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【关键词】质量管理体系;运行
1 质量管理体系运行
质量管理体系文件是质量管理体系运行的依据。实验室在日常工作中若不能严格按照文件规定加以认真执行,质量管理体系文件编制再好也是没有作用的。对质量管理体系运行而言,至关重要的不是体系文件本身,而是质量管理体系是否有效运行。但有一点必须清楚认识,一个完善的体系文件是实验室具有良好素质的首要条件。体系有效性主要表现在:各项质量活动处于受控状态;质量管理体系有自我完善和自我发展的能力;质量管理体系有减少和预防质量缺陷能力,并有一出问题迅速报警和纠正功能。为了达到运行水平,质量管理体系在运行中要抓好以下几个方面:
1.1 根据准则不断增强建立优秀实验室的信心和机制
准则中指出,实验室应明文规定达到优秀实验室的方针和目标,并在引言中指出该准则向实验室提供增加信心的机制。因此作为实验室应该依据准则的要求,不断完善质量管理体系和提高自身技术能力,以促进方针目标的实现。上述目标的实现并非只靠机构领导努力,要充分发挥每个成员在体系中的作用,这就要求所有成员既有履行本岗位职责的能力,又要有自觉履行职责的积极性和责任感。故必须在体系运行中,不断地对全体人员进行质量意识教育和技能培训,积极参与实验室间的能力验证试验,经常剖析自身体系运行水平和技术能力等方面的不足,以求不断接近和达到优秀实验室的水平。
1.2 建立监督机制,保证工作质量
为了加强对各项质量活动的监控,实验室可以在质量管理部门设置质量监督的职能,并在各实验室和有关部门设立专(兼)职质量监督员,形成质量监督系统。这个系统的主要任务是依据体系文件监督各项质量活动按体系规定的条件运行。监督范围包括质量形成的全过程。实验室负责人应明确赋予监督系统权力,其中包括纠正偏差、提出整改通知等。监督员应对日常监督中发现的问题加以记录并保存,作为质量审核和质量考核的材料。
另外,实验室应积极运用“校核方法”对质量进行控制。“校核方法”可视为实验室应用技术手段对校准/检验活动结果的质量进行技术性的审核,它是实验室质量体系审核范畴之外的重要的不可缺少的审核活动,应经常使用。这些方法包括(不仅限于)运用技术进行内部质量控制、参加能力验证或实验室间比对、使用标准物质进行内部质量控制、用相同或不同方法进行重复检验、保留样品再次试验、样品与特性结果的相互关系等。对以上“校核方法”的有效性应加以评审,以便得出改进和提高报告/证书质量的方法。
这里就指出应用现代数理统计技术来提高实验室工作质量是摆在我国实验室面前的一具新课题,要积极探索,以求有效地应用。
1.3 认真开展审核和评审活动,促进体系不断完善,体系运行是否有生命力,要看其有否自我完善和自我提高的能力。质量管理体系审核活动是一项重要的质量活动,是对体系是否按体系实施进行评价,以消除阻碍其实施的因素。评审是对体系是否完善、是否适应内外环境发展及变化进行评价,以找到已过时而必须修改完善的部分。
负责审核的部门应按相关程序要求编制审核计划,要对体系各要素审核内容、顺序、时间、要求、进度及频次等进行统筹安排。对重要的因素和薄弱环节审核频率应高一些,并注意开展对部门质量职能履行情况的审核。应及时向领导提供审核报告,向不合格项的责任部门发出不合格项通知书,以便采取纠正措施。审核部门应对纠正措施的实施进行跟踪。除此之外,在体系运行初期,为了缩小运行实际情况的偏差,可以增加审核频次,这对及时纠正偏差会起到明显的作用。最高领导应亲自组织体系评审,根据审核结果、质量反馈等信息,有计划、有重点地对体系运行有效性进行调查、分析和评价,每年度在质量管理体系评价基础上,提出下年度质量目标,并对已过时或不适用的部分加以修改或补充,进一步完善质量管理体系。
1.4 加强纠正措施的落实,不断改善体系运行水平。在质量管理体系运行中,纠正措施是一项重要的活动。不论是在审核中还是在日常监督和用户申诉中暴露的问题,都应对产生原因进行调查分析,制订和落实纠正措施,并验证纠正后的效果。体系文件中该项活动要明确程序。
为了防止不符合项重复发生,在采取纠正措施之前,要认真分析原因。问题是多因素造成时要分清主次、落实质量问题责任者和纠正措施。对纠正措施的实施和效果要监控。对无效或效果不明显的纠正措施应重新分析原因,采取措施,直到有明显改善为止。必要时将有效的措施纳入程序性文件中,达到减少差错、不断改善体系运行水平的目的。
1.5 努力采用新技术、拓展新项目,提高检测能力。随着新技术、新产品的不断涌现,产品标准和测试方法也日益更新,实验室能否适应发展的需要是衡量其技术的标志。为此实验室要密切关注标准发展动态和国内外优秀实验室对新技术的采用情况,制订自身技术进步的规划。规划应以提高对标准执行能力、提高测试数据准确性和可靠性,以及提高检测质量控制能力为主分层次展开。质量管理体系中应对新技术、新方法、新项目的开展规定明确的程序,以控制其质量,达到预期目的。随着新技术的应用,质量文件在必要时应进行相应的变动,以适应发展的需求。
1.6 加强质量考核,促进各质量职能的落实。质量考核活动对实验室而言,不应只停留在测试报告/证书质量考核上,要向质量形成全过程延伸,要使质量考核覆盖到全体要素中。实验室应制订质量考核的管理性文件,对不同部门规定不同的考核内容和评分方法。质量考核要实行奖罚结合,要实施质量否决权,使全体职工通过考核看到自己的成绩和不足,以激励其更认真的履行质量职责。总之,质量管理体系是否能有效运行和在运行中不断完善,主要在于实验室最高管理者对质量管理体系的投入,促使各部门和全体员工能按体系文件的规定,指导和约束自己的行为,使实验室的质量方针目标得以实现,这是体系不断完善的关键所在。
2质量管理体系运行阶段主要完成以下几个方面
(1)首先做好各类质量文件的分发记录。一般实验室都会在质量手册或程序文件中规定分发方式,目前大部分实验室采用如下管理方式:质量管理部门保存质量手册、程序文件、作业指导书和各类质量记录技术记录表格等全套质量文件,其它各部门保留一套质量手册、程序文件及本部门的作业指导书及相关表格。其它文件按文件程序中要求控制;
(2)作好新质量文件的宣贯培训(本次培训可列入培训计划,按培训程序规定进行);
(3)由各职能部门制订各类计划(依据相应的质量文件规定进行)。主要包括:能力比对计划、人员培训计划、仪器检定校准计划、设备维护计划(这几项一般由各组提出,报职能管理部门批准进行)、日常工作督查计划和工作运行期间的内审评审计划等;
(4)启用新的表格,作好日常的质量记录有技术记录;
(5)定期收集各类记录,分类建档;
(6)做好不确定度评价、能力比对评价和内部质量控制方案的评价工作;
(7)检查报告、原始记录有无按新格式运行,检查质量目标的执行效果;报告重点审查数据和结论,反映实验室的水平。新认证的实验室还根据技术和管理力量,具体确定授权签字人、审核人员,并进行必要的培训。要明确授权签字人是岗位职责,审核人员要既懂理论,又会做实验,还懂管理,还要审校三分之一的报告,杜绝不审即签和不对报告的行为;
(8)做好内审、管理评审及模拟评审的安排及工作。模拟评审可以按送样收样程序作纵向审查或按管理机构分硬件和软件进行横向审查。
3 体系运行阶段工作计划的制订原则
(1)制订计划要依据质量手册的分工及质量职能;
(2)要定出量化完成计划表并及时安排检查。
一个企业要发展,要做大做强需要诸多必备条件,如强有力的人才队伍,先进、高端的试验、检测、加工设备,超前有效的管理手段及符合公司发展的顶层设计等都是必不可少的条件。一个企业要在激烈的市场竞争中占有一席之地,首先是人才的竞争,有了出类拔萃的各方面的人才,企业就有了发展的元气。作为小微企业更是如此。然而除此之外,能否根据小微企业的特点建立一个适应公司发展需要的质量管理体系也是一个绕之不过的课题。众所周知,企业要发展,企业要开拓市场,必须要确保研发的设计输入满足用户需求,必须要保证设计的输出满足输入的要求,必须要保证各研制过程符合相关程序和质量要求,必须要保证交付给用户的最终产品质量和可靠性满足用户要求,并且通过不断地征求用户意见对产品进行改进。因此小微企业建立起一个符合自身特点的质量管理体系是关乎企业成败的关键。
作为一个现代化企业,尤其是以研发为主的高技术型小微企业,不但要注重研发还要进行销售、生产、安装和服务工作,针对这样一个高度集合化的小企业,如何建立一个既符合国际相关标准又适应公司发展的质量管理体系是摆在小微企业领导层面前的一个重要课题。
二、小微企业质量管理体系建立现状与问题分析
小微企业由于在人员及资源配备上受限,因此在质量体系建设上存在诸多困难,本文以凯迈环测公司为例详述其相关问题。
凯迈环测公司是一个仅有60余人,专注于研制、开发具有完全自主知识产权“能、云、天”等大气探测智能传感器,构思预研海洋、空间高端气象传感器产品的高科技小微企业。企业领导层深知一个有效的质量管理体系对于公司的重要性,因此在顶层策划时就将建立一个运行有效地质量管理体系列入其中,为此,2012年公司开始启动了质量体系建设工作。
作为一个典型的小微企业,公司想按照相关标准建立一个运行有效的质量管理体系相对于与大中型企事业单位有诸多困难,主要难点是:
公司员工对质量体系认识参差不齐。公司员工对质量管理知识无系统了解,员工中除极少数对质量体系有一定了解,大多数员工并不了解目前国际质量管理的内涵。
研制带交付产品多,研制周期短。研制任务周期短是小微企业的另一特点,经常一个合同签订后,用户要求1-2个月,甚至更短时间就要交付,这就要求研发人员既要按标准、程序运作,又要建立相关记录。
生产任务繁重,人员有限。公司生产部共10余人,他们承担着多种型号产品的工艺规程编制、装配、调试和试验任务。
鉴于上述特点,小微企业要依据目前国际通行的ISO9001标准建立质量管理体系既要符合标准又要严格执行程序,还要建立和保持相关的质量记录,工作难度较大。
三、小微企业建设质量管理体系的对策探讨
为了解决小微企业在质量体系建设中遇到的实际问题,本文结合凯迈环测公司体系建设过程中的问题给出相应对策。
1.体系建设的筹备阶段
由于公司研发的产品主要用于军、地及各省市气象局(站)、高速公路、海监船等,公司领导层为尽快提升产品质量,坚定以GJB9001B-2009版标准为基础建立自身的质量管理体系。
为使此项工作得以顺利推进,公司聘用了熟知质量体系的专家,委派了从事研发、设计、管理、质量、生产岗位的5名骨干参加了认证中心组织的内审员培训,并取得了内审员证书。由于环测公司是以研发高端气象观测产品为主的小微企业,为了使研发人员能尽快了解GJB9001B版标准,尤其是设计和开发与技术状态管理这两个重要要素,公司于邀请认证中心资深审核专家、标准编写委员会成员专门来公司为全体员工针对公司的小微企业的特点,重点对GJB9001B-2009版7.3“设计与开发”和7.7“技术状态管理”及小微企业以此标准建立质量管理体系的应注意的问题进行了培训。
2.质量体系的建立阶段
在公司领导的策划和指导下,公司组织各部门的骨干以GJB9001B-2009版为标准编写了第一稿“质量手册”和“程序文件”,依据标准规定,企业建立体系不得少于规定的8个程序文件,考虑到公司是以研发为主的小微企业,产品具有技术含量高小型化的特点,公司编制了20个程序文件,在质量手册中对标准规定的各要素过程进行了描述,确定了公司的质量方针和质量目标,任命了管理者代表,明确了职责,确定了各部门的质量管理职责。于此同时公司还确定了行政管理架构和质量管理组织架构,2012年8月经公司批准并下发试运行了公司质量体系。
3.质量体系具体运作及实施
严格意义上讲,公司的质量体系正式运行是在2013年全面启动的,为了确保该管理体系能有效运行,使全体员工都能自觉依据标准和制定的20个程序文件建立和保持相关记录,公司开展了如下工作:
为了使质量体系能有效进行,实现既定的质量方针和质量目标,公司聘任了具有丰富质量管理和质量检验工作经验的同志协助开展质量管理和质量检验工作,明确了各自的职责和目标。同时邀请资深专家对质量管理的发展阶段、国标、国军标质量标准及标准化知识进行系统培训。
为能使质量体系真正有效运行,实现质量体系认证的目标,公司下发了《质量工作计划》和《质量改进计划》,在这两个计划中重点突出了小微企业的特点,避免了复杂化和繁琐化,做到了“写我所做的,做我所写的,写的必须符合标准要求”。为实现“有效运行”和“通过认证”的主要目标,落实了节点和责任人。
由于公司是以研发为主的高科技企业,为此质量安全部进行了周密策划,制定了“合格供方考察计划”,依据标准规定对30余个采购供方和10余个外协加工供方进行了考察、确认,对加工质量不理想的外协方进行了调整,经公司管理者代表批准,用户代表签署形成了公司《合格供方名单》。以上活动的实施基本保证了外购、外协的质量。
为了能对外协过程的零件进行有效的质量控制,根据公司特点挑选了3名有相关经验的员工经过培训,经理论和实际操作的考试,颁发了上岗证书。分别担任电装、调试工序过程、产品最终检验和外协机械零件的入厂验收。与此同时对全体装配、调试人员、资料员、库房保管人员也进行了应知应会的理论考试和实际操作考试,合格人员也颁发了上岗证,实现了持证上岗。
为了能依据“不合格品控制程序”对不合格品进行有效控制,按照标准规定,经公司最高管理者和顾客代表批准,分别发文授权了军品、民品不合格品审理人员,明确了职责,同时为对严重不合格品进行审理,又授权了MRB委员会主席、秘书,进而健全了不合格品审理组织机构。
为了使研发工作能依据标准7.3设计与开发规定的要求运作,健全相关记录,公司组织相关人员专门编制了单行本,依据《设计和开发控制程序》规定的设计开发策划的几个阶段,明确了每个阶段的目标,应完成的主要工作项目,应形成的记录等,明确规定每个阶段的目标未实现、未通过评審、记录未建立不能转下一阶段。
为保证质量体系有效运行,除在人力资源上公司给予了调配外,在相关试验设备、检测仪器等根据需要也给予了一定投入,基本保证了工作需要。由于公司是小微企业,因而本着在保证体系正常运行的前提下,在人员补充、设备配置及资金使用上均本着既减少成本,又保证体系有效运行的原则。
为了提高工艺文件执行的严肃性,由质量安全部组织检查组,每两周按规定进行一次工艺纪律检查,发现问题填写问题反馈单,限期整改。
为了使产品生产过程始终处于受控状态,建立完善的质量记录,在产品交付后,形成成套的“随性文件档案”,为规范生产过程和建立质量记录奠定了基础。
在依据质量体系文件和质量程序运行过程中,为使相关程序文件能够具体化,根据公司的特点,公司组织相关人员制定了30余个三层次文件,此项工作对指导各部门的相关工作起到很好的效果。
4.内部审核和管理评审阶段
依据策划,各部门依据质量管理体系文件进行了近两年的运行,在做了大量的工作后,为了检查公司质量管理体系运行是否有效,是否具备申请认证的条件,2013年8月份依据质量工作计划和质量审核计划,公司组织了2013年的内部审核, 同年10月公司召开了2013年管理评审会,最后形成了“2013年管理评审决议”。
5.认证审核阶段
在进行了上述工作后,公司已基本具备了提交认证申请的条件,2013年12月正式向认证中心提交申请。经过两个阶段认证组织的审核及公司认真负责的整改, 2014年10月公司通过认证并获得资质。
四、综述
综上所述,小微企业质量体系建设与大中型企业相比更有一定的难度,大中型企业组织机构健全,责任分工明确,而由于小微企业的特点及性质决定不可能像大中型企业一样,机构设置齐全,分工明确,因此,小微企业虽然可以做到小而全,但相关管理职能要高度交叉,一人要承担多项职责,鉴于这一特点要建立符合标准的质量管理体系从策划到具体实施都要花费更多的精力。
(陕西银行学校,陕西 西安 710065)
【摘要】随着高校的不断扩招和重点高中、普通高中办学规模的逐渐扩大,中职学校的生源数量和质量每况愈下。学生的学习成绩一般处于下游水平,综合素质差,学生管理工作越来越难,学校发展面临严重的挑战。笔者结合本单位实施ISO9001质量管理体系的实际,分析了学生管理服务质量管理体系的内容和步骤,提出了实施的具体举措,对今后的学生管理工作提供了参考依据。
关键词 中等职业教育;学生管理;IS9001质量管理体系
随着高校的不断扩招和重点高中、普通高中办学规模的逐渐扩大,中职学校的生源数量和质量每况愈下。学生的学习成绩一般处于下游水平,学习主动性差,行为习惯、意志力差、厌学等成了他们的“通病”。他们多数来源于初、高中,他们的知识层次参差不齐,家庭背景各异。我校学生家庭情况调查的数据表明:20%的学生父母离异,这些学生由于家庭不健全或感受不到家庭温暖,造成他们怯懦自卑、抑郁孤独的心理;有44%的学生来自农村,且其中的63.2%学生为多子女家庭,初中及其以下文化程度的家长占50%以上,家长文化素质低,在道德修养,文化素质等方面对学生的教育有着非常大的影响。这些现象无疑给中职学校的学生管理工作带来一定程度的困难与压力,中职学校的发展也面临着严重的挑战。
如何做好中等职业教育学生管理,提高服务学生质量,培养出合格的受用人单位欢迎的技能型人才,是值得每个学生管理工作者思考的问题。我们认为,必须转变观念,引进先进的管理理念和科学规范的管理方法。2008年,我校以提高教育教学管理水平、工作效率、服务质量为目的,引进IS9001质量管理体系,以服务和质量为核心,逐步建立了一套科学规范的管理体系。学生处作为学校的一个子系统,参与并实施了质量管理体系工作,按照质量管理体系的要求,规范与完善学生教育管理的各项规章制度,在实践中不断探索与创新中等职业教育学生管理方式,提高管理水平。
1完善各项规章制度,建立科学管理体制
创新管理,完善科室规章制度。俗话说,没有规矩,不成方圆,科室管理亦是如此,科室制度是科室管理的核心,是学生管理工作有效开展的重要保证。按照学校质量方针、质量目标及质量管理体系要求,编写修订《学生教育管理控制程序》、《学生宿舍管理控制程序》、《重大突发事件应急控制程序》、《顾客满意度测量控制程序》等程序文件,规范工作流程;制定每个岗位的工作标准与工作流程,明确岗位职责和工作程序,确保在实施过程中有章可循。按照IS9001质量管理体系要求,通过内部审核,发现问题,积极采取纠正措施,达到持续改进的目的。
如何才能有效地管理好学生,需要我们在学生管理工作中不断摸索、总结和完善。因此,科学地制定工作计划,是做好学生工作的前提和基础,根据学校工作要求,制定科室工作计划,确立工作目标,提出具体措施,按照IS9001质量管理体系要求,所有工作程序按照P(计划)—D(实施)—C(检查)—A(反馈)的过程进行。对学生管理的每一项工作做到“做有计划、变有手续、查有记录”,同时做到职责清,任务明,有监督,有反馈,在一定程度上克服了工作中的随机性、随意性的毛病,杜绝了只有计划,没有总结,只有制度,没有监督的现象,保证各项工作及时完成到位,真正做到“有章可循、科学有序”,使我校学生管理工作步入良性发展轨迹。
建立管理与考核制度,依据不同岗位设定明确的岗位目标和工作标准。建立科室每周例会、两周一次的班主任例会和公寓管理员例会等相配套的例会制度,通过例会总结学生管理、班级管理和公寓管理中存在的问题,达到持续改进的目的;管理干部的考核采用民主评议的方式,通过领导评议、科室评议、班主任评议以及自评汇报的程序,从“德”、“能”、“勤”、“绩”等方面进行考核;依据班级量化考核结果、《班主任工作日志》、《学生信息册》、《与学生家长沟通》、《班会记录》、《学生个人量化考核》等记录的检查情况以及每天工作时间、工作职责完成情况对班主任进行考核评价。
2制定可量化的学生管理体系,规范学生的日常行为
制定以学生个体为单位的班级量化管理和主要管理者的班主任量化管理体系,规范学生的日常行为。班级量化从学生纪律(课堂出勤、夜未归等)、卫生(教室、宿舍)、仪容仪表、班级主题教育、班会组织等方面量化分值,由学生会纪保部进行考核,班级量化考核与班主任考核挂钩;明确仪容仪表考评要求,规定学生不得烫发、卷发,不化浓妆,不符合学生身份的衣着不得入校;实行值周制度,值周小组负责学生一周早操、上课、晚自习、就寝等学习、生活和日常行为规范的督查以及突发事件的处理,检查学生的迟到早退、课堂纪律、请销假情况,并将一周的检查情况形成书面总结,对一周表现突出的班级和好人好事提出表扬,对学生中出现的问题及时的提出要求和改进。所有工作均在《周班级量化考核表》、《值周记录本》、值周交接班记录、值周总结中做出详细记录。
完善学生评价体系,各班根据实际情况制定学生考核办法,从学生的纪律、出勤、仪容仪表、夜未归等方面进行考核评价;比如:通过《班级学生信息册》,记录学生的学习经历,对学生在人际关系、学习态度、思想品德、行为习惯以及自控能力等方面进行评价;依据《班级量化考核办法》和《班主任量化考核办法》对班级管理进行评价;依据阳光体育活动实施方案,对学生参与活动的情况进行评价;规范学生违纪处理程序,制定学生处分流程图和学生违纪帮教跟踪记录,按照“实事求是,客观公正”的原则,做好学生的帮教工作,及时发现学生存在的问题,学生帮教工作有计划、有资料、有结果,与学生谈话有记录。各项评价做到记载详细,依据评价结果设立奖学金制度,奖励品学兼优的学生,做到真正的管理育人。
建立学校学生资助体系。成立学生资助中心,负责学生的助学金、奖学金的评审、发放工作。按照班级民主评议、班主任初审认定、学校学生资助中心审核、学校国家资助工作领导小组审批的认定程序,由班主任收集申请学生的相关材料并进行审查核实,学生处进行综合认定。引导家庭经济困难的学生树立信心,克服困难,积极乐观地学习和生活。
3建立质量评价体系,开展满意度调查
很长时间以来,很多教师认为学生是管理的对象,而疏于对学生的教育,忽略服务于学生。IS9001质量管理体系要求,学生、家长和用人单位是学校的顾客,学生交学费到学校就是一种消费,学校必须做到让顾客满意。因此,学生管理工作不能只是简单的说教,一味地讲道理,尤其对于处于叛逆青春期的中职学生。采取人性化的教育管理,寓教育于活动之中,用活动融说教,用活动促奋进,寓教于乐,通过入学教育、主题班会、团课、班级文化建设等形式,丰富学生的文化生活,提高学生的学习兴趣,使“顾客”真正满意。同时建立质量评价体系,在学生及家长中开展满意度调查,了解学生、家长对学校育人、管理和服务工作的满意程度,对顾客满意度调查所取得的调查结果,对学生管理工作及时总结分析,形成详细的分析报告,查找学生管理中存在的薄弱环节,有针对性的进行改整改。
4质量管理体系的显著成效
我校自实施ISO9001质量管理体系认证工作以来,学生管理体系运行良好,学生管理工作也在以下几方面有了很大的变化:
(1)实施IS9001质量管理体系后,学校的学生管(下转第221页)(上接第181页)理制度更健全,学生管理更规范、更科学,资料保存更齐全,记录更完整,从规范与科学的双重角度提高了学生管理质量,促进了我校学生管理健康、可持续发展。
(2)思想意识得到转变。IS9001质量管理体系的实施,增强了全体人员的服务意识。服务学生,使“顾客满意”逐步渗透到每个人的心里,同时也增强了质量意识和管理意识,有了思想意识的转变,在工作就会主动按照规范的工作程序和工作标准去完成自己的工作任务。
(3)明确了自己的工作职责,规范了工作程序。通过制定岗位职责、工作标准和工作流程,克服了懒散、随意的毛病,各项工作都有章可循。在班主任招聘、国家助学金审批、发放、学生宿舍日常管理、顾客满意度调查等各项工作中都能按工作职责和流程进行操作,规范有序。
(4)学生工作各项服务更加周到。以公寓管理为例,公寓管理员24小时轮流值班,有效控制公寓盗窃、安全隐患的发生,使学生的人身安全得到了保障。床上用品勤换洗、各种维修服务更快捷及时。管理员每天按时打算公共卫生,全天保洁,楼道、厕所整洁干净,住宿环境得以改善。
(5)严格、规范的管理促进了良好校风班风的形成。学生的文明意识、公德意识、自主意识得到了很大的提高。“讲文明、讲礼貌、讲卫生、守纪律”的风气在我校已悄然形成,师生的精神面貌大有改观。
(6)服务质量得以提高。随着学生管理各项工作的不断改进,服务学生质量不断得到提升,在连续三年的顾客满意度调查中,学生管理工作满意度逐年上升,由原来的79%上升到现在的91.6%;班主任整天满意度均达到90%以上。
关键词:质量管理体系;内部审核;有效性
笔者多年在认证机构从事管理体系认证审核工作,在对企业的审核过程中,发现管理体系的内部审核策划、实施是否认真到位,直接影响到管理体系的最终运行效果。内部审核可以不断发现管理链和产品实现流程链中存在问题,寻找改进机会,持续改进,使管理体系不断完善和发展,从而满足顾客和相关方不断增长的期望和要求。进行多种形式的高质量的内部审核,既是管理体系标准的控制要求,也是建立管理体系改进机制的基础和保证。
GB/T19000-2008《质量管理体系 基础和术语》中对审核这样定义“为获得审核证据并对其进行客观的评价,以确定满足审核准则的程度所进行的系统的、独立的并形成文件的过程”,同时加注“内部审核有时称第一方审核,由组织自己或以组织的名义进行,用于管理评审和其他内部目的,可作为组织自我合格声明的基础。在许多情况下,尤其在小型组织内,可以由与正在被审核的活动无责任关系的人员进行,以证实独立性”。上述定义说明了内审的特性、主体及独立性。许多通过管理体系认证的企业,每年都会进行1-2次例行管理体系内审,但往往由于最高管理层重视程度不够,前期审核策划不够充分,审核组长不能胜任、审核实施方案不够具体,内审员工作不认真或水平经验不够,或开具不合格没有落实到位而使各部门思想松懈,导致审核流于形式,没有起到应有的作用,不能为管理体系有效运行提价保证。这样的认证企业一般来说管理体系均流于形式,大多所建立的管理体系和企业的实际管理是两张皮。笔者在审核过程中也遇到一些企业将内部审核作的有声有色,并在企业管理中起到了增值的作用。在这里分别列举一个大型企业和一个小型企业的良好内审案例,结合实际工作做一探讨。
案例一:
笔者多次到第一拖拉机股份有限公司进行审核,该企业是我国50年代建立的超大型企业、拖拉机的生产基地。最早通过QMS认证的企业之一,目前其QMS\EMS\OHSMS均选择了CQM认证注册。在多年的体系运作过程当中,领导的带头作用不容忽视,由于公司领导重视,公司建立的管理体系科学、完善,并通过高质量的内审活动建立了持续改进的机制,使内审工作做得有声有色。主要是从以下几方面保证了内审的有效性:
1.认真选拔内审员,并建立公司内审员注册制度
公司制定了《内部审核员管理办法》,成立了公司审核管理小组负责日常内审员的管理工作,明确规定了内审员的学历、工作经历、专业能力要求,由本人申请,审核管理小组进行资格审核,并结合以往审核表现作出同意与否结论,经管理者代表审定后,确定公司级内审员名单,并在公司局域网上予以,从而保证了公司内审员的综合素质及能力。每个专业厂每年的内审组成员必须是公司认可的内审员。审核管理小组每年要对内审员进行再认定,并根据表现给出合理奖罚,建立了专门的奖励制度,为审核活动的正常开展提供了物质保证。
2.加强内审员培训,提高内审员审核能力
审核管理小组对公司级内审员每年要组织专题审核研讨活动,编写了《质量管理体系审核的理论与实践》、《质量和环境管理体系审核指南》等审核培训,就如何实施过程审核、检查表的编写方法及内容、现场审核方法及抽样要求等审核的相关知识进行了培训研讨。另外,每次内审结束后,审核管理小组要对本次内审中发现的典型实例进行汇总、分析,对开出的不合格项进行点评,提供给内审员进行学习,提高了内审员对标准的理解,审核能力也得到了长足的进步。
3.变换内审方式,探索大型企业管理体系内审方法及模式
一拖公司是一个大体系套小体系相对复杂的系统,如何提高内审的有效性是企业不断探索的课题。公司将原来集中式审核变为常态滚动式审核,对下属子单位每个月都安排审核计划,根据生产、检验等报表信息,将子单位从采购到销售的过程分解到每个月进行审核,将管理体系审核作为一项日常工作,这样总的审核时间相比集中式审核大大增加,使审核更加深入、细致。根据子单位管理体系运行的状况来策划下年度的审核计划,对体系运行良好的子单位可采取每年一次集中内审,对体系运行较差的子单位可采取常态滚动式审核方式,内审员参加审核的机会增多了,审核能力及专业技能均得到了提高,内审的效果也随之得到提高。在此同时融入了专项审核及过程审核等方法,如对某一型号的产品经常出现质量问题而开展的专项审核,带着问题,针对此产品从原材料进厂到成品出厂,进行了全过程的专项审核,出具了专项审核报告,解决了质量问题,得到了领导的好评,保证了产品质量的稳定和提高。
案例二:
许多中小型企业初期认证的目的是为了能够规范企业管理,提高管理水平。但由于中小企业的人力资源及管理水平等因素,有许多获证企业是为了拿证而疲于应付,每次审核时发现企业的内审记录同上年度雷同,内部审核不能起到相应的作用。而那些体系运行较好的中小型企业,其内审工作也是做的别具特色,如在CQM认证多年的河南华东电气有限公司,根据自身的特点,策划了一套有效的内审机制,保证了管理体系的有效运行。
1.确保内审员的基本素质满足内审要求
中小企业人力资源匮乏且流动性大,所以如何选拨、使用好内审员尤为重要。为此,华东公司在策划管理体系初期和其它岗位一样建立了任职要求,一是评价所选人员经过培训能否满足“具有实施审核的个人素质和能力”,二是考虑所选人员在企业的重要性和稳定性,最好是选择技术、业务能力强且对企业有一定的忠诚度的人员;三是应结合个人的爱好和兴趣,考虑其对管理体系方面的悟性和激情;四是评价所选人员对企业管理和生产经营过程的了解和熟悉程度,确保在工作中能结合实际策划和推动管理体系。中小企业中可考虑由中层以上人员来承担内审员工作,便于推动管理体系的运行。
2.建立建全内审员管理机制
许多中小企业中,内审员无业务主管部门,内审员基本都是兼职的,平时承担着部门的业务工作,内审时临时抽调,无考核激励机制,应付了事,其内审效果可想而知。所以应建立内审员工作考核标准,确定内审员工作主管部门或人员,明确内审员工作要求及管理办法,建立激励机制如:设置内审员岗位工资激励等,给予行政待遇如:每个部门的内审员享受部门副职待遇,参与部门管理工作,在内审中有机会与其他部门接触和交流,在一定权限下指导相关部门的体系运行工作。
3.探索新的管理体系监视方法,改变内审方法及模式
许多中小企业的内审工作是一年一次,其它时间内审员均在各个部门及岗位上工作,一次内审过后,恢复常态,无人过问部门内部的管理体系运行的好否,体系文件是否适宜、有效等问题。有的企业管理体系文件和实际工作根本没有结合,所以开展常态的管理体系监视测量尤为重要。公司体系主管部门每月给内审员下达月度工作计划,体现月度管理体系监视测量重点;每个月要求内审员针对上月计划提交完成情况并提出下月跟踪问题,对内审员的日常工作是有计划、有跟踪、有落实、有改进、有奖励,在此基础上结合半年一次的集中内审,真正做到了管理体系的持续改进。
结论:从上述两个案例中均可看出,内部审核是企业自我改进和自我完善的有效手段;领导重视、内审员的素质及业务能力及内部审核方案的策划是做好管理体系内审缺一不可的条件。因此,不管是大型企业还是中小型企业,均不可教条的开展管理体系内审工作,要结合企业的实际,依据GB/T19001-2008的要求,策划出有利于自身管理体系提升、改进、完善的内审模式。
参考文献:
[1]GB/T19001-2008《质量管理体系要求》
[2]GB/T19000-2008《质量管理体系基础术语》
[3]GB/T24001-2004《环境管理体系要求》
[4]GB/T28001-2011《职业健康安全管理体系》
一、加强思想政治工作计划,努力提高部门人员的综合素质和管理水平
本年度将根据院党委政治学习计划的总体安排,认真组织部门所属人员进行政治学习,使部门人员能深入学习、领会党的路线、方针、政策和有关文件精神,关注时事,与时俱进。并结合部门工作特点和实际,不断强化服务意识、质量意识,在提高政策理论水平的同时,认真学习质量体系文件,深入研究质量管理的方式、方法,不断提高综合素质和管理水平,努力推动我院的质量管理工作再上新台阶。
二、加大质量体系的宣贯力度,进一步强化全员质量意识
本年度,质管办将在开展各种质量管理活动中,对各受控部门进一步加强体系文件的宣贯和学习指导,并要求各受控部门及分承包方对所属人员定期进行集中学习,对新引进人员、转岗人员及时进行质量培训。通过各种形式的宣贯,努力使各受控部门和人员能及时、准确地掌握外审后修订的文件、新增部分乃至整个体系文件的内容和特点,严格按文件规定的要求开展日常工作,进一步强化全员质量意识,确保我院质量体系得到持续、有效的运行。
三、认真组织内部审核和管理评审,严格实行质量管理
根据内部质量审核程序和管理评审程序的规定,本年度工作计划安排两次内审和一次管理评审,质管办将从质量活动的组织、开展的形式、活动内容和审核评审过程等各个环节进行规范,严格执行文件要求,实行质量管理。内审重点是审核体系文件的符合性和宣贯培训情况,检查质量记录的填写情况和不合格项的纠正情况,检查体系运行的有效性、连续性。同时,协助有关职能部门对分承包方提供的服务开展好评估工作。在内审中发现的不合格项和缺陷将及时督促纠正。在管理评审中,将对本年度质量体系的有效性和运行情况予以分析、评价,研究内审中出现的问题、不合格项产生的原因以及体系运行方面的缺陷等,通过管理评审总结经验,为下一年度开展质量管理活动提供借鉴。
四、做好各项准备工作,推进质量管理全院化
本年度,质管办将根据最高管理者的要求,为推进质量管理全院化努力做好各项准备工作。一是认真开展调查研究,主动与主管机关联系,到兄弟院校学习取经。二是根据我院的机构设置和工作实际,制定全院实行质量管理的可行性方案,确定采取的管理模式。三是落实文件的起草、汇编、统稿等工作。
【关键词】水电工程;施工管理;质量管理
1 前言
水是基础性的自然资源和战略性的自然资源,水利水电是经济社会发展的重要基础设施和基础产业。随着我国加入WTO,给我国水电工程施工企业带来了新的挑战。水利施工企业施工项目管理水平是决定企业发展潜力、影响水利工程建设质量的重要因素之一。近年来,水电工程建设中发生的质量事故,给国家和人民生命财产造成了重大损失。在此,本文认真分析了水电工程质量管理存在的问题,意图找出提高水电工程施工质量管理的措施。
2 施工质量管理的基本概念
施工质量管理是指在工程项目的施工准备阶段、建设实施阶段、竣工验收阶段中,指挥和控制工程施工组织关于质量的相互协调的活动,使工程项目施工围绕着使产品质量满足不断更新的质量要求,由此开展的策划、组织、计划、实施、检查、监督和审核等所有管理活动的总和。
3 水电工程施工质量管理存在的问题
3.1 质量意识差
目前,很多水电施工企业对质量重视程度不够,一味的追求经济效益,而忽略了质量管理,认为工程中的一点小问题不会影响到整体工程的安全,致使出现工程质量“通病”,给工程留下隐患,使工程质量事故可能突然发生,也是当前突出的问题。
3.2 质量控制体系不健全
目前,我国水电工程施工过程质量控制体系不健全,缺乏必要的质量管理规范、技术操作规程和监测手段,人员、设施配备不齐,技术水平低,施工主要技术工人及工程师配置不足,没有配置专职的质量管理人员,没有人员专门负责施工过程质量控制和事前预防,造成施工组织的杂乱无章、低级错误不断,给工程后期的质量埋下隐患。
3.3 工程施工材料质量方面的问题
由于水电工程是一个要求质量相当高的系统工程,但在施工过程中,经常出现原材料的质量不符合工程施工需要,工程使用的钢筋、钢材及止水材料等是伪劣产品;为提高自身的利益,承包商进行偷工减料;工程金属结构及机电设备存在金属结构加工制造工艺粗糙、焊接质量不良、安装误差较大等质量问题。这些原材料、设备自身的质量问题,极易给工程的安全运行留下隐患。
3.4 作业工人技术水平差
施工企业也是一个劳动密集型企业,农民工成为了项目施工的主力军,但他们多数没有经过培训学习就直接参与工程建设,很难保证施工质量。且由于水电工程结构相对复杂,采用非专业施工队伍来施工,其质量就更加难以保证了。
4 加强水电工程施工质量管理与控制的措施
4.1 加强领导的重视,落实责任制
领导的重视与否是搞好水利工程质量工作的重要前提,全面落实项目经理责任制和项目成本核算制是实施工程项目的关键,它的落实与否决定着项目管理的成与败。即:①采用完善的用人机制、服务机制、市场机制、监督机制以及分配机制来确保落实项目经理这种形式的责任制。②项目经理在自己的权限内协调、处理各方面的问题,保证项目顺利、有序的进行。③建立项目管理上完善、灵活的组织体系,保证工程的质量、成本、进度、安全,实现信息管理、现场管理、合同管理以及生产要素管理。④不断提高项目经理以及相关的管理人员的综合素质,以确保项目的高效、和谐运行。
4.2 建立和完善水电工程质量管理体系
建立和完善水电工程质量管理体系,是提高工程质量管理水平的需要,也是我国水利水电工程发展战略的需要。因此,水电工程施工企业应按照ISO9002族标准建立和完善水电工程质量管理体系,即:①应制定培训计划(包括领导层的教育培训、管理层的教育、培训协助层的教育培训)和切实可行的工作计划,采用自上而下分层次、循序渐进的方式进行。②按照国家标准《质量管理体系要求》的质量保证模式中的要求,对企业的质量管理体系要求进行对比分析,找出薄弱环节,然后根据体系的要求对现有的组织机构进行调整,分配质量管理职能,为质量管理体系的有效运行创造条件。③建立质量管理体系的主要组织机构,即由决策层、巡检、执行层作业层和熟悉工法的各工序施工人员组成。④编制质量管理体系文件,即包括质量手册、质量管理体系程序文件、作业指导书、质量计划、质量记录等,以确保质量管理体系的有效运行。
4.3 推行全面、全过程质量管理
水电工程必须推行全面质量管理,建设各单位都要建立健全施工质量检查体系,根据工程特点建立质量管理机构和质量管理制度,以确保工程质量管理应贯穿整个建设的全过程。即全过程的质量管理为:①在水电工程项目开工前,按规定向水利工程质量监督机构办理工程质量监督手续。②在设计阶段,设计单位必须建立健全设计质量保证体系,加强设计过程质量控制,健全设计文件的审核、会签批准制度,做好设计文件的技术交底工作。③在施工阶段,施工单位要制定和完善岗位质量规范、质量责任及考核办法,落实质量责任制。④在施工结束后,应及时组织有关单位进行工程质量验收、签证,认真执行“三检制”, 切实做好工程质量的全过程控制。
4.4 成立由建设、监理、设计、施工四方组成的质检组织
成立由建设、监理、设计、施工四方组成的质检组织,由建设单位负总责。施工中要对工程分阶段、分部分按程序进行检查验收。施工单位所设专职质检员,负责施工自检及施工文件的填写和编制,并及时向质检组织汇报质检情况。每项工程及施工各阶段都必须履行相应的手续,方可进入下一步工序。设计、监理、施工单位在其资质等级允许范围内从事水电工程建设的质量工作,负责检查、督促建设、监理、设计、施工单位建立健全质量体系。
4.5 建立质量监理制度
监理是代表国家对工程质量进行监控的,依法享有对工程质量进行监控的权力。对水电工程实施工程监理制度,监理单位必须持有水利部颁发的监理单位资格等级证书,依照核定的监理范围承担相应水电工程的监理任务。监理单位必须接受水电工程质量监督机构对其监理资格质量检查体系及质量监理工作的监督检查。监理单位必须严格执行国家法律、水利行业法规、技术标准,施工单位在施工中违反施工程序或质量不合格,监理有权责令其停工、返工。
4.6 建立质量监督制度
水利工程按照分级管理的原则由相应行政主管部门授权的质量监督机构实施质量监督,质量监督机构代表政府从工程质量角度对参与建设主体各方面进行强制性监督,质监机构要加大执法力度,实行严格、公正、有效的监督,规范工程质量行为。
4.7 推广先进的科学技术和施工工艺, 依靠科技进步并加强管理
水电工程建设应采用先进的质量管理模式和管理手段,推广和多采用技术先进、科学合理的施工工艺和安全可靠的新材料,加大科技创新的投入,研究新工法、新材料,依靠科技进步和加强管理,努力创建优质工程,不断提高工程质量。
5 结束语
综上所述,水电工程建设过程中涉及的人员众多,具有投资规模大、建设周期长、工程技术复杂、技术工种多、施工强度高等特点,为确保工程质量,则须认真做好工程施工质量管理,即:加强领导的重视、建立和完善水电工程质量管理体系、推行全面质量管理、成立质检组织、建立质量监理制度、建立质量监督制度及推广先进的科学技术和施工工艺等,以切实做好工程施工过程中的质量管理和控制。
参考文献:
[1]殷建军.水利水电工程施工质量管理[J].水利科技与经济,2010,16(3).
一、量身定做能为我所用的质量管理体系,使各项管理工作和业务工作规范化、制度化、程序化。
质量管理体系文件包括一阶文件:质量手册;二阶文件:程序文件;三阶文件:作业指导书、规范、外来文件等;四阶文件:表单、质量记录等。
既然要量身定做这些体系文件,当然要明确这些文件的作用。质量管理体系是各项质量工作的准则,同时也是检查、考核员工工作好坏的依据。质量管理体系文件化后,一是会像“契约”一样规定管理者和被管理者双方的责、权、利等工作关系,使双方之间的工作关系明确化、简单化,使各部门分工明确,配合默契,协调顺畅,提高效率。二是会统一员工工作的尺度和标准,无论是新员工进入,还是老员工调换岗位,以及其他岗位培训,都以质量管理体系文件为统一作业的标准教材。
由此可见,量身定做一套适合自己单位人员结构和业务工作的管理体系文件是至关重要的,并且要根据实际运作情况及时修订完善。
二、严格按照“全员发动、全员参与、全过程受控、全方位达标”要求,组织干部职工认真学习质量管理体系文件。
学习坚持培训与自学相结合,并辅以相应的考核和激励措施,让每位干部职工都熟知岗位职责和熟练掌握本岗位的工作流程。如:我们可以出一套有关管理体系文件的题库放到群共享里,方便大家随时学习,也可以由管理者随时组织考试,考试不达标的可以采取补考或者相应的惩罚措施,成绩优异的给予相应的物质和精神鼓励,充分调动大家的学习积极性,在工作中做到学干结合,严格按照管理要求和程序工作。
三、重视质量记录,使各项工作有依据、有部署、有落实、有成效,出现错误有追溯,有补救措施,有责任追究。
做好质量记录可以追溯已发生的事实,也可以为数据收集、分析、学习、持续改进提供证据。对于一个新单位,做好质量记录更显得尤为重要,不管是年底的业务考核,还是实验室的二合一评审,都要查看大量的原始记录来证明已做工作的成效。如对棉花加工企业的监督检查工作,只要去一次,不管立不立案,都要对所检查的项目逐一记录并签字,即使是简单地下发通知也要做好记录。只要平时在工作中重视质量记录这项工作,我们就会做到临危不乱,发现错误有据可查,便于及时纠正和持续改进。
四、定期或不定期地开展内部审核活动,规范、预防和纠正不正确的管理行为。
内部审核是组织自我完善管理体系的一个非常有力的工具,可以在外部审核发现体系不合格之前,由本组织自己先主动发现并加以纠正。可以说,组织管理好内部审核过程是确保质量管理体系有效性的一个关键因素。首先一定要针对各室工作的分工编制自己的内审检查表,各室之间进行互查;其次要明确内审的重点是致力于发现问题和改进,是管理者介入质量管理的一项重要工具,及时有效地开展内审,可以使单位内部管理日趋规范。
五、加强团队教育,树立本单位共有的核心价值观,培养吃苦耐劳精神,凝聚人心,凝聚共同愿景。
记得之前在北大参加培训时张春晓教授的一句话:“没能力、愿意干:有效率没效果;有能力、不愿干:有效果没效率;有能力、愿意干:才会有效率有效果。”我们要让我们的团队既有能力,也愿意干,实现效率和效果有机结合。能力需要不断地培训和激发,思想境界也需要通过学习来提升和凝练:一是平时要多积累一些关于团队教育的文体资料,多开展一些正能量的有意义的团体活动,以增强集体荣誉感和团队协作意识。二是要加强本单位的文化建设工作,树立整个单位的核心价值观,统一思想,统一工作目标,带领大家为实现共同的愿景而努力,相信只要思想不滑坡,办法总比困难多。
六、建章立制,使各项业务工作规范化、程序化。
一是在质量手册中明确每个岗位职责,做到人岗相匹配,在用人方面实行公开公正的竞聘上岗机制。二是将各项行政管理工作、业务工作、后勤管理工作中易出现混淆不清和无章可循的情况逐一梳理,形成一套行之有效的管理制度,使各项工作规范有效。三是单位上下层层签订业务目标管理责任书,明确工作任务,明确责任追究。四是增强工作的预见性、计划性,年初将常规的业务工作认真梳理,制定工作计划,明确工作重点,将各项工作细化、量化,以提高工作效率。五是要严格实行绩效考核管理,奖勤罚懒、奖优罚劣。绩效考核管理不是单纯的对业绩的考核和奖励,还应该包括对品质和态度的综合评价体系,为了一个单位的长期可持续发展,应把团队合作、人员能力提升、品质态度等实现业绩的过程指标也列入绩效管理之内。激励机制要掌握好外在报酬和内在报酬之间的平衡,要鼓励员工参与决策及从事其感兴趣的工作,提供其学习与进步的机会等。通过绩效管理激发干部职工的工作积极性,激发团结协作精神,从而提升工作业绩。
七、抓好规章制度落实,有效发挥监督作用。
细致具体而又操作性强的各类岗位职责、规章、规范、考核细则等规章制度,在工作管理、日常监督、绩效考评中发挥着极为重要的作用。如何通过有效方式,发挥规章制度的真正作用极为重要,一是领导干部要带好头。制度一旦出台,领导干部必须带头执行,贯彻始终,不打折扣,方能体现制度的严肃性和公平、公正原则。二是普通职工要有自觉行动。所有工作人员都应培养一种主人翁的责任感和使命感,要克服畏难情绪和怕变思想,将制度约束转化为自觉行动。三是要建立健全规章制度自查评估体系和监督检查体系,将层级监督和专门监督相结合,各室自查评估严禁走过场,专门监督员要做好监督记录,并督促大家及时纠正。四是在制度执行过程中不断加以完善,要体现从群众中来、到群众中去的思想,宽严结合、循序渐进,把握尺度,以利于制度的畅通执行和长期坚持。
八、抓好硬件的规范管理,为有效开展工作发挥好支撑作用。
一个单位的硬件主要包括办公桌椅、车辆和仪器设备等,这里我主要针对仪器设备的管理:一是要及时建立健全设备档案,对每台设备进行身份管理,通过对设备拍照、编号,建立设备的唯一性标识,确保账、卡、物一致。二是对设备备件也要拍照建档,以便于快速查找和更换。三是做好仪器设备的维护保养,保证设备检定率、校准率、完好率、维护保养率达100%。四是事前做好设备不能正常运行的应急预案,做好易损部件的购置,定期开展期间核查工作。五是对所有设备粘贴“三色标识”,明确设备状态。
《尉缭子》兵法中的一段话:“凡兵,制必先定。制先定则士不乱,士不乱则形乃明。金鼓所指,则百人尽斗;陷行乱阵,则千人尽斗;覆军杀将,则万人齐刃。天下莫能当其战矣。”这段话告诉我们治理军队,必须要先制定制度,有了明确的制度,士兵就不会散乱了。士卒不混乱,刑罚就能严明。这样命令一旦发出,如果百人全力战斗,就会攻陷敌阵。如果千人全力战斗,就会消灭敌军,擒杀敌将;如果万人全力战斗,天下就有人能阻挡其进攻了。
一、今年主要工作开展情况
(一)创新管理工作
1、不断完善管理与评估制度。创新与改善是企业求生存谋发展的永恒主题。今年我们更加注重创新与改善的有机融合,一是将《管理创新活动实施办法》和一年一度的《群众性性质量管理活动方案》优化整合,重新修订成《创新与改善活动管理办法》,进一步明确了创新与改善活动的分类和范围、工作程序与激励办法。二是将创新与改善活动纳入了部门年度绩效考核,同时每半年组织一次改善成果评比,不断激发员工创新与改善热情,有效保障组织目标的实现。
2、强化创新与改善工作运行机制。一是加强培训,为切实提高各级人员对创新管理的认识及成果选题、成果材料撰写水平,×月×日聘请了专业老师来厂现场培训并实行一对一的指导。二是认真组织管理创新课题及改善项目的申报工作,截止×月底,全厂共申报管理创新课题×个,经审核筛选向公司申报了×个课题;经审核立项改善项目×个。三是注重过程跟踪辅导,对审核通过的申报项目要求各部门提交实施方案,按照实施方案职能部门进行跟踪辅导,目前各个课题和改善项目都在实施之中。
(二)绩效管理工作
1、进一步完善绩效考核指标及其评价体系。一是根据公司对我厂的考核要求以及厂长工作报告,组织对厂部年度目标和主要工作、重点工作进行分解,制订了《20__年绩效考核实施细则》和《部门年度绩效合约》,明确了各项指标考核评价方法,建立了部门关键绩效指标(kpi)及其考核评价体系。二是指导各部门按照绩效管理理论和方法,对部门目标任务进行分解,制订内部员工考核方案,组织了员工绩效考核的实施,并根据一季度员工考评情况,督导各部门进一步修订完善员工考核方案。
2、加强督导,逐步提升绩效管理体系运行质量。一是一如继往开展部门绩效规划的辅导,每月对提交的部门绩效合约进行审核,发现问题及时反馈、辅导,尤其注重绩效目标的描述,以提高各部门工作计划的可行性和充分性,为部门绩效目标有效达成提供支持。二是强化执行力的考核,一方面将年度重点工作按实施进度纳入月度合约,另一方面对各种会议部署及领导和职能部门布置的阶段性和临时性工作,由职能部门以纪要、专项工作计划等形式明确工作任务、目标要求和责任部门,作为补充合约,按每项×%的权重纳入责任部门当月绩效考核。三是每月组织召开绩效考评分析会,总结分析绩效目标完成情况,查找影响绩效的薄弱环节,提出改进意见和建议。四是对改进措施的落实情况组织督查,定期反馈和通报。通过月初、月中、月末督导,强化了部门工作的执行力,确保改进措施的有效落实,部门工作绩效得到逐步提升。
(三)对标管理工作
1、完善对标指标体系。一是对标指标以国家局的创建优秀卷烟工厂指标体系为内容,分为效率指标、质量指标、成本费用指标、实物消耗指标、节能减排指标等×项一级指标,细分为全员实物劳动生产率、卷包设备有效作业率、卷烟产品质量监督检测市场抽检合格率、卷烟焦油量加权平均值、单箱制造费用、单箱管理费用、单箱烟叶消耗、单箱嘴棒消耗、单箱卷烟综合能耗、化学需氧量等×项二级指标。二是紧紧围绕厂部工作思路和年度工作重 点,认真分析、查找制度和流程上的缺陷,寻找管理上的短板,针对管理中的薄弱环节,找准工作突破口,结合管理创新课题确立了一批管理性对标项目。三是选取行业20__年生产规模在×万箱以下的×家卷烟工厂中的最优水平为标杆,设立对标目标值。力争通过不断追标、达标、创标,提高管理质量和效率,推进我厂对标工作上水平。
2、完善对标考核评估制度。为切实把对标工作落到实处,一是进一步修订完善了《对标管理考核细则》,该考核细则更加注重对标过程的管理以及有效措施、方法和经验的固化,同时以年度考核达标分为基准,对超过达标分的部门予以奖励,低于达标分的予以处罚。二是为不断追标、达标、创标,提高管理质量和效率,营造全员参与对标工作良好局面,继续对tnpm管理、生产效益(质量和消耗控制、设备有效作业率)两个专项对标项目组织实施内部对标活动,按季度制定内部标杆评价办法及奖励措施。
3、完善对标工作运行机制。一是明确要求各部门指定部门对标管理责任人,负责部门对标管理工作的组织落实和与厂对标管理办公室及相关部门的工作联络与协调。二是指导各部门将对标工具运用到管理创新课题的实施当中。三是按照“月度协调、季度分析、半年总结”的要求,加强了对各部门对标工作的沟通协调和检查督导,及时总结,定期通报。四是运用pdca循环法,及时针对指标波动大或管理短板制订改进计划,确保对标工作扎实有效推进。
(四)制度/流程建设
为做好与标准化工作的对接,今年我科仍加强了制度/流程的督查、评审工作,重点从“制度是否完善、流程是否顺畅、操作是否规范、执行是否到位、监督是否有效、记录是否完善”等多方位、多角度对×项制度×个业务流程展开督查,从检查情况反映总体较好,但也存在个别制度实际操作与现行管理要求不太匹配现象,已及时提出了改进建议。二是继续抓好制度/流程的废、改、立工作,今年组织修订管理制度(不含体系管理文件)×项,新建×项。
(五)统计管理工作
1、加强统计检查与督导。一是为做好中烟对我厂20__年度内管监督检查的迎检工作,今年×月×日,组织相关专业人员对全厂的统计报表、工序记录、原始资料、台账等结合内管监督要求进行了督导检查,发现问题及时提出改进要求,并加以落实。二是不定期帮助指导统计人员健全统计台账。三是每月不定期检查各部门的统计工作,确保各种统计报表上报及时、准确,统计资料完整齐全,从未出现任何违法乱纪现象。
2、充分发挥统计参谋职能。一方面为全面掌握我厂生产物耗水平,及时发现解决生产物耗指标异常波动问题,坚持月度收集数据,季度进行总结分析。另一方面积极收集省内兄弟烟厂指标进行对比,及时纠偏,较好地发挥了统计参谋职能作用。
(六)信息化工作
1、认真抓好年度预算管理。根据公司和我厂《关于认真做好20__年投资项目立项申报工作的通知》和做好年度预算工作的精神,信息化建设总体设想以符合行业发展方向和产业政策导向,与公司总体发展战略和规划相一致,符合公司资产布局和结构调整方向,坚持注重投资效率和效益为原则,去年×月至年初,针对各部门提出的需求,结合我厂具体实际,在进行市场调研的情况下,完成了年度投资项目立项和预算申报工作。
2、认真抓好信息化项目管理和实施工作。在接到公司正式批复文件后,综合实际情况,×月,制订了《20__年度公司批复预算项目执行计划进度表》,明确了各个项目具体实施内容、责任人和完成验收时间。同时启动项目实施,在进行了市场再调研后,二季度配合物管科完成了今年it投资项目招投标、合同签订和采购工作。×月配合物管科完成了其它数码设备招投标前期工作。其它资本性支出和预算项目也都在按计划安排实施。另外,×月建成了我厂图书室图书管理系统项目实施和验收工作。×月中旬至×月初,按公司安排部署完成了行业卷烟准运证制证及到货确认模式调整项目。×月中下旬,认真组织开展了公司财务及供应链系统内部常规调研和重点调研工作。
3、认真做好企业网络与信息系统日常维护和安全管理工作。一是做好信息系统的后台管理与日常维护,开展季度巡检和问题处理。二是及时做好信息系统安全升级工作,做好节假日安全部署与检查工作。三是结合信息网络与it治理,×月分别对两个机房ups电源进行了检修和维保,做好×s改善与危险源辨识,开展企业网络和办公设备的日常检查与维护,保障各设备正常运行。
4、抓好信息化日常工作管理。按照行业“三查”日常工作和我厂标准化体系推进以及×s管理要求,一是一季度开展了办公流程梳理,二季度,梳理了机房和数码设备管理×项制度。二是规范信息化设备和低值易耗品管理台帐。三是×月和×月,围绕今年信息化工作创新与改善这个主题,结合落实我厂×s管理要求,针对全厂网络与通讯线路开展了创新改善第一阶段和第二阶段整理整治活动。
5、抓好信息化队伍建设和业务学习培训,提升应用水平。一是×月×日组织实施了公司举办的行业卷烟生产经营数据统计应用项目培训。二是×月×日至×月×日,完成了行业卷烟准运证制证及到货确认模式调整实施应用培训。三是×月×日组织开展信息化技术和管理类书籍读书报告征文比赛活动。四是分期组织it知识和业务系统知识培训。四是×月,结合我厂20__年“安全生产年”和“安全生产月”活动安排,开展了中心机房和国家烟草专卖局行业生产经营决策管理系统两项应急预案演练。通过这些培训活动,锻炼和提高我厂信息化人员综合素质。
(七)质量体系建设工作
1、积极部署和开展体系年度策划与月度计划工作。年初,根据上级文件精神,结合对以往工作的总结和调研成果,以工作的创新与改善为出发点,切实做好新的一年质量体系建设总体部署,先后编制并经专题会议讨论通过了20__年度《质量体系建设工作策划书》、《内部审核计划书》、《产品质量专题内部审核策划》、《年度质量体系建设工作检查方案》、《20__年度质量管理体系培训计划》和《年度质量体系建设工作考核实施细则》等指导月度和 日常工作的文件,全面策划好全年体系管理工作。月度各项工作按年度总策划文件执行,做到有条不紊开展体系日常工作。
2、认真确定并分解年度质量目标,确保目标实现。×月,针对公司和企业标准化工作的新要求,通过召开专题会议、部门宣导和讨论等形式评审和确定了厂质量目标,部门分解目标。接着,指导各部门分解到岗位(机台)和个人,针对各分解目标提出具体对策措施,明确各目标实现情况检查、数据统计分析方法和改进提高措施,同时明确促进目标实现的跟踪检查责任。通过这些举措,促进全员树立起“大质量意识,以预防为主,持续改进”的管理理念,做到公司的方针目标、企业的目标的层层落实,让每一位员工都把质量方针和自身目标牢记于心。
3、加强体系组织建设与培训,按期落实各项工作与考核。一是强化了体系组织建设。×月中旬,根据国家局及公司大体系的要求,重新调整了质量体系建设工作领导小组,确认了各部门体系负责人、体系兼职管理员、文件管理员和内审员,明确其职责和工作考核。二是抓好体系宣贯与培训。×月上旬,召开标准化和体系管理专题会议,传达贯彻落实烟草行业和公司标准化体系建设管理工作会议文件精神,各部门按要求进行系统的学习和总结。×月×日,召开了标准化体系建设启动大会,并请北京东方易初咨询公司专家到会指导。×月×至×日,组织人员参加了公司在我厂举办的标准化体系建设培训。×月,在全厂范围内开展了对国家局近期的×个行业标准以及公司正式实施的×个标准化文件学习培训。三是落实管理体系各项工作与考核。×月和×月初,根据我厂《质量管理体系建设考核细则》要求,结合一、二季度内审工作,认真完成了部门和内审员考评工作,建立了考核明细台帐。
4、认真组织体系文件梳理与评审,按期开展文件(记录)专项检查活动。×月中旬,按标准化文件的要求组织各部门对本部门编制与执行(使用)的文件(记录)进行了一次全面的梳理并建立清单。×月下旬召开专题会议,讨论评审了中旬修订的《文件清单》和《记录清单》。×月中旬,根据年度检查活动方案要求,以评价本厂审核整改措施的有效性,寻找质量管理体系改进机会为目的,开展了一次专项检查活动,检查了我厂20__年×月份内审发现问题整改措施实施效果;验证20__年×月份认证监督审核发现的问题以及公司20__年×月份内审发现质量管理体系问题的整改措施实施效果。×月份对我厂现行各类文件进行了初步梳理和汇总,同时结合标准化工作要求,按计划,组织开展我厂质量体系文件评审和记录的实用性和规范性开展专项检查。对我厂现行的管理文件和流程进行了调查和评审。×月,对我厂引用中烟的记录和企业自行制定的记录进行了全面梳理和汇总,建立了我厂现行的标准文件、体系文件、规章制度、红头文件分类汇总清单。按质量管理体系文件是否符合公司标准要求,×月×至×日组织开展了一次质量体系专项检查活动,评审了生产设备和品管两个部门的质量体系文件。×月×日-×日根据《公司20__年质量管理体系建设交流检查工作安排》和《交流检查工作分工表》的内容在全厂范围内开展了自查和整改工作,将结果向公司作了反馈。
5、按期组织季度内审工作。×月中旬,我厂组织开展了本年度第一季度的质量管理体系内部审核活动。采用集中审核的方式对×个大过程×个子过程进行了现场检查活动,共提出整改项×项,一般不符合项×项。检查各受审部门的文件执行率都在×%以上。×月×日至×日,组织开展企业本年度第二季度的质量管理体系内部审核,同时组织人员参加并完成了公司组织的对赣南卷烟厂进行的内部交叉管理体系内部审核工作。
6、做好体系问题统计分析与改正工作。一是×月份对各部门20__年历次审核发现的不符合及整改项分别建立了台帐。×月中、下旬又对今年一季度内部审核发现的不符合项和整改项分部门建立了明细台帐。通过建立的台帐,认真对历次审核发现的不符合项进行了统计分析,提出了改正措施。二是积极开展问题整改工作。20__年×月中旬至×月上旬,积极组织责任部门对认证监督审核发现的×个一般不符合项进行整改,并于元月×日将整改结果提交上海审核中心进行验证。×月中下旬,积极开展对公司×月份内审发现的×个一般不符合项及×个观察整改项进行原因分析,提出整改方案和整改措施,将×项问题的落实整改责任,并对实施的整改进行了效果验证和归档。×月×至×日主要是针对20__年一季度审核发现问题整改措施的有效性专项检查,认真验证了其实施效果。
二、今年工作存在的问题和不足
回顾一年来的工作,虽然取得了一些成效,但也存在许多不足,主要表现在:
1、员工考核体系有待进一步完善。一是岗位绩效指标的提炼仍比较粗放,细化和量化做得不到位;二是岗位管理不太规范,缺乏一套比较完善的岗位规范化手册;三是岗位素质测评基本无标准,绝大多数是凭印象打分,致使岗位评价有失公平;四是月度合约的制订不太规范,绩效标准、完成情况描述不到位。
2、管理创新与改善活动有待进一步提升。一是不善于寻找工作中的改善点;二是不善于从工作亮点中挖掘管理创新课题;三是课题的选题、成果的总结提炼水平还不够;四是创新不注重过程管理的现象也比较突出。
3、对标管理工作有待深入推进。一是全员参与对标的良好局面还未真正实现;二是虽然每季组织开展了内部对标评价工作,但对标杆部门或机台好的经验和做法未进行总结提炼,予以固化;三是创新与对标的融合度不够,大多数部门还未开展对标改善工作的立项申报,未将创新课题以对标方式制订实施计划。
4、质量管理体系有待进一步提高运行质量。一是iso×标准和体系文件宣贯培训力度不够,全员对标准和体系文件的认知度不高;内审员审核技巧不高;二是内审力度不够、持续改进的重点不突出,组织开展质量管理体系内部审核和改进,全程跟踪指导和纠正措施实施效果不明显;三是企业标准化建设刚刚起步,组织实施体系文件评审和制/修订工作还不是很充分、协调性和可操作性不强;四是开展的体系文件执行督查专项活动效果不明显,体系文件的有效执行率有待进一步提高。
5、信息化工作推进力度不够。一是信息化项目总体推进步伐缓慢,项目资金执行率不高。二是员工培训不够,培训计划目前只实施了×项。三是各项信息化制度有待进一步梳理与完善。
三、20__年工作打算
今后,企业管理科继续按照公司的工作规划,进一步在完善对标工作机制、规范绩效管理体系运行、加强制度流程建设、发挥统计参谋上下功夫,一如既往地认真履行参谋、助手、协调、服务、把关、督导等六大职能,做好创新、对标、绩效管理、统计管理、制度流程建设等工作。
1、进一步完善对标工作机制。一是要继续加强对标管理的宣贯培训,进一步提高全体干部职工对对标管理的认识和理解;二是要抓好对标与各项管理工作的有机融合,针对企业各项基础管理中的薄弱环节,制订改进措施,解决管理中的问题,夯实基础管理工作。重点抓好班组管理、岗位胜任力管理、廉能管理、执行力管理、质量安全管理、标准化管理等六个管理创新课题的专项对标工作,确保取得实效。三是要继续加大对标工作的过程管理,确保对标工作及主要经济技术指标每月有跟踪检查,每季有问题诊断、有分析总结,有改善措施,不断提升对标工作水平。四是要加大好做法、好经验的总结提炼,借标准化推行之机,将之形成标准予以固化,从而实现对标工作常态化。
2、进一步规范绩效管理体系运行。一是要继续加强绩效管理理念与方法培训,提高各级人员对绩效管理的认识及对绩效管理工具的应用能力;二是要指导各部门按照绩效管理理论和方法,制定并实施员工考核方案,提高员工考核方案的科学性和可操作性;三是要通过以点带面的方式,不断建立和完善岗位规范化手册,有效推进员工绩效考核;四是要继续按照pdca循环抓好绩效管理工作,防止反馈与考核流于形式、走过场。
3、继续加强制度和流程建设,不断提升规范化水平。一是要继续加大对制度、流程执行的督促、检查力度,及时发现并改进制度执行偏差,规范工作行为 ,确保制度和流程在各部门得到有效的落实和执行。二是要结合标准化工作的推行,组织开展制度、流程评审工作,不断完善制度、优化流程,提高制度、流程的适宜性、充分性和可操作性。
4、进一步加强统计工作的监督指导,发挥参谋作用。一是要继续加大统计工作督导力度,确保统计报表报送准确、及时,统计资料系统、完整;二是要结合对标与“创先争优”工作,进一步完善统计信息收集和分析工作,为对标和“创先争优”的实施和领导决策提供准确信息,更好地发挥统计参谋职能作用。
同志们:
今天,我们召开塑件化工厂质量管理体系和安全、环境、职业健康管理体系整合工作动员大会,标志着这项工作在塑件化工厂全面正式启动了,这是塑件化工厂领导班子年初确定的一项重要工作任务,全体干部职工要严格按照整合计划和体系方案把握时间节点,做好体系知识培训、初始QHSE管理状态评审,管理手册和程序文件的编写、,体系试运行、内部审核及管理评审等阶段性工作。确保Q-HSE整合工作顺利完成。质量、环境、职业健康与安全管理体系是国际公认的、有效的系统化管理方法,它们主要通过建立完善的、系统的体系文件,规范作业的全过程,使各部门职责明确,部门之间接口关系顺畅,实现企业管理规范化、程序化和标准化。实行质量、环境与职业健康安全标准,有利于企业推进规范化建设,提高管理水平,同时也有利于增强职工的综合素质,提升企业核心竞争力;QHSE管理体系又是一种对作业环节进行风险评估,确定自身生产活动可能造成的危害和后果,从而采取有效的防范手段和预防控制措施,以减少或避免可能引起的人身伤害、财产损失和环境污染的有效方式。我们从事的是高风险的石油化工行业,塑件化工厂对职工生命健康、国家财产安全、地区周边环境保护负有直接责任,因此,在塑件化工厂整合QHSE工作具有重大的现实意义。另外,QHSE管理体系还是对现代优秀管理成果进行有机融合后形成的标准体系,具有先进性、科学性和系统性;从中石化其它企业建立质量、健康、安全、环境管理体系的运行经验来看,实施QHSE管理体系不仅可以减少和预防事故的发生,提高质量管理水平和经济效益,实现职工、企业、社会对质量、健康、安全、环境的要求,而且还能够改善企业形象,增强市场竞争优势,把职工利益、环境保护和企业的经济效益、社会效益有机地结合起来。
我们塑件化工厂建立全面质量管理体系已经有17年时间了,运行HSE体系也将近6年,在这几年的实践中,培养锻炼了一支经验丰富的内审员队伍。这为我们顺利整合QHSE一体化管理体系打下了坚实的人才基础。从下周开始,我们将依次展开体系认证知识的培训,管理手册、程序文件、工作表单的编写编制,体系的审核和试运行等工作。这是一项艰巨的系统工程,工作范围大,涉及面广,持续时间长。为顺利完成这项工作,我再提四点要求:
一、深刻理解整合工作的重大意义
QHSE管理体系认证工作是塑件化工厂更新管理理念,提升管理水平的重要举措。各单位各部门,特别是主要负责人,要提高对此项工作的认识,增强责任感和紧迫感,在加深学习和理解的基础上,按照实施方案规范操作;要加强领导,明确责任。各部门、各单位要精心部署,周密安排,领导干部带头,层层动员,抓好落实。要结合《塑件化工厂QHSE一体化管理体系建立及实施策划方案》制定本部门本单位工作计划,落实具体措施,集中力量确保工作任务按时完成。
二、加强学习,掌握整合工作标准
塑件化工厂将通过内审员培训班、体系知识讲座、印发学习资料、板报宣传、班组学习等形式,组织职工深入领会建立质量、环境、职业健康安全管理体系的目的和意义,了解整合工作六个阶段的具体内容。通过广泛深入的宣传教育,提高全员的QHSE意识和规则意识。明确领导作用、全员参与、持续改进、过程控制、管理的系统方法、基于事实的决策方法、以顾客为关注焦点、与供方互利的关系等管理原则和方法。通过系统的学习培训,使工作组掌握体系标准,培养全体职工执行体系文件的自觉性。各单位要结合实际,创新学习方式和培训方法,做到学习与实践相结合,学以致用。
整合工作组要成立检查辅导小组,深入各基层单位检查指导具体工作,解决体系培训、文件编制工作中的疑难问题,收集意见和建议。还要对各岗位、各工作人员按要求安排必要的阶段性考试。把考试的结果纳入到各基层单位的经济责任制考核中。
三、全员参与,抓实基础工作
建立QHSE管理体系需要全员参与。因此,在整合体系工作的各个阶段,都要明确工作内容,确定工作负责人和完成期限,落实具体措施。在内部审核结束、程序文件后,塑件化工厂全体职工都要认真贯彻执行,严格执行管理手册和程序文件,规范工作程序,克服不良习惯。每个岗位每名职工都要记录好各工作环节的内容,收集体系试运行的真实数据,为持续改进QHSE管理体系提供具体材料。
四、按照时间节点,整体推进,协调运作
QHSE管理体系认证需要塑件化工厂各单位各部门互相沟通配合,任何一个环节,任何一个单位的消极被动,都会影响到整个贯标进程,因此,各单位各部门要理顺关系,相互配合,通力协作;要增强全局观念,认真履行部门职责,服从工作组的安排,坚决克服推诿扯皮的现象,提高办事效率;工作组还要加大与各单位的沟通协调力度,各单位联络员要切实负起责任,确保认证工作有效有序运作。