材料档案管理精选(九篇)

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第1篇：材料档案管理范文

【关键词】干部人事档案管理 重要性 存在问题 解决措施

企事业单位档案材料的客观性、准确性、完整性差。由于部分企事业单位没有严肃、负责地填写好每一份档案材料，致使有的档案错漏百出，职工档案中记载的出生时间、参加工作时间前后不一致，工作经历记录不完整等。一些企业，尤其是私营企业或股份制企业的领导认为职工档案没什么用处，不给新招用的职工建立档案， 甚至随意更改，给劳动保障部门办理职工失业、退休等手续增加了困难。如档案年龄前后不一致，出现多个参加工作时间，个人经历前后记录不完整等。

一、干部人事档案管理存在的主要问题

管理是档案工作的手段，开发利用档案信息资源，提供优质服务，充分发挥档案的作用，才是档案工作的目的。干部档案是我国人事档案的主体，时展要求人事档案工作与时俱进。自第三次全国干部档案工作会议召开至今，干部档案已增加了考核、任免、工资调整和职称评聘等方面的内容，档案的使用价值和利用率得到了明显提高。但还存在一些问题，并在一定程度上制约了人事档案的提供利用。主要表现在：

（一）材料不齐全，手续不完备。

材料是档案管理工作的对象，是开展各项业务工作的物质基础。没有材料，就没有档案管理工作。人事档案是个人在各个时期各个地方所形成的有关材料的集合体。要发挥人事档案的依据作用，材料齐全、内容充实、能全方位地反映一个人的历史与全貌是首要条件。随着我区交通事业的不断改革和发展，人才流动空前活跃，影响了干部档案资料的连续性。

（二）档案材料失真，严肃性削弱。

真实性是人事档案的生命，是人事档案赖以生存的前提，是发挥其有效作用的基础。内容失真的档案材料会给人事工作造成严重的后果。由于有的单位的组织（人事）部门在审查材料时把关不严，致使一些虚假的材料顺利进入个人档案。

三、加强干部人事档案管理工作的措施

新时期的干部人事档案不仅能全面反映干部整体素质，为选拔任免干部、调整工资、解决待遇等工作提供依据，而且能为有关部门编史、修志、撰写人物传记提供大量珍贵的史料，能为开发人才资源提供准确可靠的信息。要使干部人事档案工作与时俱进，更好地开发干部人事档案的信息资源为组织人事工作服务，就必须做好以下工作：

（一）增强全民档案意识。

档案意识已成为制约我国档案事业发展的关键，不增强全民的档案意识，尤其是单位领导的档案意识，我国档案事业的发展就难以落到实处。要增强全民档案意识，首先，要认真执行《档案法》和《档案法实施办法》，进一步完善档案法律体系。法律是增强全民档案意识的有力武器，只有加强立法、完善法律体系，才能促进全社会档案意识的形成，规范干部档案工作，推进档案事业发展。

（二）增强职能部门的责任意识。

干部人事档案具有权威性，重在真实可靠。真实是档案的生命，确保干部人事档案的真实性是干部档案工作的意义所在，也是干部人事档案材料形成部门的神圣职责。职能部门责任意识的强弱直接关系到干部档案材料的质量，要维护干部人事档案这片净土，就必须从形成干部人事档案材料的源头抓起。干部档案中所出现的一些问题与职能部门的干部不无关系，如有的档案材料未能归档，材料手续不完备，甚至有的档案材料内容失真等问题，与有的职能部门干部的责任意识息息相关。干部档案材料来源于各职能部门，因此，增强职能部门的责任意识是确保干部档案材料真实的重要前提，尤其是组织人事部门的干部更要增强办事的责任意识。

（三）要加强自身建设。

新世纪干部档案工作任重而道远。首先，要加强学习。干部档案工作的政治性、政策性很强，要求档案工作人员运用马列主义的立场、观点和方法，正确理解和自觉贯彻党和国家的干部路线、方针政策，并用以指导工作实践。档案工作人员只有勤奋学习，提高自身素质与政治觉悟，才能树立正确的世界观、人生观、价值观，才能在错综复杂的矛盾中排除各种干扰，坚定立场，为档案事业建功立业。目前的首要任务是认真学习贯彻党的十六大精神，结合干部人事档案工作实际，认真实践同志的“三个代表”重要思想。干部档案是一门综合性的边缘学科，涉及的知识面广，有档案专业知识、历史知识、人事工作知识、管理学、情报学、系统学知识及计算机应用、缩微、复印等技术。要做好档案工作，必须努力学习、掌握科学管理的原则和方法。在科技迅猛发展、日新月异的信息时代更要勤奋学习，不断更新知识，拓宽知识面，掌握现代技术。解放思想，树立创新意识，培养创新能力，从思想观念、工作思路、管理方式、方法上创新，变革一切不合时宜的观念和做法，创造性地开展工作。

（四）尽快实现档案管理现代化。

第2篇：材料档案管理范文

一、电子文件定义

及其特点综述

所谓电子文件是指人们在社会活动中形成的，以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料。它主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等等。与纸质文件比较，电子文件有以下几个特点：

1、电子文件不再是直观的纸质文件，它需要借助现代办公设备才能阅读利用；

2、电子文件可以直接由计算机等现代办公设备迅速地处理和传递；

3、电子文件的利用是可共享的，也不再受时间和距离的影响；

4、电子文件的保存条件和环境要求与纸质档案不同，它对保存场地的面积要求不高，而对环境的温湿度、防磁性等条件的要求很高。

二、电子文件与传统税务档案的区别

（一）电子文件的归档方式与传统档案不同

电子文件由于采用电子编码技术，可以编辑修改而不留痕迹，载体无法固定，某些鉴别文件原始凭证性的关键信息也可以更改，使电子文件的原始凭证性的关键信息也可以更改，使电子文件的原始凭证性辨别变得复杂而困难。因此，电子文件在形成过程中要随时进行数字签名、信息认证、身份验证和加密保护，保证文件在传输、处理过程中不会出现错误，以确保档案部门收到的电子文件的原始性、真实性和准确性，保证电子文件的法律凭证地位。

（二）电子文件在保管方式上和传统档案有差异

电子文件载体易老化变质及信息多媒体、新存贮介质的产生和发展，都会影响电子文件的长期可读性。税务档案管理部门可以在接收到电子文件后打印出一份纸质档案以作备份，但最终的解决办法还是需要计算机技术的发展和文件形成部门的配合，税务档案管理部门在接收到电子文件后对文件进行格式转换，以通用、统一的格式存储接收到的电子文件档案，以便将来计算机技术发展后，仍能读取以前存储的档案，保证信息资源方便利用。

（三）电子文件的分类、编目等管理方式与传统档案不同

因为电子文件的特殊性，可以达到文件一级的管理，所以，档案管理部门在接收到文件同时，可以马上给每份文件编制一个唯一的文件号，并给出相应的分类号和档案号，根据上下行文之间的关系，再给出相关文件号，在归档的同时进行主题词标收、著录。技术条件允许时，可以编制多角度、全方位的检索工具，方便检索查询信息。用户只须给出文件分类号或主题词，即可以找出相应的文件和相关的上下级行文及附件，从而大大减轻档案工作人员的劳动强度。

（四）电子文件查询利用方式和传统档案不同

只有符合一定条件，利用者才能注册、登记成为电子文件中心或电子档案室的工作人员，工作人员就可以通过远程登录等方式，经电子文件中心进行确认身份并确定查阅权限获得许可后，才可以查询有关的电子档案信息，并要进行借阅登记和缴纳查询费用。

三、电子文件对税务档案业务管理工作的影响

（一）传统的档案工作以纸质文件材料为工作对象，而应用计算机后，电子文件取代了以往的文字材料，它是由拟稿者直接写在磁盘上，并在磁盘上进行修改，一经形成后，马上存贮到办公信息数据库中，由档案人员、技术人员所共享。这就使得文件与档案之间不再有明显的界限。纸质档案的管理工作经过长期实践，已总结出一套工作流程及方法、原则，如文件的阅卷归档制度。文件的归档阅卷工作是档案工作流程的起点，也是文书工作和档案工作的结合点，文件形成后，由文书部门收集立卷后，交档案部门管理，一般一年归档一次。而电子文件随时产生，随时更改，存贮在计算机磁盘或光盘中。因此，它对计算机有很强的依赖性。如果归档，必须以磁盘或光盘的形成移交，归档范围也不能只是“办理完毕，具有保存价值”的文件，还应包括该文件的读取软件甚至操作系统。

（二）由于电子文件信息与载体的可分离性，档案实体分类也可能将被概念分类整理所取代，因为实体分类的结果只能体现一种属性联系，这种单线排列的方式是手工操作管理档案的需要，但在当今电子文件的环境中，文件的形式特征和内容特征均发生了变化，电子文件可以通过计算机系统进行迅速、有效、多角度的整序，不再需要对它进行象纸质文件那样的分类整理。不同的用户可以根据不同的需要，利用办公自动化系统对电子文件进行自由组合分类。

（三）由于电子文件的保存价值同时取决于其自身价值和可读性，其鉴定的方法、内容、标准均将发生变化，原有的档案价值理论分析范围也将扩大，要分析电子文件的读取软件甚至操作系统。根据传统的档案价值鉴定理论，文件应根据其凭证价值和参考价值确定保管期限，而电子文件一方面由于制作方便，将产生比以往更多的文件，另一方面由于用户的需要，信息和数据不断地修改和补充，因此很难划定固定的保管期限，况且目前电子文件的凭证价值凭证价值尚无法律保证。因此，其鉴定、管理方法亦无定论。此外，由于电子文件信息载体的特殊

性，其保管方法、要求以及检索和对外利用等方面也与纸质文件有许多不同之处。

四、电子文件在税务档案管理中的运用

（一）做好归档电子文件的技术处理工作，实施电子文件管理战略

新型文件材料的归档势在必行，这就要求档案工作者必须深入到现行文件工作领域，对产生的大量电子文件的接收、处置及至存储工作进行指导，保护电子文件的原始信息，了解文件信息重新组合的来龙去脉。也就是说，通过采取技术处理，将已归档的电子文件改为只读性文件，即只能读不能写的不可更改的文件，从而识别和保护电子文件的原始结构，保证电子文件的可靠性，使之与纸质文件一样发挥社会效用。

（二）解决好电子文件的保存问

题

以化学磁性材料为载体的电子文件，从理论上讲能够长期保存，因为它的信息读出是无接触式的，不存在磨损。电子文件记录在介质层上的信息被密封在塑料保护层内，不怕外界磁场的影响，不会直接受到空气中的灰尘、水份及有害气体的侵害。但是，由于电子文件形成的时间短，缺乏实际贮存的验证，所以，电子文件中原始信息的长期保存问题是有待档案工作进行深入研究和探讨的重要课题。目前，对于长久保存的电子文件需要定期进行复制，以防止信息损失。

第3篇：材料档案管理范文

特种设备指涉及生命安全、危险性较大的电梯、锅炉、压力容器、压力管道、客运索道、大型游乐设施等，与人民群众生活息息相关。特种设备如果在设计、制造、安装、使用、维护过程中稍有疏忽，将可能发生重大事故，造成人们生命及财产的损失，因此，国家把特种设备的制造与使用管理列为特殊行业，管理上要求特别严格。特种设备管理档案作为特种设备管理的重要组成部分，越来越受到管理部门的重视，《中华人民共和国特种设备安全法》也明确规定了特种设备安全技术档案必须纳入的归档内容。做好特种设备档案文件资料的归档范围及档案保管期限的划分是档案管理的重要起点。长期以来，特种设备管理没有专门的归档范围及保管期限的规章，各管理单位只能借鉴文书档案和科技档案的法规来分类归档。但从调查结果来看，因特种设备档案只有极少数专业档案管理人员管理，多数单位都是特种设备管理员兼管，对档案管理的不专业，就形成了特种设备档案五花八门的分类与整理模式。且随着经济建设的发展，特种设备管理模式的变更，特种设备档案管理没有随之而变，出现了在文件资料归档过程中过于注重单份文件本身的价值，而在无意之中忽视了文件之间的内在联系和完整性等现象。使收集文件归档时出现了漏洞，在划定归档文件保管期限时，也存在不合理之处，给档案的利用带来了不利因素，没有起到档案在特种设备管理中应有的作用，也阻碍了特种设备档案管理水平上的提升。本人在从事特种设备及特种设备档案管理过程中，根据特种设备日常管理的特点，结合档案管理专业要求，对特种设备管理文件资料归档范围及档案保管期限进行了研究，制定了本单位《特种设备管理文件材料归档范围和档案保管期限规定》，在本单位获得深圳市特种设备安全标准化管理一级达标单位中起到了重要作用。

根据国家档案局《归档文件整理规则》，结合特种设备管理的工作实际，其特种设备管理文件材料归档范围主要为：一是特种设备安装前论证、评估、审批资料；二是安装、检验、移交过程中形成的技术资料；三是日常维保过程中形成的资料；四是日常故障排除、维修、报废形成的文件资料；五是特种设备使用日常安全管理中形成的文件资料。

特种设备的管理和档案的利用有其独特性，借鉴国家文书档案保管期限永久、30年、10年的规定，结合特种设备管理的工作经验，对特种设备管理文件材料资料归档范围及使用档案保管期限探索如下：

1、特种设备安装前期资料

1.1安装特种设备可行性论证、经费来源报告、采购申请与批复、会议记录。 永久

1.2基建技术考察报告、设计方案及审核资料。 永久

1.3设备采购招标、投标、评标、中标资料。永久

1.4采购合同、安装计划。永久

1.5重要往来函件、邮件。永久

2、技术资料

2.1特种设备制造单位营业执照、制造、安装许可证、安装人员资质证明等文件资料。永久

2.2产品出厂合格证、主要部件材质证明、产品质量证明文件及产品铭牌拓印件或复印件、使用维护说明等随机资料。永久

2.3特种设备技术证明、安装基础图、地基图、电气线路图、竣工图。永久

2.4特种行业特许经营许可证、危险化学品经营许可证、道路危险货物运输许可证、车辆行驶证、驾驶员资格证、押运员证。永久

2.5特种设备安全检验检测部门颁发的安装合格检验报告、使用登记证。永久

2.6特种设备移交清单、接收单位验收报告、钥匙签收单。永久

2.7使用、管理培训资料。30年

2.8变更、移装、注销、报废资料、安全性能综合技术鉴定报告。永久

2.9改造、重大维修及运行测试等有关资料。永久

2.10运行故障和事故记录、维修校验记录。永久

2.11重大安全隐患通知、整改报告。永久

2.12特种设备及附属仪器仪表、管道定期检验报告、定期维护保养记录。10年

2.13特种设备日常巡查、登记记录。10年

2.14特种设备台帐。10年

2.15其它随机文件资料。10年

3、招聘维护保养单位招、投标文件、合同、资质证明资料

3.1申请、审批、会议记录等文件资料。30年

3.2招、投标书、中标通知书、合同等资料。30年

3.3维保单位资质证明、维保人员资格证、身份证。30年

4、特种设备使用管理机构、人员、职责

4.1特种设备管理机构设置和人员配备资料。30年

4.2特种设备管理人员资格证、任命书。30年

4.3特种设备管理人员岗位职责。10年

5、特种设备安全管理制度

5.1特种设备使用、管理规章制度、应急预案。10年

5.2安全操作规程。10年

5.3安全任制度、安全管理制度。10年

5.4安全信息的收集、传达与沟通函件。10年

6、特种设备日常管理资料

6.1年度管理计划及总结。10年

6.2政府特种设备监管部门检查通知及整改记录。10年

6.3使用单位对特种设备安全检查、巡查资料。10年

6.4应急救援人员联系表、处理流程、应急装备、应急物资储存表。10年

6.5安全警示标识图片。10年

6.6应急演练通知、记录、图片。10年

6.7安全使用、乘坐培训记录、培训资料。10年

6.8安全会议记录。10年

6.9三级安全教育卡。10年

第4篇：材料档案管理范文

关键词：文件材料；试听档案；新时期；档案管理制度

1项目档案管理是什么

技改大修工程项目档案是指整个项目工程从工作开始到结束这期间所有的需要归档的文件材料。这些文件材料的形式包括文字材料、图表材料、图纸，也包括声像材料、电子光盘等。材料的内容包括技改大修工程项目过程中的策划、实行、完工等一系列工作生成的文字材料。项目档案管理工作能够确切的体现工程在施工过程中的各个细节，也可找出为什么会发生工程事故，在很多工程建设的地方都有重要的价值。

2为什么要提升技改大修工程项目档案管理水平

档案管理工作在技改大修工程中占有很重要的地位，以下三个方面是为什么要加强技改大修项目工程的档案管理。一是档案管理工作的要求，技改大修工程项目档案管理是工程项目中重要的环节，有着举足轻重的地位。在新时期，做好电力系统技改大修项目工程档案管理是可以为电力系统工程项目带来美好的前景。二是提升项目工程建设的科学有效性，用文件材料将项目工程的各个工作环节联系起来，可以增强对工程建设的整体把握。将工程项目建成的过程形成历史材料，可以真实的表面在工程项目建设中产生的问题，为完善工程项目建设提供更好地解决方案，从而提高技改待续工程项目的科学性。三是档案服务和档案利用的本质要求，档案管理的最终目的是有效利用档案，提高档案的利用率，为项目建设未来的发展目标提供保障。

3档案管理工作存在的缺陷

3.1对项目档案管理工作不够重视

在工程项目档案管理工作中往往存在重视设计而轻视档案的问题。因为相关专业人员短缺，在一般的地市级只有一名人员专门负责技改大修，需要管理规划可研、计划下达、项目管理研究等一系列工作。领导更注重经济方面的问题，而技术人员则注重项目工程的进度、施工质量、施工安全等，缺少对一些重要文件材料的归档。例如说项目工程在施工过程中的来往信函、设计变更记录、领导批复等重要材料，都没有专业人员对其进行系统的管理，导致会出现归档的难度系数大、归档不全问题。还会出现文件档案资料的签字盖章不齐全，对于服务类合同也没有写签订日益，档案资料的时序性也不满足相关要求等。

3.2档案管理制度不科学，管理人员自身素质有待提高

现在很多电力企业都没有将工程项目档案归档进行立项，也没有纳入工作领导小组中。企业电力系统一般注重提升工程项目的专业技术和项目在施工过程中的具体情况。很多电力企业没有健全档案管理制度，缺少专业的档案管理人才对档案进行系统的管理，导致许多档案资料都得不到规范的保留。在项目施工的过程中，没有人对项目档案材料进行跟踪，这将导致档案材料的收集难上加难。而且项目档案管理本身就是一项专业性强的工作，需要一些专业管理人员对档案进行归档，管理人员既要懂档案管理又要懂电力系统项目工程，但是在现实情况是很多人员都不是专业的档案管理人员，自身专业素养的不足，严重影响了档案管理的有效性。

3.3视听档案的保留不齐全

视同档案材料主要是指声像材料，这些声像材料会辅助一定的文字材料加以解释说明。视听档案材料是技改大修工程项目管理中具有影响力的材料，在档案管理中占有重要地位。但是现在很多电力企业在工程的施工过程中都不重视视听材料的保留，而只关注到项目工程建设的好坏。对于视听材料的管理没有设立专门的管理人员，或者是管理人员的专业素养不够，这都对视听材料的保留存在一定的影响。在这种情况下设立的视听材料管理数据库，导致视听材料不齐全。

4如何加强档案管理工作

4.1加强项目档案管理人员的工作意识

重视理念建设可以保障档案管理的科学性、有效性，也是工程建设过程中各项管理工作能够顺利实施的保障。只有领导的意识正确了，工作开展的到位了，才能使档案管理工作得到有效的实施。并且现在很多技改大修专责对档案管理工作的认识度不够，为增强各专责的归档意识，要加强培训，培养其自身的综合素质，锻炼工作技巧。同时要加强管理人员学习档案管理知识，使管理人员及时掌握先进的管理方法和技术，促进其能够主动收集整理档案材料，保证档案材料的完整性和有效性。

4.2完善项目档案管理制度和管理内部的组织结构

电力企业内部要设立专门的档案管理制度以维护档案管理人员的权责，确立归档部门最后审核的具体要求。必须非常重视归档工作，最后一项归档工作的审核在没有通过的前提下不能够进行下一步的具体工作。档案管理工作需要建立系统性的体制机制，电力企业也要将档案管理部门加入到工程项目的建设的组织结构中去，将档案管理工作与实际项目工作在施工的过程中联系起来，让档案管理工作融入到项目管理中去，参与到项目建设中去。

4.3加强项目工程进程与归档工程建设的一致性

电力企业必须加强项目工程进程与归档工程建设的一致性。在项目工程的施工过程中，必须做好每一个环节的项目档案材料，因为这些材料一旦丢失就会严重影响到后期工程项目的开展。所以在工程项目的建设中我们要设立专门的档案管理部门，将档案管理的工作与项目工程的工作齐头并进，使归档工作更加的系统，从而整个工程项目最终的验收打下基础。

第5篇：材料档案管理范文

科学的教学档案管理制度是做好教学档案管理工作的基本保障，有了科学的制度，工作才有章可循，有规可依。没有制度的保障，任何工作都不会做好。而任何制度都需要不断完善。随着时代的发展和教育的前进，已有的教学档案管理制度逐渐显出这样那样的不足，甚至暴露出某些缺陷。因此，要不断完善教学档案的管理制度。学校要根据国家的有关规定和本校的具体情况，制定周密的教学档案管理制度，既包括对教学档案的采集、整理、分类、存放、使用、调阅等等的具体规定，也包括对教学计划、教学进度表、课堂日志、考勤表、教案、讲义、工作总结、学生成绩表等等的具体规定。要建立教学档案管理人员的岗位责任制度，明确各个岗位的职责范围和工作要求。教学档案管理人员在各个工作环节中，都严格按规章和程序办事，一丝不苟，有条不紊，这样，才能保障教学档案的时效性、完整性、规范性和真实性，才能建立起质量高、价值大的教学档案。

2、强化教学档案材料的收集工作

教学档案工作是从档案材料的收集开始的，收集的及时、齐全、完整，是做好教学档案管理的首要要求。学校在强调教学档案重要性的基础上，做好各级各部门的协调工作，加强各级各部门之间的纵横联系，及时向各级各部门布置并收取各种教学档案材料。各种教学档案材料的收集必须严格按制度和标准做，不能应付，不能草率，不能迁就。力求收集及时，归档及时，材料齐全，真实规范。这样，才能使教学档案真实反映出学校教学活动的情况，具有使用价值，为改进教学与管理提供可靠的依据。

3、主动联系教师做好材料归档

教学档案管理人员要主动联系教师做好材料的归档。教师能够提供教学活动的第一手材料，这些材料能够直接反映教学情况，对学校加强管理、改进教学具有十分重要的作用。教师要提供的材料十分丰富，有教学大纲、考试大纲、教学计划、教学进度表、讲稿、教案、课堂日志、学生成绩表、工作量登记表、教学工作总结、科研成果报告、学术论文和学术著作等等。学校要明确通知教师上交各种材料的时间、地点，对各种材料的要求，但是，由于教师重视不够、工作忙等原因，有时有些教师可能不会及时上缴各种教学材料，或所交的教学材料不符合学校的要求。因此，教学档案管理人员要主动配合教师做好各种材料的归档，要主动联系教师，主动收取各种材料，不能坐等，不能别人交多少我就收多少，同时要指出哪些材料不符合学校要求，恳请教师修改或调换。这对教学档案收集的时效性、构成的完整性等等都是十分重要的。

4、促进教学档案管理工作的现代化

随着时代的发展，科技的进步，某些原有的教学档案管理方式已不能很好的适应学校的教学与管理，影响了学校的发展。因此，学校领导和教学档案管理人员必须更新观念，共同促进教学档案管理工的现代化。领导要重视教学档案管理工作，加大人力、财力的投入；尽快引进或增加现代化的档案管理设备；教学档案管理人员要努力学习，尽快掌握现代化的档案管理技术，如计算机的成绩管理系统、学籍管理系统等。现代化的档案管理设备和现代化的档案管理技术，可以大幅度的提高档案工作效率，提高档案的科学性、规范性和整体质量，提高档案的实用价值和利用率，从而充分发挥教学档案的作用。

5、不断提高教学档案管理人员的综合素质

第6篇：材料档案管理范文

关键词：档案管理；大学生；FoxPro； 档案工作

高校是培养专业化高级人才的主要机构，是提高学生综合素质，适应社会各种需要的培养基地。高校学生档案管理工作是高校基础工作的重要内容，也是国家人事档案的组成部分[1-3]。高校学生档案记录着大学生在校期间的学习、生活和主要社会实践等活动，它是学校考察、教育和培养人才的数据库，而且是用人单位选拔、聘用人才的重要依据。在新形势下， 高校学生档案工作面临着许多新情况、新问题，需要建立标准化的档案管理和检查制度，提高档案管理效率，才能更加准确、完整地提供高校学生的信息，以便用人单位从大学毕业生档案中获得大学生在情商、诚信、创新能力等诸多方面的信息，促进大学生的就业。传统的档案管理多由手工进行收集、整理、分类、保存，耗时费力，效率低，而且档案在调入调出过程中容易丢失，在电子化、信息化快速发展的新形势下，要求档案管理做到电子、纸质同步，高校学生档案的规范化、科学化、信息化管理关系到学生的毕业、就业、出国及再深造等许多方面，实现高校档案管理的规范化、科学化、信息化已经成为档案管理人员面临的重要任务。笔者根据高校学生档案工作的现状及存在问题，对高校学生档案管理工作提出几点建议，供同行参考。

一、 高校学生档案管理存在的主要问题

1. 高校学生档案内容不完整、领导档案意识淡薄  高校学生档案包括学生在校期间的各种表现情况

记载，主要包括学习成绩方面、政治表现方面、身体健康状况方面的材料，具体有新生基本情况登记表，入学通知书存根、派遣证存根，军训考核表，大学课程成绩表，奖学金鉴定材料，学生在校期间的政治思想表现及入团（党）申请书，党团组织社会调查证明，学生奖惩材料，毕业生登记表等等。大学生档案是人才信息的重要组成部分，大学生毕业时档案的有关内容将成为学生个人的终身档案。它必须做到相对准确、齐全、完整。能充分记载大学生在校期间的生活经历、思想品德、政治作风、学习成绩等重要信息，能全面反映出大学生在校期间的各方面情况。

目前，我国还没有专门的档案管理法规，也没有统一的高校学生建档标准及规范，这就使得高校学生档案管理相对混乱，有的学校把大学生档案存放在校综合档案室进行综合管理的；有的学校则把大学生档案存放在各个院系实行分散管理。由于管理不规范，学校相关领导档案意识淡薄，学生本人对自己的档案不够重视，档案管理人员工作较随意等原因，常常会出现档案材料漏、乱、错、假的情况，如学生档案材料内容不够完整，收集不够准确、及时，漏盖章或缺成绩单等问题，一些能全面反映学生个人的知识结构、创业实践、参与创业活动的证明等各种材料包括各种英语考试的成绩及证书、计算机等级证书、心理测试成绩、助学贷款及还贷等诚信材料都没有归档，影响了学生档案的完整性。

2.档案管理制度不够完善 

目前,高校档案管理水平不高，没有健全和完善的管理制度。多数高校尚未制定学生档案的管理规范及制度、学生档案管理的工作流程、学生档案传递工作规定、学生档案室岗位责任制等规章制度。档案管理较随意，主要由管理人员的经验和责任心决定档案管理水平。

3.档案管理技术陈旧落后，信息化相对滞后 

我国高校档案建设投入不足，目前还没有一套统一规范的大学生档案管理应用软件，大多数高校学生档案的管理仍采用传统的手工操作管理模式，因此，档案管理工作中普遍存在的问题是工作量大、操作繁琐、易出错等，缺乏采用信息化、网络化等现代科技手段解决高校学生档案管理问题的能力。

4.档案管理人员素质不高 

大多数高校的档案管理人员大都是半路出家，很少机会参加专门的档案管理、信息技术培训和在职学习，档案专业人才缺乏，档案管理人员的综合素质亟待提高。

二、做好高校学生档案管理工作的几点建议

1.加强档案管理，建立高校学生档案管理规章制度 

高校档案管理应以《档案法》为指导，严格参照《干部人事档案材料收集归档规定》等若干文件精神，结合大学生档案管理工作的实际情况，通过“法规”来强化领导、学生、档案管理人员的档案意识，从学校的实际情况出发，制定相应的档案管理细则。如学生档案收集制度、学生档案保存制度、学生档案调入调出制度等，以准确、客观地反映学生的综合素质与现实表现为指导原则，及时全面地收集各种充分反映学生全貌的材料，确保学生档案管理工作有法可依、有章可循。

2.加强档案管理重要性宣传教育,保证档案材料及时、准确、完整地收集归档 

高校档案管理部门应采用各种措施,通过各种渠道加强档案管理重要性宣传教育,让学校领导、教师、大学生充分认识到学生档案是人事档案的重要组成部分，充分认识到档案在就业中的重要作用，充分认识到学生档案是将来政审、入党、转正定级、职称评定、出国、考研等很多方面的重要依据。对档案涉及到的资料必须做到及时收集和有效整理。建档工作是从大学生被录取时就要做好，然后再根据学生的专业，按照国家档案法规的要求，收集、整理有关的材料，即时存档。档案管理工作者还要根据时展的要求，随时向各相关的职能部门索取、征集。及时收集学生各个阶段形成的档案材料，建立档案材料收集网络，将档案材料收集的责任落实到人。可以以班级为单位设置兼职档案联络员，协助辅导员做好档案管理工作，以便实现档案材料及时、安全地传递，同时也有助于档案管理意识的提高。档案材料要经辅导员验证签字后再及时送交档案室。要加强档案材料收集的横向联系，确保材料收集过程中的保密与安全，保证档案材料及时、准确、完整地收集归档。

3. 扩大高校学生档案归档材料的范围 

多渠道及时收集高校学生信息，为学校和用人单位提供全面系统地综合评价学生的档案内容，有必要扩大档案归档范围。原有的归档范围不能反映学生的完整成长过程和素质、能力等方面的全貌，学校管理部门和用人单位对毕业生全面准确的了解比较困难。因此，要扩大高校学生档案归档材料的范围。 尽可能包含学生在校期间的主要信息。包括大学生的学历材料、党团材料、素质培养、实践技能、身心健康五个方面内容。力争做到档案材料真实反映学生的个性化发展特征，更好地服务于学校的教育改革，更有利于学生管理工作和将来的就业。根据当前社会的要求，建议增加下列内容。

（1）学生的诚信记录。诚实守信是学生最最基本的道德修养。学生信用记录将做为学生个人职业生涯的信用资本，学生在校期间诚实守信方面材料能准确反映学生的信用行为和品行状况。培养学生将诚信当成自然的行为，成为自己的内在需要。

（2）创新的潜能。档案材料不仅要关注学生的学业成绩，还要善于发现、记录与评价学生将来可能的发展潜能，要特别关注大学生科技创新活动及学生的实践能力和创新能力。

（3）情商记录。“智商决定是否录用，情商决定是否升迁”基本成了职业发展的重要信条。现代社会已经非常注重个人的情商，情商指的是人在情绪、情感、耐受挫折等方面的综合品质。建立学生的情商记录档案，对于准确分析学生的个性特征、促进学生健康成长有重要的现实意义。

4.建立高校档案管理数字化平台,实现大学生档案管理信息化、网络化 

随着计算机、网络技术及其应用的不断发展，使用信息化、网络化手段解决学生档案管理的问题已是形势所需。目前，各高校还没有统一的大学生档案管理应用软件，有的自主开发了自动化档案管理系统，有的还仍采用传统的手工操作。如2007年，海南大学应用科技学院采用Microsoft Visual FoxPro编程的管理数据库自主开发的学生档案管理系统，实现了学生档案管理工作的电子化处理。该系统提供的强大的查询功能和数据分析等功能实现了检索速度快、查询便捷、可靠性高、存储容量大、成本低等优势，提高了学生档案信息管理的高效性和准确性。Visual FoxPro是基于局域网环境的中、小型数据库系统，支持“结构化查询语言”(SQL)命令和函数[8-9]。具有强大的数据库管理功能，容易实现高校学生档案管理中的各项功能，但目前仅能在本校局域环境下使用。建议大学要研制开发适合学校学生教育管理需要的统一的学生档案管理系统，采用现代技术实现存储信息与相关学生档案数据的链接处理，方便学生档案的管理、网上查阅和其它方面的利用，实现毕业生电子档案的快捷转接。

5.加强档案管理人员的继续教育，提高档案管理人员的综合素质  应采取多种形式加强档案管理人员的在职培训,在岗继续教育,积极参加各种全国性的档案专业会议和各种培训学习, 加强档案管理人员的责任感,提高档案管理人员的专业水平、外语水平、计算机操作能力等，不断提高档案管理人员的综合素质，使大学生档案管理高效、规范、有序、准确、完整。

参考文献：

[1]中华人民共和国教育部令第 27 号《.高等学校档案管理办法》.

[2]韩宝华.档案文献编纂学教程.中国人民大学出版社，1999 年 10月第 11 页.

[3]岳德海.高校档案编研工作的思考.青岛职业技术学院学报，2008年 6 月第 21 卷第 2 期.

[4]张秋萍,曾水平.工程师技术培训网站的建设[J].现代远程教育研究,2005(8):53-55.

[5]孙其信,孟祥增.当前信息技术教育网站的分析与述评[J].现代远距离教育,2004(2):49-51.

[6]谭浩强.Visual FoxPro 及其应用系统开发[M].北京:清华大学出版社,2000．

[7]马志红,黄建华.Visual FoxPro 程序设计[M].北京:北京邮电大学出版社，2007.

第7篇：材料档案管理范文

【关键词】 医院；人事档案管理；探讨

医院人事档案管理工作是医院建设中的关键组成部分，为医院和上级领导提供人才信息和全面、历史考察用人的依据，对合理配置使用人才，发挥人才资源提供重要作用，是医院人事管理的重要工作[1]。因此，切实加强医院人事档案管理，满足社会发展和医院人事改革的要求，提高档案的整体利用率，是探讨医院人事管理工作的重点内容。笔者在本文中结合实践，探讨当前医院人事档案管理中存在的问题和对策，以期进一步充分科学利用和开发人才资源。

1 医院人事档案管理的现状

1.1 医院人事档案存放管理不严格 医院人事档案是医院人事管理活动中的人事文件，具有专业性、政治性和机密性等特点，并要求具有真实性和可靠性，因此，人事档案材料需要有专人负责管理并单独存放。医院人事管理工作量大与管理人员少这一矛盾日趋明显，管理人员不能及时整理档案资料。此外，医院往往存在办公面积有限的现象，随着医院不断建设发展，人事档案材料不断增加，人事档案用房紧张的问题日益突出。

1.2 医院人事档案管理方式落后 随着人事制度的不断发展和改革，人员流动频繁，医院选拔和录用人才的手续不断简化，对人事档案的要求降低，可以不需要人事档案签订聘用合同，进而确立劳动关系；人事档案管理采取终身制，而且转档手续非常繁琐。因此，很多人在流动过程中放弃档案，人档分离的现象普遍发生且日益严重，档案资料不能进行及时的补充和修改，使档案资料失去原有的作用。档案材料的管理现代化水平不高，管理机制不统一，缺乏专门的管理软件。

1.3 人事档案管理理念缺乏 医院人事档案管理人员较少且没有经过专业的档案管理培训，不熟悉档案管理业务，对大量的档案资料常常无从下手，巨大的工作量与有限的工作人员形成反差。个别档案工作者存在责任意识不强的问题，不及时完成档案材料的收集，不按照规范整理档案，忽视现代化管理手段。管理人员采取传统的手工方法进行编辑和检索，方法繁琐，操作困难，不能将人事档案材料及时整理和归档，导致档案资料收集不完整，涂改、抽取档案材料的现象时有发生[2]。

2 对目前医院人事档案管理的探讨

2.1 加强人事档案管理的基础设施建设 医院领导和人事部门应提高档案管理意识，加强人事档案管理的基础设施建设，增加档案库房，增设档案管理人员。建立健全人事档案管理制度，提高人事档案的使用价值，充分发挥人事档案的作用并服务于人事管理，保障医院的人才队伍建设。人事档案管理人员应定期收集医院的表彰奖励、年终考核材料和患者满意度调查表，不定期收集成果奖励、培训和政审和鉴定材料等，全面、完整、规范地收集档案材料。

2.2 实现档案管理信息化 从信息资源的角度管理人事档案，将现代计算机技术和信息技术用于档案资源管理中，开发电子档案，实现档案管理信息化、科学化和规范化。医院应引起现代化的设备和技术，应用计算机管理软件提高档案管理效率。通过人事档案数据库管理系统，增加存储和检索功能，建立人事档案的动态管理机制，便于档案的更新、查阅、归档和统计，保证档案的时效性、真实性和准确性[3]。档案管理信息化可以提高全体员工的档案意识，实现人才资源的发现、培养、配置和使用，以获得最大的经济效益和社会效益。

2.3 丰富人事档案收集内容 医院人事档案收集有价值的材料和信息，为用人单位选拔采用人才提供有价值的参考资料，做到有据可依。目前档案内容涉及大量的静态经历性材料，不能真实客观地反映个人最新素质和工作能力，因此，把人事制度改革中反映个人工作表现和道德修养的考核结果收集入档案，提高档案材料的价值，如医德医风考评、门诊和病房工作量、优秀医务工作者的奖励证明、科研创新能力、患者满意度调查等，提高人事档案材料反映个人综合情况的“立体感”和“折射度”[4]，做到全面、准确、科学和实用，为录用、竞聘、培训等提供依据。

2.4 提高人事档案管理人员的素质专业水平 人事档案管理人员的素质和专业水平直接影响医院人事档案管理工作的好坏。档案管理人员应具有较强的责任心和敬业精神，严谨细致、实事求是，理解档案管理的具体内容和重要性。与时俱进，努力学习和掌握档案管理的新技术，不断完善档案材料的科学管理，提高档案管理和利用效率，为人事管理提供准确有效的人才信息。档案人员的培养应纳入医院的人才培养计划，加大继续教育和培训的力度，提高管理人员的专业知识水平和工作能力，提高人事档案管理的现代化水平，满足医院人事改革的需要。

3 讨论

医院人事档案管理工作为全面考察、选拔录用、人才培养和职称晋升等方面提供依据，是医院人事管理的重要组成部分，保证各项工作的公平、合理、科学。因此，加强人事档案管理工作的基础设施，实现档案管理的信息化，丰富人事档案收集内容，提高人事档案管理人员的素质专业水平，有利于实现人力资源的有效配置，做到人尽其才，才尽其用，保证医院人才战略顺利实施，为医院的建设发展做出贡献。

参考文献

[1] 董凯茹，邢子丰.浅谈医院人事档案管理[J].中国医药指南，2009，7（11）：151-152.

[2] 张凤娟.小议医院人事档案管理的现状[J].中国实用医药，2010，5（22）：258-259.

第8篇：材料档案管理范文

（一）工程档案管理信息化建设有利于提高工程档案管理水平

中国的工程档案管理方面存在诸多问题，最重要的表现就是管理水平欠缺，而信息化建设可以使工程档案管理更为科学化和规范化。管理员可以使用计算机、互联网、云存储等高新技术对档案进行存储，这样不仅可以保障工程材料的完整性，还能够深度开发工程信息，拓宽工程档案的管理范围，信息化技术的引入使用，可以大大提高工程档案管理的工作效率水平。

（二）工程档案管理信息化建设有利于实现工程档案资源共享

受管理水平制约，我国至今未能形成工程档案资源共建、共享、公用的运行体系，因此，加速信息化建设是目前工程档案管理工作的重要任务。开发全国通用的工程信息化管理软件是实现工程档案资料共享的有效途径之一。信息化管理软件可以使工程档案信息有效开发，并大大提升这些资料信息的利用效率。尤其是全国范围内的工程档案资料整合，成功打破了“纸质化”档案管理的局限性，更方便了档案资料的搜集、整理和分析工作，使工程档案得到更有效的利用。

（三）工程档案管理信息化建设有利于促进建设工程行业发展

工程档案集结了全国建设工程的所有材料，除了纸质性文件，还包含了很多图片、视频和音频类文件，如不能实现信息化发展，工程档案管理工作就会大受限制。只有对全国工程档案文件进行完整存储，才能够为当下建设工程的发展现状、技术进展进行跟踪研究提供条件，促进我国建设工程行业快速发展。

二、新时期工程档案管理信息化建设的问题

（一）工程档案管理人员工作责任感不强

第一，工程建设完工之后，很多施工单位仅保存自认为“有用”的竣工验收证书和竣工图等资料，工程档案存档完全依靠城建单位去完成；第二，工程档案管理人员工作责任感不强还表现在档案管理意识的欠缺上，管理过程中缺乏现代化高新技术的应用，也没有智能化的信息系统；第三，由于工程项目数量和种类较多，很多单位并没有为中小型工程项目设置管理员。大部分档案材料管理工作都是为了应付工程质量检查而开展的面子工程，这也是工程材料丢失的重要原因。

（二）工程档案管理人员专业水平不够

由于高校专业课程的开设问题，目前我国从事工程档案管理工作的专业人才极度匮乏。信息管理方面的人才在接触工程档案工作初期，也往往遭遇诸多难题，无法胜任。而已经在职的工程档案管理人员，在专业水平上大有欠缺。如，文件资料编排不科学，造成查阅困难；不会使用信息化工具，工作效率低；资料编排以文字为主，缺少图片、音频、视频等可信性材料；很多材料整理为了完成任务而随意填充，缺乏记录的真实性。

工程单位在人才的聘请上，通常以技术类人才为主，而档案管理人才明显缺乏，一些中小型工程项目甚至聘用兼职人员，导致工程档案管理工作在后期检查中暴露很多问题。

三、新时期工程档案管理信息化的实践路径

（一）强化信息化管理意识

长久以来，很多单位对档案管理工作意识缺乏，认为档案工作并不能为公司带来收益，只要简单保管，不丢失泄密、可以应付工程质量检查就可以，更没有把档案的信息化建设工作提上日程。在一些基层单位，很多档案管理职位都采用兼任制度，且人员频繁调换，档案管理人员缺乏系统的理论知识学习和信息化管理操作技能。随着社会信息化的高速发展，这些传统观念已经无法适应现代化档案管理工作的要求，必须转变意识，加快档案管理工作信息化进程，搭建设施完备、体制优越、信息化水平高的工程档案事业体系。

（二）构建信息化保障制度

档案管理信息化工作是工程现代化建设的重要任务，必须纳入年度考评指标当中，在工程档案资料搜集、整理、保存工作上采取管理责任制，利用制度有效推动工程档案管理的信息化进程。目前，很多工程企业档案管理制度落后，根本无法达到档案管理完整性、真实性、安全性的要求，档案信息化保障制度亟需建立，同时，还要与时俱进，定期对制度进行梳理补漏，永葆档案制度的生命力。

第9篇：材料档案管理范文

1.1领导重视不够，思想观念跟不上时展的需要

西部地方院校领导对人事档案管理工作的重要性认识不足，观念守旧，认为高校人事档案工作不外乎收集、保管、裁剪、装订材料等具体事务性工作，与科研教学没有直接联系，工作中只要材料不泄密不丢失即可，平时对档案管理工作不闻不问；人财物上投入不足，档案基础设施建设不完善，对学校人事档案人员能力素质也没有明确具体要求，教职工家属或其他兼职人员都可以担任，有的甚至成为解决教职工家属工作问题的岗位。

1.2人事档案管理人员素质低、不专业

高校人事档案管理工作是一门专业性比较强的工作，对管理人员的专业素养、思想政治、工作作风等方面都有较高的要求，但由于各方面原因，当前西部地方院校人事档案管理人员大多为兼职或非专职人员担任，有许多为领导或教职工家属。这些人员素质低，没有经受过专门的人事档案管理培训，甚至对国家档案日常管理八项制度都不清楚，仅仅将其作为一个工作岗位“混日子、领工资”，加之年龄偏大职称偏低，接受新事物能力低，其专业能力、从业态度、思想品德、工作作风等方面已经不能适应新时代对高校人事档案管理工作人员的能力素质需要，急需更换或提升专业素质。

1.3经费投入不足，场地不标准不健全

由于受办学经费限制，目前西部地方高校办学经费普遍不足，在人事档案管理方面的投入更是少得可怜，没有专项经费，缺少专门的档案管理场地，大多是普通办公室改装而成，面积不标准不规范，“三室”没分开，“三防”不到位；档案保管的安全性无法保证。必备的档案管理材料都配置不足，档案管理员很少有出去学习进修的机会。

1.4人事档案内容收集利用率低

高校人事档案涉及教职工的年度考核、工资与劳动关系、学历、履历、各类鉴定、培训和评定岗位技术、党团政审、奖励、职务任免等材料。由于各种原因，目前西部地方院校人事档案收集的材料主要是一些个人基本信息，内容很简单，对于更详实材料尤其是新近职务职称岗位变更、获奖等很难及时收集，不能反映个人全面信息和最新动态。另外，西部地方院校领导认为，个人的档案材料要严格保密，教职工个人信息只容许上级领导和组织部门使用，其他人不能调阅，即使本人也不能随便阅览。导致人事档案的利用率低，没有真正发挥出档案的作用和效益。

1.5档案管理手段落后，信息化建设落伍

目前西部地方院校人事档案管理手段模式仍以人工收集整理上架为主，以纸张为主要信息记录载体，分类、编目、检索主要靠手工完成，档案材料归档整理速度缓慢，环节繁杂，效率低下；管理人员计算机应用水平低，档案管理信息化建设处于初步起步阶段，无法实现档案信息化、数字化管理。无法实现档案的网络化接收、传递和共享，导致目前西部地方院校人事档案管理工作处于被动辅助地位。使人事档案管理工作始终在低水平上徘徊。

2解决对策

2.1西部高校领导应转变观念，高度重视学校人事档案管理工作

人事档案具有凭证、参考和服务作用，可为高校快速发展起到保驾护航作用。是高校领导选人用人、举贤荐能、绩效考核和考察干部的重要依据。档案管理与利用能充分反映高校综合管理水平与办学实力。因此，西部地方高校领导首先在思想认识上要意识到人事档案管理工作的重要性；为保证人事档案收集整理工作的顺利进行，学校应出台文件对各单位人事档案收集提交提出明确具体要求，将人事档案工作作为单位年度考核硬性指标。划拨足够的档案管理经费；按照国家要求每千人配备一名专职档案管理人员，定期选送档案管理人员出外学习进修；为档案管理人员职称职务晋升提供便利；提供合适的办公场地和标准档案管理库房；同时定期调查了解档案管理工作，及时解决档案管理工作中出现的问题和困难。从而更好地发挥高校人事档案工作应有的职能。

2.2采取各种措施提高西部高校档案管理人员的专业素质

对于已在岗的人员依据其意愿，要么进修培训，要么调离岗位；对于新近人员必须严格要求，必须是档案管理专业的毕业生，通过公开招聘、理论技能考核，上岗面试等环节择优录用，同时对其思想政治、工作态度、待人接物等方面严格要求，以保证进人用人的专业性、高质量。平时工作中还要不断加强管理人员的培训提高和定期考核，使档案管理人员成为政治素质高、业务能力精湛、信息化技能强的复合型专业人员。

2.3加大经费投入力度，建设标准档案用房

加大高校人事档案管理经费投入力度。学校领导应充分意识到人事档案管理的重要性，应每年为人事档案管理划拨专门的使用经费，配足配全管理设备材料；按照国家人事档案管理标准建设专门的“三室”（库房、办公室、阅览室），规范的档案管理场地、库房，多渠道筹措资金尽快落实人事档案管理信息化系统。

2.4提高人事档案收集利用率

通过领导负责、下发文件、建立基层档案管理组织、定期召开档案管理工作会等途径，强化档案管理工作重要性；检查督促基层教职工能够按照高校人事档案十大类（个人自传、专业、考核、履历、错误、证明、奖励、工资、党团和其他类）全面及时上交；同时，人事档案除了个别材料需要保密外，大部分内容尤其是个人业务档案是可以公开的，如教职工基本信息、职务职称、年龄、专业、党政关系等，这些信息公开后，可为有关单位了解当事人基本情况提供便利，更大范围发挥人事档案材料作用；同时也降低了档案管理部门工作量。提高了工作效率。

2.5加快人事档案信息化建设步伐