,通过偿债能力、运营能力和成长能力等方面的财务指标分析来监控高校财务风险,及时反映财务风险和预警财务风险,形成事前、事中、事后的监控体系。
(4)收入业务控制方面。一是教育事业性收费。收费数据库建立、费用收取、报表打印均由收费科负责,这存在不相容岗位兼岗情况。会计核算科根据收费科学费收取汇总表入账,未收到的学费在财务账无法反映,无法实现科室之间的相互核对、制约。学校的收费管理制度不健全,影响了学费等收入的及时、足额到位。因此,L大学应尽快修订《学生收费管理办法》,进一步规范学校的收费管理工作。二是培训班收入、国有资产有偿使用收入、科研事业收入。因合同由二级单位直接与对方单位签署,只有款项到达学校财务时,财务人员才知晓该款项并入账,个别单位存在上缴不及时、私存私放资金等问题,甚至学校层面的房屋出租收入还出现过无人及时催交的情况。对此,L大学应进一步加强收入管理,制订相关收入管理制度,规范各收入主体的收费行为。三是票据管理。学校的票据管理办法尚未颁布实施,以前年度遗留下的丢失票据,对相关责任人的处理无制度可依,至今仍未核销。尽管目前L大学票据申领、启用、核销手续都比较完备,但学校仍应尽快出台《票据管理办法》,加强对票据的管理。总之,学校应根据本校业务发生特点,落实收费岗位责任制,建立收费项目、收费标准申报制度和公示制度,严格按收费标准进行收费,坚决杜绝违规收费行为;要建立健全票据管理制度,建立严格的票据领用、使用、核销等管理办法;学校内部单位的各项收入应当由财务处统一进行会计核算,严禁设立账外账;应建立基于数字化校园网络的学生收费管理系统,加强收费事前、事中、事后监督,强化收费激励控制。
(5)支出业务控制方面。 L大学对支出业务控制比较严格 ,但尚存在一些问题。一是支出的分级授权制度尚未建立。当前,接待费用由学校下发文件要求院长与书记会签,这在一定程度上避免了 “一支笔”的现象。L大学应进一步建立健全支出分级授权制度,各单位负责人应在授权范围内进行支出签批。二是支出的定额标准没有建立,导致二级单位开支标准差异比较大。目前,劳务费、奖品、纪念品等费用没有开支标准,导致二级单位发放款项、物品具有随意性,会计监督作用无法发挥。对此,L大学应尽快制订出支出定额标准,加强支出管理。三是学校《财务档案管理办法》没有颁布实施,支出的归档控制还需加强。目前,学校的财务档案没有专人管理,档案查询没有登记,没有在制度上限制档案接触人员。对此,L大学应尽快出台《财务档案管理办法》,加强档案管理。此外,L大学还应建立支出岗位责任制,对各项支出标准和报销流程作出明确规定;建立经费支出的公示制度,定期公布各费用开支的节余或超支状况,接受教师和工作人员的监督;学校纪委、监察、审计部门等要定期不定期地对各项经费支出进行审查监督,对学校各单位的经费支出与经费预算的执行情况进行监督和分析,制订出完善的经费支出奖惩制度,将评价结果与职务升迁、物质奖励相结合,以规范支出业务行为,提高经费的使用效益。
(6)建设项目控制方面。L大学建设项目控制方面尚存在以下问题:有的建设项目手续不完备,未办理国有土地使用证、建设工程规划许可证、建筑工程施工许可证就开工建设;学校虽然已经设立了招投标制度,但有的建设项目的勘察、设计未按规定进行公开招标;有的建设项目招标之后工程变更较大没有按规定程序报批等;部分工程项目已交付使用多年尚未及时进行竣工决算,给学校会计核算和资产管理带来很大困难。对此,L大学应尽快制订《建设项目管理办法》,对基建工程与后勤工程进行统一管理。L大学要严格落实工程项目岗位责任制与授权批准制度,确保项目不相容岗位相互分离、相互制约;建立健全建设项目决策控制制度,明确项目建议书和可行性报告的编制、决策程序,确保决策科学、合理;建立健全建设项目招投标制度,确保工程质优价廉;建立建设项目进度款支付环节的控制制度,对工程价款支付作出明确规定,按照规定办理价款结算;建设项目竣工后,要及时进行竣工决算审计,及时组织项目竣工验收,办理财产移交手续,做好相关文件、材料的收集、整理、归档和保管工作。
(7)政府采购控制方面。L大学所购置的固定资产,符合政府采购范围的,大部分进行了政府采购。未经政府采购的2万元以上的资产,学校基本通过公开招标进行了采购,招标程序严格,招标小组一般由使用单位、资产、审计、纪委、财务等部门相关人员组成,在一定程度上杜绝了采购腐败的发生。但L大学应尽快完善政府采购管理办法,实现政府采购规范化管理。
(8)合同管理控制方面。L大学没有制定《合同管理办法》,合同登记和档案管理制度尚不健全,没有指定专人管理合同。一般情况下,2万元以上的通过招标采购的资产都签署了合同,约定了相关条款,预留了质保金,对产品质量进行了必要保护。而2万元以下的物品采购大多没有签订合同,在付款时一般是全额付款,如出现产品质量问题,很难顺利解决。收款合同大多由二级单位与对方单位签订,只有在交款时,收款单位才交财务处入账,会计监督很难发挥作用,存在着交款不及时,私存私放现象。对此,L大学应根据自身的实际情况健全与合同管理相关的配套制度,尽快出台合同管理办法,以制度来规范合同运作。
(9)绩效评价与激励控制方面。L大学尚未建立绩效评价与激励机制。为了最大限度地发挥人的主观能动性,L大学必须将激励和约束机制引入到内部控制运行机制中来。一方面要制定本校内部控制考评指标体系,明确考评内容和考评方式。另一方面要建立有效的激励机制,将考评结果与每个责任主体的工资、资金、职务职称、福利等挂钩。
(10)监督与评价方面。尽管L大学的会计、审计、监察等部门监督已贯穿于事前、事中、事后整个业务过程中,但L大学的监督评价作用还有待发挥。目前,学校还未建立起监督评价制度。对此,L大学应建立《内部监督与评价制度》,进一步落实监督岗位责任制,规定内部监督的程序和要求,确定内部监督检查的方法、范围和频率,采取有效的监督评价办法,对内部控制实施情况进行内部监督检查和评价,确保监督控制执行到位。
通过深入分析L大学内部控制存在的薄弱环节,对该校内部控制规范进行了构建,为其他高校内部控制规范的建立提供了参考。各高校必须对本校的各项业务进行全面调研分析,根据国家有关规定,结合本校实际,制定一整套切实可行的内部控制制度,为行政事业单位内部控制规范的正式实施打下基础。各高校内控规范的制定要抓住薄弱环节和关键环节,要实事求是,有针对性、前瞻性,注重适应性、实用性和可操作性相结合。符合本校特点的内部控制规范制定之后,各高校必须大力宣传和培训,切实推进内部控制规范的贯彻执行,为学校健康持续发展保驾护航。
[本文系山东省教育会计学会课题《高校内部控制研究》阶段性研究成果]
关键词:高校;内部控制;制度;目标;原则;措施
改革开放以来,我国的高等教育事业蓬勃发展,随着国家科教兴国战略实施和社会对高等教育需求的日益普遍化等教育体制改革的深入,各高校抓住机遇,加快发展,学校内部管理体制改革力度的不断加大,高校办学资金来源已经出现了多元化的格局,各类经济活动日益活跃,在充满激烈竞争和挑战的市场经济环境中,高校要适应社会的发展,要想在竞争中胜出,就必须提高教育质量、加强硬件建设、改善办学条件。这必然要求大量的资金及高效的资源配置。高校应根据本校的实际情况,建立完善的内部控制制度.。
一、高校内部控制制度的含义及目标
高校内部控制制度是高校为了保证各项业务活动的有效进行,保护资产的安全完整和有效运用,防止、发现和纠正错误、舞弊与欺诈行为,保证会计信息和其他相关信息的真实、完整,控制各种风险,提高高校管理水平和效益,为实现高校管理目标而制定并实施的一系列控制方法、措施和程序的总称。它是一个能实现自我检查、自我调整和自我制约的系统。
它是通过高校内部部门和人员在明确责任分工的基础上进行的相互联系、相互协助、相互监督和相互制衡的行为规范,是单位内部管理工作走上科学化、制度化、规范化的基础,是对国家制定实施的会计法律、法规、规章、制度的细化与补充,是国家法律规范与单位内部科学管理需求的有机结合。
根据《内部会计控制规范——基本规范(试行)》,高校内部控制应当达到以下基本目标:1、规范高校会计行为,保证会计资料真实、完整。它是新《会计法》的灵魂和核心,而完善的单位内部控制制度则是规范单位会计行为,保证会计资料真实、完整的基础。2、堵塞漏洞、消除隐患,防止并及时发现、纠正错误及舞弊行为,保护高校资产的安全、完整。近年来,由于种种原因,高校所面临的经济社会环境日益复杂,国有资产被侵占或重大损失的案件屡有发生,一些高校还出现了挪用单位资金和挥霍公款的现象,针对这种现象,除了要加强廉政建设,更重要的是要建立健全内部控制制度,彻底消除隐患,从源头上堵塞漏洞。3、确保国家有关法律法规和单位内部规章制度的贯彻执行。建立内部控制制度,就是要按照法律法规的要求,明确应该做什么,不应该做什么的行为规范,使职工遵纪守法,努力工作,确保学校教学科研工作健康有序开展。4、保证高校能及时发现风险并控制风险。高校应在筹资和投资等各个环节采取必要的措施防范风险,以增强高校适应环境的应变能及抵抗风险的能力,这是内部控制的重要环节。
二、高校内部控制制度的基本原则
1、合法性原则高校内部控制应当符合国家有关法律法规和本规范,以及高校的实际情况。高校在设计内部控制制度时,要符合国家的法律、法规和政策,必须把国家的法律法规和政策体现到内部控制制度中,不能与有关的法律法规相抵触,不能借助内部控制来从事非法活动,或通过内部控制来逃避国家法规的监督。这是高校内部控制制度的建立基本前提。
2、平等性原则高校内部控制应当约束高校内部所有人员,任何个人都不得拥有超越内部控制的权力。内部控制成败如何取决于单位员工的控制意识和行为,而单位负责人内部控制的自觉意识和行为又是关键。从我国一些单位的现状分析,这些单位不是没有建立内部控制制度,而是没有很好地执行。其中,往往是单位负责人带头不执行,破坏既定的内部控制程序,导致内部控制制度形同虚设或只对下不对上。高校内部控制面前应该人人平等。
3、系统性原则在进行高校内部控制制度设计时要统筹分析,兼顾高校所处的社会经济环境和高校内部的情况,将内部控制贯穿于高校经济活动的各个方面,涵盖单位内部所有的经济业务及相关部门和岗位,对整个经济活动的全过程进行自始至终的监督和控制,并应针对业务处理过程中的关键控制点,落实到决策、执行、监督、反馈等各个环节。以求所设计的财务内部控制制度能够尽量做到全面而且具有针对性。
4、牵制性原则高校内部控制应当保证单位内部工作的机构、岗位的合理设置及其职责权限的合理划分,坚持不相容职务相互分离,确保不同机构和岗位之间权责分明、相互制约、相互监督。它根据各岗位和部门的职能与性质,明确各部门及人员应承担的责任范围,赋予其相应的权限,规定操作规程和手续,使单独的一个人或一个部门对任何一项经济业务无全部的处理权,必须经过其他部门或人员的查证核对。从纵向来说,至少要经过上下两级,使下级受上级监督,上级受下级牵制。从横向来说,至少要经过两个互不相属的部门或岗位,借以相互牵制,相互制约,以达到纠错防弊的目的,保证各部门、各岗位均能按特定的目标相互协调地发挥作用。
5、合理性原则高校内部控制应当遵循成本效益原则,以合理的控制成本达到最佳的控制效果。有效的内部控制有利于提高高校的工作效率,并为高校带来经济效益,但在设计时要综合考虑成本和效益的关系。努力降低控制的各种耗费,尽量精简机构和人员,不断改进控制方法和手段,实行有选择的控制,太多不经济,太少则会失去控制制度的有效性;一些理想的财务内部控制往往因成本过高而不为管理当局所采用。因此,应针对高校规模和管理水平的差异,设计出符合高校实际情况、可操作性强、控制成本相对较低的内部控制制度。
6、谨慎性原则高校内部控制的核心是有效防范各种风险,内部控制制度的建立要以风险防范为出发点。在内部控制系统的建立中必须将风险评估纳入其中,并针对各个风险控制点建立有效的预防和监控系统,通过风险预警、风险识别、风险评估、风险报告等措施,对财务风险进行全面防范和控制,把高校的各类风险控制在合理的范围内。
7、适应性原则环境的变化是不以高校的意志为转移的,高校要想获得生存和发展,必须适应环境的变化。高校内部控制应随着国家法律法规、政策、制度等外部环境的改变,以及单位业务职能的调整、管理要求的提高等内部环境的变化,不断地、及时地进行修订和完善。这样才能促进单位管理水平的不断提高,使内部会计控制真正发挥积极作用。
三、高校内控制度的建立
1、建立不相容职务分离制度。不相容职务相互分离控制要求单位按照不相容职务相分离的原则,合理设置会计及相关工作岗位,明确其职责权限,形成相互制衡的机制。对不相容的职务必须分工负责,必须由两个或两个以上人员分工、共同负责。如果集中由一个人办理时容易发生错误和舞弊行为。这是高等学校最难完善的制度,也是最容易出纰漏的地方。高校内部应加以分离的不相容职务有:(l)某项经济业务授权批准的职务和该项经济业务执行的职务应分工,如有权决定或审批材料采购的人员不能同时兼任采购员职务;(2)执行某项经济业务的职务和审查稽核该项经济业务的职务应分工,如填写收据的人员不能兼任审核人员;(3)执行某项经济业务的职务和记录该项业务的职务要分离,如收款的人员不能同时兼任会计记账工作;(4)保管某些财产物资的职务和核对该项财产物资的职务要分离;(5)保管某些财产物资和对该项财产物资进行记录的职务要分离,如会计部门的出纳员与记账员要分离,不能兼任;(6)记录明细账和记录总账的职务要分离、登记日记账和登记总账的职务要分离。
2、授权批准控制制度。授权批准控制要求单位明确规定涉及会计及相关工作的授权批准的范围、权限、程序、责任等内容,单位内部的各级管理层必须在授权范围内行使职权和承担责任,经办人员也必须在授权范围内办理业务。
近来出现重大经济舞弊案件的高校,大多数都是授权不当引起的,高校要根据工作、管理、控制需要进行授权,建立授权批准体系,其中包括:(l)授权批准的范围,通常高校的所有经济活动都应纳人其范围;(2)授权批准的层次,应根据经济活动的重要性和金额大小确定不同的授权批准层次,从而保证各管理层有权亦有责;(3)授权批准的责任应当明确,要明确各级管理人员所承担的责任,要求各审批人应本着“谁主管、谁审批、谁负责”的原则认真履行职责,使他们对自己的业务处理行为负责,以加强工作的责任心,确保国家和学校利益。不受损失,确保增值增效;(4)授权批准的程序,应规定每一类经济业务审批授权程序,明确学校审批责任人及各院、处、系、部、所、室、中心部门审批人的程序,避免越级审批、违规审批。各审批责任人本着下级对上级负责的原则,对所审批的经济活动收支的真实性、完整性负责。同时建立必要的检查制度,保证授权后处理经济事项的工作质量。
3、会计系统控制制度。会计系统控制要求单位依据《会计法》和国家统一的会计制度,制定适合本单位的会计制度,明确会计凭证、会计账簿和会计报告的处理程序,建立和完善会计档案保管和会计工作交接办法,实行会计人员岗位责任制,充分发挥会计的监督职能。其包括:会计凭证控制;会计账簿控制;财务报告控制。
(1)会计凭证控制,主要包括以下几项内容:①取得的原始凭证必须经过专人审核,只有经过审核的原始凭证方能作为会计记录的原始依据;②记账凭证的内容必须与原始凭证的内容保持一致,所有的记账凭证应附有原始凭证;③凭证必须连续编号,凭证的使用必须按编号次序使用,领用空白凭证必须经过登记;④凭证正、副联必须一次复写填制,各联必须注明用途,严格按规定的用途使用各联,报废凭证各联必须注明报废字样,合并一处按规定妥善保管;⑤建立定期的复核制度,定期对凭证的填写、记账、过账进行复核;⑥建立完善的凭证传递程序,明确原始凭证和记账凭证的装订、保管手续。⑦业务经办人员在处理有关业务时,必须签名、盖章,以备以后追溯责任。
(2)会计账簿控制的主要内容:会计账簿体系的建立要适应单位的规模和特点,满足单位管理的需要;会计账簿登记必须以经过审核的会计凭证为依据,并符合有关法律、行政法规和国家统一的会计制度,做到全面、连续地记录和反映单位的经济活动。建立总分类账和明细分类账、总分类账和日记账核对制度;
(3)会计报表控制的内容主要有:会计报表的种类、格式和内容应当符合国家会计法、会计准则及相关会计制度的规定,会计报表的编制必须以核实后的账簿记录为依据,并做到数字准确,内容完整,报送及时,为报表使用者提供有用的信息;单位负责人应对会计报表所提供的会计信息真实性、完整性负责。
4、预算控制预算控制是高校内部控制的一个关键。高校财务预算是高校根据自身事业发展计划和任务编制的年度收支计划,是学校年度内要完成的事业计划和工作任务的货币表现,是学校日常组织收入可控制支出的依据,也是国家预算的重要组成部分。高校编制预算坚持“量人为出、收支平衡”的总原则。收人预算坚持积极稳妥的原则;支出预算坚持统筹兼顾保证重点,保证刚性支出,勤俭节约的原则。其基本要求是:第一,所编预算必须体现本单位的业务活动目标,并明确职责,各项收人应全部纳人单位预算,统一核算;第二,完善部门预算的调整制度,预算执行中,因客观原因需要调整已定预算的,从调整时间、方法、程序等作相应的规定,经过授权批准后对预算进行调整,并逐级审批;第三,应当及时或定期反馈预算执行情况;第四,预算执行完毕,应对预算执行情况进行分析、考核,将实际执行数据与预算进行对比,分析产生差异的原因及预算执行偏离存的问题并采取改进措施;第五,明确规定预算资金实行责任人限额审批,限额以上资金实行集体审批,严格控制无预算的资金支出。
5、财产保全控制。财产保全控制是对流动资产、固定资产及其他资产,规定其采购、验收、入库、领用、计量、维修、盘点等职责、权限、程序和手续。财产保全控制要求单位限制未经授权的人员对财产的直接接触,采取定期盘点、财产记录、账实核对、财产保险等措施,确保各种财产的安全完整。(l)建立限制接近制度。未经授权批准,任何人不得随意接近实物。(2)建立财产记录监控制度,及时全面的记录资产的增减变动。加强资产所有权证的管理,建立资产个体档案,所有资产价值全部纳入财务报表体系内,保证账实的一致性。(3))建立资产记录资料保护制度。对资产的各种文件记录资料要妥善保管,避免记录丢失、毁损或被篡改的可能。对计算机系统处理的条件下重要资料留有后备记录。(4)建立定期和不定期的财产清点制度。定期和不定期的进行实物资产清查,保证实物资产实有数量与账面记载相符。(5)建立财产保险制度。对财产物资或风险重大项目投保自然灾害险、盗窃险、责任险等来减少或部分地弥补财产物资的损失。
6、风险控制风险控制就是尽可能地防范和避免出现不利的结果,高校处在快速发展的市场经济环境中,客观上提供了广阔的发展空间和前所未有的发展机遇,同时不可避免地会遇到各种风险。高校应针对风险控制点,建立有效的风险控制系统,通过风险预警、风险识别、风险评估、风险分析、风险报告等措施,对风险进行全面防范和规避。现阶段高校所存在的风险主要是筹资风险、投资风险、合同风险。筹资风险是由于举债而带来的;在扩大招生规模而教育经费又不足的情况下,高校向银行借入资金用于基本建设,一旦无力偿还,就会陷入财务困境。为此高校要建立筹资风险评估制度。高校应对筹资方向、筹资渠道、筹资规模、偿还来源、资金用途及效益、存在的风险等诸方面实施全面控制。规避投资风险重点是抓好投资的可行性分析,并根据项目和金额的大小确定审批权限,对投资过程中可能出现的负面因素应制定应对预案,建立完善的投资分析控制制度。为防范合同风险,高校应建立合同风险控制制度,内容包括合同起草、审批、签订、履行监督和违约时采取应对措施的控制程序,也可以聘请律师参与,财务部门应参与合同风险控制的全过程。
7、内部报告控制。建立内容报告控制制度,全面反映经济活动情况,及时提供业务活动中的重要信息,增强内部管理的时效性和针对性。为了满足单位管理人员日常控制的需要,应建立内部管理报告制度,及时提供经济业务方面的重要信息.如货币资金报告、资产负债状况报告、对外投资报告,工程进度报告等内部管理报告,加强内部监督。
8、内部审计控制。高校的内部控制制度实施监督可以由学校的内部审计部门来执行。审计部门应定期对学校内部的经济活动,客观地公正地进行审核和稽查。内部审计是监督、检查和评价内控制度的质量和效果的手段,同时也是保证会计资料真实、完整的重要措施。此外内部审计还能为改进内部控制制度提供建设性意见,从而保证高校的内部控制制度更加完善严密。除了严格的内部审计外,还可以借助必要的外部社会性质的审计控制,外部控制是对内部控制的再控制,可以改善会计控制环境,不断改进内部控制的设计与运行。
9、电子信息技术控制。随着电子信息技术的发展,高校利用计算机从事财务管理越来越普遍,尤其会计电算化和电子商务的发展对信息的安全性提出更严格的要求。为此,加强电算化的控制势在必行。电算化会计信息系统内部控制过程分为预先控制、现场控制和反馈控制,业务操作主要包括数据的输入、数据的处理和数据的输出。电子信息技术控制要求运用电子信息技术手段建立内部会计控制系统,减少和消除人为操纵因素,确保内部会计控制的有效实施。通过设立专门的审核人员对系统每笔业务进行合法性和准确性的审核,从源头上防止错误和舞弊行为的发生,同时要加强对财务会计电子信息系统开发与维护、数据输入与输出、文件储存与保管、网络安全等方面的控制。定期或不定期的核对输入信息与输出信息的一致性.通过对凭证、账簿、报表数据的查询、打印,保证数据处理的正确性,做到任何情况下数据都不丢失、未损坏、不泄露、不被非法侵入,加强对利用计算机犯罪的预防。
四、结束语
高校内部会计控制的方法主要是规定如何对内部会计控制的内容进行控制的问题.以上的这些控制方法都是内部会计控制最基本的,较为常用的方法.可独立使用,也可综合使用.高校内部控制制度的构建及实施,对财务风险的防范具有深远意义。是个系统工程,由诸多环节组成的。它是高校最重要的管理工具。我们要将控制触角伸向高校管理的各个环节和各个方面,不留下控制死角。使内部控制制度作为一种制度能真正成为学校管理者的行为规范,根据高校经济活动的发展规律,制定出一套科学、严密、有效、可操作的高校内部控制制度,推动高等教育事业健康的发展。
参考文献:
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[2]何海栋高校内部控制及其构建中北大学学报(社会科学版)2005年第21卷第3期83-84
[3]黑瑞卿论建立高校内部会计控制制度的原则辽宁工程技术大学学报(社会科学版)2005年5月第7卷第3期280-281
【关键词】 高校; 内部控制; 不相容岗位
一、引言
随着高等教育宏观管理体制和高校内部管理体制改革力度的不断加大,特别是高校办学自的扩大,筹资的多渠道,资金使用的多去向,巨额贷款,市场化因素的渗透、监督和管理乏力,是我国高校现阶段普遍存在的现象。这些因素同时存在、相互作用,聚积着巨大的风险,使高校财务工作面临着许多新的课题,其中强化高校内部控制、合理设置财务机构与岗位已成为一项紧迫任务。本文主要通过调查研究和文献研究等方法,结合江苏省属13所高校财务内部控制的实际情况,在分析目前高校内部控制与不相容职务本质的基础上,提出不相容岗位设置应考虑的基本因素和不相容岗位的设置建议,旨在进一步加强高校的内部控制制度,为高校的经济健康稳健的运行提供安全高效保障。
二、高校内部控制与不相容职务的本质
(一)内部控制的本质
高校内部控制制度是高校为了保证各项业务活动的有效进行,保护资产的安全完整和有效运用,防止、发现和纠正错误、舞弊与欺诈行为,保证会计信息和其他相关信息的真实完整,控制各种风险,提高高校管理水平和效益,为实现高校管理目标而制定并实施的一系列控制方法、措施和程序的总称。它是一个能实现自我目标、动态和强调“人”的行为的系统。首先,高校内部控制具有一定的目的性。早期内部控制的目的是比较直观和狭隘的,多局限于资金和财产的保护,防止欺诈和舞弊行为。按照1992年公布的《内部控制――整体框架》,现代意义的内部控制不仅要保证会计核算的准确性和真实性,还要提高经营活动的有效性和效率,是单位内部科学管理的重要内容,因此为学校发展而实施、设计良好的内部控制将保证学校各级各部门的职责得到正确履行。其次,高校内部控制是为了达到一定目的而进行的过程,且是一种动态的过程,高校内部控制与高校教学科研、后勤产业、行政管理相互交织,为学校各项业务活动而存在,是使学校业务活动依循既定目标前进的一个过程。第三,高校内部控制深受学校环境的影响,重点要突出对人的行为的控制。比较而言,学校的内部控制观念与手段都相对落后于企业单位,但受到的环境冲击则更大。因此,高校内部控制尤其应该突出“人”的地位,一项有效的内部控制必然影响人的行动,内部控制的客体也首先是人的行为。离开了这一要求意味着丢掉了内控的“根本”。而人的控制最基本最主要的方法之一就是利用不相容职务相互分离进行控制,事实上高校内部控制的本质是相互制约,相互牵制,简言之是不相容。
(二)不相容职务的本质
所谓不相容职务是指某些相互关联的职务,如由一个人担任,既可以弄虚作假,又能够自己加以掩盖,导致差错和舞弊行为的职务。无论各行各业,从总体上看不相容职务主要有五种:授权批准职务、业务经办职务、会计记录职务、财产保管职务、稽核检查职务。最早对不相容职务进行研究的是美国,美国在20世纪30年代就对不相容职务进行论述,目前国际上对于不相容职务论述的源头来自于COSO委员会(Committee of Sponsoring Organizations Of The Tread-way Commission)。1992 年,COSO 委员会提出报告《内部控制――整体框架》,1994年进行了增补。COSO委员会提出,不相容职务分离的核心是“内部牵制”,它要求每项经济业务都要经过两个或两个以上的部门或人员的处理,使得单个人或部门的工作必须与其他人或部门的工作相一致或相联系,并相互监督和制约。近几年,高校腐败案件不断证明,权力要受到制约,失去控制的权力很容易导致腐败。坚持不相容职务相互分离,合理设置高校财务工作岗位是行之有效的手段。
三、目前高校会计岗位设置的现状分析
随着市场经济体制的逐步建立和完善,市场机制已渗透到高校的各个领域,高校之间在学科建设和人才引进等各个方面也展开了激烈的竞争,而这一切都需要以雄厚的物质基础作后盾。因此,作为承担高校财务管理工作重任的财务部门,其工作效率和水平直接关系到高校的生存和发展。目前,我国很多高校的财务管理机构及岗位设置主要形式是校本部设置计划管理科、会计科、基建会计科、资金结算科、科研会计科、重点项目会计科等职能科室,各校区设置综合科室处理业务,但这种设置未彻底解决机构及岗位重复设置的业务交叉、高校财务管理效率低下、财务管理成本偏高以及资金资源浪费等问题。根据江苏省省属高校调查资料显示,目前各财务科室及岗位存在的主要问题有以下几方面。
(一)预算管理方面
多所高校预决算编制不准确,未将学校所属非法人单位的财务收支、培训办班收入、校区置换收入、横向科研经费收入和下属单位上缴款等,按规定编入年度预决算进行管理;收入管理和支出预算执行不严;将部分学校收入转移至工会和下属单位、直接冲减支出或计入事业基金,从而少计单位收入;专项经费使用进度缓慢、未专款专用;少数高校甚至出现无预算、超预算项目列支现象。
(二)会计管理方面
有大部分院校均不同程度存在管理混乱、财务基础工作薄弱、会计核算不真实等问题:未按规定实行政府采购;未及时办理基建项目竣工决算、验收及固定资产入账;部分收入未纳入法定账簿管理,形成“小金库”等等。
(三)资金管理方面
部分高校也存在违规收费等问题。少数收费收入未严格执行“收支两条线”管理规定;未按规定足额提取家庭经济困难学生资助经费。将当年收取的学费等非税收入挂往来账,未及时上缴省财政。
(四)综合管理方面
票据使用和管理不规范,有的学院使用的内部结算票据无任何领用及缴销手续,导致票据缺失;固定资产管理中也存在未设台账、未定期盘点、部分固定资产未入账等问题。院校的食堂、后勤服务公司、培训中心、校办企业或公司等下属单位均不同程度存在管理混乱、财务基础工作薄弱、内部控制失效、会计核算不真实等问题。
另外,高校会计岗位(科室)的设置存在一定问题,将不相容岗位(科室)与会计主体相混淆,其中计划管理科、会计科、资金结算科是不相容岗位(科室),而基本建设会计、科研项目会计、重点项目会计等是反映不同的核算主体,将这两者并列设置为科室(包括分校区设置综合科室),势必在一定程度上弱化内部控制制度的实施效果,削弱内外安全保障机制,不利于经济活动科学高效地开展,导致高校财务管理工作缺乏安全性、科学性,增加风险,容易产生诸多弊端。
四、高校财务不相容岗位设置应考虑的基本因素
(一)高校的资金和规模
高校财务工作岗位首先从高校自身出发,根据实际经济业务量和内容需要进行岗位设置。从江苏高校财务实践的经验可以看出,高校的事业投入、学科建设、办学规模等方面均对高校的财务活动产生重大影响。越是办学规模大的高校,其经济业务往来越繁多,附属和二级单位的核算越复杂,对财务人员的素质及岗位设置的数量和质量提出更高的要求。
(二)岗位分离的成本与收益
一个有效的不相容职务岗位分离制度,在很大程度上受运行成本的制约。首先,岗位的分离需要付出效率降低的成本。经办环节多了,办事的效率必然会降低。其次,岗位的分离需要付出更高的人工成本,岗位分离必然需要配备更多的人员,对业务经办执行情况的监督、检查力量也需要增强。若岗位分离的成本大于高校内部控制的收益,那么岗位分离就没有必要了。但如果为了节约成本,岗位分离过于简单又会收不到应有的效果,管理过程中出现差错,发生舞弊行为的可能性就会增大。因此,岗位分离应视高校的具体情况而定,既要追求内部控制的严密性,又要考虑成本的控制。
(三)制度的长期有效性
制度固有的僵化性,容易导致岗位分离的失效。一方面,不相容职务在设置的初期是有效的,随着时间的推移,人们对于制度逐步适应,制度的威慑力会逐渐衰减而失去效用。另一方面,不相容职务岗位分离制度是针对高校经常且重复发生的管理业务,随着高校人员数量、发展战略、市场环境的变化,如果出现重大的未预计到的管理业务时,不相容职务岗位分离制度就会失去效力。因此,高校应根据形势的发展及时对制度本身进行完善,或对执行制度的人进行调整。所以从一定程度上讲,高校财务制度存在问题,并不必然是原有制度本身内容存在欠缺,而很有可能是其制度生命周期的终结。
(四)内部控制体系的健全性
不相容职务的岗位分离只是整个内部控制体系的一部分,此外还有实物控制制度、文件管理制度、信息传递制度、强制休假制度等等,这些制度需要相互配合,形成一种良好的制度动态群。如果其他制度没有起到作用,单纯的岗位分离制度难以奏效,一种制度单独推进是不会有长期生命的。不相容职务的岗位分离可以避免一个人单独从事、隐瞒不合规的行为。但是,它并不能完全防止两个或两个以上的人员或业务部门共同作弊行为的发生,它只能够将出现差错和舞弊行为的机会降低。例如,出纳与会计共同作弊,采购部门与会计部门联合作弊,审计部门与会计部门合伙舞弊等。如果这样,再完备、再严密的不相容职务岗位分离制度也形同虚设,不能发挥其应有的作用。在这种情况下,监督检查职务独立设置岗位就显得很有必要了。
(五)权利的相互牵制
高校管理体制中,各种控制制度、措施都是为全体师生服务,为学校的健康高校运行服务。但是,任何控制措施都不能彻底杜绝一些负责授权批准和监督控制的管理人员或不正当行使职权行为的发生。如上级越权经办下级业务时就最容易出现舞弊行为。因此,在不相容职务岗位分离制度执行的同时,要重视职权之间的牵制和监督,防止高校高层管理人员越权行使职能行为的发生。
五、不相容岗位设置的建议
高校的财务工作主要是对学校资金的预算决算、资金的运用核算、资金的安全流动进行管理,为全校师生提供全方位、多样化、个性化的优质服务。要达到高水平的服务要求,学校财务管理就必须具有高效率的内部运作和监督机制。根据《会计法》、《内部会计控制规范――基本规范(试行)》的规定和不相容岗位设置应遵循的原则,笔者认为财务的决策、执行和监督三方的人员应当相互分离,相互制约,相互监督,形成决策、监督、执行的职责明确,岗位明晰,各司其职,各负其责,互相制衡,协调高效的运行机制,以防止发生重大的财务风险和会计失误。基于实际工作的需要和存在的问题,笔者认为财务处应设有预算管理科、会计科、资金管理科、综合管理科这四个最基本的职能科室,其他业务可由各科室相应延伸,对特大型学校,可以在相同的科室名称下列1、2、3多个科室,以适应管理需要,其机构设置的具体模式如图1。
各科室的具体职能及不相容岗位的设置建议如下:
(一)预算管理科
教育部、财政部的《关于高等学校建立经济责任制、加强财务管理的几点意见》指出:“学校预算一经正式确定,就应成为全校经济工作的‘指挥棒’。”因此,预算管理科是财务管理的中枢,资金的运用起于预算终于决算,预算管理科的岗位职责是编制年度预决算报表和用款计划,对预算执行的全过程进行监督与控制,并根据实际情况适时调整,负责对外报表的编制和提供相关决策信息。预算管理科的日常主要业务有:建立预算管理制度,规范收支预算编制、执行、分析、考核的管理,研究制定并建立合理的支出定额标准、审定、指标下达、执行、预算调整报批的工作程序。预算管理在高校的经济运行过程中占有极其重要的地位,科学高效的财务预算管理是高校经济活动有计划、有组织开展的有力保障。据此,预算科一般可设置预决算编制、审核、下达、分析等岗位。
(二)会计科
会计科是学校资金流动和循环过程中的关键点,是保障经济活动及时有效开展的资金保障环节。会计科的日常主要业务是会计账务处理,岗位职责主要是对学校的每一笔业务进行会计处理,要使每一份原始凭证达到要素齐全、数字清晰、签字完整、账实相符,另外,还要负责原始凭证的稽核。其岗位根据学校规模的大小,业务量的多少而定,一般可设置凭证编制、业务核算、复核、报告编制等岗位,其中业务核算岗位可具体分为工资核算、往来核算、学生津贴核算等。
(三)资金管理科
资金管理科是学校资金循环和安全保证的控制点。资金管理科的日常主要业务是资金的收付和保管、资金的调配和风险控制、融通资金,开展信贷业务、与银行往来相关业务的管理,以及结算校内各开户单位在资金结算中心发生的资金业务和各独立核算单位的开户工作。为了更好的实施内部控制制度,根据不相容岗位设置的原则,可设置现金出纳、银行出纳、资金调度、资金稽核、印鉴管理等岗位。
(四)综合管理科
综合管理科是对上述三个科室的必要补充,同时也发挥着相互分离,相互制约,相互监督的作用。主要负责票据管理、会计档案、资产管理、二级管理。日常业务主要是:学生费用的收取与复核;票据的保管、使用、盘点、核销等;电算化系统的安全与维护;凭证、报表、档案的归类、装订和保管;固定资产的论证、采购、管理、对账、盘盈、盘亏、报废等;对二级单位的指导与监督等。由于综合管理科的业务相对较为复杂,因此在进行岗位设置时首先可按照业务性质不同将其岗位设置为收费管理、票据管理、系统管理、档案管理、资产管理、二级单位管理六大类,每一类岗位根据不相容的原则,再进行更为细致的划分,如收费管理又可细分为收费许可管理、收费、收费复核三个二级岗,票据管理可细分为票据入库、票据发出、票据核销三个二级岗,系统管理可细分为密钥管理、授权管理两个二级岗。当然值得一提的是,由于各大高校财务人员普遍存在短缺的情况,同时也为了更好的提高工作的效率,综合管理科的这六大岗位之间允许出现交叉任职的情况,但前提是不违反不相容职务的原则,这六大岗位之间的相容与不相容关系见表1。
上述四个基本职能科室的岗位职责分工明确化、具体化以后,就基本上做到了各科室与岗位之间的相互牵制、相互监督,从而满足事业会计、基建会计、基金会等多个会计主体的核算、管理、监督的需要。
六、结束语
加强内部控制是一项复杂而精细的工作,必须对高校的各项业务进行全面的调研,疏理业务流程,明确工作职责权限。不相容主要体现在即将不相容职务分别交给不同人员,甚至不同部门管理。从一定意义上讲,实行不相容职务岗位分离是加强内部控制的关键。加强内部控制的一个重要途径就是对不相容职务实行岗位分离。
从不相容岗位设置方面来说,内部控制制度的加强主要有两个方面:一方面是从科室划分角度进行会计岗位的分离,做到学校财务管理工作的相互独立、相互牵制;另一方面从具体岗位的设置,以独立操作独立设岗等方式来实现内部控制。本文主要从以上两个方面对高校会计不相容岗位的设置进行阐述和探讨。
同时,高校会计不相容岗位的构建是个系统工程,由会计科室的设置、会计岗位的设置、岗位不相容性的探讨等诸多环节组成,它是高校内部控制制度重要的管理工具。这一系列的研究和探讨将有助于学者进一步了解目前高校财务内部控制的现状和不相容岗位的设置,在一定程度上能够促进内部控制制度作为一种制度能真正成为学校管理者的行为规范,推动高等教育事业健康地发展。
【参考文献】
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关键词:高等院校 内部控制 体系构建
随着经济建设速度的加快,我国高等院校也得到了很大的发展。而科学合理的内部控制制度体系对于高等院校的发展具有较大的推动作用。但同时,目前不论是公立高校还是民营高校,其内部控制体系都还存在一定的问题,例如内部管理不够规范,内控制度欠缺以及财务管理水平有待提高等。这些问题对于高等院校内控制度的发展造成了阻碍。本文将对内部控制进行阐述,分析目前高等院校内部控制存在的问题,探讨构建高校内部控制体系的途径,希望为我国高等院校更好的发展提供帮助。
一、部门内部控制概述
部门内部控制指的是为了加强部门的经济管理,从而设立的一种具有相互制约性质的组织分工制度。通常来讲,在构建内部控制体系时,主要包含八个要素,分别是目标的设定,内部环境分析,风险的确认,风险的评估,风向管理策略的科学选择,有效的控制活动,良好的信息沟通以及公平的监督检查机制等。科学的内部控制体系应该具有以下特征:全面性。内控制度不仅对部门的财务、资产和组织架构等进行控制,同时要做好对部门工作的分析工作。经常性。内控制度要做好对部门日常活动的考核工作。潜在性。科学的内控制度应该在部门的所有管理活动中都有所表现。关联性。内控制度之间应该具有较大的关联性,一种控制行为的变化会对另一种控制行为产生影响。内控的局限性。内控制度天生具有一定的局限性。
二、高校内部控制存在的问题
高等院校和一般的部门企业具有很大的不同,因此其内部控制也表现出较大的差异性。目前,我国高等院校的内部控制还存在一定的问题,具体表现为以下几个方面。
(一)高校对内部控制的重视程度有待提高
我国高等院校对于内部控制的重视程度有待提高。目前,高等院校对于内部控制更多是从财务层面进行认识,认为内部控制主要是学校财务部门的工作,但实际上这种认识具有较大的局限性。高校的内控制度不仅是对财务工作进行控制,同时还要对高校的日常工作和管理活动进行监督和控制,确保高校各项活动的顺利展开。
(二)高校的内部控制制度不够完善
我国高校内部控制开展的时间较晚,和西方发达国家的高等院校相比,内部控制体系的整体框架还有待完善,这对于高校内控工作的展开造成了不利的影响。同时高等院校和一般的企业部门之间具有较大的区别,高等院校是非营利性的事业单位,主要承担的是教学和科研任务,因此在内部控制上具有自己的难点。首先,高校的内部控制展开具有不均衡性的特点,一些高等院校的内控制度开展较早,并取得了较好的成绩,而有的高等院校的内部控制工作甚至还没有展开。其次,在历史发展中,我国高等院校受到的计划经济的影响较深,导致在收支核定、补助结转等方面的核算方法表现出了一定的不适应性。最后,近年来,我国高校的规模不断扩大,各个高校的扩招工作开展显著,这也给高校内部控制的有效性提出了更高的要求。
(三)内控制定后的执行力出现问题
高校的内部控制制度制定后,需要高校各个部门进行积极配合,但当前我国高校内控制度制定后的执行力出现了问题,导致高校内控制度出现执行不力的情况。例如,在我国西部的一些高等学校中,为了响应国家财政部的号召制定了对应的内部控制制度,但在具体执行上却出现了较大问题。内控制度仅仅为了应付检查,在实际工作中不论是财务部门还是管理部门都没有很好的实行。
(四)高校的风险防范意识有待提高
科学的内部控制工作对于风险具有很好的防范效果,但高校由于内部控制工作的开展不力,导致对于风险的防范缺失,从而造成了一定的经济损失。我国高校在计划经济时代主要依靠国家拨款开展教学科研活动,几乎没有任何的经营风险。但近年来,随着市场经济的发展,部分高校在大力申请财政拨款的同时,还进行大额的贷款,筹集的资金用来经营项目,而在风险评估方面缺乏系统的内控制度,导致在一些项目上出现了较大的经营风险。
(五)内部审计的监督工作存在缺失
内部审计工作对于高校的财务活动具有良好的监督作用,通过和内部控制之间的统一结合,从而可以较好的对高校的财务和管理活动进行监督控制。但目前,高校的内审工作更多的局限于对预算和收支业务进行审计,没有真正发挥内部审计的作用。
三、构建高校内部控制体系的途径
构建科学合理的高校内部控制对于公办高校和民办高校的良性发展具有重要作用。在实际工作中,高校要从以下方面切实构建内部控制体系。
(一)建立高校内部控制的基本框架
高校的管理部门在构建高校内部控制框架工时,要根据高校的实际情况进行分析,并做好对内控重要性的宣传工作,引起高校管理层的重视。一般来说,高校的内部控制基本框架如图1所示。
图1 高校内部控制概念框架
(二)改善内部控制环境
在构建高校内控体系时,改善内部控制环境非常重要。高校的组织架构主要包括决策、执行以及监督机构,在内部控制中,做好三种机构的权责分配工作非常重要。其中决策机构主要负责从战略角度引导学校的发展,执行机构包括具体的执行部门,例如财务、采购、预算管理部门等。监督机构是内部控制的关键部门,主要负责对内部控制的监督检查。在内控制度中,做好组织架构权责的制定工作,对于内部控制的展开具有决定影响。
(三)强化风险识别和评估工作
随着市场经济的发展,高校面临的潜在经营风险越来越多,因此做好风险识别和评估工作非常重要。风险识别和评估主要指的在实际工作中,通过科学的风险识别手段发现影响高校运行的风险因素,并通过进一步的定量和定性分析制定相应的风险应对战略。由于高校性质比较特殊,因此可以将风险分为单位层级的风险和业务层级的风险。其中单位层级的风险主要是指机制制度、岗位管理以及财务编报等的风险,而业务层级的风险则指的是资产管理、项目管理、采购管理以及收支管理等方面的风险。高校要做好对各类风险的识别工作,特别是对关键点的风险识别和评估要把握客观、灵活的原则,从而对风险进行有效防范。
(四)提高内部控制的全面性
提高高校内部控制的全面性要对以下方面进行重视:在高校的购销环节做好内部牵制工作,预防为主,防控结合,从而保证购销环节内部控制的有效性;加强事后监督,通过定期检查和不定期抽查,做好对会计核算的监督;建设审委会,并确保审委会的独立性,从而做好监督工作。
(五)加强信息化在内部控制中的应用
随着科学技术的发展,内部控制的信息化程度越来越高。高校需要与时俱进,在内部控制中引入科学的信息管理系统,从而保证内部控制的科学性。例如,我国南方某高校根据自身的特点,引进了内控管理系统,系统主要包括资金管理子系统、收支核算子系统、预算管理子系统、项目管理子系统以及购销管理子系统等。通过信息平台的使用,有效提高了内部控制工作的有效性,提升了学校管理水平,取得了较好的效果。
四、结束语
科学合理的内部控制对于提高高校的工作效率,防范经营风险具有重要作用。在实际工作中,高校管理层要对内部控制工作引起重视,从建立内部控制的基本框架,改善内部控制环境,强化风险评估工作,提高内部控制的全面性,加强信息化在内部控制中的应用等方面入手,切实加强内控制度的有效性和独立性,为高校的更好发展做出贡献。
参考文献:
[1]赵志.对构建高校内部控制体系的思考[J].大理学院学报,2014
【关键词】高校内部控制;系统动力学;系统要素耦合;发展模式
中图分类号:F23;G647.5 文献标识码:A 文章编号:1004-5937(2016)03-0091-05
一、引言
近年来,高校负面新闻的层出不穷在社会上引起了很大的反响,例如南昌大学原校长周文斌受贿和挪用公款案、西安理工大学原校长刘丁挪用科研经费吃回扣案、浙江大学水环境研究院原院长陈英旭非法占有科研经费案等,这些案件从侧面反映出高校内部控制存在诸如基建监督体制缺失、内部监督与外部监督脱节以及高校资产安全等方面的问题,严重制约着高校健康发展。2014年1月1日,财政部制定了《行政事业单位内部控制规范(试行)》,明确了行政事业单位(例如高校)内部控制规范程序,这使得内部控制有规章可循。2015年3月24日,教育部印发了《关于加强直属高等学校内部审计工作的意见》,要求直属高校健全内部审计工作领导机制,学校主要负责人直接领导内部审计工作,设置独立内部审计部门,不受其他机构和个人的干涉。高校内部控制的管理成为国内外学者关注的热点,并取得一系列研究成果。国外学者主要从高校决策支持系统、内控部门重组以及财务管理等角度对高校内控进行了一系列卓有成效的研究。Rober(t1990)研究表明高校决策支持系统和执行报告系统的建立有利于高校资金决策的科学性。Barbara(2003)以某私立综合性大学管理人员信息系统为背景,运用信息反馈理论建立高校决策支持系统,研究得出高校可以借鉴企业内部控制方法来提高自身内控水平,例如采用扁平化组织结构的领导方式或利用创新型的管理方法缩短监管复杂性。Danie(l2005)研究了如何建立有效的内部控制规范来均衡高校内部控制制度和财政拨款使用效率之间的利益分配矛盾。David&Rusty(2010)认为将高校内部控制纳入云计算策略是改进高校预算控制的必要选择,并进一步探索了高校内部控制管理的影响因素。Matthew&Justin(2010)针对美国高校管理中关于外包与分权的争议,提出了高校内部控制的全面思考,研究结果表明,外包和分权两种措施可以有效地降低高校内部控制管理成本,提高高校内部控制管理效益。Ma(2012)研究得出行政权力过大是高校内部控制管理弊端的重要原因,并针对性地提出一系列促进高校内部控制水平提高的措施。Han&Zhong(2013)认为高校预算资金使用效率的预测有助于建立高校预算控制的评价指标体系,从而为增强高校预算控制提供定量的分析方法。国内许多学者的研究主要结合中国现实中不同条件背景,例如内部控制体制和控制框架等,从实证分析等角度探讨高校内部控制管理,并取得了很多显著的成果。刘新春(2001)在高校教育、教学改革背景下提出加强高校内部管理的观点,认为高校内部控制管理除了侧重于内部控制机构的建设以外,还需从提高学校各级管理部门内部控制制度的认识和重视内部审计制度的建设两个角度出发。2001年财政部了《关于高等院校建立经济责任制、加强财务管理的几点意见》,要求规范校内财经秩序,袁路明(2001)基于此背景提出了一系列加强高校内部控制的对策建议:推进产学研相结合的发展,加强学校财务制度建设,严肃财经纪律,将高校内部控制的重点放在学校重大项目决策程序、会计委派程序的规范化建设上。方芸(2013)构建了高校内部控制风险预警系统,从而对高校内部控制状况进行定量评价,从实证分析角度丰富了高校内控理论研究。陆文斌等(2014)研究得出高校内部控制制度的制定、实施和评价彼此之间密不可分,其中内部控制的评价是综合管理的关键。步磊和范亚东(2014)运用多元回归方法,分析了公司治理结构因素对内部控制有效性的影响。丁家源(2014)分析了我国高等学校存在的各种弊端,并提出有效的改进措施。杜俊萍(2015)以高校的实际情况为研究背景,探讨了高校内部控制自我评估方法和控制制度体系的建立。基于上述文献分析,本文创新性地将系统动力学引入高校内部控制系统中,全面构建控制活动———信息交流与反馈———内部监督情景模拟,并结合H高等学校数据来验证该方法的可行性,最后针对性提出一系列改进的对策建议。
二、高校内部控制的系统动力学模型构建
系统动力学由麻省理工大学Forester教授创建,是以系统论思想为基础,运用计算机模拟技术对系统的复杂动态行为进行研究的一门交叉性学科,它吸收了系统理论精髓并结合控制论、信息论等相关理论。高校开展内部控制晚于企业内部控制实施,控制手段存在差别,且整体控制水平较低。从系统学角度看,高校内部控制体系是一个完整的信息传递和反馈系统,原因在于高校内部控制涉及高校内部的教学单位、教辅单位和科研单位等各个部门,而高校各部门组成的高校内部控制子系统(例如财务子系统、教学子系统、信息管理子系统等)有效运行依赖于各个子控制系统的信息交流与反馈。鉴于此,本文针对H高等学校的内部控制行为构建动力学模型,并进行系统状态变量调整的情景模拟,这将有助于分析高校内控复杂行为的演化,为完善高校内部控制提供有用建议。
(一)高校内部控制的系统动力学模型构建
1.确定系统边界,针对研究的问题分清主次,抓住矛盾的主要方面本文构建的系统动力学模型的空间边界是H高等学校,其内容边界按照COSO标准界定为控制环境、风险评估、控制活动、信息沟通与内部监督。为了便于实现重点研究,笔者将内部监督和信息交流与反馈作为重点研究对象,并分析控制活动对高校内部控制的影响。系统动力学的指标包括状态变量、速率和辅助变量。其中,状态变量反映整体系统中各个子系统状态情况和未来演化行为,并且状态变量之间通过信息流、资金流等建立关系,形成相互影响的一体化网络,而速率和辅助变量分别反映状态变量的变化方向和影响因素。由于预算控制和财务控制状况能够反映控制活动的状态,因而将其作为控制活动子系统的状态变量;信息交流和反馈技术的发展反映信息交流和反馈子系统的变化状态,所以将其作为信息交流和反馈子系统的状态变量;内部审计作为内部监督子系统发展的重要手段,能够使子系统发生状态改变,从而将内部审计作为内部监督的状态变量。因此,预算控制水平和财务控制水平作为控制活动的关键指标,信息交流和反馈频率作为信息交流和反馈的关键指标,内部监督关键指标设置为内部审计水平。基于上述假设条件,本文建立由速率和辅助变量组成的系统模型,如表1所示。2.设计高校内部控制系统模型结构流程图本文根据SD原理,分析H高等学校内部控制的控制活动、信息沟通和内部监督子系统的相互关系,建立起各状态变量之间关于速率和辅助变量的系统信息反馈结构,并设计出内部控制系统模型结构流程图,如图1所示。借鉴Rees等(2001)采用的相关参数设定方法,结合H高等学校内部控制复合系统的结构特征、主变量数据变化的稳定性以及变量之间的依存关系,将参数概括为三类:(1)针对数据稳定性较强的单变量参数,采用系统历史数据资料算术平均数来确定,这类参数包括预算指标合理分配率、内控问题查处率、内控问题解决率以及重大事项上报率;(2)采用函数计算确定的参数包括预算机构健全率、信息系统覆盖率、技术人员充足率、监督机制健全率、审计部门独立性以及会计核算准确率;(3)人为设定监督主体能力和财务专职人员素质。3.高校内部控制系统模型的真实性检验为了证实高校内部控制系统模型的有效性,笔者通过模型相关调试和检验来进行验证。本文选取2008—2012年H高等学校的数据进行历史性检验(见表2),结果显示系统模拟结果与其内部控制实际状况基本吻合,这说明基于系统动力学下高校内部控制模型具有较好的模拟能力,能够真实地反映高校内部控制三个子系统之间的关系。因此,可以将其作为该高校内部控制情景模拟和预测的依据。
(二)H高等学校内部控制未来变化趋势的情景分析
观察H高等学校的系统流程图可以发现,高校内部控制系统的控制活动———信息交流与反馈———内部监督各子系统要素存在一定的耦合关系。本文基于三个子系统间的相互关系,以2011年H高等学校的内部控制系统发展模式为参照,设计出三种新型发展模式:信息技术支持预算型(A)、预算和财务控制协调发展型(B)、信息技术促进内部审计发展型(C)。下文对H高等学校内部控制发展趋势进行情景模拟和分析。1.H高等学校内部控制发展趋势模拟针对三种发展模式,本文对H高等学校未来13年控制活动———信息交流与反馈———内部监督的发展趋势进行模拟和分析,模拟结果如表3所示。(1)信息技术支持预算型(A):假定模型初始参数保持不变,预算机构健全率、预算指标合理分配率、信息系统覆盖率以及技术人员充足率保持2011年水平,分别是20%、25%、13%和21%,按照H高等学校2011年的发展状况进行模拟。模拟结果显示:2015年预算指标合理分配率达到34%,较2011年有大幅提升;信息交流和反馈程度增强,具体表现为信息系统覆盖率增长到36%;技术人员充足率较2011年上升4%,内部控制水平增长到17.4%。到2024年信息技术中信息系统覆盖率增长较快,技术人员的发展使得内部控制水平达到18%。这说明信息交流和反馈子系统的建设以及预算控制子系统的发展有利于提高内部控制水平。(2)预算和财务控制协调发展型(B):此模式下2015年预算机构健全率和预算指标合理分配率分别达到30%和39%,信息系统覆盖率和监督主体能力等指标保持原有水平。模拟结果显示:2015年内部控制水平增长到16%,预算控制子系统和财务控制子系统的预算指标(合理分配率、预算机构健全率和会计核算准确率)在2024年出现大幅提高,内部控制系统水平增长17.6%。这说明预算和财务控制协调发展能够有效带动内部控制水平的提高。(3)信息技术促进内部审计发展型(C):此模式在技术支持预算型的基础上进行,其监督机制健全率增长5%,监督主体能力增长4%,从而实现内部监督的大幅度增长,2015年高校内部控制水平达到17.8%,在三种模式中处于最高水平。与此同时,随着信息技术水平的提高和内部监督的严格,此模式在2024年内部控制水平达到18.90%,成为三种模式中增加速度最快的。2.H高等学校内部控制发展趋势分析针对以上高校内控发展趋势进行模拟和分析后,可以发现:(1)在内部监督机制不变的情况下,信息系统的建设和预算机构的构建促使内部控制水平从2011年的10.34%增长到2015年的17.4%。这说明信息沟通与反馈在内部控制中的作用需要进一步重视。根据行政事业单位内部控制要求,加强信息的沟通和反馈以及重视内部控制信息的准确性是非常重要的,模式(A)数据分析结果正契合现实要求。这进一步说明了技术支持预算改进的发展模式(A)的合理性得到验证。(2)在模式(B)下,2024年信息系统覆盖率、监督机制健全率和技术人员充足率分别增长了11%、2%和5%,而预算机构健全率、预算指标合理分配率和会计核算准确率分别实现12%、13%和18%大幅度增长,预算和财务子系统的大力建设使得内部控制水平得到提高。对比三种模式,可以得出模式(B)内部控制水平提高幅度较小,这说明预算和财务控制协调发展虽然能够促进整体内部控制系统的改善,但是内部监督子系统建设不足会导致内部控制水平增长缓慢,为此高校内部控制需要在提高预算与财务控制子系统的同时,进一步加强内部监督控制。(3)对于信息技术促进内部审计发展的模式(C)来说,专业技术人员的充足(具体表现为技术人员充足率2024年较2015年增长16%)可促进信息系统的建设速度加快。在引进专业审计人员以及对内部审计人员进行培训的基础上使得内部审计人员的素质得到提升(具体表现为监督主体能力2024年在2015年基础上增长6%),同时内部审计机构的建立和健全使得整体的内部监督机制得到较好的发展(具体表现为监督机制健全率2024年达到18%,比2015年高出3%)。根据模拟分析可知,预算控制和财务控制子系统增长幅度有限,信息系统覆盖率从2011年的13%上升到2024年的45%,实现信息交流和反馈子系统的大幅度增长。在信息交流与反馈以及内部监督子系统的共同作用下,高校内部控制水平2024年达到三种模式的最高水平18.90%。这说明信息技术支持内部监督发展的模式能够促进高校内部控制系统的实质性完善。
三、结论和建议
(一)结论
高校内部控制系统动力学模型能够对高校内部控制进行更有效的模拟和预测。例如选取H高等学校2008—2012年的历史数据进行真实性检验,其误差范围低,证明了模型应用的有效性。本文分别对H高等学校进行三种情景发展模拟,结果表明在不同发展模式下,高校内部控制水平都有所提升,内部监督机制健全程度低,信息系统覆盖率增长缓慢。其中,信息技术促进内部审计发展模式(C)的控制水平提升最多,即信息交流与反馈在高校内部控制建设中作用最为显著。信息交流与反馈系统的小范围增长能够带动内部控制水平的较大提高,这表明了高校内部控制管理需要在未来加强信息交流平台的建设和信息反馈系统的维护,重点发展信息技术支持内部监督发展模式来提升高校内部控制水平。
(二)对策建议
本文运用H高等学校相关数据进行高校内部控制动力学系统模拟,研究结果表明提高高校内部控制水平需要从信息交流与反馈、预算控制和内部监督三个方面来进一步完善。1.加强信息交流与反馈机制的建设信息是连接高校内控各子系统的纽带,做好信息交流与反馈可以保证内部控制子系统的良好运转。从信息交流角度来说,需要建立信息交流平台,以此提高频率来加强内部控制系统中成员参与的积极性。例如高校定期举行内部控制信息座谈、建立信息交流网络平台是促进信息交流平台建设的主要途径。从信息反馈角度看,需要加强高校成员内部控制集体参与意识以及成员的反馈积极性,具体可以通过进行内部控制知识竞赛的方式来使组织成员了解参与信息反馈对内部控制以及自身利益维护的重要性,同时对积极参与信息反馈的成员予以物质及精神奖励来鼓励成员积极参与内部控制。由此,将信息交流平台的搭建与信息反馈系统的建设结合起来构成良性循环回路,为高校内部控制制度的建设提供有力的信息技术支撑。2.实现预算动态管理预算控制包括预算制定、预算执行和预算结果评价三个方面。预算制定是要了解各部门的实际需求,尤其是高校一些部门在向学校申请教学经费时可能会存在虚报以及多申请的情况,为保证预算资金用到真正需要的地方,需要在信息系统建设的基础上加强与各部门的沟通使预算资金合理分配;在预算执行过程方面,需要进一步加强事中管理,包括组织预算控制专门人员对各个部门的预算资金使用情况进行定期评估与考核,确保资金的合理使用以及预算资金的安全;在预算评价机制建设方面,需要在合理的预算评价体系基础上对预算资金进行终期总结和评估,以便为下一年度的部门预算做铺垫。3.内部监督为高校内部控制系统提供制度保障内部监督通过对内部控制完整性、合理性和有效性的评价,实现内部控制其他要素的再控制。加强内部监督,需要做好以下几点。一是提升内部审计部门监督职能的制度保障。在信息系统不断完善的过程中推进信息公开,细化高校信息公开的范围和内容,将涉及学校在建项目、日常运营、教学经费、财务信息、突发事件的处理等内容进行公开。二是建立信息公开工作的评价机制,实施权责对等,严格执行责任追究制度,从信息的公开透明促使高校管理者合理运用手中的权力。三是发挥高校各成员如教职工、在校学生以及社会各利益相关者的监督作用,建立高校成员重大决策参与制度,使学生及教职工积极参与学校的管理。
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摘要:近些年高校根据新形势进行扩招扩建,高等教育事业得到极大的发展,但高校在实现跨越式发展的同时,也暴露出一系列问题,如内部控制薄弱,财务管理失控等。本文阐述了完善我国高校内部控制的重要性以及存在的主要问题,并提出了完善高校内部控制的措施与方法。
关键词:高等学校内部控制内部控制制度
改革开放后,随着我国市场经济体制的建立和教育体制改革的深化,教育经费的来源和结构发生了明显的变化。特别是近几年大学扩招扩建,资金运作更加的多样化。在这些新形势下,迫切需要用好、管好学校各类资源,使之发挥最大的效益,更好地为师生员工和教学科研服务。但是,许多高校对会计工作重视不够,管理意识淡薄,高校的会计基础规范也相对薄弱,在经济管理中也存在着许多漏洞和不足。
高校内部控制是指为了保证高校资产的安全与完整,确保会计资料的真实性、合法性和完整性,防止发生错误与舞弊,对经济业务活动进行计划、监督、调整、评价而制定的制度、方法及措施。不断完善的内部控制不仅能查错防弊、提高办学水平,还在保障高等教育事业快速健康发展方面具有积极的意义。
一、完善高校内部控制的重要性
高校的各类资产规模庞大、种类繁多,并且部分高校存在预算管理不严格,挤占挪用专项资金等问题,因此完善内部控制显得极为重要。实行内部控制能保护资产的安全完整,有效配置资源,降低费用,挖掘潜力,提高经济效益。内部控制的管理水平与办学质量存在紧密的关联性,内部控制越完善,就越能体现高校的办学水平。反之就会影响学校教育事业的发展。
二、内部控制存在的问题
1、内部控制意识淡薄,思想重视不够
许多高校为了确保资产的安全和完整制定了内部控制制度,但是由于主观上不够重视未能切实执行,因而形同虚设,导致内部控制的有效性不够,高校的经济活动处于失控状态,进而直接或间接地影响了高校办学的正常进行。
2、内部控制不完善,管理上存在漏洞
高校一般都有相应的内部控制制度,但总体来看仍不够完善。有的高校内部控制制度制定得过于简单、职责权限不够明确,业务流程也不尽合理,审批权限、先后顺序设计不科学,造成了许多管理上的漏洞。
3、监督机制不健全,监督纠正力度不够
监督机制是对高校办学管理者的办学成果、行为和决策进行一系列客观、及时的审核和监察行动。在内部控制的监督过程中,内部审计的作用不可忽视。一些高校对内部审计不重视,内部审计的独立性、权威性受到影响。内部控制监督乏力,导致问题不能被及时发现和处理,无法形成强有力的监督制约机制。
4、信息化管理层次低,沟通不畅
横向上,高校的财务部门一般都实现了会计电算化,资产管理、教学、学工等部门也都使用专用软件进行管理,但各部门都自成体系,信息不能共享。纵向上,由于高校规模的不断扩大,管理层次的增多,导致的后果是形成管理的盲点和漏洞,给不法分子可乘之机。
三、完善内部控制的措施
1、树立正确观念,提高决策层内部控制意识
会计法明确规定单位负责人应对会计信息的真实性和完整性负责,而会计信息真实性和完整性的制度保障是建立完善的内部控制制度,因而高校完善内部控制的关键在于领导层。只有领导层重视,才能制定出一套符合本单位实际情况的内部控制制度。
2、加强组织领导,优化高校内部控制环境
内部控制整体框架中最重要的是控制环境,它是所有其他构成要素的基础。控制环境不但直接影响内部控制的建立,还直接影响内部控制实施的效果。高校要通过合理配置资源,建立有效的激励、监督和制衡机制,从而建立符合高校特点的内部控制环境。当然高校的建章立制是一个不断完善的过程,关键是要有完备的内部控制环境。
3、大力推进财务委派制,加强财务队伍建设
首先要提高会计人员的思想素质,加强会计职业道德建设。树立为教学、科研服务的思想,热爱财会工作,坚持原则,清正廉洁,客观公正,保守职业秘密;其次鼓励会计人员学习各种知识,培养会计人员敏锐的洞察力,通过各种专题讲座、业务培训等形式提高会计人员的工作能力。
4、以人为本,建立有效的奖惩机制
人是内部控制的制定者和执行者,所以内部控制的重要内容是加强对人的激励和约束。有效的激励和约束机制可以充分调动人的积极性,形成良性循环。高校必须定期对内部控制制度的执行情况进行考核和分析,及时处理执行中发现的问题。
5、建立健全高校监督检查与评价制度,强化监督检查
高校应根据内部控制中的漏洞和隐患,进行及时修正,并针对出现的新问题、新情况,逐步建立切实可行的监督检查与评价制度。在监督过程中加强与内部审计、监察等部门的配合,加大对重点部门、重点岗位、重点人员的检查频率及力度。
6、构建畅通信息传递渠道,确保上下层之间有效沟通
高校应充分利用现代化的信息处理和通讯技术,及时准确地收集相关决策信息,利用各种信息及时调整策略,加强决策和管理活动的主动性和针对性,建立信息流通和反馈制度。同时加强对信息系统的安全保护,防止突发事件。
内部控制是一个不断发现问题、分析问题、解决问题的周而复始的动态过程,所以不能期望短期内就能完善内部控制。另外适当引入外部监督也可以促使高校不断完善内部控制。总之只有加强对高校内部控制的了解、检查、监督与评价,才能使高校自觉地加强和完善其内部控制。
参考文献:
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在COSO报告中,内部控制的目标为营运的效率效果、财务报告的可靠性和相关法令的遵循性。我国《内部会计控制规范—基本规范》将企业内部控制的目标总结为:规范单位会计行为,保证会计资料真实、完整;堵塞漏洞、消除隐患,防止并及时发现、纠正错误及舞弊行为,保护单位资产的安全、完整;确保国家有关法律法规和单位内部规章制度的贯彻执行。高校作为非盈利组织,它的经营内容和运行性质与企业相差甚远,其目标与企业目标更有着根本性的区别,不能简单地照搬COSO报告目标,也不能简单照搬我国企业内部会计控制规范中界定的目标,应该根据高校的目标和业务性质确定高校内部控制的目标。
高校的目标是培养人才、科学研究和服务社会,因此其内控控制目标应不同于审计视角的财务报告型,它应该是培养人才、服务社会导向型的。应该通过建立完善的内部控制制度,使高校更好地完成培养人才、科学研究和服务社会的任务。高校的内部控制制度,应该能够组织好学校的教学和科研活动,节约有限的办学资金,最大限度地发挥好学校教学和科研资源的作用,为社会培养更多的优秀人才,提供更优质的科技服务。教育经费投入的效益性和效率性应该成为高校内部控制的首要目标,其次要保证资产的安全性、财务报告的可靠性。
二、高校内部控制框架构建
结合高等学校实际,可以从以下七个方面探讨高校管理型内部控制系统框架:控制环境、控制目标与预算编制、风险识别、控制措施、信息及沟通、监督与检查、绩效评价与激励七项要素。
第一,控制环境。高校的内部控制环境,是实施内部控制的基础,包括影响、制约内部控制建立与执行的各种内部因素。内部环境主要包括治理结构、组织机构设置与权责分配、文化、人力资源政策、反舞弊机制、内部审计机构设置等。
高校内部控制环境的关键在于构建科学的高校治理结构。高校治理结构是为实现高校的办学目标,就高校内部治理的组织机构设置及其相互之间的权力配置,制衡与激励的制度安排(彭宇文,2005)。高校治理结构的目标是保证高校办学目标的实现。如果不能保证高校的高层决策活动的科学性,再完善的内部控制活动也难以保证高校顺利实现其目标。
党委领导下的校长负责制是目前国内公办高校治理制度的基本安排。高校权利结构中党政力量一支独大,行政权力强大,学术权力微弱,作为高校主体的师生真正参与民主管理的机制还没有形成。应该借鉴现代企业的治理理念,构建科学的高校治理机制,使高校的决策、执行和监督相彼此分离、相互制衡。对于目前高校运行机制而言,可以在高校内部成立类似于企业董事会的机构,比如理事会,并作为高校的最高权力机构和决策机构,确保高校重大决策的科学性和良好运转。考虑到我国的实际情况,高校理事会可由出资人(政府、捐赠人等)、各院系专家学者、与学校没有直接利益关系的社会贤达或教育专家、学生代表等组成,将理事会与以校长为首的行政系统适当分离,并赋予理事会最高的决策权力,使高校成为对社会而不是仅仅对内部人负责的机构。
第二,目标制定与预算编制。预算管理是对单位目标及其资源的配置方式、计划的量化,这种量化有助于管理者协调、贯彻计划,是一种重要的管理工具。预算管理由目标设定与预算编制、预算执行与控制、预算考评与分析等环节构成。我国公办高校目前的主要资金来源是财政拨款和事业收入,高校拨款数额主要是依据部门预算来确定的,高校的支出也主要是通过编制和执行预算来进行控制,即高校的收支活动主要是通过预算进行控制的。因此,预算的编制和执行,作为高校内部控制框架的一个十分重要的要素,应当加强对预算编制环节的控制,对编制依据、编制程序、编制方法等做出明确规定,确保预算编制依据合理、程序适当、方法科学。
目前,许多高校在编制预算时,定额测定不合理,没有充分的基础资料,采用简单的“基数+增长”的编制方法,使得高校经费预算只能增加、不能减少,“赤字预算”现象普遍,而且还会出现校内各部门互相争经费的问题,不能达到合理配置高校资源的目的。作为管理导向型的内部控制制度,其目标制定应该区分战略目标、职能性目标及具体执行子目标三个层次。高校的战略目标,比如办学定位、发展目标等,是对高校使命的进一步明确,是高校追求的长期结果。职能性目标是与高校功能结构相对应的目标,是对高校功能性目标的分解细化。具体执行子目标是按照高校功能和业务结构展开后所形成的具体业务目标,重点强调可操作性。各个层次的目标,都需要以预算形式体现出来,这些目标和预算就成为控制标准的主要组成部分。
第三,风险识别与应对。风险识别是及时识别、科学分析和评价影响企业内部控制目标实现的各种不确定因素并采取应对策略的过程。具体到高校内部控制,指对高校所面临的风险以及潜在的风险加以判断、归类和鉴定的过程。风险控制是指采取回避、限制、转移、分散和化解等措施将学校的办学风险和财务风险控制在可容忍的范围内。
从财务风险控制的角度来看,学者们普遍认为高等教育大众化过程中高校负债经营是造成目前部分高校财务风险增加的直接原因,研究的焦点也主要聚集在高校贷款问题上(曹升元,2008)。当前高等教育的快速发展,办学规模扩大和信贷资金的引入必然带来办学风险和财务风险,高校不能因为害怕风险而裹足不前,而应该确定一定的风险容忍度,将风险控制在可接受的范围内。
第四,控制措施。根据《内部控制-基本规范》控制措施是根据风险评估结果、结合风险应对策略所采取的确保内部控制目标得以实现的方法和手段,是实施内部控制制度的具体方式。控制措施从执行层面,可以分为组织层面的控制措施和操作层面的控制措施。
以高校的资金安全性为例来说,高校资金流动的安全性作为内部控制的重要的目标之一,应该采取集中的资金控制模式,特别是对于产权没有独立和明确的二级核算单位,他们的重大经济活动的财务权力坚决不允许完全脱离学校的统一领导,游离于学校控制中心管理权限范围之外。从组织层面的控制措施来说,校办企业、校内结算中心,甚至包括基本建设部门,其资金支付、对外投资、对外担保等重大经济活动能力都必须控制在集中领导的学校财务总体管理范围之内。加强对二级单位资金的审计与监督,则属于操作层面的控制措施。学校必须避免二级核算单位过分强调其自而逃避学校财务管理的监督,出现二级财务管理失控,最终造成国家财产损失,高校利益受损的现象。
第五,信息真实与沟通共享。信息与沟通是及时、准确、完整地收集与经营管理相关的各种信息,并使这些信息以适当的方式在高校有关层级之间进行及时传递、有效沟通和正确应用的过程。高校的会计信息作为主要的信息来源,被重视和利用的程度不高。所以,采取有效措施,提高会计信息的透明度,使高校不同职能部门能够更便捷地获取所需的财务信息,加强信息沟通,发挥会计信息的作用,促进高校内部控制的效率和效果。为了发挥会计信息在高校管理中的作用,应该从以下几个方面着手:定期组织财务人员在干部会议上披露有关会计信息,使学校和职能部门的领导及时了解有关财务信息;财务处工作人员应该根据学校的日常运行情况和一定时期学校的工作重点,设计灵活多样的内部财务报表,提供满足多方面需要的会计信息;财务人员应该做好财务报表分析,及时发现高校财务运作中存在的问题;建立信息化集成环境,打破信息孤岛,在高校的不同部门间实现信息共享。
第六,绩效评价与激励。绩效评价与激励是根据控制标准,即根据前文提到的预算,对高校经营、管理活动的实施结果,在信息传递与反馈的基础上进行评价,并根据评价结果进行奖励或惩罚。高校的主体是教学科研人员,他们的付出与努力是高校取得核心竞争力的有效保证,是高校发展的源泉与潜力。只有对他们的绩效进行恰当的评价,并且给予合适的激励,才能使他们萌发创意,为学校多做贡献。教学科研人员受过正规教育,具有较高的专业技能和专业知识,一般地来说,他们具有以下特征:自我实现的欲望比较强烈、工作的自主性较强、对知识和事业的成长有着不懈的追求、要求获得与自己付出相称的报酬的倾向也更为明显。目前我国对科研人员的考核主要是成果导向,引发了剽窃、买卖成果等许多急功近利的行为,这对于高校的长远发展非常不利,因此,应该改变对高校科研人员唯成果论的绩效评价与激励模式。
第七,监控与反馈。监控与反馈是对其内部控制的健全性、合理性和有效性进行监督检查与评估,形成书面报告做出相应处理,并对控制程序提出有针对性的改进措施的过程,是实施、完善内部控制的重要保证。预算管理、防止教育乱收费、预防和惩治腐败是高校内部控制监控的主要对象,目前公办高校的审计处在对内部控制措施的监控和反馈中发挥了重大作用,但是现行体制下,审计处是在党委为中心的行政管理层的领导下办理业务的,并对其负责,其监控的独立性不强,产生的问题是内部人控制。因此,高校可以借鉴企业董事会下设审计委员会的做法,在高校理事会下设置审计委员会,审计委员会的成员可由类似于独立董事的专家组成,监控学校管理层的管理工作,对理事会负责,即高校应该同时设置审计委员会和审计处。
【关键词】高校;内部控制;制度
近年来,随着高等教育体制改革的不断深化,高校办学规模不断扩大,在基建工程建设、设备物资采购等方面有着越来越多的决策权和自,教学科研、后勤保障、行政管理、校办企业等经济主体的业务活动内容不断增加,高校经济类型的多样化,在运行过程中面临的各种不确定性因素也在增加,风险也在不断变大。在此形势下,对高校内部控制提出了较高的要求。
一、高校内部控制制度的含义
高校内部控制制度是高校为了保证各项业务活动的有效进行,保护资产的安全完整和有效运用,防止、发现和纠正错误、舞弊与欺诈行为,保证会计信息和其他相关信息的真实、完整,控制各种风险,提高高校管理水平和效益,为实现高校管理目标而制定并实施的一系列控制方法、措施和程序的总称。它是一个能实现自我检查、自我调整和自我制约的系统。
二、高校内部控制的几个关键点
高校内部控制是由多个环节、不同要素组成的,它们有着不同的功能和作用,相互联系、相互制约、相辅相成,并按照一定的结构组成一个完整的系统。在学校管理者的有效控制下,实现控制系统的自我调节,对发生的差异及时纠正或调整,并作出正确的评价。内部控制的范围和关键控制点可以归纳为以下四个方面:
1、组织结构及职责分工控制
实行高校内部控制首先要从高校的组织结构开始,根据高校经济活动的需要分设不同的部门和机构,并对机构设置和职责分工的合理性、有效性进行控制,把不相容职务进行分离。具体要求做到:授权、签发、核准、执行和记录五个步骤,如果这五个步骤都有相对独立的人员(或部门)来实施,就能保证不相容职务的分离,有利于内部控制作用得到有效发挥。
2、预算控制
所谓预算控制,就是将组织的经营目标和资源配置予以量化,并使之实现的控制活动或过程的总称。高校作为公共教育事业,其目的不在于追求直接的经济利益,而是追求长远的社会利益。与企业预算相比,高校未来业务比较确定,在学校事业发展计划和任务既定的情况下,各项教育事业的实际支出几乎与预算没有出入或出入很小。高校预算的这种确定性,使其成为学校经济活动强有力的控制工具。一个合理的高校预算,加上严格的执行和控制机制,可使学校有限的资金发挥最大的效用,对保障高校业务、管理活动的正常运行和高校教育事业整体目标的实现有着十分重要的意义。学校在编制预算时必须明确预算范围,充实预算内容,加强预算编制的监管力度,控制住预算,就控制住了学校的经济活动。
3、财务风险控制
这几年高等学校已进入了一个新的高速发展时期,许多学校纷纷利用银行贷款等筹资方式进行负债建设。适当的负债有利于学校的发展,但过度举债也为高校带来了一定的财务风险,借入资金须还本付息,一旦无力偿还到期债务,高校便会陷入财务困境。况且,高校当年的各项收入除了要支付当年的事业支出,还要支付举债的贷款利息,加重今后几年支出压力,借入资金比例越大,高校的财务风险程度就随之增大。因此,高校要保证正常的资金运转,要有一个合理的资金结构,维持适当的负债水平,既要成分利用举债来加快发展,又要注意防范举债过度而引起的财务风险的加大,导致高校陷入财务困境。高校的内部控制应当切实加强对高校贷款资金的投向管理和流量管理。
4、授权审批控制
授权批准控制要求单位明确规定涉及会计及相关工作的授权批准的范围、权限、程序、责任等内容,单位内部的各级管理层必须在授权范围内行使职权和承担责任,经办人员也必须在授权范围内办理业务。应规定每一类经济业务审批授权程序,明确学校审批责任人及各院、处、系、部、所、室、中心部门审批人的程序,避免越级审批、违规审批。各审批责任人本着下级对上级负责的原则,对所审批的经济活动收支的真实性、完整性负责。同时建立必要的检查制度,保证授权后处理经济事项的工作质量。
5、资产保全控制
资产保全控制的目的是安全与高效。高校应该按照《事业单位国有资产管理暂行办法》以及相关法律法规的规定,建立健全符合本规范要求和单位实际情况的资产管理制度和岗位责任制,强化检查和绩效考核,加强对资产安全和有效使用的控制。由于高效会计制度的缺陷,致使高校重资产购置,轻资产管理,资产保值增值意识薄弱,没有对资产使用效益和效率的考核。为此,我们必须加强对资产购置预算经费的投向管理,资金使用到哪里,监督就到哪里,使所购资产发挥最大效益。只有这样,高校的内部控制才有实际意义。
6、合同管理控制
随着高校办学规模的不断扩大,管理体制的不断调整,高校内部职能管理部门的自主性经济活动越来越多,这些经济活动涉及各类经济合同,因此高校应该建立一系列制度体系和机制保障,合同分级授权管理制度,统一归口,明确职责,健全考核与责任追究制度。
7、政府采购控制
由于高校的经费主要来源于国家财政拨款,高校的所有采购计划必须纳入政府采购的预算范围。因此高校急需修改和制定新的会计核算流程和资金管理条例,特别对财政统一开设的账户的资金往来,财政收支和自有资金的划拨,研制出一套切实可行和规范的核算、监控模式。而负责操作政府采购的部门必须严格贯彻执行《招标投标法》,消除地区封锁和行业保护,建立招标投标统一大市场,维护招标投标法律制度的统一和协调。
8、建设项目控制
高校的基建项目是指基本建设、技术改造、重大维修等投资多、规模大、工期长的项目。近年来,随着高校招生规模的扩大与快速发展,许多高校进行了新校区建设,并且,国家对高校的场馆、设备等基础设施建设的投资也大幅增长。因此高校应该加强管理和监督,强化内部控制意识;建立基建工程招投标制度;实行合同管理和项目跟踪审计制度,高校基建项目应严格按合同管理,签订的合同条款内容要全面、文字表达要清楚,特别是合同价形式、物价浮动因素、政策调整因素、双方的承诺及主材的供贷方式等都应在合同中明确,以便在合同履行中控制价格。对工程决算实行“初审、终审”二审制度,严格控制工程成本,严格资金管理;加强监理工作,提高施工管理水平。
高校内控制度是个系统工程,由诸多环节组成的。它是高校最重要的管理工具。我们要将控制触角伸向高校管理的各个环节和各个方面,不留下控制死角。使内部控制制度作为一种制度能真正成为学校管理者的行为规范,根据高校经济活动的发展规律,制定出一套科学、严密、有效、可操作的高校内部控制制度,推动高等教育事业健康的发展。
参考文献:
[1]财政部关于印发《内部会计控制规范――基本规范(试行)》的通知.财会(2001)41号,2001
摘要:会计稽核作为内部控制制度的重要一部分,在高校内部控制中发挥着重要的作用。具体体现为日常工作中的货币资金、存货和固定资产的稽核,高校财务报告的稽核,对重点项目的专项稽核等。通过对会计进行稽核管理,同时在高校内部控制设计的合理性、执行的有效性等进行有效的评价,在日常经济活动中,针对财务、管理方面存在的问题展开调查,并提出相应的整改建议,在一定程度上为领导决策提供参考依据,进一步防止舞弊和腐败。
关键词 :会计稽核高校内部控制
2012 年11 月29 日,财政部印发《行政事业单位内部控制规范(试行)》(以下简称《规范》),该《规范》自2014 年1月1 日起开始实施,从风险评估和控制方法、单位层面内部控制等方面在《规范》中都做出了详细的规定。对于单位的内部控制目标,在《规范》中也进行了明确。
1 会计稽核与会计审核尧会计复核尧审计的区别与联系在日常的经济生活中,人们普遍存在一种误区,认为审计部门监督财务,设置专业的稽核部门没有意义。但是,在高校财务管理中,会计稽核是一个重要环节,与会计审核、会计复核、内部审计相比,其区别主要表现为:会计审核是会计人员审查、核实经济业务的合法性、合理性以及取得原始凭证的真实性等,通常情况下,这是组织开展会计工作的基础。会计复核是在审核的基础上,按照《高校财务会计制度》的相关要求,会计人员再次复查和核实、会计科目的运用、核算方法的正确性。内部审计是学校审计人员经常性地审计学校的所有财会业务,以及重点审计和专项审计某项经济活动,该项工作需要单独设立审计部门。会计稽核则是学校财务部门继续、深入开展自身的会计审核、会计复核工作,通过对凭证、账簿、报表等会计资料进行随时的抽查,以及通过各种形式对学校财务部门、二级院系的财务工作进行专项检查,找出问题,同时提出相应的政策建议,该项工作的侧重点主要集中在财务部门自身进行内部监督,仅以促进内部管理。
2 会计稽核的内容
2.1 加强学校内部控制,建立完善高校会计稽核制度体系。对于高校来说,需要建立完善的会计稽核制度。通常情况下,涉及的稽核制度主要包括:稽核程序、稽核工作的责任、稽核业务流程等内容,同时对稽核管理的范围、权责等进行明确,进而在一定程度上为稽核工作提供机制保证,进一步确保稽核工作效率和质量。
2.2 规范操作程序,提高会计水平,对重点项目进行专项稽核。规范日常稽核工作程序,包括以下几个环节:一是在稽核前要做好稽核准备,制定稽核方案,明确稽核人员;其二是在稽核实施时,对稽核工作的底稿进行登记,同时注意稽核方法和技巧,确保稽核工作的全面、真实性、准确性;其三是在稽核报告和处理阶段,以“稽核事实和评价”为基础,做好稽核工作的总结与反馈,确保稽核报告的及时性、全面性;其四是在稽核过程中,遵守签字负责的原则,对于自己审查签字的稽核内容,稽核人员需要全面负责。
3 加强高校会计稽核的相关措施
3.1 建立内部控制制度应以会计稽核为中心。高校应逐步建立、完善系统的会计稽核制度。设计的这些制度应包括稽核的程序、稽核工作的责任、稽核业务流程等内容,并且在一定程度上对稽核管理的范围、权责等进行明确,进一步为组织开展稽核工作提供保证,进而提高稽核效率和质量。
3.2 加强工作中的会计稽核。①稽核原始凭证。对于会计工作来说,需要从原始凭证开始,并且这是会计记录的基础。在这种情况下,原始凭证的真实性、完整性显得尤为重要。在组织开展稽核工作时,首先对反映经济业务真实性的原始凭证进行审查,检查其与相关的法律法规是否相符;其次对各类原始凭证填列内容的规范性、完整性,以及品名、数量、单价的齐全性进行审核;最后按照有关规定,对支出情况进行审查,检查其是否符合经费审批程序。②稽核记账凭证。审核记账凭证,其重点是确保使用的科目与高校会计制度的要求保持一致,审核记账凭证上的支票号与支票存根的一致性,所附原始凭证与记账凭证金额是否一致等。③审核现金出纳员是否按照规定办理业务,现金库存是否做到日清月结,有无坐支行为,有无私设“小金库”的行为。对现金日记账中的经济业务的真实性、可靠性进行审核,以及是否存在超库存限额存放现金的现象等。④审核银行月末对账单的真实性。在审核过程中,需要审核未达账项中的每一项经济业务的真实性可靠性,双方金额是否真实的平衡,是否分开保管支票和印鉴,对现金支票号码的连续性进行审核,是否存在缺号、跳号现象。对于作废的支票是否统一销毁。⑤稽核会计账簿。审核会计账簿的重点主要集中在,单位设置会计账簿是否符合有关的规定要求。制止和纠正伪造、变更、故意毁灭会计账簿等违法违规行为,并且在一定程度上做出处理。⑥稽核会计报表。审核会计报表,其重点主要集中在,报表中数据来源的真实性,是否全面反映内容,以及包含会计信息的真实性,表与表之间的勾稽关系是否正确。⑦存货的稽核。检查存货的购入是否符合政策、程序。检查采购发票、验收单、入库单和出库单的真实性,检查每月对于存货的盘点情况,不定期的盘点存货是否与会计部门的存货明细账相符。⑧固定资产的稽核。检查固定资产的申购是否以预算为依据,购入的固定资产是否由资产管理部门统一接收、检验和发放。是否定期对固定资产进行盘点,做到账账相符、账实相符。是否对固定资产计提折旧,报废的程序是否符合规定。
3.3 确保会计稽核工作的合理实施。落实稽核制度的必要保障是合理的组织会计稽核工作的实施。在记账过程中,财务人员需要认真审核原始凭证,在一定程度上确保原始凭证的真实性、合法性,同时按照科目设计的要求记录经济业务,进一步形成相应的会计信息。对于记账凭证,一般需要稽核人员进行事前稽核。在当前情况下,如果会计信息量比较庞大,同时稽核人员相对较少,在这种情况下可以事后稽核。对于高校的院系来说,通常利用某一特定的方式定期进行稽核。
3.4 做好会计稽核工作重点。高校会计稽核工作的重点是重点项目的专项稽核。高校应在做好对会计凭证、会计账簿、会计报表的日常稽核的基础上,扩大专项稽核的范围,逐步将工作重心转移到财务收支及分配、计算数据的准确性以及预算执行过程的调整分配等内容上来。
3.5 改变会计稽核手段。在会计稽核工作方法方面,需要高校努力改变传统的方法,对会计稽核工作思路进行相应的调整,为了便于组织开展会计的稽核工作,通常情况下需要寻求新的专业稽核、审计软件等,进而在一定程度上研究分析检查中发现的问题,同时找出问题及原因,并采取相应的补救措施。建立奖惩机制,引入更加科学的管理手段来改变传统的管理模式,完善高校的内部控制规则。
3.6 加强会计稽核队伍建设,提高会计稽核人员的业务水平。高校应通过不同方法提高稽核人员的综合素质。一是加强学习财经法律法规知识和业务技能,进一步巩固强化稽核人员监督和处理问题的能力,在新形势下,不断满足稽核工作的需要;二是派稽核人员到各综合业务部门进行实地学习,不断熟悉业务操作规程,强化自身的业务技能;三是聘请专业教师传授系统的稽核审计理论,在一定程度上提高稽核人员的专业水平。
4 结语
在组织开展工作的过程中,与事业单位相比,高等院校有着本质的区别,其核心任务主要集中在培养人才,在进行科学研究时,不断推动我国社会的持续发展。因而,高校在实际运行过程中,难以产生直接的经济效益,导致人们忽视业务活动的经济与效益属性。但是,在发展职业技术教育的过程中,学校筹资不仅仅局限于国家的财政拨款这一单一渠道,对于学校来说,可以通过上级主管部门、校办企业、企事业单位以及联合办学等额外渠道获得收入。随着经济业务类型的日趋复杂,进而在一定程度上增加了会计人员的工作量,同时增大了工作难度,并且细化了职业分工。在当前环境下,随着应用财务信息系统的不断普及,在全过程的核算及财务管理经验方面,对于高校会计人员来说普遍缺乏独立、完整性。在这种情况下,需要对内部财务加强控制,高校需要进一步加强财务稽核工作,在内部控制制度方面,同时也提出新的要求。在日常经营过程中,高等学校需要建立和完善以会计稽核为中心的内部控制制度,在组织开展各项业务时,能够有章可循,并且需要采取措施,确保内部控制制度执行的有效性,进一步真正发挥内部控制的功效。
参考文献:
[1]刘承龙.论企业财务管理中会计稽核工作的开展[J].行政事业资产与财务,2011(6):60-61.