电子档案管理规范精选(九篇)

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第1篇：电子档案管理规范范文

关键词：医院；电子档案；规范化管理

医院档案作为医院制定计划的主要依据，对医院长远发展有着非常重要的作用。电子文档管理是医院档案管理中的新内容及新要求，加强档案管理的现代化建设，是医院档案实行现代化管理的根本任务。

一、医院电子档案管理存在的问题

（一）对电子档案的重视程度不够

在医院的运行过程中，有些单位对档案管理的重视程度不够，认为档案管理不能够给医院带来经济效益，把档案工作简单的看成是各种数据的简单搜集和保存，没有把档案工作和医疗工作同步起来。另一方面，档案管理人员还没有真正转变管理思路，管理方法还停留在传统的文档管理层面，忽视了对各种电子视频文件、学术资料、典型医疗视频资料的整理和归档，不利于医院档案的丰富，影响了医院档案管理工作的顺利推进。

（二）电子档案容易缺失破坏

源于电子档案的数字化特征，如果管理不善，很容易出现缺失或者破坏的问题。首先，档案的多头管理容易造成档案的丢失。有些电子档案材料是由多个科室进行保管，缺乏规范和统一的管理，很容易出现电子档案损坏和丢失现象，影响了档案管理工作的顺利推进；其次，随着计算机网络的发展，网络安全、病毒防范等问题凸显，如果不能够有效保障计算机的安全，电子文档就会面临被病毒和黑客攻击的危险；再次，由于电子文档信息修改的不可识别性和信息载体的分离性，电子档案的原始记录内容和形式就不复存在，不利于对医院档案的追溯。

（三）电子档案管理缺乏相应的专业技术能力

近年来，医院档案管理的数字化发展趋势越来越强，电子档案变的非常普遍。对于电子档案来说，它是计算机文字处理的最后一个文本，没有印稿和草稿的区别，也没有副本和正本的差异，文件和档案之间很难有个清晰的界限。所以，在医院电子档案管理的过程中，一定需要管理人员具备较强的专业技术能力，能够对电子文档进行相应的操作，保证医院电子文档的规范性和合理性。

二、强化医院电子档案规范化管理的对策

（一）优化电子档案的管理要求

根据当前医院发展的实际和信息技术发展的趋势，医院要进一步明确电子档案归档的范围以及管理要求。首先，明确电子档案的采集范围。医院档案部门应该加强对医院电子文书、电子图像、影像材料、视频材料等的搜集和整理，完善电子档案数据库；其次，明确电子档案的管理要求。要根据医院发展的实际需求，明确电子档案的管理要求，在档案管理的具体工作中，工作人员需要第一时间处理医院相关部门的信息，通过计算机进行数据的整理和汇总，然后通过网络实现资源共享，确保档案信息的及时性和有效性；再次，结合医院实际，编写《档案实体分类大纲》等多种规范性文件，统一标准，确保档案工作的顺利推进。

三、优化医院电子档案归档的具体操作

首先，医院应该根据实际情况建立一整套《电子档案管理制度》。在制度的框架下，明确档案管理流程和相应人员的岗位职责，以便于能够更好地对医院电子文档进行制作和归档，实现对医院电子档案的全过程控制；其次，合理归纳电子文档和纸质媒介，实现两者的相互补充、相互配合。在电子档案的整理过程中，采用编码的形式对其进行标准，方便匹配和查找；再次，对医院陈旧档案实行“数字化”管理。利用先进的技术设备对档案进行技术转换，把纸质版档案转变为电子版，进一步丰富医院的电子档案数据库。

四、积极改善电子档案存储条件

首先，改善医院档案馆建设。医院应该加大财政投入力度，进一步丰富档案馆建设，购置先进的电脑设备、扫描仪、刻录机等，引入先进的档案管理软件，确保电子档案管理工作的顺利推进；其次，优化电子档案保存环境。依托于载体的特征，建立合理完善的档案控件，保持良好的湿度和温度，防止电子档案的自然老化现象，进一步保障电子档案；再次，对已归档电子档案载体实行定期有效的检测和维护，同时保证电子档案所依靠的技术及相关支持软件，定期或不定期对其进行相应的复制、转储，转储后的载体与原载体同样编号保存，对于出现破损的电子档案及时修复和补救，从而更好地保证电子档案管理工作的有序开展。

信息高速发展对档案管理提出了更高的要求，传统档案管理方式必然向现代信息化电子档案管理方式转变。医院必须从自身发展实际出发，采取积极的措施，不断强化对电子档案的规范化管理，进而更好地为医院决策层、为医院建设发展提供有价值的档案信息服务。

参考文献：

[1]薛.对医院内部审计档案规范化建设的思考[J].延边教育学院学报，2008（06）.

[2]岳书静.探讨如何做好医院档案规范化管理[J].黑龙江史志，2013（13）.

[3]李春梅.加强档案规范化管理促进疾控工作可持续发展[J].南方论刊，2007（01）.

第2篇：电子档案管理规范范文

过去，集团管理层公文、新闻、通知等，要通过纸质打印、校对、印制、传送，时间长、流动性弱、受众面窄，影响常常局限在接触到文件的人员范围内。使用电子文件，在大量节约企业成本的同时，能够有效地整合各种资源、加快信息流通、提高办事效率，是社会发展的必然趋势。

维护电子档案的原始性与真实性

电子文档不同于传统的“白纸黑字”，具有易改动性、易出错性、易消失性以及易受攻击性。目前，我国部分企事业单位的电子文档处于一种流失、半流失的状况，有的电子文档随便改动、随便存放，不注意保持文档的原始性；有的电子文档用U盘等介质存放，随着计算机技术的进步被淘汰；有的电子文档毫无病毒防护等必要的安全措施，容易受到黑客的攻击，等等。

对此，要采取具体有效的措施确保电子文档的原始性与真实性。根据电子文档管理工作的实际情况，除开在各层级和各部门间的运行和传送的过程，电子文档大致可分为产生、归档、运用等三个阶段，保护措施的设立，也应围绕这三个阶段，构建起其原始性、真实性保护体系，保证电子文档一经产生，就能得到有效维护，从而确保其凭证作用。其中，最重要的就是要加强电子文档生成定稿阶段的管理，确保归档文件的“原件”属性。

严格规范电子文件的归档与管理

一是严格落实国家《电子文件归档与管理规范》。增强省级党报集团工作人员参与电子文件归档与管理的自觉性，建立和维护正规的电子档案管理和利用信息的秩序。档案的信息载体及其管理方法会随着高新技术的发展改变，但是档案和档案工作的基本性质不会改变。因此，原有的规范纸质档案的各项档案管理制度，对电子文档的管理也同样起着规范的作用。在严格落实国家《电子文件归档与管理规范》的同时，档案管理部门要从自身的职责和任务着手，根据本单位实际情况对《电子文件归档与管理规范》的各项原则要求进一步细化。

二是建立平台软硬件的测试、维护和管理制度。对于硬件的技术指标、性能，对于软件的使用功能要进行定期的检测。

三是建立电子档案管理的建设与协作机制。信息资源共享和开发利用的公众化，是电子档案管理的重要特征。因此，必须建立电子档案管理的全方位协作。省级党报集团要根据自身的实际情况和业务需求，重点建立起档案管理部门与三个方面的协作机制：即建立与集团内部各部门之间的协作机制，由档案管理部门负责牵头运作，重点解决电子文档的规范化、文档信息资源的开发利用等问题；建立与省档案局之间的协作机制；建立与其它单位之间的协作机制，重点解决信息资源共享和开发利用的问题。电子档案管理的协作过程，也是电子档案开发利用和完善发展的过程，只有建立起更加科学完善的运行与协调机制，才能更好地为省级党报集团内部各个部门和社会提供更加便捷的服务。

注重档案管理部门的各方面投入

现代档案的管理工作，对硬件和软件的配备都提出了新要求：一是改变省级党报集团当前档案管理部门设备落后的局面；二是档案工作者的业务能力和业务素质要相应提升。

这就需要尽快形成结构合理、素质复合的人才群体。除了按要求引进和配备专职档案管理人员外，还要积极提供教育培训和进修交流的机会，努力提升档案管理人员的业务能力和电子档案的管理水平。加强复合型管理人才的培养。加强电子档案的管理工作，确保信息资源的安全、开发与利用，就必须培养一批既精通计算机技术，又懂档案管理的复合型专业技术队伍。满足了集团无纸化办公条件下建网、管网、用网和档案信息资源开发运用的需要。

第3篇：电子档案管理规范范文

关键词：档案管理系统；ERMS；信息化；中国石油

中图分类号：TP311 文献标识码：A 文章编号：1009-3044(2011)20-4875-02

Research on Electronic Records Management System of Petro China

HOU Li-li

(Automation Institute of Lanzhou Petrochemical Company, Lanzhou 730060, China)

Abstract: To Accelerate development of information construction of Petro China, improve efficiency of work of records management, and decrease the waste of labor power and material resources for long hangwriting and poor softwares of records management, the uniform platform of records management of Petro China, that is Electronic Records Management System (ERMS), is exploited. The deffirences between ERMS and old records management are discussed in detail. The functions of the whole and every modules are introduced.

Key words: records management; electronic records management system; ERMS; information construction; Petro China

长期以来中国石油集团公司下属单位在档案管理上使用各自开发的系统，甚至和手写管理相结合，没有统一的档案管理平台。传统的档案管理业务存在很多弊端。项目组在国家信息部的支持下，与微软合作，在集团公司范围内建设集中统一的档案管理平台（简称ERMS），实现业务系统与档案管理系统的有效集成，制订统一的档案管理标准规范，整体提升档案管理能力。通过建设集团公司集中统一的档案信息资源共享平台，在保证信息安全的前提下，提高档案的利用率和使用价值。从技术的角度，实现由档案管理系统向内容管理系统的过渡；从应用的角度，逐步实现由档案管理向知识管理的转变。最终建立起中国石油的电子文件凭证中心和知识中心。

1 ERMS与传统档案管理业务的比较

1.1 传统档案管理业务原理

部门档案归档人员将实体档案提交到档案管理部门，由档案管理部门人员负责档案的入库管理以及用户的档案利用业务（图1）。

1.2 ERMS原理

部门档案归档人员在ERMS系统上将档案电子条目录入，经过归档部门领导和档案部门领导审核以及归档办结后，档案电子条目自动提交给档案管理部门，随即可同步提交实体档案和清单。由档案管理部门人员进行电子档案和实体档案进行入库维护和对用户的利用（图2）。

1.3 与传统档案业务管理的比较

1.3.1 电子文件管理规范和标准

传统档案业务缺乏统一的电子文件管理规范和标准，档案数据标准和格式未统一，历史数据质量较差。ERMS遵守《中国石油天然气集团公司档案管理手册》，统一了各个下属单位电子文件管理规范、数据标准和格式。

1.3.2 文档一体化程度

传统档案业务文档一体化程度低，缺乏生命周期的管理，未与产生电子文件的相关系统进行集成，电子与实体管理脱节。ERMS强调针对电子文件的管理，电子文件先归档，实体随后。还提供与OA系统的接口。

1.3.3 档案价值利用

传统档案业务纸质借阅率较低，基本无法进行电子借阅。编研工作量大，素材收集不全面，统计工作繁重。ERMS提供电子借阅功能，一份电子档案能同时借给多个用户，到期后自动收回借阅权限。支持电子档案全文检索。自动生成符合用户需求的统计报表。

1.3.4 信息化标准体系建设

传统档案业务信息化标准体系建设滞后，已有档案管理系统差异大，无统一的管理平台，形成了多个信息孤岛。ERMS为中石油集团公司各个下属单位建立统一的档案管理平台，成为档案信息共享知识中心。

1.3.5 档案管理工作的权责落实

传统档案业务对档案管理工作的责任方较难落实。ERMS根据使用系统的权限划分用户角色，并且支持多种日志，保证每个工作环节都落实到责任人。尤其是归档工作一定由归档部门负责，贯彻“谁产生，谁负责”。

1.3.6 档案管理工作效率

传统档案业务以实体档案为主，大量工作都要在线下手工进行，效率低，人员浪费大；ERMS充分发挥了电子档案的优势，大部分流程都在线进行，大大提高了工作效率，减少了人员浪费。

2 中国石油档案管理系统

2.1 总体功能结构图

总体功能结构图如图3。

2.2 各个模块功能

2.2.1 收集整理模块

收集整理模块主要包含档案归档和档案上交的功能。

档案归档的目标为协助归档部门和档案部门的用户将电子和实体档案归到中国石油档案管理系统中。包括以下功能：

1）预归档：用于部门归档人员创建档案的电子条目。

2）归档整理：用于部门归档人员对电子条目所对应的实体进行整理。

3）档案整理：档案管理员对部门归档人员提交过来的电子条目和实体档案进行整理。

档案上交的目标是以直交或汇交的方式实现油气勘探开发类档案的分发和汇交。

2.2.2 档案保管模块

档案保管的目标为对已归档档案进行日常维护和管理，并通过鉴定档案的价值确定其保管期限，把已失去价值的档案销毁，以达到优化馆藏、提高档案管理利用的效率。档案保管包括以下功能：

1）档案管理：用于档案管理员查看馆内档案的详细情况。

2）库架信息维护：主要用于模拟实际档案库房。档案管理人员对实体档案上架后的物理库架位置信息进行维护。

3）档案鉴定：对于已经过期的档案，可组成专家组进行档案价值的鉴定，以确定其保管期限，把已失去价值的档案销毁。

4）档案移交：用于当某些单位需要重组或是某些档案需要移交给另一家单位时。

2.2.3 档案利用模块

档案利用模块是系统用户利用档案资源进行工作，也就是各部门、各单位使用档案的过程。包括以下功能：

1）档案搜索：利用档号、名称、归档部门等关键字搜索出符合用户要求的电子档案，方便了用户查询、借阅等需求。

2）档案借阅：支持电子档案和实体档案的借阅。一份电子档案可以同时借给多个用户。到期后自动收回权限。

3）报表生成：可以根据用户自定义的行和列，生成符合用户特定需要的报表。

4）档案编研：是为档案编研人员提供一个根据馆（室）藏档案和社会需求，在研究档案内容的基础上，编写参考资料、汇编档案文件、参与编史修志、撰写论文专著的平台。

3 结论

项目组在信息部的支持下，和微软合作开发了中国石油档案管理系统（简称ERMS），经过一段时期的实施推广，目前生产环境已在中国石油多家下属单位上线。ERMS以其友好的界面、人性化的操作、强大的档案管理功能、方便简易的系统设置、坚实的安全保密性以及卓越的运行速度和性能，得到了广大单位用户的好评。

参考文献：

[1] 王秀霞.中国石油档案管理系统应用架构的分析与设计[D].兰州:兰州大学硕士毕业论文,2010.

[2] 熊开盛,董兆鑫.档案管理系统的设计与实现[J].计算机工程与设计,2007(6).

[3] .电子档案管理系统设计及其功能实现[D].吉林:吉林大学硕士毕业论文,2007.

[4] 金波.基于SOA的档案管理系统的设计与实现[J].办公自动化,2010(7).

[5] 刘冬立.基于Web的企业档案管理系统的设计与实现[D].上海:同济大学毕业论文,2007.

第4篇：电子档案管理规范范文

关键词：信息化建设；水利；档案管理

中图分类号：G270.7 文献标识码：A

引言

建筑业经济化是国民经济信息化的基础，运用信息技术对建筑企业进行合理的改造和完善具有重要的作用，从而提高建筑企业的管理水平和发展。随着我国建筑行业的发展，我国的建筑行业在不断的完善化，但是我国水利档案的管理工作还存在着一定的局限性，为了更好的促使水利工程的稳步发展，采用信息化档案管理，从而促使我国的水利工程建筑更加的规范化，保障了水库工程今后正常运行和管理，具有十分重要的意义。

1 信息化建设中的水利档案管理现状

我国水利化信息管理是在1975年开始起步，2003年《全国水利信息化规划》出台，这就意味着水利信息管理的工作在进行全面展开[1]。要完善水利档案管理体系，依照科学的管理手段进行规范化的管理，确保信息准确无误；要进行健全的体制管理，结合我国水利实际情况，制定一定的制度，将信息进行归档管理，并形成一定的档案管理规范，形成档案工作具备法律，促使有法可依，有章可循的局面；对档案加强业务方面的拓展和开发利用。对档案管理工作加大硬件与软件设施上的投入，促使水利档案信息规范化、科学化，将档案合理的进行整理，并编好目录，采用信息化技术进行储存、查阅，从而提高档案的利用率。

2 信息化建设中的水利档案管理工作存在的不足

2.1 水利档案管理者素质低下

水利档案管理者由于知识水平有限，思想观念淡薄，对水利工程信息意识认识不足，按照传统的档案管理模式进行管理，这样就会导致收集的水利信息不够完整，对水利信息认识不足，导致管理上的困难，资料查找比较繁琐。对于信息化时代，管理者由于知识有限，面对信息化和科学化的管理接受上能力有限，缺乏拓展精神[2]。

2.2 档案管理人员技术上的漏洞

虽然现在很多人都会使用计算机，但是对于其功能还不是十分的了解，对于怎样建立目录、建立电子档案在技术上还是比较缺乏的，不够完善，对待档案进行数字化统计还缺少专业的技能和水平。

2.3 档案信息建设上还不够完善

对一些专业性的软件，如水质监测系统、水资源管理系统、电子信息管理系统等项目还不能同步进行，缺乏建立统一的管理模式，系统上对各级档案的管理还不够完善，处在失衡的状态，对于电子档案的建立比较陌生化，更偏重于纸质档案的建立，对于信息化的管理技术上还比较欠缺。

3 加强信息化建设中的水利档案管理工作

3.1 加强领导的重视度，带动水利档案管理信息化建设

对于水利档案管理的影响有很多面，如资金的不足，领导重视度不够，信息化管理人才的缺乏等，但是起到关键性作用的还是领导的支持度。领导是决定水利管理规范化的主要核心，确立水利电子政务，落实水利信息化建设与管理同步进行，领导要在经费和人力上加以投入，领导要定期听取档案管理汇报情况，了解档案工作的现状，提出要求，下达命令，解决工作中实际存在的问题。领导要对档案管理交流活动进行重视，互相学习，弥补不足，共同提高，共同发展。指导档案管理者工作，落实每项工作程序，实现信息化管理，技术上创新并得到改进。

3.2 重视档案管理工作和加快档案信息化管理

档案信息资源建设是档案管理的主要组成部分，是水利工程发展和改进的保障。水利档案管理的专业性、规范性、科学性是有效保障水利工程水利进行的主要手段。制定一定的信息化档案管理规范，实现发展战略上的创新，加强综合管理，进行业务监督，进行工作漏洞上的指导，建立完善的档案管理体制，建立水文数据并进行归档流程。实现各类信息的收集、管理化标准、有效的进行电子储藏。提高人员利用信息化软件管理的规范化，建立水利工程管理目录，实现更好的查阅，进行电子文件归纳，熟悉硬件与软件的使用流程，建立信息管理制度，并进行有效、安全的储存，实现纸质档案和电子档案共存[3]。

3.3 以人为本，注重人才的培养

计算机的应用技术固然重要，但是当前人才的培养才是决定档案管理的主要依据。由于信息化时代的进入，这就要求档案管理人员必须具备一定的档案学知识和现代信息技术的掌握。培养一支信息化档案管理人才队伍对水利建筑发展具有关键性的作用，所以要建立复合型人才队伍，要制定培养专业知识的计划，鼓励工作者去主动学习信息化技术，提高档案管理工作技能，加强素质提高和责任提高。注意引进先进的科学技术人才和专业的计算机人才，建立强大的计算机IT人才队伍，优化内部人才结构，从而带动水利档案管理，适应时展变化与改革。加强档案管理者对信息意识的培养，改变传统的档案模式，灵活的运用信息技术进行整档管理，根据实际情况制定培养人才计划。

4 结语

重视水利档案管理建设，密切关注水利档案管理，及时的掌握水利信息的变化做出相对应的政策，提高信息化建设中的水利档案管理工作，从而更好的促进水利工程建设，促使水利管理更加规范化和科学化，从而达到更好的为水利工程建设服务。

参考文献

[1] 彭红.档案管理与信息化建设[J].河南科技，2011（13）.

[2] 张玉红.水利档案管理信息化问题初探[J].今日科苑，2009（02）.

第5篇：电子档案管理规范范文

档案管理的现代化是社会发展的必然要求，也是自身发展的必然趋势，只有采用现代化管理，才能解决档案收集、管理、利用等方面面临的种种难题，从而带来显而意见的效果和收益。

（一）提高管理效率。现代化建设使得档案管理达到自动化、实时化、网络化。档案信息资源数据只需一次录入，就可以多次利用，并可在内部进行数据共享。数据检索可实现即时查询，档案查借工作实现电脑管理，能够极大地减轻工作人员负担。而且电脑管理方便、快捷，只要传输程序和数据库设置合理，就不需要过多的人参与工作，大大解决了机关冗员问题。管理人员从繁重的手工劳动中解脱出来，可更好地从事档案的收集和编研工作，提高职能部门的工作效率。

（二）便于开发利用。档案管理归根结底是信息资源的管理，信息资源的社会价值在于开发利用，开发利用的效果取决于开发的时效性和利用的广泛性。相比较而言，现代化手段储存的各种信息更便于利用和开发。纸质文件只能记录文字、图表等信息，而电子文件利用很小的空间却可以同时记录文字、图表、声音、影像等各种媒体信息，且具有直观性、选择性、易操作性，开发利用的速度快。

（三）提高服务效率。现代化建设直接利用现代通讯设备传递、查找信息，大大缩短了档案信息资源的处理时间，提高档案信息利用的时效性。数据库的管理能够调取相同或类似内容的文件，为解决问题提供更多参考，无形中节约了大量的查阅时间。还可提供远程服务，实现资源共享，科技人员可在自己的电脑上就可查阅档案资料，便于二次利用和开发，从而缩短了编著时间。

二、档案管理现代化建设的实现路径

档案现代化化建设主要包括基础设施建设、档案信息资源建设、标准规范建设和人才队伍建设等五个方面内容。

（一）基础设施建设。包括硬件和软件两个方面。硬件条件主要包括计算机、扫描仪等图文输入、输出设备及存储设备。软件系统主要包括操作系统、数据管理系统、信息安全系统等。其核心是计算机网络和先进的管理应用软件。这是档案信息传输、交换和资源共享的基础条件，只有建立先进的计算机网络，开发先进的管理应用软件，才能充分发挥档案现代化的整体效益。其关键是舍得投入财力，配置与档案管理现代化相适应的软、硬件设施，加快设备更新改造的步伐。

（二）信息资源建设。建设完备充实的档案信息资源数据库是档案管理现代化建设的核心。主要内容包括馆藏档案的数字化和电子文件的采集和接收。要运用现代手段，将各种载体的档案信息资源进行数字化技术的转换处理，利用网络技术将数字化信息加以汇集、编辑、整合，建立档案信息数据库，便于用户进行检索、传输、摘录和分析处理。档案部门在接收电子档案时，必须要向文件处理部门提出相应要求；文件处理部门提供档案信息资源时，也应考虑档案管理部门对归档的要求。

（三）标准规范建设。档案信息的收集、传递、储存、检索、利用，必须要用统一的标准规范，这是档案管理现代化快速、有序、健康发展的保障。主要包括管理规范、业务规范和技术规范。在这方面，国家已颁布了一些相关标准。如《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》是CAD电子文件收集、归档与利用的统一规范；《电子文件归档及管理规范》是电子文件归档、管理及安全有效利用的规范。应当严格执行国家统一标准，不要自行执行，避免交叉打架，便于文件共享。

（四）人才队伍建设。人是管理活动中最活跃的因素。现代科技无法取代人的因素，现代技术要靠人来掌握，精密设备要靠人来操作，管理的职责也要由人完成。档案管理现代化，对档案工作者提出更高要求。首先，要有扎实的传统档案工作的基础，对档案的分类、鉴定标准和维护、管理成竹在胸。其次，要熟练掌握计算机软件的应用，注意电子介质的保存和维护。还要更加重视档案和文件的保密工作。最后，要根据本单位实际，把传统档案管理和计算机管理有机地结合起来，真正使两种方式发挥各自的优点，提高工作效率和服务效率。在人才队伍建设上，要坚持培养和引进并举，通过继续教育和岗位培训，提高档案人员的专业知识、管理意识和操作技能，同时积极引进高校计算机、信息处理以及相关专业的高层次毕业生，打造一支具有现代科技知识和业务知识的档案干部队伍。

三、总结

第6篇：电子档案管理规范范文

1 照片档案数字化管理的重要性

随着社会日新月异的发展，各级政府机关、企事业单位以及群众个体在撰写史志、社会宣传、招商引资、多媒体制作、电子邮件等方面的工作需求日益增加。为了适应与满足倍增的需要，势必要运用现代高新技术，如信息技术、扫描技术、计算机技术、存储技术等，与传统的档案收集、归类、整理、保管、查阅、利用等一系列方法相结合，建立起电子照片档案系统，这就形成了照片档案的数字化管理。数字化是一个系统工程，主要包括了档案资源数字化、信息传输网络化、信息资源共享化、信息利用社会化等内容。照片档案的数字化管理具有其必然性和重要性。

首先，数字化管理使得照片档案的收集方式更具灵活性。由于这些传统照片具有稀缺性与宝贵的历史记忆价值，通常有些照片档案的所有者并不具有将照片交给档案部门管理的意愿，并且无法提供可以进行复制的底片，因此，档案馆只能够通过翻拍的方式来收集所需的照片档案。倘若照片档案的所有者对照片保管不妥善，极有可能导致一些珍贵、重要照片档案永久性丢失，给以后的档案收集工作带来麻烦。照片档案实现电子化管理之后，不仅可以实现照片档案在相纸、磁盘、光盘等不同载体上的转移，而且各归档单位通过网络系统就可以直接将照片传送到档案部门。

其次，电子化管理的完善让照片档案的保存更加安全方便。传统的照片档案是以感光材料作为载体，对保存环境有较高的要求，耐久性不佳。无论是黑白照片，还是彩色照片，均会随着时间的推移出现影像褪色、渗化和消失等现象，使得照片效果大打折扣，甚至到了失真的地步。因此，即使照片能够保存下来，其所发挥的作用也会受到影响。照片档案的电子化管理，使得照片档案的载体变成磁盘、光盘、移动硬盘等，这些载体不仅具有容量大、占用空间小、存放方便等特点，而且保存与复制过程中不会存在变质、褪色等问题。同时，在照片修复上，可以先将老化、破损的照片扫描到电脑，再利用Photoshop等软件进行修复处理，使得图片达到较好的效果。

第三，电子化管理实行后，照片档案的利用会变得更加灵活便捷。人们在查阅和使用照片档案时，并不一定按内容一对一地调用照片，而是根据所需有所选择，这给手工操作带来许多麻烦。同时，照片档案的使用具有排他性，同一张照片不可能让多人同时使用。照片档案电子化管理，使得用户对照片档案的利用可通过计算机随时随地检索，使得档案工作人员的劳动强度大大降低，节省了大量的查阅时间，工作效率得到提升。而且查询速度快、支持多人同时使用、调看同一张照片而不必动用原件，还可通过通讯网络以电子邮件等方式进行远距离传输，充分实现档案资源共享，照片的利用率得到大幅度提高。

2 照片档案数字化管理现状分析

近几年，随着国家社会的发展和各地经济的增长，照片档案管理工作也进入到一个新的历史发展阶段。由于传统的照片档案有相应的《照片档案管理规范》，所以在管理实施的过程中会有章可循，相对规范，但对于数码照片档案的管理相对而言就不是那么规范了。

2.1 管理制度不完善

国内虽然早已出台了《照片档案管理规范》，但这个规范只适用于传统照片档案的管理，具有一定的限制性，对于新兴的数码照片档案在较长一段时间内一直没有制定出一套相对完整的的管理规范，这给照片档案的数字化管理带来了严重的影响。直至2014年，国家出台了《数码照片归档与管理规范》（DA/T50-2014），使得数码照片档案的管理终于有章可循。虽然各级单位在照片档案电子化管理工作中，开始执行国家的相关规范，但由于长时间缺乏一套完整的规范，很多的档案馆（室）现行的管理制度仍不够完善健全，并且存在档案管理人员对照片档案的电子化管理意识还较为薄弱的现象，在管理过程中出现执行不严格，缺乏力度的情况。另外，一些档案馆（室）的上级管理部门仍未结合实际的具体情况，制定出相适应的电子化管理实施细则，如对数码照片档案归档时间、归档范围、归档要求、保管条件以及数码照片档案的利用等未做出具体的规定。因此，实际上，很多单位对于数码照片档案管理工作仍然处在一种无章可循、无序的工作状态，这对照片档案电子化管理工作产生了直接影响。

2.2 收集、整理难度大

与传统照片的管理对比而言，数码照片档案的收集难度更大。数码照片具有无底片、不用冲洗的特点，无需产生购买胶卷和冲洗的费用，使得照片数量比以往大幅增加。在这些大批量的数码照片中，质量参差不齐，也不全都具有收集价值，而且缺乏相应的收集细则，这为档案管理人员的收集工作增加了许多隐性困难。其次，现今数码相机的普及率很高，甚至智能手机也具有优质的摄像功能，不仅照片数量增多，收集对象更是难以把握，这使得档案人员很难将所有照片进行收集归档。

与收集工作密切相关的整理工作难度也加大。上述数码照片的收集已难以做到及时，更遑论做到及时的整理了。数码照片档案的数量相比传统照片?n案的数量更加巨大，在整理数码照片时既要鉴定筛选，又要进行重命名、刻录光盘、编写文字说明等一系列繁琐的工作，数码相片的质量参差不齐，档案管理人员需要对这些照片进行整理、选择，所以数码照片的整理很难做到及时、准确。

2.3 安全隐患严重

数码照片的存储依赖于电子设备和计算机，这给数码照片档案的安全带来了严重的隐患。当存储设备发生故障时，数码照片有可能就会丢失。数码相片是数码文件，其具有数码文件的易损性、易改性，计算机和操作系统有被病毒感染的危险性，这会造成大量数码照片被破坏，甚至丢失。

3 加强照片档案数字化管理的对策

3.1 进一步完善数码照片收集归档制度

数码照片与纸质照片具有一定的区别，就形成模式和保存载体而言，数码照片与纸质照片完全不同，数码照片是电子静态图像文件，需要依靠计算机系统进行阅读、处理。因此，制定适合本地区本单位的切实可行的归档制度是首要之举。各档案馆（室）应当根据当前工作的实际内容以及自身部门的需要来制定一套与当前部门现状相符合的关于数码照片档案管理的规章制度。上级管理部门应当明确提出数码照片归档的各项指标要求，即对数码照片的格式、分辨率等作出细致具体的规定。档案管理人员应当专门制作归档照片著录卡片，对每张照片进行逐张编号并按照编号逐张进行录入说明，包括时间、地点、内容、主要人物和摄影者。严禁对拍摄影像进行加工修改，以保证归档数码照片的真实性、完整性和有效性。只有责任到人，工作要求明确，形成常规才可能有效解决照片由于存放散乱而未存或丢失的问题，形成数码照片档案收集的工作网。

3.2 建立有效的照片归档审核机制

归档的数码照片要求是真实且完整的原始文件，因此，档案管理人员在收集照片档案时，首先要打开数码照片文件仔细检查，通过读取照片EXIF 信息，判别图像是否经过编辑，如添加、合成、修改、挖补等后期编辑制作处理，不允许照片有调整、删改、压缩的处理，以确保归档数码照片的有效性和真实性。此外，对于数量巨大的数码照片必须严格审核，筛选条件主要包括照片的主题是否鲜明、有没有代表性、画面质量清晰度高不高等，以此确定其保存的价值，才能决定能否转化为照片档案。对反映同一内容的若干张照片应去粗取精，将反映事件全貌的或典型细节的图像文件归档，选择清晰度高的、对活动又具有表现力的、有重要价值的照片归档。使得每张归档照片都是有效的、可利用的，提高归档效率和质量。

3.3 加强安全保护

各档案馆（室）对归档的数码照片要严格按照《数码照片归档与管理规范》进行管理，要加强对照片档案电子化管理工作的执行力度。在电子计算机中建立分类整理完毕的数码照片电子版，保存方式分别建立三种备份形式，一是只读式光盘一式两份，进行脱机保存，远离强磁场，数字光盘的储存和利用方便，通用性较强，容量较大；二是移动硬盘，选用存储容量为500-1000 GB容量的，要注意移动硬盘的存放环境，避免磁化、强光照射和磕碰；三是传统的纸质照片，应选取一定数量比较常用的且具有代表性和有价值性的数码照片资料在入档案时就特殊记录，输出一套高质量的纸质照片进行整理存档，方便临时使用时阅览参考。实行一套纸质，两套电子，三备份制度。

电子版照片备份存档后可放置在专用的防磁柜中保存，要定期检查。使用数字光盘和移动硬盘储存的数码照片资料，都有丢失的风险，光盘和硬盘都可能因为灰尘、光照、使用过频、磕碰等环境因素而使寿命缩短，从而造成存储内容丢失。在数码图像都丢失的情况下，也可利用纸质照片进行翻拍、扫描，把丢失的数码影像恢复过来。

第7篇：电子档案管理规范范文

关键词：事业单位；办公室档案；规范化管理；档案管理

对于事业单位而言，办公室重点在于管理单位各项事务，其为事业单位的发展发挥着指导作用。对于办公室工作而言，档案管理尤为关键，其完整记录了办公室的所有事务，能够为单位提供准确、可靠的材料与信息。新形势下，办公室档案管理工作已经难以适应新时期发展所需，且直接影响了办公室相关职能的有效发挥。对此，相关部门应结合实际情况，全方位、多层次分析与总结，制定有效的档案管理规范，进一步强化办公室效能。

1办公室档案规范化管理的重要性

1.1有利于丰富管理形式

现阶段，中国科学技术水平得到了显著提升，在信息时代背景下，办公室信息化建设已经成为必然趋势，这也使得办公室档案管理形式日趋多样化。相较于传统方式，使用计算机管理办公室档案的效率更高，可有效提高档案管理工作的科学性、规范性和系统性，进一步提高管理规范性。运用计算机可以快速收集、使用、管理和储存档案信息，促进了内部信息交流效率以及档案利用、管理率提高。除此之外，运用信息化手段管理办公室档案，可提高管理效率，缓解工作人员压力，从而促进管理人员提高工作质量[1]。

1.2可以促进档案管理员提高素质

对于档案规范化管理，事业单位应高度重视，并在培养人才上投入更多的精力，档案管理人员在规范化管理办公室档案中发挥了极为重要的作用。人才素养直接影响着工作效率，转变档案工作的性质会对工作人员的能力造成影响，和以往的人工操作相比，当前规范化的档案管理主要运用电子计算机操作[2]。工作软件的改变对管理人员操作计算机的能力提出了较高的要求，这是此项工作中不可或缺的一项能力。如此，便在日常工作中促进了管理人员的素质以及个人价值和工作能力的提高。

1.3可以促进单位和部门提高管理水平

在事业单位的正常运营中，办公室档案发挥着极为重要的作用。除了对单位各种经济业务、人动的信息进行如实记载，办公室档案还要注重保存单位发展历程中重大的证据与史料。而规范化管理办公室档案，既能使档案管理的流程得到优化，同时还能带给单位良好的社会效益。当单位和其他部门展开合作时，需要借助档案部门和合作方展开密切联系与沟通，以确保双方合作的有效性。所以，在管理办公室档案的过程中，规范化管理档案，对促进单位部门工作效率提升极为有利，从而使档案管理更加科学和准确。

2当前办公室档案管理工作中存在的问题

2.1缺少健全的制度

新形势下，事业单位尚未就办公室档案管理制度制定健全的制度，造成办公室工作效率不理想，对办公室职能的发挥造成了极大的影响[3]。过去，事业单位在开展办公室档案管理工作时，只是一味地整理和归档档案，并未运用先进的科技展开分类和管理。而且往往因管理制度不健全或办公室人员违规操作，导致管理制度流于形式，致使办公室诸多档案资料丢失，对办公室职能的发挥造成了极大的影响。

2.2忽视办公室档案管理

在实际工作中，档案管理工作只是档案管理部门的工作任务，在单位中往往被认为并非主要工作，仅仅只是一项基础性工作，通常单位的领导者都在主要业务上投入了诸多精力，而忽视了档案管理工作。大部分单位，对办公室档案管理工作的重要性认识不够，在开展工作的过程中运用的仍是传统的管理理念和模式。此外，在办公室档案管理中由于资金投入力度不够，从而造成在档案管理中缺乏健全的基础设施，这在一定程度上威胁了办公室档案管理的安全，对有序开展办公室档案管理工作极为不利。

2.3缺少专业的档案管理人员

纵观事业单位管理体系，办公室档案管理是不可或缺的组成部分[4]。但是，现阶段单位领导对于办公室档案管理工作的重视度较低，诸多事业单位均安排办公室人员兼任档案管理人员，因为这一类工作人员对档案管理的基础知识了解得较少，在技术操作方面不够熟练，所以很多时候都无法规范管理办公室档案。同时，这些工作人员中大部分都并未接受过系统教育，且所掌握的档案管理知识与技能均不够专业，不熟悉办公室档案管理工作，同时在工作过程中也很容易出现问题，使得办公室档案管理工作职能无法充分发挥出来。

2.4缺少先进的管理设备

在档案管理设备方面，事业单位未有较大的投入，对信息技术与科技产品的引进不及时，难以与时展保持同步。同时办公设备十分落后，大部分单位依然采取的是人工管理模式，严重影响了办公室档案管理效率，加大了工作人员的工作量，使其在工作上耗费了较多时间。且在人为因素的影响下，也无法顺利实现档案工作规范化管理目标，甚至导致档案管理缺乏秩序性。

3新时期加强办公室档案管理规范的措施

3.1高度重视档案管理工作

若要真正做好事业单位办公室档案管理工作，就必须从根本上将部门领导与工作人员的认识改变，使其认识到档案管理工作的重要性，运用诸多有效手段积极宣传事业单位的现代化;档案管理模式，使相关领导和工作人员可以充分了解到在单位整体工作发展中，档案管理工作效率发挥的重要作用，并高度重视办公室档案管理工作，使每一位工作人员均可以积极对待此类工作。同时构建激励机制，以坚实的基础助力档案管理工作的良好发展。办公室档案管理工作人员应和时展保持同步，立足于工作需求，积极促进自身档案管理意识和相关法律意识的增强，特别是主要将自身保密意识加强，确保自身档案管理观念正确。工作人员要主动参加相关培训活动，把更为丰富的档案管理工作技能切实掌握好，促进自身工作素质水平提高，对档案管理工作的重要性有更加充分的认识。

3.2构建合理科学的规章制度

健全的档案管理制度是有序开展办公室档案管理工作的重要保障。事业单位只有构建合理、科学的规章制度，才能有效开展办公室档案管理工作。新形势下，办公室档案管理工作要和时展保持同步，在对新的档案管理制度进行制定的过程中，要将以往规章制度的束缚摒弃，积极创新制度的内容和形式，如此，才可以为档案管理工作的开展提供重要的制度保证。除此之外，在对规章制度进行制定的过程中，要充分运用现代化手段，确保档案管理制度更加完整、科学、安全[5]。构建档案管理制度还要涉及档案销毁制度，应根据相关规定第一时间销毁部分保存到期的档案，为充分发挥办公室档案管理工作职能提供保障。

3.3提高办公室档案管理人员的综合素质

办公室档案管理人员的综合素质对档案管理水平具有决定性影响。所以，为了确保档案管理的质量，就必须有效提升档案管理人员的素质。具体来说，一方面，要加强培训档案管理人员的档案管理专业知识与技能，提升其水平；另一方面，要求档案管理人员及时了解现代化的科学技术，可以熟练操作现代化设备。所以，单位领导在选拔办公室档案管理人员过程中一定要做到严格仔细，以制度为依据。当然，单位还要针对档案管理人员展开专业培训，帮助其将专业的管理知识与技能掌握，切实提高他们的综合素质，如此，才可以顺利实现办公室档案规范化管理的目标。

3.4采用现代化的管理手段促进档案工作管理质量提升

档案工作运行中，所运用的设备器材和技术手段、管理质量以及落实规范化的程度息息相关，其具有可把控性[6]。但通过当前实施的办公室档案管理体系可以看出，纸质档案管理仍占较大比例，在意识不足、技术有限等问题的影响下，数字档案建设方案还是只在小范围内应用，对顺利落实规范化管理工作造成了阻碍。所以，可以考虑从下述几个方面入手，改进此类问题：首先，各单位需结合现代化技术革新需求，在档案管理室中灵活应用计算机等现代化设备，并把现代化设备和纸质档案管理工作联系起来；其次，以不同形态的电子档案为基础，在信息技术发达的地区，有效采用以数字模式形成的电子信息档案，此形态的电子档案十分完整、便捷，实用性较高；最后，就信息技术发展落后的地区，可以借助再加工纸质档案，将原件数字档案形成。此手段可以不断完善原有的纸质档案，对档案规范化管理意义较大。

第8篇：电子档案管理规范范文

1、产生的背景

资料共享系统是在局提出“一次收件，全局共享”的中心指导思想下，在目前杭州市住保房管局信息管理系统的现有基础上，为进一步提高我局房产管理的效率和对外服务质量而提出的新的系统项目。资料共享系统项目的提出是社会大背景和局系统工作现实情r相互作用的结果。

随着电脑的普及和网络技术的迅猛发展，办公自动化也以前所未有的广度和深度向前发展，在办公自动化的这一进程中，政府机关、事业单位无疑在其中扮演着主要角色。另一方面，提高行政效率，最大限度的便民利民，这是长期以来政府所追求的目标和一直努力的方向，也是长期以来广大群众所关注的问题。而在这种社会大背景下，房管系统却存在这样一种工作现状：本来，房管系统的整个业务工作基本上是以工作流的形式在进行的，好比一条多个节点串成的线，系统内各个单位就是组成这条线的多个节点中的一个，理论上说，对于某一节点取得或产生的要素，其后一环节或其后多个环节都可继承过来并加以利用，倘若多个节点多次获取同一要素，那看来就是一种重复。然而，从工作流的角度看，目前房管系统内各项业务工作基本上是分割开来的，系统内各单位之间甚至单位内各部门之间对于同一资料都是进行多次收取，而对本系统内产生的审批结果也是要求业务申请者提供的。正是在这一背景下，局里面提出了构建资料共享系统，实现“一次收件，全局共享”。

2、具体模式

简单说来，就是通过对收件资料和审批结果材料的扫描和补扫描，形成电子影像，各单位受理业务时通过查询，调阅电子影像和比对相关信息，获取自己所需信息，从而实现资源的共享和办公的自动化。

从界面设计和操作方法看，资料共享系统是以杭州市住保房管局信息管理系统辅助业务系统的身份加以定位的，因而它基本上延续了《杭州市住保房管局信息管理系统》的界面设计规范和操作方法。

2 实现文件资料共享后档案管理模式的转变

1、减少档案管理的被动性，走出档案馆的围城

杭州市房产档案馆目前对档案的接收缺乏长期规划性、完成任务性色彩较浓。尽管在每年的馆工作计划中对档案接收的具体内容都有表述，但基本上都是从完成工作指标的角度考虑的，缺乏对增加馆藏内容、丰富馆藏层次以及是否有利于档案馆长期发展的思考。 此外，由于缺乏相应的规范要求和业务指导，档案馆对档案的接收，要么是移交单位移交多少档案馆就接收多少，而且对进馆档案整理质量不作要求，这样势必造成大量无序和重复资料的进馆，从而给档案的后续整理带来诸多困难和不便；要么是档案馆派人到移交单位，帮助整理好以后再做移交，这种做法有其好处，但前提必须是档案馆有充裕的人力和时间。

档案馆是文件资料共享系统项目的主要参与者之一，做了大量的前期调研工作。在调研过程中，档案馆不仅通过本馆资源对档案本身进行研究，而且还深入档案形成的各单位进行实地调研。通过调研，我们不但对整个房管系统的业务流程有了比较全面的了解，也对整个房管系统的档案类型及档案的来源（即档案产生、发展和最终形成的全过程）有了更为全面、深入的了解。这就为我们下一步对档案的分类、档案的组卷等进行研究并做出相应规定打下了基础，有利于我们对档案的管理。同时，文件资料共享系统项目对于资料的扫描、对于资料的立卷归档都做出了要求，这就有可能使得档案从其形成起就步入规范化的轨道，这不仅有利于档案资料形成单位对其档案资料的管理，也为档案馆今后工作的开展赢得了主动。文件资料共享系统是一个契机，它将促使我们工作的方向从目前以进馆后的档案管理为重点转变为今后对进馆前档案和进馆后档案管理两者并重的局面。这就意味着，档案馆必须更多地从馆内走出去，将触角延伸到馆外，加强与系统各单位之间的交流与沟通。

2、档案管理向统一、规范化的方向转变

文件资料共享系统是将局系统内各单位联系起来，把各个业务办理置于统一框架之内进行考虑的，这就要求档案管理也应走向统一化、规范化。

（1）统一化管理规范的出台

实行档案的规范化管理是实现档案管理工作现代化的前提和基础。随着科学技术的发展，为了统一档案工作标准，防止档案管理上的混乱，必须用档案管理的规范手段来解决这些问题。为此，我们可按统一标准、统一规则、统一标符、统一的检索语言、分类方法进行操作，使档案工作达到协调统一，以便在整个局系统范围内推广使用。

目前，以局名义发文的正式的档案规范性文件主要有如下几个：《文书档案整理规则》和《关于文件材料归档与不归档范围的规定》。从数量上说是少的，涉及的档案类别也是十分狭窄的。此外，档案馆还拟定了部分馆内使用的档案规范性文件，如商品房预售许可证、拆迁许可证等业务档案的立卷办法。总体上说，档案馆对于有关档案规范性文件的工作还亟待加强。文件资料共享系统建设过程中以及建成后，必然要求大量规范性标准的出台，其中涉及到档案管理方面的主要有：档案的分类规则、各类档案的立卷归档办法和有关电子影像的质量标准、组织要求及移交办法等。因此，在今后的工作中，必须加强档案规范性文件的研究与拟定，以使整个局系统的档案管理纳入同一框架之内。

（2）业务指导的提升

要使档案管理走向统一化、规范化，光出台相应的管理规范是远远不够的，还要求档案馆做相应的推广和解释工作，这就涉及到一个业务指导的问题。客观上说，到目前为止，业务指导仍是档案馆工作的薄弱环节之一。文件资料共享系统建设过程中和建成后，对档案馆业务指导的要求是不断提高的：一是要求档案馆出台更多档案管理规范并对其做出解释；二是由于文件资料共享系统是电脑程序为基础构建起来的，因此要求档案人员有更高的素质，不仅要具备一定的档案知识，还要具备一定的现代化思想、掌握一定的现代化设备和技术。为此，一方面，档案馆工作人员必须不断加强业务学习，努力提高自身素质；另一方面，档案馆也要加强对工作人员的业务培训，以使档案管理人员向知识化方向发展，成为复合型的人才。

3、档案实体管理进一步向信息管理的转变

所谓档案实体的管理，就是遵循全宗原则，对档案原件实行集中、有序的质量和安全管理，主要包括档案的收集、整理、b定、保管四个环节。在这种管理模式下，传统的手工方式是最主要的管理方式。所谓档案信息管理，就是以档案信息与载体的分离为前提，物的概念弱化，直接对信息进行相对独立的管理、加工和利用。在这种管理模式下，电脑自动化管理成为最主要的管理方式，而信息技术则转化成为提升档案管理效率最直接的要素。档案信息管理的对象是电子档案，电子档案的来源有两个：一个是数字化的档案，所谓档案的数字化，具体来说就是将档案的目录信息输录进电脑和把纸质档案扫描成电子影像存入电脑。另一个是办公自动化条件下产生的大量电子文件。在目前电子文件合法性还存在较大争议的情况下，电子档案主要还是来源于数字化的档案。

目前，除了历史档案，档案馆已经将绝大部分房产发证档案数字化或半数字化（即只实现了档案目录的电子化，而尚未实现纸质内容的电子化），这就为档案从实体管理向信息管理过渡创造了较好的条件。从档案利用的角度看，目前档案馆是手工调档、实体调阅与电子调档、电子影像调阅两种方式并用，但重心逐渐向后者偏移。总体说来，目前档案馆正处于实体管理向信息管理过渡的时期。

第9篇：电子档案管理规范范文

[关键词]档案管理；信息技术；发展思路

随着计算机信息技术的高速发展，办公自动化、无纸化等事物的出现，档案信息电子化是档案管理规范化、现代化发展的必然趋势。

一、档案管理信息电子化的内容

计算机档案管理系统的功能：主要是对各种电子文档和实物档案进行管理，对各种借阅要求进行控制。档案管理主页面由四部分组成：搜索引擎、最新开放档案列表、用户已经借阅到的档案列表、用户已填写借阅单，正等待档案管理员批准的档案列表。

1.档案查询。档案查询有简单的标题查询和高级查询，在标题查询中，通过关键字，可以查询所有档案标题中包含此关键字的档案；点击高级查询，在查询条件录入窗口，按照查询者的要求将各种查询条件任意组合，并且支持模糊查询。

2.查看最新开放档案。在最新开放档案里能够找到所有开放和内部传阅的档案的标题，如果用户有权限，还可以找到保密档案的标题，而绝密档案只有档案管理员才有权利对档案的标题进行查询。

3.档案维护。档案管理员可以通过系统中一些功能执行 “档案维护”。档案使用者（任意用户）也可以通过“档案上传”的超链接，上传自己认为值得存档的资料。由用户上传的资料由档案管理员进行审核后可正式存档。

4.分类管理。对该分类进行四项操作：删除、添加新类、改名、转移。

5.录入档案。档案管理员可以手工录入电子档案和实体档案，标清楚标题和档案分类号，还可根据用户单位的需要填入其他信息。

6.待归档案列表。把从“公文流转”模块归档过来的文件和用户上传的档案正式入档。用户（有相应的管理权限）可以在档案录入界面根据需要填写相应选项。

7.借阅单列表。用户借阅须填写“等批借阅单”，管理员可以对借阅期限进行修改，然后可进行“批准”或“拒绝”操作。

8.实物领取管理。在用户的某一实物档案借阅申请被批准后，可以进行以“借阅人”和“档案标题”为查询条件的实物领取查询，当用户来领取实物时，可选择“已领取”，或者“删除”来对其进行取缔。

9.档案使用列表。显示所有处于借阅中的档案，可以通过以“借阅人”和“档案标题”为条件的查询了解档案的归还情况。当用户来归还档案时，点击相应的“已归还”，或者单击“删除”来对其档案进行取缔销毁。

10.借阅记录。显示所有历史借阅记录，便于以后进行查询。

11.档案查找。显示所有保密级别的档案（包括绝密级别）。管理员可以在档案列表中，进行修改或删除操作。

二、电子文件档案管理中存在的问题

1.在电子档案使用中出现的问题。电子文件的生存基础是网络，同时它也是引起管理问题的根源。与手工处理方式相比，计算机网络在保密防护方面有三个弱点：一是数据因可访问性而容易被终端用户拷贝下来，不留任何痕迹。二是信息因聚生性而出现弊端。当信息以零散形式存在时，其价值往往不大，一旦网络将大量关联信息聚集在一起时，其价值就不可估量了。三是网络因病毒和黑客的存在而难以设防。给保密工作带来极大的困难。

2.电子档案的对档案的原始性、真实性能以保证。传统的纸质文件一旦形成，在保管好的情况下，原件中所包含的内容和形式不会再发生变化，其原始性和真实性很容易保证。电子文件建立后，其内容和形式是相对独立的，存在很多可变化的因素，人们无法从其所包含的内容、形式和载体特征确定电子文件的原始性、真实性以及是否完整。

3.电子文件的法律效力难以界定。通常文件如纸质文件、文件的缩微品等的法律效力都是与其载体相关来确定的。光盘、磁盘，磁带及其他多种新型材料为载体的电子文件由于没有固定的载体，制定相应的法律认定条文就遇到很大困难，目前国家尚未出台法律明确电子文件的法律效力。

三、电子档案管理的发展思路

1.随着软件供应商开发出“大规模图文资料数字化”的系统，可以对以往所有的档案进行电子化处理。把纸质文件扫描后压缩为光盘存储，且可以通过关键字、词或逻辑检索。并且做好备份，分开异地保存，这样既方便档案的查阅和使用，又可以大大提高档案的安全性。

2.电子档案极易受到保存环境的影响，要加强对电子档案进行归档保护的措施。档案管理者要对所保存的电子档案，每年进行一次定期检测和拷贝，以确保电子档案信息的可靠性。进行严格管理，建立相应的维护管理档案机制，对电子档案的检测、维护、拷贝等操作过程进行记录，避免发生人为的误操作或不必要的重复劳动。

3.实现档案信息电子化，对档案信息管理人员的素质有很大的要求，只有运用好现代化设备，才能充分发挥作用。管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作。要培养和发现现代高技术人才，尤其是档案、信息处理复合型人才，为档案信息电子化的发展提供更大的空间。

参考文献：

[1]夏凤娟, 李净仪. 关于企业档案信息数字