电子文件与电子档案管理精选(九篇)

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第1篇：电子文件与电子档案管理范文

关键词：电子档案；电子文件；管理

中图分类号：G271.4文献标识码：B文章编号：1009-9166（2011）0017(C)-0345-02

一、档案管理电子化

随着电子信息化社会的不断发展，现有的档案管理模式已不能适应当今社会的档案管理工作。档案管理电子化的优势已日益凸显，成为了社会发展的必然趋势。

（一）档案管理电子化是社会进步、科技发展的必然趋势

办公自动化、无纸化的进步，使档案的生成方式发生很大变化，诸如文件的起草、签发、催办、归档等运作过程在计算机和通讯线路中进行，这样档案的前身必须以机读为主要形态，那么档案也自然以机读形式存在。这些档案信息可能来自不同的机读形式，要综合系统地提供有价值的档案信息，必须有一个“去粗取精，去伪存真”的过程，使得机读形式的档案信息具有系统性、真实性、有价值性，用户才能获得更为完善的服务。因此，档案管理电子化是档案管理工作发展的必然趋势。

（二）档案管理电子化的益处

所谓档案信息电子化，就是以档案资料为主要物质对象，用微机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工，使之转化成为微机软件形式的二次文献信息供人们利用的过程。其益处主要体现在以下几个方面：第一，可充分利用和发挥现有微机的潜能，提高利用率。第二，可缩短二次文献信息的加工时间，提高档案信息的时效性。第三，档案管理电子化，信息成果可多份拷贝，将拷贝成果送到领导及各个部门，就扩大了社会影响，拓宽了服务范围。第四，档案管理电子化，可使档案信息顺利地与最新技术接轨。

（三）档案管理要适应新时期工作的需求

档案软件没有信息管理功能，缺乏通用性，已经不能满足新时期档案管理工作的需求。档案部门使用的计算机型号不一，规格各异，各自开发的软件不能互用，并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统，由于不能互调，就不能利用电脑完成信息管理工作，不能快捷地出版信息编辑成果，这制约了档案管理电子化的进程。现有的机读目录档案系统不利于资源的共享。

在我国至今还没有建立一个达到数据交换的机读目录档案系统，档案信息系统和网络建设形式各行其是，层次不一，规范性、开发性、服务性、共享性较差，不能适应档案信息资源共享的要求。标准化、规范化工作有待提高。档案管理电子化的前提是基础工作的规范化和标准化。但由于历史原因，档案业务基础差，案卷质量不高，特别是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差；档案自动化工作尚无统一标准，无法全面实施、推广统一标准，这也制约了档案管理电子化。

现有的档案管理模式不能适应电子化发展。档案的技术标准、组织工作程序标准未从计算机信息处理技术特点和发展考虑，越来越多的归档“文件资料”是磁盘、光盘，现行的档案整理、分类方法、著录标准及有关规定已不能完全适应。

二、对电子文件的认识

信息技术领域的电子文件是指通过计算机进行操作，传输、存储等处理的数码序列，从社会生活的角度来认识，电子文件是人们在各种活动中使用电子计算机作为工具，产生的一类数字化形式的记录。按电子文件产生的工作领域，可将其分为两种：一种是记录人们在办理公务，处理一般事务或交流信息过程中产生的电子文件，例如，OA（办公自动化）电子文件、E-mail（电子信件）电子文件等，它们多以文本、图像、声音或影像等形式存在；另一种是记录人们生产或科研活动的技术性电子文件，例如CAD（计算机辅助设计）、CAM（计算机辅助制造）等生成的电子文件，它们多以光栅图或矢量图等形式存在。

计算机应用的迅速普及，电子文件的生成量已经非常可观。在中国较大的省、部级政府机关办公自动化网络中，每年约生成两，三万份电子文件，这些大量的电子文件，给人们的生活和工作带来了巨大的变化。中国的档案工作者逐步认识到，电子文件在许多方面不同于以往的纸质文件，如果使用或保管不当也会给人们带来严重问题。

国家科委将CAD电子文件的管理方法研究工作列入了国家“八五”规划，国家档案局于1996年成立了电子文件归档问题领导小组，并由国家档案局科研所牵头成立了课题组，组织科技人员对电子文件的特性和管理方法进行研究，《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》的国家标准已完成报批稿，正在进行试点工作，目前课题组正在制定我国的档案行业标准《电子文件归档与电子档案管理方法》。

三、电子文件归档管理上遇到的问题

据了解，在很多办公自动化系统设计时没有档案工作者参与，或者因档案工作者缺乏相关知识无法参与意见，使得电子文件从生成到归档存在着不少问题。已经发现，一些部门的电于文件管理不严密，存在被删改的可能；还有的单位由于存储器的容量问题，使新产生的电子文件可以不断地覆盖旧的电子文件，造成电子文件的不完整；有的存储过于分散，未实现集中脱机保管，计算机系统如出现问题，电子文件可能丢失；还有的单位未考虑电子文件与纸质文件共同归档管理的适当办法；甚至一些单位采用了“无纸”办公方式，由于对电子文件管理存在隐患，可能造成更为严重的后果。以上问题，如果在电子文件归档时才考虑就已经无法挽回了，下面对一些主要问题进行分析介绍。

（一）网络是电子文件的生存基础也是引起管理问题的根源

电子文件之所以涉及范围迅速扩展、数量急剧增加，最主要的原因就是计算机网络化的快速发展。计算机网络的发展在短短几年中就深入到世界的各个角落，可以想象，网上的信息量无疑是天文数字，何况互联网络还正在高速发展过程之中。

（二）技术发展和更新过快，造成电子文件长久保管的困难

日新月异的多媒体技术使电子文件的技术环境及存储结构更加复杂。如果只限于单纯的字处理范围，电子文件信息处理的标准化程度还比较高，而且技术环境的复杂程度也有限，但是伴随着多媒体化，电子文件就成了很复杂的多种信息的混合物。例如，为适应办公习惯，在字处理文本上，可以签署具有图形属性的手迹批示，甚至声音批示，使同一份文件的不同信息存放在不同地点或不同的数据库中。又由于技术更新太快，非标准信息必然增多，使电子文件离开了特殊环境就失去了可读性。

（三）保证电子文件的真实性、完整性、可靠性的技术难题很多

第2篇：电子文件与电子档案管理范文

关键词：电子档案管理；传统档案管理；区别；医院档案

随着我国科学技术水平的迅猛发展，电子文件档案化管理方式被社会企业广泛推广和使用，因为传统的档案管理已经不能满足社会现代化的发展和需要，但是电子文案档案化管理又不能完全取代传统的档案管理。因此，针对电子文件档案化管理和传统档案管理特点的不同，将其在医院档案管理中的应用进行分析，找出二者之间存在的差异性。

1 电子文件档案化管理的概述

电子档案管理是在传统纸质档案管理的基础之上被广泛开发应用出来的，从电子文件档案的本质体征来看，它是利用电子计算机等网络手段对档案进行管理、归纳和分类的一种形式，这种办公自动化的管理方式可以有效的使电子文件完成自动化和社会化的管理模式。这种模式适应现代社会发展，能为医院的档案管理工作提供实时准确、方便快捷、高效的档案信息内容[1]。

医院档案部门经过用电子计算机等先进的技术手段对档案信息内容集中管理，并把档案中的内容进行系统保存，存储成符合要求的电子档案。然后再由相关的档案管理人员进行分类和整理存储到磁盘中，在必要的情况下要对其进行备份保存。电子文件档案化管理，需要对使用者进行确认，然后为档案部门提供方便的信息内容查询途径。

2 电子文件档案化管理的特点

电子文件档案是在社会生活中不断发展起来的，它是指通过电子计算机网络磁盘等设备进行存储和分类。电子档案既与传统纸质档案相对应，又与其相互关联，电子档案是通用的电子图像文件集合，通常是以案卷为单位的。电子文件档案中主要包含电子图表、报表、文件以及电子图书等。

电子文件档案化管理和传统的档案管理存在差别，因为电子档案一定要经过计算机网络进行复杂的编程和解码之后才能被供给使用。电子档案中的内容可以被粘贴复制存储到不同的媒介之中，比如优盘、磁盘等。当医疗工作者想对其进行利用时，就可以利用电脑等设备对它进行调出然后查阅出相关的档案信息内容。与传统档案化管理相比，电子文件档案化管理有如下几个特点：①传统的纸质档案内容比较直观，医护人员不用借助其他设备进行查阅。而对电子档案进行查阅时，一定要借助现代化的办公设备，比如电脑、手机等才能查阅利用。②传统的纸质档案在进行传送交接时，需要通过人工进行传送。而电子档案就可以直接利用电子计算机等设备进行传送和处理。③传统的档案在使用时，会受到时间和空间的影响。但电子档案的使用可以达到共享性，不受时间、空间以及距离等问题的影响。④传统的纸质档案的保存环境比较复杂，而且需要占用一定的空间。而电子档案则不同，它不需要相应的保存场地，但是电子档案在进行保存时需要防磁性能条件比较强[2]。

3 电子文件档案和传统档案管理之间的不同之处

3.1在归档方式上的区别 传统档案管理在归档时需要医院档案管理人员进行整合、编码和分类，需要花费大量的时间和人力，它有相应的载体，在工作人员进行编辑的过程中，出现错误更改起来比较困难。而电子档案则不同，它需要工作人员使用计算机网络进行技术编码，操作起来比较节省时间，但是电子档案的载体却不能固定，工作人员在操作的过程中可以不留痕迹的对信息内容进行修改，这样就会使得原始性的文件缺乏可靠性。为此，电子档案在归档的过程中，要在传统档案管理的经验基础上进行身份和信息验证，减少在传输过程中出现错误，以此来确保档案文件的真实准确性[3]。

3.2在归档时间上的差别 传统文件档案管理在归档时间上比较单一，需要系统的时间规定和期限。而电子档案在文件整合后，医院档案管理人员可以对其进行随时归档，还可以对计算机等设备进行设置归档日期，在某一时期进行统一归档，文件形成以后计算机网络会自动整合和分类，方便使用者查阅和使用。电子档案的随时归档性，能够减少文件漏归等问题的出现，快速便捷，提高档案利用效率。

3.3在文件分类、编目等管理方式上的区别 传统档案管理在分类和编目过程中，需要工作人员进行人工系统操作，需要档案工作人员的工作劳动强度较大。而电子文件档案管理有其自身的特殊性，它可以直接对档案文件进行分类和编目。在技术条件允许的情况下，医院档案管理工作人员在编辑过程中可以安装检索工具，以方便日后医护人员对档案信息的检索和查询，进而减少档案工作人员的劳动时间。

3.4在保管方式上区别 传统档案管理在保管方式上，需要相关的档案存储室，档案工作人员需要对档案管理存储室进行定期检查并打扫。而电子档案管理需要工作人员把档案文件信息存储到档案管理中心的相关设备中或刻入到光盘中由相关工作人员进行保管和整理，占用空间小保存时间久[4]。

3.5在查询使用方式上的区别 传统档案管理在查询使用时，需要医院档案管理人员进入档案室进行翻阅查找，查阅的过程比较复杂。电子文件档案在查询和使用时，它只需要档案工作人员注册相关登记手续，然后在档案管理中心进行登陆就可以对档案文件进行查阅和使用。

4 结论

综上所述，科学技术水平的不断提高，为电子文件档案化管理提供了技术支持，但是从医院的档案管理来看，电子档案管理并不能完全取代传统档案管理，传统档案管理方式要为电子档案管理提供基础经验。尽管目前的电子文件档案化管理在医院档案管理中存在着一定优势，但是电子档案在管理过程中也存在一定的弊端，需要传统档案管理对其进行辅助，才能够使得档案文件更好的服务于医院工作人员。因此，即使电子档案和传统档案存在差别，但是要让他们共同发展服务于医院工作的需要中。

参考文献：

[1]王碧英.论电子文件档案化管理与传统档案管理的区别[J].管理与财富，2011，09：43.

[2]刘金兰.对电子文件档案与传统档案管理"双轨制"的认识[J].山西档案，2012，S1：9-10.

第3篇：电子文件与电子档案管理范文

一、保真性

我们经常使用的电子文件大都是通过对纸质文件的扫描得来的，在这个过程中，电子文件可以保证其内容、逻辑结构和背景信息的真实性，而且不会因为文件传输、存储、迁移而发生内容的增损。人们利用这些具有真实性的文件可以很好地还原历史，回复事物本来的面貌，当然，值得肯定的是，电子文档的真实性还能有效保存其在法律上和行政上的可靠性。虽然相对于传统的纸质文档的管理，电子文件比较难以保证其真实有效性。这就对管理者提出了较高的要求，他们必须采取一切安全可靠的方式来实现电子文档的可靠性。例如通过建立可靠的识别系统来限定接触电子文件的操作者，以及开启操作日志控制管理；等等。管理者在管理电子文档时必须注意的是要时刻关注电子文件的有效性和原始性，因此需要采取以下措施：按照纸质归档方式对电子文件加以管理，通过管理人员特有的方式进行特别管理，并要求所有管理人员严肃对待，加强电子文件的管理力度，严格检查出入归档的登记表，以确保电子文件的有效性和原始性。此外，采用逻辑归档方式管理文档时，要严格按照已经记录好的信息记载形式、批准时间等与实际文件相互对比，并利用现代科技对其可靠性进行分析，加强对这类特殊文档的管理。最后，管理者要对电子文档的版本审核并归档，纸质文档在最后过程中，管理人员会对其成稿进行分析，图形文件如果在检查过程中出现修改，也会将这部分新增的部分与原先的图形比较一致，再进行存档；如果管理者所使用的高科技方法相对比较完美，那么我们必须使用电子签名以及安全控制等技术手段对电子文件档案进行安全归置，这样才能够做到对电子文件的真实性的有效确认。所以对电子文档的审核并归档也设计版本比较问题。

二、圆满性

电子文件要想真正实现价值，一种最重要的条件就是保证圆满性，这是档案管理工作者必须要学习并掌握的技能。电子文件的圆满性，即是保持其完整性，要做到这一点，我们需要注意三个方面：第一，要保持电子文档数量和内容的完整，不应该有缺损，尤其在恢复其原来面貌之后，一定要确保新的电子文件与原来的在内容上有联系而且没有讹误。第二，保证电子文档内部的各个部分都没有缺失，保障文档内部的结构不是割裂的，内容是具有统一性的。第三，要保证电子文件与其上层文件在结构和内容上具有一致性，没有缺损。依据此前保护纸质文件的经验，我们可以得知，要想保证电子文件的完整性，最重要的是依靠强有力的法律法规支持，政策上绝对不能松懈，要严格改善现有的管理方法，并在此基础上通过各种技术措施来采集信息与数据，尤其是在管理电子文件的过程中，要依据其具体内容建立行之有效的制度，在此制度的指导下，收集资料定会较之以前事半功倍，从而更有利于保障电子文件的圆满性。

在处理电子文件保存与运输的过程中，我们必须对必要信息相关项目制定出严格地有规范的要求，并时时根据储存的变化进行登记。搜集到的背景信息数量肯定是繁多而芜杂的，更有甚者出现诸如形式上的图像文字的交叉，所以有必要在规范化管理上有所加强。设计者在设计电子文件系统时，应该充分考虑系统运行过程中自动链接相关信息，包括文字信息和图像信息，即是其存储在不同的地方，也应该能够共存于同一系统之中，这就对电子文件系统设计提出很大要求。还应该注意的是保持电子文件原有数据的规范管理，要求每一次归档和移交时都应该对元数据进行检查，以免数据流失。

三、易读性

电子文件的可读性是要求文件经过迁移等处理后依然可以为人们识读、可以以理解的方式输出，而且对其真实性无损。这一特性是其保存的价值所在，如果迁移之后的文档不能被继续阅读，那么对其接受者来说就没有任何意义了。电子文件的可读性要想获得保证，必须将严肃对待坚持到管理的全过程。在整理电子文档时，应该根据不同电子文件的不同类型分类整理。以及相关法律法规建立行之有效的措施，并使用相应的技术规范保障。整理电子文档的有关部门应该每年都进行检查更新，要确保每一份电子文档的读取、处理有完备的保护，设备环境更新时要确认新设备可以读取原来的电子文件，如果不能读取，要及时对就文档进行载体转换工作，同时对原有文档继续保存不低于三年。达到保留期后，可以将原有电子文档清除，重复使用其载体，不可清除的文件应该加密处置。一般情况下，管理人员每两年要对磁盘进行抽样机读检验，每四年对关盘进行抽样机读检验，抽样率不低于10%，一旦发现问题，立即处理。相关档案部门应该将每次抽查结果登记到《归档电子文件管理登记表》中。

四、安全性

依据相关法律法规，档案馆需要永久保存档案，这是为党和国家的科学文化事业服务的专门机构之一，对于利用档案资料进行科研工作的部门提供有利条件。我国的档案馆作为国家管理机构，保存有关党和政府机关资料的部门，有着保存电子文件的责任和义务。所以，有关档案管理部门必须要确保档案的安全性。电子文件产生及的基础是借助于互联网、电脑、优盘等进行存储的，但这里也是发生文件丢失的经常之地，由于受到黑客攻击而引起的数据丢失情况非常多见，管理措施力度不够致使信息丢失，技术制度的弱点无法保障数据安全等问题层出不穷。管理数据时，不但要严格对有害入侵行为的防范，还要加大对认为疏忽的治理，对已发生事故及时补救，从而保证畅通、稳定的保存环境。只有网络和系统安全了，电子文件才能得到保障。

第4篇：电子文件与电子档案管理范文

关键词：电子印章；电子文件；档案管理；管理模式

随着网络数字信息技术的普及，高校行政管理相关文件通过校内OA办公系统（Office Automation）和校园通信网络进行传输和处理，这种无纸化办公的信息化管理模式，在极大地提高工作效率的同时也产生了大量的电子文件。目前，高校档案部门处于档案“后管理模式”，电子文件仍需通过纸质输出，文件的有效性需要通过加盖实体印章和手写签名来证实，纸质档案归档后，通过扫描、上传等手段捕获电子文件，这种滞后的工作模式极大地影响了电子文件归档的工作效率。

《中华人民共和国电子签名法》使电子印章的应用在法律上得到承认，电子印章技术将改变档案信息化断代的现状，使电子文件管理得以接续。因此，如何在纸质文件和电子文件“双轨制管理”的模式下，建立起合理规范的电子文件管理模型不仅在理论层面是一个创新研究课题，在实践层面也给档案管理部门带来了全新的挑战。暨南大学相继在学校OA办公系统中引入电子印章技术，完成档案管理系统与OA系统应用集成。本文以暨南大学电子文件管理实践论证基于电子印章技术的OA系统与档案管理系统应用集成和集成后的电子文件管理模式。

1 电子印章概念及其研究趋势

电子印章分为电子公章和电子签名，是以先进的数字技术模拟传统实物印章，与实物印章加盖的纸质文件具有相同的外观、有效性和相似的使用方式。国务院办公厅印发的《电子公文传输管理办法》中提到电子印章已经在我国政府内部开始使用，并在机关内部一定范围内具有有效性。暨南大学使用的电子印章，由制章单位授权制作并进行有效性的认证，属于内部认证电子印章。内部认证的电子印章同样是数据加密技术加密，能够证明文件是否被修改过，保证文件真实完整性。

笔者使用CNKI中指数查询对比，以“电子文件管理”与“电子印章技术”为关键词调查其学术关注度，发现2004年后对电子印章技术研究的关注增长显著；电子文件管理则为当下学者普遍关注的学术问题。具体而言，西方国家政务工作模式与我国存在国情差异，大多数西方学者的研究集中于数字签名认证系统功能模块方面，一般以限制非法登录和用户权限的非法冒用，确保一个通信过程的合法性和保证合法通信过程中通信内容的可信性为主体，以及用数字签名来保障公文合法安全性和完整性为重点的研究模式。而中国的研究者大多集中于电子印章技术实现和电子印章系统开发实践方面，也有集中于数字技术安全完整保障方面和各行业系统中的应用探索。这些研究以倚重技术为主要特点，倾向于技术层面研究；还有一些研究从理论角度，通过探讨电子文件和电子档案管理现状提出电子文件全程管理实践层面难点和途径；或是基于电子签名法探讨电子文件归档管理的影响和策略。

综而述之，这些研究忽视了关键性管理机制和模式，技术和管理脱钩，不能很好地切合实践，从源头上保障电子文件及时归档，发挥档案部门对电子文件前端控制和全程管理优势，切实提高档案工作效率。

2 电子印章技术下的电子文件管理模式

2.1 电子印章技术使用前的电子文件管理模式及其局限。在暨南大学档案管理系统与学校OA系统集成前，学校电子文件管理通常采用磁盘导入的方式。首先根据档案管理系统著录项导入电子目录；再对OA系统流转打印生成的文件加盖实体印章，并进行扫描；最后通过档号或者文件号上传到档案管理系统所在的服务器，挂接到档案管理系统中。调阅和查询到的电子文件属于纸质文件的数字化副本。这样的档案管理方式繁琐复杂，而且造成不必要的信息冗余，即在OA系统中存在着大量不被档案管理系统调取的电子文件和元数据信息，同时又通过大量的数字化工作扫描内容相同的纸质信息。

此模式的局限性：①无法确保电子档案的真实性、准确性和完整性。扫描进入档案管理系统的电子文件与OA系统中生成的原生性电子文件在内容和格式上存在不一致和缺页的问题，都会导致电子文件在真实性、准确性和完整性上存在不确定性。②无法确保档案录入条目与数字化电子文件准确对应。纸质文件的扫描工作繁琐容易出现疏漏，难以避免挂接时电子条目与数字化电子文件不对应的情况。③无法控制电子文件及时归档。机关各部门整理归档纸质文件和档案馆人员扫描和上传的及时性没有明确的保障机制，滞后的归档管理模式极大地影响了工作效率。

2.2 电子印章技术下OA系统与档案管理系统应用集成的电子文件管理模式。暨南大学OA系统采用B/S模式，系统由表示层、功能层、数据层组成。电子印章系统通过印章服务器向学校OA系统的用户提供基于web的签名盖章服务，让用户实现对电子文件的电子签章、文档数字签名和签名验证等行为，为OA办公提供技术保证。档案管理系统在与异构的OA系统集成时，采用EAI系统集成方法。这种方法主要是通过“中间件”实现的，结构如同星形结构，如图1所示。EAI系统集成方法起到系统程序间协调点的作用，能帮助系统与系统之间的无缝连接，实现执行集成系统相互间的消息交互、聚离、分散、转换等的复杂操作能力。

2.3 电子印章技术运用后的新电子文件管理模式。按照电子文件的形成、流转和归档流程，暨南大学在电子印章技术应用后的新电子文件管理模式可分为三个阶段，分别是：电子文件生成阶段、电子文件归档阶段和档案馆接收阶段。

①电子文件生成阶段。文件在一个或多个机关单位部门内流转处理完毕之后才能进行归档，OA系统内流转的属于现行文件，在此阶段各单位审批完毕时需要对电子文件进行加盖电子印章处理，跨单位加盖电子印章时，采用网络方式传输，无需打印实体文件到各个部门加盖实体印章，大大提高办公效率。一般电子印章的印章图片、印章证书等存放在一个可靠的介质（通常为带智能的USB KEY）内，当介质连接客户机进行数字签章时，需要输入密码，充分保护信息的安全。盖章人的相关信息与操作事由、操作时间将会一同归入档案管理系统中，电子文件签章后，电子文件在OA系统内的流转基本结束。

②电子文件归档阶段。电子文件流程在OA系统内流转完毕后，将由校打印室统一打印，并由OA系统控制打印份数，控制有法律效力电子文件的出口。各单位主办人根据档案管理规范进行整理和归档工作，同时需要对电子文件进行“组卷”操作，需要注意的是归档的纸质文件与电子文件需要进行内容和顺序的比照，确定两者完整无误和逻辑对应。归档后的电子文件便转化成不可编辑的PDF版式文件，同时生成包含电子文件内容的描述信息与封装信息，保障电子文件的真实完整。

③档案馆接收阶段。档案管理系统通过应口，自动接收由OA系统产生和归档的电子文件，这些由各单位预整理的电子文件将存放在档案管理系统的临时库中。同时，整理好的纸质档案由各单位主办人送到档案馆，档案部门人员进行审核和接收，确认接收档案进馆的档案数量后，对存放在临时库内的电子文件信息进行内容信息、保存描述信息的再组织。档案馆授权相关工作人员对文件信息进行封装，其过程即是系统自动对文件信息进行数字签名固化电子文件信息的过程，保证电子文件的真实和完整并同纸质档案一一对应，最后将这些电子文件归入档案管理系统的永久库中，并标注纸质档案的库房位置方便查找利用。

至此，整个电子文件从生成到归档、移交至档案馆的全过程完毕。在整个过程中，电子文件归档与移交需要与实体文件同步进行。

3 电子文件管理新模式的效益与优势

3.1 确保电子档案的真实性、准确性、完整性和有效性。在新的电子文件管理模式中，电子文件归档后，系统将可编辑的Word文档转化为内容和格式都不可再更改的版式文件，并加盖具有法律效力和符合单位规章要求的电子印章，带有电子印章的电子文件将自动归档入档案管理系统中；纸质文件在归档后直接打印出来并整理归档。确保电子档案的真实性、准确性、完整性和有效性。

3.2 扩展档案管理的著录条目。档案管理系统中的著录条目不仅包括检索信息，还包括电子文件形成过程中所涉及的各个要素，保证了电子文件的凭证性。OA系统与档案管理系统著录条目对接，著录条目保存了相关的文件流转信息和元数据项。档案管理系统提供多级多项著录信息，提高检索效率。

第5篇：电子文件与电子档案管理范文

我们常常说机遇与挑战并存，在当今，我国的档案管理就面临这样的新机遇，信息技术的发展和应用给政府和机关办公带来了全新型网络化办公方式，同时也给电子文件与传统的纸质文件办公如何融合的问题带来了新的研究课题，即在现在的电子信息技术飞速发展的时代，处在网络环境下的“无纸化办公”，无疑给档案管理带来新的机遇。

那么如何应用现代信息技术促进档案管理的发展，又如何应用无纸化办公来有效地提高档案管理效率？这是新的课题，新的机遇，更是新的挑战。

当今计算机信息技术的飞速发展，为档案管理工作现代化提供了广泛的应用空间，同时，无纸化办公也对档案管理工作提出了更高的要求。

无纸化办公即办公自动化。办公自动化是利用技术的手段提高办公效率，灵活的电子公文传阅流程替代了以往的纯手工化流程，使各类文件直接通过OA办公自动化系统迅速而准确的传达到指定目标，进而实现办公的自动化处理。该系统是上世纪70年代中期发达国家为解决办公业务量急剧增加对企业生产率产生巨大影响问题的背景下发展起来的一门综合性技术。它的产生对办公方式的改变和效率的提高起到了积极的促进作用。

毋庸置疑，OA办公自动化系统节约了办公经费，办公纸张的用量和打印设备的耗材大大减少，节省了财力，更减少了人力浪费。由于收到的所有红头文件均通过文件自动扫描仪扫描成电子版本，和收到的电子公文一起均由文件管理人员直接登记到OA办公系统的收文管理栏，并呈送给相关领导进行阅批，整个过程完全实现了无纸化，省略了大量文件的打印、装订、粘贴、手工分阅、回收保存等环节，使办公变得极为方便。

无纸化办公给档案管理带来的新挑战

一是档案部门参与归档工作的新挑战。办公自动化已经是无纸化办公，与以往的纸质文件归档既有相同的地方，又有不同之处。相同的地方是归档流程相同，但归档的介质有所变化，转变成电子文件，与纸质介质不同。档案管理人员怎样参与归档工作呢？还需要由档案管理部门起决定作用，档案管理部门档案种类繁多，办公自动化产生的文件只是档案部门文书档案整理归档来源中的一小部分。档案部门如果已经实现档案信息化，借助电子信息技术作为查询检索档案的辅助手段，可以将档案信息管理系统与办公自动化系统衔接起来，使用接口程序将电子文件导入档案信息管理系统的待归档临时库，由档案管理员登录档案管理系统对电子文件进行立卷归档工作。如果档案部门没有实现档案信息化，一般办公自动化系统中都包含档案管理功能，可以在办公自动化系统中参与电子文件的立卷归档工作。同时归档仍然需要包括纸质文件的归档。所谓“无纸化”只是相对的，电子文件归档应当与纸质文件归档并存，并相辅相成不可分割。

二是电子文件归档法律效应的新挑战。电子文件，是能被计算机系统识别、处理，按照一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网络上传送的数字代码序列。档案管理部门对电子文件进行整理归档后，档案查询更加方便快捷，文件提档更加便利，但电子文件的法律效应却受到了挑战，那么，确保电子文件归档后仍然保持其法律效应和依据已经成为档案管理部门在信息化管理中的一个崭新的课题。

电子文件归档保存后，应用数字水印、数字签名和数据加密技术能够对电子原件进行保护。通过数字水印技术使电子文件在利用过程中的版权受到保护。数字签名技术鉴别电子文件是否被非法篡改。数据加密技术对电子文件进行加密压缩保护，防止非法拷贝打开。通过这些软件技术，使电子文件的法律效益得到保护。

对电子文件加盖电子档号章保证其归档依据。电子文件进行分类整理归档后，通过软件技术读取电子文件机读数据自动生成电子档号章，保持与纸质文件归档工作的一致。包含电子档号章的电子文件能够更好的体现档案的法律依据。

三是电子文件档案利用的新挑战。电子文件的查询利用将是现代化档案管理工作的重要组成部分，档案只有充分的得到利用才能体现其应有的价值。电子文件查阅利用需要完善的流程管理和制度，查阅权限能够分配、控制，对开放的电子文件自动记录利用效果统计；档案利用人员能够申请查阅，提交的查阅申请能够实现流程化，并实现多级审批，档案管理人员能够审批的可以直接审核，需要提交领导批准的电子文件则需要进行多级审批；审核后的电子文件在授权时间允许范围内能够进行利用效果登记，利用到期后自动收回权限取消授权。电子文件在线查阅必须有很好的控制功能，必须在档案部门规范的查阅环境下进行阅读，不能由其它软件打开阅读，避免查阅人员随意进行下载保存。电子文件打印功能应进行授权控制，授权打印应当使用数字水印技术对电子文件版权进行保护。

档案利用需要借助现代化的管理手段为档案管理部门提供方便快捷、科学的管理方法，使档案资源得到充分利用。

四是电子文件保管的新挑战。电子文件整理归档后，能够借阅和利用，但由于电子文件本身载体和存在方式发生了根本性的变化，这给档案管理部门带来新的管理规范。

由于电子文件存储的特殊性质决定了其保管的特殊性，电子文件的保存不单是存储在电脑服务器硬盘中，为保证电子文件的安全性，避免由于计算机网络、病毒以及人为错误操作对电子文件造成破坏或丢失，最重要的工作就是数据备份和恢复工作。数据备份包括对数据库的备份和对电子文件的备份，并且要能够借助软件系统按照设定的时间段自动备份和增量备份，而且还需要对备份的数据进行刻录保存，有条件的还可以进行异地备份，保证档案数据和电子文件的绝对安全。

第6篇：电子文件与电子档案管理范文

随着计算机技术在企业生产经营中的广泛应用，电子文件的数量和重要性与日俱增。想要合理高效的利用电子文件，使其在企业发展中起到积极的作用，就应该在企业管理中重视电子文件的归档工作，加强对归档工作的组织和管理，建立起科学合理的归档方案。

【关键词】

电子文件；电子档案；归档；管理

在现代商业中，计算机技术在企业生产经营中得到了广泛的使用，电子文件的数量也急剧增加，并且发挥出了其方便快捷、便于保存和查看的特点，这些特点是传统纸质文件所不能比拟的。然而，随着电子文件数量越来越多，其归档工作在企业管理中所占的分量越来越大，重要性也逐渐凸显出来。想要让电子文档在企业发展中起到积极的作用，科学合理的归档方案必不可少。

1 忽视电子文件归档工作，会对企业管理产生不良影响

很多企业的文件收集、归档工作还沿用着传统的档案工作方式，对纸质文件的整理和归档非常重视，对电子文件却不太重视，很多重要的文件资料都保存在各个车间、设计室和办公室的计算机中。这将造成企业重要档案的缺失，对企业的管理工作产生如下不良影响：

1.1 研发成果得不到妥善的收集和管理

很多企业的科研和设计成果都保存在电子文件中，而这些文件中的很大一部分，都没有得到完善的保管，而是随意放在各个设计室和研究室的计算机中。一旦这些计算机发生故障或感染病毒，或者计算机的主人在发生职务变动的时候进行没有很好的交接，就有可能造成电子文件的丢失和损坏。而这些珍贵资料的缺失，也会使企业的科研和产品设计效率降低，造成经济损失。

1.2 阻碍资源的共享

便于保存和查看是电子文件最突出的优点之一，也是传统纸质文件无法比拟的。但是，如果不能对电子文件进行很好的归档，就必然会阻碍员工对现有资源的查阅和利用，严重影响工作效率，延长科研周期，妨碍企业发展。

1.3 搅乱企业的工作流程和生产流程

每个员工或团体在企业中担任的职务不同，所需要负责的工作也不同，他们保留的文件自然也会有所差别，而同一项工作所产生的电子文件名却通常极为相似。如果忽略电子文件的归档工作，这些同一项工作中不同流程所产生的电子文件就极易混淆，一旦被用错，就可能在企业生产经营中造成严重的后果，带来经济损失。

1.4 企业商业安全得不到保障

想从一个管理不严格的公司电脑中拷贝走电子文件极为简单，一旦有重要的科研设计成果或是经营企划方案被盗走，将直接威胁到企业的生存。

从上面几点我们可以看出，忽视电子文件的归档工作，将对企业管理产生不可估量的负面影响。因此，加强企业电子文件归档工作刻不容缓。

2 应切实加强企业的电子文件归档工作管理

由于电子文件本身具有数量多、内容杂、保存分散、极易复制与丢失的特点，电子文件归档工作确实有一定难度，如果沿用传统的档案工作方式，就难以做到归档及时、资料齐全完整。因此，应从下面几点入手，切实加强企业的电子文件归档工作管理。

2.1 提高对电子文件归档工作的重视

在传统的档案工作中，对纸质文件的验收和归档比较重视，但是对电子文件却多有忽视，也有些企业会将重要的文件打印出来归档，然后就对电子文档不闻不问了。这样极易造成电子文件和对应的纸质文件不符，在继续工作时，需要花费大量的时间进行核对，稍一不小心，就可能在后续的工作中出现差错。

因此必须提高对电子文件归档工作的重视，档案管理单位必须有接收、管理电子文件的设施和相应平台，并且制定出电子文件归档的相应规章制度。只有提高了对此项工作的重视，才能真正对电子文件做到有效管理，高效利用。

2.2 及时归档，定期审核

电子文件便于修改、复制和查阅，这使它在现代企业生产经营工作中得到了广泛地使用，但同时也造成了大量的无用资料。有些不完整或被修改过的资料甚至还会对生产经营工作造成负面影响，带来经济损失。为了避免这种情况，各部门应在完成电子文件的最终审核时，及时将它传送到档案管理部门，同时将自己计算机上的无用资料删除。档案管理部门在收到文件后，也应对其进行及时的整理、检查、归类，在达到一定数量或某一方面工作告一段落时，应将电子文件集中保留到光盘上，并复制备份，避免因设备损坏而造成档案丢失。

同时，档案管理部门还应定期对归档的电子文件进行审核。如果发现疑似重复的文件，应及时与提供此档案的部门联系，鉴定出真实有效的文件加以保留，同时删除无效文件。如有文件损坏或缺失，也应及时检查备份文件，将其补全。如果备份文件同时被损坏，应及时与提供此档案的部门联系，争取将档案补全。

2.3 重视档案管理设备和平台的维护

电子档案是企业档案的重要组成部分，档案管理部门有义务保护它的完好。因此，应重视档案管理设备的保养，定期检查归档光盘，确保能顺利读出。保证归档光盘不被擦洗、划刻、折叠和污染，如果归档光盘出现损坏，应及时取备份复制保存。同时要注意档案管理部门所用计算机的杀毒工作，避免因感染病毒导致计算机崩溃，为档案管理工作带来损失，甚至对公司档案造成毁灭性的破坏。

另外，应定期对档案管理平台进行维护，避免因平台出现故障造成档案上传工作的中断，甚至造成档案丢失。

3 加强电子文件档案的使用

重视电子文件归档工作，加强对电子文件档案的管理，是为了充分发挥电子文件的作用，使它能在企业发展中起到推动作用。因此，管理电子文件档案不应只注重“收”，还应注重“发”。可结合企业的工作，在档案管理平台上存放一部分档案的复制文件，便于员工查阅参考。但要保证存放在档案管理平台上的文件必须有已刻盘的原件，同时，存放在平台上的文件不能再作为档案被归档刻盘，这是因为档案管理平台上的文件极易被修改，无法保证其正确性和完整性。

但由于电子文件有易复制易修改的特性，档案部门应特别注意在借出电子文件时，尽量不出借存档光盘，而是从档案管理平台发放档案。这是为了避免存档光盘在传递过程中被损坏或丢失，同时也可以保护电子文件不被擅自修改或删除。

在档案管理设备更新时，应及时对归档文件进行同步更新转换，保证归档文件可以顺利读出。

现代计算机技术的发展一日千里，电子文件的归档管理工作也应随着技术的进步进行调整。只要做到提高重视、定期检查、及时更新，电子文件就一定能在企业的管理和发展中起到积极作用。

【参考文献】

[1]牟小萍，陈其玲.浅议电子档案管理[J].铝加工.2010（06）

第7篇：电子文件与电子档案管理范文

随着办公自动化应用进程的加快，在日常工作中高效、准确地处理各种信息的工作方式会形成大量的电子文件，这就给文件的档案管理工作带来了更高的要求。目前纸质文件的档案管理的目标和要求是相对完善、明确的，但电子文件档案管理缺乏严格有效系统的管理办法，加强电子文件档案有效有序管理迫在眉睫。笔者认为，电子文件同样涉及到保密、安全、管理、归档、利用等问题，应认真把握电子文件的特点，分析其档案管理规律，结合办公自动化的要求，完善各项制度和技术规范，不断推动电子文件的档案管理和有效利用。

1 电子文件的重要性

首先，做好电子文件的档案管理工作有利于国家信息化建设的健康发展。近二十年来，电子信息技术取得飞速发展。办公自动化、标准化、网络化日趋完善，文件从产生至处理结案几乎可以不使用纸和笔。因此，电子文件的档案管理工作已经成为国家档案工作、国家电子政务建设的重要组成部分。

其次，电子文件的档案管理工作做得如何将直接影响电子档案的真实、完整、长期可读。电子文件同纸质文件一样具有形成阶段、管理阶段、处置阶段。而电子文件的处置阶段即是文件归档，应由档案部门进行集中统一管理归档，这是《中华人民共和国档案法》规定的有关要求，也是电子文件形成的必然选择，有利于国家记忆的长久传承。

最后，做好电子文件的档案管理工作，可以更加准确、快捷、安全、完整地向用户提供各种方式的服务，满足用户需求，也可及时发现利用系统中的弱点与不足，调整和改进工作方法或技术措施，使电子文件档案信息最大程度的被利用起来，为电子文件的档案管理工作提供更高的使用价值和基本条件。

2 电子文件的整理

电子文件整理时应根据文件整理目标和规律，借鉴已相当成熟的纸质文件整理程序方法和原则，将收集积累的电子文件分门别类进行清理，为归档做好准备工作。

2.1 电子文件的组织

在电子文件形成后要及时进行收集、整理、积累、归档工作，防止文件丢失情况的发生，也就是将零散的、杂乱的电子文件通过分类、标引、组合，使电子文件存储格式处于一种有序状态。文件名称、文件号、分类和隶属编号、密级等电子文件的著录标引应由档案部门的归档人员来完成。

2.2 建立数据库

电子文件在数据库中是以虚拟方式存在的，应建立“虚拟文件库”。经过分类、划分和排序后，依次将电子文件登记在“虚拟文件库”中，并在电子文件名和电子文件内容之间建立关联，实现数字数字保存、数字检索和数字显示。最好再建立一个电子文件索引数据库，这样更利于以后进行查找。

2.3 电子文件的存取

电子文件的整理是一个完整的生命周期，涉及多个部门。坚持纸质文件与电子文件并存，即保存二套档案。利用计算机辅助管理系统对电子文件的形成处理、收集处理、整理归档、保管利用过程中，进行自动跟踪管理，专人专机负责，再进行拷贝或刻录到可以移动的磁盘、光盘介质上，以便长期保存其原始性和完整性。

3 电子文件的归档

电子文件的归档与传统的纸质文件的归档有所不同，不论在形式或载体上都存在很大的差别。电子文件是将接收到的文件按要求进行分类、编制文号后转到档案数据库或记有归档的标识。然后由档案部门统一管理归档。

3.1 确定范围

确定归档范围是归档的首要任务，也是保证电子档案管理的关键。凡是依据国家规定、能够反映实际情况、具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。将属于同一种类、同一格式，具有历史联系的文件相对集中到一起，便于操作者查询读取文件，也便于计算机寻找文件。

3.2 明确时间

按规定每年度的电子文件应在次年的6月底前进行归档，因涉及到电子文件的技术环境条件，存贮介质的质量、寿命、功能等问题，一般以不超过2～3个月为宜。

3.3 制定规范

及时收集、积累电子文件，确保不丢失，保证其完整性、准确性、原始性。对于草稿文件，考虑到以后纸质文件逐步数字化，建议对其进行积累、鉴定、归档；对于起辅助作用或正式使用的电子文件，应及时收集、整理、归档；对于电子文件生成的软硬件环境和原数据，也应加强管理，一并进行归档管理；对于归档电子文件格式尽可能的通用、标准；这样可以大大提高档案的真实性和可靠性。

第8篇：电子文件与电子档案管理范文

一、电子文件档案管理与传统档案管理的区别

1、电子文件档案的归档时间与传统档案不同。电子文件档案可以在文件办理结案后随时归档，或在某一时间周期定时统一归档，由文件形成部门通过网络传送给档案部门，并用电子数码签名封签认证，由档案工作人员接收登记，按事由原则给出档案分类号，设定访问限制级别，以便将来用户查找利用。这样随时归档，一方面可以避免文件漏归，保证归档率和完整率，另一方面也符合电子文件自身的特点，快速便捷，还可以避免档案的流失和病毒的破坏。

2、电子文件的归档方式与传统档案不同。电子文件由于采用电子编码技术，可以编辑修改而不留痕迹，载体无法固定，某些鉴别文件原始凭证性的关键信息也可以更改，这些都使电子文件的原始凭证性辨别变得复杂而困难。因此，电子文件在形成过程中要随时进行数字签名、信息认证、身份验证和加密保护，保证文件在传输、处理过程中不会出现错误，以确保档案部门收到的电子文件的原始性、真实性和准确性，保证电子文件的法律凭证地位。

3、电子文件在保管方式上和传统档案有差异。电子文件载体易老化变质及信息多媒体、新存贮介质的产生和发展，都会影响电子文件的长期可读性。档案部门可以在接收到电子文件后打印出一份纸质档案以作备份，但最终的解决办法还是需要计算机技术的发展和文件形成部门的配合，档案部门在接收到电子文件后对文件进行格式转换，以通用、统一的格式存储接收到的电子文件档案，以便将来计算机技术发展后，仍能读取以前存储的档案，保证信息资源方便利用。

4、电子文件的分类、编目等管理方式与传统档案不同。因为电子文件的特殊性，可以达到文件一级的管理，所以，档案部门在接收到文件同时，可以马上给每份文件编制一个唯一的文件号，并给出相应的分类号和档案号，根据上下行文之间的关系，再给出相关文件号，在归档的同时进行主题词标引、著录。技术条件允许时可以编制多角度、全方位的检索工具方便检索查询信息。用户只须给出文件分类号或主题词，即可以找出相应的文件和相关的上下级行文及附件，从而大大减轻档案工作人员的劳动强度。

5、电子文件查询利用方式和传统档案不同。只有符合一定条件，利用者才能注册、登记成为电子文件中心或电子档案馆的会员，会员就可以通过远程登录等方式，经电子文件中心进行确认身份并确定查阅权限获得许可后，才可以查询有关的电子档案信息，并要进行借阅登记和缴纳查询费用。

二、法院电子文件在归档方面的现状与分析

从目前来看，电子文件在归档管理等方面还存在的问题：

1、原稿被忽视，随意遭删改.在电子计算机上起草、制作文件，这是办公室的常事。然而，一旦文件定稿打印在纸上后，作为草稿性的电子文件经常被忽视。这些电子文件绝大多数未被保留，它不是被清除就是被新文件覆盖。许多单位对电子文件没有采取很好的保护措施，甚至随意对其进行增、删、改等操作，使具有原始性的电子稿件面目全非，失去了归档保存的意义。

2、归档程序不明确，存贮载体不安全.电子文件的归档就是依据归档的范围，通过计算机对处理完毕的有价值的文件进行收集、筛选、分类并使之转化成为电子形态的数字化档案的一项工作。但是，目前有相当一部分单位对电子文件的归档程序不明确，存贮载体也存在安全问题。如有许多单位的办公自动化系统在设计时没有考虑到档案工作的特殊性和技术性，把应归档文件只是简单地保存在计算机硬盘存储器上，这样，一旦信息系统出现问题，电子文件就会遭到破坏，甚至全部丢失。有些单位以软磁盘作为电子文件存贮的介质，由于软磁盘极易遭到损坏，其保存的期限及可靠程度也存在较大问题，因此极不安全。

3、归档不鉴定，真伪不辨别.电子文件的鉴定，是对其价值的断定和对其真假进行鉴定的一项工作。对于电子文件收集归档阶段的鉴定工作来说，就是解决文件的去留问题。然而，现在有些单位对归档电子文件的真假与价值，既不做辨别，又不做鉴定，只是将计算机上所有的文件都存到光盘上，就算归档了。这样归档，一方面是达不到存真去伪、存精去杂的目的，另一方面是使大量珍贵的文件湮没在价值不大或不精炼的档案材料之中，给归档的管理带来了诸多不便。

4、人员素质低，专业人才缺.电子文件的归档工作，不但要求工作人员必须具备档案的专业知识，而且要有较好的计算机操作技能。从目前情况看，从事档案工作人员中有相当一部分素质偏低，许多档案部门缺乏专业技术人才，尤其是具备档案管理和计算机信息处理的复合型人才。有些单位档案部门虽然引进了现代先进的计算机设备，但因专业人才缺乏而未能让其充分发挥作用。

造成上述问题的原因主要有两个方面

1、思想认识问题。传统的档案工作是以纸质文件材料为主要工作对象，自从计算机应用于档案管理后，电子文件以其自身独特的优势正在逐步地取代以往的纸质文件。电子文件是一种新生事物，作为一名档案工作人员理应去认识它、接受它。然而，有一些从事档案工作的人员对档案信息化建设的意义认识不足，这些人观念陈旧、意识淡薄，认为档案还是纸质的妥当，对电子文件的优点视而不见，不接受新生事物，不参加学习培训，不懂得计算机操作，总是按老的一套来对待工作，这就给电子文件的归档工作带来了影响，这是原因之一。

2、管理工作滞后问题。目前，计算机软件的开发很快，五花八门，日新月异。然而，国家对电子文件的归档管理还没有具体法律法规，许多单位对电子文件归档工作的管理只停留在以前对纸质文件管理的水平上，缺乏一套行之有效的对电子文件归档进行规范化管理的规章制度。有的单位虽然有规章制度，但其工作程序、操作方法却没有考虑到计算机的特点，因此，操作起来不顺畅、不方便。管理工作严重滞后于计算机应用软件的发展，这是影响电子文件归档的原因之

三、提高单位电子文件管理水平的对策

把电子文件及其归档后形成的电子档案管理好、开发好和利用好，并得到长期保存，使人类活动的真实历史记录在电子时代得以继续，是所有档案工作者应尽的职责。如何提高单位电子档案管理水平，应该从以下几个方面入手：

1、从电子文件的收集、积累基础工作入手

在纸质档案管理中，档案收集是档案工作诸环节的第一个环节，档案收集工作如何，对后续各环节的影响很大。因为，如果应该收集归档的文件而没有收集归档，不仅影响了档案的完整性，而且不利于今后的开发利用。“对于电子档案来说，电子文件的收集也是诸环节的第一个环节，是做好电子档案管理工作的基础。电子文件的特性决定了电子文件的收集不同于纸质档案，其收集、积累的范围、方法和要求也不同于纸质档案。如对草稿文件，由于不具备正式文件的功能，所以一般情况下可不保留。但是，如果对正式的纸质文件有进行全文信息自动检索要求时，或者从保留文件重要修改过程的信息考虑，则应对其进行收集和积累。对起辅助作用或正式作用的文件，则应及时收集和整理，并与其相应的纸质文件之间建立标识关系，尤其是对无纸化系统生成的电子文件，应当有更严格的措施。必要时，应在收集积累过程中制作成纸质拷贝件或者制成微缩品，以免系统发生意外情况时电子文件信息丢失。”

2、严格电子文件的归档管理

电子文件归档，是将应当归档的电子文件，经过整理确定档案属性后，从电子计算机的存储器或其网络存储器上，拷贝或刻录到可脱机的存储载体上，以便长期保存的工作过程。不同环境条件产生的电子文件，其归档的方法是不同的，如果是电子计算机网络系统，按要求转数据库或记录有归档的标识即可完成归档任务。但以存储载体传递的电子文件归档，就必须做一些辅助和认证工作，要与相关的纸质文件结合归档。就目前而言，电子文件归档应符合下列要求，首先从归档时间上看，文书档案一般应以一个年度为限，将电子文件的最终版本刻录到光盘等存储载体上，以利于今后的反复查阅和利用。对网络环境下生成的大量的业务电子文件，宜采用备份的方法，在网上进行，但不宜将备份文件和原电子文件存放在同一台服务器上。其次，从归档电子文件的数量看，为确保电子文件的真实性，便于保管和利用，一般以保存两套同版本的电子文件为宜，一套由档案管理部门统一保管，另一套由相关业务部门异地保管。归档电子文件的格式，应为通用标准，如文档文件宜采用TXT格式或DOC格式，数据文件宜采用DBF文件，图像文件宜采用JPG格式等，在对电子文件进行归档的同时，应注意对电子文件的运行环境、使用的操作平台、设备要求等进行说明，必要时运行电子文件的原程序应一并归档保管。

3、健全电子文件管理的检查审核制度

2001年10月16日，国务院办公厅下发的《电子公文传输管理暂行办法》中明确指出：“电子公文与相同内容的纸质公文具有同等法律效力”。因此，电子公文管理工作要得到强化，就必须建立相应的核查制度，定期对文书、档案部门进行管理检查，重点检查归档文件是否完整，公文档案形成的过程手续是否齐全，是否符合归档、立卷和网上传输的要求等等。

4、规范公文制作和控制程序

对形成的新的公文档案要指定一个终端（专人或部门），各方面的公文档案经终端审核后统一在网络上发送，确保各种来源的档案实现统一的格式和结构，便于规范处理和控制。档案数据的传输交流和使用要本着“规范、先进、实用”的原则，尽量采用通用的文件格式。严格各环节的管理权限，对文件处理过程中的各类修改信息应予以保留，不可任意进行删除处理。

5、加强电子文件软、硬件设施管理

要积极开辟电子档案存储的新途径，为档案管理部门配备必要的计算机刻录设备，对应归档的电子文件、数据资料采用通用格式的光盘存储。要及时修补管理软件的安全漏洞，对防火墙和防病毒软件实现全天候自动升级，搞好档案上传、下载的安全等级和访问权限。在硬件管理上，要进一步完善电子文件和计算机设备的保管设施和环境，温度保持在17-20℃之间，相对湿度保持在35-40%之间，同时强化防磁设施的完善和维护，有条件的应及时升级服务器主机和数据库的硬件设施，确保档案电子信息数据在保存和传输过程中安全、稳定。

6、重视和加快电子文件管理人员的培养

电子档案管理是一个新生事物，从事电子文件管理的人员必须具备档案管理方面的基础知识和计算机信息技术等多方面的技术技能。因此，培养和造就一批电子文件、电子档案管理人员是当务之急。就目前各机关单位来说，一是要重视吸纳专业型的人才充实到干部队伍中来，如电子计算机软硬件技术或数字通信技术、接受过大学教育的档案管理专业人才，对此类人才可以经过短期专业培训就基本能够达到电子档案管理工作的需要。二是加大教育投入，抽调一批学历达到一定水平且热爱档案管理工作的人员，对他们系统的进行档案管理基础知识、电子计算机知识、数字通信技术进行强化培训，使他们迅速掌握电子档案管理的基本知识技能，解决电子档案管理人才缺乏的现状。

参考文献：

第9篇：电子文件与电子档案管理范文

伴随着科学技术的飞速发展，信息技术已经被人们应用于各个领域，并且慢慢地影响了人们的生活方式和工作方式。信息技术应用于工作之后，极大地提高了人们的工作效率以及工作质量。与此同时，实施档案的现代化管理也是一种必然趋势，档案管理逐渐由传统管理方法向新背景下档案管理方式转变。

一、电子档案管理与纸质档案管理的比较

（一）在归档时间和方式上不同。对于电子档案来讲，需要及时对电子文件进行信息确认和设置密码保护，以保障电子文件在处理和传送中准确无误，并确保接收部门收到的档案是真实并且原始的。对于电子档案的归档来讲，在本文由收集整理处理好文件之后可以随时归档，也可以运用定期归档的方法，将电子文件生成之后由生成部门经过传输的形式移交给档案管理部门，亦可通过备份的形式交给档案管理部门。同时，管理档案部门可给电子档案编排号码以及设置访问权限，方便以后查找利用。

（二）在分类以及编号管理上与传统档案不同。电子档案的分类管理，是在收到档案之后立刻就给接收到的各个文件进行编号，与此同时也会设置好文件的分类号以及档案号，而且在对电子文件归档的时候也会把它的主题词标出来并著录。这样就方便了档案的查找，只要用户有所需档案的文件号码或者关键词，利用检索工具就可以很快地找到，这也方便了档案管理工作人员的管理。

（三）在保管形式上存在不同。传统的档案都是纸制成的，它的载体比较容易出现老化等问题。电子档案也会随着计算机技术的发展出现多个载体，可能会给电子文件的可读性带来一定影响。因此，要尽量使用统一的形式保存，然后根据需要进行恰当的格式转换，方便以后电子文件的使用。

二、电子档案管理中会发生的问题

（一）易出现电子文件被改动的问题。传统的档案被改动会留下痕迹，通过档案的字迹就可以判断出是否被改动过，而电子文件即使被改动也不会留下痕迹。同时，传送或者是接收电子档案时也可能会出现未经授权就被他人改动或者是截走的问题。

（二）对于判断电子档案是否是原稿比较困难。电子文件是在计算机上进行操作的，它可以同时在多个计算机上对同一个电子档案进行演示，这就会出现在不同的时间和地点、不同的档案展示人员所展示的电子档案都是一样的，无法判断出谁的是原始文件，谁的是复印件。

（三）不断地更新电子档案的格式。伴随着信息技术地快速发展，计算机的软件以及硬件的更新速度非常之快。因此，快速变化的电子档案存储格式和结构变化和电子档案最开始的形式也会有一定的不同。目前受技术的束缚，电子档案的签署技术并没有广泛地使用，可能只是在某一个电子档案上进行盖章或者是签名。这就不利于电子文件是否是原件的判断。

三、进一步优化电子档案管的对策

（一）建立电子档案管理制度。重视电子档案的制度建设。第一，要明确电子档案的归档范围。可以根据国家的有关规定，明确电子档案的归档范围。第二，定期对电子文件进行检查。定期对电子文件的信息记录格式及计算机硬件、软件的有效性进行检查；对于已经归档电子文件提供的信息是否准确，有没有病毒的入侵等进行检查；对于归档电子文件是否是完全的、可靠的进行检查；与之有关的软件等是不是已经和电子文件一起归档；电子档案和与之有联系的纸质档案内容以及有关解释说明是否是一样等等。第三，制定一个电子档案管理规定。对于电子文件的管理可以制定一个详细的电子文件接收记录以及电子档案归档制度。对于电子档案的归档，把需要的原件或者是草稿以及必要的软件参数和管理数据一并与最终的电子档案归档，并且做好档案的保存工作，不可以把它们分开来保存。电子档案的载体用统一的格式和规格，把归档的电子档案集中并复制几份，一份供用户查阅使用，一份保存起来。

（二）提高电子档案管理员的专业能力。电子档案管理部应当重视和培养管理员的专业素质和能力，提高电子档案管理水平。电子档案采用的是先进技术，需要档案管理人员具有一定的计算机技术知识以及档案管理知识。因此，在培养电子档案管理人员时，除了需要培养他们文化素养和提高档案管理知识之外，还要对他们进行计算机技术培训。提高电子档案管理人员的专业能力和素养，不仅培养了一些电子档案管理人才，还可以使电子档案管理工作快速发展。

总结：