机关档案数字化精选(九篇)

前言：一篇好文章的诞生，需要你不断地搜集资料、整理思路，本站小编为你收集了丰富的机关档案数字化主题范文，仅供参考，欢迎阅读并收藏。

第1篇：机关档案数字化范文

关键词：数字档案 档案管理 问题

中图分类号：G25 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2017）02（b）-0142-02

从人类悠久的历史来看，档案已经存在了上千年。无论是民主自由的西方国家还是中庸重礼的东方国家。档案从未被丢弃。人类几千年来一直流传着档案记录，是因为时间可以改变，但是记录不会改变，它会清清楚楚记录着发生过的一切。由此可见，档案的存在是一种符合人类社会需要和历史发展的行为。甲骨文是中国发现的古代文字中时代最早，体系较完整的文字，主要是刻在龟甲兽骨上的文字。后续又出现了金石档案、简版档案、缠帛档案、纸质档案，等等。通过研究档案的发展，不难发现，随着时代的变化，记录档案的方式也从最初的雕刻发展为纸质记录。而对于如今这个科技发展纵横的新时代。人们对于档案的记录更是有了新的需求，希望档案管理可以更加规范化、制度化、科学化。而“数字档案”毫无疑问成为了当今档案领域里的“新宠”。它伴随着互联网技术和计算机技术等产生的新型档案信息形态，具有一定的多元性和分散性；它可以将不同的信息记录在不同的载体上；不受地理位置的影响；它不再是用人们常规的纸质来记录；而是用一种新型的更完整，更容易保存，方便及时查找的磁盘、光盘等载体来记录。

1 数字档案的主要特点

传统的纸质档案管理已不再适合社会的发展需要，因此，被数字化档案管理取代是时展的必然结果，究其原因在于其本身的几大优势。

1.1 数字档案载体容量大

一张3.5寸的磁盘可以贮存1.44M字节的内容；一张光盘可贮存650～700M字节；移动硬盘的贮存量达到几G、几十G、甚至上百G。通常一个单位在几年内保留的文件可全部贮存在一张光盘内，为人们大大节省了管理成本和保存空间，这是传统档案管理无法比拟的。再说大家现在的实践活动的范围相当广，劳动对象相当复杂，实践的节奏相当快，所产生的历史记录相当多，急需要一种新的档案载体来取代纸质载体。

1.2 数字档案安全性高

传统的纸质档案由于受自然条件和时间的影响，需要长期花费大量人力、物力和财力细心保管，而且纸质的档案若是遭到破坏会很难复原；数字档案与其相比会方便很多。首先，数字档案容量大可存储较多信息，实体档案数量少，方便管理；其次，数字档案可以多备份，而且很快就可以完成，避免了破坏后无法查找的弊端。

1.3 数字档案的使用效率高

纸质档案管理在实际应用时会出现查找不便的问题。例如在查找某所学校学生学籍档案，需要管理员翻阅数十卷甚至上百卷的档案寻找，花费的时间长、工作量也大，若是采用数字化档案管理，只需要在电脑上检索所需要的信息，计算机就会自动筛检给出，如需纸质版可直接打印出来，大大提高了人们的工作效率；同时，随着大量高科技电子产品的出现，如：计算机、数码相机、扫描仪等，这些产品具有操作简单、存储多且方便的优点，已被人们普遍使用。据了解，已有相当多的机关、企事业单位正在实现办公系统自动化，网络办公已不再是处于实验阶段，相反，它正处于一种飞速发展的普及态势，这样就不可避免地会形成大量的数字档案。

2 数字档案的不足之处

在档案管理方面，数字档案作为一个新生事物，还存在着一些不足之处。

2.1 首先是人们的认知度

从历史的发展来看。纸质作为最早记录档案的方式。最初出现在西汉时期。由于当时技术有限，造纸成本太高，使用范围也不是很广泛。直到东汉时期，蔡伦改造了造纸术。使得造纸成本降低。也让大部分人接受了纸质记录。纸质的出现经历了上数百年的时间，随着造纸技术的进步，更是一直保留至今，同样也深受广大人群的认可。而数字档案现在存在的问题就是要如何去推广，如何让人们正确地认识数字档案。而纸质档案具有真实性的本质感，能够清晰看到，所以内心会觉得纸质记录是最安全的；对于数字记录有着不安全感，所以很难接受和去尝试。

2.2 其次是数字档案的格式的问题

数字档案作为一种通过计算机磁盘等设备记录储存的档案。虽然节约了人们翻阅纸质档案的过程，缩短了档案搜索时间。但是由于设备的不同，软件也有不同，需要去下载、安装，而这样也会使得占用空间太大而导致有些软件无法正常安装，有时还会出现病毒入侵，使得我们的电脑瘫痪。对于不同人群来说，中年人的接受和学习能力还是较好的，而对于一些年纪大的人，他们接受能力有限，自然也不会去尝试一些新鲜东西。

2.3 最后是数字档案的原始记录受到质疑

纸质档案是用纸来记录，一旦形成再去修改便会有很明显的修改痕迹，因此可信度比较高，不易被篡改。而数字档案是在计算机的环境下完成的，就有了一种无形的信息资源，人们可以去随意发送、复制、粘贴，一份文件成为了共享文件，也无法保证当事人的一些特征，容易被伪造和篡改，使得数字档案的可信度降低。

3 数字档案管理问题的解决方式

数字档案因其自身显著的优越性，从而被人们越来越重视、认可，进而广泛应用在人们日常的生活和工作中，对于其存在的不足之处，笔者认为应从以下几个方面入手予以解决。

首先，应当加强宣传，使人们对数字档案有更深层次的了解。如今网络世界日益发达，越来越多的人通过网络和计算机获取更多的有效信息，而对数字档案进行宣传，也可以借助网络和计算机的力量。通过使用数字档案，使相关部门档案管理工作走出以往的繁琐，管理工作变得更方便和快捷，同时，加大数字档案的运用途径，让数字档案以其便捷的优势被更多人所接受。

其次，可以将网络计算机行业、软件开发行业以及档案管理这几个行业相结合，将文档、图片以及声像等文件格式进行统一。这样可以有效突破行业限制，建立更加统一、规范且兼容性更强的文件储存格式。

再次，各档案管理部门在利用数字档案的过程中，要注重档案存储以及网络安全问题，在长期运用后形成一种更加精确快捷的数字查阅方式。同时，相关管理部门要根据档案密级为社会提供服务。

最后，应当提高档案管理工作人员的综合素质，使档案管理工作变得更加规范。新的数字档案具有可擦除式的更改性，这就为保留档案的原始性提出了新的挑战。一方面，档案管理人员应当注重维护档案的原始性；另一方面，档案行政管理部门也为保证数字档案的原始性新设立了相关制度。

由上述可知，时代的飞跃发展，要求人要用更先进的生产力与之相匹配，传统的纸质档案管理虽然有着“辉煌”的过去，然而它在人们实际生活和工作中却频频出现许多这样那样的问题，从而也证明了纸质档案管理已经无法适应当今社会发展的节奏，它被数字档案管理所代替是时展的必然趋势，也许数字档案在实际应用中会出现或多或少的不足，毕竟它是时展的一个新生产物，但是笔者相信在未来的发展中，这些不足之处会被大家一一克服，而它，也将会在数字化时代中为社会提供更加快捷、方便与优质服务。

参考文献

[1] 吴宝康.档案学概论[M].中国人民大学出版社，1988.

[2] 杨友秀.档案工作基本理论与方法[M].北京：档案出版社1994.

第2篇：机关档案数字化范文

关键词：档案；数字化；信息化；管理

随着科学技术的发展，全球信息化时代的全面到来，数字化档案必将成为今后档案的主要存在形式。然而由于档案数字化的发展到目前只有二三十年的历史，因此在现实工作中还存在很多值得探索和研究的问题，需要我们打破常规，更新理念，用科学的方法加以研究和解决。

一、档案数字化管理存在的问题

由于缺乏统一标准和规范，档案数字化的发展仍处于摸索阶段，各档案业务部门各自为政，因此存在很多问题，如容易泄密、难以长期保存、利用率低、缺乏资金和技术支持等各个方面。

1.档案数字化在信息安全和长期保存方面还存在诸多隐患

目前，档案的安全保密问题已成为档案数字化管理面临的突出问题，虽然在纸质环境中也存在泄密与信息丢失问题，但计算机与网络的应用使得安全保密问题面临更多的不确定因素和更严重的隐患，这体现在计算机软硬件、网络带来的安全隐患等方面。

首先，由于计算机存储设备（如磁盘、磁带等）具有存储密度高、容量大、易复制、易拆卸等特点，往往会给其中信息的保护和保密带来很多变数。据调查显示，即使磁盘已改写了12次，但第一次写入的信息仍有可能复原出来，可见，计算机处理磁盘文件的这种方式，可提高文件处理的速度和效率，也可方便误删除文件的恢复，但却给窃密者留下了可乘之机。其次，由于计算机网络系统与数据库管理系统的宗旨是系统开放、资源共享、降低系统开发成本、提高信息处理效率，因此对于信息的窃取和盗用，非法增、删、改及各种扰乱破坏，造成了极为方便且难以控制的可乘之机。而操作系统的最大缺陷是不能判断运行的进程是否有害，无法制约或禁止有害进程（如病毒）的运行，无法判断系统中的软件是否被篡改。因此，档案数据的备份容量、数据处理性能、数据保护能力、数据恢复能力，快速备份和异地备份等方面还面临着严峻的挑战。

2.档案数字化对象复杂、数字化工作无统一标准

档案数字化的对象极其复杂，表现在以下方面：一是档案的载体形式多。纵观古今中外档案发展历史，除实物档案外，记录信息的载体类型大致有甲骨、简牍、缣帛、纸张、光盘、磁带、磁盘、录音录像带等。二是档案的种类多。档案的分类方式多样，目前业界普遍认同的是按照内容分为：文书档案、科技档案、专门档案，其中仅专门档案一类，胡绍华等14位同志编写的《32种专门档案整理方法》一书中，详细列出了32种专门档案，但就实际来说，这32种也不能全部囊括。三是档案的数量多。随着电子化、信息化的发展，档案数量快速增长，电子文件的增长速度更是惊人，我国中央和国家机关及直属企事业单位生成的电子文件数量约占文件总数的72.7%。

在数字化过程中，我们要将种类繁多、数量庞大的复杂对象，参照已有的标准，从数据库结构的设计、转化流程、技术等方面，转化为计算机可以识别处理的信息，做到统一规范几乎是不现实的。一方面，不可能将每一种档案都转化为数字信息；另一方面，不可能对每一种档案都出技术规范。档案数字化未来的发展趋势有可能是：永远没有现成的理论，只是在业内的管理部门领导下，在统一要求和原则之下，灵活掌握。

3.数字化档案的利用率不高

虽然办公自动化系统和档案数据库推行多时，但很多单位并没有把提高电子文件管理意识当成一项紧迫的任务来抓，人们仍延续传统观念和管理模式，尤其对于竣工图的借阅，不习惯于使用电脑进行检索和查阅，基本都通过人工来完成，计算机在整个过程中的应用仅限于文字录入、编辑和打印。人们只看到伸手可及的有限的档案，而忽略了以数字化形式传递的浩瀚的资料宝库，不仅消耗了人力物力，而且使得电子档案由于没有得到合理的开发利用而造成双重的浪费。

4.档案数字化的整体环境不乐观

由于档案数字化产生的效益难以进行量化，因此社会各界对于此项工作的重视程度不高，表现为：政府对档案数字化在资金、人力、软硬件投入上较少，认为是档案部门自己的事情，尤其是对基层的投入更少。在地区信息化的规划中，对档案数字化的投入也很少，且档案数字化还存在重复建设、低水平开发、各自为政的现象。

二、应对措施

面对上述问题，我们在数字化过程中，不能一味地追求速度，应在保证质量的前提下，做好数字化规划和基础工作，引进先进的管理理念和技术，建立档案数字化系统和办公自动化系统之间的有效衔接，提升档案管理人员的综合素质。从目前来看，档案数字化建设过程中最大的问题并非技术问题，而是管理工作不能适应当前的形势。因此，需要做好以下几方面工作：

1.建设系统工程，实现信息共享

档案数字化是一个系统工程，由若干子系统和要素构成。为保证档案数字化系统的科学性、完整性、适用性，应由档案部门指导专业机构进行设计，制定详实的数字化规划和系统规范，促进部门间的相互合作，使得不同系统、不同业务的数字化系统统一起来，发挥综合效应。例如，有些企业为了提高档案利用率，配置适当的档案查询系统，通过数据库检索等方式达到资源共享的目的。

2.扎实做好数字化的基础工作

针对档案数字化加工慢和档案数量大的矛盾，坚持利用为先的原则，采取恰当的方式方法如现用现扫、以用定扫、常用先扫的方式完全可以缓解矛盾，最大限度地满足利用者的需求。现用现扫就是对没来得及进行数字化的档案或利用率极低没有进行数字化的档案，在有借阅需求时在库房现场进行扫描，满足利用者的偶然性需求；以用定扫就是针对某些单位对尚未数字化的档案的小批量利用需求，坚持利用优先的原则，暂停其它的数字化加工任务或临时组织力量，以最快的速度突击扫描加工，在较短的时间内完成所需档案的数字化任务；常用先扫即通过对档案利用需求的分析，确定优先数字化档案的范围，有计划地对利用率高的档案进行数字化，这些方法既保证了档案的利用，又提高了数字化的效率。

3.建立横向通道，衔接办公系统

目前，在办公自动化系统与档案管理系统的衔接方面普遍存在一些问题，有些单位办公自动化系统运行良好，唯独档案查阅功能没有实现，究其原因，主要是出于安全保密的考虑。在办公自动化系统中实现查阅档案的功能没有很大困难，但在做好档案安全保密工作的前提下建立档案系统与各专业系统之间的横向衔接则需要做大量工作。档案数字化对于安全保密工作的要求主要体现在硬件和软件的安全管理两个方面。硬件方面应严把信息存储载体质量关，提高电子文件载体的保存寿命，为电子文件的长期保存打下基础。对于存储电子文档的设备和磁介质要派专人负责管理，确保电子档案不会因温度、湿度等一些人为灾害导致文件丢失。软件方面，就是要通过采用多级权限和密码管理，多层结构，加密通讯、防火墙等各种安全控制方法，有效地保证系统的保密性，使系统以及系统内的数据不被非法访问、窃取、修改和破坏。

4.建设专职队伍，提高管理水平

随着当今世界信息爆炸式地增长，档案管理也由过去的劳动密集型转为以现代化办公设备为依托的知识密集型工作，目前的档案工作要求管理者具有很强的分析能力，对档案涉及的各个专业有基本的了解，能够根据利用者的需求有针对性地提供档案。这些都要求具有高素质、高技能的现代化信息管理人员才能胜任，因此有关部门应加大档案人员的培训力度，学习电子文件管理知识，增强电子文件管理意识，尽快做好传统档案管理向数字化管理转型的工作，努力提高电子文件管理水平。

5.积极应用现代化技术和管理经验

第3篇：机关档案数字化范文

高校档案管理创新数字化网络化

一、档案管理数字化的意义

档案本质上也是一种信息资源，信息是为了方便人们使用，但是档案信息长期以来重存档轻利用，查看档案资料需要各种审批，这违背了档案信息保存的目的。随着信息技术的不断发展，档案管理数字化成为了必然选择。首先，数字化的档案信息更有利于使用者，使用者只需要在网络上填报自己的信息，经过管理系统确认以后就能够查询自己权限内的资料，不会受到时间和空间的限制，在任何时候、任何地点。只要有一台计算机并且能够联网即可。我们已经进入了信息时代，随着信息技术的发展，人们获取信息的途径已经异常丰富，对人们而言，缺少的不是信息，而是获取准确信息的注意力。高校档案管理数字化和网络化就是为了解决人们缺少的注意力，通过档案管理系统的检索功能，帮助使用者准确获取信息。除此以外，档案管理数字化以信息系统为基础，而管理信息系统的引入正在改变档案管理工作的环境。以往的档案管理工作的重点就是档案资料的汇总和归档，以及对文献资料进行汇编等等，而引入信息管理系统以后，这些工作都可以交给系统完成，工作人员的注意力将集中在档案数据管理和系统维护，以及档案开发利用上。其次，档案管理数字化在减轻工作人员的工作量的同时也在提高工作效率，对于传统和比较规范的工作都可以由系统完成。尤其是对于档案资料的归档，这是以往最繁重的工作，现在只需要将电子版文件保存，并按一定的格式要求录入即可，而且方便了各部门相互之间查阅。

高校档案管理数字化有着其现实意义，而且目前高校的很多网络设备正在逐渐成熟。首先，高校档案部门都已经开始利用计算机办公，正在努力向办公自动化方向发展。更重要的是不仅仅是档案管理部门，高校各部门各单位基本上都在向办公自动化发展，这样在日常工作中就会形成很多的电子信息，而纸质版文件正在逐步退出舞台，电子资料也不仅仅是文档和表格，而是包括了语音、视频、图片等等，传递的介质包括光盘、磁盘等等。另外，目前高校都已经建成了各种网络，包括校园网、中国互联网、中国教育科研网、中国科技网等等，而且这些网络都可以与外网互联，先进的网络技术和崭新的网络环境为学校的各项管理工作以及教师和学生的工作生活提供了极大帮助。而且网络的利用方便了教师和学生查看资料、学术交流，甚至是科研合作。计算机这一辅助工具已经成为各项工作的必备条件。其次，档案管理数字化设备也逐渐被应用。现代化的设备和智能化的硬件基础是高校实现档案管理数字化的基础。经过十几年的建设，伴随着学校办公自动化的逐步实现，档案管理设备也逐渐实现了自动化，而且正在努力实现智能化，已经使用的现代化的设备为实现信息系统数字化管理提供了硬件保证。因此，实现高校档案管理数字化已经不再是可望不可即。

二、高校档案管理数字化存在的问题

（一）档案管理的理念和方法问题

从目前的形势看，高校档案管理数字化已经成为必然，而且各项硬件设备也正在逐步到位，信息管理系统的开发也初步完成，一些学校已经正在使用。但是，档案管理的理念和管理方法还比较落后，系统的工作模式还主要依据传统的手工工作流程，对计算机这一辅助工具的开发还不够，工作方法没有创新，档案管理工作依然没有摆脱重管理轻利用的局面，现有的工作模式仅仅是改变了工作的形式和资料的形式，知识信息载体发生了变化，并没有对传统的档案管理进行革新。现代意义上的档案管理数字化主要是依靠计算机实现档案信息和数据的管理，而目前档案信息的管理还主要依靠人工，只是工作环境是在计算机上，这样不仅不能提高工作效率，减轻工作负担，反正增加了工作人员的劳动强度。在工作理念上没有创新导致了工作模式的生硬转变，而国外档案管理已经是一个专门的专业，有着极强的理论和实际操作性，针对不同的档案资料都有不同的分类管理的措施和方法，但在国内这些都还没有实现。总体来说，目前高校档案管理数字化的硬件设备已经基本完成，但是管理的软件部分，包括系统功能开发和管理理念以及工作模式都存在较大问题。

（二）档案管理数字化缺乏统一化和标准化

高校档案管理数字化的非标标准和非统一化主要体现在这样几个方面：一是学校内部管理体制问题，由于学校各部门的工作各自为政，各部门对于资料和文档都有自己的要求，都有自己的形式，这是各部门的工作性质所决定的，加上学校在统一化和标准化方面要求不高，导致学校内部档案资料不能实现标准化和统一化；二是目前各高校隶属于不同的主管单位，一些高校隶属于国家教育厅，而更多的院校则隶属于省教育厅或者市级教育单位，这就造成各高校档案管理有着明显的“地域色彩”，这个问题主要是国家对于高校档案管理没有统一要求和统一标准；三是高校档案管理系统组成不同。包括系统的硬件设备和软件部分，硬件设备高校都是各自采购，相互之间存在差异，硬件的差异一定会造成系统功能的差异，导致系统的软件部分也存在差异，各档案馆之间的联系就难以保证。这些问题与学校得到的经费和学校的前期组织计划有很大联系，一些系统的建设劳民伤财，最终还是没有实际的效果，造成重大损失。总之，高校档案管理数字化面临的一大制约因素就是标准化和统一化，离开了标准化和统一化，档案管理数字化就只是一种工作形式，改变不了当前档案管理面临的困境。

（三）系统安全和经费问题

目前高校的档案管理系统都是外包设计的，系统一般都会接入校园网和其他网络，而现在众多的网络病毒对系统的安全造成很大的威胁，加上一些工作人员没有信息安全意识，在日常工作中很可能引入病毒。系统安全的另一个方面就是系统的数据库建设，目前高校档案管理的数据库都是各自为政，缺乏整体性设计，数据库规模小，不便于维护，对病毒抵御能力差，没有标准化的设计，经常造成重复建设。档案信息关系到学校的正常工作，以及学校的机密信息，一旦泄露将造成不可挽回的损失。另外，学校档案管理系统的建设经常遇到经费问题，除了一些名校之外，多数高校还是存在经费问题，加上一些领导不是很重视。而且，档案管理部门除了建设以外，还需要对员工进行培训，需要系统的维护，或者聘请专业技术人员等等，这些都需要经费支持。除了上边提到的问题，还有一些比较传统的问题，这里避免老生常谈没有提到，包括档案管理人员的业务素质问题，档案资料的开发利用问题等等。

三、高校档案管理数字化实现的措施

第4篇：机关档案数字化范文

关键词：化工设计；档案电子化；设计文件数字化

0引言

化工工程设计档案是记录工程设计及建设过程中的重要信息的文字、图表、照片、视频等形式的载体，同时也记录设计文件的质量控制及科研创新的全过程。随着办公自动化和信息化，化工工程设计档案电子化已被广泛运用，化工工程设计文件数字化交付，使得设计、审图、施工高效便捷[1,15]。作者通过对设计文件档案管理现状的研究分析，归纳总结常见电子文件管理难题及解决方法、思路。

1化工设计电子文件档案管理问题

目前，大多数化工设计院设计文件档案管理还是以纸质文件为主，工程文件手签图纸方式保存。随着科技发展、办公系统升级更新，现在，各院各级工作人员都已经逐渐意识到档案电子化管理方便快捷，以及后期利用方面发挥的重大作用[5]。档案电子化管理全面实行还有困难，急需解决以下几个问题。

1.1归档不完整、不及时

完整的电子文件除了包括记录工程设计真实面貌的相关电子文件，还有一些其他形式的相关文件。工程项目设计过程中产生的各类电子文件形成于计算机系统，并大量通过网络平台进行传输、修改，故广泛分布于不同设计人员的计算机硬盘上，导致归档的不完整和延迟。

1.2归档方式简单过时

光盘存储电子文件，目前虽然较为安全、保险，但在实际工作中却带来诸多的不便。首先，档案管理人员对光盘内归档电子文件的数量、原始性、完整性无法进行有效验证；其次，保存光盘的库房条件要求高，需花费大量时间、经费，定期对归档光盘进行转录、翻刻等工作；再次，利用方式极为不便，须先找到光盘读取信息，才能提供利用。如此电子文件便失去了在保管和利用上的优势。

1.3难以保证纸电一致

对于电子文件的原始性，目前学界将其理解为真实性，牵扯到其法律效用的问题。首先，合法化电子签名与确认电子文件原始性相矛盾。其次，文件产生的顺序是先电子后纸质，但归档顺序往往与之相反，且设计单位根据顾客需求，往往仍以提供纸质图纸和文件为主，电子文件本身的准确性显得无足轻重[2]。

1.4信息化档案建设标准滞后

传统的纸质、音像档案管理有统一的规定制度，但在档案信息化过程中，不同的管理软件形成档案数据库结构不统一，数据不规范等问题[9]，很难实现资源共享。

1.5缺少高层次档案管理人员

验收整理的归档资料不够全面；缺乏信息技术，不能充分做到档案电子化；而复杂的化工工程档案又必须真实、原始和完整。应加强系统的专业教育和专业技能培训，提高学习创新意识及处理复杂信息能力，同时，多引进有能力的年轻人[8,12]。

2加强化工设计电子文件管理的措施

2.1加强档案行政管理

适应信息化新形势，加强档案管理法制化建设，积极推进档案管理部门的思维、知识、技术及管理模式的创新，提高服务意识，扩大档案利用率。设计院应结合自身条件，建立健全档案管理制度及数据库系统，进一步规范档案管理工作。

2.2加强档案法制管理

严格遵循国家档案局《电子文件归档与管理规范》和《电子公文归档管理暂行办法》，规范电子文件档案资料的收集、归档等工作[3,11]。在档案收集、归档中，创建流程管理模式，实施系统管理。力争档案管理工作与项目一并启动[6,10]。首先，CAD电子文件收集、存储应在网络环境中完成，替代传统刻盘归档存储。其次，对正式出图进行扫描，将扫描pdf文件与原始CAD电子文件一起置于归档系统内，在保证纸电一致性的同时，也可作为底图电子化的积累[14]。

2.3推行设计文件数字化交付

传统蓝图提交方式将逐渐被数字化审图取代“，便捷高效、即时审查”的数字化审图在提高施工图审查工作效率的同时，也保证了勘察、设计、审图质量。数字化审图中，各参与方主体对图纸进行的上传、批注等都会在系统中留下痕迹，使管理部门可以随时通过查看数据库了解审图情况，监督、督促设计、审查机构，从而提高设计院工作质量。2014年年底，在“勘察设计技术创新研讨会”上“，白代蓝”在上海试点，引起了各行各业广泛关注，这也为设计文件数字化做好了准备。

2.4提高档案人员综合素质

积极培养复合型人才，化工设计档案管理工作者不仅要掌握档案管理专业知识，还需要学习化工知识、掌握电子信息的维护和管理。在电子系统中，档案人员要积极参与文件的鉴定、保存、编目、提供利用和保管过程，积极提供利用是档案管理工作的目的[4,7,13]。

3结语

综上所述，化工设计档案电子化建设才刚刚起步，设计文件数字化交付“白代蓝”的计划还在试点中，而真正实施过程中肯定还会遇到其他未知的困难，但是势在必行。实现数字化报建、审图、施工、竣工验收、竣工图归档等一体化贯通的工作将有益于设计单位加强设计过程质量控制，提升设计效率，规范和精细设计过程，提供可靠完整的档案信息。

参考文献：

[1]赵静.综合设计院工程设计档案管理综述[J].城建档案，2014，(08)：58-59.

[2]高天昱.浅谈工程设计院工程档案电子文件收集_管理和开发利用[J].办公室业务，2014，(06)：59-60.

[3]邓春红.新能源档案电子化建设的探索与思考[J].科技与企业，2015，(06)：3、8.

[4]余科云.浅析底图电子档案与纸质档案“双轨制”管理[J].办公室业务，2013，(04)：173-174.

[5]王永苹.福建省电力设计院工程设计档案管理系统的设计与实现[D].电子科技大学，2013.

[6]张春玲.浅议企业工程档案管理工作[J].西部煤化工，2008，(01)：73.

[7]武晖.浅谈水利水电勘测设计院科技档案的现代化管理[J].办公室业务，2014，(04)：194.

[8]李昂.浅议设计院工程档案管理问题与对策[J].企业档案，2014，(02)：120-121.

[9]王洁.设计院档案信息化存在的问题及对策[J].兰台内外，2014，(02)：54.

[10]丁军艳.浅谈设计院如何实施档案管理软件[J].内蒙古科技与经济，2014，10(19)：25-26.

[11]次鹏.设计院档案管理信息化的发展[J].科技档案，2015，(03)：22-25.

[12]张晶晶.浅议水利工程档案管理工作[J].中国西部科技，2009，04(08)：71-72.

[13]温蔚青.对工程档案质量控制的几点认识[J].山西档案，2007，(05)：43-44.

[14]邓代先.工程档案信息化之路[J].科技档案，2008，(01)：18-20.

第5篇：机关档案数字化范文

一、数字化技术在社保档案管理中的优势

（一）征管信息预测

社保档案涉及的信息量非常多，内容甚是广泛，不仅包含每位公民的基本信息，还包含着许多文书方面的信息，管理信息预测征管系统可以更好的完善每一项信息工作。当社保档案管理系统健全之后，每位公民的姓名、年龄、参保时间、家庭住址以及工作状况等基本信息都能够在信息后台被检索，并且我们还可以很快的查询到社保到期日期，及时的提醒我们按时投保，使我们的社保档案管理更加方便，使每位公民的实际信息能够更加妥善的保存。

（二）机构内控管理

实现数字化社保档案管理系统体系，可以将经办机构的信息有效的保存到档案中，并且可以有效的记录公民在机构中社保的选择情况，真实有效的记录每笔业务的来源与去向，在对机构账务进行审计时，我们可以更快的查询每笔业务的实际信息，数字化技术为实现健全的管理体系做出了巨大的贡献，并且可以有效的提供技术性的保障，能够最大化的实现内控管理的效率和质量。

（三）经办业务事后监督

无论我们提出何种的社保档案管理技术，都需要对其进行事后监督，并且有必要为其设立经办业务事后监督部门，数字化技术的研发没有正式的运行到社保档案管理工作中，所以该技术中存在的问题需要切实的发现。通过设立经办业务事后监督部门，可以有效的预防数字化技术在社保管理工作中的问题，提前发现问题，进而由经办业务事后监督部门完善问题，有效的保障社保管理工作的展开。

二、数字化技术在社保档案管理中的应用策略

（一）建立健全的社保档案管理制度

我国的社保档案管理制度是根据各省级以及各市级规范而制定的，各省市的制定具有一定的差别性，没有形成统一的制度。这在很大程度上限制了地区之间的交流，更在一定程度上限制了人才之间的交流。所以，我们需要根据我国社保实际状况出发，由我国社保部门建立健全的社保档案管理制度，让全国的制度形成一个有机统一的整体，能够依照一个标准予以执行，使仁和地区的工作机构在查阅公民社保状况时的速度更加快速。

（二）引用信息技术管理方式

信息技术工作是当今社会的潮流，其可以更好、更快的帮助我们完成工作。我国的社保档案管理数量在随着社会的发展不断加大，只有引用信息技术管理方式进行工作，未来才可以实现全国社保档案管理的统一化。其能够改变传统手工操作记录模式浪费时间、人力、物力成本的缺点，有效提升社保机构的工作效率。同时，运用信息技术管理模式，能够让社保工作跟上时代的步伐，通过计算机技术为每位人民服务，促使社保档案管理现代化。

（三）实现社保文档的资源共享

将社保档案管理信息化的首要条件就是建立电子档案数据管理中心，集中的为其设置一个电子文件，并且在该网站上提供非限制性电子文件查询，可以有效的实现社保文档的资源共享，规范社保档案信息系统中每个数据接口的管理制度，实现现有文件与档案信息之间的切换，这样可以有效的降低社保档案信息的重复率，在很大程度上节约人力物力，并且为社保档案管理机构带来更多的便利。

（四）加强专职队伍建设

针对目前社保档案管理工作的探究，我们可以发现，现行的社保档案管理工作人员素质普遍偏低，我们需要对该队伍进行整顿，加强专职队伍建设，通过行之有效的培训提升工作人员的专业技能，提升社保人员的文化素质，建设具有高质量高效率的工作团队，从而让社保档案管理人员满足社会对档案管理工作的信息需求，让社保管理成为社会发展中一道亮丽的风景线。

第6篇：机关档案数字化范文

1.1 提高经济效益。纸质档案是以纸张作为载体的一种形式。在信息时代，随着资料的累积，档案信息的增多，造成纸质档案查阅不便利，占用空间大，且管理及维护成本较高等问题，而数字档案解决了纸质档案存在的问题。

1.2 提高办公效率。数字档案是随着计算机网络技术、数据库技术以及多媒体技术的发展产生的一种新型档案信息形态，它能把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式互相连接，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，及时提供利用，实现资源共享。

1.3 增强档案原件保护。将纸质档案转变为数字化电子档案后，档案的使用更加安全。尤其对历史久远的档案材料，数字化处理后无疑是对其更好的保护，另外，通过档案的数字化处理后，防止了部分档案篡改的行为。

2 数字化档案在物探公司档案馆的应用

由于物探工程项目投资规模大，施工周期长，在前期工作进行时档案人员一般没有参与，而工程竣工验收时，距文件形成已过了很长时间，一些基础资料如果长时间管理不善易造成散失。

物探公司档案馆在准备建设数字化、网络化档案馆之前，以纸质档案目录数据库为依据，将每一份纸质档案文件扫描一个或多个图像存储为一份图像文件。通过每一份图像文件的文件名与档案目录数据库中该份文件的档案号的一致性和唯一性，建立起一一对应的关联关系，为实现档案目录数据库与图像文件的批量挂接提供条件。

物探公司档案馆历年来共接收各类文件资料17666卷（份）；已整理完毕17666卷（份）；整理各类老资料7075卷（份）；为各单位生产及科研生产工作提供利用1890多份，近605人次；新录入二维、三维18块工区及25口井的地震勘探信息数据，共计2467条记录，核查了二维、三维16块工区的95条测线，99束线，共2467条记录。按照总公司和勘探局数据库统一格式的要求，对所有的数据信息进行了二次处理，所有数据格式已转换完，与勘探局总数据库的兼容性达到100%；建立了适合勘探局网络环境的数据库管理、查询、调用系统并开始利用处理；为逐步实现档案馆的现代化管理打下基础。

另外，我们也接收了大量的光盘，经常在不违背保密制度的情况下向基层队提供利用。例如在基层队时间紧、任务重，抽不出专人来档案馆借阅的情况下，我们会把一些不违背保密安全制度的数据通过网络传输给他们，方便了基层队工作的开展。为了满足公司各个部门的需要，我们制作了中石化地球物理公司档案管理系统，便于基层队更快捷、安全地查阅需要的档案资料。并设置了访问权限，进行了加密，在技术人员有需要的时候，我们可以开放权限为他们提供利用，这也是物探网络化管理的一种体现。

在我们享用档案信息化网络化带来的可靠性、实用性的同时，我们也没有忽略网络安全的隐患，建立了安全管理体制。为了确保档案系统正常、稳定、安全地运行，物探公司档案馆建立了日常监督和检查体制，设备的日常维护、制度的贯彻与执行都落实到日常工作中。例如，系统运行分析检查，操作密码、口令的更换管理，设置各级网络站点的安全管理方法，关注运行状况，分析检查攻击行为，等等。

3 数字化档案在应用中的成效

物探公司档案馆应用现代科技整合信息资源，加快档案信息化的建设，将“死档案”变成“活资料”，根据信息化的要求，依据现有条件，在档案数字化建设上下功夫，将逐步从目录级数字化向全文数字化发展，做好电子文件和数字档案的日常登记备份，实现了计算机自动检索，提高了档案服务的效率和质量，为物探公司及相关部门提供了快速便捷的信息支撑，充分地发挥了档案的作用。

第7篇：机关档案数字化范文

关键词：数字化；信息化；学校；档案管理

中图分类号：G647.24

学校档案管理的信息化，其实就是学校档案的数字化，是指利用扫描仪或数码相机等数码设备对纸质档案进行数字化加工，将其转化为存储在磁盘磁带光盘等数字载体上并能被计算机处理的图像或文本的过程。

1 档案数字化是信息时代的需要

随着时代的发展，特别是《全国档案信息化建设实施纲要》的实施，根据有关规定，大部分学校档案信息化建设已经发展10余年了，信息时代已经到来，各类学校在信息采集、信息提供、信息处理等环节做出不少工作，特别在基础设施建设方面投入很大，在网络建设上主要投入计算机、交换机、路由器、服务器、存储器等硬件设施，同时投入计算机的操作系统、数据库管理系统、信息安全系统等作为信息网络建设的软件投入，与信息相连接的是一个庞大的网络，即计算机网络，为档案信息传输、交换和资源共享提供基础保障。

在此基础上，主要要完成信息资源建设和应用系统建设的工作，在这个建设过程中，档案信息资源建设是档案信息化建设的基础和核心。资源是可以利用的，也是可以创造的，档案信息资源也是如此，需要建设，需要开发，更需要维护。

最后就是档案信息建设的标准规范文件建设，形成统一的、国际化标准的电子文件，并进行一定语言上的描述、进行安全方面的存储，有利于方便查询、交换，并可以在网上传输和管理等，必须要有统一的标准、规范，并付诸实施，使其能够健康有序发展。

2 学校档案管理数字化现状

目前，档案信息化建设无疑是学校各个系统建设工程中的一部分，学校在一定程度上需要把档案信息化建设成为面向社会、面向未来的档案管理模式，档案管理工作完成从档案实体逐渐转变为档案数字化形式的一个蜕变，也是体现学校软实力的一个重要举措，在这个实施过程中，为了实现资源有效利用，网络资源的实时共享，并便于相互间的储存和有效对接。从现实情况来看，无论是在学校管理工作档案信息资源作用的发挥；还是开拓视野，方便、快捷地查询，安全储存等方面都取得了很好的成效，但是，从标准、规范的角度来看，还有许多具体问题需要加以解决。

2.1 对档案信息化思想认识的误区

档案信息化并没有一套较为完整的理论是存在这种认识的根本，单一的理解和单一的电子化操作，没有形成规模和信息化的需求共享，最突出的表现是认为信息化就是电子化、数字化，把档案文献的数字化理解为档案管理的信息化，忽视了中间一些关键的标准建设和信息共享。 学校为了追求档案管理的信息化，忽视了许多细则标准与指标体系，只在纸质档案数字化的速度、进度上追求一定量的效率，忽视其实质内容，不了解档案信息化要有一套完整的体系来运行，不能只限定在一定数量的电子设备，更重要的还在于对数字化概念的理解，对数字信息化建设的规划与论证研究等。近年来，无论是中等职业学校还是部分档案机构，相当多的在档案库把大量精力放在数字化加工的基础上，企图通过这个加工来提高数字化进程，其目的是减少人力劳作和频繁进出库房借阅档案的劳顿之苦，在一定程度上是一种圈内或者一定范围内的电子数据的收集和管理工作。这是在一个范围内或者一个部门内出现的误区，另一误区就是认为信息化是档案部门与有限的几个部门的之间的信息化，并不是需求关系的信息化，缺乏一定的系统观念，没有形成整体优势，实现信息资源共享。

2.2 档案信息化建设中管理漏洞多

管理，就是对一件事物的统筹、计划、实施、反馈整个过程的监督和管控，档案信息化管理也是如此，但是在实施过程中，各个环节都存在一定的漏洞，造成信息化建设不够畅通，甚至停滞不前，敷衍了事。

第一，档案管理的宏观调控失灵，缺少周密的计划和强有力的组织实施，没有把档案信息化纳入学校整体的发展格局中，造成单一部门的愚公移山之景象，说到底就是在政策、资金、技术等方面缺乏支持力度。

第二，重复建设问题，由于缺乏整体统一的规划和有序的推进，一个时期或者一个阶段所做的工作几乎都是重复的，目标混乱，目标错位，没有切实可行的操作方案和调查研究，盲目购置或者超前购置，造成设备与技术、技术与需求不协调，不配合等矛盾，造成了相当大的浪费，使信息化建设难以持续发展。

第三，信息价值不对等问题，由于储存的一定量的信息在流通中也存在许多问题，比如各类档案信息不平衡、信息缺乏或者信息过剩造成的信息失真，由于加工缺乏可持续性，在信息节点出现断档情况，造成信息价值受损。中职学校在照片档案的信息量的管理和存储上较突出。

2.3 档案信息化建设中的质量问题

由于以上原因，在处理信息化过程中，出现许多需求不协调、标准不一的情况，特别是在设计信息网络体系结构、选择软硬环境、确定技术标准等方面没有确保其可行性和可靠性的设计，缺乏信息建设的技术应用发展的前瞻性和可扩展性。对于相关标准，不仅体系复杂，而且信息技术不断地处于更新状态下，而且更新速度比较快，要求在技术的兼容性、可操作性上都是可持续发展的，由于缺乏相关的重视程度，很难在这点上做到标准化的信息建设格局。

另外，信息化质量保证重要的一点就是系统的安全稳定工程，缺乏安全性能的技术永远都是最危险的，特别是信息技术。质量如何确保，信息如何对等传输，一直是各大院校特别是中等职校所不能及的。

2.4 档案信息化建设中人的问题

一说信息化、数字化，人们更多的是于计算机联系到一起，很难将人的因素放在第一位，其实这个不是对错的问题，是一个思维习惯的问题，再先进的仪器都要靠人来操作，特别是专业的对口，不但要求有有较高的知识层次和先进技术水平，当然不能只会计算机操作，还要有信息技术专业的基本素质，还要有建设、开发本岗位适应时展需要的人才和人才储备，有协助领导完成相关的技术决策、信息建设标准以及可持续发展的战略考虑建议等。特别是中等职校档案工作人员要么毕业于非档案管理专业，要么就是安排闲散人员就职；因此，加强档案管理人员的继续教育和培训是非常必要的，这样才会跟上档案工作的需求和提高工作水平。

3 学校档案管理数字化建议

根据前文叙述，对标准化的档案数字化建设来说，我们要做的事情还很多，主要从以下几点出发，来更好的完成学校档案管理工作：

3.1 标准化、规范化。目前，由于出现诸多非标准的应用软件，不但在标准化方面有待提高，在规范化方面也需要提高，在选取和使用的时候要提前做好研究和分析工作，做好统筹安排，进行可行性研究，并不断借鉴和参考，提高档案建设的信息化。

3.2 做好数据库建设。数据库的含义是依托先进的信息技术对资料进行科学的管理和方便使用。一般来说，档案信息管理系统包括收集、鉴定和筛选档案材料的输入系统，对收集来的档案材料进行特征描述和信息存贮的存贮系统，提供多种检索途径和检索手段的输出系统和通过使用户和系统之间得以交互信息的反馈系统。

3.3 实行全员参与，基础建设的档案提取工作，要求单位内部进行网络信息采集，对于各档案管理部门与校综合档案室的电子信息的有效对接，不断提高档案工作质量。

3.4 提高从业人员素质，主要是对口专业的对口对位，不能安排半路出身的或者为了安排而安排闲杂人等从事档案工作的信息化建设；档案管理人员的业务能力直接影响档案管理工作的质量，档案人员必须及时进行在职的教育培训，借助培训平台，掌握新技术，更新档案专业知识，以适应新形势下的档案管理工作。

4 结语

随着我国互联网技术的普及，档案管理信息化管理工作出现了新的发展机遇，由于传统的管理模式和理念向现代管理模式和理念转变，档案管理工作应发挥出自有的经济效益及社会效益。

参考文献：

[1]谢碧慧.论信息化时代的学校档案管理工作创新[J].才智，2012（8）.

第8篇：机关档案数字化范文

1.1有利于完善学籍档案内容

学籍档案记载着学生的重要信息，传统的学籍管理是分开存放这些信息的，往往是按照班级、专业和院系进行装订成册，有的学校还会将学生的学籍发生变动时的信息在与这些信息分开来进行存放，学生所得到的各种奖惩、任职情况、党员信息、综合评价也有可能在其他卷宗里面。总之就是分开存放学生的各类学籍信息，而不是采用集中统一的方式进行管理。采用分割的方式管理学籍信息，则在查找学生的全面信息时有一定的困难。但如果采取数字化的方式集中处理这些繁琐的信息，则可以用数据库存储这些信息，虽然录入学生信息的部门不同，但是通过数据库存储，可以统一的显示出这些信息，从而更加方便全面的管理学籍信息。

1.2通过资源共享使管理更加方便

各个高等院校在进行档案的管理工作时注重学籍档案信息的数字化。对纸质的学籍档案、照片等进行数字化处理，建立计算机网络，使高校档案资源得到最大程度的开发利用，使资源能够得到共享，通过管理学籍档案，还能够优化学校的管理环境，从而使学校的管理工作不仅仅服务于学生、学校，更服务于社会。

2学籍档案数字化建设中存在的问题

2.1数字化程度偏低

学籍管理长期以来都是采用传统的方式，利用人工来完成的，而现阶段的学籍管理则采用了现代化的信息技术。学籍管理繁琐信息量大，人工管理容易出错。而现在一些已经采用了现代化信息技术管理学籍的高校，存在着重视了硬件的建设而忽视了软件的建设。这些高校只注重了硬件设备的建设，忽略了各种应用软件的开发，以及人员素质的培养。学籍信息数字化管理程度越高，学籍管理工作的效率和质量就越高。

2.2现使用的学籍管理软件无法满足学籍管理的需求

一些高校为了更好的对学籍进行管理，与某些商业公司合作或独立开发了相应的教务管理软件，这些软件的应用可以在一定程度上促进学籍管理的信息化。但是，这些软件中还存在着许多的不足。例如，适应性不强，不够全面。每个高校的实际情况不同，而这些教务系统都是结合每个高校的自身情况所开发设计的，因此适应性不强。另外，有一些软件由于功能不全面，不能够很好的渗透到学籍管理中的基础部门和各个环节，达不到学籍管理的需求。

2.3学籍管理工作人员的现代化技术水平有待提高

最近几年，高等院校不断的提高学籍管理的信息化程度，相应的，学籍管理人员的管理技能也应该得到相应的提高。也就是说，管理人员的计算机操作能力应该逐步的进行提高，从而使高校的学籍管理工作更好的得到实现。

3实现学籍档案数字化管理的几项措施

3.1强化认识，打造良好的氛围

现今是一个高度信息化的时代，高校开始采取改革，校务信息逐渐公开，因此高等院校学籍档案的信息化建设成为不可避免的项目。特别是现阶段的高校学籍档案管理中存在着大量的不足，同时没有强烈的管理意识，因此必须提高学校的工作人员和管理部门对档案管理信息化建设的重视。同时，还需要认识到信息交流、科研和教学在学籍档案管理中占有重要的地位，通过大力的宣传，可以为学籍档案管理信息化建设提供一个良好的环境。另外，各高校应以自己的实际情况为基础，与时俱进、分清主次、明确任务，解决新问题、研究新情况、形成新认识、树立新观念，有计划、有步骤的加强档案管理信息化建设。

3.2引进先进的学籍管理系统或者完善现有系统的功能

高校应该依据上级教育主管部门的要求，结合自身情况，建设一个与自身情况相符、具有自身特色且比较完善的网络学籍管理体系，与各二级学院、班级相连，进行学籍数据信息共享。

3.3加强学籍管理软件开发人员与学籍管理工作人员之间的沟通

之所以现在很多学籍管理系统或者软件存在着缺陷，在很大程度上是因为软件开发人不熟悉学籍管理业务造成的。为了开发的学籍管理系统能够真正的符合学校自身的情况，开发人员应该深入到学籍管理工作的第一线，从而可以更加直观、全面的了解学籍管理工作。同时还必须要与学校学籍管理工作人员进行深入的沟通，对他们的需求有一个详细的了解，并对国家高教部学籍信息化管理的工作要求进行认真的学习，在此基础才能着手开发学籍管理系统，另外在开发过程中还应该加强与学籍管理工作人员的沟通，以便于做到有错误及时的改正。

3.4加强高校学籍管理人员的培训

第9篇：机关档案数字化范文

关键词：高校;学籍档案;数字化管理建设

高校学籍档案是学生入学到毕业期间在学校的学习状况及生活状况的记录，这些记录对学生以后就业和升学都是比较重要的证明，所以加强对高校学籍档案的管理就很重要。随着信息化技术的应用，其在学籍档案管理中的应用比较关键，从而提高学籍档案管理效率。

1.高校学籍档案数字化管理建设重要性及主要特征

1.1高校学籍档案数字化管理建设重要性分析

对高校学籍档案进行数字化管理能够有效提高管理效率，减少人力劳动的投入。由于高校学生学籍档案中存有学生比较丰富化的信息，加上高校招生人数的增加，自然在学籍档案管理上带来很大麻烦，而数字化管理下能将管理问题得到有效解决［1］。不仅如此，在数字化管理方式下对学生学籍档案在信息的完善性层面得到增强，数字化管理将不同学习信息内容进行集中呈现，让学生的档案信息更完整。另外，学生的学籍信息共享成为可能，实现对档案的科学化管理，让学生的学籍档案为学生和学校及社会服务。

1.2高校学籍档案主要特征分析

高校学籍档案数字化管理建设有比较鲜明的特征体现，首先是在学生学籍档案形成过程中较分散化，是从各项活动及教务处和学生处等层面进行收集的，材料的分散性在具体搜集过程中存在很大的困难，在人工劳动上的付出相对较多。再者就是学籍档案内容较广泛，从学生学籍档案的内容层面看，主要有学生的学习成绩及奖惩情况等［2］，而电子学籍信息则包含学生从入学到毕业期间的所有基本信息内容。基于学籍档案的内容广泛性及材料搜集的困难性，使得档案形成在周期性问题上比较突出。

2.高校学籍档案数字化管理建设问题及优化策略探究

2.1高校学籍档案数字化管理建设问题分析

从实际发展情况看，我国高校学生的学籍档案数字化管理建设过程中还有诸多问题有待解决，这些问题主要体现在学籍档案数字化基础设施方面相对比较薄弱，主要是多媒体技术及通信网络的传输数据在速度上达不到标准要求，存在安全性问题，数字化程度还不是很充足，当前高校使用的数据库及网络技术和时代的发展步伐无法紧密结合。学校对学籍档案的数字化管理建设存在重视硬件轻视软件的现象，这些方面对高校学籍档案数字化管理建设都会造成很大的影响。再者，高校学籍档案数字化管理人员的档案意识不强，在对学生的学籍档案收集整理过程中不积极，在信息上没有完善化，尤其在时间编排和材料分类层面较混乱，以及在组卷装订方面没有得到规范化。另外，高校学籍档案的管理系统层面没有得到完善，以及在学籍档案管理人员自身对计算机操作的水平方面相对比较薄弱，因为学籍档案的管理工作相对比较复杂化，工作内容不容易量化，造成档案管理人员的流动性较大，管理队伍不稳定等［3］。除此之外，高校学籍档案的信息保密性及安全性需得到加强。

2.2高校学籍档案数字化管理建设优化策略探究

第一，针对高校学籍档案的数字化管理建设要从多方面考虑，在管理过程中遵循相应的原则，这样才能将数字化管理的作用得到充分发挥。主要就是将协调统一的原则得到充分体现，学籍和成绩管理是重点管理内容，在学籍档案数字化建设过程中与学校整体发展相结合，建立独立的学籍档案管理系统，实现学籍档案的科学收集及管理和共享［4］。另外，还要遵循学籍档案数字化的标准规范管理原则，确保数据格式及数据库建立的规范统一，在兼容扩展的原则层面得到显著体现。第二，对高校学籍档案数字化建设的加强要从基础设施建设层面着手，从具体措施实施来看要配置高容量及高服务器和刻录机、扫描仪的学籍档案管理软件，并要对学籍档案的资源网站等服务系统的建设进行完善化。还要将电子文件的收集归档及管理工作得到完善，在相关制度建立上进行加强和完善，使电子文件的归档安全性得到保障。第三，高校学籍档案的数字化管理建设离不开专业的管理人员，所以要加强管理软件的开发人员及学校学籍管理人员之间的联系，结合实际开发出适合学校学籍档案管理的软件，这样才能真正将数字化效果良好呈现［5］。不仅如此，在信息技术高水平的学籍档案管理队伍的建设层面要加强，提高自身信息技术水平，在专业化培训及考核层面严格按照要求，培养适合高校学籍档案数字化管理的人员，只有这样才有利于高校学籍档案数字化管理目标实现。

总而言之，针对高校学籍档案数字化管理建设的策略实施，要和实际相结合，不断增强管理人员在这一领域的管理能力，学生学籍档案数字化管理是发展趋势，所以要充分重视。

作者:戴雷雷 单位:应天职业技术学院

参考文献：

［1］秦芳远，刘环琼.学生档案数字化建设的实施方法研究［J］.兰台世界，2015（23）.