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46.5%的实习生以积极进取且能够及时调整自我心态的面貌进行实习,有退却逃避心理但仍能完成实习的学生占52.7%,少部分约占0.8%的学生则寻找理由终止实习。心态积极乐观的实习生,大多经历了“实习前积极准备和期待———实习初期失望与挫折———实习中期调适、磨合、适应、认同———实习终期对酒店产生留恋感”的过程;部分心态盲目或悲观的实习生,则有“实习前迷茫、实习初失落、实习后期无所谓和实习完成后的解脱感”的心理,同时又因对未来的迷茫而烦躁不安。
二、实习心理问题产生的原因
1.实习前学生心理和能力准备不足开展酒店实习前,多数学生对酒店行业尚缺少客观、全面的了解,对基层工作的艰苦、对酒店严格的规章制度缺乏充分的心理准备。此时,学校和实习指导老师更多的将精力放在实习计划的安排、实习酒店的落实、实习岗位的安排、动员报名等工作上,学生则将大部分时间花在对酒店实习的生活准备上,而在心理层面上对实习本身的认识则呈现缺失状态。实习一旦真正展开,面对酒店陌生的工作环境、严格的工作纪律要求、高劳动强度、复杂的人际关系等问题和挑战,缺少磨砺和社会经验的学生,实习心态上会呈现多样性和多变性[3],往往因为心理自我调整和人际关系处理等能力的不足,出现信心不足、不适应、易迷茫、不满、焦虑等心态,有时还会表现出逃避责任、自暴自弃、抱怨他人、消极怠工等行为。
2.实习指导缺乏对心理问题的有效引导目前,很多学校比较注重制度建设,以加强对实习生的管理,但无法解决让学生从被动实习转为主动实习这个实习管理的根本问题。积极的心理活动,有助于行为的正面发展,消极的心理活动会导致行为的偏激,所以对实习生在实习过程中的心理问题不能忽视[1]。学校实习指导老师虽承担实习指导任务,但目前很多指导老师在学校和实习点两头跑,时间上没有保障,大多数采取电话联系,采取遥控管理,实习过程跟踪管理相对欠缺,导致不能及时掌握学生的实习心理动态并做出及时引导,时间一长,容易导致学生消极情绪的出现,从而影响实习效果。同时,实习指导老师指导专业技术相对能力强,但心理辅导能力不一定很专业,心理引导的有效性有待加强。
3.企业目标与实习目标的错位[1]企业追求的是利润最大化,由于酒店行业竞争激烈,人员流动性大,对部分酒店来说,吸收实习生的目的主要是为了解决人力不足和降低企业成本,并没有把实习生作为酒店储备人才来进行培养,其表现为重点关注实习生分配工作的完成情况,而对他们的心理、生活、培训和职业成长等却关心不够,把实习生当作廉价劳动力;分配实习生岗位过于随意、功利,哪里缺人手往哪里安排实习生,实习岗位安排不合理、人岗匹配度差[2];出于经营考虑,希望实习生安心工作,不考虑实习生调换岗位。而知识经济时代,学生尤为看重个人价值的实现和个人职业成长空间,这种企业目标和实习目标的错位,导致实习过程中企业利益和学生利益之间的冲突,时间一长,如果酒店又缺少相应的激励措施,学生心理难免波动,从而影响实习积极性。
4.社会和家庭对酒店从业人员的偏见虽然现在社会对酒店从业人员的偏见有所改变,但还有相当一部分人认为酒店是伺候人的行业,服务员属于较低层次的工作,家长认为自己的孩子从事酒店业过于辛苦、口碑不佳,不愿意孩子受大学教育后仍从事这一行,这无疑极大地影响了那些本来希望运用自己的专业知识和专业能力在高星级酒店开始职业生涯的酒店管理专业学生。在服务岗位上工作愈久,学生所感受到社会和家庭压力越大,在这种思想偏见的影响下,实习生容易产生心理动摇,被动实习、逃避实习甚至实习后不在酒店行业就业等情况。
三、解决实习心理问题,促进实习管理的对策
1.引导学生做好实习心理准备,加强挫折教育和相关能力的培养在酒店实习前,学校和酒店要通过专业教育、实习动员、实习目的性教育、酒店成功人士经历介绍等,让学生深刻意识到即将面临的问题和挑战,特别是酒店对工作纪律的严格要求、劳动的高强度、人际关系的复杂、心理可能出现的落差等,培养积极的实习心态,克服消极情绪,使学生在实习前对酒店行业就有更客观、全面的了解和充分的心理准备,让学生顺利完成从在校生到实习生的转变。此外,学校要充分利用在校第一、第二课堂,加强挫折教育,激发学生潜能,加强学生心理健康指导,使学生学会自我心态调整,加强人际沟通和人际关系处理锻炼,使他们能更加客观、冷静、从容地处理实习、工作和生活上碰到的困难和挫折。
2.学校进一步加强过程管理,加强实习心理指导学校可以利用教师下企业实践的机会,派遣既懂专业又受学生信任的老师到实习酒店,一边下企业实践,一边担任实习指导老师,这样既有利于及时掌握学生动态,促进实习管理,又能培养“双师型”教师,一举两得;学校也可以通过在线毕业实践综合管理与沟通平台,实现信息的快速化互动和动态化的实习监控。通过网上实时监控与网下实地指导相结合的工作机制,解决实习指导老师两头跑、不能及时发现、解决学生实习心理问题的状况,强化实习过程管理,实现实习过程全覆盖,提高管理水平和效率。当然,还应建立实习管理队伍和专业心理辅导队伍,与实习指导老师形成合力,从专业指导、心理咨询、学生管理、就业服务等方面加强服务和引导。此外,学院需充分发挥班团干部的作用,发挥与实习酒店沟通机制的作用,及时相互反馈实习生工作、生活、心理状况,形成管理合力。
3.酒店日常管理应注重沟通、人文关怀和实习激励酒店的竞争就是人才的竞争,酒店需把吸收实习生实习与人才储备结合起来。实习生刚踏出校门走向酒店,对一切都充满了期待,适当地给予激励,能够激发他们的实习积极性。酒店可以通过询问、谈话、座谈会等形式及时掌握实习生动态,多沟通多鼓励,并可以指派优秀员工作为“师傅”,指导帮助实习生完成任务和实现自我。酒店应针对实习生的特点,耐心教育,不简单以惩罚代替日常管理,更多体现人性化,酌情安排工作内容,劳动量、操作难度都应循序渐进,逐步到位。需建立体现实习生劳动价值的薪酬制度和薪酬福利水平,减小实习生与正式员工在基本报酬上的差距。酒店应用发展的动态的眼界看待实习生,准确了解实习生的基本情况,合理安排实习岗位,关注实习生的职业发展,可以尝试让表现优异的实习生担任一些见习管理职务。
本文在文献查阅的基础上,总结了星级酒店实习生管理的影响因素,对实习生和酒店人力资源部门就这些因素进行访谈,去除不合理的影响因素,确定问卷。调查对象是在厦门喜来登、威斯汀、翔鹭等酒店实习的学生,实习的岗位主要包括客房部、餐饮部、前厅部及礼宾部等酒店主要部门。问卷主要包括两个部分,第一部分了解调查对象的基本情况,主要包括性别、学历、专业、实习酒店类型、实习部门、实习岗位、实习时间长度以及实习补助八个问题。其中性别、学历、专业三个问题是为了了解酒店实习生的构成,其余问题是为了了解实习生的实习基本状况。第二部分是对实习生管理现状的实际感受调查。通过文献查阅和访谈,确定了18个可能对实习生管理产生影响的因素,该部分使用的方法是Likert五点量表法,既划分了五级,分别用1,2,3,4,5表示这五个级别,1表示“很大影响”,2表示“较有影响”,3表示“一般影响”,4表示“影响不大”,5表示“没有影响”。数值越大,说明对实习生管理的影响程度越大。
二、调查结果与现状分析
变量因素分为18个分别是:01个人掌握的专业技能、02个人掌握的理论知识、03个人对酒店工作的兴趣、04工作中获得的满足感和成就感、05对实习酒店的价值文化认同度、06实习工作的自主程度、07学校实习安排(包括方式、时间等)、08实习工作本身的价值、09健全的实习考评制度、10实习工作内容的稳定性和连续性、11管理人员对实习生的态度、12奖金、优秀实习生等方面的物质、精神激励、13酒店的硬件环境(食宿条件等)、14酒店的文化环境、15信息交流反馈的机会和环境、16酒店提供的各种机会(培训、轮岗、升职等)、17实习酒店的实习制度、18酒店为个人制定职业发展规划。经过统计分析,在实习生管理因素感受均值中,所有变量的均值都大于3,说明问卷中设计的影响因素对酒店实习生的管理都会产生较大的影响。其中均值最大的两个变量分别是实习工作的自主程度和酒店提供的各种机会(培训、轮岗、升职等),分别为4.29、4.28,均值最小的变量是实习工作本身的价值和对实习酒店的价值文化认同度,分别为3.48、3.55。对18个变量进行分类分析,发现酒店提供的各种机会(培训、轮岗、升职等)、硬软件环境以及学校实习安排等因素均值相对比较靠前,即对酒店实习生管理影响较大,而均值相对较小的是个人掌握的理论知识,奖金等方面的物质奖励、对实习酒店价值文化认同感等因素,说明这些因素对实习生管理影响相对较小。这充分说明了,酒店实习生进入酒店实习是为了学习实践知识,提升自身能力,而不是为了获取报酬,所以关系实习生发展前景的因子的均值比较大,而物质激励性因子均值相对比较小。
三、优化酒店实习生管理的对策
(一)建立企校双重管理机制从调查结果可以看出,实习生的学生身份决定了学校对他们将产生非常大的影响力,学校应注重与酒店的协调沟通,一方面可以提高实习生管理效率,另一方面减少学校实习生管理工作。
1.建立长期合作关系,定向培养酒店所需人才学校应选取信誉较好、管理水平较高的的酒店作为学生的实训基地,签订长期实习协议。一方面,酒店应与旅游专业院系领导和实习带队老师进行良性互动,同时,学校邀请酒店资深管理人员挂职,对学生进行授课。可以使学校教师对酒店文化、操作流程等了解,学校教师和酒店管理人员共同教授课程可以使学生所学知识更加切合实际工作,为学生进入酒店实习做好基础准备。让学生进入酒店之前就能调整好心态,部分掌握酒店实践知识,进入酒店实习时更容易投入工作,达到理想的实现效果。
2.酒店与学校共同制定实习计划在兼顾学校和酒店效益的前提下,学校和签订实习协议的酒店共同完成实习计划的制定,这样就可以使得学校可以达到实践教学的目的。在实习期内,酒店可以改变传统的实习生使用方式,增加管理类岗位实习,并在结束时与表现优秀并有意向留在酒店工作的实习生签订就业协议,建立酒店管理人才储备,实现酒店使用实习生目标,提前选拔优秀管理人才。另外,这种形式还可以使实习生在每个实习阶段都有实习目标,为实习生提供实习努力方向和前进动力,改变实习生产生消极怠工的心态,从而提高酒店实习生管理的有效性。
(二)加强实习过程管理
1.为实习生提供培训、轮岗等机会从调查结果的分析可看出实习生接受培训、轮岗等机会的多少是影响实习生管理的最重要因素之一。因此酒店应提高对培训的重视程度,加大培训力度,丰富培训内容和方式。实习部门应分别在实习中期或中后期,对实习生进行岗位轮换,对表现优异的实习生可给予进入管理类岗位实习的机会,并报至人力资源部,为酒店挖掘优秀管理人才提供信息资料,有人力资源部备案。争取在实习结束后与实习表现优秀的实习生签订就业协议,为酒店储备优秀管理人才。
2.健全绩效考核评价体系酒店对实习生仅仅是依据与学校签订的实习协议要求对实习生进行最终评估,这就使得实习生在实习过程中没有既定的目标,也没有驱动的力量,实习生不知道自身表现是否符合酒店正式员工的要求。学校应根据实习生所在实习部门和实习岗位工作职责,采用关键绩效指标设计方法,为实习生设计一套关键绩效指标体系。指标设计流程为确定工作产出—建立考核指标—设定考核标准—审核关键绩效指标—操作实施—改进,从设计流程可以看出指标设计不是一次完成,永恒不变的,而应该是一个在操作实施过程中不断总结,不断改进,循环往复的过程。
3.完善实习生津贴体系调查结果表明物质激励和精神激励对实习生管理的影响相对较小,实习生进入酒店实习主要是学习实践知识,不是获取报酬,对津贴高低相对不太敏感。但是,如果没有激励,酒店使用实习生达到的效果可能只有给予激励时的40%或更低。通过马斯洛的需要层次理论,我们可以知道,自我实现的需要是五个需求层次中最高层次的需要。因此为了对酒店实习生进行有效地激励,酒店应改变现有的固定津贴的单一形式,发挥激励手段的作用,完善实习生津贴体系,其中酒店应该在提升津贴等形式的物质激励的同时,更加重视各种形式的精神激励。
(三)充分发挥实习生自身管理非正式组织对酒店管理产生较大的影响已经得到了酒店管理者的认同,如何能够合理利用非正式组织,就可以使管理工作事半功倍,如果非正式组织与酒店管理发生冲突,将会给酒店管理工作带来巨大困难,甚至会引起酒店管理工作难以进行的局面。因此,酒店应重视实习生小团体的存在,合理利用,使酒店实习生工作事半功倍。具体来说,实习生在酒店实习过程中,应多与实习带队老师沟通,有带队老师指定实,负责实习生管理的沟通协调工作,或者酒店可以在实习生经过一段时间的实习后,根据是实习生的表现指定或者由实习生自己推选确定组长,由组长负责在实习生与酒店管理层之间进行沟通协调,这样既可以更快速、方便的了解实习生的想法,又可以快速传达管理信息,使酒店对实习生的管理工作大大简化。
实习生
作为实习生要克服依赖心理、攀比和嫉妒心理[1]。学生在实习期间的攀比、嫉妒心理问题严重,他们往往将自己和其他岗位(领域)的同学薪酬待遇进行比较,产生对别人的嫉妒心理,从而产生对本职工作的不满意情绪。为了克服不利心理因素造成的影响,实习生自身应树立全局观,克服自私狭隘等心理,摆正实习的心态。另外实习生本人也要学会正确处理好内部与外部人际关系,通过建立师徒之间、同事之间以及上下级的良好关系,主动适应实习社会化过程,融入实习酒店氛围中,只有这样才会有舒心的工作情绪,才会坚持留在本岗位、酒店甚至本行业。
学校应采取的对策
1在校期间对学生的教育
80后特别是90后的学生普遍表现为不能吃苦、自私、以自我为中心、缺乏团队合作精神和集体观念等特点。针对这些缺点,学校、系部和任课老师在平常的教育过程中通过课堂教育和课外的活动树立集体观、培养团队意识以及磨砺学生的意志。学校应尽早让学生通过社团组织、认知见习、课程实习等方式获得与其专业相关的实践经历[2]。
2实习基地的选择
学校在选择实习基地时应选择管理正规严格,具有较高的档次(三星级以上)的酒店。严要求、高标准、高起点的酒店使实习生在实习过程中能得到更好的锻炼[3]。选择愿意支付合理的费用及有相应合理的福利政策的酒店可以使实习生们更容易获得工作的快乐感和满意感,既能减少实习生的流失量,也能让毕业生圆满完成实习任务。校企双方应签订相应的劳动合同。劳动合同内容应包括实习的时间、实习津贴、双方权利与义务等必要条款,双方应以合同为依据,把实习工作作为一种合作信誉。劳动合同的签订既保障了实习生的权益,也为校企的更紧密的合作提供了保障。
3实习前的心理思想辅导动员
学校、系部和老师开好实习动员会,让实习生做好充分的心理准备。在实习动员工作中,一方面要强调酒店实习对实习生就业的重要意义,明确实习的目的,调整好心态,给自己一个正确的定位,同时教育实习生做好角色的转换,让其明确到酒店上岗后,实习生身份即转换为酒店员工身份,在客人面前代表酒店是主人,在酒店各级领导及员工面前是一个必须肩负起员工责任和义务的成熟员工,以尽快地适应酒店工作。另一方面,尽可能详细地介绍实习单位情况、相关实习协议、实习的权利和义务,解答实习生的疑问,使实习生对实习的相关情况有所了解,帮助他们树立自信心,理性地面对实习,做好思想上的准备。
4实习指导老师的配备
前面也提到由于在实习过程中缺乏实习指导老师的配备和跟进,导致实习生在碰到各种棘手的问题和矛盾时,不能得到教师及时准确的指导和关心。这一因素也让实习生没有依赖从而产生不满意的情绪。所以实习生的满意度、实习成功与否不仅取决于实习生,也取决于学校有没有配备熟悉专业、富有经验、责任心强的教师对实习过程的有效指导。具体而言,就是要及时帮助他们解决业务上的各种问题,指导实习生利用实践的机会深入研究问题,及时了解实习生的学习和思想情况等。
1.就业焦虑日益回归理性
对待公司的招聘信息和录用信息,越来越多的家长和学生不像以前那样迫不及待了。多年以来,大学毕业生就业难成为了社会关注的焦点,不少学生家长、毕业生和就业指导老师对于企业招聘趋之若鹜,“先就业再择业”“到基层去从基层干起”,于是大学毕业生回家卖猪肉的、蹬三轮车的都有了,甚至“读书无用论”沉渣泛起。几年下来,虽然世界经济危机并未散尽硝烟,但“技工荒”“用工荒”“抢工忙”在各地陆续上演。家长和毕业生原有的就业焦虑逐渐回归理性,对就业区域的选择、对就业企业的深入了解、对工作岗位和职业发展的远期分析等等逐渐成为人们的就业行为指向。
2.人才市场正在向卖方市场转变
最近几年来,人才市场的风向标在发生着微妙的变化。以广西为例,“2011年,广西人才网联系统中应届毕业生供求比继续维持低位,仅为0.87,毕业生总体就业形势比较宽松”。“2012年第三季度通过广西人才网招聘应届毕业生的用人单位共计3483家,毕业生求职人数为25097人,毕业生需求人数为9712人,供求比达到2.58”。2013年度广西人才网联系统大中专院校毕业生供求情况分析报告显示,“广西毕业生职位总体竞争压力较为平衡,供求比仅为0.98”。这个数据明显小于2012年,也小于2011年,人才市场有向卖方市场转变的趋势。作为经济相对比较落后的西部省份广西尚且如此,全国形势也可见一斑。
3.职业期望日益提高
“毕业生期望平均薪酬比用人单位提供平均薪酬高出288元/月”,但“2012年第三季度广西人才网中应届毕业生职位提供的平均薪酬为2129元/月,比上季度上涨7.15%,其中通信类取代证券/投资/其他金融类,成为毕业生职位薪酬水平最高的职位类型,其平均薪酬达到3761元/月,较上季度增长47.13%”。而2013年度广西人才网联系统大中专院校毕业生供求情况分析报告显示,“热门职位竞争激烈,冷门职位则乏人问津,结构性矛盾仍很突出,毕业生的平均薪酬达到2368元/月”。从这些数据可以看出,用人单位对毕业生的薪酬要求存在明显的妥协倾向,并且逐年递增。
二、就业观念变化的社会原因分析
1.经济快速增长导致一些领域人力资源供不应求
改革开放以来我国经济基本上以两位数的速度增长。即使到近年,也保持在8个百分点左右的增长速度,这样的速度导致我国持续出现“民工荒”和“技工荒”,市场经济下的人力资源市场出现了供不应求的局面。“‘十二五’期间,我国劳动力供求缺口仍多达1300万人左右。”这与九十年代中后期政府面临繁重的“再就业”任务形成了鲜明的对比。这时,价值规律自然要发挥作用,不能阻挡。
2.文化生活水平提高导致薪资要求提高
经济的增长,特别是党和政府的一系列惠民措施,全面提升了人民群众的物质和文化生活水平。由于“用工荒”引发的众多企业不断加薪使得一线普通工人和技术工人的待遇有了较大提高。“据猎头公司Hays的调研,三分之二的受访中国企业表示去年加薪幅度达到或超过6%,这比调研中任何其他亚洲国家都高;超半数(54%)中国企业称加薪幅度在6-10%之间,12%的公司加薪幅度超过10%。只有5%的中国公司表示没有加薪。”对更好生活的向往自然而然成了广大高校毕业生的合理要求,也是家长送子女读书的目的之一。
3.物价上涨影响就业区域和就业岗位选择
伴随着我国经济快速发展,国内物价持续上涨也是不争的事实,尤其是房价和食品价格的上涨,更是引发了比较广泛的社会焦虑。“2013年居民消费价格涨幅为2.6%,2014年居民消费价格涨幅的预期目标控制在3.5%左右”。作为受过高等教育的大学毕业生在求职的时候,需要对工资待遇和生活支出有具体的考量,在选择就业区域和就业行业、岗位等方面就会反复权衡。
4.经济转型导致知识和能力水平要求提高
2008年10月爆发金融危机以来,我国经济领域强调和实施产业升级与经济转型。这就意味着科技将逐渐取代资源,成为我国经济发展中最活跃的决定性因素,主导我国经济的发展。由此导致企业用人要求越来越高,员工承担的责任也越来越大,相应的付出也越来越多。不论是接受职业教育的技术工人,还是接受学术教育的理论研究型或者技术应用型人才,当他们努力过之后,对就业就自然有了不同于以往的期待。
三、高校顶岗实习与就业的关系分析
当前高校的顶岗实习与就业的关系比较复杂,概括起来可以分为以下三种。
1.顶岗实习只是专业教学计划的一部分
它只是为未来就业培养能力,积累经验。这种顶岗实习一般是在校企合作的基础上由学校与企业直接安排,企业没有明确的用人计划。学生基本上是被动接受,就像参加校内学习一样。学生的主动性和积极性基本上是原来校内学习的延续,并随着环境的好与坏而增强或者减弱。这种实习一般安排在第一到第五个学期进行,包括初步体验性顶岗实习和基本技术应用性顶岗实习。
2.顶岗实习是毕业前的就业过渡
其目的是实现专业教育与就业的无缝对接。这种顶岗实习方式也是在较好的校企合作的基础上由企业和学校直接安排的,而且企业有明确的用人计划。但往往计划数和实习岗位数是不对等的,基本上是前者小于后者,存在淘汰率。企业参与教学内容、教学地点、教学日程、教学方式、评价体系和评价方式等制定的积极性较高,在实践教学环节的监控与指导也更到位,因此学生实习的实战性也更强。这种实习一般安排在第五到第六个学期进行,即“2+1”学制的第三年。
3.顶岗实习就是就业
有人称之为准就业或预就业,顶岗实习岗位就是就业工作岗位。这种顶岗实习方式有的是基于校企合作的,实习岗位比较集中,由校企双方组织招聘;也有的是学生直接参加用人单位的招聘获得的岗位,实习岗位比较分散。这时企业提供实习岗位的目的是用工,学生参加顶岗实习的目的是就业。学生的岗位是百分百的工作岗位,无论待遇和工作要求都处于试用性质。这种情况一般发生在第六个学期。
四、高校顶岗实习管理的现状分析
当前高校的顶岗实习,不同的学校、不同的专业均有各自的理解和不同的管理模式,主要包括以下三种。
1.保姆式管理
这种管理模式下,学生的顶岗实习基本上是专业对口的,有本专业带队老师负责指导,从生活、安全、实习时间、实习内容、工作方法、作息时间、工作协调等,全方位负责。学生依旧是在老师呵护下的学生,只是增加了企业指导老师,学习的场所和方式有所改变,学生的学习和工作都带有明显的学院色彩。这可以看作计划经济时代大中专院校学生专业实习管理模式的延续。
2.开放式管理
这种管理模式下,实习岗位也基本上是对口的,至少是相关联的,并且学生可以在一定范围内选择实习企业、实习岗位。顶岗实习的指导教师对学生学习和工作的指导倾向于宏观层面,辅之以个别指导。财经类学校的商科专业关联性岗位比较多,也比较集中,但专业对口性不是很强,为保障实习的积极性,需要满足学生自由选择的权力,因此倾向于开放式管理。
3.放羊式管理
这种管理模式下,实习岗位与专业的对口关系全在于学生的个人选择,有的可能对口,有的可能是关联的,也有的可能是无关的,学生的活动具有高度的工作性质。学校的顶岗实习指导老师基本上只能了解其单位变更或者岗位变化的动向,对自己主动提出问题的学生进行工作指导。如果学生不提出问题,学校指导老师无法发挥作用。至于企业指导老师的安排,则基本上跟学校不相关,大多是老带新的模式,一些新办企业可能直接用人,不安排人员负责指导。
五、完善高校顶岗实习管理的几点思考
1.顶岗实习岗位和专业的对口性问题
在“2+1”模式下的顶岗实习,由于时间长,离毕业时间还早,与就业的关联度不高,因此应该要求实习岗位与专业对口或者高度相关。而在“2.5+0.5”模式下的顶岗实习,时间在毕业季的寒假前后是用人单位的招聘高峰时期,顶岗实习和就业应聘事实上是一而二二而一的,密不可分。因此,我们就要尊重学生的其他考虑,不能强求专业与岗位的对口。
2.顶岗实习待遇和学历能力的对称性问题
我们传统的重义轻利观念使得高校教师和高校管理者总是强调“不谈钱”,不谈待遇,只谈工作和学习的机会。殊不知一个不会维护自己权益的毕业生也是很多企业看不上眼的。另外,高职很多学生来自农村,特别是比较偏远的农村,因此工资待遇问题,包括实习工资、试用期工资和转正后工资,都是他们非常关心的。毕竟现在物价上涨、农民工工资也在上涨,企业面临的用工荒不能转嫁到顶岗实习的学生身上,学生和家长有权期望合理的工资待遇。我们要教育和帮助学生去争取与自己的能力、学历、经验和年龄等对等的待遇,尤其是要告诉他们如何去把握时机和场合,如何注意提要求的技巧。
3.吃苦耐劳和工作环境的选择问题
具备吃苦耐劳的精神是用人单位的一贯要求,但我们在教育学生要养成吃苦耐劳品质的同时,也不能忽视顶岗实习的工作环境。《职业学校学生顶岗实习管理规定(试行)》规定,职业学校选择的顶岗实习单位原则上应“具有独立法人资格,依法经营、管理规范,安全防护条件完备”。“学校应当对学生顶岗实习的单位、岗位进行实地考察。考察内容应包括:学生实习岗位工作性质、工作内容、工作时间、工作环境、生活环境以及健康、安全防护等方面。”从这些规定可以看出,教育主管部门也充分意识到了当前企业经营状况和工作环境的复杂性。作为学校和教师也就不能一味地迁就企业,还应该对企业加以甄别,对学生不能接受的工作环境要区别对待。
4.顶岗实习率和就业签约率的兼顾问题
要达到机电专业的实习目标,实习教师起着主导作用。当下的职业院校需要加强实习教师队伍的建设,将提升实习教师的综合教学素质为重点。目前,一些职业院校存在着师资队伍建设滞后,教师的教学能力与实践脱节,导致实习教学组织能力欠缺的现象。机电专业教师有其特殊之处,需要学校拥有机电一体化的专业实习教师队伍。这就需要参与实习教学的教师必须掌握所教授专业的中级以上的操作水平。近年来,我国确定了“双师型”教师队伍改革目标,对机电专业的实习教师更是提出了必须达到高级技工操作水平的要求。为了达到这样的目标,各个职业院校需要对教师进行定期的培训,并组织多方面的交流学习,特别是向那些机电专业的老资格职工学习。
二、机电专业的实习基地
当前各职业院校都十分注重实习设施、设备的建设。要为学生提供一个真正有效的实习场所,真正提高机电专业毕业生的职业技能水平,需要加强对硬件环境的建设。建立完善的校内实习基地。校内的实习基地是学生走出校园之前的练习场所。要按照职业学校机电专业现代化建设的要求,建立起一个与教学目标相符合,与社会需求相契合的实习基地。具体来讲,需要拥有足够的专业化设备,不仅是从数量上,更要从质量上加以保证。在建立完善的实习基地的基础上,学校需要随时调整自身的教学计划,与企业用人的要求相适应,与学生的接受程度相适应,切实保证教学质量的提高。建立广泛的校外实习基地。学校校内的实习基地虽然与理论结合最为密切,也是教师对学生进行教学指导最为便捷的场所,但是仅仅依靠校内的基地,是不足以满足实习教学的需求的,需要广泛建立校外实习基地,与现代企业保持较为密切的联系,让学生可以尽快适应就业需求。作为校外实习基地的重要部分,企业可以为学生提供先进的生产设备、生产工艺和加工方法,让学生真正将所学到的理论知识运用到实践之中,学以致用。
学校与企业之间的这种良性合作,对于企业来说,也是很好的人才培养基地,让其能够根据自身对员工综合素质的要求,选择适宜的人才;对学校来讲,更是可以征求企业对学校办学的建议,以便对教育教学的方方面面进行改革与调整,可以说是一种双赢的合作。
(一)酒店实习利益相关者的识别
根据与酒店实习的影响程度大小,将酒店实习利益相关者界定为两个层次:核心利益相关者(学校、酒店、实学生)以及边缘利益相关者。本文主要从核心利益相关者的角度进行研究。
(二)利益相关者研究的意义
对旅游管理专业酒店实习利益相关者的研究具有重要的理论和现实意义。首先,通过对酒店实习各利益相关者的获益诉求与利益冲突的分析,有利于整合教学资源,促进专业课程建设,提高教学质量,更好的实现人才培养目标。其次,对酒店而言,通过实习生资源可以降低成本,储备高质量人力资源。最后,对学生来说,酒店实习可以检验学生知识与技能的掌握情况,提高理论联系实际的水平,培养良好的职业道德,增强职业适应能力。
二、云南农业大学酒店实习利益相关者调研
(一)学校方面
旅游管理专业酒店实习的组织方式主要有三种:学校或院系统一安排、学校统一安排与自主实习相结合、学生自主实习。目前云南农业大学旅游管理专业酒店实习的组织方式以院系统一安排为主。实习基地主要是以官渡酒店与海丽宾雅帕佛伦斯度假酒店为代表的高星级酒店。实习时间安排在大四上半学期,为期三个月。实习的主要内容是餐饮、客房、总台、商务中心等部门的服务与管理,并以餐饮、客房为主。
(二)实习生方面
根据对云南农业大学旅游管理专业2009级、2010级学生的实习状况的调查,发现其实习地点,主要集中在官渡大酒店、海丽宾雅帕佛伦斯酒店;实习部门主要集中在餐饮部、客房部等部门,具体见表1。
(三)酒店方面
酒店通常根据自身各部门的用人需求,将学生分配到餐饮、客房等人员流动性大的部门。一般不会轮岗,只是根据实际需要进行个别调整,实行一人一岗到底的岗位分配。酒店岗前培训时长通常为3-5天,培训内容主要是酒店的基本情况、酒店文化、规章制度以及一些基本技能的操作等。然后将学生分配到具体岗位,采取师傅带徒弟的方式进行跟岗培训。实习期间,实习生和正式员工的薪酬差别较大,向实习生支付的薪酬低于正式员工。
三、云南农业大学酒店实习利益相关者调研分析
(一)利益诉求
1、学校利益诉求
(1)实现人才培养目标。
我国高校肩负着培养行业发展需要的管理以及应用性人才的责任,而实践能力是其重要的组成部分,特别是对服务性、操作性较强的旅游管理专业而言,实习是学生走进社会的开始,对学校完成教学计划起到重要作用。
(2)促进专业建设。
科学的课程体系设计是旅游教育的前提与基础。首先,通过分析酒店的要求和实习出现的问题,可以找到学校专业教学的不足,从而调整课程设置、修正教学计划、提高教学质量,提升专业发展建设。
(3)开拓教学资源。
作为实习基地的酒店,在丰富学校教学资源的同时也拓展了学校的教学空间。让学生在酒店真实环境中,例如前厅、餐饮部、客房部、商务中心等部门提升专业技能。
2、实习生利益诉求
(1)加强理论结合实际的能力。
实习可以促进实习生专业理论知识和专业技能的结合,把所学与所用联系起来。从问卷统计的情况看,云南农业大学旅游管理专业酒店实习基本上起到了锻炼技能、形成良好的职业道德的实习效果。
(2)积累人脉关系。
专业实习不仅是实际操作技能的锻炼,更重要的是通过这样的实践增强个人的工作能力,与人沟通的能力,适应社会的能力。关于“实习中的困难来源”38%的认为源于人际关系。通过实习,学生积累了一定的人脉关系,这为学生毕业后选择到实习酒店工作或者到实习酒店所在城市从事其它行业打下了基础。
(3)强化学习意识。
通过实习,学生了解到社会的用人标准,认识到了自身知识和能力的欠缺部分。调查显示,78%的学生认为通过实习收获颇丰,实习结束后学习的积极性明显加大,抗挫抗压能力明显提高。
3、酒店利益诉求
(1)降低用人成本。
高校学生到酒店顶岗实习,酒店无需办理像正式员工一样的养老、失业、工伤等保险及负连带责任,费用低于聘用正式员工,节省了人力资源成本。学生在实习之前已经学习了相关的专业知识和基本技能,经过短时间的实践培训就能独立上岗,这节省了培训费用和时间。
(2)进行人才储备。
随着酒店业人才竞争的加剧,对高素质人才的需求越来越大,但酒店员工流失率却呈上升趋势,这极大的影响了酒店的可持续发展。而旅游管理专业学生接受过系统的理论教育,文化素质较高,综合素质突出,符合酒店的用人标准。酒店对在实习过程中表现突出且有留职意向的学生重点培养,进行人才储备,有利于酒店人力资源库的建设。
(3)激发酒店活力。
大学生已具备系统的理论知识,较强的外语能力和较前沿的酒店发展理念,并具有青年人的热情、活力、较强的求知欲望,如合理引导,能够在一定程度上触动并激发老员工的工作热情,提升酒店的活力。
(二)问题冲突
1、岗位单一与学生期望岗位的冲突。
实习岗位的安排是酒店实习管理中较为突出的问题,考虑到服务质量的稳定性和连续性以及各部门的用人需求,酒店一般安排学生在一线部门工作,且一般不会轮岗。而学生自身则期望在实习期内进行岗位轮换,全面的提升自身管理、服务技能水平。
2、薪酬较低与学生满意度的冲突。
实习期间,学生和老员工的工作时间和劳动强度一样,而报酬却与差距较大。据调查,云南农业大学实习生的实习工资为1000—1200元。这使得学生对酒店的薪酬待遇满意度以及实习热情较低。
3、学校与学生实习时段选择冲突。
在实习时段的选择上,考虑到实习与就业的无缝对接,部分学生希望实习安排在大四第二学期,以方便和用人单位达成就业协议。然而,这一时段会与学校的毕业论文设计、毕业鉴定等相冲突。所以学校还是将实习安排在大四第一学期。
4、实习时间与酒店期望的冲突。
实习生虽然对于酒店而言成本比较低,但酒店前期培训等都需要费用,为了赚取收益,酒店一般要求学生的实习时限为6-12个月。但按照学校教学计划,实习周期为3个月。
四、对策研究
(一)学校方面
1、构建多元利益相关者培养体系。
成立由利益相关者组成的评议监督机构,在教学质量决策、监督、质量评价机制上采纳多方意见与建议。注重内部利益相关者的权力制衡,同时加强外部利益相关者对大学的监督,从而使旅游管理专业的实践教学目标和理念能够充分体现利益相关者的利益诉求。
2、加强“双师型”教师队伍建设。
酒店管理专业“双师型”教师是指具有较高专业理论素养,较多的酒店从业经验和专业操作技能,和较强的组织管理、协调及创新能力的旅游管理专业教师。旅游管理是一门实践性很强、行业指向十分明确的专业,它是以为酒店及相关行业培养一线的高层次、高技能的应用型复合人才为培养目标的。而人才培养目标能否实现,“双师型”教师队伍显得尤为关键。
3、建立稳定的实习基地。
校外实习基地是专业实践教学体系中的一个重要载体,要选择专业针对性强、规模大、效益好、实践条件充分、合作意愿强的企业作为校外实习基地。首先,应尽量选择知名度高,经营管理、服务操作具有科学合理制度的高星级酒店作为实习基地。其次,学校要整合资源,建立健全相关组织机构,深化校企合作深度。
4、完善考评机制。
考评机制应包括对教师和学生的考评。对教师的考评,主要是考察教师的实践教学效果,确保教学质量;对学生的考核,主要是理论知识和实践技能的考核,从而提升学生的实践能力。学校对实习效果的考评应是全方位的,由多方利益相关者参与。
(二)实习生方面
1、做好充分心理准备。
学生必须做好从基层做起的心理准备,明白基层工作是今后发展的基础;做好角色转换的准备,有足够的心理承受能力,做好迎接挑战的心理准备。
2、树立良好服务意识。
酒店是作为服务性行业,要求酒店员工必须具备良好的的服务意识。良好的服务意识也是创立优质服务的前提和基础,是行业发展的根本。实习学生应强化酒店服务意识,提高服务技能。
(三)酒店方面
1、营造良好实习环境。
酒店应实行人性化管理,对实习学生的努力给予充分的肯定;并根据实习生的兴趣和特点,合理安排实习岗位;尽可能营造和谐的工作氛围,减轻实习生心理压力。
2、做好岗前培训工作。
酒店岗前培训就是主要是向实习生介绍酒店的规章制度、文化以及业务。对酒店的作用明显:可以使新员工掌握工作所需要的方法和程序;了解酒店的企业文化和发展目标;增加对工作和酒店好感,增强酒店凝聚力。
3、完善薪酬制度。
[论文提要]探讨知识管理与档案信息管理的关系,研究二者融合的必要性与可行性。
21世纪的人类社会正在全面朝着知识时代迈进,知识作为一种具有无限挖掘潜在价值的宝贵资源,对于各行各业的发展都起着决定性的作用。而档案是一种蕴含着大量知识的文献,这已经成为包括档案界在内的整个文献界比较普遍的共识,并且得到了社会的广泛认同。处于知识经济和知识管理的浪潮中,档案工作者必须对知识管理理论有清晰、明确的认识,将这种全新的管理理念与管理方法融入自己的工作领域,在知识经济时代提升自身工作的价值,为社会的发展发挥更大作用。
一、档案信息管理与知识管理融合的必要性
计算机技术的发展,为我们的档案信息管理提供了一次新的发展契机,互联网以它独有的魅力展现了一个动态的世界。这个世界是一个非线性的、动态性的、过程性的、互补性的世界。它改变了静止的、僵化不变的信息存在方式,代之以动态的、多方位、多层次的信息集散地。人们在这样的背景中无法被动的接受,只能是在“激活”这些“背景知识”的过程中,形成自己的新见解。档案人员在这样的信息网络环境中,为适应知识管理的需要,必须率先实现由静态的保管信息状态到成为动态知识元的过渡,即实现档案信息知识化。
1、知识管理是适应知识经济发展要求的必然选择
“知识管理”原是基于企业对知识创新需要而发展起来的一种管理活动或者说是管理体制。在知识经济时代,知识因素参与经济活动的程度越来越高,在以提高竞争力为目的的经济活动中,知识取向愈加明显。在此条件下,建立“知识型”企业和各类“知识型”组织是管理活动的客观需求,并逐步成为社会的共识。就档案信息管理而言,其发展只有融入到知识经济中,才能充分发挥档案信息的潜在价值,实现全方位效益。知识经济的显著特征在于知识成为最重要的生产要素,因此,将档案信息价值上升到知识层次理应成为档案信息管理活动的首要目标。信息技术的发展和高科技手段的运用,使档案载体的多元性、内容的创新性以及管理手段的高效性更为突出,追求高效、优质的服务理念引发了档案信息管理的新思维,档案信息的自动化、网络化管理应运而生,这些环境和机制的转变都是档案信息管理适应知识经济发展所做出的调整与选择。
2、档案工作自身的发展呼唤建构知识资源管理的创新体系
传统的档案管理方式以档案实体的收集、鉴定、管理、利用等为主,档案信息的流动受到时空的限制,不利于信息的共享与增值。档案信息管理机构低效的运作方式,落后的管理形式,相对呆板的服务机制,封闭式的、各自为政的管理型职能违背了信息化社会、知识经济形态中充分利用和开发档案信息资源的原则,不利于向开放式的知识型档案管理职能转化,档案管理在注重档案实体管理的同时,更加关注档案信息的管理、档案信息的流动及发挥档案信息作为知识资源的作用,侧重于将知识从来源、生产、存储、整理,到流动、传播、交流,直至学习、利用、共享、评估的一系列过程,整合成一个完整的知识管理体系。作为信息社会众多信息源中最基础的部分,档案信息资源对推动经济发展和促进科技创新极为重要,其科学管理和有效使用,对科学决策、资源共享、产品开发、提高效率都产生着积极影响。调节档案信息管理行为,逐步建立起与知识经济发展相适应的知识型档案管理体系是档案信息管理工作发展的迫切要求。
二、档案信息管理与知识管理融合的可行性
1、从档案信息属性的角度分析
档案均具有知识属性,这些知识主要是显性知识,档案是知识储存的一种方式,是人类智慧的一种物态结晶。档案信息管理和知识管理两者有共同的资源基础。档案信息管理工作针对的主要是对文档这种显在知识的管理。
2、从知识管理的现有研究成果分析
知识管理已经有了自己的一套管理理论、技术与方法,尽管有些还不是十分成熟。一套成熟的管理理论成立主要应满足以下条件:一是实践需要,二是有特定的研究对象,三是有一套自己的研究方法。这些基本条件,知识管理都已具备。融合知识管理的思想来指导档案信息管理是有理论支持与技术支持的。
3、从档案信息管理的困境分析
目前,档案管理陷入了一定的困境,这些困境的外在表现是:伴随着信息技术、网络技术的发展,传统档案管理方式与管理理念越来越暴露其不足之处,档案资源利用率低,档案工作人员工作积极性差,档案部门有成为产出低的内耗部门的趋势。为挽救这种困局,有些单位也采取了一些办法,如人员培训、引进管理设备等,但效果并不令人满意。档案信息资源并没有被充分开发。现实的困境迫使我们寻找档案信息事业发展的新出路。
4、从二者管理的目标和动机分析
档案信息管理工作从总体上来说偏重于“内容信息的开发利用”。内容信息的开发利用则专门指向档案的内容信息,其目的和动机是使档案的内容信息在社会生活中发生作用,实现价值。档案信息管理无疑也针对这一方面,即以信息内容的开发为宗旨和方向,为组织的各项工作提供凭证和参考作用。
知识管理的主要目标是管理组织的显在知识,发掘组织的隐含知识,实现隐含知识向显在知识的转化,在组织内实现知识共享,鼓励知识创新,实现知识的增值,从而提高组织的竞争力。
档案中蕴藏着大量显性知识,对组织的经营决策、生产管理等都有重要的作用。而且,组织档案中也蕴藏着大量可待开发挖掘的隐含知识。因此,档案信息管理工作面临的问题不仅仅是开发档案的信息内容,为各项工作服务,更为重要的是发掘档案中的隐含知识,将这一部分知识转换成显在知识,实现知识共享和知识创新。从这个角度来说,组织的档案管理和知识管理具有共同的目的和动机。
知识经济时代,档案信息原有的管理方式已暴露其不足之处,而拥有一套完整理论与管理技术的知识管理无疑为现代化的档案信息管理指明了出路,是对传统档案信息管理的创新。
三、知识管理对档案信息管理的创新
1、知识管理可以完善档案信息管理职能
作为一种新的管理思想和方法,知识管理对战略、管理模式、业务流程、营销体系、人力资源管理、信息管理等方面都会产生不同程度的影响。随着知识管理的加强及信息技术的不断运用,档案信息管理的职能也在发生相应的转变,需要拥有全新的档案信息管理模式以适应这种需要。其职能的根本转变,我们认为主要体现在:从过去对档案实体的管理转向注重对档案内容即知识的管理,并强化对档案知识的开发利用,实施档案信息管理的智能化服务,实现档案知识资源的共享。这就要求我们要转变观念,将档案信息管理真正看成是知识管理的重要组成部分,在知识管理的整体要求和规划下完善档案管理职能。职能的转变赋予档案职业更新的内容,同时也带来档案人员角色的转变即从档案实体保管员转变为档案知识管理者、知识提供者及决策咨询者。2、知识管理可以实现档案管理业务流程再造
业务流程再造,是对组织中及组织间的工作流程
与程序进行的分析和再设计,其既是知识管理的要求,也是实现知识管理的重要手段。在知识经济时代,组织的结构将从传统的直线型向扁平式转变,管理的中间层次将逐渐减少并最终消失,将形成一个由中心的管理者统一领导和指挥的组织。同时,对信息技术高度依赖和应用将产生大量的电子文件,电子文件与传统纸质文件存在着较大的差异,对电子文件的管理推动了档案管理业务流程再造。对档案管理业务流程再造,应依据文件生命周期理论,即把文件档案看作为一个不可分割的文件连续体。打破过去文件工作与档案工作的界限,实现企业文件档案一体化,在业务流程上进行统一的设计。该流程包括文件从产生、运转、归档、永久保存或销毁的全过程。这种新的业务流程有助于加强文件、档案的知识管理,同时强化了对各项业务管理工作的服务功能,提高了整个文档工作的工作效率。
3、知识管理可以丰富和拓展档案管理技术
知识管理对档案管理技术提出新要求。随着信息化程度的提高,组织的生产、经营方式正逐渐走向自动化、智能化,电子商务等现代信息技术的在组织活动中的应用,导致了大量电子化、数字化文件的出现,这对传统的档案管理提出了新的挑战。传统的纸质档案管理主要是针对档案的实体化管理,缺乏对档案信息资源的深入开发,所以很难适应知识管理及信息化带来的挑战。但是,信息技术在组织生产、管理中的大量应用,又为档案管理提供了一个很好的转变契机,促使档案管理从传统的实体管理向运用信息技术、积极开发档案信息资源、挖掘档案中蕴涵知识的方向转变。
所以,我们必须积极利用各种信息技术,开发具有数据分析和决策支持功能的档案知识管理系统,推动知识管理水平的提高。
四、知识管理可以强化档案知识智能化服务意识
提供优质、高效的档案知识服务,实现档案知识共享是档案知识管理的最终目标,也是档案部门与其他部门和外界联系的纽带。信息技术的发展为档案管理提供了一次新的发展契机,互联网以它独有的魅力展现了一个动态的世界。档案知识智能化服务可以通过建设知识仓库,提供知识导航,知识咨询等方式实现。在日益发展的网络环境下,这种服务的方式将更容易实现,在内部,可以通过构建内部网来实现知识的传递和共享。内部网是建立在网络互联的基础上,实现将内部原本各自封闭的信息孤岛互相连接起来,从而实现知识的传递和共享的目的。对于外部的知识传递,可以构建相应的外部网,实现和用户、市场的知识交流。内部网的用户可以直接访问此系统,而外部网和万维网的用户则可以通过档案管理机构的主页或者链接的站点,直接链接到知识服务子系统,从而获得有效的档案知识服务。
五、知识管理有助于提高档案管理人员素质
论文摘要:由于人事档案真实地记载和反映干部个人经历、政治思想,品德作风、业务能力等,是干部个人自身成长历史的真实记载,为学校党的组织工作、人事工作的决策提供了可靠的依据,为学校合理分配使用人力资源提供了可靠的信息参考。随着我国政治、经济体制改革的不断深入,学校人事档案出现了许多新情况,新问题。人事档案工作面临了不少新的挑战,档案工作如何与时俱进,加快发展,更好地为党的组织、人事工作服务,笔者结合几年来档案管理的实践,就学校人事档案的管理工作谈谈几点体会。
一、人事档案的定义
人事档案是组织人事部门按照党的干部政策在培养、选拔和任用干部等工作中形成的记载干部个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作业绩等内容的文字材料,并按有关规定进行整理后组成的,是考察了解和正确选拔使用干部的重要依据。
二、人事档案管理存在的问题
人事档案制度自20世纪50年代产生以来,作为一项常规性的公共管理工具对中国的信用建设、干部管理、国家安全、福利分配等方面作出了不可磨灭的制度性贡献。但随着改革开放的进程加快和社会主义市场经济的纵深推进,传统人事档案制度的身份性和体制性弊端也显露无遗。“死档弃档”、“虚假档案”、“人质档案”、“人档脱节”、“档案克隆”等现象也日益增多,其“二元化人事体制结构”所形成的“人才壁垒”、“单位封闭”、“制度交易”、”身份阻隔“等负功能愈加显现,在一些人的心目中人事档案已经沦为“鸡肋”——食之无味却弃之可惜,其制度性生存愈发尴尬。因此,传统人事档案制度必将走向终结,新的、科学的人事档案制度必将走向前台。根据全国人才工作会议精神,要促进人才的合理流动,必须进一步消除人才流动中的城乡、区域、部门、行业、身份、所有制等限制,发展人事业务,改革户籍、人事档案管理制度,放宽户籍准入政策,推广以引进人才为主导的工作居住证制度,探索建立社会化的人才档案公共管理服务系统。作者认为,人事档案及其制度的公共政策创新必须沿着契约化、社会化、电子化和法制化的方向发展,也就是说契约化、社会化、电子化、法制化是人事档案制度创新的必然路径。
内容上,立卷不够规范,案卷质量不高。一是档案材料内容填写前后不一。“三龄一历”(年龄、工龄、党龄、学历)记载多样,个别干部的“年龄越填越小,参加工作时间越填越早,文化程度越填越高”。二是档案用纸规格不一。虽然规定档案材料要统一使用16开办公用纸,但现行的公文材料大部分是A4纸,高等院校印制的学历材料绝大部分也是A4纸,纸张大小不同,致使有的表格印制超过装订线,给立卷归档工作带来了麻烦。三是材料归类不准确。有的不该归档的材料归了档,而该归档的零散材料却没有及时归档。四是档案材料短缺。如表彰和处分材料散失较多,有少量的履历表、自传等未盖人事部门公章。另外,随着时代的发展,干部人事档案中有些陈旧的信息内容已不能满足企业发展的需要。如记载个人履历、社会关系、政治面貌等基本情况的内容多,而反映个人工作能力、技术特长等方面的内容少,这些都会直接影响到案卷质量。
使用上,技术手段滞后,运行效率较低。在整理档案过程中,有的单位没有启用干部人事档案电子信息化管理系统,大部分是靠手工操作,费时、费力,效率低,与行业整体的现代化、信息化、科学化管理水平不相适应。
三、笔者关于人事档案管理的建议
保持人事档案工作的高质量,就必须要有科学的管理方法。传统的管理方法在一定时期有它的科学性,但随着形势的发展和干部工作对人事档案管理工作要求的变化,就会显现出它的局限性。因此,目前的人事档案的管理必须紧跟干部工作的需求,实现管理的规范化和信息化:
1、实现档案材料收集、归档和鉴别的规范化。干部人事档案管理质量的提高,重要一条就是要及时收集和补充档案材料,而材料收集、归档、鉴别是否规范化将直接影响进档材料的质量,对收集到的档案材料,从手续是否完备,表述是否准确、精炼,观点是否明确等方面进行认真细致的鉴别,对于不符合要求的及时退回,限期纠正再归档,对于不属归档范围的材料,及时退给有关单位,做到不散失、不积压。
2、改进档案的检索与查阅方法,实行计算机管理,提高档案管理的信息化。对干干部人事档案的检索,无论是采用“四角编码”法还是“笔形编号”法均是利用姓氏检索的方式进行,这两种方法均有一定的科学性,但用记起来费时,用起来繁锁,工作效率低。为提高效率,可考虑采取以英文字母的顺序号进行编排,便于记忆,利于查找,提高速度。同时,为提高档案管理水平,可以采用计算机管理人事档案信息,研究建立两个系统:检索系统和利用系统。同时,运行干部人事档案原件管理系统,使查档人员利用计算机在不接触干部档案的前提下查阅干部档案原件,不仅可以提高查阅档案的速度,同时也有利于干部人事档案的保密和安全。
3、分类管理。国家公务员的档案由组织人事部门按管理权限建立并管理;其余人员的档案,则打破身份、学历、职称、行业、地域等各种限制,由政府人事部门所属人才交流机构建立并统一管理。
4、人事档案管理机构实行许可证并年检制度。制定硬件、软件标准,并加强执法检查;同时,档案管理人员也要进行培训并实行资格证制度,并定期考试更新知识。统一服务标准和收费标准。
5、利用现代化管理手段。人事档案管理也要与时俱进,不断学习掌握现代档案管理理论与新技术的运用,开拓创新,开发新手段,加大投入,对人事档案实行动态化管理和维护,开发研制人事档案管理软件,建立数字档案和多媒体档案,并实行联网,通过现代化手段建立人才信息收集、反馈和跟踪系统。
只有与时俱进,注重档案的服务性,才能提高档案的利用价值,牵一发而动全身,人事档案管理制度的改革、信用业绩档案的建立必将使人事档案焕发新的生机与活力,必将使社会生活中的诸多问题不攻自破、迎刃而解,必将为社会经济的发展提供强有力的保障。
参考文献:
(1)王云庆苗壮《现代档案管理学》青岛:青岛出版社2002年220
论文摘要:自我管理与知识管理都是上世纪后期出现的管理学的创新概念,都是随着信息时代和知识经济的到来,而盛行的管理思想和管理体系。它们在管理理念上都体现出了以人为本的管理思想,在信息和知识的基础上,实现对人和知识的动态管理。特征上两者虽然各有不同,但在管理内容上两者密切相关,两种管理在效果上互相补充和促进。从两者的“知识链”和“自我管理要素链”的联系看,两种管理模式又构成了密切相联的管理循环链。
随着信息时代和知识经济的到来,上世纪50——60年代出现的“自我管理”和上世纪末成型的“知识管理”成为继“泰勒制”之后管理学“第”的重要内容。
一、自我管理与知识管理的含义
自我管理诞生于上世纪50——60年代,对于自我管理的含义有多种理解,如,Thoresen&Mahoney(1974)认为,自我管理,亦称自我控制,可被定义为:“当相关的直接外部约束不存在时,一个人所进行的自我控制,这时他所采取的行为比他初始(未加控制)所采取的行为效果更好。”
一般认为,自我管理首先是指一个人主动调控和管理自我的心理活动和行为过程。自我管理的实质是自我监控。自我(ego)作为心理活动的主体,一个人需要进行自我意识、自我控制与自我调适,自我(self)作为管理行为的客体,一个人需要进行自我调节、自我激励与自我反馈;自我管理作为一种管理行为的过程,它涉及到管理过程、管理方法和管理内容等。其次,自我管理又体现为一种能力,它是人对自身的生理、心理和行为各方面的一种自我认识、自我感受、自我料理、自主学习、自我监督、自我控制、自我完善等方面的能力。人的这种自我管理能力是随着年龄的增长、知识学历和社会阅历的提高,呈逐步提高的趋势,但因个体差异和环境的不同,他们之间存在较大的差异性。然而,人的自我管理能力可以通过自主学习、自我监督、自我控制和自我完善而得以培养。
知识管理作为一种全新的管理范式,自上世纪末成型至今,还没有一个明晰和公认的定义。美国生产力与质量研究中心的定义是,企业知识管理是指为提高企业竞争力而对知识的识别、获取和充分发挥其作用的过程。美国德尔福集团公司执行副总裁、企业知识管理咨询专家卡尔·弗拉保罗认为,“知识管理就是运用集体的智慧提高应变和创新能力,是为企业实现显性知识和隐性知识的共享提供的新途径”。知识管理是帮助人们对拥有的知识进行反思、帮助和发展,支持人们进行知识交流的技术和企业内部结构,并帮助人们获得知识来源,促进他们之间进行知识的交流。
从过程论、信息论和行为论的角度,可以将知识管理理解为:第一,知识管理是一种过程,即对企业内外知识的收集、整理、加工和利用的过程。是将组织可获得的各种信息转化为知识,并将知识与人联系起来的过程。第二,知识管理是对信息的处理。知识管理是对数据间关系的理解,它通过信息管理和组织学习来提高整个组织的知识水准,把正确的信息传送给需要它的人,以便让他们迅速的以信息为依据去行动。第三,知识管理是一种管理行为。人既是知识存储的载体,又是知识创造的主体。知识管理的重点是企业内员工行为的管理,采取各种措施来调动员工的积极性,提高员工的工作能力。也就是说,知识管理最终要落实到对人的管理,即对企业内员工行为的管理上。
总之,知识管理是一种对人与信息资源和知识的动态管理过程,即以人为中心,以信息和知识为基础,以利用和共享知识为途径,以信息技术为工具,以知识的创新和增值为目标的过程管理。知识管理叮以有狭义和广义之分。狭义的知识管理仅指对知识本身的管理,包括对知识的创造、获取、加工、存储、传播和应用的管理。广义的知识管理除了指时知识本身的管理,还包括与知识有关的各种资源和无形资产的管理,涉及知识组织、知识设施、知识资产、知识活动以及知识人员的全方位和全过程的管理。
二、自我管理与知识管理的特性比较
(一)自我管理的特性
第一,目的性。自我管理的目的是要达到和实现个人的全面发展和人生的意义和价值。善于自我管理的人所做的每一件事都是完成特定目的的一个环节。例如,个人的自我完善可成为自我管理的一个目的,同时自我完善又是一个过程,而认清自己又是实现自我完善的重要前提。
第二,主体性。从管理的主体看,自己是自我认识的主体,是自己的管理者,是开发自我宝藏的“厂长和经理”,你想成为工程师和企业家吗?你想成为教授和科学家吗?那么你就是这些“产品”开发、生产和销售的老板。
第三,客体性。从管理的客体或对象看,自我管理以自己为认识和管理的对象,即以自己所拥有的内在资源,如思想观念(价值观、道德观、人生观和动机等)、时问、情绪、行为、身体、信息等为管理对象。这是集中体现自我管理本质的最基本特征。
第四,技能性。它主要涉及自我管理的技术与能力的培养。自我管理以自身素质,尤其是以自我认知(意识、想象、思维和创造力等)、自我情绪和情感控制、自我调适和自我激励等学识和心理品质去管理自我;同时,在自我管理的过程中运用SWOT分析、目标管理和反馈分析等技术与方法使自我在各方面得到能力的提升。
第五,主动责任性,又称自觉能动性。人类个体的自我管理是个体自主地、独立地、自觉地从事和管理自己的实践行为与活动,而不是在外界各种压力和要求下被动地从事实践活动或需要外界来管婵自己的实践活动。当然人的这种自觉能动性也需要有一些外部因素来起促进作用。
第六,自我反馈和调节性。在自我管理过程中,个体不断地去获取有关自身实践活动及各项自我管理要素变化情况的有关信息,审视和检查自身实践和管理活动的过程与效果。个体对内身实践活动的监控和反馈结果及所得到的信息会卣接影响到下一步实践活动及行为的调节。所以,自我管理的自我调节性使个体根据反馈的信息和预期目的,对自身下一步的实践活动采取修正、变革、调整等措施的控制。调节性是个体自我管理水平高低的重要指标。
第七,迁移性。迁移性足指从某一个领域中获得的知识和技能有可能适用于另一个领域的知识与技能。由于个体对不同实践活动所进行自我监控和调节的实质是相同的,因此在任何一种实践活动巾的自我监控都具有广泛迁移的潜在可能性,即呵应用于不同的实践情境中,也可应用在多种多样的实践活动上。由于自我管理具有循环反馈性,它随时可以根据实践性质的变化进行相应调整以适应不同的实践情境,从而表现出广泛的迁移性。
(二)知识管理的特性
1、在管理理念上,知识管理体现出了以人为本的管理思想,人力资源管理成为知识管理的核心。
2、在管理对象和内容上,知识管理以无形资产管理为主要对象和内容,比以往任何管理形式都更加强调知识资产的重要性。
3、在管理范围及其重点上,知识管理包括显性知识管理和隐性知识管理,但以隐性知识管理为重点,并注重显性知识与隐性知识之间的转换。
4、在管理目标和策略上,知识管理以知识创新和提高组织和企业竞争力为直接目标,以建立知识创新体系为基本策略,因此,智力性和创新性是知识管理的标志性特点。
5、在组织结构上,知识管理采取开放的、“扁平式管理”的组织模式,与以往所采取的金字塔式的等级结构模式截然不同。
(三)自我管理与知识管理的特征差异
在管理的目标上,自我管理是以个人的成功为最终目标的,而知识管理是以知识创新、知识增值和提高组织和企业竞争力为直接目标的;在管理的主体方面,自我管理是以个人为主体,组织的支持和引导为辅,知识管理是以组织的管理为主,个人的管理为辅,但是,两者都是以员工个人的素质提升和提高对知识的创新和运用能力为落脚点;在管理的对象方面,自我管理是以个人的心理与行为方式及其合理组合为对象,而知识管理则以人与信息资源和知识及其动态结合为对象;在管理的内容上,自我管理是以人的心理与行为所涉及到的自我意识、自我控制、自我调适、自我激励、价值观、目标、职业生涯、时间、学习、优势与效能、创新、人际交往和健康等方面为主要内容,而知识管理涉及的内容包括知识组织、知识设施、知识资产、知识活动(知识的获取、加工、存储、传播、运用和创造)以及知识人员对于知识的作用过程(即人对知识的创造、获取、加工、存储、传播和应用)。在管理的重点上,自我管理是以显性要素与隐性要素的恰当结合及可实践性要素的管理方法与实施为重点,而知识管理则以显性知识与隐性知识之问的相互转化过程为重点。从管理的过程周期看,自我管理是以人的一生为管理过程的完整周期,而知识管理则以隐性知识和显性知识问转化的四个阶段为一个完整的周期(即社会化、外化、综合化及内化阶段)。
三、自我管理与知识管理的关联
1、知识管理是自我管理的重要组成部分。
个人知识管理是自我管理的重要组成部分。当今时代面对不断快速更新的知识,我们在进行知识学习之前应该结合我们自身的长处、性格特点和价值观念,进行人生的规划,并以此为基础,对知识进行合理性的选择和取舍;时刻保持心思的警觉,快速地吸收有用的知识,及时清理过时的知识,同时坚决拒绝其它不太相关的知识的诱惑。个人知识管理包括,对个人已经获得的知识进行管理;通过各种途径学习新知识,吸取和借鉴别人的经验、优点和长处,弥补自身思维和知识缺陷,不断建构自己的知识特色;利用自己所掌握的知识以及长期以来形成的观点和思想再加上别人的思想精华,去伪存真,实现隐含知识的显性化,激发创新知识。知识管理是自我管理内容在某些方面的扩展,如自我管理式学习、自我激励和自我优势的管理等。
2、自我管理与知识管理互相促进。
知识管理的主要对象是知识型员工,此类员工的主要特点:一是具有较高的科学文化素质;二是具有较强的学习能力;三是工作具有较强的独立性;四是工作具有较强的主动性。知识员工不再像传统企业员工那样为了生计而去劳动赚钱,金钱对于知识型员工来说已经没有很强的激励作用,而能否实现他们的价值以及工作本身是否具有创造性对知识犁员工具有更强的吸引力,他们是为了工作而去工作,具有很强的主动性。在自我管理中,“知识型员工”既是自我管理的主体又是客体。所以,知识管理对于管理对象(即知识型员工)的管理结果又促进了员工的个人自我管理的实现。
对于知识型员工来说,他们需要的是个人成长的空间、工作的自、业务成就感以及作为个人努力回报的金钱,是更高层次的自我实现。知识型员工所获得激励动力更多地来自于工作的内在报酬和满足感,而金钱等外部因素则退居相对次要的位置。也就是说,知识管理中的重要激励模式足自我激励,因为,个人成长和自我实现需要自我激励。企业应通过创造一定的条件,促进员工的自我激励。这也涉及到自我管理。如职业生涯规划,企业可以根据自身的发展,帮助员工完成职业生涯规划,使员工一开始就能对自己在企业中的发展有一个良好而清晰的认识,这有助于员工时刻对自己的发展状况有个明确的定位,以不断改进和提高。同时.自我管理在自我激励和自我生涯管理等方面的努力又促进了组织和个人知识管理的实现。
3、从“知识链”到“自我管理要素链”。
当从“知识链”的角度分析自我管理与知识管理的关联时,就使自我管理的构成要素体系自然升华为“自我管理要素链”。
“自我管理要素体系”是我们结合迈克尔·波特的价值链模型分析法而试图构建的一种管理模型。该管理模型由13项自我管理要素组成,它包括自我意识、自我控制、自我调适、自我激励、价值观、目标管理、职业生涯、时间、学习、优势与效能、创新、人际交往和健康等(见图1上半部分)。其中,自我意识、自我控制、自我调适和自我激励是心理行为要素,它们与价值观同属于隐性要素;目标管理、职业生涯、时间、学习、优势与效能、创新、人际交往和健康等八项要素属于显性要素。在显性要素中,目标管理和职业生涯的自我管理属于“目标轨迹”要素;时间、学习、优势与效能三项要素是“自我优化”要素;创新和人际交往足“环境优化”要素;自我的健康管理是实现成功的“实体保障”要素。成功是自我管理的目标,自我管理是通过13项要素的相互关联作用,实现成功的历程。
“知识链”按照迈克尔·波特的理解,就是信息和人在整个价值链活动流通过程中组成了知识链。知识链包括内部意识、内部反应、外部反应、外部意识4个阶段,是形成一个组织创新周期的一系列互动过程。这4个阶段决定了任何一个组织的独特性和长久性,它们也是一个组织得以成功创新和变革的4大因素。
系统的知识链模型由美国学者C·W·Holsapple和M·Singh于1998年提出的(见图1下半部分)。该知识链模型由主要活动功能和辅助活动功能两部分组成;主要活动功能(或基本过程)又由5个阶段组成,即知识获得、知识选择、知识生成、知识内化、知识外化等;辅助活动功能(或支持资源)由4个层次组成,即领导、合作、控制、测量等,构成了知识链的5阶段4层次结构。该知识链模型表明了知识链的“产出”是各个阶段的知识“学习”活动的结果;这种“产出”,即知识的创新与增值和组织竞争力的提高,也正是知识管理的直接目标。