档案资料管理措施精选(九篇)

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第1篇：档案资料管理措施范文

【关键词】建筑工程；档案资料管理；问题；措施

建筑工程档案资料的有效管理是整个建设项目工程中必不可缺的重要组成部分，对档案资料的有效管理可以督促整个项目的每个单位、每个人都严格按照规定、标准进行工作。因此，建筑施工单位要对工程档案资料的管理高度重视，进行严格控制。只有认真贯彻执行档案资料的管理，才能更大程度上地提高企业施工的整体水平和安全质量的保障。

一、建筑工程档案资料管理中存在的问题

1、 对建筑工程中档案资料的管理不够重视

在一些建筑行业管理者的思想中，对于档案资料的管理没有足够的重视。他们一般注重工程建设的质量和速度，认为只有这些才是与工程利益直接相关的。他们的这种想法落后陈旧，是不切实际的。

2、对建筑工程中档案资料的管理不到位

建筑工程的档案资料包含了多方面的数据资料，其中包括管理、施工、设计、质检等部门。各部门分工合作， 致使档案资料完整存在相当大的难度。例如，在工程施工或竣工验收过程中，档案管理人员必须到现场才能对有关施工问题的档案规整记录，档案资料记录的全面性和准确度才能得到保证。如若不然，施工过程中的档案就得不到及时整理，或者在工程竣工验收过程中出现差错，而且这些差错很难被发现。

3、 建筑工程中档案的管理制度不健全

目前，施工企业的档案管理依据是20 世纪80年代末国家有关部门颁布的城市建设档案管理规定，该规定对档案资料管理的具体步骤没作详细规定。虽然有的地区制定了相关的制度，但是宣传不到位，施工企业管理人员对此没有给予足够重视，直接导致了建筑工程档案资料管理制度无法落实。

5、建筑工程中档案资料管理人员的职业素质偏低

建筑工程中档案资料管理的从业人员应该具有相应的专业基础，接受过正规的职业训练。但建筑工程中档案资料管理工作起步较晚，这些从业人员根本没有接受过对口教育，只接受过一些简单的短期训练，文化程度一般偏低，即使接受训练，职业素养的形成也很缓慢。这些问题导致建筑工程中档案资料管理从业人员的工作受阻，对于问题的掌控能力较差。甚至有的施工企业根本就没有专业从事档案资料管理的人员，一般由企业中其他岗位的人员兼任，导致员工无法专注于档案资料管理的工作。有的施工企业虽然有专职的档案资料管理从业人员，但是从事这一工作的员工更换频率过快，不利于对建筑工程中档案资料的高效管理。

二、加强建筑工程档案资料管理的措施

1、 健全建筑工程档案资料的管理制度

建立健全的档案资料管理制度是有效管理档案的基础。建设单位在项目成立之初就应按照国家档案的相关管理规定，结合工程实际，制定出一套相应的工程档案管理规定。与此同时，要明确建设、施工、监理单位等各项负责人以及档案在形成中所需要承担的责任，规范工程档案的搜集与整理，保证建筑工程与档案管理同步进行。完整的资料可以给建设单位的合法权益提供保障性的重要依据。

2、 保证建筑工程技术资料真实性、实用性，如今，国内大多数工程技术资料与工程并非同步进行，基本都是工程施工领先于技术资料整理，此类资料并不能真实反映出建筑工程施工的具体实况，丧失了工程档案资料的本身作用。因此，项目负责人应严格执行抽样调查制度，质监部门也应加强施工项目的检查，保质保量保同步。

3、 严格把好竣工验收工程档案资料质量关，使竣工验收档案可以发挥出凭证作用

建筑工程在竣工验收时，工程档案资料的管理人员要和工程项目管理人员一同，依照建筑工程档案归档范围规范的要求，对工程施工建设过程中形成的资料档案进行全面审核、检查，及早查出问题，并及时解决问题，务必使工程竣工的材料做到完整、真实，工程档案的归档范围符合规定的要求，认真切实地执行《建设工程质量管理条例》规定的相关条文，把好竣工验收关，竣工验收档案的移交也是整个工程的重要环节。在移交出合格的工程档案之后，由建设单位颁发出“建设工程档案合格证”，反之，不满足要求的则不发“建设工程档案合格证”，建设单位有权按合同拒绝尾款的支付，以此确保工程档案的准确性、完整性、系统性。

4、 加强档案管理人员的培训

加强工程档案资料管理人员的培训工作是保证工程档案质量的有效措施，档案管理人员需要高素质、高责任心的职业素养。不断提高业务素质，不断认清工程档案资料管理的作用和意义，充分利用现代化的专业技术知识和档案管理方法，灵活运用档案管理的新理念。与此同时，还要掌握相关法律法规以及与此相关部门的有关规定，通过高素质档案资料管理人员，严把工程档案质量关。此外，作为一名工程档案资料管理人员，必须具备一定的建筑工程专业的知识，所以在对档案资料管理人员培训的时候应加强建筑行业的基础知识学习，并对其进行考核。只有在日常工作中多思考、多协调、多交流，并用认真的态度去学习、去落实，才能将档案资料与工程施工同步起来，资料才能得以真实、实用。

5、 实行奖惩激励机制

激励产生的效应远远要大于管理本身，工程项目的各单位、各部门都应重视工程档案资料的形成，充分调动各方对资料管理的积极性，落实工程资料档案管理的奖惩制度，并每周对档案进行例行抽样检查，将工作做到位、做到实的单位给予经济上的奖励。反之，则对其进行管理整顿，甚至处罚。

6、充分利用现代化手段进行档案信息的统计

如今是现代化进程飞速的高科技时代，计算机媒体在发展，数据的统计也随之越来越方便、快捷，所以我们要利用这个优势，多层次、多角度地开辟出建筑工程资料档案的信息资源。在搜集的过程中不仅要考虑到目前建筑工程的需要，还要有大局观，预知观，要考虑到未来，也就是说竣工的验收或者下一个项目在建筑工程时的需要。此外，还要主动搜集档案资料：建设面积、项目名称、资金来源、设计图纸、设计来源、施工单位、合同工期、竣工日期、档案移交情况、质量监理、工程造价等等。设计合理的报表，为上级领导的决策提供重要的依据，也为建筑工程项目的质量和管理提供有力保障。

7、挖掘施工工程资料的潜在价值

施工工程档案资料涉及到施工过程中的各项环节，具有重要的指导作用。因此，施工单位在进行施工工程档案资料的管理过程中应该充分挖掘施工工程档案资料的潜在价值。在保证施工工程档案资料的完整的前提下，充分用资料对施工工程进行统筹考虑。通过现存的施工工程档案资料对施工工程进行技术指导，达到节省工程资源，合理控制预算，统筹规划布局，使工程的建设具有和谐性与统一性，保证工程的可持续发展。

综上所述，建筑工程档案资料管理是一项漫长而繁琐的工作，贯穿工程的开工至竣工的各个阶段，不能有丝毫的马虎大意，必须对自己负责的项目所形成的文字材料、图纸、图表、声像材料和其它载体的材料，具有保存价值的文件材料，认真做好立卷归档工作，并确保档案的完整性、准确性。否则，将影响到工程竣工验收是否能顺利进行。

参考文献：

[1] 史艳春，单承瑾. 优化建筑工程档案资料管理的对策研究[J]. 中国管理信息化. 2012（20）

[2] 靖冬超. 浅谈档案资料管理存在的问题及解决办法[J]. 办公室业务. 2013（14）

第2篇：档案资料管理措施范文

【关键词】建筑工程；档案资料；档案管理

建筑工程档案是建筑建设活动中形成的原始的、图物相符的、有保存价值的真实记录和实际反映，它记载着建筑物、构筑物、地下管线敷设等建设活动，是建设项目管理如投资计划、设计、施工、使用、维修及改建扩建等活动中形成的档案文件。在对建设工程质量、总体造价和建设工期进行管理的同时，建筑工程档案管理作为建筑工程项目管理的一部分，其重要作用也越来越被人们所重视。

1 建设工程项目及其基本程序

建设工程项目是指具有计划任务书和总体设计，经济工实行独立核算，行政工具有独立组织形式的基本建设项目。一个建设项目可以有多个单项工程，也可以只有一个单项工程。一个完整的建设工程项目一般包含以下几个基本程序：1）基本建设前期准备阶段：提出项目建议报告，进行可行性研究，编制设计任务书，制定总体规划、初步设计，设计施工图。2）基本建设后期建设阶段：施工组织、交工验收、组织竣工验收。所谓项目管理，就是围绕着建设项目而进行的规划、组织、控制与协调工作。科学的基本建设程序是基本建设过程及其规律的反映，如何规范化、程序化、合理化地对基本建设工作进行管理，是建筑搞好建筑工程工作的基础和命脉。同样地，规范化、程序化、合理化地对建筑工程档案进行同步管理，是做好建筑工程项目管理的一个重要基础工作。

2 建筑工程档案资料的归档范围

2.1 综合性文件资料

上级批准文件；计划任务书；工程地质、水文、气象、地震等文件资料；征地、拆迁安置等文件资料；项目的方案及初步设计文件资料；规划、消防、环保、卫生等政府部门的审批文件资料；工程施工、监理中标文件及有关合同、协议书；工程竣工验收及质量鉴定文件资料；工程竣工结算及其审计报告等文件资料；工程有关的照片、录像、录音、光盘等。

2.2 土建工程及水、电、设备安装工程施工文件资料

开/竣工报告；图纸会审、设计变更、技术交底记录及材料代用单等文件材料；项目的施工组织设计；监理规划、监理细则、监理月报及工程例会纪要等；原材料、零部件、半成品及成品的质量证明文件或试验资料；混凝土、砂浆等配合比及试验报告；隐蔽工程验收记录；沉降、位移、变形等观测记录；工程质量检验及评定文件材料；工程质量事故记录及处理的文件材料；施工技术总结等。

2.3竣工图

总平面布置竣工图；室外各种管线竣工图；建筑工程竣工图；装饰工程竣工图；结构工程竣工图；给水、排水工程竣工图；强电、弱电工程竣工图；通风、空调工程竣工图；其他特殊专业工程竣工图。

3 建筑工程档案存在的问题及解决办法

3.1存在的问题

（1）施工档案在工程管理中没有充分发挥有效工具、重要依据、有力武器、必要条件和生动素材的一般作用；

（2）施工档案在工程管理中没有充分发挥凭证、参考的特殊作用；

（3）施工记录不够规范、真实，以致归档后缺乏利用价值；

（4）对工程发生的会议纪要、签证资料不够重视，以致在决算审计时得不到有效利用；

（5）施工档案收集、整理、归档和移交过程不够流畅，缺乏时效性。

3.2 解决办法

如何发挥施工档案在工程管理中的应有作用，为工程管理提供有效、及时的服务，是一项严峻、紧迫的课题。要将施工档案规范化，走上良性循环的轨道。首先要对从事资料人员加强培训，提高人员素质；其次是把公司贯标中的档案管理办法与施工档案管理有机结合起来，从根本上改变原来的不规范状况，对症下药，逐个予以解决。

4 建筑工程档案的科学化管理

4.1建立健全档案管理制度是做好建筑工程档案管理的基础。

为了加强对工程建设各阶段档案资料的有序管理，保证归档资料及图纸的准确、齐全、规范，建设单位在项目建设初期（从工程立项开始）就应按照国家档案管理的有关规定，结合建筑实际情况，制定相应的档案管理制度、措施，同时要明确建设单位、勘察设计单位、招投标机构、施工单位、监理单位等工程项目管理人员及档案人员在工程档案形成过程中各自所应承担的职责，规范档案资料的收集、整理，以保证工程自立项开始与档案跟踪管理同步。完整的先期文件很重要，在维护建设单位的合法权益方面有重要的依据、凭证作用。

4.2严格把好竣工验收档案资料质量关，使工程竣工验收档案充分发挥其凭证作用。

工程竣工验收时，建设单位档案管理人员要会同工程项目管理人员，按照建筑工程档案归档范围的要求，对工程建设中形成的全部文件进行全面的检查、审核，发现问题，及时解决，补缺补漏，务必使得竣工材料做到真实、完备、及时，归档范围符合要求，认真贯彻执行《建设工程质量管理条例》和《工程竣工验收备案制》的有关条文，把好竣工验收关，把竣工档案的验收、移交作为整个工程验收的一个重要环节和内容，做到工程竣工验收与档案验收同步。移交合格工程档案的，由建设单位发给《建设工程档案合格证》，不按规定移交档案或移交的档案不符合要求的，不发给《建设工程档案合格证》，建设单位不结清尾款，以确保工程建设档案的完整、准确、系统。

4.3加强档案人员知识培训是确保工程档案质量的有力措施

档案管理人员的业务素质包括服务意识、服务质量、服务水平。档案管理人员要增强服务意识，认清档案工作的意义和重要性。努力提高服务质量和服务水平，要运用现代化的科学技术和设备，采用科学的管理方法，更好地服务于建筑工程档案管理工作。档案管理人员要更新观念，提高认识，变被动为主动，认真领会和掌握有关法律、法规的内容及主管部门的有关规定，在工作中灵活运用；要有较强的责任心，严把工程档案质量关。

在工程档案收集过程中，根据建筑工程档案的内容和利用者的需要，主动收集档案信息，如工程项目名称、建设地点、建筑面积、资金来源、勘察设计单位、施工单位、监理单位以及工程概算、立项批复时间、中标价、合同签订时间、合同工期、合同价款、竣工验收时间、工程质量等级、工程结算价款、工程竣工验收备案情况、档案移交情况等信息项目，设计科学合理的统计报表，为领导决策提供依据，为工程项目科学管理提供保障。

参考文献：

[1]徐英浩.浅谈施工档案在工程管理中的作用[J].工海煤气，2004（5）：8788

第3篇：档案资料管理措施范文

要严格划清密与非密的界限，限制密级文件资料的下发范围和知悉范围。首先在起草的文稿上先拟定密级，防止在起草过程中造成泄密；其次在文件的修改、制作、发送、传阅、使用、销毁等各个环节上按要求进行登记、管理、监控，并确定哪些档案资料能开放利用，哪些应限制在一定范围内利用，哪些还不能提供利用，严格执行保密期限、解密时间或者解密条件的规范标准。要主动接受保密部门对调密工作的监督和指导，进一步做好档案资料管理规范化、标准化工作，做到科学的管理，准确的掌握，有效的保密，及时的提供利用。

强化目标管理，应用保密技术促进档案资料管理

随着秘密信息载体形式的多样化，办公自动化的应用，以及网络技术的不断发展，现代企业步入了以电子信息交流为标志的信息化时代，其各项业务由点发展到面，几乎覆盖了办公业务的全部流程，造成了大量数字化信息的不断涌现。我们已逐步认识到，电子文件的传递速度、检索途径等相对于传统的纸质文件来说有着极大的优越性，但在信息采集、处理、存储和交换方式等方面又有其致命的弱点，如：易被窃取、篡改、删除、伪造，如果使用和管理不当，将会给国家和企业带来严重的后果。因此，确保资料的保密性、完整性、有效性、可控性和不可抵赖性是现代企业档案资料管理工作中信息安全保密的目标。在严峻的保密形势下，企业应与时俱进，积极地将保密防范技术和保密检查技术引入档案资料管理工作中。在保证环境、设备、设施安全的前提下，通过备份与恢复、病毒检测与消除、电磁兼容等措施，保证信息系统的运行安全；在进行计算机标引、数据库建设、以及为用户提供网上信息服务时，采取物理隔离、身份鉴别、访问控制、传输加密、存储加密、完整性校验、防电磁泄漏发射、安全审计跟踪等积极主动的防范措施，尽量减少信息利用者的安全风险。

第4篇：档案资料管理措施范文

关键词：永定新河档案资料管理工作

中图分类号：G271 文献标识码：A

一、工程概况

永定新河位于天津市市区北侧，是天津市北部的防洪屏障。河道开挖于1971年，全长66km，沿途纳入机场排水河、北京排污河、潮白新河等，河口处控制流域面积8.3万km2，对天津市防洪、沿岸及支系河道的排涝等均起到了十分重要的作用。

本次治理建设内容为：桩号：53+000～66+000进行河道清淤；桩号：63+041处新建防潮闸一座；闸下永定新河右岸新建渔船码头一座；桩号59+600～62+177长2577m永定新河右堤复堤及闸左、右岸引堤工程；管理用房及水文站工程；管理区、防潮闸区水土保持绿化工程等。

二、档案资料管理工作的难点

1、本工程建设历时50个月，在工程实施期间，由于北塘镇拆迁，现场管理机构经历数次搬家，档案资料容易丢失。

2、本工程涉及的专业种类比较多，给档案资料收集、整编带来了很大困难。

3、本工程共分为4个监理标段、27个施工标段和5个设备采购标，由于工程分标较多，无形中增加了档案资料管理工作量。

三、施工准备阶段的档案资料管理工作

1、要求选派有档案资料管理经验、精通业务、工作认真负责、工作能力强的工程技术人员负责各自标段的档案资料管理工作。

2、根据工程性质，将施工标段分为防潮闸主体工程、码头工程、河道清淤工程、堤防工程、房屋建筑工程、绿化工程、设备采购工程和临时工程计八类，在监理工作程序交底时，分别对不同类型的工程提出工程档案资料的管理要求。

3、根据批准的工程项目划分和检测计划，初步确定各标段应形成的工程档案资料数量。

4、监理机构主动与项目法人和质量监督机构联系，确定质量标准、适用的表格样式，以免发生资料大量返工。

5、监理机构制定文件传递程序，凡不符合文件传递程序规定的文件，一律视为无效文件，并建立文件收发台帐。

6、监理机构对档案资料管理人员进行必要的培训，做到工程档案资料齐全、规范。

四、施工阶段的档案资料管理工作

1、工程档案资料的形成和责任人

根据“谁施工，谁负责”的原则，由现场职能人员形成工程档案资料，并对工程资料负责，例如：持证上岗的测量员进行实地测量，对在外业工作结束后形成的测量成果负责，测量工程师对测量成果的核验负责。质检员和专业工程师，分别对质量自检和质量抽检负责，施工员和监理现场值班人员，分别形成各自的施工现场记录，并对其负责。重点防范施工单位的档案资料由资料员一人在室内编造形成，只有将工程档案资料的形成过程和责任人落实在工程实施过程中，才能保证工程资料的真实性。

2、工程档案资料与施工进度同步

在工程施工过程中往往因各种原因发生所谓“抢工期、赶进度”的情况，这时就会出现档案资料不能与施工同步的情况，为了确保档案资料与工程进度同步，除了做好施工前的各种准备工作外，重点要解决征地拆迁等外部条件，如发生工程档案资料不能与施工进度同步，监理机构则要求施工单位增加资料管理人员，对于严重滞后，又不采取措施的施工标段，则采取暂停施工或暂停工程价款支付的办法促使施工单位进行整改，做到档案资料与工程同步。

3、定期检查制度

在施工过程中，对施工单位的工程档案实行定期检查制度，永定新河治理一期工程对防潮闸工程、码头工程、堤防工程等每月检查一次，由总监、档案资料工程师和专业工程师及施工单位有关职能人员参加，对检查中发现的问题，监理机构以书面形式向施工单位提出，并要求限期整改，必要时通报项目法人，要求施工单位撤换相关的职能人员。

4、工程档案资料的应用

本工程除了注重档案资料形成的及时、真实、完整性外，还注重其在施工过程中的应用，例如：在高喷防渗墙施工过程中，通过施工记录和防渗墙的检测，及时调整了防渗墙的施工参数，使防渗墙的质量达到设计要求的指标，在防潮闸第一块闸底板施工过程中，通过混凝土温控记录，发现混凝土的内外温差超过25℃，有可能出现温度裂缝，除了通过预埋冷却水管调节温度外，及时调整了混凝土配合比，适当减少水泥用量，增加掺合料用量，使混凝土内外温差控制在25℃左右，防止温度裂缝的出现。

所以工程档案资料不仅在工程完工后是工程管理的重要依据，在施工过程中，其灵活运用对提高工程质量也起到十分重要的作用。

四、竣工期档案资料管理工作

竣工期档案资料管理工作的重点是对监理机构及施工标段已经形成并完成整编的工程档案资料，按照《水利工程建设项目档案管理规定》（水办[2005]480号）、《水利水电建设工程验收规程》（SL223-2008）、《关于印发水利工程建设项目档案验收管理办法的通知》（水办[2008]336号）等标准进行一次全面的核查。

组织核查

各标段通过单位工程完工验收后，监理机构组织档案管理专职工程师、现场专业监理工程师及施工单位的技术负责人、资料员、施工员、测量员、材料员、质检员和试验员对该标段的工程档案资料（包括竣工图纸）进行全面审核。

2、档案资料的范围和内容

监理机构档案资料的范围包括：3个监理标段、27个施工标段和5个设备采购标段，审核的主要内容有：工程建设程序文件，质量保证文件，质量评定文件，施工记录文件，工程变更文件，工程价款支付和工程索赔文件，设备采购文件和竣工图纸等。

3、档案资料的审核方法

（1）工程建设程序文件的审核方法

根据基本建设程序和监理工作程序，逐一审核施工单位的程序文件，如：进场通知，合同项目开工申请，分部工程开工申请，人员、施工设备、试验室进场报验，施工组织设计、施工进度计划，质量保证措施，安全及环境保护措施，专项措施计划的申报及批复，设计交桩，设计交底，基准点复核及施工测量成果报验，材料、设备进场报验等。

（2）质量保证文件的审核

对于工程中所使用的原材料/构配件和中间产品，施工单位应首先报送材料采购计划，经批准后方进行采购，材料进场时进行外观质量检查，检查合格后按检测计划进行取样试验，试验合格后向监理机构报验，批准后用于工程指定部位。档案资料审核时，除了检查材料检验报告的各项指标符合设计要求外，还要审核各种材料的取样个数满足批准的检测计划要求。

（3）质量评定文件的审核

根据批准的工程项目划分，审核单位工程、分部工程及单元工程质量评定表的填写内容是否符合《水利水电工程施工质量检验与评定规程》（SL176-2007）的要求，以及其数量是否与工程项目划分一致，评定表中的质量标准应与合同（或设计）要求及现行规范一致，工程质量等级评定应符合有关规定。

（4）施工记录文件的审核

施工记录文件审核时应与施工日志、现场试验记录、监理日志等文件对照进行审核，核查现场试验项目和数量是否与检测计划相一致，例如：回填土的击实试验或相对密度试验，现场碾压试验，各种形式桩基的施工参数现场试验，桩机的施工记录，砼浇筑记录，监理旁站记录等。

（5）工程变更文件的审核

审核的主要内容有：工程变更是否符合合同有关规定，确定变更的责任方和变更程序是否符合有关规定，以及工程变更是否得到批准。

（6）竣工图纸的审核

在单位工程完工验收后，要求施工单位在规定时间内向监理机构提交竣工图，按原图组织施工或修改部分不超过原图1/3的施工图按有关规定可以作为竣工图，施工单位加盖竣工图章，监理机构审核并签字确认，对原施工图修改超过1/3的应重新绘制竣工图，监理机构根据工程变更文件、设计通知等文件，逐张进行审核，并加盖监理机构审核确认章，监理工程师签字确认。

竣工图纸审核时，重点一定要放在竣工图要与工程实际情况一致，能反映工程的实际情况。

第5篇：档案资料管理措施范文

关键词：工程；档案资料；管理

中图分类号：G271文献标识码： A 文章编号：

引言

档案资料是工程单位工作中的重要组成部分之一，反映了建设项目管理工作的真实过程，档案资料为单位事业的发展提供了依据。国家工程项目建设管理体制改革进一步深化，传统的档案管理工作中同时产生了问题和困难，只有及时的做好档案管理工作，才能为发展和谐社会提供服务。

一、工程档案资料管理工作的重要性

工程档案资料来源于工程建设全过程。工程项目具有投资大、周期长、环节多、要求高、涉及面广、内外协作等关系复杂的特点，因此形成的档案有多种载体，档案数量多、保存价值高。工程在建设过程中往往采用先进的工艺设备及周密的组织管理，使得档案具有较高的利用价值。它不仅对建设过程中的质量评定、事故原因分析、索赔与反索赔、阶段与竣工验收及其他日常管理工作具有重要的作用,而且在工程运行管理工作中，也是不可缺少的依据和条件。有了工程档案资料，可以了解工程的前期工作、建设情况，也可以搞好运行管理，预见工程将来可能发生的问题，帮助控制不良事态发展趋势。工程档案是工程建设全过程活动的真实记录，是不可再生的信息资源，也是国家财产管理的依据和凭证，它对于保存历史、指导现实和服务未来具有重要的作用。

二、工程档案资料管理存在的问题

1、档案管理制度不能适应工程建设项目管理体制的改革

近年来，工程建设项目管理工作发生了很大变化，国家对建设管理体制改革逐渐深入，工程招投标制度、竣工验收备案制度、监理制度、市场稽查制度逐步完善，政府转变职能，行政审批进行改革，对不适应深化改革新形势的部分规章和规范性文件进行了系统的清理、修订，使工程建设项目档案的内容、形式、规定、制度、以及各种档案载体都发生相应变化，但与之相对应的各种档案管理制度、法规未及时做相应调整和修改，工程档案还没有纳入新的管理机制，如何尽快建立完善的项目档案法规制度，目前缺乏研究和应对措施。

2、重工程建设，轻档案管理

建设单位的工作人员从领导到同志，对工程建设倾注了全部的时间和精力；而对工程档案管理工作，各建设单位一般不设专职的档案工作人员，把档案管理工作只看作是一种资料的简单存放、堆积、保管，只有在工程阶段验收、竣工验收时，才进行资料建档、归档等整理工作。这种管理方式影响档案工作的质量,给工程档案造成很大的危害，使相隔时间较长的资料零散，无法完整无误地归档，由此给工程建设、管理造成重大负面影响。

3、档案管理水平普遍较差

在项目档案管理工作上远没有达到标准化、制度化、规范化管理。许多施工企业档案管理体制不健全,档案规章制度形同虚设，没有形成有效的管理和监督机制，在制度执行上也存在“软”的现象。

4、档案专业人才缺乏，知识结构老化，知识层次低

在工程建设中，档案人员一般是新参加工作的同志多、工程技术人员多，缺乏档案专业知识，对工程档案比较陌生，档案专业毕业或者有档案馆员中高级职称的人很少,熟悉档案法规和制度，熟练掌握网络技术、软件应用，用电脑进行操作并对档案进行开发再利用的专业人才更是奇缺。

三、加强工程档案资料管理工作的措施

1、建立科学的适合工程实际的档案资料管理体制

做好档案工作要把档案工作纳入工程总体格局之中，实行统一领导，专人负责，部门分级配合、协调的原则。工程实行业主负责制、招标投标制和建设监理制。新的建设管理体制，致使建设期间档案资料管理体制及机制与过去有所不同。首先，建设管理局是项目法人，代表出资各方负责工程建设管理。工程的档案资料必须实行业主统一集中管理，无论是施工单位、监理、设计单位都必须把所有的档案资料按时、保质、保量地提交给业主。由工程建设管理局牵头，明确建设、设计、监理、质检、施工等各有关单位和人员的职责范围，理顺关系，落实任务，以形成档案工作一级抓一级，层层负责，各单位密切配合，有机组成一个档案工作大网络的格局。另外，监理单位又具有审核把关职责，档案资料是否完整、系统并符合要求，监理单位有着不可推卸的责任。监理工程师在审核档案资料过程中，对于质量检验资料的审核，必须如实反映情况、不得擅自修改、伪造和事后补作；对于质量评定资料的审核，必须要求各种试验、验收、质量评价资料齐全、完整；对于竣工图的审核，必须要求如实记录并反映各种地上、地下建筑物的详细情况，特别要反映出设计变更后的真实情况;所有工程档案资料均应按照工程档案管理的要求，分类进行整编；竣工验收的档案资料必须保证在4个月内( 尾工验收1个月) 归档完毕。因此，作为业主必须充分依靠监理单位，通过监理工程师的现场工作，把好档案资料质量第一关。

（1）工程建设初期要根据档案管理的有关法规、规定和技术要求，制定本工程的档案管理办法、实施细则，对档案机构及其职责、，材料归档要求、档案的案卷质量、档案的利用与管理等作出具体规定，使整个档案工作从工程建设一开始就纳入正常管理轨道，真正做到档案工作的各个环节有章可循，有法可依。

（2）在工程准备与建设阶段，档案业务指导人员应及时了解工程建设项目的计划、规模、性质、进度等，并且经常与工程资料员保持联系，使得档案的跟踪收集工作从工程立项开始就与工程同步进行。同步进行是指，下达工程建设计划任务与提出档案工作要求要同步；检查工程进度、施工质量同检查档案文件材料的形成要同步；单元、分部、单位工程验收及工程竣工验收前必须先对相应的档案进行验收,凡归档文件资料的质量达不到规定要求的，不得进行验收，在规定期限内未完成归档任务的建设项目不能评定为优质工程。档案管理采取责任到人的措施，全部档案落实到每位业务指导员的头上，每位业务员有针对性地介入各自负责的工程，跟踪指导、监督、检查，对各自负责的建设单位、施工单位、监理单位跟踪服务,耐心讲解档案收集、整理、归档的要求，对施工中档案存在的问题进行业务指导。

（3）在工程建设后阶段，要认真做好档案验收工作，档案验收重点是检查项目的前期文件、隐蔽工程材料和竣工图的编制，对建设周期长的工程，应分阶段验收，查漏补缺，发现问题，及时纠错改误，加强对档案的预验收工作,以确保资料齐全、完整和准确。

2、提高专、兼职档案资料管理人员的综合素质

档案人员不但要学习档案理论，精通档案业务，同时，还要真正做好新时期档案管理工作，运用现代化办公手段，实现档案网络化管理。要提高思想素质，提倡爱岗敬业，增强服务意识，具备良好的职业道德和心理素质；要提高业务素质，做到依法治档，自觉参加岗位培训；要塑造复合型人才，既有档案管理专业能力，又善于计算机应用和网络信息管理。总之，档案工作者应该解放思想，转变观念，勇于创造，适应档案信息化建设和工程档案事业发展的需要。

结束语

总之，档案资料管理工作在工程建设中也占据着不小的地位。这要求我们抓住当前有利时机，加强学习、不断改革创新，冲破原有的思路、模式，形成一整套新的档案思想、档案观念，才能适应档案事业的发展，并为实现档案管理的科学化、规范化、现代化作出应有的贡献。

参考文献：

[1]赵甲信.关于加快推进县域档案信息化建设工作步伐的几点体会[J].陕西档案，2008（06）.

第6篇：档案资料管理措施范文

关键词：档案 资料 收集 归档

一.闸站档案资料管理

1.1闸站档案的特点及管理缺陷

闸站档案资料管理在其日常的管理工作中涉及到包括工程设备技术管理和行政管理在内的各项工作内容。就目前而言，闸站档案资料管理中的工作内容都是由人工去收集、整理并归档的，也因此存在着许多缺陷，由于管理方法的落后，执行起来不仅费工费时，同时也为日后的查询工作带来不便，经常性的，由于没有及时对有关记录进行收集和整理，导致很多原始记录遗失，给闸站档案的资料管理工作造成不必要的损失。

1.2加强闸站档案资料管理的措施

1.2.1加强对原始资料的控制

只有加强了对原始资料的控制，才能有效地保证工程档案的完整性。档案的原始文件是解决工程质量纠纷及经济纠纷的重要凭证和依据，因此，加强对工程建设档案原始文件的收集和保存工作是非常重要的。想要做到工程档案的完整性，就必须加强对工程前期工作阶段有关文件资料的收集和对工程的初开工阶段有关文件资料的收集，改变工程档案原始的管理工作模式，将档案原始文件的收集和整理工作成为项目开工的前提条件，另外的，也应将闸站档案资料管理工作纳入程序管理，并使该工作始终贯穿于项目的全过程。

1.2.2利用经济制约手段确保工程档案系统的完整性

随着社会主义市场经济的逐步完善，合同的重要性越来越显现出来，合同作为参加各方的纽带对他们起着约束的作用，同时也是约束他们的强有力的法律依据。合同制管理的重要性在新的建设管理体制中也表现得很明显，相关的法律法规别规定：勘察设计合同的内容包括提交有关基础资料和文件的期限、质量要求、费用以及其他协作条件等条款。在合同中应该明确规定要预留出一些资金，当施工单位或部门移交的档案缺乏完整性、系统性和准确性时，或没有严格按照流程的规定让档案部门在验收表上签证，并由财务部门实施决算的话，那么就将这预留出来的资金用于对文档材料的收集和归档，以此来制约承建单位，使其重视对档案的收集和归档，确保档案的完整性、准确性和系统性。

1.2.3加强隐蔽工程、关键部位质保资料的质量控制

水利工程质保资料是工程质量和监督过程的实际记录，为工程使用过程出现的质量问题，提供技术查考数据和补救措施。因此，特别要重视对工程质量和隐蔽工程产生的质量保证资料的真实性、准确性审核，重视对容易被素质不高的施工单位偷工减料和钻空子的地方。加强隐蔽工程、关键部位的平时督查，严格隐蔽工程验收记录的签章，防止工程腐败行为，保证工程质量，保证建设者的利益。

1.2.4重视水利工程建设核心阶段的资料收集和归档

水利工程建设核心阶段包括工程的设计阶段、施工阶段和竣工阶段，这些阶段所收集、归档出的档案作为水利工程的核心档案，由于设计阶段、施工阶段和竣工阶段的复杂、多样性，其档案资料也具有多样化、周期长和科技含量高等特性。应及时掌握工程的施工进度，抓住重点环节不失时机，采取主动出击的方式，收集并归档相关的文件材料，同时也要加强对该项工作的监督，以确保档案的质量。在水利工程竣工验收之前，工程的承建单位的有关人员应连同参建单位的负责人，与工程技术人员和有关的档案人员一起，根据竣工检查程序图和检查要求，彻底检查竣工图的编制质量和资料收集、整理情况，及时修改不准确的地方和补充不完善的地方。在对工程进行验收时，通过对图文、实物与检验图纸、文件进行对比，检查其准确性，通过利用资金流向分析法和检查会计总账，并对固定资产卡片等进行分析，检查关键环节的档案是否具有完整性和系统性；通过以上两种方式加强在工程验收期间的工程档案的审计验收，保证成档文件的真实有效性和完整性。

二.闸站档案的开发利用

2.1开发利用的制度

对于闸站档案的开发与利用，应围绕以下几条开发利用制度来进行：第一，相关的档案人员要主动了解各部门对利用档案的要求，做好提供利用的工作；第二，按照达标规定及利用工作的需要，编制包括人名卡片、索引卡片和著录卡片在内的专题卡片，需要注意的是著录工作应严格按照国家的有关规定进行；第三，根据已收藏的相类似的工程档案，开发资料发源，开展编辑工作和研究工作；第四，结合实现工作和应急工作任务，准确提供档案利用和服务。

2.2闸站档案利用需要注意的问题

在利用闸站档案时需遵守以下条规：

①档案室资料主要供本处及相关部门利用，利用密级档案须经主管领导批准；

②利用本室档案、资料必须填写《查阅档案登记表》；

③档案原件一般不借出档案室，因特殊情况需要借出时，须经主管领导或办公室负责人批准，特殊重要的档案借出档案室时，须经处领导文字批准，借出时间不得超过一星期；

④爱护档案资料，不准在档案上打点、划线、折角、做记号、更不准涂改和撕、拆档案；借出的档案、资料要防止丢失、损坏，收回时要严格检查；

⑤利用者有义务将利用档案资料产生的效果反馈到档案室，档案室应详细填写利用效果登记；

⑥利用者必须遵守《中华人民共和国档案法》，未经分管或主管档案工作领导批准，不得擅自公布档案；

⑦档案室应编制各类检索工具，有效提高档案的检索效率；

⑧档案室应积极编研各类专业汇编材料，提高可靠数据和有价值的资料，做好档案的开发利用工作。

参考文献：

[1]董敏.胶东供水工程档案的收集与管理[J].山东档案.2009

第7篇：档案资料管理措施范文

关键词:园林工程档案资料问题 对策

中图分类号：TU986文献标识码： A

随着城市化进程的不断加快，城市园林绿化建设的规模和速度、质量和水平都有了显著提升，城市人居环境质量明显改善。近年来，各地建成很多园林精品工程，绿化施工的水平也越来越高。但是在具体项目中，园林绿化工程档案资料的管理水平却还有较大差距，很多项目的档案资料无法全面反映园林绿化工程项目的规划设计和建设审批情况、施工和养护过程的情况，也不能为建设单位提供完整的变更、竣工资料，难以为后期使用、维护提供详尽的依据。要全面提高城市园林绿化工作水平，就必须解决园林绿化工程档案资料管理这个突出问题。

一、城市园林绿化工程档案管理存在的问题

一是思想上不重视，认识上存在偏差。园林绿化工程的主体是园林植物，而植物是生长的、变化的，于是很多人就认为这样的工程项目不用也没法存档案、编资料，觉得鲜活的植物比僵硬的资料更有现实意义。不少建设单位在项目档案管理方面知之甚少，不清楚建设项目档案工作有哪些要求，更不清楚项目档案工作的具体做法。项目建设单位一般不会制定相关的档案管理标准，或者存在不完善、可操作性不强的问题；对各参建单位的指导、监督、检查、考核力度不够，管理处在松散状态；相当多的项目在实施过程中，档案管理明显滞后，未将项目档案工作的有关要求列入控制管理内容。

二是工作不细致，资料收集不齐全。园林绿化工程档案资料要全，要符合工程档案资料完整性的要求。就单项工程形成的工程档案而言，应包含该单项工程全历程中形成的所有具备生存价值、切合实际性的文件资料。园林绿化工程档案具有不可分离性，体现在连结工程档案之间的资料要有机接洽，不能随意肢解与组合园林绿化工程资料，造成资料不能相互印证的问题。许多项目前期文件、设计文件和监理文件的收集不完整、不系统，多数单位没有收集项目施工前的原场地旧貌、开工仪式、施工过程、隐蔽工程、施工工艺等声像资料；竣工资料往往缺项更多。更重要的，植物的档案资料更少，特别是反映植物原生存状态的资料几乎没人收集，这成为所有园林工程档案资料中最大的缺项。

三是工作不严谨，园林绿化工程档案资料存在安全隐患。工程档案的精确，要求工程档案必需是真正的实际情况记载，使其档案为今后研究和实际使用提供可靠的依据和凭据。档案资料应按系统科学归档，并且要做到从个别到整体都能构成相互依存、相互证明的严谨关系。现实的情况是，各自为政的多，按规范做得少；得过且过得多，认真整理的少。很多项目是有什么算什么，资料不全可以去搜集、补充，缺乏严谨的态度。由于建设单位重视不够，自有知识产权保护不力，制度不健全，造成园林绿化工程档案的安全保存得不到可靠保障。最常见的问题就是，工程档案文件书写用材不规范，造成园林绿化工程档案资料保存时间不长的问题。还有些单位档案保护意识弱、保护方法少、保护手段滞后，导致档案较早被损坏，难以恢复原貌。

四是规范标准落实不够，工程档案资料不规范。按照规定，工程文件应笔迹、图样清晰，图表整洁，具名、盖章手续完整，但在实际工作中难以落实。在项目建设过程中，有些材料没有审核批准签名、不是原始记录；归档的文件应为原件，而许多档案资料中往往是复印件；有些档案立卷时著录项填写不规范；工程文件的实质内容及深度不能满足工程勘测、设计、施工、监理等方面的规定、规范要求；图纸应是蓝图，竣工图应是新蓝图，不能使用计算机出图的拷贝件等，参建单位不注意、无要求，造成竣工图纸资料白图较多；立卷千变万化，没有统一的标准，园林工程资料归档使用的表格各自为政、大小不一，档案资料杂乱无章。

二、加强城市园林绿化工程档案资料管理的对策措施

一要千方百计把档案资料收上来。要明确目标，按照国家有关规范标准，明确工程项目的归档范围、资料类型、保管期限等，使这项工作的目标和要求更加明确。档案资料的载体也日渐多样化，除纸质外还包含照片、录音、录像、实物等，只有明确具体的要求，才能从源头上保证档案收藏资源。要及早介入，在工程建设初期收集工作就要跟上，这时候文件材料形成的部门很多,主要是文书材料和指令性的文件。一旦出现疏漏,就会给最后档案的归档带来很多负面的影响。工程项目开工前,就应该设立工程负责人分管档案工作,并协调好专、兼职档案人员与相关部门的工作关系,及时解决收集工作中出现的新情况、新问题。要建立网络，组织相关部门的专、兼职档案人员和工程技术人员建立一个多层次的文件材料收集网络。工程技术人员负责收集自己工作范围内形成的文件材料及电子档案;工程档案人员积累工程往来的重要文件原件、初步设计、施工图设计等文件材料及电子档案。

二是科学认真地把档案资料管起来。要健全制度，如建立档案室管理制度、档案查阅制度、档案保密制度、档案人员工作职责、保管利用制度、档案鉴定、销毁制度、保管期限、归档范围等规定。要按制度管理，制定专职档案人员的工作职责以及借阅、保管、保密、利用和档案工作考核检查制度，以严密的制度规范档案制作程序，保证档案质量，确保各种类别、各种载体的档案集中统一管理，做到从立卷归档到保管统计，从档案利用到鉴定销毁，从档案移交到奖惩等每个环节都实现规范、高效管理。要按制度考核，把有关制度和规定纳入岗位职责和考核体系，提高全员档案意识，使大家积极主动地配合档案部门工作，强化动态管理，一旦遗失及时查找补损，确保材料完整。

三是努力让城市园林工程档案资料活起来。档案管理的一个重要目的就是要使档案为社会所用，要通过档案的信息化管理实现社会化利用，提高档案的利用率。要强化信息意识和信息观念，变静态档案信息为动态信息，搞好信息资源的开发和利用。比如能够汇总出一个城市当年某种乔木的种植数量、成活率，这对于园林行业来说就是很重要的信息。要通过现代信息处理技术对现有的各种档案进行数字化处理和存储，加强档案目录数据库、档案全文数据库和多媒体数据库建设。在推进信息化管理的过程中应先根据各卷宗的重要程度、价值大小、利用率高低的情况对所有卷宗进行排队，将那些核心档案和利用率较高的档案进行优先加工整理，这样就可以加快档案管理信息化的进程和提高利用的效率。

第8篇：档案资料管理措施范文

【关键词】工程竣工；资料管理；问题；措施

近年来，我国建筑事业在不断地发展，相应的工程施工企业的管理体制也在不断地完善中，对工程竣工资料管理工作的要求也是越来越严格。工程竣工资料包含的内容非常多，例如：工程最后验收的资料、整个工程施工的管理文件、竣工图以及工程财务结算的资料等等，工程竣工资料管理在整个工程项目管理中是不可忽视的一项管理工作，因为工程竣工资料为今后工程项目，能够安全的投入到使用中提供了重要的保障，所以工程竣工资料管理部门应该加强对工程竣工资料的管理，保证每次记录的工程竣工资料能够准确、真实，而且能够系统直观的反映工程竣工的全过程，从而达到预期的效果。

一、工程竣工资料管理工作存在的突出问题

（一） 建筑企业档案整理意识薄弱

建筑行业属于一项施工复杂，并且难度很大的工程，所以工程合同的制定非常重要，不仅仅是关乎整个建筑企业的利益，还关乎着施工人员的合法权益[1]。可是在建筑工程中，有很多工程在竣工后，各部门的施工档案没有及时的到工程竣工资料管理部门办理归档手续，进而使档案资料还保存在原来的各个部门中。档案资料没有统一的到工程竣工资料管理部门进行归档，不仅不利于管理部门的检查工作，而且还会出现对档案资料不重视的现象发生，造成档案资料的缺失[2]。随着我国经济体制的不断变革，建筑企业的体制也会随之变革，这样企业就会对管理理念进行创新，进而就会出现大规模的人事调动，因此，各部门的工作人员如果没有及时的对资料进行归档，就会造成档案资料的丢失，对建筑企业的影响也是非常严重的，虽然管理部门会采取一些措施加以解决，但是也解决不了实际性问题，还是会造成不必要的经济损失。

（二） 建筑企业过于重视实际建设，忽视了对档案的管理

在整个工程项目管理中，工程竣工资料的管理工作非常重要，如果竣工资料不进入归档整理，必定会影响整个工程的管理，同时也不能更好的发挥其作用。为了使工程竣工资料管理工作顺利开展，相应的也要制定一些管理制度，来加强管理工作的力度，以此来保证工程竣工档案资料的完整性[3]。近年来，由于建筑行业的发展越来越快，不仅得到了国家的高度重视，还得到了社会的广泛关注，所以就导致企业的管理部门对工作程序进行简单化，在具体的工作环节中不按照规定标准进行办理，检查工作更是简单化，相应的就是走一个形式而已。这些现象的出现，对建筑工程后期的正式投入使用会带来严重的影响。

（三）工程竣工资料管理人员专业技能与专业素质不高

当今社会是信息技术迅速发展的时代，因此，信息技术活跃于各个领域，尤其在建筑领域影响力非常大，进而使建筑企业的管理工作发生了巨大的变化，不仅体现在管理方式上，还体现在管理工作人员的自身上。在建筑工程管理中出现的问题，除了是因为管理方式的停滞不前，还有一小部门是因为管理人员的专业技能与专业素质不高[4]。在对工程竣工资料进行整理时，没有按照要求，就盲目的工作，所以经常会有整理缺失、记录不完整、准确性不高的现象发生。

二、加强工程竣工资料管理的有效措施

（一） 做好建筑工程前期的准备工作，加强对竣工资料的收集与管理

由于建筑工程的施工难度大并且相对复杂，所以在正式施工前要进行详细的策划，将企业各部门的工作落实好，将建筑工程施工前期的资料都整理好，最后统一交由管理部门进行归档整理，以便在今后的翻看查阅。工程竣工资料在施工前期就进行整理，可以保障工程管理部门有足够的时间去预算竣工日期，以及日后的财务核算[5]。现在工程的施工规模越来越大了，存在的这一问题，经常会使档案记录的资料与实际工作不符，为了有效地进行解决，建筑工程的每个部门都要正确行使自己的职权，提高工作效率，保证工作质量。

（二）保证工程竣工资料的健全性

由于建筑工程的施工量非常大，所以对施工人员的数量也有很大的要求，随着建筑企业的要求限制渐渐放宽，施工单位的工作人员可以来自全国各地。长此以往，在建筑工程施工中，各地区的施工人员已经形成了自己独特的施工方式，并且在管理工作上也按照自己的习惯进行管理[6]。工程竣工资料能够完整、准确的记录，可以为工程后期的财务结算与工程验收提供重要的依据。为了使工程竣工资料能够及时、完整的归档，还有保证资料的准确，工程竣工资料的管理部门应该派一些专业人员，对建筑项目进行前期的分析准备工作，在了解施工单位的具体施工情况后，才能派施工人员正式进入施工场地。管理部门在施工前期也要制定好相关的管理内容，明确落实好各个部门的工作，并且要求各部门在工程竣工后，进行对资料的收集与整理，并统一交由档案管理部门进行归档整理，方便日后对资料的查阅。

（三）加大对工程竣工资料收集的管理力度

在建筑工程施工前，相关的管理部门就要做好前期的准备工作，其中最主要的工作就是对工程竣工资料的收集与管理，虽然工程竣工资料的管理属于工程后期才应该考虑的工作，但是它涉及的范围广、内容多，所以如果不在前期做好宣传工作，都放在工程竣工后再对资料进行整理，就会出现对资料整理不集中、易丢失以及不准确的现象发生，对此，建筑企业要加强对资料收集人员的培训与指导，向工作人员传输正确的档案资料收集知识，并且要不断地提高工作人员的对档案资料收集的管理意识，使工作人员在进行资料收集管理时严格按照标准，规范管理。只有加大对工程竣工资料的收集管理力度，才能保证管理工作的效率有所提高，进而工程竣工资料的质量也会越来越好。

结束语

总而言之，随着我国经济建设的不断发展，我国建筑行业也在不断的兴起，并且建筑工程的施工单位越来越多，进而在工程施工中出现的问题也越来越多。其中工程竣工资料的管理存在的问题非常多，特别是对档案资料的收集，经常会出现档案资料收集不完整、记录不准确的现象，这对工程的管理工作带来了很大的影响，不仅会影响管理工作的效率，还会影响管理工作的质量。

参考文献

[1]卓月.工程竣工资料管理的重要性探讨[J].房地产导刊，2014（27）：368-368.

[2]陈伟惠.搞好工程竣工资料管理需要注意的问题探析[J].江西建材，2014（1）：254.

[3]张力丹.工程竣工验收资料管理的重要性[J].建筑工程技术与设计，2014（8）：400-400.

[4]杨文成.石油库建设项目工程竣工资料管理存在问题与对策研究[J].中国科技财富，2011（20）：143-143.

第9篇：档案资料管理措施范文

[关键词]建筑工程 资料管理 体会

中图分类号：F27017 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2014）15-0049-01

近年来，我国建筑行业发展的十分迅速，在全国建筑市场的检查过程中，经常会发现各地建筑工程资料管理的比较混乱，尤其是在资料的详实方面及各种表格的格式设计、内容涵盖、规格尺寸等方面，都或多或少存在一些问题。这必然在一定程度上影响到城市建设档案的质量，给城市未来的改造建设，尤其会给工程质量及安全事故的处理和对已建成的建筑物在改造扩建的工程档案资料的检索、查询工作带来更多的不便。所以，做好建筑工程资料管理是一项十分重要的工作。

建筑工程资料管理指建筑工程作为一个工程实体，在建设过程中涉及规划、勘察、设计、施工、监理等各项技术工作，这些在不同阶段形成的工程资料或文件，经过规划、勘察、设计、施工、监理等不同单位相关人员积累、收集、整理，形成具有归档保存价值的工程档案的过程。

1.建筑工程资料的特征

1.1 复杂性

由于建筑工程建设的周期长，建设过程中阶段性和季节性较强，并且建筑材料种类繁多，生产工艺又比较复杂，所以，影响建筑工程的因素多样，这就必然导致建筑工程文件和档案资料具有一定的复杂性。

1.2 真实性

建设工程文件和档案资料只有全面真实的但应项目的各类信息，包括发生的事故和存在的隐患，才具有使用价值。否则一旦引用会起到误导作用，造成难以想象的后果，所以，建设工程文件和档案资料必须真实全面反应工程的实际情况。

1.3 时效性

有时工程文件和档案已经生成，就必须及时传达到有关部门，否则如果有关单位或部门不予认可，将会导致严重的后果。因此，建筑工程资料具有很强的时效性。除此之外，随着施工工艺水平，新材料以及管理水平不断提高，文件和档案资料的价值也会随着时间的推移而衰减，但文件和档案资料仍可以被借鉴积累经验。

2.建筑工程资料管理的必要性

建筑工程资料管理是项目管理的一项重要工作，是保证工程质量与安全的重要环节，是建筑工程施工管理程序化、规范化和制度化的具体体现。因此做好建筑工程资料管理工作具有重要意义。做好建筑工程资料管理工作，是认真贯彻《建筑工程文件归档整理规范》GB/T50328-2001，确实加强建设资料的规范化管理，提高工程管理水平，确保工程质量的具体体现。建筑工程资料是城建档案的重要组成部分，是工程竣工验收，评定工程质量优劣，结构及安全可靠程度，认定工程质量等级的必须条件。所以，必须加强管理，使其能够全面客观的反映工程的实际情况。

除此之外，建筑工程资料是对工程质量及安全事故的处理，以及对工程进行检查、维修、管理、使用、改建、扩建、工程结算、决算、审计的重要依据。施工过程中过程资料的保存管理应按有关程序和约定执行，工程竣工后，参建的各方应对工程资料归档保存，为未来的建设提供参考，积累经验，是指导未来工程的重要信息。加强工程资料管理，可以督促每个单位和个人按照标准、规范和规程进行工作。

3.加强建筑工程资料管理的几点建议

3.1 加强对建设工程资料管理工作的重视

建设工程中长存在着到工程完工即将交工验收时，才开始应付整理的现象，这给档案整理带来很大难度。其主要原因在于工程建设管理过程中，企业对建筑工程档案在思想上重视程度不够。如果不认真督导检查，到最后会导致建筑工程资料十分混乱，甚至会有大量的资料丢失。所以内业资料应定期或不定期检查评比，引起各方面重视，避免大量的工作堆积。必要时可采取强制措施与计量支付挂钩，为搞好档案管理工作提供保证。有鉴于此，建筑企业管理部门和档案管理部门应该进一步加强对建筑行业的档案管理的法制教育工作。

3.2 加强对建筑工程资料管理制度的健全

为了加强对工程建设各阶段档案资料的有序管理了，保证归档资料及图纸的准确、齐全、规范，建设单位在项目建设初期（从工程立项开始）就应按照国家档案管理的有关规定，结合建筑实际情况，制定相应的档案管理制度、措施。同时要明确建设单位、勘察设计单位、招投标机构、施工单位、监理单位等工程项目管理人员及档案人员在工程档案形成过程中各自所应承担的职责，规范档案资料的收集、整理，以保证工程自开始与档案跟踪管理同步。

3.3 加强对建筑工程资料管理人员的培训

档案管理人员的业务索质包括服务意识、服务质量、服务水平。档案管理人员要增强服务意识，认清档案工作的意义和重要性。由于工程施工中人员变动大，一个新项目可能又是一批新人。从实践来看，绝大部分人对档案工作不太了解，有的工程技术人员甚至连施工工艺流程都不明白，整理出来的工程档案千差万别，无法交工。因此工程开工前，应对档案管理人员及有关技术人员进行系统培训，运用现代化的科学技术和设备，采用科学的管理方法，更好地服务于建筑工程档案管理工作。使他们掌握内业资料整理的标准和要求，思想上统一认识，避免资料整理返工和重复劳动。

3.4 加强施工管理，强化档案材料编制工作

按照标准编制工程档案材料，是施工单位最基本的业务条件，施工单位应明确自己的责任，加强对施工技术人员编制档案材料的训练，不断提高编制工程档案材料的业务水平。项目部技术负责人编制资料和试验计划，对项目部资料相关人员进行交底。工程资料实施计划对各单位工程的分部、分项、检验批次施工段进行划分；工程施工检测试验计划对工程中涉及的试验项目进行计划统计，划分试验批次，这样对整个工程资料和试验进行了系统的分析，让工作有条有理的进行，可以避免建筑工程资料的落项。

3.5 加强竣工资料整理、检查和督导工作

工程竣工验收完成后，施工单位与建设单位联系做好竣工资料移交工作，根据合同及城建档案馆归档要求对资料进行整理、组卷、装订，限定期限要求资料员向本公司及建设单位移交竣工资料，资料移交时做好移交记录表，写明工程名称、资料名称、份数、日期，移交方、接收方签字确认，双方各留存，作为资料移交的依据。

建筑工程资料管理是一项漫长而繁琐的工作，贯穿工程的开工至竣工的各个阶段，资料管理员必须认真、仔细的完成本职工作，不能有丝毫的马虎大意，否则，将影响到工程竣工验收是否能顺利进行。资料管理员要工作实践中认真总结经验及体会，认真学习各项技术及规范，不断增强自身的业务能力，扩展自己的知识面。

参考文献