档案管理交流材料精选(九篇)
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第1篇：档案管理交流材料范文
一、电子文件定义
及其特点综述
所谓电子文件是指人们在社会活动中形成的，以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料。它主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等等。与纸质文件比较，电子文件有以下几个特点：
1、电子文件不再是直观的纸质文件，它需要借助现代办公设备才能阅读利用；
2、电子文件可以直接由计算机等现代办公设备迅速地处理和传递；
3、电子文件的利用是可共享的，也不再受时间和距离的影响；
4、电子文件的保存条件和环境要求与纸质档案不同，它对保存场地的面积要求不高，而对环境的温湿度、防磁性等条件的要求很高。
二、电子文件与传统税务档案的区别
（一）电子文件的归档方式与传统档案不同
电子文件由于采用电子编码技术，可以编辑修改而不留痕迹，载体无法固定，某些鉴别文件原始凭证性的关键信息也可以更改，使电子文件的原始凭证性的关键信息也可以更改，使电子文件的原始凭证性辨别变得复杂而困难。因此，电子文件在形成过程中要随时进行数字签名、信息认证、身份验证和加密保护，保证文件在传输、处理过程中不会出现错误，以确保档案部门收到的电子文件的原始性、真实性和准确性，保证电子文件的法律凭证地位。
（二）电子文件在保管方式上和传统档案有差异
电子文件载体易老化变质及信息多媒体、新存贮介质的产生和发展，都会影响电子文件的长期可读性。税务档案管理部门可以在接收到电子文件后打印出一份纸质档案以作备份，但最终的解决办法还是需要计算机技术的发展和文件形成部门的配合，税务档案管理部门在接收到电子文件后对文件进行格式转换，以通用、统一的格式存储接收到的电子文件档案，以便将来计算机技术发展后，仍能读取以前存储的档案，保证信息资源方便利用。
（三）电子文件的分类、编目等管理方式与传统档案不同
因为电子文件的特殊性，可以达到文件一级的管理，所以，档案管理部门在接收到文件同时，可以马上给每份文件编制一个唯一的文件号，并给出相应的分类号和档案号，根据上下行文之间的关系，再给出相关文件号，在归档的同时进行主题词标收、著录。技术条件允许时，可以编制多角度、全方位的检索工具，方便检索查询信息。用户只须给出文件分类号或主题词，即可以找出相应的文件和相关的上下级行文及附件，从而大大减轻档案工作人员的劳动强度。
（四）电子文件查询利用方式和传统档案不同
只有符合一定条件，利用者才能注册、登记成为电子文件中心或电子档案室的工作人员，工作人员就可以通过远程登录等方式，经电子文件中心进行确认身份并确定查阅权限获得许可后，才可以查询有关的电子档案信息，并要进行借阅登记和缴纳查询费用。
三、电子文件对税务档案业务管理工作的影响
（一）传统的档案工作以纸质文件材料为工作对象，而应用计算机后，电子文件取代了以往的文字材料，它是由拟稿者直接写在磁盘上，并在磁盘上进行修改，一经形成后，马上存贮到办公信息数据库中，由档案人员、技术人员所共享。这就使得文件与档案之间不再有明显的界限。纸质档案的管理工作经过长期实践，已总结出一套工作流程及方法、原则，如文件的阅卷归档制度。文件的归档阅卷工作是档案工作流程的起点，也是文书工作和档案工作的结合点，文件形成后，由文书部门收集立卷后，交档案部门管理，一般一年归档一次。而电子文件随时产生，随时更改，存贮在计算机磁盘或光盘中。因此，它对计算机有很强的依赖性。如果归档，必须以磁盘或光盘的形成移交，归档范围也不能只是“办理完毕，具有保存价值”的文件，还应包括该文件的读取软件甚至操作系统。
（二）由于电子文件信息与载体的可分离性，档案实体分类也可能将被概念分类整理所取代，因为实体分类的结果只能体现一种属性联系，这种单线排列的方式是手工操作管理档案的需要，但在当今电子文件的环境中，文件的形式特征和内容特征均发生了变化，电子文件可以通过计算机系统进行迅速、有效、多角度的整序，不再需要对它进行象纸质文件那样的分类整理。不同的用户可以根据不同的需要，利用办公自动化系统对电子文件进行自由组合分类。
（三）由于电子文件的保存价值同时取决于其自身价值和可读性，其鉴定的方法、内容、标准均将发生变化，原有的档案价值理论分析范围也将扩大，要分析电子文件的读取软件甚至操作系统。根据传统的档案价值鉴定理论，文件应根据其凭证价值和参考价值确定保管期限，而电子文件一方面由于制作方便，将产生比以往更多的文件，另一方面由于用户的需要，信息和数据不断地修改和补充，因此很难划定固定的保管期限，况且目前电子文件的凭证价值凭证价值尚无法律保证。因此，其鉴定、管理方法亦无定论。此外，由于电子文件信息载体的特殊
性，其保管方法、要求以及检索和对外利用等方面也与纸质文件有许多不同之处。
四、电子文件在税务档案管理中的运用
（一）做好归档电子文件的技术处理工作，实施电子文件管理战略
新型文件材料的归档势在必行，这就要求档案工作者必须深入到现行文件工作领域，对产生的大量电子文件的接收、处置及至存储工作进行指导，保护电子文件的原始信息，了解文件信息重新组合的来龙去脉。也就是说，通过采取技术处理，将已归档的电子文件改为只读性文件，即只能读不能写的不可更改的文件，从而识别和保护电子文件的原始结构，保证电子文件的可靠性，使之与纸质文件一样发挥社会效用。
（二）解决好电子文件的保存问
题
以化学磁性材料为载体的电子文件，从理论上讲能够长期保存，因为它的信息读出是无接触式的，不存在磨损。电子文件记录在介质层上的信息被密封在塑料保护层内，不怕外界磁场的影响，不会直接受到空气中的灰尘、水份及有害气体的侵害。但是，由于电子文件形成的时间短，缺乏实际贮存的验证，所以，电子文件中原始信息的长期保存问题是有待档案工作进行深入研究和探讨的重要课题。目前，对于长久保存的电子文件需要定期进行复制，以防止信息损失。
第2篇：档案管理交流材料范文
[关键词]知识管理 档案工作 重要性
中图分类号：G142.1 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2016）30-0334-01
一、机关档案知识管理概述
档案知识管理是指以信息技术为支撑，以档案管理业务和流程为基础，整合档案信息资源和人力资源，对档案信息资源进行创造、挖掘、聚合与结构化，使之上升为知识的一种管理方式。机关档案知识管理，即对机关内档案信息资源进行档案知识管理，在政府机关内形成知识积累、知识共享、知识交流的组织结构和文化氛围，加强政府机关的快速反应能力及政策决策的科学性，促进政府职能及管理思想的转变。
二、机关档案知识管理的意义
机关档案知识管理是为了增强政府机关的绩效而创造、获取和使用知识的过程，包括知识学习、共享和创造等全部过程。
1、促进政府机关行政效率的提高
在信息时代，面对纷繁复杂、层出不穷的社会问题，政府机关需要做出快速反应，发挥主动性和积极性，才能不处于被动的位置。通过机关档案知识管理，政府机关及其公务人员可以快捷、有效地检索知识管理系统，掌握并应用国家政治、经济、社会等各个领域准确可靠的信息和知识，提高行政效率及决策的科学性。同时，每个公务人员都可以通过知识管理系统提出自己的建议和意见，将隐性知识转化为显性知识，为政府决策提供科学的知识信息保障。
2、强政府机关组织机构的创新
传统的政府组织结构是“金字塔式”的等级型，过多的管理层、严密的界限使上下级之间、部门之间缺乏有效的沟通，各行政机构之间信息流通速度缓慢，反馈不及时，容易发生信息失真，导致行政机关反应缓慢。通过机关档案知识管理，可以促进信息和知识在行政机关之间畅通无阻地分享和交流，使之从“金字塔”式结构向扁平网状结构发展，从纵向层次结构向横向网络结构改变，促进政府机关组织机构的变革。
3、促进知识信息的交流和共享
机关档案知识管理的开展，使知识成为政府机关的核心资产，作为知识载体的人才也相应成为其核心资源，成为管理的主要对象之一，信息技术和知识管理是政府管理最主要的手段。通过机关档案知识管理，政府机关内部将形成以知识为本、以人为本的工作氛围，重视知识价值、重视知识交流。另外，先进的信息技术运用及知识管理系统的建设，将加速知识及信息在政府机关的共享及流通效率，促进政府机关知识信息的传播与应用。
三、知识管理下机关档案有效管理的新模式
1、注重机关档案材料收集。收集档案材料是机关档案管理的基础，要建立畅通的材料收集渠道，机关档案管理人员必须对与档案有关的各种材料，认真细致鉴别，做到取之有据。对不符合归档要求的材料要及r进行处理，手续不全的材料要退回形成材料的部门进行补办，确保材料齐全完整、手续完备，保证机关档案的准确性和真实性。改进和完善档案利用功能，使其最大限度地发挥作用。
2、规范机关档案整理。要提高对机关档案整理的重视程度，主要领导要高度重视机关档案整理，把它放在机关档案管理的重要位置来对待，并将其纳入到年度工作计划。要完善机关档案整理制度，定期对机关档案整理进行督导检查，及时发现问题，及时解决，加快推进档案整理的制度化、规范化建设，真正实现机关档案整理规范、归档有序。
3、完善机关档案信息化建设。机关档案信息化管理应该是一个广泛意义上的信息化网络建设，在进行机关档案信息化建设工作中，要在机关内部创建一个局域网，将整个机关的运行状况都囊括进来，而从档案的收集、录入、整理、传输以及开发利用等形成一个系统性的网络覆盖面。各个部门在开展工作的过程中，对于具有利用价值的材料可以传送给机关档案管理部门，这样一方面可以确保机关档案收集的及时性，另一方面可以在各部门与档案部门之间形成互动。通过信息共享平台的创建，可以有效地提高机关档案的利用程度，从真正意义上挖掘机关档案的内在价值。
4、提高机关档案管理人员综合素质。加强机关档案管理人员综合素质建设，提高机关档案管理服务水平。机关档案管理具有业务性、服务性与保密性的特点，因此要注意加强机关档案管理自身队伍素质建设，选择可靠、正派、责任心强的人员从事机关档案管理，可以通过择优录用、竞聘上岗，选用真正优秀的档案专业人员。主管部门还要定期业务知识与技能，让机关档案管理人员掌握最新的知识和先进的管理技术，增强责任心，以更好地胜任机关档案管理这项工作。
四、知识管理对机关档案工作的重要性
1、知识管理可以提升档案管理
1.1知识管理可以拓展档案管理的领域，传统的机关档案管理过分强调档案与文件、档案与图书情报的区别，将文件、图书、情报等排除在管理职责之外，从而极大地限制了自身活动的范围。传统的机关档案管理拘泥于历史记录的保管，而不是为现实工作服务，脱离于实际创造过程之外，从而极大地限制了自身发挥作用的领域。
管理要求将包括文件、档案在内的一切载体形态的知识纳入管理范围，并将不同载体形态的知识进行整合与集成，建构一个整体的知识资源体系。知识管理强调在企业各项生产、经营、管理活动创造知识、共享知识、应用知识，使知识直接服务于企业价值创造活动。这样，档案管理就被融入一个更广阔的活动领域。
1.2知识管理可以提升档案管理的价值，传统的机关档案管理重保管轻利用，通过查卷、借阅、复印等落后的手段，被动地提供简单、浅层的档案服务，不能充分地满足用户对信息、知识的需求，不能有效地为企业各项生产、经营、管理活动服务。
知识管理强调借助先进的信息技术，通过现代化、智能化、人性化的手段，主动地为用户提供高级、深层的信息、知识服务，最终实现知识的价值，提升企业的核心竞争力。知识管理对知识服务的强调和价值创造的关注，使得“知识管理专家能够增强文件管理工作者对信息和知识利用的理解”，促进文件、档案的开发利用，从而提升档案管理的价值，提升档案管理机构与人员在企业组织体系中的地位。
2、档案管理促进知识管理
2.1档案管理有助于传播、交流知识、信息、知识的传播、交流主要有两种途径：一是语言，二是书面。语言交流包括面对面的口头交流、会议交流和电话交流。书面交流主要是指以文件为载体或工具的交流。
2.2档案管理有助于理解、挖掘知识，档案管理的最基本理论和最高原则是“来源原则”。传统的“来源”一般是指文件的形成者。电子时代的“来源”是指文件的形成者、形成目的、形成活动、形成过程等。
2.3档案管理有助于保护知识产权
知识产权主要是指事业单位拥有的专利权、商标权、著作权等，它是事业单位知识创新的成果，是机关核心的无形资产、知识资本。保护机关的知识产权是维护企业合法权益、促进知识创新能力、提高政府核心竞争力的重要保证，也是知识管理的一项重要内容。.
结语
面对知识管理的热潮，作为档案政府机关工作者必须保持高度的清醒意识，只有在具备扎实的业务知识、丰富的工作经验、诚实可信的人格魅力、执着的进取精神、积极乐观的工作态度的基础上，主动地去理解和吸收新的管理理念，在新的管理理念驱使下，通过实践工作不断改进工作方法，不断实现由实体的保管者向知识的提供者的转变，才能更有效地提升自己的工作价值和社会意义，才能更有效地扩大档案工作的影响力度。
参考文献
第3篇：档案管理交流材料范文
关键词：档案管理人员；工作关系；处理
高校档案工作是为高校存史、守史的一项重要工作，已逐步纳入高校整体发展规划，越来越受到高校领导的重视和广大师生的关注，在服务和辅助高校教学科研、行政管理以及校庆、评估等重大活动中发挥着积极而重要的作用。随着高校档案工作迈入崭新的发展阶段，对档案管理人员也提出了更高的要求。因此，档案管理人员只有关注和协调好几种工作关系，认真履职、与时俱进，才能开创高校档案工作新局面。笔者多年在档案管理岗位工作，想就工作实践中对上述几种工作关系的认知和感受谈点粗浅的看法。
1 几种工作关系现状分析
虽然近年来，全社会包括高校对档案工作是越来越重视了，但高校档案管理人员对档案工作重心的认识还有待进一步提高，尤其是对几种工作关系的协调处理不太尽如人意，直接影响到工作的效率和水平，主要表现为：
1.1 档案管理人员对二级单位的档案工作指导不力
总体上看，高校对档案工作相对社会其他单位更为重视，本科高校也大都成立了处级建制的档案馆，专门负责学校的档案管理工作，并配备了专职档案管理人员，高校的档案管理工作也较其他行业系统显得更为规范。但由于大多高校档案馆成立的时间较晚，配备的档案管理人员中档案专业的人才缺乏，因此，存在着专职档案管理人员业务不够精通，对二级单位尤其是十大类预立卷单位工作缺乏指导，未建立专兼职档案员的系统业务培训制度，档案馆和二级单位之间没有形成良性互动的长效工作联系制度等问题，导致二级单位的兼职档案员在工作中无从下手，造成档案馆收集的档案门类不全，收集率不达标，不能完全符合《高等学校档案管理办法》中对十大类档案归档的要求，有的即便是搭了个十大类的架子，其中一些门类，如：声像档案、科研档案、基建档案、设备档案等可能会存在档案卷数很少或基本是空架子的现象。
1.2 档案管理人员工作方式显得较为单一
由于高校档案工作宣传力度有限，加之档案工作有一定的保密性、神秘性，导致高校档案管理人员长期以来养成了不太与学校其他单位教职工或社会上更多的人接触的习惯，馆外的人也不甚了解档案馆的实际工作情况，大多数人认为档案馆就是安置“老弱病残”或照顾干部过渡的地方。档案管理人员一般习惯呆在馆内收集、整理档案，发文和其他二级单位移交材料时，档案管理人员负责接收，有人查阅档案时档案管理人员负责查找，二级单位给多少材料就收多少材料，给什么材料就收什么材料，基本是处于也比较满足于被动服务的现状，缺乏主动服务意识和责任感。其中不少人还停留在传统的专业知识层面，缺乏更新知识的主动性与自觉性，综合素质不高，工作方式单一，极大地制约了档案管理工作的创新与发展空间。
1.3 档案管理人员之间的交流互动较少
高校档案管理人员工作相对较为单纯，传统意义上的档案管理就是指档案管理人员将收集来的档案材料按《档案保管期限分类法》的分类要求进行整理、归档、上架的工作过程，在档案数字化要求提出之前，基本上属于手工活。档案管理人员由于人手比较少，一般都是按档案门类分工，各自负责几个门类的归档工作，彼此之间的工作交集不多，互动协作也比较少，长此以往，就形成了“单打独斗”的性格，工作较为程式化，规律性强，压力也不大。档案馆领导有些也是属于安置型、过渡型，要不缺乏工作积极性，等退休，要不有随时调走的心思，无心管理工作，与档案管理人员之间的谈心交流比较少，因此大多有满足于维持现状的心理，缺乏开拓进取创新精神，与省档案局业务主管部门以及外校档案馆同仁的信息业务交流也很有限，处于比较闭塞的工作氛围和环境当中。
2 关注和协调好几种工作关系对高校档案工作的重要性
2.1 关注和协调好与校内发文单位的关系，能确保归档文件的质量
文件是档案的前身，文书处理工作是档案工作的前奏，文件的质量和文书处理的水平决定了档案和档案工作的质量。很多单位的发文单位和档案管理单位同属一个领导分管，或是一个处级单位下设的两个科室，发文单位与档案管理单位的关系相对于其他单位更为密切，具有先天的工作关系基础，协调起来也会更顺畅。要保证归档文件的质量，档案部门可以从以下几方面入手：一是加强文书处理工作的统一性，即按国家有关规定统一文书格式，统一纸张大小、质量和用墨，统一收发传递和分办，统一用印和归档等。二是注意文件收、发、办的精确性，保证文书处理的质量。三是注意文书处理过程的安全性，防止文书载体的损坏和文书信息的泄密，建立健全安全保管制度和文件清退制度，严格登记手续和移交手续。保持文件流转的一致性，提高归档文件的质量。
2.2 关注和协调好与二级单位的关系，能确保档案门类齐全完整
高校十大类档案大都有相对应的预立卷单位，比如：党群行政对应党办（校办）、教学对应教务处、科学研究对应科研处、基本建设对应基建处、仪器设备对应设备管理处、出版对应杂志社、外事对应外事处、财会对应财务处等，其他二级单位相对十大类档案预立卷单位而言，与档案馆的工作互动显得没那么有规律性。但实际上，像党群类档案，就包含了纪检、组织、工会、党委统战部、团委、党委宣传部等在管理活动直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像材料；行政则包含了人事、监察审计、武装保卫、总务、图书等在管理活动直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像材料，也就是说，高校档案所有门类实际上是和校属二级单位都有关系的。为了做好高校档案工作，丰富档案馆藏，筑牢档案工作基础，档案管理人员要学会和二级单位领导和兼职档案员打交道，取得各方面的支持，要依靠有关档案管理规章制度和档案工作者自身协调能力的发挥，通过工作达到各部门档案管理的协调统一，确保档案门类的齐全和完整。
高校的档案事业可以说是全校各单位、教职工共同的事业，因此，高校的档案要依靠校属各单位和一代代上至校领导重视关心，下至普通教职员工共同积累而形成。具体可以采取以下措施： （1）加强工作指导。《高等学校档案管理办法》（以下简称《办法》）出台后，各省纷纷出台了相关细则，江西省就把高校档案管理部门应具有的行政职能写进了细则条款。档案管理部门要建立档案工作网络，与二级单位的工作联系制度，很好地履行对全校各单位档案工作指导、管理、监督、检查的职能，使档案材料的移交形成良好规律；档案管理人员应加强与二级单位领导和兼职档案员的工作联系，采取上门和电话催交相结合的方式，不厌其烦地做宣传、做工作，给二级单位领导和兼职档案员上紧发条，到了时间就按规定及时移交档案材料；另外，档案管理人员还要经常性到二级单位进行档案工作的指导，把国家、省、市以及学校新的档案工作精神传达到单位的领导和兼职档案员，对工作有困难的单位要耐心地进行讲解指导，传授档案工作方法，一次不行两次，两次不行多次，直到二级单位兼职档案员能很好掌握要领，移交符合规定的档案材料为止。（2）加强业务培训。《办法》中档案机构职能之一是开展学校档案工作人员的业务培训。而这里所指的档案工作人员应包括档案馆专职档案员和二级单位的兼职档案员。因此，高校档案管理部门除应加强对专职档案管理人员的业务培训，还应切实加强对全校兼职档案员的业务培训，尤其是十大类预立卷单位的兼职档案员。可以采取走出去，请进来的办法，请省档案局主管业务的专家领导来校开设讲座，组织兼职档案员参加省档案研究会举办的业务培训班，分期分批前往外省高校参观学习先进管理理念和经验等，有条件的甚至可以出国考察，只要是对推动学校档案工作发展有利的都可以去尝试。（3）加强监督考评。《办法》第14条规定：高校应当建立健全档案工作的检查、考核与评估制度，定期布置、检查、总结、验收档案工作，明确岗位职责，强化责任意识，提高学校档案管理水平。现在有些高校已逐步尝试建立了对校内二级单位档案工作的年度检查考评制度，对考评情况好的单位进行适当奖励，对不重视档案工作，不认真贯彻落实档案工作的单位予以通报。在此基础上，高校档案馆还可以进一步健全和完善档案工作年度考核与评估机制，细化指标体系，使之更具操作性。
2.3 关注和协调好与档案同仁的关系，能有效促进整体工作水平提升
我们这里所指的档案同仁既包括本校档案馆同事，也包括省档案局主管业务部门和外校档案界同仁两层含义。高校的各个部门和岗位只是分工的不同，没有高低贵贱之别，档案管理人员不应妄自菲薄，觉得自己在教辅部门工作，处于从属地位，不被关注和重视，产生自暴自弃的心态，而应加强学习，积极思考，充分认识到高校档案工作的重要性，爱岗敬业；学会以平常心态面对人和事，尊重领导，尊重同事，对领导不卑不亢，对同事真诚友善，获得领导和同事的信任，营造和谐的办公环境，注意工作的有效衔接，在领导的指导和同事们的大力支持、协助下，集思广益，做好档案管理工作，实现真正意义的分工不分家，小分工大合作。同时，还应注重加强与上级业务主管部门之间和其他高校档案同仁之间的业务交流，通过交流，及时了解和掌握政策，获取信息，总结经验、特色，查找不足和差距，取长补短，共同推动高校档案工作迈上新台阶。
档案管理人员是高校档案管理工作政策的贯彻者、执行者，档案管理人员的管理水平决定着档案门类的齐全完整，档案材料的保管质量，以及档案利用的效用和评价。因此，档案管理人员一定要有较强的为学校存史的档案使命意识，认真履行职责，提高服务质量。同时，还要关注和协调好与学校发文单位、校属二级单位、档案同仁等几种工作关系，工作中赋予前瞻性、掌握主动性，才能创造性地做好档案管理工作，使自己成为一名优秀的档案管理人员。
参考文献
[1]宋建玲 马学强 档案员应协调好三种关系.中国档案.2002.9
第4篇：档案管理交流材料范文
关键词：人事人员；人事档案；若干问题
引言
随着我国社会经济的发展，传统的人事管理制度已经无法适应当前经济形势的变化，而人事制度的改革也催生了人事制度的产生。人事制度有效地推动了人才资源的合理流动和优化配置，进一步开发和释放了各领域人才的潜能，同时，对于用人单位在户籍管理和人事档案管理方面的问题解决起到十分关键的作用。但是，由于我国人事制度实行的时间不长，在人事制度的很多方面还不够完善，引起了一些新问题和新情况的出现，特别是对于人事人员的人事档案管理问题，亟需要处理解决。
一、当前人事人员人事档案存在的若干问题
1.人事档案整理操作不规范
人事档案主要包括自身信息、工作学习经历、学历培训、职称证书和相关的鉴定考核资料，但是在人事档案管理中，人事人员并没有对这些材料进行详细的分类，这些材料很容易被夹杂混淆，没有对人事档案准确分类。人事档案的每一处材料都会有编码序号，人事人员往往会将小序号忽视，使得人事档案材料杂乱无序。而且，用人单位的不同，对于人事档案的要求也会不同，有的人事档案材料由于规定的不同有大有小，甚至有的人事档案信息没有预留装订线，有些破损的材料也没有进行修补，对人事档案加工不合理。有的人事档案需要对目录进行打印装订，没有进行工作的人事档案在查询就会十分繁琐，在传阅或者流动的过程中很容易发生错误或丢失。更加严重的是，很多人事档案在开始收集制作的过程中，对于人事档案材料的收集整理不齐全，而且有遗漏的也没有通知人事档案的被管理人员及时进行补交，像入党材料、学籍信息、工作职称等很多方面的信息。在人事档案材料整理中，没有及时归档的情形时有发生，而其他的像材料装订时的线页不整齐、装订不规范的现象也普遍存在。
2.用人单位和人事机构缺乏有效沟通，人事档案管理人员水平不高
用人单位在招聘人员之后，并没有及时和人事机构进行沟通交流，在实际工作没有重视人事档案的管理，人事档案在用人单位形成材料也没有做到及时有效地归档建档。此外，很多人事人员缺乏对人事档案管理重要性的认知，对相关管理的制度和业务并不是十分熟悉，使得人事档案的管理和材料存在保管不当的问题，对于办理人事档案的转接手续不熟悉，导致了人事档案在办理过程中存在盲目错乱的情形。
二、如何解决人事人员人事档案问题的建议和措施
1.提高对人事档案的重视程度，强化服务意识
人事档案管理可以说是一项崇高的事业，作为人才资源的基础性工作，事关社会主义人才市场的建设。对于推行的人事制度面临新形势、新任务，必须要高度重视人事档案管理，从人事档案的管理整体性和全局性，不断深化做好规范化档案整理工作重要性的意识。可以将人事档案管理纳入到社会公共服务管理体系之中，强化对人事档案管理的服务职能建设。因此，人事机构中人事人员要牢固树立为民服务的工作理念，相关的认识管理部门要制定好人事档案管理的规章制度，对人事档案的建档、归档、传送、查阅等流程要进行规范，不能随意外泄保管人员的档案信息。人事机构对于掌握的各类人才信息、人才结构、人才的分布领域以及就业状况等要进行严格划分统计，人事人员制定科学合理的人事档案服务，为机关单位、用人企业和就业流动人员提供良好的信息服务，对于用人单位的人力资源分配、人才的引进质量起着十分重要的作用。
2.加强人事人员的队伍建设，提高人事人员综合能力
人事档案管理工作要求工作人员对人力资源、人事管理、档案操作等都要有较高的认识，而且在工作中要具有细心、耐心等优秀的工作精神品质，并且具备乐于奉献的精神和政治素质高的特点。随着时代的变化发展，对人事中的人事档案管理工作中要求的服务工作和要求更高，因而必须要对人事档案管理工作坚持与时俱进，不断进行创新，提高人事人员的工作能力和思想素质。在上岗前，要对人事人员进行岗前培训，对人事档案管理中所要求的的专业性知识(档案的法律法规、档案的材料涵盖、档案的基础知识、档案的操作流程、档案的现代化标准等)进行培训，在上岗后，对人事人员的工作安排要从最基层的职能分配做起，学会档案材料的鉴别、档案的装订整理、档案的整理归档、电子档案的录入操作、档案管理及软件的使用，充分提高人事人员的实际人事业务操作水平，并且在日常的档案管理中要定期检查和不定期抽查相结合的监督。
3.加强人事相关部门的监管力度，进行规范化管理
很多人事档案在保存中信息散乱、可有可无，阻碍了人事档案的管理水平的提升。因此，人社部门要组织好人事档案管理工作情况的汇报总结，根据国家出台的人事制度和人事档案管理的法律法规，推进人事档案管理的规范化和标准化，改善工作条件，完善监察部门的监察方式。人事管理工作领导要在此项工作中发挥带头作用，严格把关和落实人事档案的管理工作，建立严格的监督检查机制，对出现问题的要严肃追究责任，并做好整改以及后续的跟踪追查。
三、结语
综上所述，规范化的人事档案能够全面反映人员的情况，便于用人单位进行管理和人力资源部门进行信息查询。人事人员进行人事档案管理过程中，要提高自身对人事档案管理的综合能力，加强和用人单位、人事机构以及人员的沟通交流，做好人事档案管理，更好地服务于社会。
参考文献：
[1]曹务端.整理人事人员人事档案若干问题探讨[J].人力资源管理,2015,10:223-224.
[2]黄矞.整理人事人员人事档案若干问题探讨[J].现代经济信息,2014,11:130.
[3]曾凡志,林成义,曾波.整理人事人员人事档案若干问题探讨[J].兰台世界,2013,S3:142-143.
第5篇：档案管理交流材料范文
【关键词】商科；二级学院；档案；管理
近年来， 随着我国高等教育教学改革和高校内部教育体制改革的不断深入，多数高校已经开始或正在实施或逐步完善二级院系管理，教学档案的管理内容也日益复杂多样，本文针对新时期二级院系教学档案管理工作，结合自己的工作经验，进行一些交流和探讨。
一、文科类二级学院档案管理的现状及特点
（一）档案管理的任务、范围。档案管理的根本任务是在各项工作开展过程中收集相关材料，进行鉴定分类、整理备份、保管归档并提交至上级档案管理部门。在搜集的基础之上进一步鉴定归档价值进行分类保存。归档价值的认识决定了一份档案的质量，根据《高等学校档案工作规范》的各类档案归档准则，我们不难总结出如下几条归档准则，亦可以说是归档价值的鉴定标准：1.“对社会和学校当前和长远发展具有参考作用、凭证作用以及研究价值”“完整、准确、系统地反映各项工作的全过程”。2.“遵循自然形成规律，保持彼此间有机联系”。3.“有重点，有特点”。从范围讲，二级学院的归档一般分为以下大类：办公（党政）类、教学类（本科生/研究生）、科研类、外事类、仪器设备类、产品生产和技术开发类。其中，对于文科类二级学院，产品生产和技术开发类文档几乎不存在，外事类档案也相对较少，但它反映出学院在科研、人才交流等方面与国际接轨、“走出去”“请进来”的层次和侧重点，不应该被遗漏。
教学档案是指在教学管理和教学实践活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像载体材料。教学档案管理质量是衡量高校教学管理水平和教育质量的重要标志之一，是高等学校档案的主题、核心和重点。近年来，随着高校招生规模不断扩大和内部管理体制改革的进一步发展，以及数字化校园的建设，高校已经开始实施二级学院管理，二级学院办学自进一步加大。因此，二级学院的教学档案管理内容也变得复杂多样，本文根据高校二级学院档案管理存在的一些问题，结合自己的工作经验，进行一些交流和探讨。
（二）教学档案的特点。1.文件来源分散。教学档案来自于教学工作的各个环节，除了少部分来源于教务管理部门外，大部分来源于从事教学活动的教师。而来源于教师个人的教学文件材料，大多不需经过收发部门登记，且没有副本，甚至长年累月存在于教师个人手中。因此，教学档案的来源与其他档案相比，具有明显的分散性。2.专业性强。高校的专业设置、学科划分比较细致，一般的高校专业数量少则十几个，多则几十个甚至上百个，且每个专业在课程设置、教学内容及方法等方面各有不同，导致这些教学档案材料表现出很强的专业性。3.种类繁多。存放在二级学院的教学档案除了上级主管部门下达的文件、本部门的计划、总结及会议记录等行政管理材料，还包括教学计划执行及教学质量监控各环节产生的教学管理材料，种类繁多，涉及面广，内容丰富。4.载体的多样化。教学档案管理的载体除了纸、卡片、照片等传统载体外，还包括各种办公文档和多媒体文档等电子载体，而电子载体在归档时一般需要刻录成光盘。
二、目前高校二级院系教学档案管理存在的主要问题
（一）重视程度不够，档案意识薄弱。二级院系是从事教学活动的一线教学单位，承担着艰巨的教学任务，特别是在我国教育行政管理部门对各高校实行五年一周期的教学评估背景下， 从学院领导到教职员工更是始终把教学工作放在首位，忙于具体的教学事务，对教学档案管理缺乏足够的重视，仅仅把它视为教学管理的附属工作，在评估检查时，往往临时突击，应付差事，草率整理。
（二）管理手段落后，缺乏创新模式。高校档案管理目前还是遵循老一套的管理手段，学校档案馆（室）作为学校教学档案管理的业务指导部门， 对各二级学院的监督指导不到位，不及时。另外，由于大多数高校采取高度集中的管理体制，各二级学院在教学档案管理方面的主动性和积极性难以得到发挥，统一领导、分级管理的力度缺少适当的衔接点。
（三）重文书类，轻实体声像类。由于纯文科学院几乎没有实验模具、科研成果样品等，往往在存档中根本不会在意实体类声像类的收集，无论是学院还是教师也存在一种倾向，即：奖状、证书、礼品等是学院或个人工作交往中产生的，一旦上交保存，自身的档案将缺失，再利用时也比较困难。那么我们可以将具有代表性、存档价值高的实物进行复制，将复制件上交至学校档案馆，学院内部涉及学院整体的实物类档案由学院统一保存，并编号造册，注明好时间、尺寸、材质、产生背景等详细情况。
三、完善高校二级院系教学档案管理的措施
（一）根据自身实际，逐步建立并完善二级院系教学档案管理工作的规章制度，使档案管理有规可循。二级院系作为教学档案管理工作的直接施行者，根据实际情况，结合学校档案馆（室）的业务要求，充分发挥主观能动性和创新精神，制定教学档案管理的各项规章制度，在高校师生对所在二级院系的依赖程度不断强化的背景下，使档案管理体现专业知识、学科体系的科学性和权威性，让拥有本专业和学科知R的教师专家自主制定或完善涉及自己专业和学科范围的教学档案的规章制度，包括材料的收集、整理、立卷、归档、档案的分类、保管、鉴定及利用等方方面面，使档案工作有章可循，有规可依，从而实现对教学档案工作各个环节的有效管理。提高档案管理人员素质，搞好二级院系教学档案工作。高校的各级领导应充分认识到高校教学档案管理工作在高校发展中所起的承前启后作用，重视二级院系档案人才队伍建设，有条件的可以安排专职的档案工作人员，加强对教学档案工作人员的定期培训和业务指导，由学校档案馆（室）的专职档案工作人员，结合具体案卷辅以详细讲解和操作指导。同时将教学材料的归档工作同教职员工的年度考核、职称评聘、奖励评优等挂钩，激发二级院系专兼职档案管理人员的工作积极性和责任感，从而提高二级院系教学档案工作水平。
（二）充分利用现代化信息技术开展教学档案管理，以提高工作效率，适应改革需求。随着高校改革的不断深入，在办公自动化技术取得突破性进展的背景下，二级院系教学档案应当实现网络化管理，借助互联网、校园网及网络版档案管理软件，建立教学档案信息平台，实现校园办公自动化系统与档案管理的无缝连接，档案管理人员依托网络一方面实现对教学档案的及时收集、迅速整理、全面存储、高效利用；另一方面实现与处于业务指导核心地位的学校档案馆（室）的密切沟通，完成教学档案信息的上传下达，使二级学院教学档案管理工作向纵深发展，形成高效、安全、智能化的网络模式。
（三）做好教学档案材料的收集和归档工作。二级学院分管档案工作的领导必须保障档案管理人员完成年度档案工作所必需的时间和条件。专兼职档案员要加强档案意识和工作责任心，主动地采取措施，在归档前按照归档范围到各教研室、实验室、研究所收集分散在个别教职工手中有价值的各种材料，并认真检查文件是否齐全、完整，检查文件的联系是否互相混淆或有拆散现象，检查是否有遗漏或不需要归档的材料。确保归档文件材料完整、准确和系统。同时对各种不同载体形式的档案材料也要加强收集，如照片、实物、奖状、奖杯等，实现档案载体形式多样化。
（四）加强档案人员的业务培训。由于档案管理工作专业性强，二级学院的教学档案内容复杂多样，但是大部分二级学院的档案管理人员是兼职的，没有经过专门的培训，且更换频繁，因此高校档案部门应加强对二级学院兼职档案人员的业务培训，有条件的可以在每年年初由学校档案馆的专职档案管理人员，结合具体案卷，加以详细讲解和操作指导，提高兼职档案员的业务水平。
（五）实现档案工作的价值。社会信息化致使社会各项活动的记录产生于网络数字化环境，人们进行交流和传递信息的手段也从纸质走向电子媒体，高校档案数字化建设需要一个不断探索、不断发展、不断完善的过程，高校二级学院教学档案管理也需要遵循科学的原理，采取正确的方法，才能实现档案工作的价值。
（六）进行个性管理，做好档案服务。需要注意的是高校之中各部门的工作存在着较为明显的差异性，每个部门在工作过程中产生的数信息以及需要参考的档案数据信息等都有所不同。因此，在“互联网+”的支持下，档案数据管理人员应对档案数据管理工作进行优化，增加其对各部门的针对，可以将不同部门的档案数据信息整合到一起进行针对性管理，并根据部门的不同进行档案数据信息的分类。不仅如此，档案数据管理人员还可以与具体部门的工作人员进行沟通，了解各部门对档案数据信息的个性化需要，并以这种需要为依据对档案数据管理工作进行调整，利用网络平台满足高校内部不同部门的差异性需要。
综上所述，高校档案管理工作开展中，应该结合高校实际情况建立起特色的档案信息数据库，创新和完善高校的档案信息化管理理念，选择合理的管理技术，从而为高校教学、科研以及行政管理工作提供更加优质的服务。
【参考文献】
[1]邢韬.高校评估（教学）档案管理系统的分析与测试[D].北京邮电大学，2012.
第6篇：档案管理交流材料范文
1 人才流动引发人事档案管理的问题
1.1 重建档案现象增多
单位的发展壮大离不开优质人才，这一资源尤为重要，但是近些年因为人才流动不规范，造成重建档案的现象日益增多。此外，在人事档案管理中，档跟随着人员的流动而迁移是一项重要制度，然而由于现阶段市场经济不断发展，极大影响了这一制度。因此，为了经济可持续发展，各地政府、企业等加大力度吸引各方面的人才，甚至常打开绿色通道，允许人才仅提供个人证明材料进行档案重建。针对以上现象，若时有发生，便会形成严重的恶性竞争，从而使得人才流动不规范，进一步增加重建档案的现象，以及制约市场经济的健康发展。
1.2 出现弃档、死档、人档分离等现象
由于我国经济全球化进程加快，促进了外资、民营私企的快速发展，同时也极大创新了用人机制，转变了择业观念，为人才的发展提供了更多良好地契机。然而，由于各单位缺乏科学完善的择人标准制度，因而造成产生了严重的弃档的问题，比如，企业招聘人员过程中，对其实力和发展潜力不够重视，仅让求职者提供个人简历、学历学位证书、职业资格证等证明文件即可，再对其潜在发展能力进行评价，最后确定录用与否，因此，“人到档到”的要求被忽视；再比如，事业单位与国有企业，在档案方面上的要求也不够重视，只要看中人才即可。以上措施虽然为人才发展提供了较多的机会，但实际上导致跳槽现象越来越明显，继而逐渐出现弃档情况，以致于弃档、死档、人档分离等现象越来越多，并且越来越严重。
1.3 档案相关材料出现缺失现象
一般来说，用人单位工作期限内全部员工的人事档案通常有人事部门进行保管。由于频繁的人才流动促使档案的流动性逐渐增大，但目前在人事档案管理中还没有规范、完善的材料移交制度，同时加上人事档案管理较大的复杂性，进而导致档案相关资料移交不完整，甚至出现缺失现象。所以，如果人事档案中证明材料一旦丢失，便会造成极为严重的后果，极不利于人才的调整和使用。
2 人才流动的人事档案管理对策
2.1 完善人事档案管理制度
由于人事档案信息和人事管理间具有紧密的联系，当前，人才流动不断加快，传统档案管理制度下的用人单位可能面临档案信息严重缺失的问题，不能继续开展原有的人事管理工作，必须适应当前制度的要求作出相应的改革。通过制度的形式，明确确定人事档案管理部门对外提供相关人事档案信息的责任，也就是对全部单位的人事档案管理部门保管职责的再次确定，并且要利用另一种形式将原单位人员的档案信息提供给流出人员现在所在单位，进而实现人事管理实践对档案信息的需要。如此，既满足了现行人事管理实践对档案信息的需要，同时也可为人才作用的充分发挥和人才发展提供相应档案信息保障。表面上看，如此改革现行档案信息管理制度，是在“纵容”人才流动，其实不然。既然人才流动是市场经济社会的一种正常现象，想用人事档案来制约人才流动既不可能也不可取，在这种情形下，出于保障现有人事管理工作正常开展，同时也为人才作用的发挥和进一步发展提供信息保障的考虑，我们就有必要改革传统的单位人事档案信息管理制度，以此来顺应现实社会发展所出现的新情形。
2.2 更新工作理念
在传统人事管理基础上建立的人事档案管理理念，具有显著地部门特点，换言之，人事档案管理是以为本单位的人事管理实践提供服务的。面对当前人才作为企业发展重要因素的时代，该理念具有一定的合理性。然而，当前市场经济社会中人才的流动已经司空见惯，因而这一理念也将被推翻。其问题的核心在于基于这种服务理念的影响，人事档案管理的现实将对人才流动产生极大制约作用，也就是利用人事档案这一固定的事物，将对“活人”产生限制。而受到人才绿色通道的影响，该限制措施将失去其有效性。如果人才流出原服务单位，其人事档案还留在原单位，则将大大失去其现实价值。所以，当前必须充分结合市场经济社会人才流动的现状，对人事档案管理理念作出革新，也就是人事档案管理不但要为人事管理服务，还必须为人的全面发展发挥服务的作用。转变管理理念对人事档案管理有至关重要的意义，主要体现在，人事档案管理不但要结合人在组织内部中的发展，按照人事管理需要建立完善的人事档案，同时要符合离开原单位的人在新范围发展对反应其成长、展现其历史能力和业绩的档案信息的要求。只要??现上述要求，则将彻底改变传统人事档案管理的性质，拓宽其服务范围，不再仅仅是为本单位的人事管理和单位内部人员发展服务，更重要的是为其相关部门的人事管理和相关人员的发展提供良好地服务。人事档案管理理念的这一转变既根源于市场经济社会人才流动对人事档案管理的内在要求，同时也是人事档案的特殊性对有效发挥人事档案管理功效所提出的要求。就前者而言，既然人才流动是一种正常的社会现象，那么作为服务于人事管理的人事档案管理就因具有社会视野，即立足社会来从事档案信息管理。否则，所有单位都面临着潜在的现实人事管理缺乏必要的人事档案信息保障的困扰。从这一意义上讲，在人事档案信息管理上与人方便等于与己方便；就后者而言，人事档案管理及其开发利用直接关涉人的发展与自我实现。人事档案与人的发展的内在关联性客观上要求档案管理理念顺应人的发展路径转变的要求。
2.3 建立流动人才人事档案信息网络
面对当前不断发展的网络时代，广泛应用信息技术，逐渐使得档案管理和档案信息管理相分离。详细而言，如果用人单位接受，能继续对人员档案进行保管，进而使得本单位的档案更丰富。另外，充分使用当前现代信息存储和传播技术，构建独立的区域性和行业性，广阔分布于全国范围的人事档案信息网络。作为公务信息网络，从原则上说，该业务必须保持严密性，不得对外开放，只开放给加入单位或授权单位。考虑到现有基础，可以考虑把这项工作交由各地的人才交流中心来承担。具体说来，可以首先由省级人才交流中心牵头，由交流中心与各用人单位合作，将已流出本单位的人才的人事档案进行数字化处理，然后将处理后的人事档案信息汇集成流动人才人事档案信息库，在此基础上，组建全国性的人才人事档案信息中心。人事档案信息库的日常管理、维护以及信息的对外提供利用工作，统一由人才交流中心负责。由人才交流中心负责制定人事档案信息利用规则与收费标准，并向用人单位的人事部门发放档案信息查询授权。用人单位欲查询相关人员的人事档案信息，只要在网上缴纳相应费用，便可随时查询。人才交流中心除了保管流动人才的人事档案信息外，还应主动与各用人单位合作，收集各类兼职人员的人事档案信息，以便形成相对完整的人事档案信息，以此来解决因人事档案分单位形成和管理而造成的某一处人事档案对人才基本情况反映不全面的问题。此外，人才交流中心还可以根据用人单位的要求，在必要时接收流动人才的全部或部分人事档案，实现流动人才人事档案管理的相对集中。
第7篇：档案管理交流材料范文
摘要：随着我国经济体制的逐步转变，人才的管理体制也由原来的统一调配转变为适应市场经济的新型管理体制，人才可以自由流动，企业和个人可以双向选择。企业人事档案作为人才的标签，是企业人才被发现和利用的重要依据。近年来由于人员的频繁流动，过去企业人事档案的管理体制已不能满足现状的需求，因此如何做好企业人事档案的管理工作就成为摆在我们眼前的一个亟待解决的课题。
关键词 ：人事档案 信息化管理 规范制度
企业人事档案管理作为企业档案管理工作的一部分在企业生产运营中起着关键性作用，它将企业各类人才的基本信息工作履历书面化，更有利于人才的提升择用，是劳资分配、评定职称等的重要依据。所以，应提高企业人事档案的重视度及管理理念，实现档案管理的科学化、规范化、现代化。
一、企业人事档案工作的现状
1.人员流动频繁，人事档案控制难。当今社会受市场经济影响，流动人员迅速增加，企业不重视人事档案管理，人事档案工作往往由人力资源部一名同事兼职负责。因为企业人员流动性较大，人力资源部同事要负责各方面工作，不能及时更新人事档案，出现“有人无档”、“有档无人”等现象。此外，一些企业委托当地人才市场管理人事档案，这给人才的管理与利用、档案的转递带来了一系列问题。
2.企业效益性致使企业对人事档案重视度低。人事档案只能起到企业内部服务的功能，不能为企业创造明显的效益，这就造成人事档案在一些企业中形同虚设。如果运用信息化手段使档案提供更好的服务，也是值得探讨的问题，只有服务好了，把人用好了，效益也会增加。
3.档案的不透明性使个人对人事档案认识度不够。一直以来人们对自己档案的概念只是一个牛皮档案袋，至于档案袋里的信息内容一无所知，自己的档案都是神秘陌生的，更谈不上对其重要性的认识。很多档案因为知晓度低，企业不重视，往往会成为“死档案”。在网络信息发达，提倡政务公开，信息公开的大环境下，档案的透明度也是档案管理中面临的一个关键问题。
二、人事档案在收集审核中遇到的问题
1.人事档案材料收集制度不完善，收集力度欠缺，审核不严。第一，全面完整的收集材料是做好档案管理工作的前提，严格审核是做好档案管理工作的保证，要体现档案的内在价值，必须重视档案管理和审核，健全收集归档制度，工作主动、及时。但目前很多企业未健全相关制度，收集也未按规章制度执行，往往造成档案的缺失和不全面；审核也只注重外观、格式，不注重档案内容，使得档案材料缺乏精度和准确性。第二，人事档案作为人事管理的信息资料，记录企业人员的工作、学习培训和晋升，是企业工作人员的证明和企业发展的无形资产。目前来说，部分企业对人员档案工作审核不严格，监督不到位，出现档案造假、作弊的情况，导致企业工作人员专业能力、素质层次不齐，影响企业的发展。
2.人事档案管理人员水平能力有限，不了解档案的重要性、管理方式和审核流程。档案管理人员基本上都是由人事部同事兼职，未经过专业培训，所以对档案的重要性、档案管理方式和档案审核流程都不了解，也没有足够的时间和精力投入到档案工作中，就造成了档案入档材料审核不严，归档不及时，严重影响了档案利用水平。
三、人事档案在整理与利用时遇到的问题
1.人事档案管理工作规范性不足。现阶段人事档案管理存在法规滞后，方式单一，模式封闭，内容陈旧，手段落后等问题，整理归档的资料不全面、不准确，一些归档的材料内容形式极其相似，不能准确反映真实情况。
2.人事档案利用意识不足，利用价值不高。目前，社会普遍对人事档案的重视度不足，不重视人事档案记录，人为地造成了人员与其档案的分离，档案材料不完整，不能客观地反应本人的全貌，使得档案的利用价值降低。
四、对人事档案收集审核整理与利用如何改进的建议
1.遏制弄虚作假，确保人事档案的真实性。企业应完善档案管理体制，做好人事档案资料管理的搜集、整理和审核工作；企业应认识到人事档案管理的重要性，对人事档案进行分类管理，保证材料齐全，目录清晰和层次分明；人力资源管理部门应做好人事档案的利用和转递工作，实现企业的人事档案管理的标准化、制度化；坚决遏制人事档案中弄虚作假的现象，从根源上杜绝信息失真。
2.加强企业人事档案管理部门与市场人才机构的联系。企业各个部门之间只有加强交流，保证交流渠道畅通，才能使人事档案信息资源得到合理的运用，优化企业人才优化配置。加强与人才市场机构的联系，吸纳优秀人才，强化企业人才建设，提升企业人才软实力。因此，企业要建立人力资源管理部门与市场人才机构交流沟通的渠道，确保人力资源管理部门发挥其职能和作用，推动企业发展。
3.规范档案制度，推广信息化人事档案管理体系。人事档案的管理工作应从数字化，网络化技术手段着手建立目录数据库，使人事档案得以规范化、标准化、可共享；增强人事档案的内在实用价值；建立相对开放式的人才档案信息服务网络，为人事档案现代化管理构建实用平台，这样既可以提高搜索人才效率也可以降低人事档案的社会管理成本。
综上所述，在新的社会发展形势下，做好企业的人事档案管理工作，不仅仅是企业内部人力资源管理的需要，更是一个企业谋求长期发展，提高人才核心竞争力的需要。要想加强企业的人事档案管理就要意识到管理中的缺陷和不足，并正视缺陷，采取有效的措施来克服缺陷，积极探索档案现代化管理模式，利用先进的网络资源，使企业的人事档案管理逐步地完善化和科学化，从而为企业更好的服务。
参考文献
[1]傅华.聚焦人事档案[J].中国档案,2003(4)
[2]朱玉媛,周耀林.人事档案管理原理与方法[M].武汉大学出版社,2011
第8篇：档案管理交流材料范文
关键词：档案管理服务；下岗职工；作用
档案是个人职业生涯总体情况的总结与记录。档案管理有着重要的社会价值。其中下岗职工的档案管理成为了重要的一个工作环节。从上世纪八十年代起，我国开始出现下岗职工到现在，下岗职工虽然有所减少，但是面临的问题依然非常严峻。在下岗职工的管理当中，档案成为管理的重要依据，面对下岗职工档案管理的现状，各级政府与部门必须加强对下岗职工档案的管理，发挥其对下岗职工再就业所产生的作用。
一、新时期下岗职工档案管理的现状
下岗职工档案管理重视程度有所提高，下岗职工的档案管理问题越来越多地受到了各级部门的重视。一些单位对下岗职工的档案管理，指定专门的机构与管理人员，明确职责，从为下岗职工的生活利益着想的角度出发，建立了比较完善的下岗职工档案。同时，为了增强管理的实效性，还扩大了下岗职工档案内容范围，除了个人的基本资料之外，还包括个人建立、与原单位签订的合同材料、参加政府举办的下岗职工再就业活动材料等。一些单位还积极开展的档案管理服务活动，利用掌握的下岗职工档案材料，采取推荐、举办招聘会等形式，促进下岗职工的再就业。
但是，受到体制、观念等多方面因素的影响，现在的档案管理服务工作当中还存在不少的弊端，比如说相关部门对下岗职工的档案管理工作的不重视，没有应有的管理人力资金的投入，将其作为企业的负担。同时，一些企业没有按照规定建立完善的职工档案制度，档案材料不健全，影响到下岗职工档案管理水平的提高。例如破产兼并的企业管理调动频繁，调动下岗员工档案流失、档案残缺的情况时有发生，甚至有一些企业让下岗职工自存档案的现象。在这种情况下，企业就无法为下岗职工管理机构提供完善的档案材料，也就无法针对下岗职工的现状，采取针对性的促进其就业的措施。
二、档案管理服务对下岗职工再就业作用发挥
针对新时期下岗职工档案管理的现状，为了发挥档案管理服务对下岗职工再就业的作用，提出如下建议：
1.强化宣传、加强领导
当前，各级政府及企事业单位应该充分认识到档案管理对于下岗职工再就业的重要作用和意义，在工作当中加强档案管理宣传，让用人单位能够认识到档案管理的作用，从思想上重视起档案管理工作，为档案管理配备专门的档案管理人员，由企业领导专门负责，强化档案管理的领导，保证档案管理工作的顺利进行。从各级政府及劳动部门的角度来讲，应把档案工作当做透视社会现象、掌握社会就业信息的主要渠道，展开具体深入的领导宣传活动。例如，在相关就业市场开设宣传专栏，张贴宣传标语，并积极利用各界媒体的力量，让社会认识与接收档案工作管理与服务，提高人们对档案工作的认识，从而促进下岗职工档案管理作用的发挥。而劳动者在工作当中，要主动配合用人单位，完善自己的档案管理资源，下岗以后要积极的向劳动部门提供档案，并按照劳动主管部门的要求对档案材料进行完善，在提高下岗职工档案管理水平的基础上，为档案管理服务的发挥创造条件。
2.推动下岗职工档案管理的社会化
下岗职工再就业不只是劳动部门的职责，而是全社会面临的一项重要社会问题，这就要求在下岗职工档案管理工作当中，不要局限在劳动就业部门，而是要实现下岗职工档案管理的社会化。同时，伴随着我国社会经济的快速发展，企业管理职能呈现社会化的特征，在职工档案管理当中，开始有社会机构的参与，这说明档案的社会功能不断的凸显。这就要求在下岗职工档案管理当中，要推动其实现社会化。劳动就业部分应该针对当前下岗职工档案管理社会化的现状，积极采取针对性的措施，提高社会化管理水平，使档案能够更好的发挥其服务作用。比如对无力交纳管理费用的下岗职工可以采取减交或者免交。对于一些滞留原单位的“死档案”，应积极派相关人员收缴。另外，政府部门应当适当投入资金解决一些“死档案”所存在的问题，避免档案的流失，同时解除档案对下岗职工的束缚，让档案服务于社会，从而对促进再就业产生积极的推动。
3.强化用人单位与劳动就业部分的档案管理配合
工会是“职工娘家”，解决下岗职工再就业的问题，与各级工会的配合显得非常重要。档案管理部门应当与工会与就业机构合作交流，挖掘档案深层次的就业信息，为下岗职工服务，并努力进行对档案的加工。协同工会部门为下岗职工协调工作接收单位，积极配合就业部门宣传以及对档案与人才的发掘，及时向其提供下岗职工的档案及相关资料。完善整个再就业的系统。同时，在再就业档案管理当中，用人单位与劳动就业部门要保持积极的沟通与交流，原单位必须根据劳动就业部门的要求，完善自身的档案管理制度，并对下岗职工会的档案进行完善，及时提交给劳动就业部门，同时根据要求提供其他与下岗职工档案有关的档案材料，以完善的下岗职工档案。下岗职工的再就业接纳单位，也要按照档案管理的要求，做好再就业职工的档案接收及管理工作，以更好的对再就业的职工进行管理。
总之，下岗职工档案管理对于新时期的下岗职工再就业工作具有重要意义，劳动就业部门及用人单位要重视职工档案的完善，认真做好下岗职工档案管理。在管理的过程中，要从帮助下岗职工再就业的角度出发，对其进行积极科学的管理，通过分析职工档案，查找下岗职工劳动就业上的不足，开展针对性的再就业培训，提高下岗职工的劳动就业能力，使档案管理在下岗职工再就业当中发挥更大的作用。
参考文献 ：
[1] 王桂珠.下岗职工档案管理问题[J].档案管理，2013，23（04）：103-104.
[2] 董军.对企业档案管理“共建共享”的探讨[J].山西档案，2013，11（06）：756-757.
[3].下岗职工档案的管理[J].黑龙江档案，2012，13（02）：669-670.
[4]温行琴.下岗职工档案管理的社会化[J].兰台世界，2014，15（10）：373-374.
第9篇：档案管理交流材料范文
科技计划项目是以科学技术发展规划纲要为指导，以提高科技创新能力、解决经济与社会发展中的关键共性科技问题为重点，由国家科技计划安排，在一定期限内进行的科学技术研究开发项目。从科技计划项目的表述中可以看出，科技计划项目是属于科研项目的范围，是由国家财政支持开展的科学技术的研究项目，而科研项目不仅包括科技计划项目，也包括企业、个人或团体出资开展的科学研究项目。科技计划项目档案就是科技计划项目在立项、研究、验收、成果转化等全过程中形成的、应该归档保存的各种类型及载体的原始记录。科技计划项目档案是科技计划项目全生命周期的管理及时、有效的信息记录，是科技计划项目执行管理、监测、评价的依据。
改革开放30多年来，我国逐年加大了对科技创新的扶持力度，大幅增加了每年的科技计划项目的经费投入。2014年全国科技经费投入全社会研究与试验发展（R&D）支出达到13400亿元，比2013年增加1553.4亿元；R&D占GDP比重预计可达2.1%，比2013年提高0.2个百分点。按照《科技部关于下达2014年度有关国家科技计划项目的通知》中对2014年下达的国家级的星火计划、火炬计划、重点新产品计划和软科学研究计划的立项情况统计，立项的科技计划项目共达到4136项。科技计划项目成果资源是我国宝贵的技术资源，如何管好、用好科技计划项目档案是科技管理部门和科技档案部门必须解决的问题，是重要的职责所在。
1 我国科技计划项目档案管理现状与问题
1.1 管理科技计划项目档案的机构（部门）设置现状
我国科技计划项目档案的管理机构的设置是依据上个世纪80年代制定的《科学技术档案工作条例》和《科学技术研究档案管理暂行规定》，这两个都是我国现行的国家法规性文件，对科技计划项目档案的管理都具有约束力。从科技计划项目档案管理体制看，其中仅规定了各级档案管理部门和科技行政管理部门对科技计划项目档案工作负有检查职责，其管理机构和遵遁的管理要求都是以横向与纵向相结合形式，即科技计划项目档案管理机构由本级科技主管部门主管，科技计划项目管理业务受上一级科技计划项目档案管理机构指导。以省一级的科技计划项目档案管理机构为例，机构和机构负责人由省级科技主管部门上――省科技厅或省科委来负责机构申请成立和人员任免，在科技计划项目档案管理业务上应由国家科技计划项目档案管理机构来指导。现在从国家层面来说，并没有一个专门的科技计划项目档案管理机构或科技档案管理机构。原来管理科技档案工作的国家科技部科技信息司也在1998年机构改革中被撤销了。所以现在的状况是没有国家科技计划项目档案（或科技档案）管理机构，省级的科技计划项目档案管理机构或相似的机构也不是全国所有的省市都有，也就上海市、天津市、辽宁省、安徽省、福建省、四川省等几个对科技计划项目档案（科技档案）比较重视的省市成立有专门的科技档案馆（或科技成果资料馆），市一级的科技计划项目管理机构就更少了。由于没有国家级层面的相关行业规章政策和业务标准制定，以上几个省级科技档案馆在管理科技计划项目档案（包括科技计划项目档案数字化工作）都处于群龙无首，各自为政的混乱状态。总之，目前，我国科技计划项目档案这样重要的国家科技资源的管理机构体系建设方面却是很薄弱的。
1.2 科技计划项目纸质档案的管理现状
目前科技计划项目纸质档案的管理办法仍然按照《科学技术档案工作条例》和《科学技术研究档案管理暂行规定》、《科学技术研究课题档案管理规范》、《国家高技术研究发展计划（863）文档材料管理办法》和《科学技术档案案卷构成的一般要求》执行，这些规范都是二三十年前的标准，已不能满足国家科技计划项目档案管理的需求。从科技计划项目纸质档案归档情况来看，经过长期的宣传普及档案常识，科技主管部门和科技档案部门相互配合，大部分的科技计划项目承担单位都能按照《科学技术研究档案管理暂行规定》等要求，完成科技计划项目的归档工作，将科研立项、研究实验、总结鉴定验收、成果和奖励申报、推广应用等各阶段形成的相关纸质材料进行归档。但还是有一些应归档的科技计划项目纸质档案材料存有遗漏、断续、丢失等现象，这与科技管理人员和科研人员的档案意识不强，只重视物质形态的“硬成果”，而不重视知识形态的“软成果”，或只重视“软成果”中的总结性材料，而不重视原始记录性材料有关，使得相当一部分应归档的科技计划项目纸质档案，在其产生之后因没有妥善的保存而无法收集齐全。
1.3 科技计划项目电子档案的管理现状
本世纪初我国开始科技计划项目管理模式改革，2002年年初科技部启动科技计划项目网络管理工作，开始建设科技计划项目管理系统。2003年国家科技计划项目正式开始通过网络在科技计划项目管理系统申报、受理，科技计划项目档案不仅有纸质档案，也有了电子档案。实现科技计划项目电子文件归档，完善科技计划项目档案（科研档案）双套制管理，成为当今科技管理、科技研究和档案管理人员共同面对的问题。“十一五”（2006―2010年）期间，我国进一步完善了科技计划项目管理系统功能，基本实现了科技计划项目的申报、受理、评审、立项、任务书签订、中期评估、验收等各个环节的网络管理功能。由于国家科技部门没出出台相应的科技计划项目电子档案的规范要求，所以各省级科技档案部门从自身管理实际出发，参考国家电子档案的相关法律法规，从2002年左右就开始陆续进行科技计划项目电子档案管理理论研究与实践探索。主要是通过课题引领，规范管理，积极开展课题研究，以研究带动实践科技计划项目档案管理的科学化、规范化。
2 我国科技计划项目档案工作的发展趋势
科学技术的快速发展和知识经济的迅速兴起，特别是信息网络化时代的到来，对人类社会的发展起着巨大的推动作用。我国科技计划项目档案工作也将随着我国科技事业的发展与时俱进，形成以下发展趋势。
第一，从2013年开始国家开始实行科技报告呈交制度，由政府部门立项并利用国家财政全额或部分经费资助的科技计划项目所产生的科技报告，项目承担单位必须呈交，并指定政府科技情报部门负责收藏并提供共享服务，目前，国家科技部已在联合多个部门研究建立中国的科技报告制度，以优化对科技计划项目资源的积累、管理和共享，这是改进现在科技管理和展示科技投入绩效考评的重大举措。科技档案部门要适应新的发展形势，配合科技情报部门做好收藏和提供共享服务工作。
第二，科技计划项目电子文件和数字档案的管理成为数字化环境下科研活动及其管理程序化决策的重要保证。在科研活动过程及其管理活动过程中实时开展电子科研文件的规范化和档案化管理，变事后滞后管理为事前前端控制，变阶段性孤岛系统管理为连贯性集成化管理与网络化服务，建立与科技计划项目活动及其管理业务流程集成的全项目期和全文件生命期动态管理机制，成为保障科研活动数字信息真实性、可靠性、完整性和长久可用性的基本功能要求。
第三，科技计划项目档案管理在国家科技计划项目立项管理、成果管理与绩效评估、信用管理与审计管理、学术规范治理与研究经费风险管理等科技管理活动中的作用越来越突出。随着我国科研创新体系的建设，国家在科研与发展方向的投入越来越多，社会越来越期望国家科技计划项目方面的投入产出及其运营管理能够向社会公开、公平、公正的科技计划管理，需要基于证据的科技计划项目治理，科技计划项目档案已成为科技计划项目管理的重要依据、管理对象和管理手段。
3 新形势下科技计划项目档案工作的发展思路
新形势下科技计划项目档案工作应从健全机构设置、加大宣传力度、提高人员素质、制定统一标准、采用现代技术以及加强业务协作等六个方面大力推进。
3.1 健全机构设置，统一指挥领导
目前作为科技计划项目档案管理机构的科技档案馆在体系上还不健全，没有统一的科技计划项目档案管理规章和工作标准，还没有形成强大的合力。至今还未成立国家级的科技档案馆，缺乏一整套从上至下的管理规章，同时国家对科技档案馆的性质、工作内容、任务要求、相对规模均无统一要求。已成立的部分省级科技档案馆都是按照各自的省情和工作情况自行规定规章和办法。所以新形势下我国科技计划项目档案工作要适应我国科技经济和社会发展需要就必须建立健全国家相关管理机构设置，笔者建议，国家应尽快成立国家科技档案馆以承担起对国家级科技计划项目档案的有效管理，同时指导全国各省市的科技档案馆开展工作。各省市建立健全省级科技档案馆，将本省市立项的科技计划项目档案统一管理起来，地市一级可根据条件需要相应建立科技档案馆，无条件成立的可由省一级科技档案馆承担起代管地市一级立项的科技计划项目档案的职责。如此 才保能证我国科技计划项目档案在国家级、省级、市级立项研究的科技计划项目档案得以及时、完整、安全地管理。
3.2 加大宣传力度，不断提高社会档案意识
①加强领导档案意识，建立明确的领导责任制，定期开展档案执法检查，推进科技计划项目档案工作的开展。②加强档案宣传，增强社会公众对科技计划项目档案的认识，宣传科技计划项目档案工作和开发利用的重要性，宣传档案开发利用的方法及查阅的程序。③增强科研人员的档案意识。特别要持续向科研人员广泛深入地宣传《档案法》、《科学技术档案工作条例》和《科学技术研究档案管理暂行规定》等相关法律法规，组织他们学习相关的法律条文，增强他们的法制意识，使他们认识到，科研成果虽然凝聚着科研人员辛勤劳动的汗水，因为有国家财力的资助，科研材料应属国家财富，任何人不得采用不正当手段将属于国家和单位的知识产权成果据为己有、非法使用、泄露或转让。④科技计划项目档案部门要提高档案服务意识。政府信息公开已成社会主流，档案部门也要做好科技计划项目档案依申请公开的准备工作。
3.3 提高档案管理人员素质，造就复合型管理人才
针对目前科技计划项目档案部门知识更新快，需要学习掌握新技术知识多的状况，对现有的科技计划项目档案管理人员的继续教育要注意以下几个方面：其一，注重实用性，要结合工作实际需要和未来的发展趋势，与实际工作紧密配合，并根据不同的层次、不同的需求，按需施教，学以致用，便于实际操作，讲究实效。其二，适应岗位发展需要，拓宽知识面。学习科技计划项目档案管理方法，开阔视野，增长技能，以适应档案工作的最新发展动态。其三，因材施教。档案专业技术人员继续教育的类型和形式方法与手段，对科技计划项目档案基础知识和新技术、新方法的学习和掌握可因人而异，人员变动比较频繁的单位，需要学习基础知识，掌握档案管理工作的基本技能；档案人员相对稳定的单位，需要补充一些新技术、新方法。
3.4 加快制定统一的管理标准，强化业务指导工作
前面提到我国在科技计划项目档案管理方面还没有一整套规范要求和整理标准。“无规矩无以成方圆”，要实现我国科技计划项目档案的有效收集、管理和开发利用，必须在全国推广统一的科技计划项目档案管理标准体系，实现规范化管理。同时要在工作实践中不断改进科技计划项目档案的管理方式，如科技计划项目档案是否可以以件归档？同一项科技计划项目档案中可否划分不同的保管期限？卷内目录是否可以采用固定格式来填写各部分的材料内容？等等一系列问题，研究并统一了这些整理操作方面的问题，有助于提高科技计划项目档案工作的水平和质量。统一的管理标准在全国推广开来，强化对全国科技系统科技计划项目档案的业务监督和指导工作，为实现全国各级科技计划项目档案信息资源网络共享奠定基础。
3.5 采用现代网络技术，全面实现科技计划项目档案现代化管理
目前科技计划项目档案现代管理从总体上看仍处于由文件处理向信息管理系统的过渡阶段，要使传统的人工管理模式过渡到计算机管理模式上来，要采用先进的技术手段来加强科技计划项目档案管理，如缩微技术、数字扫描影像技术、OA系统软件等的应用。当前，我国科技计划项目的申报立项研究验收都是通过科技计划项目网络管理系统来进行，科技档案部门在建立科技计划项目档案管理系统的同时，还必须解决科技计划项目管理系统与档案管理系统的有效连接问题，此外。通过采用先进的自动控制技术、计算机网络和通讯技术，逐步建立起一个全国范围的、面向社会提供科技计划项目档案信息服务的信息资源网络系统技术信息网络化管理系统，实现技术资料的网上传递和档案资源的数字化管理，并具备上网咨询、查阅及传递等档案资源共享服务功能。
3.6 加强业务协作，开展多形式的交流
“闭门造车”是做不好科技计划项目档案工作的，也是跟不上时代步伐的，在当今改革开放和走出国门的时代大背景下为档案工作者相互间的学习交流提供了很好的机会。
第一，要积极参加全国科技成果档案协作网的活动，让各省市的科技计划项目档案工作者交流，取长补短。也可以充分发挥各
