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一、及时承接办公室文书工作
按照党委对我的分工安排,我的本职工作是从事党政办的文秘和档案资料的整理归档。在文稿起草方面,半年来,共起草各类行政公文草稿30余篇,主要有:年初三级干部会动员报告;县“两办”要求呈报的阶段性工作汇报;“洁万家”与农村综合改革、计划生育等重大活动的迎检汇报材料;繁多的简单的上行文。在档案整理归档方面,收集了一些资料,但始终没有收齐,以致迟迟未开展整理工作。
二、听鼓下桡做好包村住点工作
继续在xx村包村住点。下到村组很少,但在全镇布置阶段性中心工作任务时不含糊,该下村时下村,该入户时入了户,在xx村干部的努力下,各项工作都未曾落后。
三、遵守镇机关考勤制度
现在,我将自己20*年的思想和工作汇报如下:
一、思想认识方面
报业服务处办公室的一大功能就是服务功能,我个人的职责是这一功能的最终体现者,主要任务是为服务处领导、各部门和员工做好服务工作,确保服务处各项工作正常开展。所以,20*年工作总的指导思想是“强化服务功能、增强服务意识、提高服务质量”。
20*年对工作的思想认识有所提高。我的工作比较庞杂凌乱,甚至有一些琐碎。但其重要性却不容忽视,尤其是在后勤保障方面,有的事情虽小,但其影响面很大,缺少打印纸或墨盒更换不及时可能一份重要檔不能及时出稿。这些事情可能简单,人人能做,但我认为不是每个人都能把它做好,我对自己的要求是既然重要,没有理由不把它做好。
二、办事效率方面
思想上认识明确,行动上当然有所表现,工作效率对每件工作都很重要。但我之所以把办事效率单独作为一条来总结,是因为工作效率对我这方面工作非常重要,有的事情是高效率才能彰显它的价值和意义。为提高工作效率,我的方法是日常性工作未雨绸缪,偶发性事情高效解决。确保服务处工作不受影响或少受影响。
三、主动性方面
许多工作只有积极主动,才能从容自如,要不然会疲于奔命,忙于应付。份内之事,不要领导交办,更不要领导催办。领导交办的事,不推不拖,各部门和个人的事情同样不推委、不敷衍,能解决及时解决,不能解决及时汇报。
1、在5.12地震期间与服务处领导积极与业主开展地震相关常识与沟通,做到每日向集团报告房屋有无异常情况。
2、在创全国文明城市期间积极与锦江区房管局物业管理极配合与支持,得到外界对新闻物业一致好评。
3、*期间在安保工作方面着实检查力度,加大楼层日巡工作,积极与书院街道派出所做到有情况及时汇报、协调和沟通工作;
20*年是报业服务处持续稳定发展的一年,报业服务处各项工作正沿着“加强质量管理,提高服务水平”方面健康发展。我的工作也是同报业服务处共同成长的一年,总结20*年的工作之前,我回顾自己在20*年的248天的工作内容。工作岗位、工作内容该怎么总结呢?很多的事物总不是简单的重复,重复中总有新的发现、新的收获、新的思索。20*年是忙碌着工作的一年,但大多是被动与忙乱;20*年是思考着工作的一年,更多的是主动与从容。这应该是20*年最大的收获。
现在,我将自己20*年的思想和工作汇报如下:
一、思想认识方面
报业服务处办公室的一大功能就是服务功能,我个人的职责是这一功能的最终体现者,主要任务是为服务处领导、各部门和员工做好服务工作,确保服务处各项工作正常开展。所以,20*年工作总的指导思想是“强化服务功能、增强服务意识、提高服务质量”。
20*年对工作的思想认识有所提高。我的工作比较庞杂凌乱,甚至有一些琐碎。但其重要性却不容忽视,尤其是在后勤保障方面,有的事情虽小,但其影响面很大,缺少打印纸或墨盒更换不及时可能一份重要檔不能及时出稿。这些事情可能简单,人人能做,但我认为不是每个人都能把它做好,我对自己的要求是既然重要,没有理由不把它做好。
二、办事效率方面
思想上认识明确,行动上当然有所表现,工作效率对每件工作都很重要。但我之所以把办事效率单独作为一条来总结,是因为工作效率对我这方面工作非常重要,有的事情是高效率才能彰显它的价值和意义。为提高工作效率,我的方法是日常性工作未雨绸缪,偶发性事情高效解决。确保服务处工作不受影响或少受影响。
三、主动性方面
许多工作只有积极主动,才能从容自如,要不然会疲于奔命,忙于应付。份内之事,不要领导交办,更不要领导催办。领导交办的事,不推不拖,各部门和个人的事情同样不推委、不敷衍,能解决及时解决,不能解决及时汇报。
1、在5.12地震期间与服务处领导积极与业主开展地震相关常识与沟通,做到每日向集团报告房屋有无异常情况。
2、在创全国文明城市期间积极与锦江区房管局物业管理极配合与支持,得到外界对新闻物业一致好评。
3、*期间在安保工作方面着实检查力度,加大楼层日巡工作,积极与书院街道派出所做到有情况及时汇报、协调和沟通工作;
四、工作实绩方面
1、创优工作
(1)服务处的创优工作在公司相关领导的指导下,通过不断完善、积极整改,对不足之处进行整改,在整改过程中,使我一个从未涉世物业的人在报业服务处创“国家示范”中,从学习到理解变成掌握最终进行协助,同时也从中学到物业行业在工作要求是细致化、流程化、标准化,对各项檔要求均要熟练掌握然后在从实际中去教会员工。特别是我自身一开始对创优理解不深,以至在做的过程中很多地方无从下手,最终工作脱节。
(2)积极学习公司、服务处关于管理新措施、新规定、新办法,对各项管理办法、工作手册深入学习。
(3)在后期迎检过程中对“汇报材料”印刷厂家进行罗列筛选,最终以在行业较低的价格印出我们需要的产品;“汇报视频短片”
2、后勤保障方面工作
(1)对打印机、复印机、传真机、计算机等办公设备的维修与维护。服务处建立几年来,部分易耗资产逐步进入老化期,设备问题影响正常工作,部门报修报主任同意后,积极联系厂家或经销商进行维修,确保服务处的工作不受影响。
(2)办公易耗品的保障。服务处现有13台计算机;2台打印机;复印机1台;传真机1台;各种易耗品打印纸、碳粉、配件等需求较大,积极保障好这些常规易耗品的供应。
(3)日常办公用品的保障,积极与库管做好衔接,对各部门需要申购的物资进行对接,并上报服务处主任进行审批,在事后做好保存、发放工作。
(4)做好员工宿舍的管理,对新入职员工进行住宿的安排,事后积极关心,把工作思路变被动为主动,积极主动,争取创造一个高质量的服务体系,保证服务处的各项工作正常进行。
3、考勤管理工作
*年是我服务处制度建设规范管理不断完善的一年,考勤工作是加强自身建设、加强员工日常管理的重要举措。为此我服务处实行了上下班指纹打卡的考勤制度。在考勤的日常管理中主要作了以下工作:员工的日常公事外出请假以及异常打卡情况进行登记;员工的加班换休登记工作;对日常打卡情况进行监督;不定期对在岗情况进行抽查;对打卡数据进行采集;汇总请假迟到早退旷工等情况,制考勤月报表。由于这项工作涉及每个人的利益。在做这项工作时,力求客观公正、不偏不倚。由于这项工作是从无到有,从出现问题到逐个解决的渐进过程,通过近十个月的磨合,基本上形成较完整的制度.通过这项工作加强了服务处工作纪律。
4、人事管理:
(1)积极做好人力资源的控制,对各部门人事缺员情况下积极与行政部进行协调,并拿出对策和拟定招聘计划。
(2)人事管理:在职、入职、离职的统计数据如下:20*年4—12月共计入职54人、离职44人,现有在职共计人员164人,分别为:服务处5人、工程部16人、客户部10人、秩序维护部28人、保洁部31人、停车场28人、餐饮部14人、后厨27人、顺城5人;
5、其它工作
(1)积极参加服务处的各种会议和活动,做好服务工作。做好服务与保障工作。
(2)协助好主任做好服务处的安全工作。服务处规模不断扩大,给安全工作带来很大困难,依照主任的要求,不间断地为值班人员做好安全思想工作,不定期到大厦、大院、庆云西街停车场检查,同时积极配合辖区派出所,做好安全工作。
(3)认真完成好领导交办的各项工作。
(4)办公室的外勤工作。
五、存在的问题与不足
[关键词]物联网;自我管理;工作汇报
doi:10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.06.064
[中图分类号]F272.92 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194(2017)06-00-02
物联网行业在我国尚属新兴行业,国内市场发展空间较大,许多企业为了开拓市场,在全国各地外派业务人员。驻外业务人员常年在异地,工作上自由度较大,公司规章制度对其制约性较弱,加之自控能力的不足,常常会在工作中暴露出各种各样的问题。因此,物联网企业加强对驻外业务人员的管理是十分必要的。
1 驻外业务人员的工作内容
与普通业务人员一样,物联网企业驻外业务人员的工作也可以用“销售”二字概括。经过分析对其工作进行细分,可以划分为四个方面,分别为:推广产品和服务、市场调查、制订销售方案、建立分销渠道。
1.1 推广产品和服务
了解自己的产品和服务,明确客户群体,是业务人员开展工作的基础。对驻外业务人员来说,尤其是销售处于导入期和成长期的产品,一定要将这个基础打牢。驻外业务人员应时刻谨记,自己的第一要务是向客户推广产品和服务。业务人员所做的其他工作,都是在为这一工作而服务。
1.2 市场调查
驻外业务人员市场调查的主要内容包括了解市场需求、明确客户群体、当前竞争对手的威胁来自哪里和潜在的竞争对手会是谁。业务人员要及时反馈市场信息,企业才能根据实际调整产品策略乃至整个公司的战略。
1.3 协助制订销售方案
企业决策层结合战略和市场形势向销售部门下达销售任务,销售部门再根据市场的实际情况制订销售方案,并将任务分配给每一个业务人员。销售任务确立和销售方案制订,全程贯穿业务人员反馈的市场信息。在销售方案制订过程中,销售管理人员起主导作用。此外,应有部分业务人员直接参与销售方案制订工作,未直接参与的业务人员则提供相关市场信息,属间接参与。协助管理人员制订销售方案,是包括驻外业务人员在内的所有业务人员工作内容的一部分。
1.4 建立分销渠道
企业的产品和服务进入市场后,要想进一步扩大市场份额,就必须建立分销渠道。企业自己的业务人员数量有限,建立分销渠道等于是借用外力去占领更多的市场份额。销售部门应对销售渠道进行整合,理清可能成为分销商的组织或者个人有哪些。驻外业务人员要根据销售部提供的信息,有针对性地与可能成为企业商的组织或者个人联系。在各个区域建立分销渠道,主要依靠驻外业务人员去联系、甄别、筛选、确立分销商的工作内容。
2 驻外业务人员工作中常见的问题
驻外业务人员身处异地,工作中面临的困难和挑战会比一般业务人员更多。经过归纳总结,本文对常见问题进行了分类。
2.1 无法适应驻地环境
由于气候、文化、经济发展水平和生活条件等方面的因素,驻外业务人员无法适应当地环境,这是一个很常见的问题。企业在委派业务人员常驻外地之前,要清醒认识到这一点。
2.2 时间利用效率不高
在无人监管的情况下,又没有人分配具体的工作任务,加之人生地不熟,驻外业务人员时常会觉得工作无从下手,甚至无所事事。尤其是经验欠丰富的业务人员,在初到驻地时,工作方向不明确,即不清楚该做什么。工作切入点较难打开,时间利用率不高的问题突出。
2.3 费用开支超标
首先,驻外业务人员在异地,开支事项较多;其次,受时间和空间的限制,开支报备的及时性和全面性会打折扣;再者,驻外业务人员在异地必将享有一定的便宜行事权利,在便宜行事的过程中产生的费用可能会超出企业费用开支的正常范围。这三种情况,常常会造成驻外业务人员费用开支超标的问题。
2.4 o法完成业绩要求
驻外业务人员在短期内若是无法快速调整自我,适应外地环境,全身心投入销售工作,那么业绩要求无法完成也成了常见问题。正常情况下,驻外业务人员的业绩在外派初期会比较差,甚至是零。若这段业绩为零的时期太长,那就说明驻外业务人员自身存在的问题较为突出。
3 驻外业务人员问题形成的原因
经过分析发现,造成物联网企业驻外业务人员工作中问题的原因,可分为主观和客观两方面。一方面,驻外业务人员自我管理亟待加强;另一方面,企业对驻外业务人员的管理存在漏洞。笔者对主观和客观两方面的原因进行了梳理,可以细化为以下几个方面。
3.1 员工自身适应环境的能力
人的成长环境不同,自身适应环境的能力也有所差异。将从小生活条件较好且自身适应能力较弱的员工,派驻到气候条件恶劣、经济发展水平低的地区,可能会导致员工很难适应当地的环境。而环境是客观存在的,因此,驻外业务人员适应环境的能力,将严重影响其工作效率。
3.2 与总公司缺乏紧密联系
考虑到成本问题,许多驻外业务人员到年底总结时才回总公司一次,甚至有些驻外业务人员一年到头都不回总公司一次。平时与公司的联系,也仅仅是同直接上级联系。驻外业务人员与总公司联系上的欠缺,导致其无法及时把握公司的动向,无法明确自己各个阶段的工作目标。在目标不明确的条件下,盲目行动势必会造成浪费,费用开支超标也就不足为奇了。
3.3 信息挖掘能力没有充分培养
业务人员的工作从发掘客户的需求开始,信息挖掘能力是影响销售人员效率的重要因子之一。特别是政府采购项目,该类项目通常会由发起方在各网站上公开招标信息。物联网企业大多都是检索到政府采购信息后,再向当地的业务人员传达信息。驻外业务人员获取的需求信息多数是由企业传达的,而不是自己挖掘得来的。
3.4 工作汇报制度不完善
许多物联网企业出于给驻外业务人员工作自的考虑,没有成文的定期工作汇报制度。管理人员无法及时掌握驻外业务人员的工作状况,监管力度弱,导致驻外业务人员产生不做事也无人管的想法。人都是有惰性的,惰性会阻碍驻外业务人员高效地执行工作。工作主动性一旦丧失,在无人分配工作的条件下,自然就不知道该怎么做。
3.5 相关职能部门管理意识淡薄
在当前的物联网企业里,普遍存在着这样的现象,即销售管理人员平时对驻外业务人员疏于管理,甚至无法说清哪些人驻在什么城市;其他职能部门管理人员,对驻外业务人员的情况更是一头雾水。销售部对驻外业务人员的工作时间、工作内容等方面的信息,没有及时掌控,无法督促其开展工作。再者,企业对驻外业务人员的考核主要是依据销售业绩。驻外业务人员因其工作的特殊性,其考核标准应有别于一般业务人员。在绩效考核中引入出勤、信息反馈及时性等指标,促进提高驻外业务人员的工作投入度。绩效考核过分重业绩,轻职能,KPI(关键绩效指标)设定不合理,加剧了驻外业务人员工作主动性的丧失。
3.6 缺乏多样化的产品和服务
产品和服务的单一在一定程度上也限制了驻外业务人员的工作范围。如果企业的产品和服务多样化程度较高,驻外业务人员需要面对的客户群体就越大,那么员工拜访的客户数量就变得更多,工作量自然会增大。
4 针对驻外业务人员问题的对策
物联网企业要实现开拓全国市场的战略目标,必须让驻外业务人员高效地动起来。本文针对症结提出了几点对策。
4.1 加强驻外业务人员与公司的联系
驻外业务人员应密切关注总公司的动向,留意公司的通知。工作中出现问题时,应及时向公司反映,积极与相关负责人交流。公司内部的工作交流群,所有驻外业务人员都要加入。一些相关的讨论组,驻外业务人员也应尽量加入。在工作交流群和讨论组里,鼓励驻外业务人员踊跃发言。企业管理人员若是就某些问题向驻外业务人员提出了疑问,驻外业务人员要力求在最短的时间里给予回复。加强驻外业务人员与公司联系的目的是,使其对自己的工作目标和内容有明确的认识。
4.2 重视驻外业务人员信息检索能力的应用
驻外业务人员开展工作主要是从获取需求信息开始的,各地业务人员应密切关注需求信息。对政府采购项目,驻外业务人员可以自己在全国各大招标平台搜索招标信息,根据自己负责的区域,检索区域内信息。招标网站用户名可由销售部统一注册,使用权限共享。一是强调注册招标平台的数量,二是强调业务人员使用的频率。若这两点落实到位了,将会使驻外业务人员的时间利用率大大提高。
4.3 拓展驻外业务人员的工作内容
驻外业务人员应在招商上多加努力,而建立商网络本身就是一项耗时、费力的工作,企业应多在这方面做工作,杜绝员工出现大量时间空闲的现象。企业销售部还应对销售渠道进行整合,理清哪些组织或个人可以成为商。驻外业务人员应根据销售部提供的信息,有针对性地与可能成为商的组织或个人进行联系。另外,驻外业务人员可以在网络或当地主流媒体上招商信息,而信息产生的费用由企业承担。
4.4 建立完善的工作汇报制度
企业销售部门应完善驻外业务人员的工作汇报制度。驻外业务人员要定期向直接上级汇报自己的工作,汇报内容要包括工作进展、工作中遇到的问题以及自己的心得体会等。汇报的形式,可以是邮件形式,也可以是电话、当面汇报,也可以通过QQ、微信等交流工具。汇报的周期,可以是周汇报、月汇报、季度汇报、年度汇报等形式。具体汇报内容、汇报形式和周期等要素,驻外业务人员可以与上级进行协商,根据实际情况落实工作汇报制度。
4.5 强化相关职能部门的管理意识
企I销售部管理人员要全面掌握驻外业务人员的信息,了解其工作情况。人力资源部应为每一个驻外业务人员建立档案,其信息的详细程度要高于其他部门的员工。对驻外业务人员的绩效考核,出勤、问题响应及时性等指标所占的权重要比非外派业务人员有所提高。人力资源部还可以建立专门的交流群,将销售部管理人员和驻外业务人员全部添加到群里。在工作时间内,驻外业务人员必须“在线”,不得“隐身”,在每天规定的时间段内必须在群里报到,若是在规定时间段外报到,视为迟到,不报到则视为旷工。人事专员对驻外业务人员考勤,便可依据其在群里的报到情况进行。销售部管理人员可依据驻外业务人员的出勤情况、工作汇报等,对其进行动态管理。
4.6 制定多样化的产品和服务策略
在做好当前主营业务的基础上,企业可以适当调整产品和服务策略。物联网企业以RFID(射频识别)技术为基础,企业可以在产品和服务业上应用RFID技术,对现有问题进行解决,并在这些领域逐步深入开拓市场。多样化的产品和服务策略,会使驻外业务人员的工作量和工作的复杂程度大大提高,其时间利用率也会大大提高。
5 结 语
物联网企业要提高驻外业务人员的工作效率,一是要制定合理的管理制度,督促驻外业务人员高效工作;二是要引导驻外业务人员主动工作,做好自我管理。
主要参考文献
[1]谭洋,刘伟.模块化人员管理方案探究[J].人力资源管理,2017(1).
[2]陈菊华.关于加强驻外机构管理的探索[J].国际商务财会,2015(6).
1.协助分中心主任完成年度小微业务指标任务。协助主任开发并维护小微客户、批量获客渠道(包括但不限于专业市场、大型商圈、核心企业上下游供应链、商会组织等)。协助主任制定各团队营销计划、调度指标完成情况。与总、分行协调,统筹分中心贷款额度投放、回收情况。
2.履行一定额度的贷前调查职责。
3.分担分中心的放款审核、贷后管理、资产质量五级分类、档案管理交接、逾期催收等工作。
二、风控经理岗位职责
1.遵循我行风险管理要求,做好小微分中心全面风险管理工作,严格按照小微业务要求负责经营性微贷业务审查审批。
2.以小微贷审小组成员或小微贷审会委员身份独立发表审批意见。
3.负责在小微分中心范围内组织实施业务精细化管理。
4.向总行和所在分支机构领导进行风险工作汇报。
5.负责协助分中心辖内业务的逾期清收、不良处置。
三、团队主管岗位职责
1.负责分中心内部营销团队(支中心)的人员管理及业务营销,完成相应的团队指标任务。
2.履行一定额度的贷前调查、逾期催收等职责。
四、内勤岗位职责
负责分中心贷前资料合规审查、放款审查、信贷档案管理、考核考勤、数据分析统计及分中心日常事务处理等。
根据县委、县政府《关于开展机关效能建设的意见》精神,我局按照廉洁、勤政、务实、高效的要求,以“三个满意”(党政部门满意、社会各界满意、纳税人满意)为衡量标准,以改革、创新的精神实践“三个代表”重要思想,加强制度、作风建设,坚持依法行政,强化监督制约,机关效能建设稳步推进。现将我局前期的机关效能建设工作汇报如下:
一、加强领导,提高认识,确保工作落到实处。
在县委县政府召开效能建设动员大会后,我局党组高度重视,立即召开会议进行研究部署,召开了局机关全体干部及各分局局长参加的效能建设专题会议,对我局的效能建设工作进行了全面部署。为了保证我局机关效能建设工作顺利进行,我局制定和印发了《*×县地方税务局机关效能建设工作实施意见》。成立了以局党组书记局长刘克贵为组长、局班子成员为副组长、有关股室负责人为成员的机关效能建设领导小组,并设立了效能建设办公室,下设秘书组、宣传组、督导组。形成了主要领导亲自抓、分管领导分工负责,领导干部对分管股室和下属单位联系挂钩,上下协调、齐抓共管的有效工作机制。全局干部统一了思想认识,领会了开展机关效能建设的指导思想、意义和方法步骤,确保了效能建设有组织、有计划,按步骤实施。做到思想认识到位,组织领导到位,推进措施到位。
二、着力于抓制度建设,确保效能建设取得实效我们在机关效能建设中选准切入点和突破口,认真落实、稳步推进。首先是加强机关考勤工作,实行机关工作人员上下班签到制度,不断强化考勤制度。我局对考勤工作确定了专人负责,做到上下班有签到、请假有手续、公差明去向。局领导对考勤情况随时进行检查并通报,局考核领导小组每周对考勤情况进行统计考核。其次是抓好机关各项制度建设。以完善和修订机关和系统两个工作目标管理办法为切入点,对税收业务执行、会议会务、经费开支、接待行为、服务方式、行政用语、卫生保卫等方方面面的行政事务管理制定统一、科学、严谨、可行的制度,重点完善关于机关效能建设的十项制度,推进内部行政管理的制度化和规范化。
三、突出“窗口”建设,开展优质服务。
进一步建立健全办税服务厅服务制度,拓展窗口服务功能,推行首问责任服务、限时服务、延时服务、预约服务等一系列优质服务措施,为纳税人提供周到、细致、便捷、高效、优质的服务。进一步增强税务人员的公仆意识,摆正位置,把群众满意不满意作为想问题、干工作的出发点和落脚点,全面提升服务水平。实现税收征管由监督打击型向管理服务型的转变,纳税服务由职业道德要求向具体行政行为的转变,由被动服务向主动服务的转变,由形象型服务向实效型服务的转变。在城区分局实行“一窗式”服务,在农村分局推行“一站式”服务。及时、准确地贯彻落实再就业税收优惠政策和涉农税收政策促进社会的稳定。努力提高“窗口”服务的效能。以优质、快捷的纳税服务,树立地税机关的良好形象。
四、以政务公开为重点不断深入开展效能建设工作。
一是抓公示类载体建设。主要是公开栏、办事程序图、投诉箱、胸卡、桌牌等公开设施。我局机关及下属各单位,通过开展效能建设活动,共建立公开栏*,监督岗*,程序图*,设立投诉箱*,设立投诉电话9台。公开税收定额、税收政策、税务处罚。二是开通群众意见反馈渠道,广泛征求社会群众的意见。通过召开党风行风监督员座谈会、征求意见会,收集对地方税收征管的意见和建议。各项重点工作,做到经局党组会议、局长办公会议研究,在全局干部职工中征求意见后形成。在财务方面我局定期公布财务收支情况以便群众监督。
五、严格监督检查,实施责任追究
年初我局就明确了20*年的十项工作目标,并将十项目标细化分解到人、到岗。领导班子成员每月至少抽出二天的时间到基层,检点工作推进情况,面对面听汇报,实打实督进度。为认真查纠税风税纪中存在的问题,县局开展了一系列的明查暗防。不打招呼,突击上门。暗访基层分局是否存在考勤不严、着装不规范、违反税务人员“十五不准”的现象。文章来源新灵山写作资源网
2.办公室副主任/助理:在办公室主任直接领导下进行工作,协助主任处理日常事务,主任不在期间,主持办公室工作;协助主任负责文秘方面的工作;协助主任负责往来单位的食宿安排和介绍信批转工作;协助主任负责车辆调配和管理工作;负责收集各部门/单位的工作汇报、总结,并整理成文,提供公司领导参阅;负责会议安排、通知、记录,检查督促会议布置情况,编写会议纪要,检查落实情况;负责节假日和公司的值班安排。
3.办公室主办科员:协助主任负责公文类文件的管理;负责公司领导和办公室的办公设施、器具的安排与管理;协助主任负责文印室、档案室工作;负责本部门工作人员的考勤、办公用品的领用发放工作;完成领导交办的其它工作任务。
4.办公室收发员:负责外来文件、函件、材料、电报、杂志、报纸等的收取和分发;负责杂志、报纸的订购和报刊发行站的工作;做好保管和保密工作,严防文件、函件、重要材料及杂志、报纸的丢失破损;完成领导交办的其它工作任务。
关键词:信息平台 数字化 管理
一、搭建综合信息平台 推行数字化管理
如何创建一套新型办公机制,杜绝岗位职责模糊不清、推诿扯皮、工作流程混乱、工作安排费时费力、出工不出力等现象存在,实现职责明确,岗位人员自动、自发、自主开展工作,上级领导安排工作简便易行,过程跟踪、效果评价及时到位,各项工作高效、顺畅、有序,是推行数字化管理的切入点和着力点。
1、两明确――岗位职责明确、工作流程明确
岗位职责:针对职责不清、推诿扯皮造成工作滞后等问题,按照管理职能、工作职责、对上对下关系等,集中开展机关组室、岗位人员职责修订。修订完成组室职责68条,岗位职责228条,靠实工作内容、管理权限。2013年5月份,对全区基层单元干部职责进行明确和优化,修订职责135项,营造了单元干部分工负责、齐抓共管、良性运作的局面。8月份,结合处部对“三基”工作的安排和部署,组织机关岗位人员,对增压站、注水站站内监控岗、站外检修岗工作内容修订14站次,提高了全区班站员工职责统一性、工作内容可操作性,进一步明确了操作员工的责权利。
2、三及时――劳动纪律管理及时、个人计划制定及时、上级工作安排落实及时
劳动纪律管理:传统意义上的劳动纪律管理采取签到、打卡等形式,既浪费时间、也耗费人力,人员的抵触心理也比较大。通过综合信息平台的使用,岗位人员上班后第一时间登录系统,点击“上班”按钮,系统便会自动记录当天上班时间,平台管理者、所有使用人员都可以在第一时间对每人在岗情况、上下班时间进行查看。请假时,只需点击审批领导、请假事由,系统立即自动向主管领导发送推送邮件,审批点击后即可完成请假流程,实现了请假及时、在线、网络管理。
个人工作计划:由于机关人员上下对应部门多,日常工作头绪复杂,任何一项工作开展不畅都会给其他工作、整体工作带来阻碍。发挥人员自主管理意识,充分考虑工作间的联系、推动、促进关系,主动开展工作,是综合信息平台的一项重要内容。每日上班时,由员工自行制定每日工作安排,并详细记录在平台上,利用平台公开透明、高效及时的特点,所有用户都能知道此人今天干什么,昨天干了什么,从而达到监督他人、督促自己的双重目的,让每个人、每天都想工作、干工作,从而推动全区各项工作稳步开展。
3、四加强――加强劳动纪律、加强信息公开、加强交流学习、加强工作执行
劳动纪律:对机关人员的出勤、是否在岗、人员动向等进行在线化、直观化管理,随时掌握员工动态,队伍管理状态一目了然。通过群众的眼睛监督,进一步加强了人员劳动纪律管理。
信息公开:建立作业区网络,将各类生产、管理信息在网络平台,最短时间内在全区进行传播,使得信息的时效性和覆盖率大幅提高,避免了文件发放等繁文缛节,杜绝纸质文件带来的浪费,实现现有资源利用最大化。
学习交流:定期管理单元、大项工作新闻,让基层各单元员工迅速了解作业区工作安排、各单元工作动态等,建立一个相互学习、取长补短、展示自我的互动、交流平台,营造比、学、赶、帮、超的良好氛围,推动各项工作快速开展。
工作执行:员工在工作完成后,对该项工作完成情况进行点击修改,系统会自动形成一条推送短信,向工作安排人进行反馈,可对工作完成情况在线查看。系统会自动为工作完成情况进行执行力量化打分,最终形成该人员的执行综合评价,从而实现工作汇报、执行力衡量和提升“两不误”。
4、五凸显――凸显制度管理、凸显自主管理、凸显流程管理、凸显强化执行、凸显质量提高
制度管理:建立日考勤、每日工作安排、各子项目更新考核制度,每周对各岗位更新情况进行统计和考核,确保了该平台持续使用,并对全区各项工作开展提供支撑;同时,对作业区规章制度、文件、通报进行共享,形成作业区制度落实考核中心,凸显了规章制度对工作的支撑和保障作用。
自主管理:通过岗位人员每日点击考勤、安排当日工作、落实工作完成情况,营造“我的岗位我负责、我的工作我开展、工作进度我掌握”的自主管理氛围,从而督促其想工作、干工作、做支撑,推动全区整体工作向前迈进。
流程管理:全面贯彻落实标准化管理理念,理顺各项工作流程,对工作进度进行落实、实行领导节点审批和控制,从而达到工作程序顺畅、关键环节控制到位、问题解决及时的目的。
强化执行:岗位人员每日对上个工作日计划进行落实,向主管领导反映工作进度,并实行周度落实、月度考核管理机制,达到执行力提升和工作高效顺畅开展的目的。
二、取得的效果
劳动纪律,一目了然。对机关人员的出勤、是否在岗、人员动向等进行在线化、直观化管理,随时掌握员工动态,队伍管理状态一目了然,员工上班期间迟到、早退、溜号、串岗的现象明显减少。
随着新学年的来临,女工部的工作也随之展开,现对女工部09-10年第一学期工作总结如下:
一、 日常工作
1、 积极配合校团委、学生会做好日常工作,并做好学生会办公室建设工作及各种活动方案的制定等各项工作。
2、 女工部内部组织纪律组织建设。在工作中,女工部注重了对内部成员的日常规范化教育。切实执行了值班制度、例会考勤制度和工作汇报制度等,并将干事的工作主动性和工作效率效果的综合测评提上议案。
3、 切实执行值班工作。女工部制定了完善的值班制度,在保证完成工作任务的前提下,将质量提高到一个新的层次,干事在值班的过程中真正做到“礼貌接待来客,竭诚服务同学”。
二、 重点工作
1、 干事培养工作。干事培养问题关系到学生会日程工作质量。因此,女工部将干事培养问题当作一项重点工作来抓。为此,女工部制定完善的干事培养方案,在兼顾思想培养和能力培养的同时,以保证今后各项工作有序高效的展开。
2、 协调各院女工部开展工作。
3、 定期组织开展女生护肤、化妆、礼仪讲座,女生心理卫生与健康等讲座。
一、带动班委,抓好常规管理
建立一个纪律严明,秩序井然的班级,是学生刻苦学习,提高成绩的保障,所以抓好日常管理,仍然是高三班主任的重要工作,根据本班班干部能力强,基础好的情况,我主要是落实班委责任,由班干具体实施常规管理工作,我适时地提醒、督促、检查。班主任不必事事管,但必须时时看,注意观察,定期检查,使执行制度,考勤登记落实到位;及时听取班长、纪律委员的工作汇报,对违纪现象及时批评教育。维持学习,生活的正常秩序。本学期,我们班在遵守纪律,争优创先上一直保持着良好的状态。
二、抓尖子,督差生,调动学习积极性
调动学习班积极性,形成刻苦学习争先恐后的学风,全面提高全班学生学习成绩,是高三班主任的首要任务,这方面 ,我采取了抓两头,带中间的办法,以个别谈话的形式,做尖子生和差生的指导工作,对尖子生,要求他们明确目标,确定方案,突破弱点,保持优势。同时提出具体措施;对差生,以鼓励为主,多谈话、多检查,发现问题及时纠正,发现进步,充分表扬;形成了优秀学生带头,差生不甘落后,大家争先恐、比学赶超的学习风气。