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关键词:合同管理 绩效审计 评价指标
同管理绩效审计是审计部门对一系列的合同管理活动进行监督和评价的过程。构建一套科学、合理的合同管理绩效审计评价指标体系,有助于审计部门了解审计事项和梳理风险点,有利于其发现合同管理的薄弱环节,促进合同管理绩效审计的顺利开展,并从根本上改善合同管理,切实提高管理绩效。
一、合同管理绩效审计评价指标体系的构建模式
构建模式包括基于项目管理和基于过程参与两种。前者将合同管理作为特定的项目,借鉴COSO内部控制五要素构建评价指标体系。后者从合同的准备、订立、履行、后续管理等事前、事中、事后阶段对合同管理的全过程进行评价指标构建。评价指标主要涉及以下几个阶段:(1)合同管理制度与机制建设,主要关注合同管理部门设立与人员配备、合同管理岗位与环节设置、制度建立以及机制建设。(2)合同准备阶段,主要关注合同项目的可行性、效益性和真实性,确认合同项目是否列入年度计划或经有效授权与批准。(3)合同订立阶段,主要评价合同主体的合法性和适当性、合同标的的合法性和可行性、合同价格的合理性与经济性和合同要式的规范性。(4)合同履行阶段,主要关注合同实际、合理、有效履行,针对不能履行合同与不履行合同的行为采取法律救济的情况。(5)合同的后续管理阶段,主要关注合同档案的完整性、合同监督检查的及时性以及问题纠正与改进的有效性等。由于大多数单位均未明确专门的部门具体负责合同的管理工作,且从审计实践中也可得知,按管理过程设计评价指标体系最为直接、实用,因此本文选择过程参与模式进行指标体系的构建。
二、合同管理绩效审计评价指标选取的原则和确立
在选取指标时,应遵循以下原则:(1)目的性原则。对于合同管理的绩效评价,处于不同的阶段,绩效评价的侧重点应有所不同。(2)全面性原则。对合同管理的绩效做出正确的评价,通常需要从多个角度进行考量,充分反映评价客体的整体特征。(3)可行性原则。应根据合同管理绩效审计评价的实际需要和现实可能来设计指标,确保整个评价指标体系立足于主、客观条件。
指标的选取应从合同的内部管理制度建立健全和有效性评价入手,贯穿合同的立项、签约、履约、后续管理等各个环节,主要围绕合同管理合规性,即合同管理活动遵守法律法规、内部管理制度的情况;经济性,即实现合同管理目的所耗费成本的最小化;效率性,即投入耗费的成本和产出的服务、产品或其他成果之间的关系;效果性,即活动的预期结果和实际效果之间的关系四个方面。通过筛选,笔者最终确立由5个一级指标、19个二级指标和51个三级指标构成的合同管理绩效审计评价指标体系。
(一)合同管理制度与机制建设
1.合同管理部门设立与人员配备。包括:(1)合同管理部门独立性评价,属于效率性指标,评价要点为是否存在专门、独立的合同管理部门,其职责是否明确、合理;是否明确合同管理部门的权限范围,合同管理部门履行职责时是否不受其他业务部门的不当干涉。(2)人员专职化评价,属于效率性指标,评价要点为是否配备专门的合同管理人员且专门负责合同管理事项。
2.制度建立。包括:(1)合同管理制度建立与健全度,属于合规性指标,评价要点为是否制订包括内控制度的合同管理制度,制度是否合理、有无明显缺陷、是否符合相关规定。(2)制度与实际情况匹配性评价,属于效果性指标,评价要点为合同管理制度是否与本单位实际情况相符。(3)制度修订效率评价,属于效率性指标,评价要点为合同管理制度是否根据上级单位的规定以及本单位实际情况的变化及时予以修订。
3.合同管理岗位与环节设置。包括:(1)岗位责任制建立评价,属于合规性指标,评价要点为是否建立与合同管理有关的岗位责任制,评价其是否涵盖合同审批合同订立合同履行等内容。(2)岗位职责分工评价,属于合规性指标,评价要点为合同管理是否实行不相容职务严格分离、不相容岗位相互牵制,合同管理全过程的透明度是否提高,是否防止暗箱操作。(3)岗位职责落实评价,属于效率性指标,评价要点为合同管理岗位职责是否落实到岗到人,岗位人员是否了解自己的岗位、明确自身的职责。(4)管理环节设置评价,属于经济性指标,评价要点为合同管理环节是否冗繁,是否增加了合同成本。
4.机制建设。包括:(1)内控机制建立与健全度,属于合规性指标,评价要点为是否建立有效的合同管理的内控机制。(2)内控机制运行评价,属于效果性指标,评价要点为合同管理内控制度是否得到了切实遵循,有无管理失控的现象。(3)沟通机制建立与健全度,属于效率性指标,评价要点为是否建立和健全合同管理沟通机制,是否存在畅通、便捷的沟通渠道。(4)沟通机制运行评价,属于效果性指标,评价要点为沟通机制运行是否高效,合同管理部门与相关业务部门能否及时有效的沟通。(5)成本核算分析机制建立与健全度,属于经济性指标,评价要点为是否建立健全成本核算分析机制,是否涵盖成本核算、成本分析、频率、报告与风险提示等内容。(6)成本核算分析机制运行评价,属于效果性指标,评价要点为是否全面有效开展成本核算分析工作,分析是否到位,频率是否合理,是否及时将分析情况进行报告,发现风险是否及时给予风险提示。
(二)合同准备
1.合同缔约方资质调查。包括:(1)合同缔约方资信评价,属于效果性指标,评价要点为对合同缔约方是否进行资信调查,调查其信用状况,是否具有完成合同行为的资质,是否具备法人资格或取得法人授权等。(2)合同缔约方履约能力评价,属于合规性指标,评价要点为对合同缔约方进行评价,拒绝与无履约能力、未经国家质量管理部门认可的单位签订合同。
2.合同价格信息资源收集。主要包括合同价格比较分析评价,属于经济性指标,评价要点为利用所掌握的价格信息,对参与投标或合同谈判的单位所报价格与掌握的价格信息进行对比分析,使招标标的或最终的合同价格趋向经济、合理。
(三)合同订立
1.项目招标。包括:(1)招标实行率,属于合规性指标,评价要点为明确哪些合同必须履行论证、招投标程序以及实际落实情况如何,是否存在应招投标却没有招投标的合同。计算公式为:招标实行率=实行招标程序的合同/应实行招标程序的合同×100%。(2)中标价格节支率,属于经济性指标,评价要点为中标价格是否达到预期效果,是否能够为单位节约合理的支出和成本。计算公式为:中标价格节支率=(价格均价-中标价格)/价格均价×100%。(3)招标工作评价,属于效果性指标,评价要点为是否选定了合格中标单位,能否通过招标获得质优的货物、满意的服务等。
2.财务审核。包括:(1)会计部门审核率,属于经济性指标,评价要点为合同是否经过会计财务部门的财务审核,是否安排了相应的财务预算,是否存在无计划或浪费现象。计算公式为:会计部门审核率=会计部门已审核的合同/会计部门应审核的合同×100%。(2)财务审核评价,属于经济性指标,评价要点为合同涉及的经济事项是否符合单位业务发展的要求,是否符合单位的经济规划,尤为关注合同价款和结算方式。
3.法律审核。包括:(1)法务部门审核率,属于合规性指标,评价要点为合同是否经过法律事务部门的法律审核,能够采纳法律审核意见。计算公式为:法律部门审核率=法律部门已审核的合同/法律部门应审核的合同×100%。(2)法律审核评价,属于合规性指标,评价要点为合同涉及标的的名称是否规范,审查数量和质量表述是否正确,审查合同履行的期限、地点和方式是否明确和合理,违反合同的责任是否明确。
4.单位负责人审批。包括:(1)内部审批率,属于合规性指标,评价要点为确定是否所有的合同都经过内部审批,查找未经审批私自签订合同的情况。计算公式为:内部审批率=内部已审批的合同/内部应审批的合同×100%。(2)审批效率评价,属于效率性指标,评价要点为计算审批流转的平均周期。(3)审批权限评价,属于合规性指标,评价要点为有无滥用授权、超越职权的行为。(4)审批程序评价,属于合规性指标,评价要点为审批程序是否合规。
5.合同缔约评价主体与内容。包括:(1)合同缔约主体评价,属于合规性指标,评价要点为合同缔约主体是否与中标单位一致,是否出现合同转让的违规事项。(2)合同条款准确性评价,属于效果性指标,评价要点为合同条款是否体现双方真实意愿,是否公平、合理、严谨,是否存在不必要的歧义。(3)合同条款完整性评价,属于效果性指标,评价要点为合同条款是否完整,是否涵盖标的名称、数量、质量、期限、地点、方式和违约责任等内容。(4)合同条款合规性评价,属于合规性指标,评价要点为合同的条款是否符合国家法律、法规,有无损害国家利益、公司利益或他人合法权益的事项,有无签订无效合同的情况。(5)合同风险关注度,属于合规性指标,评价要点为对合同存在的法律风险、经济风险是否足够关注并加以防范。
6.合同缔约方式与效率。包括:(1)合同缔约方式评价,属于合规性指标,评价要点为合同的订立方式是否符合国家法律法规或当事人的约定。按法律法规规定采用书面形式或按当事人约定采用书面形式。(2)合同缔约效率评价,属于效率性指标,评价要点为合同应在经济事项发生前订立,即是否存在经济事项先于合同签订的现象。
(四)合同履行
1.合同的变更与新增。包括:(1)变更合同评价,属于合规性指标,评价要点为正在执行的合同,凡涉及合同价款等核心合同条款变动,应重新签订合同而非签订补充协议。(2)新增合同评价,属于合规性指标,评价要点为合同执行中需要增加新合同的情况,应审查新增合同的必要性以及是否合规、合理、经济等。
2.合同履约比例与效果。包括:(1)合同履约率,属于效果性指标,评价要点为检查合同按时按质履行的情况,确定其数量和比例。计算公式为:合同履约率=已按时按质履行的合同/计算期内应履行的合同×100%。(2)合同履约满意度,属于效果性指标,评价要点为调查合同履约状况,了解合同履约的满意程度。
3.合同标的物和利益归属评价。包括:(1)合同利益归属评价,属于效果性指标,评价要点为审查合同业务的利益是否完全归属被审计单位。(2)合同标的物评价,属于合规性指标,评价要点为合同标的物是否与实际相符,是否存在将受管理程序约束的经济事项变通为不受约束的经济事项。
4.违约情况处置。主要包括违约责任追究与应对,属于效果性指标,评价要点为合同履行出现违约,是否能根据法律规定进行应对或追究。
(五)合同后续管理
1.合同监督检查。包括:(1)合同真实性审查评价,属于合规性指标,评价要点为审查合同是否真实存在,是否利用合同进行违法活动或获取非法利益,防范利用“阴阳合同”、虚假合同骗取资金的违法行为。(2)合同程序审查评价,属于合规性指标,评价要点为审查合同是否按照程序办理,是否存在事先签订合同再报批或未针对经济活动签订合同的现象。(3)合同履行检查评价,属于效果性指标,评价要点为审查合同是否按照订立的条款全面、诚信、及时履行。
2.合同专用章使用和保管。主要包括合同专用章使用和保管评价,属于合规性指标,评价要点为合同专用章的使用和保管是否符合公司的规定,有无丢失、滥用行为。
3.合同纳税与档案管理。包括:(1)印花税的缴纳评价,属于合规性指标,评价要点为应缴纳印花税的合同是否按规定缴纳。(2)档案建立与健全度,属于合规性指标,评价要点为合同档案是否分类、按序装订归类保管,应做到全程资料齐全、有书面资料可供查询。(3)建档效率评价,属于效率性指标,评价要点为是否及时建立并实时维护合同档案。(4)档案管理评价,属于合规性指标,评价要点为合同档案专人专柜保管,档案的查阅、借用、复制是否建立相关登记簿,档案工作人员因调动、退职、退休等离开工作岗位时,或向本单位档案部门移交档案时是否履行交接手续。
三、评价指标权重确定和指标赋值方法
(一)专家咨询问卷设计
为科学确定合同管理绩效审计指标权重,笔者采用德尔菲法,即专家咨询法获取各层次、各指标的权重判断。考虑到专家组成员过多将会使计算过程过于复杂,也为减少偶然因素和专家个人偏好对结果的影响,其数量不应超过10名,且应包括合同管理的法律专家、管理学专家、合同管理制度的设计者、合同管理经验丰富的高级管理人员、审核合同的法律事务人员、审核合同的会计人员以及合同管理的具体操作人员等。各个专家应在完全独立的环境下确定各层次、各指标的权重。
(二)各层次指标的权重确定
各个专家完成各层次、各指标的权重判断后,计算所有专家的判断数值之和,去掉其中的最大值和最小值之后进行算术平均。确定最终的权重的计算公式为:W=(∑Ki-Kmax-Kmin)/(n-2),其中Ki为各专家对指标权重的判断数值;Kmax和Kmin分别为专家对指标权重判断的最大和最小值;n小于等于10;W为最终确定的权重。
(三)评价指标赋值方法
定量指标可利用计算公式直接取得得分。例如招标实行率利用公式计算的结果为X%,则此项定量指标为X分。对于定性指标,通过调查问卷并应用格栅获取法对其赋值。该方法中一个格栅由元素和属性组成,每一个元素均可被属性的一级或另一级描述。而一个元素的属性可以用一个线性的尺度来表述,大多情况下通过具有1至5刻度或1至7刻度的尺度来表示,该标准在整个过程中应保持一致。笔者在建立合同管理绩效审计评价指标体系的过程中已完成格栅组成元素的确定,下面主要完成属性的判断,然后通过各属性对各指标的实现程度进行判断打分。本文选用五等级百分制划分法,评价等级分为优秀,即90至100分;良好,即80至89分;中等,即70至79分;一般,即60至69分;很差,即60分以下。通过发放调查问卷,收集问卷中对评价指标的等级判断及评分,确定定性评价指标的分值。
(四)评价指标总体归纳
本文对评价指标的总体归纳采取两种方式,一种是根据评价指标的类型,参考指标的分值分别对合同管理绩效审计评价作出描述性的评价;另一种是根据评价指标分值乘以相应权重并累加得出相应的总体评价分值。这两种方式可单独使用,也可合并使用。X
参考文献:
关键词:中小企业;合同管理系统;设计;研发
由于我国经济发展处于重要的转型期,而国家也加强对中小企业扶持的力度,在此背景下,我国的中小企业获得了良好的发展机遇,这对中小企业而言,需要进一步抓住其机遇而更好地发展和强大,从而为我国经济稳定上升注入新的力量。其中是企业的合同管理是一项十分重要的任务,这不仅直接和企业经营状况有十分密切的关系,而且也是企业在实践工作中能够需要高度重视的方面,合同涉及到企业发展过程中的直接利益。因此,本文从合同的基本含义人手分析当前中小企业如何在管理方面设计系统,进一步提升中小企业在合同管理方面的能力。
1.概述合同的含义
根据我国民法规定中对合同所给出的定义可知,合同有狭义与广义,广义合同指的是民事主体(两个或者以上)就某件事而设立、变更以及终止权利义务的协议;而狭义合同的含义则指的是债权合同,民事主体(两个或者以上)设立、变更以及终止债权的协议,也将其称之为民事合同。这是保护当事人权益的重要的文件,同时对维护良好的经济秩序和促进社会和谐等方面具有重要意义。在当前经济体制下,各个市场主体都需要通过一定的方式保护自己的权益,然而企业作为重要的市场主体,更需要在生产和经营中加强管理合同,从而使得企业自身利益不会受到威胁。
2.分析中小企业在合同管理方面存在的问题
当前,我国许多中小型的企业对合同管理基本是依靠人工,例如通过简单的Word和Excel办公软件对企业中的各种合同进行处理、归档以及统计数据等,通过这种方式管理合同存在许多的问题,第一,如文档整理和管理具有一定的困难性,因为采用当前中小企业所签订的纸质合同基本是一式三份,然而企业管理的方式基本采用的是直接保存原件,这种方式在长时间保存工作中将难以保障合同的完整性,可能会出现虫蛀等问题,从而影响了合同的质量。此外,由于人工保存合同还会导致查阅工作带来不便性的问题,如查阅时需要花费大量时间,从而造成时间浪费的问题。第二,合同管理工作难度大,由于中小企业在发展过程中和不同的对象之间会建立合同管理,此时企业中的合同将会越来越多,而采用传统的方式管理合同,工作人员只能是通过手工的方式将合同中的内容录入文档中,这就增加了管理人员的工作量,再者由于管理人员每天处理大量,难免会出现一些误差,这不仅导致企业中利益难以得到保护,而且严重的情况下还会对企业发展带来较大的困难。第三,合同信息汇总存在较大的困难,由于中小企业在合同管理工作中主要采用的手工的方式,然而企业各个部门中所需要的合同不同、签订的合同也存在较大的差异性,因此,对于合同管理人员而言,他们对合同进行汇总过程中存在较大的难度,例如需要耗费大量的时间,这对企业发展中做出重要的决策带来不良影响。第四,对合同管理过程中没有有效的预警机制,例如运用传统的合同管理方式难以有效掌握合同内容的执行情况,尤其是其中的结款情况,并没有通过良好的方式进行控制和预警珂,这就难以准确掌握当前合同内容的执行情况,从而对企业准确预测某个项目的收支情况没有提供有效帮助,这对企业发展中掌握资金流以及运作资源等带来许多问题。
3.结合信息技术而设计合同管理的系统
由于当前我国的经济发展越来越快,再加上国家对中小企业的扶植力度较大,因此,我国许多中小企业在发展中就积极参与各种不同的市场主体合作,其中就需要通过签订合同的方式保证双方的利益,这就需要企业做好合同管理的工作。而现代化的技术管理过程中,需要结合中小企业的实际情况而设计合同管理的系统,本文中主要是采用的是面向对象方式进行分析,运用信息技术而提升合同管理的效率。中小企业采用这一系统可以在合同管理过程中实现如下的目标:第一,监控好合同的工作进度,并根据良好的工作状态而对实时监控企业中各个不同的工作情况,例如根据合同执行进度等;第二,充分明确合同双方的责任情况,通过面向对象的方式设计合同管理的系统,可以更好地帮助合同当事人更好地履行合同,同时也能够增加合同履行合同当事人的责任感。而在企业中则可以通过这种方式而不断明确各个岗位工作权限,一方面是防止工作人员出现越权的情况,另一方面则是进一步明确合同的责任,并能够落实到对应的人中,这对解决合同中的协同问题带来一定的帮助;第三,减少企业合同管理的开支,同时也能够促使企业降低成本。
4.分析合同管理的系统设计情况
本文根据当前我国中小企业发展的特点和企业中的组织结构,而设计合同管理的系统。具体的工作模块请见图1所示。
4.1分析企业市场部合同管理的情况
由于企业中的市场部在合同签订之后才能够更好地便于其他部分开展工作,此时,市场部在合同管理中所需要完成的任务有:发放合同登记表格、合同报批以及作废处理等。合同登记是企业中的市场专员在掌握企业的业务的情况而在企业合同管理的系统中补充空白项,并根据合同的种类而进行编号和保存。在此管理系统中就可以便于管理人员找出对应业务的合同,并实时掌握合同的执行情况。
4.2分析企业业务部合同管理的情况
企业市场部在签订合同条款之后,其业务部主管就可以安排企业中的相关人员根据合同内容而完成对应的工作内容,同时也是实际履行合同义务的重要体现。其中业务部分在工作分配中,则需要主管人员更好地掌握合同内容,并做到严格遵守合同要求。计划报批指的是业务员根据自己负责工作的情况而掌握信息系统中的合同登记的情况,然后将具体的工作进度交给企业中对应的领导进行审批,尤其是在重大的项目中,业务员就需要即使将问题报告至主管领导,并根据工作情况而提出对应的意见。
4.3分析企业综合部对合同管理的情况
由于企业的综合部在工作中所涉及的内容较多,例如合同登记、盖章处理、发票登记、业务人员的绩效登记、收费登记、报告登记以及发票作废处理等。其中合同盖章指的是工作人员根据企业中市场部和业务部的情况而对其中的合同进行集中盖章处理,并在合同管理的系统中及时做好登记。而开具发票则主要指的是履行合同中对发票情况的登记,在合同管理的系统中能够便于今后工作查阅,进而提升工作效率。此外,绩效登记就是按照合同中的所设计的绩效而发放给员工对应的奖金,这在系统中能够透明化的展示出来。
4.4企业中工作审核
在合同管理的系统,可以增加几个不同的模块,例如合同审核、计划审核、鉴证类以及服务类的工作计划等,从而便于工作人员做好对应的工作检查,进而提升合同管理的工作效率。
4.5合同y计和查询模
在合同管理过程中还涉及对查询工作和统计工作,此时在合同系统中就可以便于企业领导适时根据自己的工作情况而掌握企业中的合同的执行情况,例如对于已签订的合同,则可以在管理系统中通过已签模块中进行查询。
4.6系统维护
随着企业中合同数量不断增加,各个模块所包含的业务也会增加,因此,在管理合同中就需要定期维护这些系统,例如做好数据备份以及恢复的工作等。
5.分析企业中合同管理的工作流程
第一,市场部在软件系统中完成合同登记,主要包括合同的编号、领取时间、领取人、合同发放人(这可以自动填写)、回收提醒等。第二,员工领用登记,其基本信息如名称、联系人、分局、工商执照号等。第三,业务部收回从系统中发出的合同情况,然后将这些纸质的合同进行核查,没有发现问题之后再将系统中的信息补充完整,此时可以通过附件的形式或者是电子稿的形式而在合同管理的系统进性报批,只有当企业中批复人同意之后,此合同才能够进入系统中,而工作人员才可以在查阅合同中找到对应的合同编号。第四,企业中的综合部主要是在系统中没有充分显示的位置处设置合同催款,并提示具体的时间,从而便于综合部更好地开展工作。
甲方:_________
地址:_________
联系电话:_________
传真:_________
乙方:_________
地址:_________
联系电话:_________
传真:_________
甲、乙双方在公平、信任、互利、互惠的基础上,特订立如下合同:
第一条 资格、区域
1.甲方指定乙方为_________产品“特约批销商”。
2.乙方_________特约批销区域:_________。
3.批发对象为:_________; 零售对象为:_________。
第二条 双方提供
4.甲方免费提供:甲方直属营业厅内长一米以上的展销柜台一节,供乙方展销_________相关产品。
5.甲方免费提供安全的仓库,可存放_________相关产品、办公设备;供乙方授权的员工存取_________相关产品及办公用。
6.甲方向乙方提供甲方下属经销商所享有的一切优惠政策,包括_________话费卡、各种优惠套餐等。
7.乙方以其网上的批发价格加上_________比例的售后服务费向甲方提供_________手机。乙方保证所提供的手机均为行货。
8.乙方提供:市场部、售后部、营销部等相应的人员;员工相关费用由乙方负责。员工必须遵守国家有关法律、法规;遵从甲方的员工管理制度。
第三条 利益
9.甲方确保乙方在特约批销区域内的批发价不低于如下价格:“_________网”上每日的“批发价”+“批发价”乘以_________%的售后服务费。
10.乙方展销柜在甲方的支持和配合下实行独立运营、独立核算。本文由第 一整理,版权归原作者、原出处所有
第四条 售后服务
11.乙方在展销柜上所零售的乙方_________相关产品售后,保证按国家规定的三包服务执行。
12.乙方在特约批销区域内批发给经销商的_________产品必须遵从与经销商之间的协议(详见“经销商协议”);乙方承诺对所售出产品做到更快更好的服务保证。
第五条 其他事项:
13.本合同依法签订,即具有法律效力,双方必须全面履行,不得单方面擅自变更或解除。因故需变更或解除合同应经过双方协商,依法另立协议。
14.本合同有效期自合同签订之日起至_________年_________月_________日止,期满后双方可另行签订。合同正本一式贰份,双方各执一份。
15.本合同未尽事宜,双方另行协商或另订补充协议。补充协议由双方法人代表或授权委托人签章及盖双方合同用章后生效。补充协议与本本协议具有同等效应。
16.因本合同发生纠纷,双方应当协商解决,如协商不成时,任何一方可向本协议签约地人民法院起诉。
甲方(盖章):_________
乙方(盖章):_________
法定代表人(签字):_________
法定代表人(签字):_________
委托人(签字):_________
委托人(签字):_________
_________年____月____日
_________年____月____日
签订地点:_________
签订地点:_________
手机购销合同二:
产品销售合同
合同编号:
合同签订地址:
甲方(需方):
乙方(供方):
依据《中华人民共和国合同法》、《产品质量法》等有关法律、法规,甲乙双方经友好协商,自愿订立本合同,以便共同遵守。
1、 产品名称、型号规格、单位、数量及价格
序号 产品名称 型号规格 单位 数量 单价(元) 小计
(元) 备 注
1
合同总金额(RMB)大写: 小写:
2、 产品交货方法及时间
2.1 交货时间:合同签订生效后,乙方于 年 月 日前将本合同产品发给甲方;
2.2 乙方将合同产品运输至甲方,交货地点为
2.3 运输方式:快运 铁路 航空 市内送货 其他
3、付款方式及期限
甲方用以下第 项付款方式付出合同款项:
1.现款: 甲方于 200 年 月 日以 付款方式付出合同全额款项;
2.延期支票: 甲方以延期支票的形式支付全额款项,付款日期为 ;
3.延期付款: 甲方收到乙方所供货物后的 内付清全部合同款项;
4.乙方在收到甲方货款后,向甲方开具销售发票。
4、所有权
如甲方未能在合同约定的付款期限内履行完付款义务,货物的产权属于乙方,乙方有权将货物收回或要求甲方支付全部货款并承担违约责任。甲方需承担因违约给乙方造成的经济损失,包括但不仅限于支付违约金、货物收回费用和如果本合同完全履行给乙方带来的预期利润及其他相关费用。
5、验收期限及方式
5.1甲方须在收到货物后 2 日内组织完成全部货物的验收。若货物抵达后的2日内无书面或传真向乙方提出质疑,则视为验收合格。
5.2产品验收标准:根据原厂产品出厂标准要求和合同技术参数验收。
6、质量保证及售后服务
6.1 产品质量标准按照厂商出厂标准执行。
6.2 提品厂家标准服务与保修,免费提供电话技术支持和咨询,同时提供各种有偿服务。
6.3 其他服务约定:
7、违约责任及纠纷处理
7.1 乙方因厂商、运输延误、运输灭失或不可抗力的原因不能及时交货的,应向甲方说明,甲方不得以此向乙方主张违约责任。如无说明,迟交货超过规定期限3天以上,应向甲方赔偿不能交货部分货款的0.1%,迟交货15天以上,甲乙双方可协商解除合同或由乙方继续履行供货义务,但需向甲方支付不能交货部分货款的1%;如无上述问题,甲方不能以任何理由退货。
7.2 甲方延迟付款1—5天,每天按迟付金额的0.1%计算违约金;5天以上按迟付金额的0.3%计算违约金。
7.3 供需合同一旦签定后,单方面解除合同的一方应支付对方合同金额的20%作为赔偿金。
7.4 甲方违反合同约定拒绝接货,或甲方在合同生效后中途退货,应当向乙方偿付退货部分货款20%的违约金。
7.5 本合同在执行过程中产生争议,双方应采取协商解决或由常州市工商行政管理部门调解,协商或调解不成的,可依法向人民法院诉讼,双方当事人同意接受乙方所在地人民法院的司法管辖。
8、不可抗力及风险转移
8.1 当事人双方的任何一方由于不可抗力的原因(战争、火灾、洪水、台风、地震或人力不可抗拒之事件)不能履行合同应在24小时内向对方通报不能履行或不能完全履行的理由,须在7日内向对方出具主管部门提供的不可抗力的原因不能履行合同的证明材料。在发生不可抗力的情况下,应允许延期履行、部分履行或者不履行合同,并根据实际状况可部分或全部免于承担违约责任。
8.2 本合同中,不可抗力是指不能预见、不能避免并不能克服的客观情况。
8.3 货物的风险自甲方签收后转移至甲方。
9、附则与其它
9.1 本合同如有未尽事宜,须经双方协商,做出补充规定,补充规定与本合同具有同等效力。
9.2 为缩短订货期,需方可用传真方式订立合同,传真件需加盖单位公章并由法定代表人或委托人签名,供方收到上述传真件后即加盖印章传给需方即合同成立,传真件及其复印件视为原件,具有同等法律效力。
9.3 本合同签名人员有权代表甲方,保证合同履行。如因甲方需要,该人员不能代表甲方,则甲方应立即书面通知乙方,如因甲方未立即通知乙方而给乙方造成损失或费用由甲方负担。
9.4 本合同一式二份,双方各执一份,甲乙双方法定代表人或委托人签字并加盖合同章后生效。
9.5 其它需说明的事宜:
甲方(需方)盖章: 乙方(供方)盖章:
法定代表人(委托人): 法定代表人(委托人)
联系电话: 联系电话:
传真电话: 传真电话:
地址: 地址:
电话:电话:
传真:传真:
经甲、乙双方经友好协商,本着互惠互利、共同发展的原则,就以下区域代 理销售“奥东”牌pvc地板签订如下协议:
第一条
定义
1.产品:本协议所称产品,由甲方生产的 “奥东”全自动麻将机。
2.商标:“奥东”
3.区域:
第二条
合作方式及条件
1. 经销:乙方销售甲方“奥东”pvc地板。
2. 乙方向甲方交纳服务及销售保证金省会城市五万元、市级城市叁万元、县级城市贰万元整。合同期 满,无售后服务投诉,甲方一次退还此保证金。
3. 甲方向乙方提供免费的售后服务人员技术培训和培训资料,乙方必须提供人员到甲方进行培训,在
甲方的食、宿费用由甲方提供。
4. 甲方须保证乙方零配件的供应。在保修期内的零配件是用以旧换新的方式提供。超过保修期的零配
件甲方收取成本费用。
5. 甲方向乙方提供该区域独家经销保证,凡属该区域的相关购买信息甲方须反馈到乙方。乙方不得擅
自在非区域销售甲方产品。
6. 乙方不得经营销售其它品牌麻将机,并维护好“奥东”品牌的良好声誉。
7. 乙方年销售量不可低于 台,首批进货量不低于 台。
第三条
推广、广告、展览
1. 甲方根据实际需要向乙方提供合理数量的价目表、广告宣传的图片及有关产品经销的辅助资料等,
提供特许授权证书和铜牌。
2. 甲乙双方完成本合同签定并首次进货后,乙方当地所做甲方品牌专项广告,经甲方核准同意后实施,费用首季度按3000.00元/月计算,费用由甲方承担,乙方需提供广告小样及广告发票,超出部分由乙方自行负担。
3. 展览:在
境内举行的大型体育、休闲或相关的展览会,经甲方同意后,由乙方租赁展位,
组织产品出展,费用由双方均担。
第四条
价格
1. 价格调整,需提前七个工作日通知乙方。
2. 甲方提供给乙方的ADMA-33E价格为
元、ADMA-36E价格为
元、ADMA-38E价格为
元、ADMA-40E价格为
元、ADMA-33EH价格为
元、ADMA-36EH价格为
元、ADMA-38EH价格为
元、ADMA-40EH价格为
元、四口机-33/38价格为
元。
第五条
订货/发货/验货
1. 每次订货,乙方传真采购订单给甲方,甲方确认后回传乙方。甲方不得接受口头或其他形式订单。
2. 甲方按照乙方指定的地点、数量发货。
3. 倘若甲方所发货物与订单内容有型号、尺寸、颜色、品质不符者,乙方于收货之日起七个工作日内 ,以书面的形式通知甲方补正。
第六条 品质/保险/售后服务
1. 甲方提供给乙方的产品保证质量。
2. 甲方的产品,免费保修壹年。
3. 乙方必须按甲方规定的全国统一售后服务标准进行售后服务,若有乙方客户投诉到甲方,甲方将直
接派出人员给予客户解决,所产生的费用由乙方承担,甲方将直接从乙方年终的维保费中扣出。
第七条
保密
1. 乙方不得向第三人提及双方合作事宜。
2. 乙方不得将其所知有关甲方营业方法或其它甲方认为应保密之资讯泄露给第三人。
第八条 违约责任/终止条款
双方在合作期限内如违反以上协议,则应由违约方负担由此引起的一切违约责任,同时另一方有权
终止此合同。
第九条
争议的解决
凡有关合约或执行中所发生的一切争议,双方应协商解决,或由双方有管辖权的人民法院处理。
第十条
协议期限
本协议有效期为
月,自
至
止。
在合作期限内必须完成 台的基本销售量。方可签署正式合作销售合同。
甲 方:苏州市志利地板有限公司
乙
方:
法人代表: 董事长
法人代表:
签 约 人:
签 约 人:
日 期:
甲方:???????
乙方:
1、经双方友好协商,甲方欲购买乙方生产的?????型??????? 数量? 台,购买价格???? 元。
运输方式??????????。
2、甲方确认产品无误后,方能将购货款汇到乙方指定的银行帐户或太平洋卡上,乙方开户行:
帐号:????????
交通银行太平洋卡号:??持卡人:
农行卡号:??? ? 持卡人:
3、乙方应该将检验合格的产品及时、准确地提交给甲方,并遵守对用户的售后服务承诺(该条款详见《质量保证书》),甲方应及时将所需货款汇至乙方指定的帐号上。
4、运输过程中出现的问题由乙方负责,甲方承诺不将该产品用于非法的盗版活动。
5、本合同需经双方签字盖章后生效,甲乙双方各执一份。(传真件有效)
6、甲乙双方应共同遵守本合同的顺利实施,如出现问题应先协商解决,如协商不成,可向工商管理部门或法院提起诉讼,由违约方承担全部责任。
7、本合同未尽事宜,以国家相关法律为准。
甲方: ______________________ 乙方:_______________________
地址:_______________________ 地址:_______________________
电话:_______________________ 电话:_______________________
传真:_______________________ 传真:_______________________
联系人:_____________________ 联系人:_____________________
依据《___________________》及《知识产权法》相关法律规定,甲乙双方根据实际业务需要,经友好协商达成合同条款如下:
一、甲方购买乙方软件,具体内容和价格如下:
单位: 人民币
名 称
用户数
单价(元)
数量(套)
总额(元)
_____电脑监控系统软件
合计(大写):人民币 :
二、乙方保证所售软件(内容和载体)为质量合格品,如确系产品本身质量发生问题,乙方将免费更换。
三、甲方已经在购买前试用过本软件,并对功能满意,对使用方法已大致了解。
四、甲方因使用该软件而产生的任何异议以及相关的隐私问题,与乙方无关。
五、甲方可以参考说明或者试用版提示自行安装部署本软件,如甲方需要乙方也提供上门安装调试服务,并做相应的应用培训。
六、乙方保证拥有软件的全部版权,并承担相关的商业和民事责任,甲方拥有软件终身使用权。
七、乙方为甲方_______年(终身)免费升级和维护服务。乙方保证长期为甲方提供远程技术咨询和服务。
八、甲方未经乙方许可不得拷贝和复制该软件。甲方所购产品仅限甲方本身使用,不得转售或者转让。甲方不得传播本软件产品,不得对软件做任何修改或者逆向编译工程。
九、有关合同条款及内容所引起的一切纠纷,双方应友好协商解决,协商不成,可向泉州市丰泽区人民法院提起诉讼。
十、在合同签定后的_______个工作日内,甲方将_____%款项汇至乙方指定之银行帐户。乙方在收到款项后的_____个工作日内将到乙方指定计算机安装调试产品,并进行相应培训后,为甲方开据相关票据,乙方承付剩余_____%货款。
十一、本合同一式贰份,甲乙双方各持一份,具有同等法律效力。
十二、本合同双方签字或盖章后即刻生效。双方约定,传真件与原件具备相同的法律效力。
甲方:______________________________________(盖章)
乙方:____________________
__________________(盖章)
开户行:__________________
户名:____________________
网络营销是一种以消费者为导向,强调个人化的营销方式
网络营销最大的特点在于以消费者为主导。消费者将拥有比过去更大的选择自由,他们可根据自己的个性特点和需求在全球范围内寻找满足品,不受地域限制。通过进入感兴趣的的企业网址或虚拟商店,消费者可获取产品的更多的相关信息,使购物更显个性。
这种个性消费的发展将促使企业重新考虑其营销战略以消费者的个性需求作为提品及服务的出发点。但是,要真正实现个性营销还必须解决庞大的促销费用问题。网络营销的出现则为这一难题提供了可行的解决途径。企业的各种销售信息在网络上将以数字化的形式存在,可以以极底的成本发送并能随时根据需要进行修改,庞大的促销费用因而得以节省。企业也可以根据消费者反馈的信息和要求通过自动服务系统提供特别服务。
网络营销具有极强的互动性是实现全程营销的理想工具
传统的传统的营销管理强调4P(产品、价格、渠道和促销)组合,现代营销管理则追求4C(顾客、成本、方便和沟通),然而无论那一种观念都必须基于这样一个前提:企业必须实行全程营销,即必须由产品的设计阶段开始就充分考虑消费者的需求和意愿。
遗憾的是,在实际操作中这一点往往难以做到。原因在于消费者与企业之间缺乏合适的沟通渠道或沟通成本太高。消费者一般只能针对现有产品提出建议或批评,对尚处于概念阶段的产品难以涉足。此外,大多数的中小企业也缺乏足够的资本用于了解消费者的各种潜在需求,他们只能凭自身能力或参照市场领导者的策略进行产品开发。
而在网络环境下,这一状况将有所改观。即使是中小企业也可以通过电子布告栏、线上讨论广场和电子邮件等方式,以极底成本在营销的全过程中对消费者进行即时的信息搜索,消费者则有机会对产品从设计到定价(对采用理解价值定价法的企业尤为重要)和服务等一系列问题发表意见。这种双向互动的沟通方式提高了消费者的参与性与积极性,更重要的是它能使、企业的决策有的放矢,从根本上提高消费者满意度。
网络营销能满足消费者对购物方便性的需求,提高消费者的购物效率
现代化的生活节奏已使消费者用于外出在商店购物的时间越来越短。在传统的购物方式中,从商品买卖过程来看,一般需要经过看样棗选择商品棗确定所需购买的商品棗付款结算棗包装商品棗取货(或送货)等一系列过程。这个买卖过程大多数是在售货地点完成的,短则几分钟,长则数个小时,在加上购买为购买商品去购物场所的路途时间、购买后的返途时间及在购买地的逗留时间,无疑是大大延长了商品的买卖过程,使消费者为购买商品而在时间和精力上作出很大的付出。同时,拥挤的交通和日益扩大的店面更延长了消费者购物所耗费的时间和精力。然而,在现代社会,随着生活节奏的加快,使得人们越来越珍惜闲暇时间,越来越希望在闲暇时间内从事一些有益于身心的活动,并充分地享受生活。在这中情况下,人们用于外出购物的时间越来越少。
麦当劳作为全球最大的快餐特许经营受益于它的业务模式:标准的快餐食品,高质量的原料,富有文化特色的就餐环境和服务。当麦当劳于1985年于泰国开设第一家分店时,由于没有在当地找到符合其要求的牛排供应商,麦当劳甚至不惜从澳大利亚进口。
但是到了90年代中后期,麦当劳面临着一系列重大的问题,比如麦当劳的食谱被消费者评为最差的产品,产品结构老化,由于食品是放到保温箱中,非常容易变味。所以当格林伯格受命成为麦当劳CEO时,他对生产与客户服务系统作了重大改造:
在生产系统方面,麦当劳重新定义生产流程与餐厅管理,对厨房进行了彻底的改造,引进了能够测量顾客流量的计算机系统与能保鲜食品的生产线。在服务上,麦当劳不再像以前将精力完全放到那些花里胡哨的促销活动上,而是更加强调顾客在餐厅消费体验的满意度。
从1998年到1999年,,麦当劳的股票上升了67%,麦当劳的成功告诉我们这样一个事实,生产部门与服务部门的功能发挥,取决于对这些部门的战略定位。当生产与服务部门不仅仅关注产品本身,而且也进入到服务顾客的满意度上,就能大大地提高企业价值。
这样一个事实背后更重要的是员工行为的转变:在过去的品牌驱动战略下,麦当劳的生产或服务员工只是一个单纯的“合格生产者”或“服务员”,但当麦当劳的战略从品牌驱动转为消费者满意度的驱动时,生产或服务员工就成了 “价值增值”的关键创造者。
现在的问题是,如果我们用单纯 “合格生产者”或“服务员”的考核办法,去考核“价值增值”的关键创造者,会有什么结果?对这一问题的解决就是战略绩效方法论的基点:人是企业所有价值创造因素中最关键的部分,对人的激励是一个战略层次的问题,所以对员工的考核,特别是对关键岗位员工的考核就不仅仅是一个单纯的“按劳分配”问题,而是实现战略最重要的驱动机制问题。
这就是战略绩效的由来,以战略绩效的观点来看,关键岗位员工的创造价值的能力是一个变量,如果我们能够将他们的行为与战略联系在一起,那么他们的贡献是最大的,否则就要大打折扣。由此我们也可以看到,从“价值创造”出发的战略绩效与从“职位描述”出发的绩效相比,能够为企业创造更大的效益。 二、从驱动力出发:锡恩4232战略绩效模型
当我们设计绩效考核系统的时候,首先要从战略角度问一个基本的问题:什么是创造企业价值的驱动力?比如在麦当劳的例子中,过去就主要是品牌驱动,而当格林伯格受命成为麦当劳CEO后,他的回答是,麦当劳最根本的驱动力是消费者满意。
对驱动力的思考可以帮助我们真正懂得企业价值的来源在哪里,从而可以抓住制约企业发展的主要矛盾,进而直接进入到企业面临的基本问题:第一是行业竞争的特点问题:目前我们的这一个行业的竞争特点是什么?在麦当劳的例子中,快餐这一行业的竞争基本上是品牌制胜。第二是企业竞争的特点:目前我们这个企业靠什么为顾客创造价值?我们存在哪些问题?在麦当劳的例子中,麦当劳过去是依靠强大的品牌攻势与标准化的食品为顾客创造价值,但在九十年代后期汉堡王发动了“新产品攻势”,从而使这麦当劳在产品环节与餐厅服务环节的弱点显现出来。
所以,当麦当劳开始更替生产线,改进餐厅服务细节的同时,它的绩效考核要求也相应发生了改变:首先,重新定义部门的绩效,比如生产部门不再以“产品质量”作为唯一考核标准,同时要加上为外部顾客创造价值的标准,这种考核会让生产部门积极参与到新产品开发,加入到提高餐厅服务等活动中来。其次,根据新定义的驱动力与工作目的,通过调查分析,界定存在的问题主要是生产与服务环节偏离了顾客满意。
麦当劳这种从创造价值出发来界定部门与员工要求的考核方式,清楚地说明了在战略绩效与一般考核在方法上的不同。在我们为一家企业(名列经贸委512家大型企业)的绩效考核方案中,我们就是从这种战略角度构筑了一个“4232战略绩效”解决方案:
所谓“4232战略绩效” 解决方案,简单地说,是由分析与界定绩效问题的四个步骤,二个解决绩效问题的方案,三维解决业绩衡量与管理的指标体系,二个绩效改进系统构成。 四个步骤二个绩效方案三维业绩指标体系二个绩效改进系统第一步:定义创造企业价值的驱动力是什么
第二步:根据驱动力定义所有部门的工作目的
第三步:根据驱动力与工作目的,通过调查分析,澄清存在的问题
第四步:根据问题,制定对应的解决方案解决业绩衡量与管理的问题的业绩考核系统
解决绩效改进、行为管理与控制问题的绩效改进系统。
解决行动能力的短期系统
解决能者上弱者下的长期考核
解决责任心的重大考核项目部述职系统
工作督查系统 三、如何建立解决业绩衡量与管理问题的业绩考核系统?
回答了企业驱动力问题,进而将其分解到每个部门,每个人,实际上就是对企业战略意图的层层分解,这种根据企业的战略意图来设计绩效考核系统,保证了员工的行动不会“走偏”。4232模型最大的好处,就是从驱动力出发,由于驱动力体现的是企业战略意图,在驱动力下对部门功能与相应人员的职责描述不就是企业价值的一种体现吗?
在驱动力下的岗位职责分析保证了考核对于企业的“价值性”,问题驱动下的解决方案又保证了考核的操作性。所以制定关键业绩指标(KPI)的核心,是对企业战略在具体部门或岗位体现的理解,只有在这种理解下,才能真正发现现实中存在的问题,进而由此制定有针对性的业绩指标(我们称之为问题驱动Issue-driven),最终获得考核的整体解决方案。
以我们为一家制造企业的咨询项目为例,我们首先将这家公司的战略意图或驱动力清楚地表述为“通过扩大销量,提高市场份额;通过提高结构品种销量,提高企业的净利润”。战略意图清晰后,每个部门的工作目的就变得简单明了:
销售部:提高销售量,扩大市场份额,提高结构品种销量,确保利润。
生产系统:按量、按时提品、按结构满足提高销量的要求。
供应系统:按质、按量、按时的供应原辅材料。
按照这种逻辑,我们很容易从部门的工作目的,进而制定出相应的绩效指标。例如销售部的考核指标是:销售量、应收账款、库存量、结构品种销量等,销售量指标反映销售量的增长或下降,应收账款反映销售增长是否在财务控制范围内,库存量指标反映了库存是否合理,结构品种销量反映了销量是否符合公司利润要求。确立了指标之后,就可以根据公司的财务目标要求确定数量标准,根据公司的战略目标要求设定相应的权重,从而使绩效考核体现出战略的重点要求。
比如,为了体现企业确保利润目标的战略重点,在考核销售部门的时候,我们将结构品种销量作为战略指标考核。由此我们可以看到,战略绩效下的指标与激励办法,可以清晰地梳理出中层管理者的考核指标,并确保这些指标不会背离公司战略这条主线,这样做既体现了公司战略,又针对实际发生的问题提出了解决办法,保证了考核的最终目的:通过调动人的积极性来支撑竞争优势。
也就是说,一旦我们获得了对于部门驱动力的清晰认识,接下来我们就可以针对具体的问题提出解决方案:构造以流程和责任为核心的三维绩效体系:
1、短期考核体系:短期的努力是否取得了效果,考核过程中是否体现了公司的战略意图,值得提醒的是,我们还特殊设计了短期特有的“关键战略指标”作为连续的奖金否定指标,比如在生产厂提出“重点合同执行率”作为“关键战略指标”,来否决奖金的发放,体现了公司要求建立以销售(客户)为核心的运营体系的战略意图。
2、年度考核体系:年度的经营结果是否达到了要求,工作效果是否令客户(内外部客户)满意,年度考核是“对人不对事”的结果考核,这一考核的目的是建立一个公平合理的业绩衡量体系,根据业绩结果做到优胜劣汰、优奖劣罚。
3、重大责任督查体系:经营过程中是否发生对经营有重大影响的责任事项,责任督查部分所涉及的是我们常说的制度 “高压线”,只要触到“高压线”,就要承担重大的事故责任,这使得整个企业对经营有重大影响的那些责任事项保持高度的警惕。 四、如何建立绩效改进、行为管理与控制问题的绩效改进系统?
业绩考核系统的设立,可以为绩效考核建立了一个标准体系,但只有这个还不足够,在实践中,我们发现还需要构筑一套独立的业绩改进系统,通过循环的改进与优化让战略业绩考核真正成为促进企业价值增长的有力工具。
要做到这一点,我们建议从以下两个方面入手:第一,将业绩考核的指标与企业价值紧密相连,第二,将业绩考核与业绩管理相结合,形成不断递进的循环。
很多企业的管理制度和管理方法,如果累计起来,恐怕比一本百科全书都厚,那为什么在实际过程中效果不佳呢,一个很重要的原因,就是考核指标与企业价值没有联系在一起。比如一家企业考核质量的指标是成品率,可是成品率达到了90%多,客户的投诉却居高不下,成品率与客户要求的质量之间出现了严重的背离现象,为什么?原因是成品率作为考核标准不能反映客户对质量的要求。现在客户要求的至少是一等品,甚至优等品,可是成品率中间还包括二等品,甚至质量有部分缺陷经部门认可后签字放行的产品,这样就造成了产品合格,客户却不接受的状况。
除了指标的合理之外,重要是将业绩考核体现在过程之中,通过系统性的循环递进,对业绩起到持续促进的作用。
一套完整的业绩管理循环系统,应当包括三大块,计划设定、月度述职、行动改进。
计划设定:很多企业是在为做计划而做计划,从而使计划成了数字游戏,一个操作的计划必须包括如下要点:目标、关键行动措施,时间、责任人,每一点必须有清晰、明确的界定。
1.按合同的内容,可分为工程类、服务类和货物类3种,具体包括:设备货物采购,基本建设及维修工程,勘察、设计、监理、审计服务,科学研究、科研协作及咨询,生产加工,投资、借贷,租赁、资产经营,合作办学合同等。
2.按是否履行招投标程序,可分为招标项目经济合同和非招标项目经济合同。根据国家《招标投标法》和《政府采购法》规定,超过一定限额的工程、物资、服务的采购必须要经过招投标程序,因此招投标活动成为影响合同订立的重要因素,而且经过招投标活动的经济合同因其采购金额大、环节多、程序复杂等因素,决定了该类合同的订立具有特殊性。
3.按其他方式进行分类:按合同标的,可分为转移财产合同、提供劳务合同和完成工作任务合同;按合同形式,可分为口头经济合同和书面经济合同;按合同成立是否需要特定方式,可分为要式合同与非要式合同;按照合同的订立先后,可分为主体合同和补充合同等。上述分类方式可以单独采用,也可以联合采用。在经济活动比较多的单位还可以按分类对合同进行二级、三级分层控制。例如:招标活动(一级)的工程类(二级)的主体合同(三级)。
二、加强合同订立环节审核,减少合同签订风险
高校经济合同管理有多个环节,包括合同草拟、合同订立、合同签署、合同备案、归档等,其中合同订立环节中对合同草案的审核工作尤为重要。审核要点如下:首先,审查合同的主要条款。审查合同的主要条款是否符合双方约定,特别是学校的要求。合同的主要条款有:标的(指工程、服务、货物等);数量和质量;价款或酬金;履行的期限、地点和方式;违约责任;根据法律规定的或按经济合同性质必须具备的条款以及当事人一方要求必须规定的条款。其中:工程类合同必备条款包括工程范围、质量标准、价格、质量保证期、履行期限、履行地点与方式、验收、结算方式、付款方式、违约责任、解决争议的方法;服务类合同必备条款包括服务范围、服务期限、酬金、结算方式、付款方式、违约责任、解决争议的方法;货物类合同必备条款包括货物名称、型号、规格、生产厂家、质量标准、价格、质量保证期、履行期限、履行地点与方式、验收、付款方式、违约责任、解决争议的方法。业务归口管理部门应对经济合同的主要条款、重要内容等进行审查,做到合同主要条款的内容完整、符合要求,基本要素齐全,格式要规范,条款明确具体,文字表达严谨。合同语言须准确、周密,以防止产生歧义,造成纠纷。同时应重点审查合同条款是否有损学校利益,是否符合国家及学校有关政策和规定,是否有经济合同约定支付标的经费来源,是否有履约保证金和质量保证金等。其次,确定合同的格式或版本。对有国家规定格式的合同种类,必须按照国家规定的通用版本执行;对国家没有规定格式的合同种类,高校应对各项同类型合同制定各种基本固定的格式。执行国家规定的格式合同时,要对格式合同中的条款(包括协议条款、通用条款和专用条款)均研究透彻,了解其具体含义及法律意义,避免因不明白其内涵造成误解产生漏洞从而给单位造成无法弥补的损失;对没有国家规定格式的各项同类型合同,在制定合同条款过程中,将合同应有的主要条款内容全部涵盖进去,形成固定的格式,使用经过反复斟酌的基本用语,尽量避免使用模棱两可的文字和不规范的语言,减少文字陷阱,控制合同风险。再次,合同不能与招标过程相脱节。招投标活动产生的合同是招投标活动的最终成果,尤其要注意签订合同时不能出现与招投标过程脱节现象。在审核过程中需要审查合同条款招标前后是否一致,审核内容主要包括标的物是否一致、项目范围是否一致、履行期限是否一致、结算方式是否一致、付款方式是否一致、违约责任条款是否一致等。将招标文件和招标答疑中的重要内容与合同相应条款对应,将中标单位在投标文件中的承诺等内容纳入合同条款。另外,还要通过制定一些补充合同条款来建立合同和招投标过程的关系,使合同的内容涵盖招投标全过程的重要内容,保证招投标活动的效果落到实处。
三、建立健全合同管理体系和制度,对合同进行全过程管理
1.建立合理、有效的经济合同管理体系建立经济合同管理体系,包括经济合同管理决策机构、经济合同承办部门、业务归口管理部门、合同监督管理部门,明确经济合同内部管理各部门的职责。经济合同管理决策机构主要职责是统一领导学校经济合同的管理,负责管理合同签订的授权和合同专用章以及相关法律事务的办理;经济合同承办部门是指发生经济活动的具体办理部门,负责合同和相关事项具体手续的办理;业务归口管理部门一般指资产和基建管理部门等,负责负责审核合同的主要条款,负责订立合同等事务;合同监督管理部门一般指财务、审计部门,负责审核合同的主要条款,对合同履行进行监督,确保合同的合法、可行、完备和严密,防止出现不应有的合同纠纷。有条件的高校还可建立专门的法律顾问组织,对经济合同的合法性进行审核,防范合同的法律风险。
2.严格执行合同授权审批制度高校应当综合考虑在有关部门设置有效的合同管理人员岗位,明确经济合同的各级授权委托审批以及签署权限,并严格遵守授权委托权限。对未经授权擅自以单位名义对外签订合同,超出授权委托权限、签署权限签署合同,违规签订担保、投资、借贷等重要经济合同等行为要注意防范。
3.实行合同审核会签制度对于金额较大、影响较深、涉及较高专业技术的合同,在合同签订之前,应当组织法律、技术专家与财会、审计、监察工作人员等共同参与合同条款的审核,必要时还可外请专家出具专业审核意见。专家和参与审核人员在审核过程中的重要意见和事项,经确认后应形成会议记录并妥善保管,已审核后的合同条款应请参与审核的各方面专家对审核意见进行会签,作为合同修改的依据。
四、严格履行经济合同,对合同履约情况加强监督审查
高校应当对合同履行情况实施有效监控,主要涉及财务、资产管理、审计部门。上述部门应当参与重大经济项目合同(特别是基建工程合同)的全过程跟踪管理,在项目资金筹集、招投标、合同的签订等前期环节以及在合同履行的过程中都要积极参与,以获取重大经济项目合同的基本信息。对合同履行中签订补充合同,或变更、解除合同等情况严格进行审查;对合同重要条款的执行进行严密监督并保证其按照合同的约定实施;对合同支付金额进行严格审核,确保学校不发生多支付合同款项的风险。
五、重视合同备案、登记和归档,建立合同的详细信息档案