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【关键词】提高;管理;体系;审核;有效性
目前,许多企业都建立了质量、环境、职业健康安全管理体系(以下简称“管理体系”),并通过认证机构的认证取得了管理体系的认证注册资格。内部审核(以下简称“内审”)作为管理体系运行的重要评价手段,对管理体系运行的有效性、适宜性,起到了至关重要的作用。只有内审达到一定的深度,才能提出深层的改进要求,持续改进企业产品质量,提高顾客和相关方满意程度,提升环境和职业健康安全管理水平。现就如何提高管理体系内审的有效性,结合实际工作谈些体会。
1、领导层重视内审
管理体系贯标工作是否能成功,是否能有效运行并持续改进,领导的作用尤为重要。内审即第一方审核,是企业对其自身的产品、过程、服务、活动进行的审核,涉及管理体系的所有职能部门和所有过程。内审是对管理体系业绩进行监测,为管理评审提供输入信息,即寻找改进内容以便实施改进,确保管理方针和目标的实现。只有领导层思想重视,将贯标工作作为企业一项长期的重要工作来抓,给予人力、物力、财力、时间等方面大力支持,内审工作才能顺利开展,才能有效推动管理体系不断改进。首先,企业的最高管理层要亲自参与内审的组织安排,监督内审不符合项按要求关闭。其次,各职能部门负责人要认真正确对待内审,积极配合,不要怕暴露问题,及时提供所检查内容的相关事实证据。第三,当出现不符合项时,部门负责人应及时组织员工召开专题会议,通报内审情况,分析产生问题的原因,采取纠正/纠正措施,进行整改。
2、加强审核员培训
审核员的文化素质和业务水平直接影响内审结果及对管理体系的客观评价。企业应选拔具有一定生产和管理经验,交流沟通能力和协调能力较强,且有责任心的员工,通过参加培训具备内部审核员资格。审核员在取得了资格证书后,企业仍不能放松对审核员的继续教育培训工作。当国家相关新标准颁布时,应及时组织对审核员进行标准宣贯;当管理体系文件修订、换版,或管理体系在执行过程中的关键过程存在问题,应举办审核员培训讲座,使审核员对管理体系文件有更深的理解并达到共识。与此同时,还应抓住内审的机会实施培训。内审前召开审核组会议,强调各部门的审核重点、可能出现问题的解决方法及注意事项等,便于审核时获取确凿的证据,为内审报告提拱充分的材料支撑。内审结束召集审核员进行汇报交流,点评内审工作,总结经验,从而有效提高审核员的整体素质。
3、做好审核策划
为了促进管理体系贯标工作扎实有效进行,结合企业特点和外审的时间,制定年度内审计划,确定审核频次和时机。内审分为集中内审和滚动内审:集中内审通常一年一次,安排在管理评审之前,覆盖管理体系的所有活动、过程和所有部门、场所。滚动内审通常按月进行(除集中内审、管理评审和外审月份),可按部门审核,也可按过程审核,或按问题审核。按部门审核根据部门职责进行,按过程审核是根据“过程方法”概念抽查勘测、设计及总包项目等过程管理,按问题审核则是专门针对贯标过程中出现的关键问题进行审核。审核计划,应明确审核目的、范围、依据、内容、日程安排及不符合关闭时间。需强调两点,一是除负责管理体系的职能部门参加审核外,应增加其它各部门具备审核员资格的人员参加审核,以便带动所在部门的贯标工作;其次在内审计划中应明确受审核部门的审核条款,避免造成内审不全面、漏条款及深度不够现象。
4、注意现场审核方法和技巧
现场审核是获得充分客观事实证据的唯一方法。现场审核前,审核员应按照审核计划思路清晰和明确地编制检查表,要保持审核内容的周密和完整,保持审核节奏和连续性,减少偏见和随意性。面谈是获取审核证据的重要手段之一,应考虑面谈选择对象的层次和职能,以便收集来自审核范围内实施活动和任务的信息。查阅资料时,可查管理手册、程序文件、作业文件、规程规范、项目计划、方案、指导书、大纲、计算书、报告、图纸、清单、记录、台帐及电子版资料等。善于观察各种设备状态、产品标识、工作环境、贮存环境以及文件和记录的保管及检索情况等。按部门进行审核时,依据管理手册中职责分配表所列的职责重要程度,对重要部门进行重点审核。按过程进行审核时,应将勘测、设计、采购、检验、试验、施工等过程作为主要过程进行重点审核。审核员应对现场审核情况做详细准确的记录,避免因不符合项事实描述不清或未真正反映客观事实,造成不符合项整改对象不明的现象。
5、客观评价审核结果
末次会议之前,开审核组会议,对审核发现及收集到的综合信息进行认真统计、分析、归纳、总结,确定不符合项,最终客观评价审核结果形成内审报告。审核组长编制内审报告,对其准确性和完整性负责。内审报告要简明扼要,用事实和数据说话,说明不符合项分别按部门、管理体系、文件分布的情况,充分反映管理体系运行中存在的问题和薄弱环节,进一步提出整改要求。内审报告经管理者代表审批后,应尽快下发各部门实施整改。
6、强化内审后续整改
受审部门应按内审报告的要求,在规定时间完成整改。一定要落实责任人,认真分析产生不符合的原因,针对原因采取行之有效的纠正措施,防止问题再次发生。若产生不符合的深层次根源涉及到其它部门,所涉及的部门、负责管理体系的职能部门及审核员均应参与纠正措施的制定,这样才能取得较好的整改效果。审核组长是纠正措施及有效性的跟踪验证责任人,对所有不符合项的整改进行严格把关,个别的整改可能要经过多次反复方能通过。出现不符合项的部门贯标工作未必做得不好,未出现不符合项的部门未必贯标工作就做得到位不存在不符合项。为更好的做好举一反三,在企业内部公开以部门为统计单位的不符合项台帐,包括审核时间、审核员、不符合事实描述、违反条款等内容。对部门重复发生类似不符合项的现象,按有关规定给予部门、项目组或个人一定的考核处罚。
7、结束语
内审是发现管理体系运行问题和解决问题的最好途径,是最高管理者对管理体系做出准确评价并采取决策的重要依据,是确保管理体系有效运行并持续改进的根本保障,为企业发展起到保驾护航的作用。
参考文献
[1] GB/T 19001-2008质量管理体系 要求
[2] GB/T 24001-2004 环境管理体系 要求及使用指南
一、农村信用社内部审计现状及存在问题
(一)审计监控缺位
就农村信用社的内审体制来分析,县联社设有审计委员会和审计部,办事处成立了审计科,省联社成立了理事会领导下的审计委员会并在内设机构中成立有审计部。笔者认为这种自下而上的内审体制使内部审计工作主要覆盖在基础业务阶段并因基础业务的繁多而内审力量的缺乏导致监控缺位。就实际效果看,已呈现出局限性:一是省联社直接审计是鞭长莫及。省联社审计部门面对全省数千营业网点不能也不可能进行全面的监督、评价和咨询;二是市级办事处组织审计是力不从心,虽成立有审计科,但成员有限,办事处虽积极开展工作,但也只能是一种事后监督,起不到事前预防的作用;三是县联社的内审部门是在联社理事会、经营班子的领导和管理下开展工作,内审工作开展起来就会“既当运动员,又当裁判员”;四是即使组织跨市范围的交叉审计检查,但也只能是静态的评估,这种评估与机构的业务发展变化和全面风险管理尚不能有效匹配。
(二)内审及内控意识不强
由于历史原因,农村信用社行业自律组织成立时间不长,在业务经营和管理过程中存在很多不规范的地方,急切需要有完善的内控制度来进行规范。同时,因所有权、经营权不明晰,从业人员的内审内控观念难以转变。一是部分联社特别是基层农村信用社的负责人重视不够,总把内控工作同业务发展对立起来;二是部分人员认识不到位,认为内控是自找矛盾,自挑毛病,影响部门关系和员工工作关系及人与人之间的关系。因此,制度观念不强,讲情面、讲相互方便,对原则、制度随意简化、变通的现象时有发生;三是基本素质较低,不能真正领会强化管理、控制风险的重要性,不理解内控制度的深刻内涵,对市场经济下可能发生的信贷风险、支付风险、利率风险、道德风险等缺乏足够的知识和觉悟。同时,多数信用社在制度上根本没有对各类风险进行全面识别和评估的内容,更没有对各类风险设定限额,不能采取有效的预警措施将风险控制在可以承受的限度内。
(三)内审人员素质低、程序不规范、处理力度不够
一是内审队伍建设滞后,部分内审人员的素质偏低,不太适应当前形势的发展。二是内审工作程序不规范,工作方式、方法过于简单,工作思路不清晰,工作质量较低,使内审工作流于形式,起不到应有的监控作用。三是内审处理力度不够,发挥不出应有的威慑作用。
二、对农村信用社内部审计的思考
(一)转变内审理念
内部审计是一种自我约束和行业自律的机制,具有特殊的地位和作用。各级农村信用社要充分认识内审工作的重要性,管理决策机构要从思想上高度重视内审工作,把内审工作作为内部自律、加强内部控制的主要手段,把内审成果作为我们管理和决策的重要依据。
而内审工作也只有得到上级的认可,工作开展起来才会有底气,有信心,才能将监督检查做深做细,真正找出发展过程中的症结所在,为高级管理层决策提供可靠的依据。我们既要借鉴外国商业银行内部审计管理的先进理念,又要从传统的内审理念转换为现代的内部审计理念。要逐渐建立自上而下的内审模式,要从对高级管理人员的监管中获得风险保障;要建立对风险和问题的预测,变事后监督为事前预防;要变静态的内审监管为动态的连续的评估;要配置专业的人员实施专业的工作,达到事半功倍的效果。
(二)提高内审人员素质
内审人员不同于一般的业务人员,内审人员要具有敏锐的政治感和高度的责任感,要有较高的专业素质。因此,在选择内审人员的时候就应该从严把握,按照内审人员所需的专业水平、从业经验、道德准则三方面要求,真正将思想品德高尚,专业知识精良的人员充实到内审队伍当中来,提高内审队伍整体素质。要提高内审人员的素质,还需要有计划、有组织地对内审人员进行培训,要建立内审人员培训制度。对内审人员的系统培训可以通过三种方式来进行:一是对新进内审人员的培训,这种培训注重对内审人员的道德品质和基础内审知识的培训;二是对在职内审人员进行培训,一般可采取审计业务规范培训、专题研究、经验交流或者学术交流等方式来进行;三是对自身内审工作完成后的考评和总结,以此促进内审人员提高业务水平。
(三)理顺内审管理体制
内部审计介于决策与执行之间,是对决策者负责并为保证决策者职责的充分发挥而实施的一种再监督,是农村信用社经营过程中不可缺少的重要内容。实践表明,内审组织机构的组织地位和设置层次越高,权威性越大,内审的作用就发挥得越充分。根据《审计署关于内部审计工作的规定》和中国银监会《银行业金融机构内部审计指引》的有关规定,国有及股份制商业银行的内部审计一般都实行垂直管理体系,确立全省农村信用社的审计机构和人员的重点放在省联社和办事处。充实省联社和办事处的审计队伍、在全省信用社范围内公开招聘一批思想素质道德水平高、业务能力强的人员,保持内审队伍结构合理,讲究知识互补、层次互补,即不仅要有熟悉财会专业的人员,也要有信贷、计算机业务、法律等专业人才或复合性人才。省联社和办事处的审计人员的工资待遇、编制全不在县联社,审计的事项直接向省联社负责。目前,鉴于农村信用社大部分是以县级为单位的法人,法人内部审计层次只有一个,并集中在县级联社(合作银行),要实现内审工作的超脱性,树立内审权威,真正达到有效监督的目的,必须健全和完善法人治理,理顺内审体制,将县级联社内审队伍上收一级管理,进行上挂下查以减少审计工作中的各种干扰,形成独立、权威和高效的审计监督工作体系。
(四)完善内部审计管理制度
1.完善内审计划管理制度。农村信用社必须根据发展需要,对内审工作做出系统的安排,形成内审计划管理制度。内审计划包括两个部分:一是内审期间计划;二是内审项目计划。内审期间计划一般为年度计划,也就是农村信用社要通过文字报告、报表等形式来编制年度内审计划,期间计划要体现一定时期的国家法律法规和监管部门的监管政策导向以及农村信用社自身的中心任务,明确一定时期的内审工作重点和目标,以此来组织和协调一定时期的全部的内审活动;内审项目计划是农村信用社根据行业特点和内控的需要,制定出相应的内审项目,安排年度、季度或月度工作计划进行实施或者根据突况进行专项审计。建立和完善内审计划管理制度就可以使内审工作做到层次分明,任务明确,工作开展起来就会有条不紊。
2.完善内审责任制度。由于内审部门和内审人员做出的内审结论是一种法定的行为,具有权威性,而这种权威性是依法内审、证据确凿、评价正确所形成的。为了维护内审的这种权威性,提高内审工作质量,避免因错误对待被审计单位、事项和当事人带来的损失,内审部门和内审人员必须对每个内审事项的内审结论正确或失误承担责任。建立内审责任制就要求在内审工作的每个环节,内审活动的每个层次,对内审人员所从事的工作和执行的任务,都应有明确的要求。包括两种责任制,一种是工作责任制,二是任务责任制。内审工作责任制按照内审行政组织、业务范围和岗位来分别确定;内审任务责任制是按照在内审项目中进行内审活动的各个层次与各个环节的人员承担的任务来分别确定的。具体地说就是内审的各环节都要承担相应的责任。尤其对检查、取证、评价承担全部责任。
3.健全内审质量控制制度。一是要制定出内审的标准,包括内审的工作标准、评价标准。要对内审人员提出要求,做好内审活动的准备工作,编制的内审报告必须达到要求。二是要健全内部控制制度。通过内审对内部控制制度进行事前、事中、事后的评价,提出改进内部控制制度的建议,帮助被审计单位加强管理,健全内控。三是取得充分的、可靠的、相关的内审证据,以确保内审结论的正确性。四是认真审核内审工作底稿,内审工作底稿不仅是反映内审活动、归结内审证据、记载内审结论的档案材料,而且在每个项目的内审过程中,对控制内审质量有着很大的作用,因此要逐一对底稿内容进行认真的审核。五是要确立内审规范,在内审工作中要做到在组织分工、职责任务、内审项目安排、计划编制、内控评价、内审要点确定、检查取证方法、分析评价原则等都要制定规范,让内审人员在操作中有统一遵守和共同采用的模式。六是自觉接受管理机关和外部监督机关的监督和指导。
4.健全内审档案管理制度。内审档案主要包括两部分,一部分为内审工作档案。另一部分为内审项目档案。要将内审档案的管理制度化,按照科学的方法完整地归集每一次的内审档案,做到对内审工作有据可考,有案备查。
5.健全内审报告制度。一是按内审项目的评价结论编写的报告,主要是送被审计单位执行的报告;另一种是内审部门在一定时期终了,对内审活动进行归纳、综合和总结后向派出领导提出的反映内审成果或内审问题报告。农村信用社要建立系统的内审报告制度,既要按内审项目做出任务报告,又要在一定时期或一定专题提出专题报告,以充分发挥内审查错防弊、改进管理、提高效益、促进发展的重要作用。
标准作业规程
1.0 目的
规范品质部员工培训工作,使内审员培训系统化、规范化,最终使员工具备满足工作需要的知识和技能。
2.0 适用范围
适用于物业管理公司品质部内审员的培训工作。
3.0 职责
3.1 管理者代表负责监督及抽检培训的实施情况、验证培训的效果。
3.2 品质部经理负责制定培训计划,并具体组织实施。 4.0 程序要点
4.1 培训计划的制定
4.1.1 品质部经理于每年的12月15日前做出下年度的内审员培训计划,并上
报公司总经理和管理者代表审批。
4.1.2 内审员培训计划必须符合下列要求
a) 不违反国家的有关法律、法规;
b) 有具体的实施时间;
c) 有考核的标准;
d) 有明确的培训范围;
e) 有培训费用预算。
4.2 品质部标准作业规程的培训
4.2.1 培训内容:
a) 《质量体系文件编制标准作业规程》;
b) 《质量体系文件和资料管理标准作业规程》;
c) 《内部质量审核实施标准作业规程》;
d) 《内部质量审核管理标准作业规程》;
e) 《质量体系文件编码管理标准作业规程》;
f) 《品质部日常抽检工作质量标准作业规程》;
g) 《住户意见征集、评价标准作业规程》;
h) 《工作记录管理标准作业规程》;
i) 《绩效考评管理标准作业规程》;
j) 《不合格纠正、预防标准作业规程》;
k) 《品质部员工绩效考评实施标准作业规程》。
4.2.2 培训要求:
a) 内审员必须熟练掌握品质部标准作业规程中规定的工作程序和工作要
求, 对重要内容要求熟记;
b) 内审员必须充分理解按照标准作业规程进行工作的意义,充分理解作业
规程中的每项条款的内在含义。
4.2.3 培训的形式:
a) 教员边讲边示范,内审员随听、随记、随操作的形式;
b) 内审员边讨论、边理解、边回忆的形式。
4.2.4 品质部标准作业规程的培训每月至少进行两次,每次不少于60分钟。
4.2.5 品质部标准作业规程的培训由管理者代表或品质部经理组织,教员可以
由公产领导和任何一位工作技能较高的品质部员工担任。
4.3 ISO9000基本理论和现代企业管理基本理论的培训。
4.3.1 培训的内容:
a) ISO9000质量体系基本理论培训(2000版国家标准);
b) 内审员培训;
c) 行为科学培训;
d) MBA基本教程培训;
e) 其他现代企业管理理论培训。
4.3.2 培训形式:
a) 送外培训;
b) 请外部专家前来培训。
4.3.3 ISO9000质量体系基本理论和现代企业管理理论培训每半年至少安排
一次,每次不少于3天。
4.4 物业管理基本法规、基本理论的培训。
4.4.1 培训内容:
a) 物业管理相关法规、条例实施细则;
b) 物业管理的基本理论;
c) 物业管理行业多年总结出来的特色管理制度。
4.4.2 培训形式:
a) 内部请理论素养高、知识全面的员工担任培训教师;
b) 外部请物业管理专家讲学;
c) 外出参观、参加专项培训;
d) 内部讨论研究。
4.4.3 物业管理基本法规、基本理论的培训每季度至少安排一次,每次不少于
一天。
4.5 公司其他相关标准作业规程的培训。
4.5.1 培训内容:公司所有相关标准作业规程。
4.5.2 培训形式:
a) 由公司领导或其他部门员工进行专项规程培训;
b) 品质部内部讨论,然后请公司领导答疑。
4.5.3 公司其他标准作业规程培训,每季度至少安排一次,每次培训时间不少
于60分钟。
4.6 其他相关知识培训。
4.6.1 培训内容:
a) 写作知识培训;
b) 公共关系培训;
c) 其他有关知识。
4.6.2 培训形式:
a) 外出培训、参观;
b) 请外部专家授课。
4.6.3 “其他相关知识”培训每年至少安排一次, 培训时间、规模、范围视
情况而定。
4.7 每次培训时,内审员如无特殊理由均不得请假、迟到、早退,请假需经
品质部经理事先批准。
4.8 每次培训后均应就培训内容对参加培训的员工作出书面考试或考核,检
测员工参加培训后的收获和培训效果。对参加培训后考试不及格的员工依照《品质部员工绩效考评实施标准作业规程》和《行政奖罚标准作业规程》处理。
4.9 每次培训后,品质部经理均应对培训效果作出评估,并将参加培训的员
工考试成绩连同教材、效果评估表,一并在品质部归档长期保存。
4.10 《培训记录》、《培训计划》《员工培训登记表》也应事后在品质部归档长
期保存。
4.11 本规程作为品质部员工绩效考评的依据之一。
5.0 记录
6.0 相关支持文件
我部人员较少,担负的业务工作比较重要,在公司领导的大力支持和相关部门的密切配合下,完成了公司交办的任务,到目前公司没有发生重大安全事故和环境污染事件,公司的三项认证预计年底前取得证书。2009年工作总结和2009年工作计划具体内容如下:
一、2009年工作总结
1.完成三项体系文件编制,并发放到公司各部门运行
自公司领导确定今年工作目标之一就是通过三项体系认证以来,我部从年初就开始文件编制文件,并从6月起就发给各部门试运行,在运行过程中不断完善,又根据咨询公司意见进行了多次修改,形成目前的文件,从执行效果看,体系文件是适宜的,对公司的管理和正常运行发挥了重要作用。
2.组织完成内审员培训
今年共组织了两次内审员培训,取得证书87份,为推动公司各部门做好三项体系认证打下了良好基础。
3.落实安全生产责任制并检查实施
公司成立了以董事长为首的安全委员会,公司领导和部分管理人员参加了建委组织的生产安全培训,参加了安全管理上岗考核,取得了部分安全岗位证书。我部年初就完成了《公司安全生产责任制》、《公司安全生产规定》,同时结合体系文件编制了《项目安全管理规定》、《重要危险源应急预按》等文件,并陆续发给各部门及各项目部,同时要求各部门组织学习,对参加学习的人员做了记录,使大部分员工了解了自己在安全生产工作中各自的职责,在平时工作中能认真履行安全职责。
4.监督各现场职业健康和安全及环境控制情况。
根据工作计划,我部准备每季度对国内各现场进行一次巡检,目前除三季度因为认证外审没有对所有项目全检查外,一、二季度国内所有项目全部检查到位,从检查的情况看总体情况较好,公司各部门及员工没有重大安全事故发生,各总承包现场配备了专
职安全管理人员,与分包商分别签署了安全协议书,对分包商进行了交底,在工地质量巡检的同时进行安全检查,有安全隐患及时发整改通知。在项目检查的同时,对项目人员贯彻体系文件也进行了督察辅导,协助他们完善各种项目文件的编制。
5.完成公司内审工作和外审组织工作
10月份组织了公司内审和管理评审,为了避免内审时问题较多要用过多时间整改,在这之前8月份就先进行了一次预审,对查出的问题先行进行了一次整改,正式内审前又编制了比较详细的计划,通过细致调查整理编制了管理评审输入材料。我部组织对各部门和一个项目部进行了审查,检查出19项一般不符合项和42项观察项,根据开具的不符合报告督促各部门进行了封闭,检查结束后完成了完整的内审报告和管理评审报告。11月份组织了三项体系认证的一阶段外审,根据外审组意见再次完善体系文件的编写并督促相关部门完成不符合项的整改。
6.完成个人劳动防护用品的购置
今年我部购置了安全帽、安全鞋和工作服,同时也编制了其它劳保用品计划并购买,满足了各现场的需要。
二、存在的主要问题及拟采取的措施
1.体系文件方面
运行中部分管理程序的作业接口不完善,需要立即制定文件试行,有的部门目前需要增加一些作业文件以规范操作是必要的。各部门可依据需要制定部门的作业文件,完成后应报安监部备案后实施。
2.组织机构方面
根据今年来开展业务的情况,目前公司机构的设置已经难以满足公司发展的总要,公司应该增加部分职能机构。
3.少数部门领导从思想上对管理体系的建设不够重视,总认为是走过场,对检查中发现的问题一拖再拖,长时间不解决,部门内部管理没有章法,走到哪算哪,部门间推诿扯皮,管理水平没有实质性提高。有些管理工作我们认为从公司领导层面上还需要强化管理意识,比如目前所有项目经理都没有和公司签署责任书,公司领导也没和各部门和各项目部签署安全责任书,这都是管理工作中存在的较大漏洞。
一、认识:人力资源统筹使用是人民银行内审工作履职的现实选择
1.素质参差,精力分散,导致履职时“心有余而力不足”。以人行九江中心支行为例,目前内审部门设置是中心支行设有内审科,人员8人,辖内11个县级支行均只设内审岗位并“附属”挂靠在办公室,绝大多数内审员非专职内审。中支内审部门内审人员常年奔波在审计一线,一个项目接一个项目,内审人员与时俱进的培训和学习机会不多,现有内审人员知识更新和素质提升缓慢,专业技能难以跟上业务部门的发展速度。而县级内审岗位人员其综合素质差异更明显,由于县级行多年没有“补员”,各支行优秀人才有限,各部门及重要岗位都要照应到,有的县支行对内审岗位人员的配置其素质客观上难以达到中心支行内审科的要求,何况不少内审员在完成内审岗位工作任务的同时还需要花相当的时间兼顾其他工作,精力分散,而县支行内审岗位人员培训学习的机会更是微乎其微。目前,基于内审任务的完成,上级行经常采取抽调下级行内审人员“以查代训”的方式,这种做法虽然锻炼了队伍,但相对系统性学习规范培训而言,其综合效果有限,比如不少审计人员对查出的问题不会归纳总结,针对各项新的业务系统不断推出或更新换代难以做到检查技能同步跟进,对此如若仅试图通过检查途径来达到全面提升内审工作水平只能达到“临阵磨刀”的浅显效果。
2.级别不够,多重领导,导致履职时“心存顾虑”。根据《中国人民银行内部审计工作制度》的规定:人民银行内审工作“实行行长负责制,内审部门对行长负责并报告工作”。对基层行内审部门而言既要对本行行长负责,同时内审立项除自定外基本上是上级行内审部门统一安排的,无疑又应对其上级行内审部门负责。然而实际运作中其“双负责”的有效性大打折扣,由于中支内审部门只是全行的职能科室之一,县级央行内审人员挂靠办公室,在业务上虽然大多受上级内审部门的部署,但在管理上可以说受“多重”领导和管理,有直管和协管领导,还有人事和组织部门,同时还说不定哪天会交流到其它部门,因而心存顾虑,既要考虑到领导的“指示”,又要考虑到自已的“后路”,同时还要考虑上级内审部门的考核情形,由于级别不够在“挤压”中对于问题不得不慎重地以单位形象或利益或个人前程为重,不愿意或不敢过多的暴露问题,容易导致现实检查时“蜻蜓点水”,检查后建议整改的应付情形。
3.认识模糊,机制欠缺,导致履职时尴尬消极。基层央行有些干部尤其是中层干部在部门负有直接管理责任,由于各对口部门对差错和问题考核较细,追究较严,因而不习惯内审的再监督,认为自己查自己没有必要,对内审工作地位与作用认识不到位。尤其是在县支行,不少人对内审查出的问题难以接受,对好的评价满面春风,而对检查出的问题却满脸乌云,认为于已不利进而呈消极配合心态甚至有的非要分管领导或主要领导出面协调。同时由于内审岗位及人员长期以来普遍缺乏“刚性”的激励和约束机制,加上现实中评先、评优、晋级等一些与个人相关的考评考核又比较看重民主测评结果,更加重了内审人员在检查中不愿得罪人的心理负担,以上因素久而久之导致内审检查人员养成了在检查时情绪上的尴尬和工作上得过且过的消极。
综上问题,明显表露内审队伍建设相对有效履职的“滞后”性,解决这一问题急待我们进一步强化对内审队伍建设迫切性的认识,在当前人民银行机构改革没有大的调整现状下,积极探索内审人力资源统筹使用之良策不失为提高央行内审部门履职能力的现实选择。
二、探讨:现阶段人民银行内审人力资源统筹使用模式的设想
正视内审人力资源统筹使用问题,我们对其运用模式进行了有益的可行性思考,对内审人力资源统筹使用的内涵可通俗的理解为:一是指对内审人力资源的充分掌握和合理利用;二是指对内审人力资源的计划培养和统筹发展。目前人民银行的内部审计工作对人力资源的使用较普遍采用的是逐级有选择性地抽调辖内内审人员,共同参与上级行组织的内审项目检查。实质上采取的是内审人力资源的“纵向抽调,横向交叉”,这种人力资源统筹方式在实际运行中虽产生了一定效果,但由于基层内审人员的“属地”管理和考核机制这一根本性问题没有解决,内审人员行动上或心理上的问题依然,其阻滞内审效果的发挥亦必然。为此我们着眼于解决问题,提出以下垂直管理理念,即“内审业务工作及人员管理相对独立,归属上级,项目由上级指定,人员由上级考核”。以此管理理念为指导特提出以下三种模式设想予以商榷:
模式一:实行逐级派驻制。即内审人员由总行派驻分行、分行派驻中心支行、中心支行派驻县支行,形成内审队伍相对独立,业务检查相对集中,逐级负责的内审运作体系。
模式二:打破区域界限,实行跨行政区设置内审派出机构。鉴于目前人民银行跨行政区设立分行的现状,可在各大分行以下对中心支行实行跨区域设置内审派出机构,在几家地市级中心支行中设置一家由分行派驻的内审机构。派出机构人权、财权、事权隶属大分行,其职责是对所辖地市、县两级人民银行实行审计检查监督,审计结论对派出行负责。
模式三:总、分行现行体制不变,以中心支行为单位,实行内审委派制。将县级支行内审人员上收中支统一管理(包括劳资、人事、组织等关系),内审员平时在县支行开展工作,接受中支内审部门领导,实行内审责任追究制,开展内审监督检查时,集中起来,统一部署,统一行动。
以上三种模式任选其一运作,我们认为由于均体现了垂直管理,进而有利于解决“阻滞”,增强履职的有效性。其理由分析如下:其一,垂直管理后,上级内审部门可实施“人才库”管理,针对项目灵活随机地进行人员配置,及时聚集合力,有效避开了以往内审员所在行对其所兼的岗位工作要求和差旅费用考虑及外出检查时的“干预”现象。同时也方便集中培训,有利于解决素质提升以及职能部门业务更新与内审员技能不同步的问题。其二,垂直管理后,直接作为上级内审部门“以上查下”,与现实中根深蒂固的“等级”观念相宜,既避免了同级内审中的“以下查上”的无奈,也避免了当前从下级行抽调内审人员在实施交叉检查过程中存有“本是同根生、相煎何太急”而互留后路的心理。其三,垂直管理后,针对岗位性质有效实施责、权、利相统一的激励和约束机制,压力与动力相结合,有利于调动内审人员履职积极性,保证队伍的稳定性。同时内审人员个人业绩与考评考核由上级内审部门统一实施,解除了下级行内审人员怕工作不合本行领导之意而有所担心或不合本行同事之意影响民主测评分值的顾虑,使其放手大胆履职。
三、建议:构建内审人力资源统筹使用长效发展的良好环境
1.领导重视、观念更新。领导对内审工作的态度,决定内审工作的效果,内审工作的效果影响职能部门风险防范的意识。内审工作及人员使用需要领导高度重视,同时领导及其它职能部门的工作人员还应具备自觉接受内审监督的观念,消除一些“要监督我”的误解和偏见,进而形成“我要监督”的良好内审监督环境。
2.强化培训、素质达标。由于内审职业的特殊性,内审人员的培训工作对于提高内审工作的质量和水平至关重要。新形势下,央行职能部门业务更新较快,信息化普遍提高,对内审部门提出了严峻的挑战,内审人员的专业性、系统性知识要求越来越高,内审人员的培训将是一项长期而艰巨的工作。
3.科学考核,机制健全。针对现状管理建立与之相适应的工作机制十分必要。如在支行内部建立风险控制评价机制。通过考核指标,对各业务部门驾御职能范围内风险的能力作出综合的科学评价;建立由上至下的内审审计质量管理机制。通过考核指标的制定和测评,由上级审计部门对下级审计部门的审计质量进行监督、考核和评价;建立内审人员奖惩约束机制。对严格执行内部控制制度的,要给予精神鼓励或物质奖励,对于违规违章的坚决给予行政处分和经济处罚,并与职务升迁挂钩。
关键词:房产测绘 质量内审 ISO 9000 质量管理体系
中图分类号:TU7 文献标识码:A 文章编号:1674-098X(2014)11(c)-0169-02
房产测绘是法定测绘,通过采集和表述房屋的有关信息,为房产管理工作提供必要的基础资料和数据。准确、完整的房产测绘成果是审查、确认房屋的产权、产籍和保障产权人合法权益的重要依据,如何提高和保证房产测绘质量,一直是房产测绘和房产管理行业关注的重点课题。
按照国家的《质量管理和质量保证》标准要求,房产测绘生产单位应推行全面质量管理,建立和完善房产测绘质量管理体系,系统、规范管理房产测绘生产的各个环节,保证房产测绘生产按照生产进度计划正常进行,对房产测绘生产过程进行有效控制,使得最终的房产测绘成果能够满足项目委托方的要求,创造房产测绘项目最大的经济和社会效益。
1 房产测绘的质量管理
1.1 建立和完善ISO 9000系列质量管理体系
ISO 9000系列质量管理标准由国际标准化组织(ISO)颁布,在全世界范围内通用的质量管理和质量保证方面的国际标准, 具有系统的思想、明确的目标、严密的组织和科学的方法等鲜明特点,有助于房产测绘工作规范化管理。房产测绘生产单位应建立以保证质量为中心,满足用户需求为目标,防检结合为手段,全员参与为基础,生产过程全面管理的质量管理体系。
1.2 加强对房产测绘生产过程的质量管理
应根据房产测绘工作实际情况,合理安排人员和设备配置,组织相关的作业人员进行技术培训,对需用的仪器、设备、工具进行检验和校正,生产作业使用的软件和需用的物资应满足产品质量的要求,不合格的不得投入使用。技术设计应充分考虑委托人的要求,既要满足精度要求,又要考虑经济效益。对外业测量和内业数据处理、质量检查、资料整理归档等测绘生产全过程进行有效质量控制,确保房产测绘成果达到规定的质量要求。
1.3 提高房产测绘成果的质量
提交的房产测绘成果质量可靠,除要求作业人员具有丰富的专业知识和实践经验,严格执行国家规范、有关的技术标准和规定外。还应建立和完善“二级检查一级验收”制度,要求参与测绘生产的作业人员在作业结束后必须自检,不同作业人员之间对自检合格的测绘成果进行互检。不同工序之间的材料交接和转换必须安排质检人员进行交接检查,在测绘生产过程中进行质量检查,应如实填写质量记录。设置专职检查机构和专职检查人员进行最终质量检查,检查比例按照《数字测绘成果质量检查与验收》《测绘成果质量检查与验收》等有关规定执行。最终由项目委托方自行组织或委托专门的质量检验部门进行验收。
2 存在的质量管理问题
2.1 质量管理体系不完善
由于部分房产测绘生产单位缺乏市场竞争意识,在质量管理方式粗放,机构设置不合理,权责不明确,两级检查落实不到位,未能严格按照规范要求操作,导致测绘成果质量准确性、可靠性差。片质量管理体系文件大多找个模式照搬照抄,脱离实际情况,可操作性差,在技术设计、生产过程、技术总结和质量检查验收阶段的质量保证能力不足,导致质量管理体系运行有效性差。
2.2 质量管理意识有待提高
由于不注重学习相应的质量管理知识,对质量管理的作用认识不清,重视程度不够,参与质量管理意识不高,在工作中缺乏严谨的工作作风和实事求是的工作态度,马虎大意,敷衍塞责,无法将质量保证措施真正落实到位。
2.3 测绘从业人员专业素质不高
房产测绘从业人员大多源自房产管理部门,普遍缺乏专业、系统性的测绘理论知识的学习和培训,知识结构比较单一,专业素质总体情况偏差,特别是在面对新型、复杂的房产测绘时,很难保证不会出现质量差错。
2.4 测绘仪器设备的使用不符合规定要求
房产测绘生产单位普遍存在将未经测绘仪器计量部门检定的仪器设备(如:手持式测距仪、全站仪、GPS接收机等)直接投入生产使用,或超过有效期仍在使用;平差计算、数据处理和绘图软件等应用不规范。在测绘过程中,测量数据常出现系统性偏差,面积测算和图形绘制错误,最终导致测绘成果质量不合格。
2.5 质量监督与考核力度较小
在实际的房产测绘质量管理中,没有把质量监督考核与日常的质量检查工作结合进行,奖惩机制不明确,对经常出现的质量问题总结不及时,制定的预防措施缺乏可操作性,纠正措施落实不到位,无法真正实现质量控制的目的。
3 质量内审的工作要求
(1)质量管理者应重视并积极支持质量内审工作,受审核的测绘作业单位或个人应自觉接受审核,如实反映情况,不得以任何理由拒绝审核。
(2)质量内审人员必须经过培训,符合规定,熟知并理解审核的依据,掌握审核所需要的评价方法和技能,确保有能力从事质量内审工作。
(3)房产测绘生产单位应制定年度内审计划,定期组织对质量管理体系、测绘生产过程和测绘成果进行质量审核,以检验现有的质量管理体系的有效性。
(4)质量内审作为一种重要的管理手段,应编制相应的程序文件,独立开展工作,对发现的质量问题,及时采取纠正或预防措施,促进测绘成果质量提高和质量管理体系的持续改进。
4 在房产测绘中的应用
根据审核的范围、目标和内容的不同,质量内审包括质量管理体系审核、房产测绘过程质量审核和房产测绘成果质量审核。
4.1 质量管理体系审核
通过对质量管理体系全过程的检查,评价体系是否按要求有效运行。每年应至少进行一次,并覆盖体系内的所有部门及测绘作业单位。
审核内容包括:测绘作业单位质量管理情况,执行测绘技术标准的情况,测绘作业现场组织结构体系设置情况,测绘作业人员数量、专业素质培训和持证作业情况,投入生产使用的仪器设备检定情况等。
4.2 房产测绘过程质量审核
根据对过程结果的要求,进行房产测绘过程质量审核,检查是否严格地按照规定的方法和程序执行,并评价过程控制的有效性。应按照房产测绘项目施测进度和工序安排,侧重对关键、特殊过程及质量体系审核中存在不合格项多的部门、测绘作业单位或房产测绘过程的审核。
审核内容包括:涉及房产测绘生产过程的项目技术设计、房产要素调查、房产要素测量、房产面积测算、房产图绘制、项目技术总结以及成果资料归档和整理等情况。
4.3 房产测绘成果质量审核
对房产测绘成果做出客观评价,以确定房产测绘成果质量水平,依据其结果可作为质量管理体系是否有效,房产测绘过程是否处于受控状态的验证。应结合日常质量检查,侧重对关键、重点房产测绘成果的审核。
审核内容包括:房产测绘成果和施测技术要求的对照检查情况,判断房产测绘成果质量是否符合规定要求。
4.4 质量内审的组织实施
质量内审员根据《质量内审检查表》的项目内容,充分运用查、看、听、记等方法,收集符合文件要求的证据,记录在检查表中,对发现不符合要求的问题,应在检查表中做出标记。对审核中发现的不合格项,经房产测绘作业单位确认后,认真分析原因,制定纠正措施,跟踪检查实施效果,编制《质量内审报告》上报管理者代表,最终提交给房产测绘生产单位进行管理评审。
5 质量管理改进措施
5.1 建立健全房产测绘质量管理制度
为自觉规范自身的质量管理行为,明确质量管理责任,加强对测绘生产全过程的质量管理,建立健全完善的房产测绘技术、质量保证体系,进一步规范房产测绘作业程序和工作流程,明确岗位职责和工作权限,统一测绘技术标准和要求,预防和控制质量问题的发生,确保测绘成果质量。
5.2 提高质量管理意识
房产测绘质量管理人员应提高对质量方针“质量第一、注重实效”的理解和认识,加强质量管理技术知识的培训,经常进行质量教育,开展群众性质量管理活动,引导全员参与质量管理,牢固树立爱岗敬业精神,将质量保证措施落实到能够不同程度地、直接或间接地影响测绘质量管理的各个环节。
5.3 提高测绘从业人员素质
房产测绘从业人员应加强涉及建筑、房产、测绘三个方面知识的系统性学习,定期组织作业人员进行专业技能培训,营造赶、超、学、比的浓厚氛围,加强横向沟通和技术交流,有计划、分层次地组织岗位技术培训和工作技能考核,积极鼓励外出学习先进工作方法和经验,努力提高测绘从业人员的业务技能和综合素质,并做好传帮带,为房产测绘生产单位的长远发展打下了坚实的基础。
5.4 使用符合要求的测绘仪器设备
为确保量测数据的精度,建立测绘仪器登记备案制度,未经测绘仪器计量部门检定的仪器设备不得安排使用;平差计算、数据处理和编图软件,在使用前必须经过技术验证,确保测绘成果质量符合规范规定的精度要求。
5.5 加大质量监督与考核力度
在房产测绘生产过程中,应定期组织质量检查、质量内审活动,检验测绘作业单位的工序(过程)控制是否严格按照ISO 9000系列质量管理体系文件的要求执行,对关键工序和重点部位设置必要的检验点,加强监督检查,严格执行考核标准,加大考核力度,确保质量管理工作取得更大成效。
6 结语
针对房产测绘工作中存在的质量管理问题,房产测绘生产单位应提高质量管理意识,加大质量监督和考核力度,通过质量内审发现体系运行中存在的问题,及时采取纠正措施、预防措施和改进措施,建立能够自我检查、自我完善、自我改进的机制,达到对房产测绘质量管理、体系建设和审核过程进行持续改进的目的,逐步提高房产测绘质量管理水平。
参考文献
[1] 测绘生产质量管理规定[S].国家测绘局.1997-07-7-22.
[2] 赵丽芳.房产测绘的质量管理[J].企业导报,2011(1):117.
ISO10015是世界上唯一获得认可的培训国际标准,1999年由国际标准组织颁布,2001年引入中国。ISO10015着眼于提升培训的针对性和实用性,帮助组织识别、分析培训需求、设计和策划培训、提供培训、评价培训并持续改进培训过程。这些正符合学院的需求。
学院借鉴国外先进的思想,创新培训理念,在总结前两年学院培训工作经验的基础上进行了流程再造。
摸着石头过河
2011年,在成功推出“雏鹰计划”新员工培训,对航天新人植入文化基因,在航天系统内打响培训专业化的第一枪后,学院又相继推出了一系列面向其他人群的品牌项目,在航天一院内外引起了强烈反响。在这个时间点上引进ISO10015标准,即使在学院内部也存在不同声音,其中最大的质疑在于:费力引进国际标准,真的能成功吗?
引进ISO10015标准的确是一件很费力的事情。首先,该标准在国内还没有被普遍实施,应用还不成熟,没有可资借鉴的标本。第二,ISO10015标准反映的是欧美国家多年来培训积淀的水平,我们的现实水平和国际标准还有一定的差距,突出表现在我们对需求的重视程度不够,缺乏足够的需求挖掘手段,缺少记录依据,我们对培训的闭环管理还应进一步加强,等等。第三,ISO10015标准是国际通用的标准,而航天一院已经成立五十多年,在发展中早就形成了具有自身特色的管理文化,在观念上、具体做法上都存在和标准难以对接的问题,很可能水土不服。正因为如此,自2001年该标准引入中国后,实施一直非常缓慢。
经过分析,学院决心发挥航天人“特别能攻关”的特质,迎着困难上。首先,我们在学院内选拔了一批内审员,所有处室均选拔骨干参加,包括校领导在内,对ISO10015标准进行封闭式学习。第二,我们将标准和现实进行一一对照,汇总了引进标准的难点。第三,聚焦难点,寻找对策,并在体系文件上重点体现。
能用的标准才是好标准
我们的目的不在于取证,而在于通过标准来创新理念、提高效率。为了确保ISO10015国际标准的实用性,学院在已有培训管理流程的基础上,将该标准和现有的管理制度进行对接,将该标准要求和现有的培训操作对接,保障学院的培训管理在标准的要求下逐步得到优化、调整。
建立嵌入机制
第一,将ISO10015标准嵌入学院管理大框架,明确学院原有的制度体系和ISO10015国际标准在管理的大目标上是一致的,但在具体的管理诉求上存在区别:原有的制度体系用于学院的正常运行,确保学院按照规范运行;ISO10015国际标准聚焦于学院的培训业务,确保培训对组织来说是有效的且能不断改进优化。ISO10015国际标准被引入后,必须和原有的制度体系进行融合,保证二者能够互相支持。将原有的制度体系作为培训管理体系的支撑文件后,一方面,制度体系能继续发挥规范学院运行的作用;另一方面,又能支持培训业务的管理按照国际标准开展,从而进一步提高学院培训业务的针对性和实效性,提升学院的培训管理水平。
第二,将ISO10015国际标准和学院培训业务进行无缝对接。培训管理体系文件在达标的前提下,充分借鉴原有的管理流程,确保体系能够从学院培训业务实际出发,为体系的运行扫清障碍。
重塑培训过程
对培训业务进行阶段化划分,强化策划设计和提供培训的优势,弥补培训业务在需求确定和结果评价方面的不足。
另外,重新梳理培训过程,规范流程中的记录表单,确保培训全过程按照标准要求操作,并留下相应的记录。重塑后的培训过程必须实现操作规范和闭环管理。
持续改善、推进
2012年3月,学院培训管理体系文件的正式,标志着ISO10015国际标准在学院的开始运行。在标准运行过程中,学院多次组织主题学习和研讨,推动这一先进理念在学院的普及,总结培训工作中的优秀经验,讨论标准在运行过程中出现的问题,纠正员工未按照规范进行的工作行为。
2012年9月,学院建立了标准运行的内审制度,进行了两次内审。针对内审中检查出来的不符合标准的工作,进行了内部的再讨论和再学习。
2012年11月,经过外部机构的审查,学院的培训管理体系符合ISO10015国际标准,各项工作记录均达到了标准的要求。认证工作结束后,学院继续强化标准的运行工作。
一,增强进修,更新审计观念
内部审计任务肩负着对资金运作的监视与效劳本能机能,充沛发扬内审的本能机能效果,就要不时的增强进修,更新审计观念.本年初,省教育厅下发了积极推进全省教
育系统内部审计任务具体转型,促进我省教育事业又好又快开展的文件,经过进修使我们看法到:教育内部审计任务具体转型是教育变革和开展情势的需求.我们要积极探究内部审计转型的路子和办法,完成由传统审计向治理+效益审计改变.为顺应这一革新,做了以下几方面的任务:一是加大宣传力度,使人人认清情势,盲目地成为审计任务转型的理论者.二是更新审计内容,在年度任务中添加治理审计,效益审计的项目,使同志们能逐渐顺应内部审计任务具体转型后的任务要求.
二,以科学开展观为指点,立异内审任务
在新的情势面前,审计任务要顺应科学开展观的要求,也必需要转型和立异.今年度中对我校的基建工程项目:综合教育楼,实行楼进行了全进程跟踪审计.用招招标的方法确定了中介机构;与中介机构签署了托付合同;对内审人员进行了项目分工.在施工阶段的跟踪审计中,我们加大了全进程跟踪审计的力度,参加了合同的征询;首要资料的比价收购审计;工程进度款的审核;荫蔽工程的验收;已竣工程量的签证验收;工程改变确实认等主要环节.经过基建工程跟踪审计,将工程项目造价节制由过后向事中,事前延长,做到了关隘前移,还为工程决算积聚了原始材料,以便获得更佳的经济效益.
三,审计任务展开状况
参加招招标项目,物资收购验收项目,维修工程验收签证项目160余项;监视签署经济合同
60余份;触及资金近5000万元.经过以上任务,充沛发扬了内审任务效劳与监视的本能机能,使我校的内审任务在维护财生意律,完美内部治理,进步经济效益等方面发扬了主要效果.基建维修工程项目审计,全年共展开基建维修项目76项,个中:托付审计14项,自审项目62项.全年审计资金总额1939.83万元,定案资金总额1832.16万元,审减额
107.67万元.一年中,在本人的任务岗亭上尽职尽责,用我们的辛勤任务为节省了很多资金.科研任务是高校开展的一项主要任务,我们集中力气增强了对科研专项资金的搜检和监视,展开科研经费审鉴7
项,使这些资金充沛发扬了应有的效益.依据指导的布置,对我校50年校庆捐赠资金和学生突发事情的费用列支进行了专项审计,按照财政治理方法和内部审计原则,脚踏实地,客观公平的进行剖析,论证,提出了合理化的建议,写出了具体具体的设计申报,为指导决议计划供应了参考根据.共同完成了年关班子及中层小我审核任务;干部竞聘的监视任务;人员雇用录用任务;职称评审监视任务;重生的登科任务;各类测验的监视任务;各项评先树优的考评运动.经过以上任务的参加,标准了做事顺序,防止了不正之风.依据党风廉政建立责任书,注重职业品德教育,不时强化廉政认识,对峙审计营业公开通明,发扬和坚持了审计人员的优越形象.强化审计营业,进步综合审计任务才能.年中一切人员参与了管帐和审计持续教育培训和测验,并获得了优异成果,为完成审计任务的转型奠基了根底.
审计工作质量是指审计工作应达到的制度化标准和规范化要求,具体体现为审计工作过程及结果的优劣程度。一般包括四个方面:一是审计工作程序必须严格规范;二是审计方式方法必须科学有效;三是审计依据和资料必须准确充分;四是审计结论必须客观公正,真实反映实际情况,定性准确,较大程度地实现审计目的。审计质量是审计工作的生命线。基层央行审计部门应建立“质量第一”的审计理念,以开拓创新为动力,以审计工作标准化为基础,建立和实施科学的内审工作质量控制体系。笔者认为应从以下几个方面提高基层央行审计工作质量。
一、加强内审基础工作建设,规范日常审计工作行为
1.加强内审规范化建设。对审计方案、审计证据、审计底稿、审计报告等内审项目的各个环节进行规范。健全以防为主的业务复核制、以堵为主的业务审核制、以查为主的事后检查制规范内审日记记载,完善内审业务会议制度,努力消除内审工作中的差错和弊端。
2.加强内审队伍建设。基层央行内审部门要制定长远的培训计划,加大培训力度,培养内审人员坚持实事求是、客观公正、廉洁奉公的职业道德,并使其不断提高分析、判断和预测金融活动的能力,造就一大批素质高、能力强的审计工作队伍。同时,建立内审人员上岗资格制度,特别是主查人竞争上岗制度,打破内部部门界限挑选审计人员,从而达到提高审计质量的目的。
3.加强内审信息化建设。将内审项目质量管理与内审信息化有机结合起来,组织开发以网络运用为主要目的“内审综合管理系统”,实现内审流程规范化、业务处理网络化,提高内审工作质量的可控性。
二、严把审计关口,紧扣提升内审质量的关键环节
正确识别与评估被审计单位风险,是保证内审有效性的关键。在风险评估时,要严格把好“五道关”:一是把好资金关,评估信贷资金、国库资金、发行基金、结算资金等重要资金的安全性。二是把好权力关。评估重要业务审批、监督和查处权,费用开支审批权,人事管理权等重要权力使用的合规性。三是把好履职关。评估领导干部、一般员工履行职责的绩效性。四是把好物资关。评估基本建设、固定资产管理、集中采购等重要事项的规范性。五是把好制度关。对管理体制、目标战略、内控机制等进行测试、评价,评价结果作为科学制定审计策略的基础。
三、完善内审制度,建立提升内审质量的长效机制
1.建立资料信息报送制。要求各职能部门及时向内审部门报送本部门最新的法律、政策、规定以及工作动态等内审依据,作为编制科学审计计划、方案的基础。在被审计单位实行审计公示制度,公布违规举报电话号码,拓宽信息来源渠道。
2.建立资料真实承诺制度。应从制度上对审计对象真实性承诺予以明确,要求被审计单位负责人、部门负责人在审计前对所提供的检查资料的真实性和完整性进行承诺,从而降低内审风险。
3.建立内审实施分级督导制度。对内部审计各层次、各环节、各岗位工作进行有效的指导、监督和复核,防止内审工作因无人监督而处于真空地带,确保内审人员严格执行专业标准。
4.建立整改情况监督制度。要建立领导督办机制,对重大整改事项,行领导要采取专题通报、约见谈话和跟踪检查等方式,直接督办;建立协同整改监督机制,通过内部监督联席会议等形式,如纪检、监察、内审、人事及有关职能部门,定期研究整改督办事项;建立整改责任机制,落实被审计单位领导、部门负责人、经办人各自整改责任;建立后续审计制度,跟踪检查被审计单位对整改意见和改进措施的落实情况;建立奖惩机制,把内审整改效果与年度绩效考核挂钩,对整改不力、屡查屡犯的单位或部门严肃追究责任。
5.建立内审人员责任追究制度。一是对不负责任的内审人员,必须追究责任,将内审责任落实情况直接与绩效考核挂钩;二是强化风险和质量保障机制。提高内审工作质量,还要求建立完善的内审责任追究合同制和质量风险控制机制,为内审结果的正确性提供有力的制度保障。
6.建立内审流程改进制度。应及时查明、消除内审业务流程中存在的问题,使内审业务流程能够适应内部审计各种条件、因素的新变化。
四、建立审计质量控制系统,加强审计质量管理
1.建立科学的审计方法。审计前要进行充分的审前调查,选择科学的调查方法和调查手段,以便为现场审计打好基础。审计检查和取证过程中,更应运用科学有效的审计方式和方法,对待具体审计事项必须采取有针对性的适用的审计方法和途径,以便将审计问题彻底查清。编制审计方案和审计报告也同样存在方法问题。因此,必须立足于本单位的实际情况,认真总结以往审计的基本经验,吸收内外部审计的有益做法,制定出台实用的审计方法,更加有效地提高审计质量。