档案工作论文精选(九篇)

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第1篇：档案工作论文范文

[论文摘要]文秘工作是以为领导机关工作运转和领导者决策服务为宗旨，在文件、会议、办事等方面所从事的辅、参谋性、事务性工作。文秘工作既不同于领导工作，又不同于业务部门的工作，同社会改造活动一样，文秘工作具有自己质的规定性，将对如何做好文秘工作促进档案管理工作展开讨论。

一、提高对文秘工作重要性的认识

文秘工作是以领导机关工作有效运转和为领导者决策服务为宗旨的，辅助于文件、会议、办事，为其做好参谋，处理好事务性工作。文秘工作既区别于领导工作，又不同于业务部门的工作，同社会改造活动一样，文秘工作具有特定的规范性，主要有以下几方面：

一是文秘工作的从属性。文秘工作历来都是从属于一个领导机构的。它的活动内容主要是围绕着领导机关和决策者，为保证顺利工作而提供方便条件的。在实际工作中，文秘及其他工作人员需要为领导思维、决策提供信息，提供方案，做好决策前准备工作等；需要及时抓住市场信息，如客户来电话咨询工程项目的设计或客户前来咨询工民建或城市规划设计等相关问题，及时与领导、工作人员联系或直接给予解答；需要做出积极的反应，抓住商机，为领导机关的工作运转和领导者的决策提供辅工作。

二是文秘工作的综合性。文秘工作大多很被动，很少能按照自己的意图安排工作，常常是来了电话处理电话事务或收发传真，有了文件取送处理文件，来了客户接待客户。协调上下级事务，这也是文秘工作从属性所决定的。但只要动脑筋，想办法，凡事超前储备经验，进行预测，有多种准备和处理方案，就有望把被动变为主动了。

三是文秘工作的服务性。文秘工作的服务性也是事务性，服务性是由从属性决定的，这是文秘工作的重要特点

二、加强档案管理势在必行

文秘工作的性质决定了文秘部门加强档案管理势在必行，极为关键。

首先，文档工作离不开档案管理。文秘工作的性质在实践中凸显档案信息的重要，文秘工作必然涉及许多上呈下传的文件材料，这些文件要及时递呈领导批阅，然后催办、归档，会直接影响整个企业的工作效率；能够使企业更好地贯彻落实好上级领导部门的精神；为设计人员提供学习进修的信息，使设计人员的技术水平不断提高，有效地促进经济效益。可以说，文秘工作的优质服务对垦区的经济和社会建设都在起着不可估量的作用。因此，以基础档案管理为起点，规范运作方法才能够有效地推动文秘工作规范有序地健康发展。

其次，搞好档案管理能够保证文秘工作的科学性和全面性。重大活动重要的信息来源和物质基础直接关系到文秘工作的科学性、全面性。档案资料科学性、准确性增强，全面性、可选性扩增，是文秘工作科学、准确、全面开展的重要前提和保障。因此，建立健全档案管理体制是新形势下对文秘工作的必然要求，也是非常重要的管理手段和工作任务。

三、文档工作要更好地为经济建设服务

文秘部门要加强档案管理，更好地为经济建设服务，应从以下几个方面入手：

一要建立健全档案管理机构的职能建设，明确分管部门，为档案管理提供有力的组织保障，并着力开展档案管理标准、规范的研究制定工作，保证为领导决策提供信息的方向性和准确性。二要加快档案信息化建设步伐，提高档案工作现代化水平，努力做好档案“三网”（局域网、党政网、互联网）“一库”（数据库）建设，保证为领导提供决策信息、决策方案的及时性和全面性。

三要及时做好电子归档及规范管理工作。主动介入本单位办公自动化、电子政务建设，通过技术支持与制度建设，建立完善的电子文件归档机制，加快实现电子文件与纸质文件同步归档和有效管理，从而保证为领导工作和决策服务的科学性和安全性。

四要建立健全档案管理的保障制度。如档案信息的专报专题研究制度，编辑、指导、筛选、送审以及追踪反馈制度等。

五要严把工程档案归档质量关。这是做好竣工档案管理的关键。高质量的工程档案来源于领导的重视，来源于工作人员的群体意识，来源于工作程序的合理和管理制度的健全。在领导重视的良好基础上，档案员参加工程竣工验收，参加科研成果鉴定，参加新设备购进开箱是“三参加”的重要内容，也是加强重点工程档案管理的关键。因为要做好重点工程档案管理，首要的任务就是明确质量标准，把住重点工程竣工档案的归档质量。黑龙江省农垦建筑设计院建筑设计具备国家甲级资质、城市规划具备省乙级资质、公路行业具备省丙级资质。该院领导十分重视设计工程竣工档案归档工作，每项工程从初设到竣工验收都层层严格把关。

其主要内容是按合同要求，在合同任务书、地质报告、设计方案、报批图、施工图、效果图、质检、档案、设计资质等方面，要求建筑设计师、结构设计师、水暖电气设计师、城市规划设计师都必须肩负起责任。

四、结束语

作为一名文档工作人员必须严把设计竣工档案的归档质量，归档的设计竣工档案必须达到完整、准确、系统的要求。完整的标志就是指按照要求，将形成的各种形式、种类载体、各种内容的归档资料从建设项目的提出、立项审批、勘察设计、到竣工验收全过程形成的应归档的文件都要收集齐全；准确的标志是指档案的内容需真实地反映工程竣工时的实际情况和建设过程，归档的竣工资料与实物一致，图物相符，账图相符，技术数据可靠，签字手续完备，施工中的设计变更按有关规定进行个性补充或重新绘制，不允许有任何差错;系统的标志是指文件材料的整理要遵循其自然形成规律和成套性的特点，保持文件材料之间的有机联系，进行科学分类和系统排列以便于保管和利用。只有这样，才能保证为领导和部门有效的服务，更好地优化档案管理，做好文秘工作。

参考文献：

[1]徐艳.试论档案工作创新[J].赤峰学院学报，2005，(02).

[2]高德武，周爱东，李文.档案工作创新思路[J].科学与管理，2005，(02).

[3]王晓燕.全省档案工作会议在长沙召开[J].档案时空，2005，(02).

第2篇：档案工作论文范文

近年来，档案学研究学术思想活跃，成果累累。但是不能不指出，在档案学研究和档案工作实践中，不少人存在着唯心主义观点和形而上学的思维方法，见诸于杂志和刊物上。本文试图就档案学研究的思维方法谈点浅见陋识，以期与同行讨论并求教于同仁。

一、档案学研究的正确思维方法

在谈正题之前，先阐述自己立论的基础，笔者认为，的辩证唯物主义和历史唯物主义的思维方法没有过时，它仍是人们认识世界和改造世界，进行科学研究和各种社会实践（包括档案学研究和档案工作）的惟一正确的思维方法。脱离了它，科研和实践就可能出现偏差。辩证唯物主义的基本观点，如世界是物质的，物质是第一性的，意识是第二性的，存在决定意识，意识对物质具有反作用；对立统一、量变质变、否定之否定规律仍是指导我们分析问题、解决问题的指导原则。

二、唯心主义思维方法任当代档案学研究中的表现事例

“电子文件和电子档案的不可知论”是档案学研究中唯心主义的典型事例。比如，有人在论述电子文件和电子档案时说：电子文件“是人们无法感知的”、“能剥离载体而单独存在”、与纸质档案不同，电子文件、电子档案能“超越时空”，在不久的未来，档案工作者将面对“虚拟档案馆”、“无墙档案馆”等等，笔者认为这些论点的核心是否认电子文牛和电子档案的物质性，不妨对此逐个分析：

1.电子文档是“虚拟的”，“是人们无法感知的”，此说法的根本问题在于不承认电子文件和电子档案的物质性。其实，电子文件和电子档案与其它历史上出现过的所有文件档案，如甲骨、金石、竹简、绵帛、纸质及化学胶片等等没有什么根本区别，它们都具有载体、记录符号，包含着信息内涵。它们都具有物质性，物质性是它们的共性，那是实实在在的物质。但是，它们之间存在着差别，即前面提到的各种文件档案都是宏观物质，其载体和记录符号都是能看得见、摸得着的物质，而电子文件、电子档案的载体是看得见摸得着的宏观物质，记录符号却是看不见、摸不着的微观物质，是以二进制数字形式存储的符号。借助于现代高科技，也是同样可为人们感知的，决不是“虚拟的”。

2.电子文档能”超越时空”。有两种解释：一是不具有时空；二是超过一段时空。这两种解释部是否认电子文档的时空概念，是否定电子文件和电子档案物质性的又一变种，世界是物质的，物质是运动的。一方面，运动的物质具有广延性，即是说都具有一定的体积，必定占有一定的空间；另一方面，物质只要存在着，必具有一定的持续性，有“寿命”，此持续性即延续一定的时间。所以，时间和空间是物质及其运动的基本属性，任何物质的存在，那不可能是“空的”、“虚的”，部存在于一定的空间内，持续于一定的时间中。如果我们承认电子文件的物质性，则必须承认电子文件与时间和空间的依存关系。把电子文件说成是超时空的东西，则必然否认电子文件的客观存在。也就是说等于一方面承认有电子文件这东西，但另一方面又宣布它没有存在的时间和空间，实际上就是否定其存在，否定其物质性。电子文件确有存储密度与容量是纸质文件无法比拟的特点，并且其传输速度极快，现代通信技术可以让它在极短的时间里从地球任意地点传输到你的微机屏幕上。但是不管电子文件如何可压缩、扩容，容量是天量还是海量，都应当是有量的，密度也是有限度的，尽管随科技发展而不断压缩并不断扩容，其密度仍然不会无穷大，所占空间也不会无穷小，这空间可趋于零而绝不能等于零。传递速度不管沿着什么高速公路，快到什么程度，依然不会无穷大，其持续应占一段时间，决不会无穷小，这时间可趋于零而不能等于零。它永远具有时空概念，决不会“超时空”。

3.电子文件和电子档案与纸质档案不同，“能剥离载体而单独存在”。这种说法没有看到纸质文档和电子文档信息传递的本质，仍属于唯心主义观点。文件是记录信息的，信息是供人们利用的。不管文件是纸制的还是电子的，利用文件时，传递信息的过程都是一样的，这个过程包含三个子过程：一是把信息记录于载体上存储起来：二是把信息从载体上调出来；三是把信息传输到人们的感官让人们接收到这些信息。就此三个子过程而言，电子文件与纸制文件、化学胶片，甚至于甲骨、金石、竹简、绵帛的原理都基本一致，前者是在后者的基础上发展起来的。就第一个过程而言，纸质文件记录机理显而易见，人们把具有一定色素的物质如碳黑、染料、石墨等用笔或者采用活字排版的方式把文字、图形附着于纸或胶片等物质上；电子文件记录机理有所发展，由于记录符号的微观性，人们用计算机把表示文字、图形、声音等的信息，记录于磁盘、光盘上。二者之间在物质性这一点上是一致的，区别在于物质的宏观与微观上不同而己。就第二个过程而言，把信息从载体上调出来，对于纸质文件来说，信息的反射光线经空气传播而被人的眼睛接收，纸和胶片上的文字、图形、符号仍保留在原载体上，不存在“剥离”；而对于电子文件，由于其微观性，人们不能直读，计算机把记录在服务器等载体之上的二进制数字读取并高速传回到自己的计算机上，经过信息符号的转换，把表示文字、图形、符号的二进制数字代码转换成宏观的文字、图形、符号，这种转换过程的任何子过程都具有物质性，与纸质文件的读取过程原理是一致的，电子文档仍原封不动地保留在原件上。所谓“能剥离载体而单独存在”，大概是指在第二个过程中，计算机读取数据之后，好像这些数据就飘飘摇摇真的居无定所，像幽灵一样不依载体而存在。应该说，这些记录符号从服务器上调出、传送到读取，一步也离不开物质，传送靠介质、储存也靠介质，离开物质信息就不能存在。

4.有人认为，电子文件是虚拟的，似乎居无定所，来去无踪，它如何来到读者面前、怎么复制出来，似乎处于虚无缥缈之中。甚至有人扬言：电子文件已经构成对哲学的挑战。其实电子文件是实实在在地存在于网络中的服务器上，而网络由操作系统、服务器和网络工作站组成。工作站通过插在其中的网卡经传输介质与服务器相连，用户通过工作站请求获得网络服务和访问共享资源，工作站通过网络服务器取出程序和数据后，用自己的CPU和内存进行运算处理，然后，把处理结果再送到服务器中。可见，作为共享资源的电子文件是存于服务器中的，它们与其它信息一样，既具有载体的物理形态，其信息以数字的形式存于其上，也具有物质性，它完全不是什么“虚”的，也不是模糊不定、虚无缥缈的，而实实在在是物质的。从上述几点分析可以得出如下结论：电子文档同纸质文档都是物质的，具有物质性，那些认为电子文档是“虚拟的”、“无法感知的”、是“超时空的”等等观点都是违背唯物主义观点的。否认电子文档的物质性，把它看成是虚无缥缈的，不是客观存在的，因而就无法深刻认识电子文档本身，也就必然阻碍电子文档的发展。

三、唯心主义思维方法在档案工作实践中的表现事例

以过程性文件和结果性文件来划分归档与不归档的界限是档案工作中形而上学思维方式的事例。

笔者在参与国家某重点建设项目竣工档案资料的整体编制过程中，曾有一领导指示：“设计单位、施工单位注重过程性文件，建设单位业主注重结果性文件，所以业主没有必要收存施工图等历次版本，只需保存最后版本或者保存竣工图即

可”。这一指导思想也体现在核安全局制定的文件《记录文件管理程序》中。该文关于记录的保管期限这样表述的：“一般说将结果性文件划为永久保存，而把过程性文件划为非永久保存，当结果的解释依赖于过程时两者都划为永久保存”。笔者认为这种观点同样属于唯心主义形而上学的观点。过程与结果是互相联系而又互相对立的矛盾，是事物发展的表现形式。过程者，事物变化、发展的经过，事物发展变化是无穷尽的，即过程是无穷尽的，所谓结果不过是过程中某一阶段的表现形式。不存在没有过程的结果，用过程性和结果性文件和档案来作为划分归档和保管期限标准是不科学的，是违背辩证唯物主义的思维规律的，那么应该如何划分归档范围呢？笔者认为还是根据实际情况，按照文件的重要程度来确定是否归档，确定永久保管还是非永久保管。在这方面，国家档案局有清醒的认识和明确的规定，比如GB/T2000《基本建设项目档案管理规范》中，对于建设单位的归档范围，不但没有取消施工图的归档，反而把施工图的保管期限延长了。从上述分析可以看出，归档与否不是取决于过程性或是结果性文件，而是取决于文件的重要程度。

过程性文件和结果性文件是互相区别而又互相联系的，是一对矛盾。比如说，合同谈判是一个过程，从申请立项、审批、编标、招标、投标、评标、中标可算作一个过程，而中标后签订的合同大概就算是这一过程的结果了。其实，这种说法也对也不对。我们说过程是事物变化发展的经过，过程有大有小。谈判是一个过程，也是一个包含若干子过程的大过程。比如说，立项就包含可行性研究、项目概算、评估、写申请、上报审批，上级的批复应该算这一过程的结果性文件了。同样道理，编写标的、招标文件、投标文件、评标文件、中标书都可以说是每一个小阶段的结果性文件，但它又是整个招、投、评标过程的过程性文件。概括上述一段文字，我们可以说过程性文件和结果性文件不是绝对的，而是相对而言的，前一个结果性文件，就是下一个过程中的过程性文件，二者既互相对立又互相统一。以过程性、结果性来划分文件显然不符合文件的发展规律，是不科学的，当然不能正确地确定归档范围。

就文件的重要程度划分也不应该把文件划分为结果性文件和过程性文件。仍以上述合同的签订过程为例，合同本身是合同双方和多方共同完成某一项工作的依据，大家都必须遵守，也只有共同遵守，才能做好这项工作。合同是非常重要的。但是，我们也必须清醒地认识到，整个谈判过程所形成的立项、审批、编标、投际、评标、中标书等等文件也是非常重要的，在维护双方、多方的利益，在反贪、反腐、廉政建设中的作用是合同本身所不能代替的。其它方面的例子更多，比如说，施工过程中形成的文件材料，有时比竣工图更具有凭证和依据作用，竣工图是不能反映施工过程中所用材料好坏、工艺过程质量好坏的。

过程性文件在研究思维方面比结果性文件更具参考作用，这是因为过程性文件更能体现出人民的思维方式、思想方法。对于判断结果的合理性，对于今后的同类事物、同类工作可起到更大的参考作用。

结果性文件不一定比过程性文件更重要，比如，设计施工图在技术上先进程度不一定比竣工图的技术含量低，设计更改也不一定越改越先进，有时因为现场条件、工艺或者技术跟不上，有时也可能因为材料解决不了，不得不把设计图纸的技术含量降低。

四、学术研究应坚持辩证唯物主义的世界观和方法论

第3篇：档案工作论文范文

众所周知计算机作为一种高效处理庞大复杂信息与数据的现代先进工具的首要特征就是要求输入计算机的各项原始数据信息必须是准确和科学的否则输入的数据与信息是“垃圾”输出的只会是更高级的“垃圾”。所以实行计算机管理的前提条件是要做好输入信息与数据的收集、整理、著录等一系列前处理性质的基础工作使其充分满足计算机工作的技术要求。

那么我国档案管理基础工作究竟在哪些方面不足和较差呢哪些方面尚不能迅速适应计算机管理的要求呢总体来讲目前我国的综合性档案馆大多是馆藏内容庞杂案卷数量繁多时间跨度长且由于多年来一直处于封闭式管理之中档案管理仅以保管为目的以案卷不丢失为原则再加之每个历史时期档案的整理质量要求不同整理的规格不统一等情况形成了档案基础普遍较差的局面。主要问题集中反映在以下几个方面一是档号不规范没有目录号一卷多册现象较多二是案卷标题不规范有标题但不能反映主题内容或标题缺少基本要素甚至没有案卷标题等现象较为普遍三是大部分案卷缺少卷内目录以至于部分未被案卷标题涵盖的内容永远无法检索而难以利用四是许多案卷未标页码如果使用中掉页很难发现五是组卷混乱现象比较严重如有按时间组的也有按职能部门管辖权限组的还有按文种组卷的六是案卷厚薄不一有的一、二页纸一文一卷有的五六百页纸一类一卷。总之综合性档案馆建馆时间越长馆藏量越大的存在的类似问题就越严重。从以上情况来看我国综合性档案馆目前还未具备实现计算机管理的充分条件需要尽快地、科学地解决这些问题。

二、实行标准化、规范化的工作程序和方法，提高档案管理基础工作水平

从科学与经验中都可以获知要想提高档案管理的水平就必须实行标准化、规范化的工作程序与方法即要求档案管理的收集、整理、鉴定、著录、保管等各个环节都要按照统一的程序和科学的方法进行工作。

1全面普查案卷，去糟取精

这是实现档案管理标准化、规范化的第一步工作。因为一般的综合性档案馆由于多年来未做全面的清查加之移交单位划分保管期限不准不可避免地存在许多重份或无查考价值的文件所以首先要剔除这些无用的文件才能避免今后实行计算机管理时出现重复与低效率的情况。

2重新组合案卷实现案卷规范化

将那些组卷过厚内容混杂的案卷进行重新组卷。重新组卷的原则是尽可能将那些相互存在某种联系的文件组合在一起。在重组案卷的过程中还应对那些无页码、无卷内目录、无案卷标题或标题不清楚的案卷要重新加工填写以保证全部案卷更加规范。重新组卷不仅可以优化馆藏、科学保管而且亦可以提高实行计算机管理档案后的利用效率。

3结合本馆实际规范著录工作

著录是实行计算机管理的一项重要基础工作也是直接影响输入计算机数据与信息的准确性的一项重要的前期工作。1986年国家颁布的《档案著录规则》是规范著录工作的最基本依据。但是由于各个档案馆的条件存在差异再加上计算机管理又提出了新的技术性要求所以各个档案馆应该以《规则》为依据，并从自己的实际情况出发根据计算机管理的技术要求制定出适合本馆著录工作的著录细则。我们根据这一原则制定了《北京市档案馆著录细则》从目前实施的情况来看已经起到了提高基础工作水平的作用并对我馆实行档案计算机管理工作有很大的促进。

4统一分类号保证检索查全率

计算机检索的显著优势就是能够满足人们族性检索的需要。为了确保检索的完整性我们在分类过程中，首先根据《中国档案分类法》进行分类再因事制宜制定出一些具体细则。例如“物价”问题涉及的行业较多我们就统一归入“J”类然后再根据每一文件具体特征辅以关键词标识加以区分。另外在分类的过程中还应加强校审力度以便及时校正分类人员的错误。并且还应经常组织大家统一认识统一标准尽量做到前后标引一致同一类文件标引一致从而达到标准化和规范化管理。

5规范题名保证检索查准率

档案的分类号保证了检索查全率而题名准确才能保证检索的查准率。但仅保证查全率是不行的，还须同时保证查准因此在著录时要统一规范题名。我们认为规范题名应掌握的原则与要点是在填写题名项过程中要规范机构简称尽量避免在检索时出现含混不清、文不对题和计算机识别不清的情况发生。如北京市计划委员会简称为市计委北京市计划生育委员会简称为市计生委而不能都简称为市计委还要统一题名中应具备的要素。我们结合计算机检索需要在著录过程中将题名中责任者、事由、文种必要时加上人名、地点和时间）等要素都填写完整。如果题名要素不完整。则要补齐如果题名冗长则删除多余的赘词。还要统一文种题名中经常有“请示报告”等含义不清的文种出现很影响检索的准确率。所以我们便规定凡是要求批复的文件写“请示”凡不要求批复的文件则写“报告”等等这样就可在检索中区分出每份文件的实质作用。

另外我们还利用计算机一次输入多次输出的功能将关键词项中的人名、地点、时间与机构分别著录为日后制作《人名目录》等检索工具打下了基础。

三、加快数据准备推进档案现代化管理进程

在档案管理基础工作的各个环节中计算机数据的准备工作是一个大工程尤其是对于那些建馆时间较长的综合性档案馆来讲由于馆藏案卷多著录工作不仅量大而且复杂如果没有一整套规范化和科学化的工作程序与方法会使计算机因数据准备不足而无法使用甚至直接影响档案管理工作现代化的进展速度。在著录工作中只要掌握了以下重点便基本可以取得著录工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。

1分清轻重缓急，循序渐进

档案管理的一个重要目的就是要使档案为社会所用而实现计算机管理档案的目的是为了提高档案的利用率。综合性档案馆在推进计算机管理的过程中应先根据各全宗的重要程度、价值大小、利用率高低和是否开放的情况对所有全宗进行排队将那些可以开放的核心档案和社会利用率较高的档案进行优先加工整理。这样就可以加快档案管理计算机化的进程和提高社会利用的效率。

2分级次著录，省时省力

在著录过程中可以将案卷分为三个层次进行著录即将那些反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级著录对那些一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案进行文件组合级著录而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级著录。这样处理不仅能将揭示档案的主题内容和特征而且也可以减少著录条目和录入条目既节约了时间、人力与财力又提高了效率。

3分门别类，充分利用档案原基础

对于那些案卷基础较好又具备全引目录的案卷在著录时可以直接在全引目录上面分类标引而对那些特殊形式的档案如“房档”、“案件”等则可用计算机程序将人名、地址、时间用案卷目录直接录入然后用计算机统一给出分类号。这样分门别类地充分利用档案目录的原有基础可以减少著录环节大大地提高著录速度。

4用“关键词”替代“主题词”，简化查找时间，提高效率

第4篇：档案工作论文范文

论文关键词：企业人事档案地位作用

论文摘要：企业人事制度改革的不断推进，企业人事档案工作也逐渐成为大家的关注焦点之一。本文正是基于此，阐述了企业人事档案工作在企业发展中的地位与作用。旨在为企业人事档案工作的改革与发展探索新的道路，对于相关领域的研究也能提供一些借鉴和参考。

一、对企业的发展起到促进的作用

现代人力资源管理是以人为中心来设计的，其宗旨是“以人为本”。人是关键要素，首先要服务好人，才能做好管理工作。“以人为本”是指管理的出发点和归宿点都是“人”，承认人是一种资源，一种特殊的和重要的资源，而且在现代市场经济和竞争中是决定性的资源。通过开发人的潜能使之发挥到最大限度，调动人的积极性、创造性，这一理念将会贯穿人力资源开发的整个过程。而加强企业人事档案的管理工作，恰恰是将静止的人事档案变换为动态的激励手段，让员工能够感受到组织对他的关注、关心和承认。

作为人才信息缩影的人事档案，是各类人才在社会实践活动中形成的原始记录，是人才在德、能、勤、绩等方面的综合反映。若对人事档案重视，能认真研究，注重科学管理，可以较全面地、历史地再现各类人才的面貌、特点以及专长，作为考察和了解人才的重要依据；有助于企业根据每个人才的不同特点，合理的使用人才；有助于从人事档案中探索人才成长规律，更好的发现、培养和使用人才，开发人才资源，以适应企业发展对人才的广泛需求；可以及时地为企业和部门推荐优秀人才，调动各类人才的积极性和创造性，使各种人才扬长避短，充分在企业发展建设中发挥聪明才智，贡献自己的力量。如果人事档案不齐全，或者间断甚至有片面性，那就不能反映某个人的真实情况，就会直接影响到人才的正确合理使用，影响人才在企业发展中的作用；如果对人事档案不重视，不加强管理，致使人事档案管理水平低，服务方式被动单一，就不能使人才档案信息得到及时使用，同样会影响或阻碍企业的发展。因此，我们认为企业人事档案与企业发展的关系密切，在企业竞争发展中具有重要的促进作用。

二、是企业竞争发展中人力资源管理的重要手段

社会主义市场经济体制的建立，各级人才市场的诞生，使得各种层次、各种形式、各种渠道的人才交流日益增多，科技人员、高校教师、各类专业技术人才的流动日益频繁，为企业人才开发创造了有利条件，人事档案对于新单位领导掌握应聘者的基本情况，正确使用新的人才将起到重要的作用。

人事档案的建立，是人类走向文明与进步的产物。一些资金雄厚、实力强大的名牌外企、合资企业人力资源部门在我国境内招聘新的管理人才、技术人才时，非常重视人事档案的利用。因为一个跨越国界寻找经济合作，谋求最大经济效益的现代企业，深谙管理出效益的经商之道，而人才又是管理的关键因素。对一名优秀的企业人才的要求，不只局限于其工作能力上，其品行、背景、以往的工作实绩诸要素，都是考察的条件。通过出示个人的人事档案，就可以以此为凭，增加聘用企业对聘员的信任程度和认可程度。而国内大中型企业管理人员、技术人员的聘用，也是如此。现代企业制度改革实施以来，企业实行专业技术人员、管理人员聘用制，使单位与个人在平等自愿的基础上建立了聘用关系。一份翔实、完整的个人人事档案，既是企业选用人才和人才日后晋升提拔的重要参证，也是择业人员量己之才选择行业、部门的“谋士”，双方的“知己知彼”，能扼制某些企业和个人盲目选人、择业的“自”，更利于“人才与用人单位是市场经济体制下活动的主体”这一社会功能的充分发挥。

同时，由于人事档案能够比较全面、准确的反映人才各方面的情况，所以企业能够从人事档案中了解本单位人才的数量、文化程度、专业素质等方面的数据，便于企业人力资源管理部门根据人事档案进行统计分析，进而作出准确的人才预测，制定出长远的人才培养计划。

三、为企业人才需求预测提供参考

第5篇：档案工作论文范文

所谓电子文件是指人们在社会活动中形成的，以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料。它主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等等。与纸质文件比较，电子文件有以下几个特点：1电子文件不再是直观的纸质文件，它需要借助现代办公设备才能阅读利用；2电子文件可以直接由计算机等现代办公设备迅速地处理和传递；3电子文件的利用是可共享的，也不再受时间和距离的影响；4电子文件的保存条件和环境要求与纸质档案不同，它对保存场地的面积要求不高，而对环境的温湿度、防磁性等条件的要求很高。

二、电子文件对档案业务管理工作的影响

1传统的档案工作以纸质文件材料为工作对象，而应用计算机后，电子文件取代了以往的文字材料，它是由拟稿者直接写在磁盘上，并在磁盘上进行修改，一经形成后，马上存贮到办公信息数据中，由档案人员、技术人员所共享。这就使得文件与档案之间不再有明显的界限。纸质档案的管理工作经过长期实践，已总结出一套工作流程及方法、原则，如文件的立卷归档制度。文件的归档立卷工作是档案工作流程的起点，也是文书工作和档案工作的结合点，文件形成后，由文书部门收集立卷后，交档案部门管理，一般一年归档一次。而电子文件随时产生，随时更改，存贮在计算机磁盘或光盘中。因此，它对计算机有很强的依赖性。如果归档，必须以磁盘或光盘的形式移交，归档范围也不能只是“办理完毕，具有保存价值”的文件，还应包括该文件的读取软件甚至操作系统。

2由于电子文件信息与载体的可分离性，档案实体分类也可能将被概念分类整理所取代，因为实体分类的结果只能体现一种属性联系，这种单线排列的方式是手工操作管理档案的需要，但在当今电子文件的环境中，文件的形式特征和内容特征均发生了变化，电子文件可以通过计算机系统进行迅速、有效、多角度的整序，不再需要对它进行象纸质文件那样的分类整理。不同的用户可以根据不同的需要，利用办公自动化系统对电子文件进行自由组合分类。

3由于电子文件的保存价值同时取决于其自身价值和可读性，其鉴定的方法、内容、标准均将发生变化，原有的档案价值理论分析范围也将扩大，要分析电子文件的读取软件甚至操作系统。根据传统的档案价值鉴定理论，文件应根据其凭证价值和参考价值确定保管期限，而电子文件一方面由于制作方便，将产生比以往更多的文件，另一方面由于用户的需要，信息和数据不断地修改和补充，因此很难划定固定的保管期限，况且目前电子文件的凭证价值尚无法律保证。因此，其鉴定、管理方法亦无定论。此外，由于电子文件信息载体的特殊性，其保管方法、要求以及检索和对外利用等方面也与纸质文件有许多不同之处。

三、电子文件对档案学理论的影响

1对档案本质属性的影响

原始记录性是档案的本质属性。这种原始记录性一方面表现在档案的内容上，另一方面表现在档案的形式上，如当事人的亲笔手稿、领导者的亲笔签署等，都表现出真实的原始性。也正是档案的原始记录性，才使得档案区别于图书、情报、资料等其它信息，而具有法律凭证的作用。在办公自动化系统中，电子文件从起草、修改到印发都在计算机上进行，它便于修改、便于复制的特性，使得最能体现档案原始记录性的内容与形式特征不复存在。电子文件是计算机文字处理系统中的最后一个文本，没有草稿与印稿的区别，也没有正本与副本的差异，甚至文件与档案之间很难划定一条人为的界限。人们可以在机器上随时方便地复制电子文件，这样文件是档案的前身，档案是由文件有条件地转化而来这一档案概念就变得难以理解。电子文件的原始记录性和凭证作用如何确定电子文件能否作为档案是否具有法律凭证作用等等，便成为档案界的一系列新课题。这些课题是电子文件能否转化为档案的关键，也是赋予档案本质属性新的内涵的客观需要。

2对档案来源原则的影响

来源原则包括两个方面：从外部来看是尊重全宗，从内部来看是尊重原始顺序。目前，随着大量电子文件的产生，后者愈益受到普遍关注。传统的观点认为源于来源原则的档案检索系统必须一律建立在文件形成者或信息提供者的组织机构及其文件的基础上。只有根据其来源，从形成者的法律责任和行政管理的角度看问题，才能正确整理和理解档案文件。而电子文件在形成过程中，不再严格对应于现存的机关、组织、机构这一现象而产生，人们可以根据需要随时对文件信息复制、修改和重新组合、打乱或破坏文件的本来顺序。因此，要确定档案的来源，不可仅局限于寻找一个恰切的定义，或仅要求完整地保护全宗与文件系列，按照原始顺序进行整理等，而必须正确说明档案的原始联系，了解在整个生命周期中文件组合的变化，应随着客观实际的变化，丰富和发展来源原则。

3对档案学理论研究内容的影响

档案学理论研究的内容是由研究对象所决定的。以往的档案学理论研究是以纸质档案为主要对象，电子文件出现以后，档案工作的对象发生了变化，其理论研究的对象自然也就发生了变化。原有的一些定论、模式将被重新审视，原有的管理思想、管理原则将得到更新和补充，原有的档案学科体系也将得到充实和完善。所有这些研究课题都应围绕电子文件来开展。如电子文件的整理排序技术、信息安全保护技术、计算机病毒防治技术等等，都将成为档案学理论研究必不可少的内容。

四、档案界所应采取的对策

1做好归档电子文件的技术处理工作，实施电子文件管理战略。新型文件材料的归档势在必行，这就要求档案工作者必须深入到现行文件工作领域，对产生的大量电子文件的接收、处置乃至存储工作进行指导，保护电子文件的原始信息，了解文件信息重新组合的来龙去脉。也就是说，通过采取技术处理，将已归档的电子文件改为“只读性”文件，即只能读不能写的不可更改的文件，从而识别和保护电子文件的原始结构，保证电子文件的可靠性，使之与纸质文件一样发挥社会效用。

2解决好电子文件的保存问题。以化学磁性材料为载体的电子文件，从理论上讲能够长期保存，因为它的信息读出是无接触式的，不存在磨损。电子文件记录在介质层上的信息被密封在塑料保护层内，不怕外界磁场的影响，不会直接受到空气中的灰尘、水份及有害气体的侵害。但是，由于电子文件形成的时间短，缺乏实际贮存的验证，所以，电子文件中原始信息的长期保存问题是有待档案工作者进行深入研究和探讨的重要课题。目前，对于长久保存的电子文件，需要定期进行复制，以防止信息损失。

3使档案管理向立体化方向发展。以前的档案管理是呈直线状态的，随着人们对利用服务工作的重视，使利用工作和其它基础工作构成一个平面。这种平面结构只反映纸质档案的情况，随着电子文件的介入，档案种类在增加，其基础工作和利用工作也都具有各自的个性。因此，在原有平面结构基础上，又增加了一项档案信息载体内容，就构成三维空间，形成了立体化的管理结构。

第6篇：档案工作论文范文

领导重视不够，投入不到位。由于档案管理不规范，也没有引起领导对档案工作的重视，设施设备、装具用品等投入不足，档案资源的保存和开发利用价值也就无法体现；档案管理无专用库房和办公场所。由于没有专门库房和档案室，院里的档案资料在一段时间内都散落在各科室，有时领导因工作查找一些档案资料都找不见，更谈不上集中统一管理等等。这些问题的存在直接影响了医院档案工作的正常开展，在一定程度上影响了医院的整体发展。

二、实现医院档案工作规范化管理的必要途径

随着经济社会的不断发展，我院档案开发利用的频率逐年提高，也让我们看到了档案规范化管理的重要作用与效能。2005年，我院现任领导班子组建后，着力打造“全国知名的，全省一流的、学科优势突出的三级甲等妇幼保健院”，在狠抓医院综合管理的基础上，院领导对档案工作高看一眼、厚爱一层，对档案工作高度重视和大力支持。

一是在组织管理方面。成立和调整了院档案工作领导小组，确定了主管领导、分管领导和档案专职人员；建立了符合我院工作实际的档案管理组织网络，抽调各科室精兵强将负责科室档案资料的收集、整理、保管和归档工作，明确了工作职责、强化了责任意识，建立和完善了综合档案室和各科室档案管理制度，实行了档案工作同业务工作同部署、同安排、同检查、同考核。

二是在设施设备方面。我院在原有基础上，先后增加了60平方米的档案专用库房，做到了档案库房与办公室、阅览室、陈列室“四分开”，进一步完善了“八防”措施；新增了档案柜、密集架、消毒柜、资料柜、防磁柜、加湿器、除尘器、空调、打印机、复印机、扫描仪、档案管理软件等设备。

三是在业务建设方面。我院严格按照国家档案局颁布的关于《科学技术档案案卷构成一般要求》和《山西省归档文件整理规则》实施细则以及《事业单位档案分类编号标准》，对我院13个类目的档案资料重新进行了编目、排序和上架管理。对档案资料管理台账：即案卷目录、全引目录、归档文件目录、移交清册、查借阅登记簿、利用登记簿等都进行了重新整理和装订。同时我们还按照国家档案局10号令的规定，重新修订了我院《文件材料收集范围和文书档案保管期限表》。

四是在档案队伍建设方面。为尽快提高档案人员业务素质，更好地适应新时期档案工作的需要，我们在确定各科室档案员的基础上，每季度进行一次档案业务知识的培训，邀请市档案部门的工作人员进行专门辅导，同时我们还组织有关人员参加省、市举办的档案专业知识培训。多次到省级和市内兄弟单位参观学习档案工作，增强档案意识、借鉴管理经验、提高业务素质、提升管理水平。

第7篇：档案工作论文范文

关键词：电算化：会计档案：新挑战

一、电算化促进了会计档案内涵的拓展

电算化会计档案比传统会计档案具有更广泛的内涵。电算化会计档案除传统概念上的会计档案外，还包括会计电算化过程中形成的纸质文件、电子文件以及系统软件。其中系统软件档案又可分文字材料与计算机软件程序两部分。主要由下列内容组成：（1）计算机硬件型号、存贮空间大小、外部设备类型；（2）计算机操作系统（或网络操作系统）型号；（3）财会电算化软件系统的编程语言、数据库系统类型；（4）软件系统名称、版本号；（5）与财会电算化软件系统相配套的各说明书与使用手册。可见，会计电算化条件下，由于计算机技术的应用和会计信息的数据化和程序化，会计档案的载体本身发生了巨大的变化，它除了包括打印输出的记账凭证、会计账簿、会计报表外，还包括电算化会计系统中的所有系统软件、会计软件程序及其全套文档资料。

根据财政部、国家档案局财会字（1998）32号文件，1999年1月1日起施行的《会计档案管理办法》规定，采用电子计算机进行会计核算的单位，不仅要电子会计数据，而且应当保存打印出的纸质会计档案，在制度上确立了从电算化会计档案是双重的会计档案载体，即传统意义上的会计档案与包括存储在计算机硬盘中的会计数据、以其他磁性介质或光盘存储的会计数据等形式在内的电子会计档案。

二、电算化提高了会计档案的技术和知识含量

实行会计电算化以后，所有的会计核算业务都是通过计算机来完成的，由于计算机是一种特殊的操作工具，财务人员首先需要设计能被计算机识读的程序文件、数据结构文件以及各种代码，然后才能借助计算机进行会计核算。处理。由于这些程序文件、数据结构文件以及各种代码既是使电算化会计信息系统能够运行的前提条件，又是保证电算化会计信息系统正常运转的故障维护查询资料，因而这些资料虽然不是会计核算活动的产物，没有具体的数据和表格，但是由于没有它们的支持，整个会计核算过程就无法进行，所以必须作为电算化会计档案的特殊部分予以保存。所以，与传统会计档案相比，电算化下的电子会计档案必须在特定的计算机硬件与软件系统环境中才能运行，而且电算化会计档案的使用和会计软件的版本密切相关，会计电子档案必须在相应的软件环境支持下使用，现代科学技术日新月异，计算机不断推陈出新，电脑操作系统不断更新换代，财务管理和会计电算化应用软件也不断升级，这说明会计档案也在不断技术化、知识化和信息化。

三、电算化条件下，会计档案的信息的真实性和安全性要求更高

准确、真实和安全是会计档案的生命所在，是对会计工作提出的最基本的要求。由于会计档案主要对财务收支进行价值量的记录和描述，反映经济活动的质的变化，要求极准确的资料。会计档案是在会计核算过程中通过设且账户、复式记账、填制和审核凭证、登记账簿、及编制会计报表等一系列专门方法，进行连续、系统、完整的记录、计算、反映和监督而形成的，要求较强的严密性和准确性。

然而，在会计电算化条件下，由于会计数据被记录在磁盘或光盘等磁性介质上，在技术上对电子数据非法修改可做到不留痕迹，若被修改，就很难辨别出经济业务的“原貌”，会计信息的真实性就难以保证；再者，电算化条件下，会计数据的高度集中在磁盘、光盘等磁性介质上，未经授权的人员出于私利和不正当的目的有可能通过计算机和网络浏览全部数据文件，复制、伪造、销毁一些重要的会计数据，会计信息的完整性、安全性也因此受到挑战。由于这种通过计算机技术手段实施的信息篡改、修改复制、伪造、销毁等违法行为具有很强的隐蔽性和社会危害性，相对手工会计系统而言，发现利用计算机舞弊和违法的难度更大，但所造成的危害和损失更大。加之，电算化会计档案又受载体的质量、存放环境、存储信息的有效期等条件的影响。因此，对档案的安全性要求也就更高，在保密性和安全性等方面都比传统的会计档案要求要高。可见，由于磁性材料易被遗失、污染、窜改、复制、销毁等，因此，防潮、防盗、防尘、防火、防窜改、防过期、防病毒感染、防失密等方面的安全工作成了电算化会计档案管理的重要内容。这就为会计档案的管理提出了新的课题。

四、电算化条件下的会计档案管理的科学性要求更高

不论机关，还是各企事业单位，凡是实行独立经济核算的，都会形成会计档案。所形成的专业材料也是相同的，都是会计凭证、会计账簿和会计报表。每个单位每天在处理会计各项业务事项时，都会产生会计材料，小单位每天几件，大单位每天形成几十件甚至几百件，全年就会形成较多的会汁凭证，具有广泛性。加之，电算化会计档案更有存贮价值，电算化会计档案通过计算机系统的运营使用起来更方便、更快捷、更直观，而且通过计算机数据处理系统的处理也更容易产生一些有决策参考价值的分析结果，可以为管理和决策提供较好的支持。

事实上，会计档案是机关、团体和各企事业单位的财会部门在会计核算活动中自然形成的，并按一定规律科学的集中保存备查的专业文件材料，包括会计凭证、会计账簿、会计报表和年终决算等会计核算专业材料。这些专业材料内犯了大量的有价值的信息。在经济预测和经济决策中有重要的作用。首先，会计档案是会计活动的产物，反映经济业务的历史记录。由于会计档案与经济活动紧密相关它通过会计核算的专门方法，对经济活动和财务收支，予以连续的记录、反映和综合分析，具有连续性和制约性的特点。从会计凭证到会计账簿，最终产生会计报表，构成了一个完整的体系，直接反映机关、企事业单位的各项经济业务，这种内容的特殊性，赋予会计档案较强的专业性。因此可以说会计档案是总结经营管理经脸的重要资料。其次，会计档案是预测、决策经济活动开展会计分析等项工作的不可缺少的重要依据。会计档案完整地记载了经济活动中各项指标，作为会计分析的工具，对贯彻党和国家的财经方针，编制预算、决算，节约经费，加强内部的经济管理等都具有重要作用。再次，会计档案是打击经济领域犯罪活动和落实党的各项政策的重要的依据，是检查、监督经济活动的重要工具。会计档案客观地记录了会计各项活动中的情况，在打击经济犯罪活动中会计档案无可辩驳地揭穿了一些经济犯罪活动的事实。从而维护了财经纪律保护了国家财产。会计档案在落实党的各项政策中也起到了重要的凭证作用。最后，会计档案是经济科学研究的可靠史料。它记录了经济活动的事实经过，记录了经营活动的经验及教训，是有重要价值的史料。

会计档案的作用是客观存在的，而会计档案作用能否发挥，取决于一定的条件下能否对会计档案实行科学的管理。在会计电算化条件下，要管理好会计档案信息，必须配备专兼职档案管理人员，有效控制会计档案信息源头质量。另外在利用会计信息时，要严格办理利用手段。实行电算化的时间越长，会计档案与财务软件的版本数就越多。需要科学地对不同版本的软件和相应的档案进行科学的分类、存储、调用。档案应专人专室管理；应制定严格的会计电算化档案管理制度，如硬盘数据保管期限、软盘备份保管和账表打印输出后装订、保管等方面管理制度。因而，为了更有效地做好电算化会计档案工作，必须根据电算化会计档案的特点，分别做好会计档案的收集、管理与保存、调阅、移交、销毁等方面的工作。从电算化会计档案的收集工作来看，电算化会计档案的收集是指在一定的时间内，把计算机财务软件系统中的所有会计数据备份到磁性介质或光盘上，从而形成脱离于原计算机系统的会计档案。财务部门应把财务数据的备份文件储存好，以防计算机硬件系统损坏后能在最短的时间内，在最小的损失下恢复原有的会计电算化系统。除了备份之外，还应收集计算机硬件系统的型号、存储空间的大小、外部设备的配套类型等、计算机操作系统、网络操作系统以及汉字操作系统、财务软件的编程语言、数据库系统类型、财务软件的系统名称、版本号、财务软件的销售与维护公司的名称、地址、电话与联系人以及与会计电算化软件系统相配套的各种说明书及使用手册。

从电算化会计档案的各运行环节的管理与保存来看，应设置会计电算化档案管理岗位，专职负责会计电算化档案管理，负责系统内各类文档资料的存档、安全保管和保密工作。出纳员不得担任会计电算化档案的管理职务。会计电算化档案要存放在专门的档案室。所有记账凭证、上机日志、会计账簿、财务报表（包括月度、季度、年度及不定期会计报表、附表）应定期打印。其中，现金日记账和银行存款日记账必须每日打印。打印输出的各种会计资料必须按规定整理保存。由于电算化会计档案是存储在磁性介质或光盘上的，根据这些信息载体的物理特性，在形成这些档案时应实行“AB备份法”进行数据的备份，即对所有的会计数据进行双备份。每份要注明形成档案的时间与操作员姓名，并贴上写保护封签，存放在两个不同的地点，以防止意外事故发生引起整个会计电算化系统的毁灭与系统的不可恢复性。档案应保存在远离磁场的位置，注意防磁、防火、防潮、防尘等。对采用磁性介质保存的档案，还应定期进行检查，定期进行复制，防止由于磁性介质的损坏，而使会计档案丢失，造成无法挽救的损失。此外，还应注意电算化会计档案与对应的财务软件版本的一致性。因为在不同版本软件下形成的会计档案其会计数据的结构有所不同，就可能产生会计档案不能被调阅或者产生某些预料外的错误。因此，笔者认为电算化会计档案除保存各版本的备份财务数据外，还应保存对应版本的会计电算化软件系统版本，二者的一致性是非常必要的。

从电算化会计档案的调阅来看，调阅的会计档案会有两种情况：（1）所调阅的会计档案版本号与当前会计电算化系统版本号一致，此时只需将所需调阅的档案通过电算化软件系统中的档案调阅（或数据恢复）功能进行调阅即可；（2）所调阅的会计档案的版本号与当前会计电算化系统版本号不一致，此时只需在另外一台电脑上安装与此档案相对应版本的电算化系统，然后再进行调阅。

从电算化会计档案的移交因工作岗位调整而更换会计电算化档案管理员时，要办理移交手续。编制会计电算化档案移交清册，列明应当移交的档案名称、编号、数量、起止年度、应保管期限、已保管期限等内容。移交会计电算化档案要由单位财务负责人监交，交接双方经办人和监交人要在移交清册上签字。从电算化会计档案的销毁来看，保管期满的会计电算化档案，由档案保管人员向单位负责人提出销毁意见，编制会计电算化档案销毁清册，列明应当销毁的档案名称、编号、数量、起止年度、应保管期限、已保管期限等内容。单位负责人在会计电算化档案销毁清册上签署意见。实施销毁时，应当由单位档案机构、会计机构和上级主管部门派员监销，并将实际销毁内容与销毁清册进行准确核对。销毁后，监销人员要在销毁清册上签字，并将监销情况报告单位负责人。

从电算化会计档案的库房管理来看，一般情况，接收入库的磁性介质电算化会计档案要装入特制的软件盒内，且要做好防磁、防火、防潮和防尘的工作。电算化会计档案的库房一定要避开磁场，如远离大功率的发电机等，软盘不要接触永久磁铁；电算化会计档案的库房必须防火，禁止任何火源进人库房，还要配备有灭火设备；为使盘片不变形，库内温度要保持在15℃-25℃，相对湿度保持在45%-60%为宜，库房应配有温、湿度测量仪器和空调器，严格监测，及时调整；电算化会计档案的库房必须保证卫生清洁，为此要配备吸尘设备，严防灰尘对磁性介质的污染破坏。

参考文献：

[1]张前。电算化环捷对会计档案的影响及管理要求[J].交通财会，2001，（10）。

第8篇：档案工作论文范文

现代人力资源管理是以人为中心来设计的，其宗旨是“以人为本”。人是关键要素，首先要服务好人，才能做好管理工作。“以人为本”是指管理的出发点和归宿点都是“人”，承认人是一种资源，一种特殊的和重要的资源，而且在现代市场经济和竞争中是决定性的资源。通过开发人的潜能使之发挥到最大限度，调动人的积极性、创造性，这一理念将会贯穿人力资源开发的整个过程。而加强企业人事档案的管理工作，恰恰是将静止的人事档案变换为动态的激励手段，让员工能够感受到组织对他的关注、关心和承认。

作为人才信息缩影的人事档案，是各类人才在社会实践活动中形成的原始记录，是人才在德、能、勤、绩等方面的综合反映。若对人事档案重视，能认真研究，注重科学管理，可以较全面地、历史地再现各类人才的面貌、特点以及专长，作为考察和了解人才的重要依据；有助于企业根据每个人才的不同特点，合理的使用人才；有助于从人事档案中探索人才成长规律，更好的发现、培养和使用人才，开发人才资源，以适应企业发展对人才的广泛需求；可以及时地为企业和部门推荐优秀人才，调动各类人才的积极性和创造性，使各种人才扬长避短，充分在企业发展建设中发挥聪明才智，贡献自己的力量。如果人事档案不齐全，或者间断甚至有片面性，那就不能反映某个人的真实情况，就会直接影响到人才的正确合理使用，影响人才在企业发展中的作用；如果对人事档案不重视，不加强管理，致使人事档案管理水平低，服务方式被动单一，就不能使人才档案信息得到及时使用，同样会影响或阻碍企业的发展。因此，我们认为企业人事档案与企业发展的关系密切，在企业竞争发展中具有重要的促进作用。

二、是企业竞争发展中人力资源管理的重要手段

社会主义市场经济体制的建立，各级人才市场的诞生，使得各种层次、各种形式、各种渠道的人才交流日益增多，科技人员、高校教师、各类专业技术人才的流动日益频繁，为企业人才开发创造了有利条件，人事档案对于新单位领导掌握应聘者的基本情况，正确使用新的人才将起到重要的作用。

人事档案的建立，是人类走向文明与进步的产物。一些资金雄厚、实力强大的名牌外企、合资企业人力资源部门在我国境内招聘新的管理人才、技术人才时，非常重视人事档案的利用。因为一个跨越国界寻找经济合作，谋求最大经济效益的现代企业，深谙管理出效益的经商之道，而人才又是管理的关键因素。对一名优秀的企业人才的要求，不只局限于其工作能力上，其品行、背景、以往的工作实绩诸要素，都是考察的条件。通过出示个人的人事档案，就可以以此为凭，增加聘用企业对聘员的信任程度和认可程度。而国内大中型企业管理人员、技术人员的聘用，也是如此。现代企业制度改革实施以来，企业实行专业技术人员、管理人员聘用制，使单位与个人在平等自愿的基础上建立了聘用关系。一份翔实、完整的个人人事档案，既是企业选用人才和人才日后晋升提拔的重要参证，也是择业人员量己之才选择行业、部门的“谋士”，双方的“知己知彼”，能扼制某些企业和个人盲目选人、择业的“自”，更利于“人才与用人单位是市场经济体制下活动的主体”这一社会功能的充分发挥。

同时，由于人事档案能够比较全面、准确的反映人才各方面的情况，所以企业能够从人事档案中了解本单位人才的数量、文化程度、专业素质等方面的数据，便于企业人力资源管理部门根据人事档案进行统计分析，进而作出准确的人才预测，制定出长远的人才培养计划。

三、为企业人才需求预测提供参考

第9篇：档案工作论文范文

档案工作是基层单位的重要组成部分,是单位基本面貌和工程发展全过程的综合反映,确保档案的安全管理,提高档案工作的质量和效率是非常必要的。档案管理工作中普遍存在的问题是工作量大、操作繁琐、易出错等,缺乏采用信息化、网络化等现代科技手段。这些传统的基层档案载体都是以纸质为主,不仅成本高,对于档案的维护与查阅也非常的不方便。纸质的档案容易受潮、受到虫蚀及火灾等灾害的威胁,每年所投入的保管经费较高,而且文档没有备份,容易造成文档损失。同时,纸质文档经常反复的查阅会让原件受损或遗失,从而在档案管理工作带来一定困难。随着现代信息技术的不断发展与应用,越来越多的基层单位开始使用办公自动化系统,档案信息化应运而生。档案管理信息化是通过将原来的以档案保管为重点的模式转为以档案信息化形式来为社会服务。通过对档案的信息资源进行整理、分类,并进而分析与提取来提高档案管理的质量与效率。信息化档案多种多样,其以办公软件为载体,同时又以录像、录音、多媒体、网络等各种形式来呈现,电子档案更加容易保存于修改,便利查询,可以通过网络进行传递,与传统档案管理相比,不仅提高了档案的利用效率,也同时降低了档案的管理成本。档案信息化建设的标准性与规范性也是企业管理的重要内容之一,在推进数字化、信息化档案建设的同时必须抓好档案标准化与规范化管理,这样才能使档案管理工作水平得到整体提高。

2基层单位档案信息化建设存在的问题

2.1对档案信息化建设不重视

在当今信息社会,经济建设各项工作都离不开信息化手段的有效推进,信息化不仅是基层单位档案管理工作的发展方向,更是提升档案管理工作水平的一种有效手段。但是从目前看来,许多基层单位档案管理部门的计算机水平比较落后,软硬件设备都需要更新,与现代化发展不协调,这主要是因为单位对档案信息化建设认识不足,对于基层档案工作仍然只注重保管而忽视利用。有些档案管理员由于长期使用传统的手工管理模式,对于手工管理虽然比较熟练,但是却自以为是,认为熟练了就不需要进步,不愿意推进档案工作信息化建设。同时,由于其思想保守、文化素质不高也难以适应单位信息化发展的需要,更多的是安于现状,对信息化知识与管理知识的认知甚少,不思进取的现象十分普遍,整体业务素质很低,这些都在一定程度上阻碍了单位档案信息化建设进程的推进。

2.2档案信息化专业人员匮乏

大多数基层单位的档案管理人员都是半路出家,很少有机会参加专门的档案管理、信息技术培训和在职学习,对于档案管理工作并不熟悉,加上很多档案管理员都是由于身体或者年龄原因从其他部门调来的,所以年龄结构也趋于老龄化,缺乏工作热情。而档案信息系统是多种学科知识的集结,需要运用多种知识与专业配合,是通过多部门的相互协作和多环节配套所构成的系统工程,这就需要高素质的档案从业人员来进行协调和运作。然而,纵观基层单位档案管理人员的专业素养都偏低,具备信息化、档案专业知识的人员寥寥无几,很多都是没有档案技术理论功底,科班出生的档案管理人员几乎没有,档案信息化专业人员匮乏,当前在职的档案管理人员结构老化,思维调整较慢,从而对档案信息化的开发力度有深度有很大的影响。

2.3档案信息化建设投入不足

我国基层单位普遍的存在着档案信息化投入不足,硬件建设滞后等问题,从而制约了档案管理工作的发展。基层单位对档案管理工作不重视,认为档案管理就是文档材料的保管,并给档案利用者提供查询即可,认为档案工作非常简单。同时,许多单位认为没有必要单独设立一个专门的档案管理部门,档案管理工作可有可无,档案信息化建设投入不足,认为单位经费没有必要投入到档案管理工作,只要确保单位主要工作顺利进行就行,因而没有为开展档案管理工作编制预算经费,更别说实行统一规范的单位档案管理应用软件,从而造成了档案管理部门连最为基本的保管与管理都不具备,档案信息化工作无法开展。

3如何加强基层单位档案信息化建设

3.1加强对档案工作信息化建设的重视度

重视档案管理信息化建设,通过各种渠道扩展档案管理重要性宣传教育,让单位充分认识到档案是当今社会及未来发展的重点,是单位发展的重要组成部分,尤其是单位领导,更要提高对档案信息化建设的重视程度,必须要将数字化档案建设工作作为单位长期目标规划的重点之一,并给予全面支持。同时,档案管理者应树立档案信息观,革新观念,自觉提高专业素养与技能,充分汲取与补充档案信息化建设知识,逐步改变守旧观念,从传统的档案保管人员变为档案信息资源管理者与传播者,积极发挥主观能动性,求实探索,适应档案信息化管理模式,深刻理解档案,充分反应档案的价值,并扩大档案信息资源开发利用,不仅做档案的收集者和管理者,更要充当档案信息建设的开发者,从而将档案转化为单位可利用的信息。

3.2加大档案信息化建设的投入

基层单位档案管理信息化建设应严格按照档案管理的相关规范规定,结合行业特点与单位工作实际来制定,逐步完善软硬件投入,单位每年可以拿出一定经费来更新档案信息化软硬件,并设有一名专职档案员来全权负责档案管理工作。同时,还应加强对档案应用系统的开发,可以购买市场占有率高的档案系统。为了更好的适应实际工作的需要,档案系统应结合单位实际来调整参数,减少单位各部门独立开展不必要的人、物、财支出。单位也可根据需要自主研发,采用现代技术实现存储信息与相关单位档案数据的链接处理,从而可以改变传统的档案管理方式,实现了检索速度快、查询便捷、可靠性高、存储容量大、成本低等优势。

3.3加强档案信息化建设技术管理

3.3.1电子档案信息化管理

在单位发展各个阶段都会形成的大量电子文件,电子文件的产生和应用,使得基层单位档案快速向数字化方面发展,为档案信息化管理注入了新的活力。电子文件是通过复杂的编码和解码过程才得以利用,其不同于传统的档案文件,通过权限设置,利用者只要获得权限,或在自己的权限范围内允许利用,就可以随时调出自己所需的档案信息,并可复制和存储,可以说,电子文件是适应现代管理制度的全新的管理形式,因此,必须加强规范电子文件,档案管理部门要严格归档电子文件,可以通过图文扫描、网络、计算机及光盘等形式将电子文件信息制定部门要求统一集中管理,并存储于档案部门存储介质中,档案管理部门进行分类、整理与编目,形成电子档案,提高档案信息的实效性和检索的便捷性。为了确保档案的完整与安全,档案利用者必须通过档案部门进行用户确认才能调阅档案。

3.3.2档案信息化安全管理

档案信息化建设除了要确保归档文件真实、完整、有效,同时还应保证档案数据库安全。对此,必须要提高档案信息化安全防范,加强系统管理维护,可以实行身份认证来保护档案安全。在使用中,给用户分别授权,让用户在授权范围内操作。此外,为了确保档案数据安全,档案系统应实行专人专机专用,对电子档案的保护要注意防毒,安装防火墙与杀毒软件,并做好电子档案备份,对重要电子档案的信息内容进行加密处理,以提高电子档案的可靠性,推动档案管理的数字化建设,从而为在单位各部门之间实现资源共享奠定数字信息基础。

4结语