文书档案管理办法精选(九篇)

前言：一篇好文章的诞生，需要你不断地搜集资料、整理思路，本站小编为你收集了丰富的文书档案管理办法主题范文，仅供参考，欢迎阅读并收藏。

第1篇：文书档案管理办法范文

关键词：中职学校；文书档案；管理现状；解决对策

引言

档案管理工作实施起来较为繁琐、复杂，且需要很长的时间来整个各项资料，文书档案管理作为档案管理工作的一个重要部分，对于管理中各项资料收集、整理起到很大促进作用。而档案开发、收集、整理等作为中职学校开展管理工作的核心内容之一，尤其是文书档案对学校教学、科研、发展等均起到重要作用，对学校的管理、建设工作也会产生很大影响。因此，本文从当前中职学校文书档案工作的现状着手分析，针对存在的问题，重点探究具体的应对措施，以进一步提升文书档案管理工作质量及工作效率。

1.关于中职学校文书档案管理工作现状分析

1.1中职学校的档案管理制度还需不断完善

中职学校管理工作中，文书档案管理工作是其中一个部分，其管理不当直接反映出学校的管理工作不够严谨、制度不够健全，缺乏高效的管理制度行为约束，易降低管理工作效率。如：学校管理人员在收集、整理文书期间，各个部门管理人员未及时沟通，造成合作不顺畅等，均会影响管理工作进度及水平；在调取、使用文书的过程中，其管理条例、程序等不够成熟，使文书调取过程较混乱，会造成文书遗失的现象，从而影响学校文书档案管理工作的有序开展。

1.2中职学校文书档案资料收集较分散

目前很多中职学校的高层管理者，对于学校内部的文书档案管理工作并未引起重视，且关注度非常小，他们更多的注意力都集中于提升学校的教学水平方面。此种管理状态长此以往，将影响各业务部门文书档案收集整理的重视程度，以致没把档案收集、整理等过程直接纳入到主要工作组成中，这就容易降低管理人员的工作主动性，且易引发文书档案收集、整理不够完整，很多资料较分散等问题，严重的使文书档案的收集和档案管理工作间的衔接出现问题[1]。这主要因为文书档案管理和普通档案管理之间即有联系又有区别，若二者难以较好地衔接，则会导致档案管理工作相互脱节，从而影响中职学校的整个档案管理工作的开展。

1.3中职学校对文书档案管理工作者培训不足

中职学校在开展文书档案管理工作时，未对有关管理工作者提出较严格的要求，且日常管理工作中缺乏对档案管理工作者的重视程度偏低，未对其做相应的培训，仅仅把培训重心转移到学校教师培训上。更有甚者，很多中职学校的文书档案管理工作主要由学校教师兼职，在未经专业培训的情况之下，使得文书档案管理者的工作效率、工作质量等受很多影响，这就很难满足学校日常文书档案管理工作。

1.4中职学校文书档案管理信息化程度偏低

中职学校因受资金投入、管理方式等因素限制，使学校开展文书档案管理工作时，常常出现档案室基础设备与标准不符、安保标准地、现代化、信息化水平低等，从而影响文书档案管理现代化程度，尤其在互联网技术、计算机技术等方面，文书档案管理部门的现代化水平较落后，而上述因素会大大降低学校文书档案管理工作效率。

2.改善中职学校文化档案管理的核心措施

2.1完善中职学校文书档案管理制度

制度作为一种使各项工作按照计划达到预期设定的目的、需人们一同遵守的行为准则，对人们的日常行为起到一定的规范作用。首先，在开展文书档案管理工作的过程中，中职学校应坚持以制度作为管理规范，仔细熟知各档案法、不同种类公文的处理办法，按照相关部门的公文管理规定，提出相应的管理方法，并整合以往的规定，构建一体化、规范化的文书档案管理策略。同时要将文书档案管理办法纳入单位部门规章，进一步提高管理人员对档案管理执行程序的统一性，提高办事效率和办事质量，减少工作复核量。

其次，制定规范、统一的管理方法，可使整个文书档案工作做到有据可依，有章可循，且制定可文书档案管理方法后，管理者需在文件形成初期，严格检查、鉴定、分类、归档文书编号，以做好档案管理有关工作，缩减重复工作量，确保档案和文书协调；最后，中职学校文书档案管理者需全面、细致地检查案卷，将学校中无用的文件完全剔除，重新整理、归类案卷，尽可能地把有联系的文件整理在一起，以使案卷更加规范化。同时文书档案管理者需规范文书题名，在记录各资料的简称时，需规范有效，保证检索文书资料的准确度，在管理文书档案时健全规章制度，使工作流程更加规范化，从而提升学校文书档案管理工作水平。

2.2促进中职学校档案管理和文书档案工作间的协调

中职学校内部的档案管理和文书档案管理工作即存在一定的联系又互相区别，对此，想要提升文书档案管理效率，就需先做好学校普通档案管理工作。文件作为档案基础，档案属于文件的归宿，学校文书工作水平对于文书档案管理水平会产生直接的影响，因此，学校的文书工作者需具备相应的档案管理意识，在执行归档制度的过程中，应保证整个档案文件完整、准确，并以文件资料收集、整理工作为准，促进档案室内工作人员和管理者之间的联系，使各个工作者做好各自的档案审查职责，从而做好学校的文书档案管理工作[2]。

2.3加强对中职学校文书档案管理人员的培训

针对中职学校的文书档案管理者，其职业技能、档案管理意识施做基本的要求，这就需学校加强对档案管理者的培训，以增长其见识，同时多思考一些问题，以提升其认知能力，同时学校需告知档案管理者不断学习、思考，以培养管理者的各方面能力及提升其综合素质。现在大多数中职学校教师、各部门管理者入职后，均会对其做相应的培训，时间在15-30天左右，主要便于相关工作者尽快地熟悉自己的工作环境，同时也为进一步培养及锻炼工作者的工作能力。中职学校的文书档案管理工作虽然表面上看比较简单，但是内容较多，所涉及的数据资料也非常多，管理起来任务较繁重，需综合素质高且专业技能较强的管理者才可胜任。

2.4促进中职学校文书档案现代化管理

中职学校以往的文书档管理方法，尽管确保文件和文件间互相联系，这样能确保单份的文件不会磨损、遗失，其保密性、安全性均能保障，但在互联网普遍运用的环境下，学校以往的管理方法在文书管理中的缺点慢慢凸显出来，这就难以确保案卷质，对学校文书档案销毁、利用及鉴定等方面会产生很大影响，且难以适应互联网管理需求。

对此，以互联网技术实现中职学校文书档案现代化管理非常关键，首先，中职学校文书档案管理者应选取与学校文书管理工作相符的软件，以计算机对文书档案做相应的整理、编号、立卷等，并构建检索、查阅引擎，并对接好文书档案管理系统和OA系统，以实现两系统间无缝对接，确保电子文件中的数据信息可录入系统当中[3]；其次，文书档案的计算机的检索工具运用较多样化，能使档案由文件级顺次向档案专题、案卷等级别发展，利用多角度、多层次检索体系，可加大检索工具的覆盖率，从而使检索工具及时、快速、准确地提供所需文书档案，最终提升文书档案利用率。最后，应计算机技术在中职学校构建相应的文书档案管理网络系统，进一步规范管理各种文书档案，且运用档案系统于各部门间较好地传递文件、资料，以实现文书档案资源共享。

3.结语

综上阐述，中职学校的文书档案管理是学校展开各方面管理工作的关键部分，也是学校朝着规范化、制度化发展的重要标志，只有做好文书档案管理工作，不断健全管理制度，提升管理者的管理意识，运用现代化技术构建文书档案管理系统等，才能进一步提升中职学校文书档案管理效率及管理水平，最终适应当前学校文书档案管理事业发展需要。

参考文献

[1]王山.学校人事档案管理工作的规范化与数字化[J].环球市场信息导报，2013，24（4）：23.

第2篇：文书档案管理办法范文

一、健全组织机构

为切实加强对档案工作管理，将档案工作列入了2014年重点工作，成立了由局长任组长、分管领导任副组长的领导小组，配备熟悉业务工作的兼职管理人员，及时解决了档案工作的困难和问题。组织学习《档案法》，国家档案局8号令、9号令。通过多种形式的宣传学习，提高了广大职工的档案意识，建立了一支由股、所组成的档案管理网络队伍，营造了一个重视档案管理工作的良好氛围。

二、强化制度管理

根据《档案法》及《实施办法》等相关规定，认真贯彻执行档案管理的法律法规和规章制度，建立健全了档案管理的各项规章制度。包括收集、整理、保管、鉴定（含销毁鉴定）、统计、利用及归档范围、档案保管期限表、分类方案及各种专门档案、电子文档管理的制度和办法，按规定进行了上墙。

三、强化基础设施

自移民搬迁后，局领导非常重视档案管理工作，按要求建立了专门档案库房，购置了档案柜，安装了防盗设备，空调设备、有防火、防光、防虫、防有害气体的消毒杀虫设备和药物，做到了档案员办公室、档案查阅室和档案室“三分开”，库房内存放档案装具样式、规格及质量符合国家标准，有数量充足、质量较好的档案专用柜，对机关形成的档案实行集中统一管理。

四、强化档案管理

按照归档范围和归档制度要求及时将各股室移交的档案资料进行归档。归档文件的质量符合有关规范要求，书写材料适宜档案的长期保存，文书档案、会计档案、声像档案、科技档案及形成的各种光盘、磁盘信息等齐全完整。按照《县重大建设项目档案管理办法》的规定，本规定所称县重大建设项目（以下简称项目）是指县政府确定的重大建设项目及投资额在500万元以上（含500万元）的建设项目，我局无项目涉及。按照《向家坝水电站库区移民档案管理办法》和民生档案管理办法，并结合我局实际，将形成的档案归入了本单位的文书档案进行统一管理。

五、档案管理不足方面

第3篇：文书档案管理办法范文

一、存在的问题

1.文件资料收集不完整

据了解，许多单位的文书档案都没有按规定进行分类管理，档案室虽然是一个单位档案管理的最高机构，但许多职能部门为了今后查找资料方便，把一部分文件、资料留下来不归入档案室统一管理保存，组织、人事部门也各自有自己管理的人事档案，而档案室又没法协调好这方方面面的关系，导致一个完整的档案有时被分割成好几部分。同时，因为农业科研所的主要工作任务是进行农业科研，大多承担了国家、省、市重点项目，科研人员对科研档案建档意识较强，也比较重视，但对文书档案却缺乏应有的重视。加上有些人对档案工作不够理解，一些重要的档案不愿意交到档案室存档，从而造成一些反映单位重大科研成就、经济利益、人员奖惩的文件材料得不到及时归档，影响了归档材料的质量。

2.文件资料归档过程中存在漏洞

目前，大多数单位都有一部分人兼职档案管理工作，他们负责对本单位在工作中形成的文件资料进行收集、整理、编目、立案、装订、归档。因大多数兼职管理人员流动性大，文化程度不同，工作性质不同，文书档案专业知识又不全面，哪些文件该归档，哪些不该归档，概念模糊，再加上有些部门领导对文件归档工作不重视，使得单位许多具有保存价值的文件不能如期、完善、系统地归到档案室，给以后的档案开放工作带来了许多困难。

3.人员管理和文件印制中造成浪费

大部门起草后的机关文件必需由部门秘书打印、下发、整理、归档。机关各部门各发各的文件、各送各的材料、各归各的档案，互不帮助，互不协调，这不仅是人员资源上的浪费，而且反映了机关工作杂乱无章。

许多农业科研所的机关文件起草、打印、下发、整理、归档的前期工作都由各职能部门自己进行。单位每年都要拨付相当一部分办公经费给各职能部门用于文件的印制。因为没有一个统一的制度和管理办法，所以每年各个单位在文件的印制过程中花了多少钱，谁也不知道，浪费了多少经费，谁也不关心。文件在印制过程中印重、印废、印多的现象屡屡发生。因此在文件印制过程中出现的浪费现象比较严重。

二、改革设想

1.健全档案管理制度，提高档案管理意识

归档文件整理前需要制定文件材料整理与归档办法、归档范围与保管期限表、不归档文件处理办法等相关制度，其中还包括收发文登记制度、传阅纪录制度、打印留存制度等文书处理制度。通过制度规定，将文件材料的收集列入文书人员的岗位职责。传阅文件应由专人负责，保证办结文件的归档，保证公文载体材料的寿命，保证公文格式、用笔、签章的规范化。档案人员要定期对收集来的文件进行筛选，按照统一的分类标准进行分类，确保材料的内在质量。

文书档案的管理工作与领导的重视和支持是分不开的，尤其是秘书直接参与文书处理各环节，直接参与大部分文件材料的形成过程，得到他们对档案工作的支持，就保证了一批重要文档材料的质量和来源。因此，作为一名档案工作者，除了了解自身工作对象和职责外，还应向领导和业务人员进行宣传，提高他们的档案意识，让他们更加重视和支持档案工作，发展档案事业。

2. 加强档案知识学习，提高档案管理人员素质

从事档案工作的人员，既要有扎扎实实的业务功底，又要有较强的管理能力和服务意识。随着当今社会和经济生活的快速发展，对档案业务的管理、服务等各项工作也提出了新的要求和挑战，如果档案人员知识过于老化单一，面对新情况、新问题就很难提出解决的办法，因此档案人员要适应新形势，把学习作为工作生活中的第一需要，做到努力学习，不断提高自身综合技能。不仅要熟悉农业科研工作的各个环节、步骤，而且还应掌握各门类档案、各种载体档案的管理方法，要拓宽视野，了解农业发展的现状及发展动态，努力去多思考，多研究，运用档案学科新理论、新技术来指导和改进档案工作，实现由单一专业型向多样复合型的转变。

3.及时收集文件资料，确保文书档案的完整性

第4篇：文书档案管理办法范文

【关键词】电力企业；文书档案；服务

引言：文书档案管理作为各行业企业MIS系统的重要组成部分，在企业信息化建设中起着很至关重要的作用。随着企业办公自动化系统的启用，文书档案日益成为企业文件的主导形式，这就对档案管理提出了更高的要求，即如何利用计算机及网络技术收集、积累、整理、形成档案，开发档案信息资源，提高档案管理的效率，更好的为企业服务。目前企业的文书档案管理电子化已经得到一定的发展，但管理上还不够规范。为此，需要在进一步实现文书档案管理现代化的同时，加强管理的规范化工作。

1.信息社会对电力企业文书档案管理发展提出了新的要求

20世纪末美国面对日益激烈的全球竞争形势提出了”信息高速公路’‘建设的战略此战略主要是为了提高网络的传输速率和宽带。该战略的施行收到了良好的社会经济效益使美国的管理成本大幅度的降低、竞争力大大增强。同时许多国家纷纷效仿美国制定了相类似的信息发展工程，出现了一种争先利用先进科学、技术来改善企业经营管理的局面。可见，信息技术的开发及研究对社会经济发展具有不可忽视的作用。信息化这个概念已经渗透到社会经济的各个领域信息化建设；一切都是为了社会的基础设施建设而生。信息化意味着我们有加强一切有用信息的开发和管理的必要使信息的服务带动作用，从而得到有效利用。

电子企业是知识型、技术型高度密集的企业是关系国家能源安全和国民经济命脉的国有重要骨干企业。电子企业档案是在企业的经济活动中产生的.是企业经济活动的真实反映对企业的现状和发展规律研究、日常经营管理和战略决策等都有重要的价值。信息社会对电子企业文书档案管理发展提出了新的要求。如何有效的发挥文书档案的作用为企业服务为社会信息管理、建设服务成为摆在信息开发和管理者面临的首要问题。当前加快信息自动化系统建设，实现文书档案工作各个环节的计算机化是实现文书档案工作现代化、提高档案系统整体功能的物质技术基础和重要手段。

2.实现信息化管理的原则

计算机管理在各个领域的普及使企业文书档案实现信息化管理成为现实。计算机与网络进入企业文书档案管理领域，一方面，使档案信息的处理速度大大提高、档案资源的服务范围扩大、档案资源开发利用变得更加方便，另一方面，也使我们看到传统的档案管理模式必须进行改革，才能适应当前的信息化潮流。目前，电力企业已经将计算机引入了文书档案的管理，通过应用该技术大大简化了文件材料的收集、整理和归档过程，节约了时间，提高了效率。一个成功的企业文书档案计算机管理模式，要能够处理文书与档案部门内部各方面的工作信息，对信息加以区别和处理，并为企业提供准确的信息利用。

2.1效率高

企业文书档案应用计算机管理的目标是利用现代化手段、以全新的管理理念处理文书档案信息，为企业提供安全、及时、准确、全面的信息，提高工作效率。

2.2经济实惠

当前采用的计算机管理技术使得系统在一定的时期具有先进性，而不被淘汰。要简化程序，使用方便，符合企业文书档案的应用要求，符合档案系统规范。使用成熟的商品化软件，与办公自动化软件能够有效地接口，不能形成信息孤岛。

2.3安全可靠

文书档案信息内容有一定的保密要求，因此，必须处理好信息保密和信息共享之间的矛盾，规定用户权限，文件须经加密处理。 单位档案的网络可以组成一个单独的局域网与企业网连接，但必须与国际互联网维持物理断开形式，从而维护信息的安全。

3.电子企业文书档案现代化管理的措施

采用科学的文书档案管理体制和管理方法，开发档案信息资源提供高质量、高效率的档案服务，其中人是最重要的因素。

3.1切实提高电力企业文书档案管理发展意识

电力企业文书档案工作者及分管领导必须树立起档案管理及档案保存的重要意识。一是要改变档案工作长期无声无息的收集整理局面.面向电力企业文书档案和科技档案管理工作.要积极参与.并应用相关档案的电子计算机管理办法和要求加强管理.’提高电子计算机管理水平为文书档案工作的开展创造良好的企业环境，为电力企业的发展提供服务；二是要提高档案工作人员的工作积极性把管理档案工作的作用充分发挥出来.千方百计扩大服务领域只有这样才能打开电力企业文书档案工作的新局面带动电力企业档案事业的全面发展.

3.2加大电子企业文书档案现

代化管理的软硬件投入制约电力文书档案和科技档案现代化管理的因素有很多如资金、人才等，但起主要决定因素的是分管领导者的现代化意识管理水平。一是应投入较大的精}力关心和支持这一事业没有资金，应想方设法创造条件投入资金；没有设备，应千方百计配备先进设备；没有管理人才.应积极培养、选拔高素质的专业人才把档案现代化管理纳入电力.建设、电力供应、电力管理工作计划，列入本单位重要达标的内容进行考核。二是各基层单位领导尤其是分管档案工作的领导要经常过问此项工作.定期听取档案工作汇报.了解档案工作现状指导档案部门依法开展工作，帮助解决工作中实际存在的困难和问题。三是要有宏观指导的总体思路.实现微观动作上管理内涵和技术手段的创新。

3.3建设高素质的电子文书档案工作者队伍

电子企业文书档案管理现代化对档案管理人员的素质提出了新的要求，档案管理人员应具有现代意识和服务思想，应掌握现代知识和技能。档案人才是知识，管理人才。当前文书档案现代化管理的主要内容和核心就是计算机技术的应用即档案计算机管理。电子计算机以其高速运，算与极强的数据处理能力给电力档案工作者带来了科学的管理手段与先进的检索方法。电子企业应强化训练，对档案专（兼）职工作者分层次进行基础知识培训及档案专业知识培训，培养一支具有一定数量和质量的年轻的档案管理生力军培养和选拔优秀人才，使他们不仅具有较高的业务素质，而且具有较强的开拓创新意识。只有这样才能在实践中建设一支政治合格、业务精通、纪律严明、作风过硬、服务优质的文书档案管一理队伍进而全面提高电力企业档案工作的服务意识和管理水平。

3.4加快电子文书档案管理的现代化进程

电子企业文书档案工作规范，化标准化是实现档案管理现代化的重要中间环节。电力文书档案工作被看成是一项知识性管理工作。知识性管理档案是电力企业信息管理的延伸和发展。知识不是一般的信息而是能在信息运用中改进人的行为的特殊信息。知识管理要求把信息与信息、信息与活动、信息与人连接起来，实现知识的共享和社会化。把档案管理从信息管理看成知识管理，这是认识的又一深化，无疑也提升了电子文书档案工作的重要地位。文书档案是企业资料信息源是企业的财富、智慧的积累文书档案管理实现自动化、信息化和现代化管理，可使信息资料资源更好地发挥作用。

4.结语：

文书档案是企业档案的一个重要组成部分，是企业发展的一个不可缺少的方面，是一笔宝贵的文化财富。建立健全一套完整科学的文书档案管理体系，有助于减轻档案管理人员的劳动强度，提高工作效率，使文书档案管理能够服务企业发展、服务社会经济。

参考文献

第5篇：文书档案管理办法范文

关键词：机关事业单位；专门档案；管理；经验

1 什么是专门档案

专门档案顾名思义就是专门的档案，指的是机关、团体、企事业单位及其他社会组织，在从事某些专业性较强的活动中，为了实现相关职能目标而形成和使用的，具有查考、利用和保存价值并按照专门的管理办法整理归档的各种载体形态的历史记录。

专门档案是一个群体概念，不是说某一个档案专门。具体而言，可以分为诉讼档案、工程档案、学籍档案、艺术档案、出版刊物等等。它作为一种有效划分档案类别的途径而广泛应用于档案分类当中，由于专门档案的特定形成规律，其收集和管理工作就有别于文书档案而相对具有独立性。

2 专门档案分类的优势

专门档案相较于文书档案，其归档效果更强烈，更便于查找和借阅。类似我国古代史书中的“纪传体”与“编年体”，专门档案就如同纪传体，以某一类人、某一类事作为统一记载序列，而文书档案则一般是以年度为界。比较来说，专门档案在技术机关事业单位在某些专业方面的工作情况比文书档案更有优势。

同时，由于专门档案的分类方式，诸如音频、视频、图片等媒介能够单独分类、单独存储，同时其存放条件也与一般文书档案不同，避免了目前传统纸质分类方式的管理人员混杂、管理方式杂乱的现象。

3 如何更好地建设专门档案的管理工作

3.1 要掌握灵活性

管理专门档案要根据专门档案的灵活性灵活调整。比如我们保存出版刊物时，由于不同的出版刊物有不同的受众阅览，也面向不同的地域阅览，因此，我们在存储这类专门档案的时候可以选择按照出版时间加以分类，也可以选择按照出版地点加以分类，还可以按照面向人群进行分类，类似1999年1月1日的《新华日报》可以和同时间的《人民日报》一同归档，也可以按照地域和同一时间的《扬子晚报》一同归档。档案管理人员应当按照现实要求，分情况分类进行归档。

另外需要特别说明的是，对于非纸介档案的专门归档，要根据每种档案的不同特质灵活对待，借助磁材料保存的文字、声音、影像档案，例如光盘、磁盘等要单独放置，避免消磁。同时因为声像档案的瞬时性和阶段性，此类档案还应该及时归档。采用胶片、相纸等感光材料的，还应当留存备份。对于感光材料和磁材料的借阅问题上，应该严格控制原件借阅。

3.2 要重视完整性

专门档案以类别划分，如果档案不全将对查阅造成极大不便。比如诉讼档案，我们要从公安机关立案侦查、检察机关提讼到审判机关审查宣判，全部记录，缺一不可。无论时间再长，也要逐一记录。再比如基建档案，涉及到规划、勘察、施工、建立、设备、财会、验收等方方面面，其参与部门之多、时间之长、工程之复杂等都非常考验机关单位专门档案管理工作。这种档案一旦缺失某一点，在后期的核查及纠错将会出现重大干扰。机关事业单位档案管理人员要特别注意，确保此类档案的齐全和完整。

对于非纸介档案，除了应留存备份之外，在记中还应当对档案生产的时间、地点、人物、工作内容和活动等一一注明。明确一线责任人的责任，加强系统监督。

3.3 要强调时效性

不同的专门档案有不同的管理方式。现实社会中，信息量冗杂且繁复，很难对全部的档案管理做到全面、准确，纸质材料的存档更是如此，往往纸质档案随着时间的推移越积越多，给档案管理和查阅带来了诸多不便。这就要求档案管理人员对归档整理要有时效性概念，尤其是专门档案的分类管理工作，比如说诉讼档案中若存档超过一定时限，在法律意义上讲已经丧失了利用的价值，这时我们可以将超时的这类诉讼档案再逐一进行专门管理；教学工作的学籍档案根据学生是否在校，分类管理，按照在籍学生、未毕业保留学籍者、毕业未提走档案者等归类存档。这样相对独立的管理模式，将为档案的查考利用提供便利条件， 也为档案的管理工作提供相应的支持。

对待非纸介档案，不仅要考虑传统档案的时效性，还要从其本身的材质出发，视情况整理。磁介质的档案需要隔一段时间检查档案质量，光材料档案要选用遮光避光场所，同时也要注意保质期限。

如此归档，很多查找档案的专门档案需求人员直接可以查阅本专业的档案材料，不需要档案管理部门的协助即可，方便又快捷。

第6篇：文书档案管理办法范文

一、提高认识，切实加强档案管理工作的领导

近年来，我局高度重视机关档案管理工作，将机关档案管理工作纳入工作日程，加强对档案管理工作的领导，真正做到了认识到位，组织到位，措施到位。牢固了树立“安全第一，预防为主”的思想，坚决防止和克服松懈、侥幸心理，确保档案安全万无一失。20__年，根据工作需要，我们及时调整了县局档案管理工作领导小组，并把档案工作列入全局的长远规划、年度计划及有关人员的岗位目标考核中，把档案工作作为机关管理的一项重要的内容纳入年度目标，与机关其它工作同部署、同组织、同考核。同时，各科室都配备了兼职档案管理工作人员，建立档案管理工作网络，形成了以分管领导挂帅、办公室主任分管、档案室具体负责、各职能科室协助工作的四级档案管理网络。

为提高档案管理质量，我局在资金紧张的情况下不断加大档案设施投入。20__年局机关搬入办公大楼后，专门设立了文书档案室，并拨出专项经费，购置档案柜15节，为档案室配置专用档案装具，基本适应了档案管理工作的需求。

二、加强制度建设，规范档案管理

为不断促进我局档案管理工作的规范化建设，提高文书档案管理水平，20__年以来，我局先后制定了《##县食品药品监管局档案管理办法》及《档案保管制度》、《档案利用制度》、《档案工作保密制度》、《档案材料归档制度》等，明确了档案工作职责和任务、归档范围及整理要求，使各有关科室对文件材料的形成、积累、收集、整理有据可依。同时，制定了《档案人员岗位责任制》和考核、奖惩制度，并纳入机关的岗位责任制，充分发挥和调动档案工作人员的积极性。

同时，我局按照档案管理要求，一是在归档过程中，将所有文件归档目录、盒内文件目录、盒底备考表、文件资料汇编等全部使用计算机打印；二是文件、材料的归档全部使用无酸档案盒，文件不易被腐蚀、变质，有利于档案的保存；三是结合我局实际情况，认真落实档案库房“八防”标准的要求，确保档案安全，目前未发现霉变、虫蛀现象，确保了档案的安全；四是增强档案利用安全意识，正确处理好档案安全保管和方便利用的关系，既保证档案不丢失、不损坏，又保证了档案信息不失密、不泄密。通过以上措施使我局的档案管理工作逐步走向了规范化、科学化管理轨道。

三、积极参加档案管理培训，切实做好归档和利用工作。

为不断提高档案工作的规范化、科学化管理水平，建局4年来，每年安排档案工作人员参加县档案局举办的档案培训班，购买了《档案工作法规文件与业务知识汇编》、《归档文件整理规则汇编》等工具书，对档案工作的开展，提供了科学依据。我局还按照县档案局和上级主管部门的要求，全力做好文书档案的归档和移交工作，截止目前，共归档文书档案600余件。20__、20__年年按照县档案局要求完成了现行文件报送任务，共报送现行文件100余件。

四、存在问题和今后打算

由于我局建局时间较短，档案工作基础较薄弱，日常管理中还存在很多问题和不足，一是对档案法规宣传力度不够，缺乏全员档案管理意识，造成归档不规范，归档质量差。二是人员少、经费紧张，档案室硬件建设存在较大差距。三是档案保管、编目、利用、编研、保护、保密等有关的规章制度还不够健全和完善。四是档案管理信息化程度不高，一定程度上影响了档案作用的发挥。

第7篇：文书档案管理办法范文

（一）基于档案利用的会计档案保管期限

档案利用是档案利用者通过档案利用工作系统查找、利用档案信息，满足其利用需求的行为过程，也是档案信息资源潜在的利用价值得以实现的过程。我国著名档案学家吴宝康教授在《当代我国档案工作的重要文献》中曾指出：“档案必须利用，通过利用来充分发挥其作用，为社会服务并同社会的政治、经济、文化、科学、教育等各方面紧密联系起来，实现档案自身的社会价值。”会计档案作为档案实体的一个组成部分，也必须通过利用来实现自身价值。为了便于人们在日常经济活动中更科学保护和利用会计档案，财政部于1998年重新颁布（财会字[1998]32号）《会计档案管理办法》。《办法》中规定：会计档案的保管期限分为永久、定期两类；定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年5类；其中会计凭证15年（原始凭证，记账凭证，汇总凭证，其他会计凭证）、会计账簿类15年 （现金和银行存款日记账保管25年）、财务报告类（年度财务报告（决算）永久， 月、季度财务报告 3年 ）。随着人们社会经济活动日益频繁及对会计档案利用需求度增大，超期的会计档案潜在价值越来越显现，人们对现行的会计档案保管期限的质疑越来越多。

（二）会计档案保管期限在实际利用过程中矛盾表现

1、会计档案保管期限的与文书档案保管期限不相协调

国家档案局局长杨冬权2006年12月18日签署国家档案局第8号令，对机关文书档案保管期限做了新的规定：凡涉及“职工录用、转正、聘任、调资、定级、停薪留职、辞职、离退休、死亡、抚恤等文件材料”由长期调整为永久保管。对本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料也定为永久保管。国家对文书档案保管期限科学界定，开创档案保管期限的先河，体现“以人为本”思想。而现行会计档案保管期限不能与时俱进。特别是对记录或证明经济业务的发生或完成情况的文字凭据的会计原始凭证保管期限一律为十五年，这与当前经济发展及不相称。

2.会计档案保管期限与法律时效矛盾

我国《刑法》第七十六条对追诉时效有明确具体的规定：“犯罪经过下列期限不再追诉：（一）法定最高刑为不满五年有期徒刑的，经过五年；（二）法定最高刑为五年以上不满十年有期徒刑的，经过十五年；（三）法定最高刑为十年以上有期徒刑的，经过十五年；（四）法定最高刑为无期徒刑、死刑的，经过二十年。”追诉时效最短五年，最长二十年。我国《民法通则》第一百三十七条对诉讼时效有明文规定：“诉讼时效期间从知道或者应当知道权利被侵害时起计。但是，从权利被侵害之日起超过二十年的，人民法院不予保护。”如果按现行会计档案管理办法规定，将期满十五年会计凭证、会计账簿都销毁。司法举证就会有一定难度，犯罪分子就有可能从容地逃避法律的制裁，权利人的合法权益就难以得到法律的保护。

3、会计档案保管期限与档案室室藏优化的矛盾

由于在实际工作中，一方面有许多超服役的会计档案的仍然经常发挥潜在价值；另一方面现行《会计档案管理办法》会计凭证保管期限为十五年这与中华人民共和国刑法的追诉时效相冲突的影响。许多单位对保管期满的会计档案销毁遵循“管理从严销毁从宽”原则，抱有的谨慎态度。顾虑重重，怕担当责任不敢销毁。使得有些没有利用价值的确实需要销毁的会计档案，也没有得到即使销毁。占据档案室库房，造成档案室库房紧张。这及不利于档案室室藏优化，也不利会计档案资源整合。

（三）协调档案利用与会计档案保管期限措施

1、加强会计凭证档案的前端控制

对涉及经济积案、土地房产、资产分配、大额经费收支、在建项目、未了债权债务、工资、福利、重要的合同协议等原始凭证会计档案在装订时，可按文书档案存档，档案部门和财务处进行协商，用盖有档案部门公章的复印件代替原件，作为凭证附件与凭证装订一起，原件做为文书档案保管；或在每卷会计凭证封底制作一个备考表，遇到上述等问题可以备考表中说明。以方便以后的会计档案保管期限的重新界定。

2、适当延长会计档案的保管期限

延长会计档案的保管期限就是对会计档案再鉴定的过程。这就要求从事会计档案鉴定的工作者，要用科学发展的眼光，以人为本的思想，高瞻远瞩的态度，对会计档案科学鉴定。根据档案界定“易长不易短”的原则（1）对涉及对未结清的债权债务、正在项目建设期间等方面会计凭证除在会计凭证封底备考表注明外，保存至结清债权债务及为止；（2）对大面额票据及工资、福利、房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等方面原始凭证保管期限的应有原来的十五定为70年以上或永久.这国家房屋所有权70年的规定相匹配。（3）对其他的原始凭证一律定为二十年，这与法律诉讼时效也不冲突。（4）对记录和反映本单位所有经济活动的总账应定为永久。（5）其他账簿应和现金、银行存款日记账保管期限相匹配均定为25年。

3、建立健全会计档案鉴定销毁制度

根据《会计法》、《中华人民共和国档案法》及相关法规规定，建立完善会计档案鉴定销毁制度。会计档案鉴定销毁是按照一定的原则、标准和方法，判定会计档案的保存价值，确定会计档案的保管期限，剔除失去保存价值的会计档案予以销毁。做好会计档案鉴定销毁工作，有利于优化会计档案库藏，节省储藏空间，减少人力物力财力的浪费，提高会计案的利用效率。

第8篇：文书档案管理办法范文

【关键词】职业教育;档案管理;教育质量;管理水平

一、职业教育档案管理的重要意义

职业教育学校与普通的高等学校不同，每个专业课程需要准备的教学资料比较多，如果整理不及时，会造成教学资料丢失，从而在实际教学过程中，无法找到相关的教学依据，严重制约职业教育学校的发展。在职业教育中实行档案管理，将相关的教学资料进行收集，按照类别进行归纳整理，以便于后面工作的使用。在职业教育中加强档案管理，有利于了解学生对专业知识的了解程度，还可以通过提升档案管理水平，提高职业教育的教学能力，有利于职业教育的快速发展。职业教育档案管理主要包括：文书档案、教学档案、学籍档案以及基建档案等四大内容，由于各个档案内容较多、较复杂，一旦档案管理不当，使档案处于混乱的状况，不利于职业教育的发展。

二、职业教育档案管理主要内容

（一）文书档案管理

文书档案主要是指学校在日常管理中产生的各种文件、资料等，这些文件记录了职业教育学校的发展过程，还包括学校在发展过程中取得的成绩，将文书档案分类别进行归纳管理。通过文书档案，可以了解到学校是如何发展的，对学校发展有利的项目，学校应该积极推进，摒弃学校发展中的不足之处，促进学校快速发展。另外，学生可以通过文书档案，了解到学校的辉煌历史，并使学生感到骄傲，从而产生爱校的情怀。

（二）教学档案管理

教学档案主要包括：教学内容、教学笔记、教学成果等，学校可以通过教学档案，了解教师的教学水平和教学方法，教师可以通过教学档案，了解到学生对专业知识的掌握程度。通过教学档案管理，可以了解教学中的不足，并加以改进，不断提高学校的职业教育水平。教学档案是学校教学改革与教学研究的重要依据，教师可以通过教学档案选择学生最容易接受的教学方式，学生也可以通过教学档案了解自身的不足，改变学习方法，提高学习效率。

（三）学籍档案管理

学籍档案主要包括：学生在入学时的基本情况、学生在校期间的成绩以及各方面的综合素质等内容。学校通过学籍资料管理，可以全面地了解学生，有利于教师更好的管理学生。社会用工单位可以通过学生的学籍档案，判断学生是否满足本企业的要求，更好地甄别人才，学籍档案是学生最直接的名片，是判断学生能力的一个重要依据。

（四）设备、基建档案管理

设备档案是指在教学过程中使用的各种仪器设备详情以及维护的相关信息等，一旦教学仪器设备出现故障，可以通过设备档案，了解仪器设备的基本性能，并以此为依据，制定科学合理的解决办法。基建档案是指学校基础建设的档案，主要包括：施工的图纸、水电安装示意图以及消防安全通道示意图等，学校的基建档案十分重要，可以清晰明了地掌握学校建设的基本情况，有利于维护校园建设的安全，学校建筑如果需要改建、新建或扩建，基建档案是必不可少的依据。

三、加强职业教育中档案管理的实践性

（一）增强档案管理的意识

职业教育的档案管理工作在学校管理工作中起着关键性作用，档案管理工作是一项专业性较强的工作，需要档案管理人员具有相关的专业知识，而且管理人员需要具有档案管理的意识。现阶段职业教育中的档案管理工作人员，缺乏档案管理意识，对管理工作缺乏责任感，有时会导致部分档案资料丢失，就会失去档案管理的作用，给职业教育学校的发展带来了巨大困难。加强职业教育的档案管理，首先，需要树立管理人员档案管理的观念，了解档案管理的重要性。其次，在日常的教学生活中，增强职业教育学校全体教职工的收集整理意识。由于职业教育中的档案资料种类繁多，单单凭借管理人员的力量远远不够，需要学校的全体教职人员共同努力，将重要的档案资料及时进行整理，并上交到档案管理部门。另外，学生在档案管理中同样发挥着积极的作用，努力提高学生的档案意识，积极配合学校提供相关的资料信息，以便学校为学生建立完善的个人档案，为学生以及用工单位提供便利。

（二）加大档案管理的力度

职业教育的档案管理需要学校的大力支持，学校应该成立专门的档案管理工作小组，在小组中推选最具责任心的负责人，领导档案管理小组人员努力做好管理工作，从而促进职业教育快速发展。在学校建设规划过程中，应将档案管理的场地列入规划建设内，建立独立的档案馆或档案室，并与普通的办公室进行区分，在档案室内配备齐全的办公设备，配备必要的电子产品，以及档案管理相关的软硬件设备。在档案馆或档案室内建立纸质档案资料存放处，该存放处不仅需要比较大的空间，还应该注意室内通风，防止潮湿，以免资料被损坏，造成不必要的损失。

（三）建立完善的规章制度

在职业教育档案管理过程中需要依据《档案法》、《高等学校档案管理办法》等相关的法律法规，制定健全的档案管理制度。在日常的职业教育档案管理中，管理人员需要依据相关的规章制度进行档案资料收集、移交、查阅、审核、归纳、总结等，再根据档案内容进行分类，并按照时间顺序进行收纳保存。档案保存也需要按照一定的规范，进行分门别类，文书档案归纳管理，教学档案归纳管理，学籍档案归纳管理，基建档案归纳管理，并由档案管理部门的专人负责，确保档案的安全性。

（四）实现信息化档案管理

随着电子信息技术的不断发展，档案管理也步入了信息化时代，职业教育学校的档案必须紧跟时代的步伐，实行电子信息化管理。信息化档案管理与传统的管理方式相比，档案资料整理更加仔细，查找档案更加方便快捷。利用电子信息技术进行职业教育档案管理，首先，制定一个整体的档案管理方案，按照计划进行收集、录入、整理、存档。其次，利用互联网络实现档案资源共享，建立一个实用性的档案信息网站，方便使用人员查找，大大提高工作效率。

（五）提高档案开发利用水平

职业教育档案管理的主要目的是为了通过档案资料，促进职业教育快速发展，档案的开发利用才能体现出档案管理的价值。在档案资料的收集过程中，不仅可以保留文字档案，还可以保留相关的图片、音频和视频等多媒体信息材料，丰富的档案内容可以提高档案的利用率。另外，还可以利用计算机，对档案资料进行鉴别，删除重复或者无价值的档案内容，提高档案的水准和质量。实现部分档案的公开性，方便教师和学生进行查找，提高档案的利用率。

四、结语

通过职业教育中的档案管理，可以帮助职业教育学校了解自身的不足，为学校的发展提供重要的依据。在职业教育中加强档案管理，增强管理人员的档案管理意识，制定相关的规章制度，实现信息化档案管理，发挥档案管理的价值，不断促进职业教育快速发展。

【参考文献】

[1]朱红.加强职业教育学校档案管理的思考[J].黑龙江档案.2012.

[2]吴桂云.改制后职业教育系统档案管理的几个新区域[J].办公室业务.2011.

[3]尹英范.加强职业教育档案管理工作的创新[J].黑龙江史志.2014.

[4]林凤.关于职业教育院校档案管理工作的思考[J].黑龙江档案.2012.

[5]江华.发达国家职业教育中的学籍档案管理[J]教育与职业.2001.

第9篇：文书档案管理办法范文

关键词：立卷改革；高校档案；按件整理；《归档文件整理规则》

立卷改革长期以来都是我国档案界较为关注的话题，2001年，正式出台的《归档文件整理规则》（以下简称《规则》）是对前期各种文书立卷改革措施的总结和升华，是“继30年代行政效率运动之后文档工作的第二次变革”。[1]《规则》作为我国文书立卷改革的重要成果，自其以来，在档案界产生了较大的影响，各级综合性档案馆基本已按其要求进行了相应的改革。在高校领域，《规则》也同样被逐步推行开来。卞咸杰同志曾就高校领域适用《规则》问题在档案界论坛作过专题讲座，[2]并将其主要内容以《高校各类档案以件归档的实践》（以下简称《卞文》）为题在《档案管理》2010年第1期上发表。笔者对卞咸杰同志在文中所展示的创新精神和改革胆略深为敬佩，但是，对于《卞文》将该校立卷改革的经验总结为按件整理方法“以点代面，从文书档案延伸到其他类别档案”，[3]认为《规则》能够适用于高校各类档案的论断则无法认同。

《规则》所提倡的“简化整理，强化检索”的理念与计算机及网络技术空前发展的时代背景相得益彰，在文书档案领域，“卷”改“件”是对档案客观实证性的回归，尽量减少因为组卷及其相关操作引起的主观性失实和失序。笔者虽然也认同《规则》在高校文书档案领域的运用是档案整理方式的一种进步，但是，这并不能成为《规则》适用范围可以无限扩展的理由，从《规则》本身以及档案自身特点等方面考量，《规则》不适用于高校非文书类档案。

1 基于《归档文件整理规则》文本的思考

《规则》的出台，正式确立了按件整理的专业地位，却也由此引发了关于按件整理规则适用范围的不断争议，为了能够让探讨基于相同的平台，笔者认为，在思考按件整理的适用范围时，有必要对《规则》的文本意愿进行重新梳理。

1.1 《规则》制定的背景。档案整理是档案工作的重要内容之一，而归档材料的整理方法则是整理工作的核心内容。因此，关于档案整理方法的探索在我国就一直存在。大规模的立卷改革探讨开始于上世纪80年代，而随着上世纪90年代对电子文件的不断关注，关于文书立卷改革的探讨与争论越发如火如荼。回首这一段历史，其间，关于文书立卷改革的方法从“上世纪八十年代以来，以‘六特征立卷法’为基础，衍生出‘一事一卷’、‘四分四注意’、‘三个为主，五个分开’、‘三分两同’等一系列立卷法”。[4]从中，我们不难发现，不管是何种立卷方法，都是基于对文书档案的整理方法而产生，其涉及范围并没有涵盖所有类型的档案。《规则》的出台是在对文书立卷改革的探讨有了一定的成效后，集合各种立卷方法的优点而形成的一种国家行业标准。《规则》以推荐性行业标准的形式，于2000年12月由国家档案局批准，于2001年正式颁布实施。《规则》之所以作为推荐性标准推出，也是为了兼顾现实档案工作中存在的各种复杂多变的问题，避免“一刀切”的状况出现。

1.2 《规则》关于适用档案类型的规定。我国高校档案的类别基本采用了1993年《高等学校档案实体分类法》中的规定，分为党群、行政、教学、科学研究、产品生产与科技开发、基本建设、仪器设备、出版、外事、财会等10个类别，2008年，颁布的教育部27号令《高等学校档案管理办法》与之相比，仅仅是新增加了学生类档案，在实际工作中，一般会将特殊载体的声像类和实物类档案作为单独类别列出。根据高校各种类型档案的基本特点，可以大体上将其分为三个大类，一是文书档案，即党群类、行政类和外事类；二是科技档案，即科研类、基本建设类、仪器设备类、产品生产类档案；三是专门档案，即学生类、教学类、出版物类、财会类。

《规则》自身文本中，虽没有适用档案类型的明确条款，但是，其在第二部分“定义”中，认为“归档文件”是指“立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料”。王健教授据此，也将“办理完毕”、“文书档案”、“纸质文件”归纳为《规则》适用范围的“三个显性限定”。因此，从《规则》的本意来考察，文书档案应该是其适用的基本条件之一，《规则》并没有涉及文书档案之外的档案类型。《卞文》也意识到了这一点，但是，其处理的方式是在编制本校的实施细则时，将“文书档案”直接扩大为“各种纸质历史记录”，但对于这种适用范围扩大的合理性，缺乏足够的解释和论证。

2 尊重档案自身特点是整理工作的起点

档案整理工作需要以“遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用”为原则来进行，对各种类型档案自身特点的认识是探讨其整理方式的起点，也是判断各种档案整理方式优劣的基本标准，档案的整理方式只有与该类别档案的自身属性相符合才能实现整理工作的科学化。

2.1 按件整理违背了科技档案的成套性特点。高校的科技档案主要包括科研、基本建设、仪器设备、产品生产等四类档案。因为科技工作过程的完整性及其相对独立性，使科技档案的形成在客观上具有成套性的特点，这也是科技档案与文书档案的最主要区别。科技档案的成套性特点主要是指“围绕着一个独立科技项目的进行，规律性地形成了一系列相关的科技文件，这些科技文件记载和反映了该项科技、生产活动的全部过程和成果，它们之间既以不同的工作阶段相区别，又以总体的科技程序和科技内容紧密衔接，构成了一个反映该项科技、生产活动的文件整体”。[5]不管某个具体的科技项目在数量、内容和形式上有着怎样的差别，但是，它们因为同一个总体的科技程序和科技内容而相互关联，共同构成了相关科技活动的文件整体。只有将基于同一个科技项目产生的文件集中整理起来才能反映科技活动的全貌，才符合科技档案整理的基本原则要求。

因为科技档案的成套性特点，“案卷”在科技档案整理中成为一种“客观存在”，例如，同一个科研项目、同一件产品、同一个工程或设备都是统领关联科技文件材料的客观案卷形式。文书档案则因为没有明显的内容特征来客观统领卷内相关文件，容易形成不同立卷者立卷结果大相径庭的局面，这也是文书档案实现按件整理的重要原因之一。在工作量方面，由于科技档案案卷概念相对容易确定，在科技档案按卷整理的过程中不会因为组卷环节的复杂而明显增加工作量。相反，案卷作为联系科技文件之间微观历史联系的作用会在档案信息的查全率和查准率方面作出重要的贡献。综合而言，按件整理在文书档案方面因为取消案卷而带来的整理结果更加客观、整理工作量减少的优势在科技档案领域没有明显的体现。相反，如果放弃科技档案按卷整理的方法，以“件”为原则的整理方法容易造成同一科技项目文件的分散，对科技档案的完整性和系统性构成威胁，也违背了科技档案成套性特点。

2.2 专门档案需要“专门”的整理方法。高校专门档案主要包括学生类、教学类、出版物类、财会类等四类档案。学生类档案属于人事档案的范畴，而且，全国多数高校还未将学生类档案纳入档案部门管理，因此，对其不作探讨。

教学类档案是高校档案的主体，客观地反映了高校的中心工作在于培养高层次的人才。高校的教学类档案包括学生录取、考试成绩、休学转学、毕业及学位等学习管理过程中的各个方面的材料。教学类档案虽然内容复杂、数量庞大，但是，高校教学工作内容固定，分类清晰，因此，按卷整理便于集中同类的材料。在工作量方面，教学类档案往往自然地以班级或者年级的方式集中在一起，无须为材料的分类组织浪费更多的精力，这一点，也是教学类档案区别于文书类档案的重要特征。

财会类档案是在财务管理工作和会计核算活动中形成的文件材料，是记录和反映高校经济业务的重要史料和证据，主要包括会计凭证、会计账簿、财务会计报告等会计专业资料。高校的会计档案中，会计凭证占据绝大多数，且已由学校的会计专业人员以册的方式装订完毕。一册会计凭证基本都是按照时间顺序，将多份会计凭证集合起来装订而成，用“卷”显然比“件”能更好地概括这一册会计凭证档案。会计账簿和财务会计报告都具有明显的时间特征和内容特征，例如，日记账和年度财务报告等，因此，根据相关时间和内容要素组卷保存更符合文件本身特点。

出版物类档案是指高校在编辑出版报纸、刊物、图书、音像等出版物活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表及声像等载体材料。出版物类档案往往由于一个具体的出版事宜而产生，其内容清晰明确，因此，对其进行按卷整理便于集中相关内容，也不存在文书档案按卷整理中存在的内容难以概括、题名难以拟写的问题。

3 《归档文件整理规则》运用过程中一些认识误区

3.1 “件”的概念应该如何定义？按卷整理的核心在于“案卷”的组织，而按件整理的核心则在于“件”的确定。在文书档案领域，《规则》对于“件”的确立有着明确的规定，在此不再赘述。而如果要将《规则》的适用范围扩展至非文书档案，如何进行相关“件”的定义就成为问题的关键。《卞文》在处理此问题时，采取了“补充专门档案和科技档案类目中件的确定”方法，虽未作更为明确的阐释，但从其后续操作示例中可发现《卞文》中“件”确立的几个特点。

第一，带有较强的主观色彩，缺乏客观标准。不管是以件归档还是按卷归档，“件”、“卷”都作为一种组织和计量单位存在，“件”和“卷”的概念只有清晰明确并且符合约定俗成的习惯才能有效地指导具体的归档操作。《卞文》中“将档案检索中有关联的多份文件组合成一件”、“根据利用率界定件”等方法，在实际操作中对文件之间的检索关联关系和文件未来利用率高低的判断都带有一定的主观色彩，容易产生“件”的确定结果因人而异的情况，违背了《规则》制定的初衷。

第二，部分“件”的定义与传统“案卷”实质相同。案卷是指按照一定的主题等内部特征和外部特征编立的、具有密切联系的若干文件的组合体。[6]在《卞文》中，“把同一个班级学籍材料组合为一件”、“科研档案中的获奖申报材料，可把申报表、科研成果、社会影响或实际效果证明、其他材料等界定为一件”等方法中的“件”在名称上虽为件，而在内容上却具有明显的组合和集中行为，实质上，已经与“案卷”概念相同。同时，这些“件”的概念与约定俗成的“件”的概念迥异，容易造成概念上的混乱。例如，如果把一个班级的学籍材料称为一件，那其中，每个具体人员的学籍材料该用什么来称呼？

3.2 按件整理是否减少工作量？《卞文》在谈到以件归档的经验时，认为“《规则》的实施简化了归档文件整理程序，减少了工作量，提高了工作效率”，[7]在实际工作中，这一说法也成为按件整理适用范围扩大的一个重要理由。在文书档案领域，传统的文书档案按照分类组卷卷内文件整理填写案卷目录和备考表案卷装订拟写案卷题名填写案卷封面档号编制案卷排列案卷目录编制的程序来进行。而按照《规则》的要求，实行按件整理后其整理程序变为：件的确定装订盖归档章文件归类文件排列填制归档章编目装盒。两相比较，从数量上看，按件整理减少了工作环节，从内容上看，取消了难度大、争议多、耗时费力的组卷及卷内文件整理的环节，客观上，减少了文书档案整理的工作量。

在非文书档案领域，无论是科技档案还是各种专门档案，其内容往往明确涉及某个事件，或者有明确的组卷标识，因此，组卷和案卷题名的拟写变得较为容易，《规则》在文书档案整理中的这种优势就不复存在。相反，从实际工作情况来看，在档案实体的装订方面，因为装订对象由一卷文件细化至每份文件，按件整理的装订工作量没有减少反而有所增加，加之，按件整理方式中装具及装订方法一直缺少稳定有效的做法，无疑给具体工作增加了难度。例如，每份用缝纫机线装的文件，在进行数字化扫描时，就很难拆除后进行高速扫描。因此，按件整理并没有减少非文书档案的整理工作量。

3.3 按件整理对于统计和检索的意义有多大？《规则》实施以后，档案统计的基本单位由案卷变成案卷与件两种方式并存的状况，在一定程度上，给直观比较和统计分析馆藏数量带来了困难。但是，如果据此扩展《规则》的适用范围则有舍本逐末之嫌，档案整理方式的选择必须以遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，尊重档案自身特点为原则，不能因为统计单位一致性的需要而改变各种档案的最合理整理方式。实际上，虽然有案卷与件两种统计单位，但是，按照《规则》本身的适用范围而言，案卷的统计数与件的统计数都清晰地确定为馆藏文书档案与非文书档案的数量。

按件整理“优化了检索效果，使档案检索更加迅速、高效、灵活”的观点被当做是《规则》适用范围扩展的重要原因，但是，事实果真如此吗？根据笔者调查，现在的高校档案基本采用计算机检索的方式，绝大多数的高校馆藏档案目录也是建立在文件级的基础上。在手工检索情况下，纸质卷内文件目录与按件整理形成的目录体系在形式和内容完整性上是一致的。在计算机检索的情况下，在目录建设体系均建立在文件级的基础上时，按件整理的各种检索方式和效果会同样表现在按卷整理的文件检索中。但是，因为“案卷”作为联系文件之间历史微观联系的作用而存在，会把那些在责任者、来源、时间、题名等多种要素上并没有直接关联关系的文件整理汇集一起，反而给检索结果的查全率和查准率带来帮助。

参考文献：

[1]王静.对以“件”为单位立卷方法改革的思考[J].山西档案，2001（4）：17～19.

[2]卞咸杰.高校各类档案以件归档的实践——以盐城师院为例. [2009-09-29].http：///bbs/viewthread.php？tid=22808&extra=page%3D5.

[3][7]卞咸杰.高校各类档案以件归档的实践[J].档案管理，2010（1）：20～23.

[4]王健.关于立卷改革思路的思考——《归档文件整理规则》的应用与反思[J].档案学通讯，2002（3）：74～80.

[5]王传宇.科技档案管理学[M].修订本.北京：中国人民大学出版社，1998：58.