档案管理分类方案精选(九篇)

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第1篇：档案管理分类方案范文

一、加强对档案管理整改

档案是开展业务活动的原始记录，目前，在一些企、事业单位普遍存在管理不规范的问题，如案卷缺少卷内目录、案卷标题及档号不规范、组卷混乱，而且档案利用利低、资源整合能力弱。针对这些薄弱环节，我们首先做到加强工作力度，认真梳理管理存在的问题，认真编研材料编撰，、突出全宗卷完善、计算机输入三个重点，花大力气进行认真整改。编研材料无论在数量上还是内容上都得到了不断充实；其次，制定达标方案，落实责任人，我们要在对照检查的基础上，对需要改进和完善之处，逐条以书面形式列表分解，落实责任人员，并确定了完成期限；第三要重视建章立制，促进长效管理。我们要建立一系列档案管理制度，涉及归档范围、立卷要求、分类标准，移交手续、借阅、记录、统计等各个方面，形成了一整套比较完整的档案管理制度，同时，档案员加强对达标方案落实情况的检查，督促有关科室及时完成达标方案布置的工作。

二、加快数据准备推进档案现代化管理进程

首先，要分清轻重缓急，循序渐进。档案管理的重要目的是为社会所有，而实现计算机管理档案的目的是为了提高档案的利用率。档案作为一个企业、一个部门特有的信息资源，具有独特的应用价值。同时，综合性档案馆在推行计算机管理的过程中，应先根据各全宗的重要程度，是否开放的情况对所有全宗进行排队，将那些可以开放的核心档案和社会利用率较高的档案进行优先加工整理。这样就可以加快档案管理计算机的进程和提高社会利用率。其次，对于那些建馆时间比较藏案卷多，不仅著录工作量大而且复杂，如果没有一整套规范化和科学化的工作程序与方法，会使计算机因数据准备不足而无法使用，甚至直接影响档案管理工作现在花的进展速度。第三，分门别类，充分利用档案原有基础对于那些案卷基础较好又具备全引目录的案卷在著录时可以直接在全引目录上面分类标引而对那些特殊形式的档案。如“房档” “案件”等则可用计算机程序将人名.地址.时间用案卷目录直接录入，然后用计算机统一给出分类号。这样分门别类地充分利用档案目录的原有基础可以减少著录环节，大大提高著录速度。

三、高标准强化档案管理工作

首先，档案管理是我国各项事业管理工作的重要组成部分，是做好各项管理工作的基础和关键。同时，随着信息化的迫切要求及飞速发展，对档案部门提出了更高的要求和一些可待解决的问题。因此，我们要对档案管理工作给予高度重视，必须强化档案管理标准化。其次，随着我国高新技术的发展文件档案的计算机管理提上了议事日程，文件档案的计算机管理克服了以往工作环节，工作程序的重复雷同将文件和档案作为统一的系统工程加强文件档案管理的超前控制保证了档案的质量从而充分发挥了档案作用。档案工作者提前介入文件的生命周期从信息源头做起的思想在世界范围内受到一致欢迎这种思想主要来源于为解决文档分离使电子时代档案工作从根本上动摇而提出的也是解决现实文档分离的根本办法。第三，当今世界已经进入信息时代，办公自动化已经成为不可争议的现实。在这种情况下，档案部门要知难而上，积极参与企业信息化建设，使档案管理成为企业信息化的一个重要组成部分。目前，国外档案管理很多已使用计算机，就是在国内，使用计算机辅助管理档案的也越来越多。实现档案计算机辅助管理势在必行。另外，各种新型载体档案的储备技术已经应用到档案管理领域，数字化档案馆也已开始启动。为了适应时展需要，使我国档案管理工作与各项工作有效衔接，我们确立了档案管理工作的网络化、数字化目标，并制定了详细的工作方案，为最终实现档案自动查询和档案资源共享做好充分的准备。

第2篇：档案管理分类方案范文

1健全制度,落实责任制

健全管理制度,实行领导负责制,贯彻执行国家《档案法》,树立全员责任意识和法制意识,制定完善可行的档案管理规章制度,是保证档案资料真实、完整、准确、系统的有效措施。作物科学所在项目实施过程中,严格执行《中央级科学事业单位修缮购置专项资金管理办法》、《农业部科学事业单位修缮购置专项资金管理实施细则》、《农业部科学事业单位修缮购置专项资金仪器设备项目验收办法(试行)》、《中国农科院修缮购置专项资金管理办法》、《中国农科院修缮购置专项资金档案管理办法(试行)》。同时,结合自身的实际情况制定了该所的《中国农业科学院作物科学研究所中央级科学事业单位修缮购置专项管理办法》、《中国农业科学院作物科学研究所中央级科学事业单位修缮购置专项资金管理办法》、《作物科学研究所仪器设备档案管理办法》,并根据每个项目的具体情况制定符合项目实际的项目实施计划和仪器设备采购方案。在项目管理方面,坚持项目法人责任制、招投标制、监理制、合同制管理。为了保证项目的顺利实施,根据项目内容成立项目领导小组和实施小组。领导小组为项目的决策机构,组长由法人代表担任,所领导班子成员和相关专家为领导小组成员,主要负责项目实施方案制定、项目招投标和人、财、物协调及项目验收等重要事项决定。仪器设备实施小组组长由熟悉仪器设备的专家担任,成员由综合办公室和相关人员组成,负责设备具体采购事宜。档案管理实施小组组长由分管条件建设工作的办公室副主任担任,成员由档案管理员和仪器小组的相关人员组成,负责项目执行过程中档案资料的收集整理。财务管理实施小组组长由主管财务的所长担任,成员由计财处和设备小组相关人员组成,负责项目的经费管理。

在档案管理方面,采取领导小组负总责、档案组长督察审查、实施小组落实、专职档案员指导的四级分级负责制,从而落实档案管理体系。项目领导小组,负责总体执行情况监督检查,协调管理。档案小组组长,负责项目前期报批阶段形成的档案资料的收集整理,在项目实施中对仪器小组档案资料收集整理工作进行指导监督检查,对整个项目形成档案资料的完整性审查,负责与招标单位联系落实收集档案资料,其在项目档案资料收集、归档、保存中起着非常重要的作用。仪器设备小组,负责仪器设备采购过程中形成的档案资料的收集整理工作,特别是安装调试阶段档案资料的收集。该所的专职档案员,负责档案资料的组卷、分类、编号的指导检查和完整性复合及装订、检索等。总之,只有健全管理制度,责任落实到人,才能使档案资料的负责人、技术和管理人员明确各自的职责,树立责任心和法制意识,从管理制度上保证项目档案的齐全、完整、准确、系统,做到项目档案管理工作有法可依,有章可循。

2注重收集,资料完整化

在实际工作中,该所总结了仪器设备采购的基本流程,即实施方案批复后,制定设备采购、招标方案,申请设备进口财政审批,委托中介公司进行仪器招标,签订仪器设备采购合同,进口设备办理进口免税,机电审批自动进口许可,进口报关法检,到货安装调试验收,资料收集档案整理,项目验收。属于政府直采设备,签订政府采购协议,电子验收单,项目验收。国产设备公开招标后签订合同,直接到货安装验收。根据上述基本流程,在项目实施的不同阶段,形成不同材料,责任落实到各相关单位人员,其中,招标单位档案管理机构针对招标项目配备专人负责收集、反馈项目资料。项目实施管理单位按照档案管理要求,设备落实到课题组,设置兼职档案员,指定专人负责。进而抓好项目全过程的档案资料收集,确保档案资料准确完整。重视档案资料的分类、收集、整理工作。在项目实施前对新参与项目的档案管理人员进行培训,使其熟悉所收集材料的范围及归档要求,在项目实施中能够认真负责地做好档案资料的收集整理工作。同时将招标单位项目文件资料收集整理纳入合同管理,将档案资料的收集缴存作为合同执行的一部分。在资料收集过程中实行“一同步”、“三纳入”和“四参加”,即资料收集与设备采购进程同步;档案收集工作纳入领导议事日程,纳入项目有关人员的职责范围,纳入研究所管理制度;档案小组人员,参加收集整理培训,参加设备开箱验收,参加设备安装调试,参加项目验收活动。

在资料收集分类方面,根据项目执行进度,将档案资料分为前期资料、安装调试验收阶段形成的资料和项目验收阶段形成的资料。前期资料包括:申报书、项目批复文件、实施方案、预算批复文件、进口产品审批文件、会议纪要、来往函件等;招标合同、招标公告、技术指标、招标文件、投标文件、评标报告、中标通知书、购置合同、自动进口许可证(商务部机电办)、免税证明、报关单等;政府采购供货协议、电子验收单等。安装验收阶段包括:装箱单、说明书、合格证、证明书、保修单、质量保证书、设备认证、产品标识、配件目录、安装调试报告、大型设备试运行报告、测试记录、培训确认、验收报告证明、技术及质量上的异议处理结果、开箱验收记录、软件、光盘等。项目验收阶段包括:财务决算专项审计报告、项目总结、项目验收报告。特别提醒,项目前期管理文件缺失后不易补齐,注意收集。项目实施过程中发生调整和变更,研讨论证材料及领导班子决策等会议及时写纪要及时做保存。

3分类整理,归存精细化

项目完成后,首先要求仪器设备小组的档案管理人员对收集的文件、资料等进行简单分类、整理后交档案小组组长审查;档案组长对资料的完整性核查无误后交所专职档案员复核把关;专职档案员按照项目档案管理规定进行认真复审提出整改意见,并指导项目档案管理人员进行整改。项目档案管理人员在所专职档案员的指导下做好以下5方面的工作:

3•1清理文件资料

从立项审批、招投标、设备到货、安装调试、验收等全过程形成的具有保存价值的文字、图表和光盘等各种载体的文件材料进行清理、剔除重复后,分类组卷。

3•2排序分类整理

排序原则是:遵循文件的形成规律,保持文件材料之间的有机联系,按照文件材料性质区分不同价值,调整文件排序,便于保管和利用。排序,按其重要性或时间顺序排列,批复在前,请示在后,批转在前,报告在后,主件在前,附件在后,正本在前,定稿在后,结论性材料在前,依据性材料在后,纸质性资料在前,光盘等资料在后。分类,按照文件、请示、批复,招标文件资料,投标文件资料,评标文件资料,项目验收资料,设备按单机分类组卷,说明书单独组卷,采购合同、装箱单、安装调试报告等单独组卷。整理,根据国家档案管理要求结合项目实际情况,各种文件的归档范围和保管期限,文件分类办法及编号方案,以“件”为归档文件的整理单位。清点卷内文件材料,检查材料齐全性、完整性、准确性、系统性,对不符合要求的档案资料,及时纠正、补齐。

3•3文件质量要求

原件内容真实、准确;已破损的文件应予修整;字迹模糊或易退变的文件应予复制;耐久性书写材料,字迹清楚、图表整洁、签字盖章完备;文件材料国家标准A4幅面;说明书遵循原貌。

3•4页码编写

按自然页数编写页码,凡有文字的页面均要编码,页码编写位置在装订线的另一侧右下角,用阿拉伯数字编写,避免空号和重号。

3•5编写目录拟写标题

按文件题名编写卷内目录,每份文件要按原文题名编写目录,没有题名的材料要根据内容自拟标题后再编写目录。拟写案卷标题时,将该卷的主要文件内容概括提炼,使其综合反映卷内内容。案卷编号依据档案管理规范进行,最后填写备考表。项目档案管理小组人员完成上述工作后,将全部档案资料交所档案室。由所档案员对档案资料的分类、立卷、卷内目录及备考表等进行全面复核无误后,填写封皮内容,打印案卷封面,装订成册,编制检索工具,装盒上架排列,便于查找和检索利用。

4档案管理工作的几点体会

4•1领导重视,建立健全档案管理体系

俗话说,搞好搞不好关键在领导,任何工作只要领导重视,认真去抓去管,做好督促检查,同时明确各个阶段的管理人员,落实好分工和岗位责任制,确保每个环节不出漏洞,档案工作抓出成效。

4•2抓好岗前培训,资料收集“三勤”

在项目实施前,抓好档案管理人员的岗前培训,要让档案管理人员上岗之前就懂得在哪个环节收集哪些资料,以及如何进行分类、编目和整理归档等。在资料收集中做到“三勤”,即“勤收集、勤督促、勤检查”,是保证档案资料完整和真实有效的有力对策。

4•3制定收集档案资料的保证措施

在签订招标、仪器设备的采购合同时,既要在合同条款中明确对方提交的档案资料范围、质量水平和移交时间,又要明确违约责任,以保证档案资料的真实完整。

第3篇：档案管理分类方案范文

（一）区分不同价值

档案提供利用是以馆（室）藏档案信息资源为基础，通过一定的方式、方法直接提供档案为利用者服务的一项档案业务工作。实现档案价值的逻辑起点是指档案在满足人们需要，体现其使用价值的具体实践的逻辑行程中所经历的首要环节。因此，我们要依照《机关档案归档与不归档范围》和《文书档案保管期限表》的规定，区分归档范围不同文件价值，划定不同保管期限。通过将不同价值的文件区别整理，可以合理使用人力，物力、财力和时间，同时不同价值的文件经过整理后相对集中，为日后档案进行保管利用，以及到期移交进馆也提供了方便。由此可见，档案客体一经形成，就与未来的档案用户之间存在着一种潜在的价值关系。而档案的价值只有当档案客体获得档案用户的实际利用时，其与档案用户主体所构成的潜在价值关系才能转化为现实的价值关系，档案价值才得以真正实现

（二）遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系

在整理原则中，遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值。是手段，“便于保管和利用”则是最终目的。因此，保存档案并非是档案工作的目的，而只是档案工作的开始，遵循文件的形成规律，提供档案为社会主义现代化建设服务，并产生良好的社会效益和经济效益是一切档案管理工作的最终目的。所以，进行归档文件整理工作，必须遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。

（三）要便于保管利用

这是归档文件整理最基本的原则，也是检验归档文件整理方法实用性的唯一标准。执行文件级整理，正是新形势下对这一原则的合理发挥。从根本上说，保管和利用是相互影响，相互制约的关系，任何片面地强调某一方面，忽视甚至无视另一方面的做法都是不可取的。有的地方有的部门采取取消分类，排列时不强调事由，不区分保管期限。完全按归档文件形成时间或文号对归档文件进行排列，依靠计算机进行检索。这种做法从目前能够满足利用需要，但由于档案间缺乏逻辑联系，以及同一事由或问题的档案被分散到多个档案盒中，从长远看，特别是对档案移交进馆之后，将会给系统利用档案带来很大困难。因此，在处理类似问题时，要坚持以便于保管利用为出发点，具体情况具体处理，才能更好地实现文件整理目的。

二、不断规范文书档案管理途径

（一）做好分类，严格登记

对归档文件进行合理的分类，不但能有能效地揭示出归档文件之间的内在联系，便于系统地提供利用，而且对将来馆室的系统化管理都有重要的意义。首先，在一年度下进行归档文件分类。这是以“件”为单位进行分类。归档文件的分类是整理工作中的一个非常重要的环节，分类工作的好坏直接关系到归档文件整理的质量。各单位要根据自身的特点，按照科学、适用的原则，选择分类方法，制定分类方案。其次，按“年度―保管期限”方案分类。按这种方案分类的单位，就是将一年度应归档的文件材料按永久、长期和短期三种保管期限分开。但在这一阶段因还未对文件进行划分保管期限，所以，按这种方案整理的单位，在此只按确定“件”的原则，将一“件”的文件材料分在一起。等到归档文件划分保管期限时，再按保管期限分开。另外，要严格登记。对本单位的收发文件进行登记，保证本单位主要文件的系统齐全。本单位发文，应编号发出，单位收文应先登记后使用。通过登记，对来往行文、机关内部文件、会议文件等逐件建帐，做到家底清楚，有据可查。

（二）提高档案管理人员的综合服务能力

档案人员要练就过硬的业务技能，档案工作既是一项业务性工作，又是一项管理服务性工作。这就要求从事档案工作的专职档案人员，既要有扎扎实实的业务功底，又要有较强的管理能力和服务意识。档案人员不仅要熟悉档案业务工作的各个环节、步骤，而且还应掌握各门类档案、各种载体档案的管理方法，在务实基础上促进创新，努力使档案服务成为一项面向大众的服务，让越来越多的人能正确认识和利用档案。

（三）要提前布置、完善机制

首先，要提前布置。档案是反映专员办业务工作的重要载体。因此，我们必须要求将档案建设作为深化本单位工作、推进业务机制建设和全面提升内部管理水平的基础工作，做好整理归档。其次，要完善机制。重点是要按照《档案法》规定做好文书档案保管期限表，结合实际完善本单位的文书档案管理规定，确保文书档案管理规范有序。本单位档案管理部门要及时对各档案员进行辅导，并按照新要求做好文书档案的整理归档工作，确保档案资料归档及时完整、保管规范有序、调阅快捷方便。第三，注重规范整理方面。落实专人负责档案工作，严格按档案归档整理的要求进行归档和整理，并结合电子设备进行操作，确保档案规范化、信息化；在注重档案“收、管、用”方面。按档案保管要求，进行专柜保管，并明确档案管理、保管、利用、借阅等各项制度，确保档案保密性和借阅的规范性。

第4篇：档案管理分类方案范文

1.新形势背景下水利工程档案管理的现状分析

新形势背景下的档案管理工作调整与落实，其侧重点是对现有文件进行收集与整理，并没有从信息化技术应用、专业化管理、信息资源分类的角度进行维度化管理，进而出现水利工程档案管理不全面、文件信息丟失的情况。现有水利工程档案管理仍然存在资料分类划分不明确、档案存储安全系数不高的情况。虽然承包单位注意到新形势背景下的信息资源利用，但是，水利工程档案的信息收集、整理、采集及存储等方面仍然缺少相应的配套管理方案，直接影响水利工程的资料信息应用。例如，水利工程的方案设计、施工技术及材料应用、竣工后的质量检验都需要工艺参数、设计图纸、维修技术、施工技术等资料作为依据，但是，部分水利工程的档案资料管理以纸化文件为主，信息技术并没有获得广泛的应用，进而影响后续的水利工程维护、验收、财务核算工作的落实[2]。

2.水利工程档案管理创新的弊端分析

2.1管理体亟待完善

新形势背景下的水利工程档案管理逐渐向信息化、规范化的方向发展，但是，其信息化管理体系仍需进一步完善，进而影响水利工程档案应用的及时性及全面性[3]。一方面，水利工程项目本身的环节、施工所需技术、材料、设备等方面具有复杂性，这相对增加了档案信息资源收集、整理、存储的难度，而部分承包单位在对档案信息进行处理与管理的过程中，缺少层次性划分，其文件收集及存储缺少系统性，极容易出现档案资料不完整、信息利用率降低的情况。另一方面，承包单位在构建档案管理制度的过程中，其制度并没有从档案信息收集、存储、计算机操作、网络数据库安全性等相关细节的角度进行构建，严重影响水利工程档案管理质量的提升。

2.2管理标准仍需调整

之所以出现档案资料信息利用率降低的情况，其关键性的问题是水利工程档案管理标准不完善，并没有针对档案信息的不同环节、信息不同存在方式、应用方式等方面进行专项管理标准制定，直接影响水利工程档案信息的管理质量。部分水利工程档案信息管理工作的开展，其过于笼统化，并没有针对不同的文件进行管理标准设计，严重影响信息资料的严谨性、全面性。例如，在对工程量计价清单进行信息收集与整理时，工作人员只是针对工程量计价清单的基础信息进行整理，并没有结合工程变动、材料替换等方面进行信息收集，其最终收集的工程量计价清单就会存在失真现象，这是水利工程档案管理缺少标准制定的基本表现形式。

2.3管理张弛失度，人性化融入不足

首先，部分承包单位在构建针对工程档案的管理制度时，其管理理念仍然以传统档案管理为主，并没有对信息化技术的应用、信息数据库应用等方面进行专项落实，进而影响数据资源的录入及应用。其次，在管理张弛失度的情况下，档案数据库的信息化建设进程缓慢，忽略档案管理人员本身的技能、工作方式及专业能力，直接影响档案管理制度的专项落实。例如，档案管理人员在对档案信息进行收集、整理、存储的过程中，其管理层过于注重信息资源的及时性，并没有从实际的信息工作量进行入手，进而出现档案信息收集过于随意，缺少标准化、流程化的情况，影响水利工程档案信息的有效利用率。最后，管理方式及档案管理理念的欠缺，严重阻碍档案信息无纸化、数字化的转变，也降低了信息化数据库的建设与构建。

3.优化水利工程档案管理工作的可行性措施

3.1完善水利工程档案管理体系

档案信息管理制度注重纸质档案管理的基础上，对档案信息的网络存档、信息筛查等方面进行综合筹划，这对水利工程的档案信息整理、应用等方面的优化有积极作用。在注重水利工程档案管理体系构建及完善的过程中，其管理体系需要围绕水利工程的不同环节、不同信息资料进行针对性管理，注重档案管理体系的层次化、系统化构建，是提高资源利用率、信息资源应用价值的基础性工作，其管理体系的构建如下所示：

针对水利工程的不同阶段、不同文件资料进行分类处理，是实现档案管理落实及创新的基础性工作。水利工程立项注重的档案资料管理，需要针对工程评估书、财务预算等相关文件资料进行管理，图纸设计及施工阶段，其档案信息管理需要从技术参数、工程规格、工程量计价清单等多项资料入手，以此提高档案信息资源收集、存储的全面性。工程验收及维护需要从质量评估、维修方式、验收报告等多角度进行分析，以注重资料归档的方式，完善信息化档案管理体系的构建。注重档案信息管理体系构建，是从档案资源收集方向的角度，为后续的档案管理标准、管理方式落实等方面提供依据。充分考虑水利工程档案信息的复杂性，并从信息分类、采集、整理、存储等环节进行专项管理，可以相对提高水利工程档案管理的规范性及系统性。最后，针对不同的施工环节进行信息资源分类与整理，并明确信息化档案库的管理方向，对推动档案信息管理及资料信息应用有积极作用。

3.2完善水利工程档案管理标准

在注重水利工程档案管理标准完善的过程中，需要针对水利工程本身的环节、工作流程、文件性质等方面进行专项处理，注重维度化工程档案管理标准的构建，是推动信息数据库建设、网站安全防护的关键，其各项档案信息的管理标准如下：

結合水利工程的财务收益、各环节特性及信息化数据库的特点，其档案管理标准需要一全面、准确、及时、安全、科学、规范为主，这对实现档案管理制度的细节化、工作人员的培训教育方向明确，有积极作用。在注重档案信息管理标准构建的基础上，需要注重各项标准的落实，可以采用培训与宣传的方式，对档案管理人员的资质、信息技术应用能力及档案管理理念等方面进行针对性优化，这对水利工程的档案信息分类、资料安全性提升有积极作用。此外，在注重档案管理指标明确的过程中，还需要从应急预案、工程纠纷、第三方监管平台信息查阅等角度进行调整，利用档案管理标准完善水利工程的档案信息，对承包单位给的工程业务拓展、工程项目开发等方面有推动作用。由于部分工作人员自身对水利工程档案的功能及价值分析等方面存在技术差距，其信息资料的收集与整理等方面也会存在明显差异，所以，注重针对水利工程各环节文件的档案存储管理标准调整，可以进一步推动影响数据库建设及管理制度的落实。档案管理标准需要细节化、全面化、科学化、维度化调整，进而提高财务信息、工程方案、工艺参数等相关信息资源的有效应用价值。

3.3人性化与约束化的管理落实

水利工程档案管理工作的落实仍然存在张弛失度、缺少人性化设计的问题，管理人员与档案工作人员之间无法形成有效沟通，严重影响水利工程档案信息的管理与应用。基于此问题，在完善水利工程档案管理体系及明确管理标准的前提下，需要注重人性化与约束化的管理理念落实，这是优化档案管理方法的必然需求。首先，利用培训体系的构建，对档案管理人员的工作态度、工作方式、信息化技术应用等方面进行培训，以提高档案管理人员本身工作能力的方式，推动信息化数据库的建设。其次，利用奖励机制与约束制度，对档案管理人员的信息收集方式、信息整理速度、信息化技术应用质量等方面进行专项管理，例如，对电子文件进行单机管理，这对提高水利工程档案信息的真实性及有效利用率有积极作用。再次，人性化与约束化的管理落实，需要对不同的档案信息进行针对性分析，充分考虑档案信息整理、存储的工作量，以此实现人性化管理的落实。最后，水利工程档案信息的管理工作，需要根据档案信息化数据库构建、工作特性进行制度落实，以此确保档案信息资源全面、准确及有效。

第5篇：档案管理分类方案范文

摘要档案管理是功夫在当下、受益在未来的工作。如何结合自身特点与条件，利用信息技术因需制宜地制定出企业档案管理体系是企业档案工作的首要任务，而档案分类是其核心内容。

关键词档案 大流水分类 实践

一、档案分类概述

（一）档案分类的基本要求、标准

全宗内档案的分类要根据每一个立档单位档案的形成规律，选择适合的分类方法，合理设置类目，准确归类。所设置类别的总和要覆盖全部档案，既不能出现无实际档案的“虚类”，也不允许存在未纳入任何类别的“多余”档案。分类标准的选用是档案分类的关键步骤，要根据档案的数量、内容、分类层次、实际工作需要、档案管理的原基础等进行具体分析、比较，选择恰当的分类标准。

（二）传统分类

传统的档案分类一般将档案逐级划分为几级类目，存在一级、二级、三级、四级或更多层级，档案流水号小，在纸质版目录中查找信息快。有时，为体现档案的保管期限，还在分类号中增加永久和长期的代码，此种分类可以在档案分类号（档号）中直观地反映出本年度的收档数量，以及永久保管期限档案的数量等信息。

（三）大流水分类

在信息化条件下，可以充分借助计算机信息技术，对档案分类予以简化，只分一级类目即文书档案、建设项目档案等，或分到二级类目后不再往下细分。这种分类以计算机软硬件技术为基本平台，流水号明显偏大，档案管理者与使用者不能从直观的档号中得到太多信息。可以通过归档年份检索出当年归档的档案数量并形成目录，从而快速查看年度收档情况，也可通过多条件检索，找出具体某一年永久保管档案的全部档案目录信息，完成传统分类中三级、四级下档案分类中可以获得的相关信息。

二、大流水分类的实践及优点

尽管档案大流水分类不违背档案分类的基本要求和标准，但它却与传统的档案分类差别较大，在实践中并不多见。始建于2005年5月的某公司即采用了大流水分类方式和某档案管理软件，应用已达10年，馆藏突破了10万卷（件），并于2013年11月顺利通过了国家档案局的专项验收，档案大流水分类由此得到了国家权威部门的首肯。对比传统的分类方案，大流水分类方案有下列优点。

（一）可用较少的人员完成大量繁琐的工作

档案管理人员从库房整理中解放出来，仅用传统分类模式下1/5左右的人员就可完成同规模的档案管理工作；同时，可快速检索，为一人多岗、精兵简政的新型管理机制提供支撑。比如设备试压记录的原件（包括实体及程序）就是在网络管理平台中产生，并未走纸质版审批流程，这既能保证档案的全面、及时、高质量地应归尽归，又能帮助技术人员直观、方便、快捷、全面地获取信息，并且在其管理范围扩大时，也可以在一级类目内查找到所需信息，不会在档案检索时产生跨类检索的麻烦。

（二）可用较小的库房面积，保管更多的档案

档案是逐渐积累而不断增加的，与其相适应的档案存储空间就要求越来越大。在传统档案分类方式下，要求档案室在建设之初就要预留足够的空间，投资较大。随着档案的积累，档案库房会出现空间不足的问题，档案人员即使不停地通过倒架来调整预留空间，也无法满足归档的需求。采用分类大流水后可杜绝倒架工作，最大限度地利用档案空间，同时也满足多部门同时归档，或同部门归档多个装置的技术档案的要求，保证随时可完成归档工作。

（三）可应用先进的档案管理软件支撑档案管理工作

大流水分类为中油档案管理系统的应用提供了条件，而中油档案管理软件的应用，又弥补了大流水不利于查找等方面的不足。中油档案管理系统的推行使用，使中油档案管理水平整体大幅提高，经过几年的运行，在档案检索及各部门间工作分工明确等优势体现得非常明显，特别是通过系统可以制定各种报表及分类检查目录，并打印出相关企业档案目录则是以往档案管理软件无法做到的，为档案查找提供了方便。

三、大流水分类的不足及应对措施

（一）影响档案的连续性，破坏档案的内在联系

档案按事件收集或按项目归档，有一定的内在连续性，而大流水分类尽管做到了随时归档，但却分类不细，导致档案的连续性较差，破坏了部分档案的内存联系。

（二）档案检索对计算机的依赖较大

使用计算机管理系统与大流水分类后，档案室的馆藏档案只有通过计算机系统检索出档案号后方可查找利用，如果有朝一日网络故障，则将无法正常工作。

（三）对管理环境要求较高

第6篇：档案管理分类方案范文

1.1为加强电子文件的归档与管理工作，提高归档电子文件的整理质量，特制定本标准。

1.2本标准规定了归档电子文件整理的原则和方法。

1.3本标准适用于我区各级机关、团体。企事业单位和其它社会组织可参照执行。

2.定义

本标准采用下列定义

2.1电子文件

指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。

2.2归档电子文件

指立档单位在职能活动中产生的，具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件，主要包括文本文件、背景信息和元素据。

2.2.1文本文件：一般用字处理技术处理形成的文字文件、表格文件，以及各种管理活动中形成的公文、报表和软件说明等。

2.2.2背景信息：指描述电子文件形成的原因、作用、办理过程、结果、上下关系以及对其产生明显影响的历史环境等信息。

2.2.3元数据――指描述电子文件数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。

2.3归档电子文件整理

将归档电子文件以件为单位进行分类、排列、著录、编号、编目，使之有序化的过程。

2.4件

归档电子文件的整理单位。每份归档电子文件为一件。

3.整理原则

遵循电子文件的形成规律，保持电子文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。

4.质量要求

4.1归档的电子文件应齐全完整，特别是相关电子文件的支持软件和管理数据的齐全完整。

4.2归档的电子文件应真实有效，归档电子文件的文本文件应是最后定稿，图形文件应包括形成记录和最新版本，各种文件的草稿、定稿依据需要归档。有条件的单位应采用电子文件签章技术或认证体系等确认电子文件的有效性。

4.3归档的电子文件应采用国家规定的规范格式，以保证电子文件的长期可读性。

4.4归档的电子文件应经过整理和编辑。

5.整理方法

逻辑归档的电子文件一般不要进行整理。物理归档的电子文件必须进行整理。

5.1分类

同一单位的电子文件应在其全总内按：

（1）档案类别――年度――保管期限

（2）档案类别――保管期限――年度

（3）档案类别――年度――保管期限――机构（问题）

（4）档案类别――保管期限――年度――年度――机构（问题）

等分类方案中的一种进行分类。同一全宗应保持分类方案的稳定。

5.1.1按年度分类

将电子文件按其形成年度分类。

5.1.2按保管期限分类

将电子文件按划定保管期限分类。

5.1.3按机构（问题）分类

将电子文件按其形成或承办结构（问题）分类。

指导性分类方案如下：

（1）所有单位都可按档案类别――年度――保管期限分类方案进行分类。区直单位一般按档案类别――年度――保管期限――结构分类方案进行分类。

（2）市县级单位一般按档案类别――年度――保管期限――问题分类方案进行分类。问题类包括党群工作类、行政管理类、业务工作类三大类。

（3）自治区各级党委、政府、人大、政协办公厅（室）可按自治区档案局制定的分类方案进行分类。(详见文书档案分类方案)

（4）有档案工作行业标准的单位可按行业标准执行。

5.2排列

归档电子文件应在分类方案最低一级类目内，按电子文件成文时间先后顺序排列。

5.3编号

归档电子文件应按分类方案和排列顺序逐件编号。

5.4著录标引

归档电子文件使用《**壮族自治区电子档案管理系统》，按照《档案著录规则》著录标引，著录项目依照《**壮族自治区电子档案管理系统》设置项目进行。

5.4.1档案类别

电子文件档案的一级类目名称。

5.4.2类目

作为电子文件分类方案类目的结构（问题）名称或规范化简称。

5.4.3保管期限

归档电子文件额保管期限的简称。

5.4.4年度

归档电子文件的形成年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年。如2005。

5.4.5全宗号

档案馆给立档单位编制的代号。

5.4.6盒号

两套制归档电子文件相对的纸质档案盒的排列顺序。

5.4.7件号

电子文件的排列顺序号。编制方法位：在分类方案的最低一级类目内，按电子文件排列顺序从“1”开始标注。

5.4.8题名

电子文件标题。没有标题或标题不规范的，要自拟标题，外加“[]”号。

5.4.9文号

电子文件的发文字号。

5.4.10责任者

制发电子文件的组织或个人。即电子文件的发文机关或署名者。

5.4.11页数

每一件归档电子文件的页数。

5.4.12密级

电子文件保密程度的等级。

5.4.13备注

注释电子文件需说明的情况。

5.4.14主题词

在标引盒检索中用以表达电子文件主题内容的规范化的词或词组。

5.4.15成文时间

电子文件的形成时间。以8位阿拉伯数字标注年月日，如20050303。

5.4.16稿本

电子文件的文稿。文本盒版本。

5.4.17载体类型

归档电子文件存储载体类型的名称。

5.4.18载体数量

采用阿拉伯数字标注。

5.4.19载体单位

电子文件存储载体的统计单位。采用“张”、“盒”、“个”标注。

5.4.20载体规格

电子文件存储载体的尺寸及型号等。

5.4.21电子文档号

电子文件编号。各单位赋予每份电子文件的代码。

5.4.22信息类型

电子文件的信息存在形式分类名称。

5.4.23全文标识

对特别重要的电子文件的历次草稿需要保存时，每一稿应以不同标识加以区别。

5.4.24电子文件背景信息

指描述电子文件形成的原因、作用、办理过程、结果、上下关系以及对其产生明显影响的历史环境等信息。

5.4.25原文位置

描述机读的电子文件全文位置及文件名、文件类型的一组字符串

5.5编目

归档电子文件应依据分类方案盒件号顺序归档电子文件机读目录。

5.5.1归档电子文件应逐件编目。编目在《**壮族自治区电子档案管理系统》进行。

第7篇：档案管理分类方案范文

【关键词】新时期；机构编制；档案管理

引言

档案的记录是真实事件和信息的反映，对于机构编制管理其实就是指在机构或者企业内部的人力资源配置、部门配置、工作人员数量结果上面的配置以及组织形式的管理，其中机构编制的档案管理就是要对机构内的工作记录和信息进行管理。

一、新时期机构编制的档案管理的现状

目前许多机构编制的档案管理还一直沿用以前的管理方式，因为档案的数量比较多并且内容也十分丰富，时间跨度也比较大，而且以前的档案管理是一直处于密不透风的状态，所以难免有些档案管理会出现受潮的现象，这就导致了部分档案因为管理不善的原因而丢失。以前传统的档案大多都是用纸质的，所以保存性就不是很好。目前机构编制的档案主要存在的问题在于：1.档案编号存在不完整的现象。因为档案涉及的资料比较多，这就要求在机构编制中的工作人员要对其进行分类处理并且编上序号，这是为了以后查找起来更加方便。2.分类时标题模糊不清，有些档案没有归结于档案的具体内容，张冠李戴乱用标题，有些标题还不能够反映档案内容。3.大部分档案都缺乏卷内目录，这样查找起来就比较困难。4.档案没有标注页码，即使出现文章不连贯掉页码的现象也都不知道。5.在分类档案时，情况太混乱，有些是按照时间年限，有些是按照职能部门管辖范围分类。

二、新时期机构编制的档案管理策略

（一）提高方案管理人员的自身业务能力和素质

一个企业的机构编制的档案管理工作是一项服务类也是一项具有业务性质的工作，这就要要求机构编制档案管理的在岗人员首先自身要有较强的分类的能力，能够规范清晰地将档案归类，同时还需要有比较强的管理意识，能够比较专业和先进的服务理念，要明确档案管理工作人员不再是仓库管理人员。实施一定的竞争机制，增强档案管理人员之间的竞争，壮大管理人员队伍。因为普遍的管理人员的素质都比较低，并且在这个岗位上一些优秀的人才认为此岗位没有太大的晋升空间所以大多不愿意承担这个任务，所以就导致了现在在岗的工作人员整体的能力不强，这样会牵制整个机构编制的方案管理水平的提高。相关部门也要重视档案管理工作人员的能力培训，经过培训之后工作人员的能力就有所提高，定期开展一定的培训课程在增加工作人员自身能力的同时，也能做好管理工作。也可以选择到一些先进档案管理工作的示范区参观工作，借鉴其他地区的档案管理理念，从而丰富自己的管理经验，还可以邀请经验特别丰富的工作人员或者领导对本地区的工作提出意见或建议。定期开展相关理论知识的考核，检验工作人员掌握关于机构编制档案管理工作的知识情况。还要实时了解档案工作的最新状况和未来可能发展的方向，学习先进的技术来指导管理工作。在实际探索中不断改变管理方式来顺应时展。制定一套关于工作人员之间的激励和奖惩制度，鼓励工作人员投身和热衷于档案管理工作中，每个月或者每个年度要及时总结工作和员工的工作表现，对于表现好的员工要给予奖励，对于表现不好的员工给予一定的惩罚，有了奖惩制度的管束相关工作人员会克制一些不好的行为并且能够努力好好工作。

（二）严格要求档案管理的标准

机构编制中的档案管理要求所管理的资料要齐全和完整，要求分类的质量高。这是检验一个机构编制的档案管理水平的高低标准，那么针对于目前档案管理中的材料不完整的现状，相关部门要重点把握这些问题存在的源头。一些领导在实施新规定前期要参与干涉管理工作，让管理工作人员可以有个标准参考。对材料的管理除了要完整之外还要求要精益求精，排除一些用处不大的资料，将档案中的重点记录下来做好分类。对于没有形成完整的资料要采用“记事”的方法，通过相关部门的允许下，最大限度做好记录工作。

（三）采取现代化管理方式，促进管理方式的转变

虽然一些管理方式加入了一些现代管理的理念并且得到了广泛应用，但是有些基于档案的数量比较大，因此工作就比较繁杂。所以目前最主要的任务就是要加强现代管理的模式。比如：完整档案管理的流程、采用先进的科技技术管理、与现代网络技术相结合等。1.完整档案管理的流程。就是要在管理过程中每项工作应当明确，有一套完整的流程并且要严格按照流程完成工作，采用机构编制档案管理的相关流程和程序，这样就可以减少一些工作，并且提高工作效率。2.引进先进的科学技术完成管理工作，使整个工作更加智能化，人们只是起到辅助作用，引进可以对档案管理室进行杀菌、控制湿度和温度的环境，这样档案就减少受潮的机率。3.可以利用联网将需要归档的资料保存到网络中，如果有相关人员要提取或者查看资料可以登录查看，这样就可以减轻工作人员的工作量，能够实现网络智能化，能够大大提高工作效率。

结束语

综上所述，新时期的机构编制中的档案管理工作虽然存在一些问题，我们首先要重视这些问题的存在，才能够针对这些问题提出一些解决办法，从而能够提高管理工作的质量。

参考文献：

[1]郭柳军.新时期下档案管理工作现状与分析[J].统计与管理,2014,10(5):111-111,112.

[2]马涛.新时期档案管理刍议[J].现代交际,2014,6(11):44-44.

[3]杨小梅.以实名制管理促机构编制档案管理信息化[J].城市建设理论研究(电子版),2013,1(6).

[4]张予宏.基于关键词的档案局(馆)人员编制、内设机构与职能配置文献分析[J].档案管理,2015,11(5):58-59.

第8篇：档案管理分类方案范文

关键词：林权；档案；管理；镇巴县

1　 林权档案的重要性

林权档案是在集体林权制度改革过程中形成的具有保存价值的文件、图表、声像、电子数据等各种形式的原始记录；是林权发证的前提和成果资料，更是林权权利人拥有各项林权权利的原始材料；是依法管理林权的基础，也是发展现代林业要求。

完整、准确、系统的林权档案，是林改工作的客观反映和重要历史凭证，对巩固集体林权制度改革成果、维护林权权利人拥有合法权益、稳定农村土地承包关系都具有重大意义。

2　 林权档案的分类

2.1 综合类

（1）机构设置、人员调配、人事任免、启用印章等文件。（2）会议文件，包括通知、名单、议程、报告、讲话、决议、纪要重要的影像资料等。（3）林权制度改革政策性文件，国家、省市主管部门和各级政府下发的文件。（4）宣传和培训资料，重要的影像资料等。（5）林改进行过程中形成的文件材料、请示和批复。（6）上级领导检查林改工作时形成的材料，阶段性验收材料。

2.2 资源调查类

（1）乡镇资源调查摸底表。（2）调查汇总表。（3）资源调查结果公示表、公示记录。（4）对公示的异议及处理记录。

2.3 承包合同类

（1）林地承包小组成立记录、林地承包方案、林地承包方案讨论记录及“四签”记录、公示记录。（2）村组林地承包方案的审批文件。（3）林地承包合同。（4）外业形成的村组林地宗地图。（5）联户发证委托材料。（6）集体山林股份制章程。（7）集体林地拍卖公告、拍卖协议书等。

2.4 林权登记类

（1）经县级以上人民政府批准生效的林权登记申请表及其附图。（2）林权登记人申请林权登记的权属证明材料。（3）林权登记人的人身证明材料。（4）涉及的异议材料和登记机关的调查材料和审查意见。（5）林权发证登记表。（6）林权发放登记台帐。（7）林权登记发证前公示表。（8）林权证管理信息系统林权发证数据备份。

2.5 纠纷调处类

（1）群众来信来访材料。（2）纠纷调处记录。（3）纠纷调处协议。（4）上级批转的纠纷材料及调处结果。

3 林权档案的管理

3.1 建章立制

制定林权档案收集、保密、保管和利用的规范化制度，建立健全包括库房管理制度、档案查阅利用制度、管理人员工作职责等一系列规章制度，做到用制度来办好事、管好人，为档案的永久保存和利用提供有效的制度保障机制。

3.2 规范整理

林权档案作为文书档案整理。按照林权档案归档分类的要求，以村（组）为单位立卷整理，一村（组）一卷或数卷。林权档案按专门档案单独排列，单独编号，单独编制归档文件目录或案卷目录。整理档案使用的档案盒、卷皮必须符合相关国家标准。对于以电子载体的林权档案，要做到双备份，确保电子林权档案数据不得丢失。

3.3 完善设施设备

林权档案作为重要的历史依据，这就要求对档案管理设施设备加大投入。必须建立专用档案库房和专用档案柜等设施和设备，采取各种防范措施来做好防火、防盗、防潮、防污染、防鼠、防虫、防高温等工作，以确保林权档案的安全。

3.4 加强培训

林权档案管理工作是一专业性较强的工作，要求我们档案管理人员必须非常熟悉集体林权制度改革的全过程和常规档案管理的专业知识。这就要求档案管理人员对集体林权制度改革的内容和工作程序进行认真地学习，掌握集体林权制度改革各阶段所产的相关林权档案和档案归案范围及有效期。并对常规档案管理的专业知识也要进行认真学习，来提高档案管理的业务技能。

3.5 社会化服务

档案的管理最终落脚点是为社会服务。林权档案在确保保密的情况下，应当按照相关规章制度，为人们的生产、生活服务。林权改革档案，不得借出档案室外，档案管理人员对借阅林权档案人员的身份证明要认真核实登记，并对归还的林权改革档案在借阅者面前进行认真查验，发现案卷有被拆、卷内文件材料有被抽取、涂改、勾画、增删、污损或短缺的应及时向上级主管部门汇报，追究查阅者的法律责任。

第9篇：档案管理分类方案范文

关键词：档案服务；城市规划；项目生命周期理论

一个城市规划项目从立项到完成所经过的各个阶段，由于项目的侧重点发生改变，对应的档案管理工作也会发生变化。基于项目生命周期理论，城市规划项目可以分为四个阶段，分别是立项期、启动期、成熟期以及完成期，如何在不同阶段，准确、高效地做好档案管理工作，客观地记录项目编制过程的真实情况，更好地服务后续其他规划项目，具有重要的意义。基于项目生命周期理论的城市规划档案的信息化管理是未来主流的管理模式。本文以增城市城市规划设计室（以下简称设计院）的协同办公系统为例，开展协同办公系统的项目管理模块在实际工作中运行情况进行分析。

一、城市规划档案管理工作的三个发展阶段特征

随着城市规划档案管理工作制度的日趋完善，对档案的准确化、规范化、信息化、精细化、安全化的要求更加明晰，城市规划管理工作大致可以分为三个发展阶段。第一阶段，以项目结题、归档为导向。档案管理主要工作是收集规划最终成果，包括纸质成果和最终电子文档。管理流程简单，只需按年份、按类型归档即可，多数设计院在初期发展时期都采用这一模式。设计师根据新的项目需求，自行搜索设计院的档案库，新招聘员工也可以在档案室迅速了解、学习设计院已经完成的规划成果。第二阶段，以项目回溯为导向。在第一阶段收集最终成果的基础上，加强项目立项和项目编制中间成果的收集归档。项目立项包括项目建议书、项目招标文件、项目投标文件、项目开题报告等等项目在立项期主要资料。中间成果则包括了初步成果、中期成果、审查意见等项目在启动期、成熟期的主要资料。随着设计院规模变大，业务量上升，对档案管理的要求更加规范化，档案管理工作在项目立项期就已经开始介入，跟踪管理项目编制全过程。第三阶段，以项目流程、品牌延伸为导向。随着信息化技术手段的不断完善，档案管理可以做得更加精细化，由最初的成果管理转变为全流程的管理，最终成果也不再是档案管理的最后一个步骤，评奖材料、成果的可视化宣传展示等后续品牌管理成为新的任务。这一阶段，档案管理的内容包括项目立项、基础资料（包括案例资料）、工作日志、最终成果、评奖材料、科研论文、成果展示等方面，全面覆盖项目生命周期所涉及的四个时期。其中，新增的工作日志取代以往中间成果，通过时间流的方式，利用移动平台的新一代互联网信息技术，详细记录项目编制过程与甲方的交流过程，记录每一个重要节点对方案提出的修改意见，输出方案的时间节点，甚至是项目收款信息都可以纳入工作日志中。工作日志模块的出现，不仅解决了档案管理中信息丢失的问题，也为工程师的工作交接产图1城市规划档案管理工作的三个发展阶段生积极作用，让工程师快速了解项目的全过程。评奖材料、科研论文、成果展示三个模块主要针对项目的品牌管理，打破以往项目管理的最终目标是一份份厚厚的纸质文档，而是将报奖材料、科研论文、可视化成果宣传展示作品纳入城市规划方案档案管理的范畴。

二、协同办公系统的项目管理模块设计

设计院的协同办公系统中集成了项目管理模块。项目管理模块是基于项目生命周期四个时期来进行设计的，由工程师和档案管理人员同步操作，将档案管理融入项目的全过程。项目管理模块包括了指定参与人、办案、项目完成、退件、一览、统计六个子功能。其中，办案子功能模块是档案管理人员与设计人员协同完成档案管理工作的主要模块。办案模块包括了项目信息、项目参与人、项目工作日志、项目文档、付款方式等五个功能。以《新塘镇瑶田村“三旧”改造规划研究》项目档案管理为例，项目信息的字段包括了：项目编号、项目年份、历史编号、项目名称、保密日期、项目来源、项目类型、合作项目、委托单位、承接单位、地址、项目合同、项目规模、项目负责人等信息。项目信息的每一个字段都可以作为档案检索字段。档案管理员在项目启动期主要完成该子模块的信息内容。《新塘镇瑶田村“三旧”改造规划研究》项目工作日志，详细记录了该项目工作每个节点所面临的问题和完成工作，项目工作日志的文字内容可以实现超链接，直接链接到文字内容所提及相关规范文件、基础资料、阶段成果等，从根本上实现了档案管理工作由结果管理转变为流程管理。

三、目前协同办公系统存在的主要问题