合同档案管理方法精选(九篇)

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第1篇：合同档案管理方法范文

目前，农村经济合同文本档案是重要的文书，是经济往来中的证据，主要包括荒山、荒地租赁承包、合作经营、村主要生产资料（包括土地、房屋、厂房、山场、果园、菜园、水塘、大型农机具等）的经济合同及集体所有权房屋出租、土地流转合同等。例如，在北京市延庆县境内，根据调查，全县15个乡镇、376个行政村中，有近200个村有经济合同档案。其中承包荒山、果园、菜园的占69.9%，土地经营开发占20.47%，租赁房屋、门店、厂房占9.63%；集体或公司承包租赁经营占11.5%，个人承包租赁占88.5%；从合同执行期的情况看，26—30年的占45.67%，40—50年的占34.43%。这些农村经济合同档案在乡村中的利用价值很高，一旦散失或被涂改、丢失或损毁，不但会妨碍村级工作的正常开展，而且直接损害到村民的切身利益，影响合同的正常履行与合同内容的监管，造成经济损失和社会不稳定。所以，只有档案齐全完整规范、真实可靠，才是保障新农村政治稳定、村务公开的基础。在加强民主进程、化解社会矛盾、促进农村稳定上发挥评判作用。村干部的作为是否合法，“以档案为依据，档案说了算”。所以，档案不齐全或不真实，使农村基层组织和村广大农民利益遭受不可弥补的损失，严重的还会搞垮一个村的领导班子，搞乱村子。因此，很有必要加强和完善农村经济合同档案管理工作，使广大农民的利益得到越来越有效的保障。因此，笔者认为农村经济合同档案管理工作，应引起相关部门的重视，认真调查分析，规范此项工作，达到“有档可查、有档可依、档在事明”的档案管理效果。

一、农村经济合同档案的现状和存在的问题

从以上延庆县境内调查的数据中可以看出，农村经济合同档案有三个特点：一是数量大，二是合同执行期限长，三是个人承包经营的多。这说明，几年来农村经济的发展政策是稳定的，经济秩序、投资环境、管理方法具有一定的吸引力，并盘活了农村的资产，取得了一定的资金收益，这些资金对于农村社会稳定，促进经济发展，兴办公益事业起到了非常大的作用。同时，也表明村级档案室确实把绝大多数农村经济合同保管起来了。但是，就在大量合同签订保管过程中，也存在着重大安全隐患。如：

1、有些村经济合同长期不归档，散存在个人手中，严重违反了我国档案法的有关规定，它直接影响合同的正常履行与合同约定内容的监管，如丢失或损毁，可能造成经济损失和社会不稳定。

2、有的村经济落后，村档案室保管条件差，不具备永久保存的条件。档案保管情况达不到国家要求，绝大多数是一个卷柜或木箱，放在村办公室，有的村没有值班人员，档案只好放在档案员或村干部家里。

3、有的乡镇、村干部对档案工作认识及重视程度不高，对档案工作经费投入不足，缺少档案保管保护设施。

4、有的农村经济合同的归档不全，存在散失、损毁、丢失等现象，将影响村经济秩序的正常运转，可能引发社会的不稳定，进而导致严重的后果。

二、农村经济合同档案管理工作应采取的措施

针对以上农村经济合同档案的现状和存在问题，笔者认为：各级档案部门应结合本地实际，根据《中华人民共和国档案法》第十六条规定，“集体所有的和个人所有的对国家和社会具有保存价值的或者应当保密的档案，档案的所有者应当妥善保管。对于保管条件恶劣或者其他原因被认为可能导致档案严重损毁和不安全的，国家档案行政管理部门有权采取代为保管等确保档案完整和安全的措施。”

国家档案局《乡镇档案工作试行办法》第六条第七款规定乡镇档案部门“根据自愿和可能代管直属企业、事业单位及村委会具有永久、长期保存价值的档案”等有关要求，达到村经济合同档案妥善保管的目的。笔者建议各级乡镇档案部门应采取以下措施：

1、要求各乡镇党委政府要提高对档案工作的认识，认真理清村级经济合同的管理情况。严格按照档案法规定，采取有效措施，实行村级农村经济合同档案乡镇管理的方法，加大收集散存在个人手中的合同档案及其他未归档的重要材料，确保合同档案的安全保管和有效利用。

2、把村档案室的经济合同档案及合同附件（会议记录、村民代表会议记录、代表签字簿、公证书、有关批示、测量图等）全部移交到乡镇档案室代为保管，乡镇为村提供合同复印件，以便日常利用。

3、县乡镇有关部门在指导村签订经济合同时，至少签订一式三份，甲乙双方各一份，第三份交乡镇档案室保管，形成长效机制。

4、加大对档案工作的投入，村档案室均应尽快配备铁制档案柜，提高村级档案的管理水平。

市场经济条件下的经济合同关系是最基本的法律关系，现代社会也因此被称为合同社会。合同是一种契约，是当事人之间依法确定、变更、终止民事权利义务的协议，是经济交往活动中的重要工具。合同是重要的证据，按照我国法律规定的“谁主张，谁举证”原则，丢失证据不能举证，因此而造成经济损失是很难挽回的。

村级经济合同作为档案的一种，一经形成将是集体的宝贵财富，属于无形资产，任何人不得据为己有。保管好合同是各级档案部门的神圣职责，是档案部门践行服务基层，服务民生，为“三农”服务的具体体现。但是，做好档案工作绝不是档案部门一家的事，各级党政部门都应重视档案工作，要充分认识保管利用好合同档案对一个村一个地区长治久安的重要意义，更要吸取丢失损毁合同档案给社会造成巨大危害的教训。所以把村合同档案由村档案室改为乡镇档案室保管非常必要，势在必行。

第2篇：合同档案管理方法范文

关键词：电力企业；档案管理；管理模式；优化政策

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1009-2374（2013）25-0151-02

档案是人们用来记录历史的一种有效方式，通过档案人们能够了解和掌握事情发展规律。据研究表明：成功的企业都善于运用企业的档案资源，比如通过历史档案记录，回望企业一路的实践发展过程，从中累积成功与失败的经验，从而制定一套完善的企业档案管理制度，使企业迈向更高领域。同样，电力企业若能有效管理企业档案，就能从中获取有利经验，以便剔除不利于企业发展的因素，从而促进企业的未来发展。因此为了更好地立足于社会，电力企业必须顺应新时代的发展，对企业档案进行现代化管理，提高企业效益。

1 电力企业档案管理工作的主要内容

目前我国的电力企业档案管理工作中存在不少问题，比如新档案补充不及时、档案顺序混乱、资料流失等。经过调查发现，出现这些问题的主要原因有两个：一是档案管理人员对管理工作内容的不明确；二是企业缺乏一套完善的工作内容管理制度。下文列出了三点电企档案管理工作的主要内容，列出该内容的主要目的是帮助档案人员明确工作内容，并有针对性地进行档案管理工作。

1.1 电力企业资料案卷

我国企业文书立卷的有关规定指出，各个企业必须及时对本企业在某一时期产生的文书资源进行整理，并将其组成规范的案卷。案卷一方面能够反映企业的成长历史、真实反映企业的社会面貌，另一方面有利于国家的监督和管理。

1.2 定期归档

出于最大程度地实现企业档案的功能和方便电力企业的各部门工作人员使用档案资源这两点目的，电力企业档案管理部门首先要定期对各部门工作文案进行采集，标上注明。再者对重要内容进行重点管理。最后对档案进行系统化分类安置，进行一一归档。

1.3 对档案的保护

很多电力企业由于历史久远，档案会随着时间变化而发生一定的损坏和遗失。针对这一情况，档案管理人员要利用有效的管理方法对企业档案进行管理，保证企业档案的长久性和有效性。

2 对电力档案安全风险的评估

2.1 在部门内建立专门的评估小组

高度重视电力档案安全风险的评估工作，为了认真落电力实档案安全工作的进行，应该进行必要的监督，要在部门之内建立专门的评估小组，小组成员要严格挑选，每一个组员的责任意识都需要达到非常高的水平，保证对电力档案进行安全风险评估工作的时候认真负责，评估小组的所有人员通过分析讨论，把评估工作的每一个细节都安排好，每一个人的责任都落实。

2.2 制定合理的评估标准

在评估过程中，想要做到有法可依，就必须要有明确的评估标准，才能保证评估工作科学与合理的进行，在制定评估标准的时候要依据我国法律和行业要求，比如在制定电力行业的档案保管安全的时候就按照电力管理档案安全管理原则来进行制定，电力档案资料的保护和保管，对环境和基础设备都有严格的要求，所以想要构建良好的档案安全体系，就必须依据我国法律和法规制定合理的措施，以达到保护档案的目的和要求来进行评估。

2.3 加强对保证评估工作的监督，以确保工作的顺利进行

明确评估的目的和方式，按照要求严格进行评估，对建设电力档案馆的必备要求进行评估，并且比对现实，以便知晓电力档案管理中的缺点，对电力档案安全体系的优化和完善是十分有效的。

3 加强电力企业档案的现代化管理

如何才能让档案管理与时代同步？相信许多的电力企业想知道这个问题的答案。下面我们结合现代化需求，提出四点优化电力企业档案管理的措施。

3.1 优化档案管理人员队伍

其一，电力企业档案管理工作人员的管理观念意识在一定程度上影响着企业档案管理局面，因此要想实现企业档案的现代化管理，首先要提高档案管理人员的创新意识。尤其是在人事制度化管理的电力企业现状下，档案的管理量日益剧增。档案管理人员的创新意识能够在一定程度上改变埋头苦干的工作方式，取而代之的是敏捷、高效的工作方式。电力企业可以通过会议形式定期对企业档案管理人员进行新知识传递，培养他们的创新意识。或者通过活动的形式宣传创新思想，提高档案管理工作人员的工作热情。通过不时的宣传和培训，提高档案人员的创新意识。

其二，一群高素质的档案管理人员能够对企业的档案进行专业、诚实管理。因此提高档案管理人员的职业道德素质也是实现档案现代化管理的重要步骤。电力企业可以在公司内部制定相关奖罚制度，通过奖罚制度提高档案人员的工作态度和责任意识，训练他们的乐观、坚强意志，提高其工作的热情，增加工作动力，从而提高他们的思想道德品质和职业道德素质。

其三，档案人员的工作能力也是决定企业档案管理工作质量的主要因素之一。因此，强化档案人员的工作技能是优化档案管理人员队伍的另一项重要工作。比如时常抽查档案人员的工作情况，不定期查看档案设置管理情况。或者进行定期的档案人员技能培训，提高企业档案管理效率和质量。

3.2 运用科技对企业档案进行信息化管理

其一，档案的资源网络体制建设是实现档案信息化管理的基础条件。因此电力企业应该使用网络对各个部门的档案资源进行分类登录，并对管理流程进行重组，使得企业资源能够满足新科技的要求。比如对于员工业绩考核记录的网络体制建设，可以在民主、公开的条件下，用网络编程各个部门以及各个岗位员工的工作任务，同时记录员工的工作业绩情况，这样不仅能够让员工们明确自身职责，还方便企业监督考核员工的工作状况。

其二，新形势下的电力企业档案管理必须以科技理念指导思想，只有这样才能最大限度开发利用企业档案资源，使其档案资源服务于企业的一切生产和发展，促进企业的经济效益。因此，电力企业应当善于运用科技比如网络计算机等科技设备，对企业的档案进行有效长期管理。或者通过其他的电子科技设备，整体记录和管理电力企业的工作发展历程，并强化资源的选取，从而改变旧式的笔记企业档案管理模式。

3.3 通过合同的形式强化电力企业档案的现代化管理

在当前这个法制社会体制下，合同是一项重要的、具有强制法律约束的，并且用于保障个人和单位的合法权益的有效形式。同时，合同是当今电力企业行业约束和明确双方责任和义务的现代化依据和手段。因此电力企业在与其他单位进行工程建设合作或者其他工作合作时，应当结合法律以及企业的经济利益，签订相关的合同，并到相关的权威部门进行盖章和确立，以保障其项目的相关档案的统一性、权威性和准确性。同时，电力企业还应通过经济手段对两者之间的义务、责任、利益进行明确规定，通过经济促进合同的有效履行。除此之外，企业还应该与企业内部的合同档案管理工作人员进行劳动合同权利义务的签订，使其在法律的强制约束下，认真、用心、尽职尽责保证合同的安全，从而保障公司整体效益。

3.4 加大投资，切实保护电力企业档案资源

遵照国家相关档案保护的规定对企业机密档案进行保护。首先，电力企业应当加大财力的投入，增加防窃、防寒、防灾、防毒虫等等这些保护设备，避免意外事故造成企业档案资源的损坏或者流失。其次，针对那些不同载体的重要档案，企业必须采取加密保护举措，比如设置专门的安置地点、加防护锁、身份证验证、进行档案备份、法律保护、设置多层密码等措施进行加强保护。除此之外，电力企业还应当重点落实好档案中牵连到企业知识产权和企业机密的材料，尽可能保障其档案的原貌，并且采取科学管理保护方法或者实行电子科技监督技术，以杜绝机密向外泄露的情况发生，保障企业档案系统的安全。

4 结语

一方面，一个电力企业只有充分认识到档案管理的重要性，才能加强企业管理人员的管理，从而提高企业工作效率。另一方面，一个电力企业必须结合时代需求、运用新技术、更新管理理念，才能实现企业档案的有效管理，促进企业又快又稳发展。

参考文献

[1] 孙志梅.电力档案管理工作中存在的问题及对策[J].中国电力教育，2010，（1）：259-260.

[2] 刘璐.谈企业档案工作者从传统服务向知识服务角色转变的必然性[J].广东档案，2009，（6）：40-41.

第3篇：合同档案管理方法范文

【论文关键词】社会保险；档案；创新 

 

随着国民经济的逐步发展，我国社会保险的参保数迅速增加，社会保险档案管理也将面临着严峻的挑战，因此做好社会保险档案管理的根本点是加强创新。只有通过对新时期社会保险档案管理创新的必要性以及现存的问题分析，将纸介档案与数字档案的转换，才是需要对新时期提出社会保险档案管理创新的途径策略。 

一、社会保险档案管理现状分析 

（一）社会保险的参保人数增长迅速 

我国社会保险的参保数，增长迅速。2009年底，全国参加城镇基本养老保险人数为23550万人，比2008年末增加了1659万人。参加基本养老保险的农民工人数为2647万人，比2008年末增加231万人。根据《国家人权行动计划（2011－2012年）》指出，到2012年，中国城镇基本养老保险参保人数超过2．23亿，基本医疗保险参保人数超过4亿，失业保险参保人数超过1．2亿，工伤保险参保人数超过1．4亿，生育保险参保人数超过1亿。参加农村社会养老保险和企业年金的人数逐年增长。可见，我国社会保险档案与日俱增，当今社会的发展对社会保险档案的要求也在提高，需要对社会保险档案进一步创新。 

（二）社会保险经办机构实施改革计划 

近几年来，国内社会保险经办机构全面实施了各种改革计划，早在2009年最后一次国务院常务会议决定将在2010年内开展全国范围的城镇企业职工基本养老保险关系“跨省转移接续制度”。从2010年7月1日起，流动就业人员基本医疗保险可跨省转移接续。2011年11月15日，人保部就《社会保险费申报缴纳管理规定(草案)》征求意见。根据草案，企业缴纳险种从养老、医疗、失业险三项扩至五项，新增工伤和生育险。这些政策改革都为新时期的社会保险事业的进一步发展营造了很大的发展空间以及机遇。 

（三）负责社会保险档案管理的部门分散 

我国公民个人社保档案分散在不同的管理部门中管理。现行社会保障管理体制是分散型的。具体情况是：社保中心管理着养老、医疗、工伤等法定的基本保障档案；民政局管理着社会救助、社会福利、社会优抚、城市最低生活保障金；商业保险公司管理着公民个人补充保障的一系列保险金。这种现状造成多头经办，政出多门，业务交叉，资源浪费，政令难以统一的局面。由于管理机构分散、不集中，使人们在利用公民个人社保档案时，存在着许多不便。例如，我们如果需要了解公民个人就业及保险金交纳情况，需要到几个不同的管理机构去了解，这样就给公民个人和组织在查询工作中带来了很大的不便；而且这种分散的管理，使整个社会保障体系出现了许多漏洞，于是就出现了一些奇怪的现象：如“涉保”人死亡以后，其所涉及的个人保险账户并未随之终结，仍有人代领保险金。 

（四）社会保险档案工作缺乏硬指标考核 

社保档案数量巨大，工作环节繁琐，相对于社会保障工作，社保档案工作没有硬指标来考核，也没有统一的管理办法和标准，因此让部分档案工作者放松了对工作的要求。社会保险的五个险种档案并非一个部门管理，进而导致不同的开发商参与系统建设，相互之间的互不信任以及人为设置壁垒，或者同一家系统开发商采用了不同的标准和技术架构，导致系统割裂。数据只能采用共享或交换的形式，只有极少数地区实现基本信息的共用。比如2008年1月央视报道深圳农民工的“退保潮”现象，就是因为不同的省市之间不能共享社保缴费信息，从而导致社保对于“候鸟型”的打工者来说只是带不走、挪不动的“地方粮票”。 

（五）社会保险的经办效率和范围需要扩大 

社会保险覆盖范围不断扩大，经办管理效率也越来越引起人们的关注。近年来伴随着生活中网络的普及和对税务、银行等网上业务的接受，热切期待社会保险经办业务网际申报模式的实现，而传统性纸质档案管理约束将无法从根本上解决参保者要求简化手续、便捷服务的利益诉求，因而我们应从社会保险事业发展的战略高度认知社会保险档案管理问题，再继续讨论介质原始性问题显然已是过去时了。现今解决档案数字化的关键是讨论如何确保数据归档前后原始性认证和原始性保证问题。 

二、我国社会保险档案管理系统存在的问题 

（一）对社会保险档案管理工作不够重视 

由于社会保险档案管理工作是比较新的工作，人们还不是很重视。社会保险工作的重点都集中在扩大基本社会保险的覆盖面，强化社会保险基金的征缴和确保企业离退休人员基本养老金按时足额发放等方面，忽视了社会保险档案管理，使社会保险档案管理工作处于无序状态，其作用无法得到充分发挥。 

（二）社会保险档案管理体制不规范 

由于我国目前的社会保险档案管理制度缺乏统一的规范和标准，造成归档范围不明确，社会保险文件材料收集不齐全，档案管理方法不健全等现象时有发生，严重影响社会保险档案管理的规范化、标准化。社会保险档案专职人员难落实。有些社会保险部门档案机构不健全，没有专职或兼职人员管理档案，即使有，也是临时抽调，没有经过专职培训，严重影响社会保险档案的质量。 

（三）社会保险档案存档的条件差 

由于场地限制和经费不足等问题无法解决，社会保险档案管理始终未能列入社保经办机构的议事日程，大多数社保经办机构至今未设立固定的场所存放档案，历年累积的社会保险档案只能由经办人员分别保管。由于没有专有的库房，只能存放在潮湿的房间里，致使社会保险档案存在诸多安全因素。这种不规范的档案管理方式不仅查阅起来非常困难，也给日常经办工作带来许多不便。 

（四）缺乏专业社保档案的管理标准和规范 

社保档案管理缺乏国家标准，职工档案管理仍在执行1992年劳动部与国家档案局共同制定的《企业职工档案管理规定》，而该项制度中的部分条款如适用范围、归档范围、管理形式、交接流转等规定已经不适应现实工作的需要，亟须修改。在没有统一标准的情况下，有的制订了一些社保档案的地方标准，有的地﹑市制定和公布了医疗保险档案管理办法、低保档案管理办法，而全国许多地﹑市则没有建立相关管理标准和规范，造成社保档案的各地管理方法不统一。在不同专业类别中，管理的规范和水平也不一致。

三、社会保险档案管理的解决办法 

（一）将纸质档案转换成数字档案存档 

社会保险经办机构出于业务办理需要，会在办理过程中出现大量的纸质材料或证明，各类保单合同、证件扫描件以及各种需要存档备查的档案资料，是非常庞大的一个数字。纸质材料保存起来不方便，但是将这些材料进行电脑扫描储存，就可以将纸质档案转变成数字档案。根据档案工作的实际需要，可灵活运用，如目录数据适宜采用文本录人；全文数据则可以采用图像扫描录入；而一些当前常用的数据可制作成光盘。 

（二）根据社保档案类别进行分类管理 

根据不同档案的类型进行分类管理，方便查找、储存，可以防止档案的丢失与缺漏。应针对不同门类的档案，确定不同的归档整理方法。首先，确定立卷原则。遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，按社保档案不同价值性质分类，以便于保管和利用。其次，确定归档形式。根据各社保经办单位文件材料形成的类型，确定以“件”或“卷”进行整理、归档的文件材料范围。最后，根据社会保险档案的保存价值确定“永久”、“长期”和“短期”三种保管期限。 

（三）建立全国统筹的社保管理系统，规范标准 

建立全国统筹的社保档案管理体系可以为社会保障事业的进一步发展和不断完善奠定重要的基础。以电子政务标准体系和劳动及社会保障标准体系为指导，以投融资与运营模式和项目实施监理模式为依托，按照多层架构的模式将系统自上而下构架成为组件与业务组件、业务运作支撑平台、it基础设施三个层次，树立以监控及管理、信息安全为主的贯穿三大层次的两大体系模式。为适应劳动者的流动和工资收入的变动，对每个劳动者按号码设立档案卡，并用计算机储存，记录公民个人历年的工资收入情况。在全国设立计算机网络，对每个劳动者的情况进行追踪记录；并建立全国范围内统一的网络查询接口，允许公民定期查询，同时也可替他们预测，比如退休时可拿到多少养老金，以提高工作的透明度。 

（四）在全国统一管理下设分支机构 

在国家劳动和社会保障部的领导下成立一个全国统筹的社保档案管理中心，结束社保档案管理分散问题，实行高度统一的管理，改变目前政出多门、决策分散、管理混乱的局面，使其成为统一管理全国社保档案的领导和决策机构，负责拟订社保档案的发展规划、改革计划、重大决策和有关法规、规章制度，参与制定社保档案的管理标准和规范。其次，全国统筹的社保档案管理中心还可以在全国各地设置分支机构，包括地区局、地方办事处、数据处理中心和项目服务中心。负责公民社保档案内容的定期增加和更新，并送交国家劳动和社会保障部统一保管。 

第4篇：合同档案管理方法范文

[关键词]水利工程;档案管理;管理创新

中图分类号：TV512 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2016）28-0329-01

水利工程是一项用于控制和调配自然界的地表水和地下水，达到兴利除害的国家基础性建设项目，水利工程是指防洪、除涝、灌溉、发电、供水、围垦、水土保持、移民、水资源保护等工程（包括新建、扩建、改建、加固、修复）及其配套和附属工程的统称，其具有规模较大，技术条件和施工条件较为复杂，工程项目周期较长等特点。水利工程档案包含了从工程项目提出、立项、审批、勘察设计、生产准备、验收等个环节的文献资料。水利工程档案管理工作贯穿于水利工程建设的全过程，工程建设实施主体单位必须要重视水利工程档案管理，认真学习档案管理的相关规定，创新做好档案的收集、整理、保管工作，并加对各参建单位归档工作的监督、检查和指导。

一、水利工程档案特点

水利工程档案是指水利工程在前期、实施、竣工验收等各建设阶段过程中形成的，具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。其具有如下特点：

第一，综合性强。水利工程建设过程中涉及到多门学科的专业知识，自然学科和社会学科之间知识的交叉，学科内部间知识的相互渗透，决定了水利工程档案种类繁多，内容牵涉面广，专业性强。第二，具有明显的时间性差异。水利工程一般建设周期长，从工程立项、设计、施工、竣工到最后项目评估，中间要经历很长的时间。尤其是一些大中型水利工程，其一般都会跨越多个年份，水文气象、材料价格等资料也会发生很大的变化，这些都导致水利工程档案具有明显的时间性差异。第三，地域性显著。我国地域辽阔，各地因地形地貌不同，导致水文气候特点也差异较大。水利工程档案都带有不同的地域特征，即地域性显著。第四，价值性高。水利档案是水利工程项目建设过程中形成的原始资料，是一代代水利人在改造山河、治水兴利的社会实践中逐步积累的成果和经验，它对于水利工作的展开有着指导、科研、经济、参考等重要价值。

二、当前水利工程档案管理中存在的问题

（一）档案的收集及归档不及时

在小型水利工程建设中，由于通常施工周期较短、项目建设迫切，其相关资料档案数量及繁琐程度都较低，不易引起档案管理人员的重视，造成档案收集不全。而在大型水利工程建设中，由于档案牵连面较广、涉及领域多，文件资料繁多复杂，档案管理人员容易因疏忽造成档案收集资料不齐全。目前，我国大部分水利工程建设单位都是将工程建设档案搁置在施工完工后再着手收集、整理和归档，档案资料收集并不及时，容易造成资源信息遗漏，导致档案原件缺失等现象。

（二）档案管理信息化不健全

水利工程建设规模、性质和地域上存在差异，其档案资料的复杂程度也相应不同，通常企事业单位的档案管理软件在水利档案管理中也并不适用，并且很难开发出一套能够适用于所有水利工程建设的相关管理软件，而开发大量适用于不同管理的软件又需要耗费大量的资金成本。现阶段大多数水利工程施工单位在档案管理上仅仅只是在内部使用一些小规模的管理软件，对外仍然是采用纸质文档，一些建设单位虽说有构建档案信息化建设的意识，但也仅仅只是将纸质文档扫描转变为电子存档。

（三）档案管理质量和利用效率有待提高

现有的水利工程档案管理工作普遍存在“重保管、轻利用”的问题。部分管理人员认为只要把档案收集整理在一起即可，忽视了文书档案的保管，导致档案保管质量不高。由于档案工作得不到重视，部分水利工作者不了解档案的意义和价值，尤其是水利科技档案对实际工程的参考价值，工作中很少主动查阅档案资料来解决相似问题，造成管理、利用的被动局面，导致档案利用效率低。

三、新形势下水利工程档案管理创新策略

（一）建立完善档案管理政策法规，实现法制化管理

为了加强水利工程档案管理的法制化，推动水利工程建设的高速发展，国家、政府、水利政管部门以及相关部门必须要建立一套完善的水利工程档案管理政策法规，健全水利工程档案管理的工作体系。各水利工程参建单位的档案人员认真履行职责，根据《水利工程建设项目文件材料归档范围与保管期限表》，建立健全文件材料归档制度，及时制定或修改本单位各类文件材料的归档范围和保管期限表，做到应归尽归，应收尽收。凡是归档的文件材料（包括应归档的电子文件及传统载体的照片、录音、录像等），在竣工验收时向项目法人单位或水利部门的档案机构移交，任何部门及个人不得据为己有或拒绝归档。对损毁、丢失档案的，验收单位应依法查处，并督促档案形成单位积极予以补救。

（二）落实档案管理收集整理工作，实现规范化管理

由于水利工程建设周期较长，往往会产生较大的人员波动，容易导致工程档案混乱，甚至出现档案遗失的情况。因此，为了实现水利工程档案管理的规范化，应及时制定分类方案、归档范围，对水利工程档案管理进行分类管理，使文件材料归档上更加及时、更加明细、更加完整，不仅可以提高管理工作效率和质量，还能够为日后的档案运用提供便捷。水利档案行政管理部门统筹规划，支持打破传统“按一宗工程整理”的界限，善于整合同一工程不同建设阶段、同一建设类别不同工程、同一地区不同档案室的档案资源，推动水利工程档案资源的科学整合和高效利用。

（三）强化档案管理的信息化建设，实现信息化管理利用

当前信息化已经逐渐渗入社会各行各业，水利工程档案的信息化管理已经成为当前管理发展的必然趋势。各地水利部门应将数字档案室建设列入水利信息化建设整体规划中，从人力、物力、财力上统筹安排，切实推进水利工程档案存储数字化和利用网络化。各单位的档案室需要大力开展传统载体档案数字化工作，及时以数字化档案代替工程资料原件提供利用。同时，注意做好数字化档案的保密工作，防止发生网络泄密、盗窃遗失等现象。县级以上的水利部门应充分利用已有的信息传输网络和平台，积极推进水利工程档案信息资源共享，建立地方或地区的水利档案资源系统，支持档案室把可公开的工程档案、信息上传网络，为水利工作者远程利用。此外，建立健全档案资源系统的使用制度，严格按照制度对注册者的使用资格进行审查，做好档案的保密审查工作。

四、结语

综上所述，水利工程档案管理是水利工程建设与管理工作的主要组成部分，在社会发展与水利事业发展步入新阶段后，相关单位必须要解放思想，与时俱进地创新档案管理策略，以完善水利工程档案工作机制和管理机制，提高档案的服务性和利用率。

参考文献

[1] 常文翠.水利工程建设中的档案管理浅析[J].办公室业务，2016，18：142.

第5篇：合同档案管理方法范文

关键词：施工企业工程施工合同管理 有效

中图分类号：TU723.1文献标识码： A 文章编号：

1前言

随着水利水电建筑市场管理体制的完善，水利水电建筑市场风险进一步加大，有效的合同管理是确保工程目标实现的重要手段，且目前水利水电建筑市场竞争激烈，企业利润少、风险大，工程施工合同管理愈显重要。施工企业应充分认识到合同管理的重要性，做好合同管理，才能有效的降低工程风险，维护企业的利益，增加企业利润。

2目前我国水利水电建筑施工合同管理的现状分析

我国水利水电建筑行业施工合同管理目前主要存在以下几个方面的问题：

（1） 施工合同管理与投标过程脱节，施工企业投标中 “商务标”、“技术标”编制及管理与工程项目的施工合同管理分属公司内不同职能部门及工程项目组。一旦投标中标，施工企业与建设单位签订合同后，此“合同”只是以文件形式转给项目经理部，技术交底往往流于形式，最终使得施工合同管理与投标管理在实施过程中严重脱节。

（2） 合同管理人才缺失。首先，经过施工企业辛勤培养的合同管理骨干，由于受不住长期在野外施工的寂寞而辞职转干其他行业；其次，由于水利水电工程的流动性比较大，合同管理人员经常变动，合同管理人员很难做完整一个项目的管理；再次，个别施工企业对合同管理意识淡薄、观念陈旧。

3 水利水电土建工程施工合同管理实例分析

按照三大目标，某工程合同管理效果评价如下:

（1） 进度控制方面，工程前期准备工程2001年9月开工，主体工程2002年9月开工，2003年10月28日大河截流，2005年底第一台机组发电，2006年主体工程竣工。这些中间完工日期和工程竣工日期都按合同如期或提前完成。

（2） 质量方面，监理工程师严格按合同进行质量控制，于2006年12月通过水利部组织的初步验收，评定该工程质量总体优良。

（3） 成本/利润方面，实际结算和投标报价见表1、2。

表1 某水利工程主体工程投标报价、实际结算对比表

表2 某水利工程成本、利润表

从上表可以看出该水利工程工程合同管理达到了预期的目标。其成功的主要原因归结如下：

（1） 施工企业项目合同管理部对合同问题应积极主动。项目合同管理部认真分析合同条款，加强施工图纸审查。一旦设计单位、业主任一方提出变更要求，积极会同工程技术部门做出详细的施工进度计划、相应的施工措施及变更报价书，尽量在施工前和业主对价格达成一致，以免施工完商谈价格，产生争议。

（2） 注重合作精神。索赔是双向的，业主并非施工企业的敌人，而是不可分割的合作伙伴，最根本的一条就是相互信任。业主、施工企业、监理工程师、设计方、设备供货方等要有一个整体的团队精神。各方既要清楚各自的责任，也要明白其他各方的责任，诚实、公正地对待索赔事件，及时、合理地处理索赔。

（3） 注重对基础资料等信息的收集和管理。施工合同管理的基础是信息管理。合同的履行是个过程，任何一个建设项目的实施，要有较长的时间，涉及到空间分布，复杂的构筑过程。这些都在随着施工的进展而不断地变动着。因此，合同管理要求能在计算机中，随时地输出过去和现在的各种工程动态数据。

施工企业加强自身管理尽量减少违约。施工企业应当严格地按合同要求执行义务。如:对施工作业和施工方法的完备性负责、避免施工对公众与他人的利益造成损害、工程的维护和照管等。

4施工合同管理在工程项目管理中的地位和作用

（1）施工合同确定了工程实施和工程管理的主要目标，是合同双方在工程中各种经济活动的依据，合同管理工作能保证合同确定的工程目标的实现。

（2）施工合同规定了双方在合同实施过程中的经济责任、权益和权力。签订合同，则使双方居于一个统一体中，共同完成项目任务，双方的总目标是一致的。从另一个角度上看，合同双方的利益又是不一致的，施工企业的目标是尽可能取得工程利润，增加收益，降低成本，而建设单位的目标是以尽可能少的费用完成尽可能多的、质量创优的工程。施工合同是调节这种关系的主要手段，双方都可利用合同保护自己的权益，限制和制约对方，所以施工合同可以平衡双方经济责权利关系。

（3）合同是工程过程中合同双方最高行为准则。合同确定工程项目的价格、工期、质量等目标，规定着合同双方责权利关系。合同管理对项目的进度控制、质量管理、成本管理有总控制和总协调作用，是工程项目管理的核心和灵魂。

5水利水电建筑施工合同管理中问题的主要对策

（1）加强工程投标管理。首先要加强投标报价班子的建立并建立科学的承接项目的决策机制，报价人员必须具有一定的技术知识、管理知识、法律政策知识、合同知识，并能够对各类风险有预见性识别，主要是对业主的信誉、工程的可靠性、施工技术的复杂项、资金到位情况等进行事前评估。要结合自身的实际情况选择性的进行投标，不能盲目地追求经营任务而投标。

（2） 提高合同管理人员的业务素质。施工企业必须加强合同意识，重视合同管理，具体可以从下面三方面着手：一是选好人员。通过公开考评和竞争招聘方式选拔人员；二是组织好在职学习，参加短期培训，讲座等；三是建立岗位责任制。明确他们的责、权、得，建立竞争机制，对有贡献的合同管理人员给予奖励，先进的管理方法进行推广。

（3）加大合同管理力度。为保证施工合同全面履行，工程项目行政领导应把施工合同管理工作列为工程项目内业工作的重要内容，在实际工程中时刻维护自己的合法利益，培养合同管理人员进行水利水电土建施工合同相关法律、法规的学习，并广泛搜集新出台的法律法规和各项政策。

（4）加强合同法律意识。减少合同纠纷产生。在签订合同过程中，施工企业要对合同的合法性、严密性进行认真审查，尽量减少签订合同后产生纠纷的因素，把合同纠纷控制在最低范围内，以保证合同的全面履行。

（5）加强施工合同索赔管理工作。合同管理索赔要求施工企业在签订合同时应充分考虑各种不利因素，分析合同变更和索赔的可能性，采取最有效的合同管理策略在整个合同履行过程中，随时结合施工现场实际情况，结合法律法规进行分析合同履行情况，防止出现承包人责任的索赔。

（6）做好工程合同的履行评价的搜集。建筑工程合同内容多，涉及法令、法规也多，工程较大，履行时间也较长，应认真做好工程合同资料的收集、保存、整理、分类、登记、编号、装订、归档备案工作，保证合同档案齐全，使工程合同档案管理程序化、规范化；通过对工程施工合同履行的情况与实施计划进行比较、分析，对合同履行情况进行评价，总结经验或教训，提高水利水电工程的现代化合同管理水平。

6结论

合同管理不再是简单的要约、承诺、签约等内容，而是一种全过程、全方位、科学的管理，施工企业只有对合同实施有效的管理，提高合同管理人员的素质，在实践中不断探索及归纳管理的技巧，寻找新的方法，解决新问题，只有这样才能保证项目的正常实施，才能推动企业的经济效益不断前进。

参考文献

1祝贺.建筑工程合同管理〔J〕.辽宁工程技术大学,2009,4 (215).

第6篇：合同档案管理方法范文

合同管理已成为高校管理一项重要的工作，做好高校设备合同管理，对高校规范管理、风险防控和腐败防治具有特别重要的意义。文章从高校设备合同管理的内涵、高校合同管理现状及存在问题等方面进行阐述，提出了做好高校合同管理工作的四项措施，使高校设备采购合同管理工作真正发挥实效。

关键词：

高校；合同管理；科学研究

随着我国高等教育的不断发展，各高校对于教学、科研软硬件设施的投入逐渐加大，就淮阴师范学院而言，每年的招标采购项目就有数千万，采购项目涵盖教学科研仪器、家具、软件、图书、装修、后勤米面油粮等各个方面。从招标项目的申报到论证，从制定计划到招标、评标、定标，从采购合同的拟定、签订、执行到仪器设备的安装、调试、验收，再到建立资产帐目，这是一项系统的、复杂的工程，高校设备合同占高校合同管理中很大一部分比例，必须要规范管理，从严要求。

一、高校设备合同管理的涵义

高校合同是指高校作为法律关系主体在开展教科研、服务社会过程中，与作为其他平等法律关系主体的自然人、法人或者其他组织签订的具有法律权利义务内容的协议。[1]高校合同与一般企业之间签订的合同有所不同，高校的合同通常是围绕高校的人才培养、科学研究、社会服务、文化传承创新的四大职能而进行的设备采购、维修维护、基本建设、合作研究、合作经营、合作开发、服务等活动，与其他市场主体产生的一系列权利和义务关系。高校合同具有涉及部门多、种类多、金额小等特点，在管理上有其复杂性和独特性。高校设备(采购)合同管理是指高校作为一个法律关系主体对设备采购合同进行依法签订、履行、变更、解除、转让、终止、审查、监督以及控制等一系列行为的统称。通过审查、监督、控制等管理手段对合同的订立、履行、变更、解除、转让、终止等内容进行监督和管理。合同管理是一个系统的、动态的、全过程的流程。对高校采购合同管理进行规范化管理，有利于保持采购各个环节相互衔接，避免风险，有利于保证采购任务顺利完成，以便优化和满足高校的资源配置。

二、高校设备合同管理现状及存在问题

(一)高校合同管理的相关制度缺乏

就淮阴师范学院而言，学校仅在2004年出台过一则《大宗经济项目合同审核管理暂行办法》，规定了涉及的经济数额达5万元及其以上的大宗竞技项目的审核范围、审核机构及工作职能、审核的主要内容等。缺乏针对合同的管理部门、合同的起草、审核、签订以及合同的履行情况、跟踪检查管理等各个工作流程均作出明确规定的规章制度。

(二)管理人员对高校采购合同管理的重要性认识不够，风险意识不高

在高校采购合同管理的过程中，管理人员的法律知识和风险防控意识对后期合同管理的质量和效率产生了直接的影响。部分管理人员缺乏对高校采购合同管理重要性的认识、风险防控意识较弱、需要加强法律知识培训和储备。《中华人民共和国合同法》明文规定，签订合同的主体必须是拥有民事权利能力和民事行为能力，依法独立享受民事权利和承担民事义务的自然人、法人和其它组织。[2]然而在高校往往出现不规范操作等现象，究其原因，主要是因为部分高校管理者相关法律知识签约，在签订合同时，使用学校公章而非同专用章。此外，未经学校法人授权的，学校下属的部门、学院或者非法人单位等擅自使用部门公章签订的。以上签订合同的主体往往不具备独立的民事主体资格，所以合同的权利和义务等最终应由高校这一合同主体来负责。以上种种迹象表明，学校管理人员对合同管理的重要性认识高度还不够，思路未理清，更缺乏对合同签订后的风险防控意识。

(三)高校合同没有专门的部门管理，签订部门较多，责任分散

高校下设部门较多，有教学单位、科研单位、管理部门、后勤保障部门等，这些机构就像一台机器的各个零部件一样，保证着学校这个大型机器的正常运作。平时这台“大机器”的各个“零部件”都是相对独立并对外开展各项工作。由于大部分高校无专门管理合同的机构或部门，因此各单位部门在对外交往需要签订合同时便各行其是，各部门都可以学校的名义签订对外合同。这样就导致，基建处负责基建项目的合同的签订、资产经营公司负责房屋租赁的签订，后勤管理处负责后勤维修维护合同的签订、设备管理处负责设备采购合同的签订等等。合同签订的部门多，责任分散，存在着影响合同中学校权益的实现和潜在的法律纠纷等各种风险因素。但是，在合同执行过程中又会出现种种问题，这时如果各部门相互推脱，避而远之。那么后果和责任只能由学校来承担。部分高校虽然设立了专门的合同管理机构，但在实际操作过程中只负责合同签订的备案、盖章，并不能真正对合同的签订和执行过程进行监督。此外，学校领导或相关部门也不能够随时全面了解学校签订合同的整体概况，再加上各部门和单位签订的合同等文本资料放在学校不同的部门，若管理不妥很容易造成合同的丢失，不能按规定存档，从而导致，学校进行资产清查、财务审计或相关检查时不能及时方便地查找资料。

(四)工作人员专业性不够强

高校各部门的行政管理人员素质参差不齐，绝大多数管理人员法律专业素养有所欠缺，所以在面对合同管理这项工作时往往是显得专业程度不够。受传统思维的影响，在实际操作过程中，大部分管理人员犹豫没有法律背景，常常忽视了法律的思维和方式或者根本就不具有法律意识，比较倾向于采用行政命令的方式来处理高校采购合同管理执行过程中出现的种种问题。在高校采购合同管理中尤其如此，这部分管理人员意识不到签订高校合同对于保障学校合法权益的重要意义。[3]如果合同管理者自身就不具备法律专业背景，没有法律知识，不了解合同的基本条款，那么，高校采购合同管理就已告朔饩羊，形同虚设了。

三、高校设备合同管理对策措施

(一)提高对合同管理重要性的认识

高校要不断加强对合同管理重要性和必要性的认识，通过加强合同管理进一步规范学校的各项对外经济行为，推进依法治校，有效降低风险，提升内部管理水平，对避免腐败和暗箱操作，促进廉政建设的发展也有着十分重要的意义。各高校应定期对教职工展开普法宣传，对合同管理人员定期进行相关法律、规章制度以及合同签订管理方法、技巧的学习培训，增强合同管理人员的法制观念、责任意识与风险防控的相关知识。同时，合同管理人员在工作中也应该积极思考，探索合同管理的新路径和新方法。

(二)建立健全制度，明确各个机构的职责。

为推进合同管理工作的进一步制度化、规范化、标准化，各高校应根据《中华人民共和国合同法》和学校的实际情况，出台合同管理的相关规章制度：例如合同的审核制度、合同执行的动态监控制度、合同档案管理制度等等，规范和约束合同的拟定、审核、签订、履行、管理等一系列行为。合同管理制度能够使管理人员对合同管理有一个全面、清晰的认识，防止合同管理工作被边缘化、简单化和表面化[4]。通过一系列相关制度的制定，明确了涉及合同管理相关部门的具体职责，使合同管理人员的各个工作环节和工作流程有章可循，有据可依，从而保障合同的履行，有效维护学校的合法权益。

(三)建立合同管理系统，加强合同的动态跟踪

高校购置的仪器设备在逐年增多，采购任务逐渐增加，合同管理人员的工作量也在大幅增加，合同管理部门需要提供更高效的工作和服务，来保障学校的教学科研工作正常进行。合同管理是一项需要多部门协调配合的工作，建立一个统一的合同管理系统平台，能够对合同的签订、执行进度、验收、付款、归档等一系列信息进行统一查询，增加合同管理信息的共享，加强对合同的动态跟踪管理，这不仅可以为以后的合同谈判、决策等提供信息和数据支持，还有利于及时发现采购过程中存在的问题，降低采购成本。

(四)专业人员参与，促进合同管理的规范化

高校采购合同管理除了管理人员要加强法律专业知识的学习以外，还需要具有法律专业背景的工作人员、法律顾问等来全程参与，支持和追踪管理合同的起草、修改、审核等各个环节。高校合同的文本形式，可以请专业法律从业人员按相关法律法规，按建筑、装修、仪器设备、软件开发等不同类型分别拟定合同范本(国家规定采用标准合同文本的除外)，与对方单位商定需增加的内容可根据具体情况灵活添加到范本的补充条款中，并需通过法律顾问审核通过方可签订，这就从根本上降低了签订合同的风险性，有效的保护了学校的利益。

四、结论

高校设备合同管理是一项复杂、系统的工程，涉及到高校发展和师生的切身利益。做好高校采购合同管理，要从学校层面高度重视设备采购工作，健全各项规章制度，强化责任意识，加强专业人员培训，提升专业人员素养，规范设备采购合同各个环节和流程，同时，建立合同管理信息系统，做好合同的动态跟踪。

作者：刘洋 单位：淮阴师范学院

参考文献：

[1]冯俊波.高校合同管理若干问题的思考[J].2014(4).

[2]史为业.高校合同管理的路径探析[J].会计之友,2010(10):84-86.