档案管理系统精选(九篇)
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第1篇：档案管理系统范文
关键词：档案管理 OA系统 联系
0 引言
现阶段，办公自动化系统呈现双轨制模式：在OA系统中传输的是数字化文件，但是在归档的时候仍然沿用的是纸质版的文件。纸质版文件在价值上和法律效力上确实存在很大优势，但是数字化的文件也具有自身的特点和价值。企业在实现现代化管理的过程中，都面临着如何将OA系统和档案管理系统相衔接的问题。文中对于二者之间的关系做了简要的阐述。
1 档案管理系统和OA系统联系
企业在进行文件和档案管理的时候有两种设计方式，一种是将档案管理功能嵌入到OA系统中，在OA系统中实现文件和信息资源的归档、保存；第二种是分设两个系统，并实现两个系统的衔接，从而实现档案信息和办公自动化的统一管理。
现阶段，OA系统中直接整合了档案管理的情况比较少，无法实现OA系统的嵌入式管理是因为：将档案管理功能嵌入到OA系统中缺乏实用性，不能灵活动态的跟企业档案信息资源的发展情况进行对接；同时办公自动化中的档案管理部分只能满足通常的文书档案要求，不能实现对图纸、声像等一些特殊档案的管理；在OA软件开发的过程中开发公司就重点关注了企业流程管理部分，忽略了档案管理的内容，所以OA系统在功能上存在欠缺，在OA系统中的档案管理模块明显存在着数据的安全性和真实性方面的缺陷[1]。
因此，多数企业还是实行档案管理系统和办公自动化系统分开处理的模式。
2 实现OA系统和档案管理系统有效衔接的方法
2.1 保持二者登陆账号一致
现阶段，在大多数企业中OA系统和档案管理系统都有自身登陆界面，因为权限的不同又分别设置了不同的账户以及密码。笔者认为要想实现OA系统和档案管理系统的有效衔接就必须保持两个系统之间的账户和密码的一致。虽然每个系统的用户权限不同，但是毕竟办公自动化系统是档案管理系统的母系统，两者之间应该保持权限一致，可以将办公自动化里的权限表复制到档案管理系统里以实现账号的一致性[2]。根据档案管理系统的独立性，赋予档案系统相应具体权限，以实现账号同步、一次性进入的目的。
2.2 通过一个接口实现数字信息的收集和存档
就文件的使用周期看来，文件资料到档案资源是个动态的、相互衔接的过程，档案资源的质量直接取决于电子版文件的质量，这种情况客观上需要两个互相联系的独立系统来完成，在组织制度和操作程序上互相配合，实现两个系统的完美衔接。因此，要实现OA系统和档案管理系统的有效衔接亟需开发一个可以便捷准确的将OA系统中数据传输到档案系统中的接口。利用这个接口实现OA系统中文件数据向档案系统的传输[3]。
2.3 把握好物理归档的时间
通常情况下，为了提高办公自动化的效率，将电子文件长时间存储在OA系统中是合适的，同时为了确保电子文件的真实性、完整性和有效性，减少系统在线带来的电子文档的风险，应制定合理的文件归档的时间节点。在OA系统中设置的都是逻辑上的归档环节，只是将电子文件进行归档标记，实质上还存在于原服务器上。如果不能制定合理的归档时间，会给档案管理工作造成很多麻烦。如果OA系统和档案系统的服务器不属于同一个网段，在进行归档操作时经常会引起死机，有的会严重影响OA系统所在服务器的速度，在这种情况下，只能请OA系统开发公司的技术人员定期为企业进行集中归档。
所以要制定好电子文件归档的时间，完整及时的将电子文档转换成档案资源，只有这样才能确保档案信息的真实性和安全性[4]。
2.4 档案管理人员做好文件存档的跟踪管理
企业档案管理人员必须做好对电子文件的研究、出台、存储和销毁全过程的跟踪监管，对于电子文件流动全程做好系统监控和跟踪记录。只有档案工作人员做好文件资料的全程监管，才能保证电子公文存档时的安全和规范，确保电子文件从办公系统到档案管理系统的顺畅流转，实现企业办公自动化和档案管理工作的一体化[5]。
3 结束语
现在办公自动化系统正由传统的双轨制模式过渡到单轨制模式，也就是用系统中通行的电子形式的文件彻底取代纸板文件的流通方式。现阶段，在企业主流的管理模式中，通常采用的是OA系统和档案系统相结合的模式，实现二者的有效衔接，最终实现企业管理的一体化。
参考文献：
[1]张东.档案管理系统与OA系统的关联问题研究[J].广东档案，2011，04（12）：16-17.
[2]冯雯.浅析OA系统与档案管理系统的数据交换形式[J].陕西档案，2011，03（21）：25.
[3]周冬梅.关于高校OA系统与档案管理系统链接的几点思考[J].科技信息，2010，03（19）：250.
第2篇：档案管理系统范文
关键词：档案管理 信息化 系统设计
中图分类号：G271.2 文献标识码：A 文章编号：1674-098X（2014）07（a）-0195-01
1 档案管理系统的研究目的和主要完成的工作
1.1 档案管理信息化建设的意义
加快推进档案信息化、档案管理现代化，是全球信息化要求的必然结果。档案信息化管理能够使档案信息资源配置更合理、管理更全面，可以为单位、为社会提供更加优质高效的服务。
1.2 研究目的
利用计算机网络技术，以档案馆档案信息化建设为中心，建立具有工作服务网络化、档案管理标准化、档案资源安全可靠的数字化档案馆，并通过本档案管理系统实现上级档案局对下属档案馆工作流程的监控和指导，建立规范化的档案业务管理体系，并为各级管理人员提供决策支持和信息服务。
1.3 主要完成的工作
在充分研究档案馆信息管理的业务流程的基础上，实现档案信息化系统的整个项目建设，即完成的系统设计内容有：档案管理系统的规划设计、系统的编码、测试、软件交付、验收、维护。
2 档案管理系统解决方案
2.1 档案管理系统功能简介
档案馆是紧紧围绕档案的“收集、保管、利用”来开展业务工作的，档案馆的主体工作流程包括。
（1）收集归档。对各类档案进行收集、初步整理、归档鉴定、整理和正式归档。档案归档包括：收集、整理、正式归档等关键子流程和业务活动。
（2）管理维护。主要是指对已正式归档档案的日常保管、维护。档案管理包括：鉴定、保管、销毁关键子流程和业务活动。
（3）有效利用。主要是指档案馆为单位和社会提供档案相关的服务。档案利用包括：借阅、归还、统计、编研关键子流程和业务活动。
2.2 档案管理系统总体设计原则
档案管理系统设计原则是：总体规划，分步实施，条块协调，统筹管理，互联互通，整合发展，资源共享。以有效利用为灵魂、以网络技术为工具、以整合共享为手段、以安全可靠为保障，使档案馆各部门实现互联、共享和利用。
2.3 档案管理系统体系结构设计
根据档案信息管理系统的工作实际，即档案信息量庞大，档案信息分布存放，但需要把档案信息提供给不同权限的用户使用，因此，在系统中，我们采用C/S+B/S的混合模式。
2.4 档案管理系统功能模块设计
该系统使用的多个数据库是分布式的、超大规模的、可互操作的。同时该系统设计了多种登陆权限，包括档案馆管理人员、下属单位管理人员以及普通网络用户，按不同的授权提供不同权限的档案管理服务。
2.4.1 档案收集归档系统
档案工作的起点是档案收集，其具体内容是通过各种渠道，如下级档案馆上交、社会各界捐赠等不同类别的档案按照规定集中保存起来。档案收集后，档案的归档更加重要，它是档案有效利用的必要前提，档案的归档及时与否，决定了档案的利用价值。
2.4.2 档案管理维护系统
档案管理维护系统主要负责档案信息资源的整理、维护与利用工作，主要包括：档案整理、档案鉴定、档案保管、档案统计、档案利用等。
（1）档案整理
档案整理主要是对收集来的档案实物（按案卷、盒、文件、各种载体形式移交来的档案）进行整理、分类，同时进行编目、索引形成管理档案的目录信息，使整理出的档案能够反映历史活动的真实面貌，便于保管和利用。它是档案管理中的一项基础工作。
（2）档案鉴定
系统自动检索出过期的档案，形成鉴定目录；档案主管可以对鉴定申请的档案进行鉴定，更改保管期限，并形成销毁目录；销毁目录提交相关领导审批，返回审批结果；对审批后可以销毁的档案进行销毁，扔入回收站，并形成销毁目录。对到期档案能报警提示并做批量处理。
（3）档案保管
档案保管工作主要包括档案在正式存入库房档案架后的整个管理工作。
1）库房安全管理：对库房温度、湿度设定范围，当温湿度超过设定范围时，档案管理系统进行报警；
2）图形化统计：按年份、月份等条件统计温湿度变化，并形成曲线图；
3）库房图形化界面。
（4）档案统计
以统计数字反映和揭示档案及档案工作中各种现象的特征和规律性的工作。是掌握与分析档案和档案工作基本情况，研究制定档案管理与档案事业建设的方针政策和计划，实行有效监督与指导的重要依据和手段。
1）统计方式
档案统计、馆藏统计、分类统计、交叉统计、按全宗进行统计、自动生成统计年报。
2）统计条件
档案类别、著录项、档案库类型等条件形成交叉统计。
（5）档案利用
档案利用是档案整个过程的最终环节，是档案利用者通过档案信息管理系统查找、利用档案信息，满足其利用需求的行为过程，也是档案信息资源潜在的利用价值得以实现的过程。
针对档案利用，档案管理系统提供如下功能：
1）实体档案管理
2）电子档案借阅管理
3）借阅流程自定义
2.4.3 档案有效利用系统
负责为档案馆的使用者提供档案相关服务，主要包括：档案信息、档案查询、借阅审批子系统等。
2.4.4 档案信息安全系统
负责档案管理系统的安全，主要包括：访问控制（用户权限）、信息加密、身份验证等。
2.5 系统接口设计
通过系统接口，使档案馆OA系统产生的档案数据进入档案管理系统进行档案归档操作，从而实现真正的文档一体化。
2.5.1 系统接口实现内容
（1）实现档案数据归档；
（2）在OA中完成与档案相关的审批程序；
（3）在OA系统中发送提示信息；
（4）OA系统权限导入接口。
2.5.2 单点登陆
单点登陆技术解决了用户管理、密码管理的难题，即用户一次登录，就可在企业网络内畅通无阻，自由访问众多的应用系统和网络资源，提高企业的工作效率。
3 结语
在调查现有档案业务管理机制的基础上，采用结构化设计方法进行档案信息化系统设计，充分利用计算机技术、通信技术、网络技术、数据库技术设计并开发出符合档案馆档案“收、管、用”管理流程，满足数字档案馆建设的档案信息管理系统。
参考文献
[1] 黄朝辉.基于CS和BS结构的高校图书馆管理系统[J].松辽学刊（自然科学版），2002（3）.
[2] 张克东.软件工程与软件测试自动化教程[M].北京：电子工业出版社，2002.
第3篇：档案管理系统范文
防雷业务档案主要包括定期检测档案、技术评价档案和新建建筑档案三部分，是防雷基本业务的后勤保障。尽管实际上是按照各种业务流程、规程和规范对防雷业务档案进行管理和归档，但是实际操作过程使用word、excel等普通办公软件对归档资料的录入，编辑打印清单，存在很多重复操作的地方，降低了工作效率。随着计算机技术的发展，研发防雷业务档案管理系统，已是档案管理发展的必然趋势，通过档案系统实现归档资料的录入、自动生成打印清单、查阅查询等功能，可以大大提高档案管理工作的质量和效率。
1、防雷装置检测档案管理系统构建的目的
防雷装置检测档案管理系统的构建主要是为了解决防雷检测管理业务信息化、网络化的应用，使整个检测档案管理业务更加的规范化、管理流程更加的有序，提高管理的效率从而推动工作效率，并对数据信息统一格式，实现资源的共享，保证信息的及时、有效的传输，并通过各种信息的分析和比较使领导可以做出更加高效的决策，从根本上提高防雷检测档案管理的水平。防雷档案是防雷中心不可或缺的重要资料，其内容与管理对于中心领导和管理、工作人员有着重要的作用。一个好的防雷装置检测档案管理系统不仅需要具备大量存储档案等相关信息的功能，也需要具备简单、方便、快捷的信息查询功能，另外还需要一定的统计功能即需要对系统中的有关信息加以统计，以便工作管理人员可以最高效率的对信息做出分析。同时该系统还需要具备可以直接将信息页面打印下来的功能，也是以工作效率作为主要的目标。由于外部环境或者工作人员的原因，该系统在实际的应用中可能会出现一些问题影响系统的实际应用，并对于实际的工作造成一定的负面影响，因此，在防雷装置检测档案管理系统的构建时也应该考虑到系统的维护功能。
2、防雷装置检测档案管理系统构建的必要性
由于实际工作中使用word、excel等普通办公软件对归档资料的录入，编辑打印清单，存在很多重复操作的地方，降低了工作效率，而防雷装置检测档案管理系统构建可以有效的避免这些问题的发生，提高工作的效率。该系统的构建可以适应当前的科技发展和社会的需求，提高工作效率、管理的水平和能力，一定程度上降低投入成本。随着社会经济的不断发展和防雷工作的日益成熟，档案资料也在逐渐增多，由于之前的防雷装置检测档案管理系统未随着时代的进步而做出改变，管理方式存在着许多的缺点和问题，因此，防雷装置检测档案管理系统的构建主要就是针对这些缺点和问题做出一定的改变。
二、防雷装置检测档案管理系统的构建的主要内容、技术方案和进度安排
（一）主要内容
根据本单位防雷业务的实际情况，为防雷业务档案归档制作一个防雷业务档案管理系统，该系统主要包括以下功能，数据录入功能、查询功能、统计功能、打印功能、维护功能等等，详细的功能要需求分析和反馈维护后确定。
（二）技术方案和进度安排
1、第一阶段
需求分析阶段，针对对防雷装置检测档案管理档案系统功能对于相关工作人员进行问卷调查，并分析统计调查结果，以分析出其所需要具备的功能，根据调查结果显示，以上描述的功能是不可缺少的的，因此在防雷装置检测档案管理系统的构建是应该将这些功能都囊括起来，以便符合用户的需求，使用户有更好的体验。
2、第二阶段
2.1开发工具
Visual Studio2010、微软组件.Net FrameWork4.0、Microsoft SQL Server数据库
2.2运行环境
硬件环境：PC486以上的机型
软件环境：Windows 2000/XP/2003/Vista/Win7等多种操作系统
2.3功能概括
数据录入功能、查询功能、统计功能、打印功能、维护功能。
2.4数据库的建立
利用VS2010自带的可视化数据管理工具建立数据库文件，数据库中的字段主要有检测单位的信息以及数据。
2.4程序设计
2.4.1程序设计思路
为了是数据的录入更加的简单直观，需要将各种检测报告制作出Word或者Excel，以便数据可以简便的录入、查询和打印。调出OFFICE完成打印。
2.4.2程序设计步骤
启动VS建立EXE文件，并设置caption属性为防雷装置检测系统，并新建OLE1对象控件，将做好的检测报告Word和Excel插入到对象控件中（可以将检测报告合并在一个文件中），在对象控件中插入控件ListBox1，主要是为了选择检测报告。将caption属性加以设置改变。最后就是程序的编码过程。
3第三阶段
3.1系统试用
即将防雷装置检测档案管理系统进行初步的运行，看其功能是否全面，是否符合用户的需求，并且对于防雷装置检测档案管理系统在运行时出现的一系列问题作出反馈，以便技术人员加以维护，进行系统的完善和优化。
（三）项目成果和应用及考核指标
第4篇：档案管理系统范文
知识与信息正经历着由稀缺到爆炸的过程，知识管理的方式与模式也日益多样化，但是无论采用哪一种管理方式，知识管理都要以信息和数据为前提，因此存储信息和知识的档案库和档案管理系统便成为了知识管理中不可或缺的重要组成部分。如何利用好档案管理系统、协调好知识管理与档案管理的关系，是知识管理成功实施的重要保障［1］。企业知识管理的核心就是有效管理企业的知识资产，打造一个学习创新的环境，而当今企业大多设立独立的研发中心，成为“产学研”相结合的科研基地，这些机构拥有庞大的科技情报与档案资源，并且在每一道生产和研发工序中均具备有价值的信息、经验等知识产生的条件，能否有效完整收集这一系列知识，增进科研知识的积累，是知识组织、知识评价以及知识服务的重要基础［2］。企业的知识只有紧紧围绕业务才能发挥其应有的作用，置于场景中的档案、知识才能更好地为企业提供信息支持。
2基于晶体模型的场景式知识管理模式概述
知识管理自提出以来，不少学者和企业管理者就知识管理如何实践，进行怎样具体的操作模式等提出了诸多想法，1999年哈佛大学教授Hansen和Nohria在研究了大量美国企业知识管理实践的基础上根据行业类型及采取的技术含量将企业的知识管理模式分为编码管理模式（Codificationmode）和人物化管理模式（Personalizationmode）［3］。这两种模式被奉为知识管理实践的经典模式，但是这两种模式都只能顾及一个方面，前者注重技术，后者注重内容，虽然二者在一定程度上都取得了十分显著的成就，但是仍有相对的局限。笔者结合自身企业的实践过程，引入了化学中的晶体模型，总结出了一套场景式的知识管理模式。
2.1构建理念
企业的业务沟通与知识管理等诸多活动都可以细分为每个人运用自己的专业技能和实践经验解决问题的过程。具体讲就是某个人在某一时间和地点，运用自己的专业技能、经验、素养、人脉等知识处理某一具体事情的过程。我们将这种针对具体业务应用的“因时因地，因人因事”的知识管理方式称之为场景式知识管理（Scenario-basedKnowledgeManagement）。在天时、地利、人和、事件的情境中，将知识融入到业务的每个环节，通过知识和业务的“化学反应”促进业务发展，在发展过程中进一步实现知识的再创造。在这一过程中所产生的知识、工具和方法的集合犹如一颗颗璀璨的知识晶格（KnowledgeLattice），每个知识晶格相互关联，彼此相通，从而形成类似于晶体模型的知识体系（见图1，图2）。通过对该知识体系的管理达到业务发展和知识螺旋创造的双赢效果。笔者将这种知识管理模式称为基于晶体模型的场景式知识管理模式。在这个水晶体中，若每个晶格都能够做到自我反应、自我管理、自我学习及自我适应，整个组织必会保持旺盛的生命力和强大的战斗力。知识的晶格将散落分布在各个业务中，与业务紧密契合。
2.2构建体系
基于晶体模式的场景式知识管理模式的建设目的在于形成企业2.0知识协同及决策支持系统KDS大平台，要将各个应用系统的操作界面通过知识门户平台进行整合，统一设计，统一实现。使操作界面清晰、美观、干净、直观、前后操作连贯。其中以数据获取和数据整合为核心，通过对各类现有应用系统中信息和数据资源的全面、有机整合来为综合业务提供协同服务。具体而言，从企业自身和企业对外两个角度出发，包含企业自身发展层面以人力资源管理系统（HRS）、资源规划管理系统（ERP）和全生命周期管理系统（PLM）为轴线，企业对外层面则以客户关系管理系统（CRM）为轴线，形成平面轴的业务体系主体架构，另外在这个轴面上将企业具体的模块融合在一起，包含情报管理、创意管理、实践社区等等晶格模块。
3基于晶体模型的场景式知识管理
模式下的档案管理系统构建如前所述，基于晶体模型的场景式知识管理模式下的档案管理系统是业务原始记录的管理平台，是一个完整的“晶格”，也是在知识管理模式下的一个独立板块，其中包含有文书档案库、会计档案库、人力资源档案库、图书资料库、竞争情报库以及科技档案库。而科技档案库是档案管理系统板块中的重点和主要构成要素，也是档案管理系统构建中的主要支撑。科研院所的科技档案资源，是在生产、研发过程中形成的科技档案材料，如何集中有效管理便于迅速转化为知识的科技档案材料，是知识管理体系中的重要环节［4］。因此，从构建档案管理系统入手，逐步融入到知识管理的层次，是管理科技档案资源、发挥科技档案效用的初衷。
3.1建设理念
科技档案的管理必须要科学化、标准化，以满足不断发展的信息化需求，必须按照“归档齐全完整，整理规范有序，保管集中安全，提供利用快捷准确”的原则和要求，对于科技档案资源要积极推动科技档案管理向电子化管理转型，并致力于建设、推广、完善研究院科技档案管理信息系统。档案管理系统的建设内容主要应为基础设施、档案管理系统平台、数据库、标准规范体系、安全保障体系建设和运行管理机制六大内容。通过从硬件到软件的建设，实现档案工作管理规范化、资源数字化、服务网络化，建成一批满足科研、生产、经营、管理及发展需要的档案管理系统，最终建立覆盖全业务、不受时间和地域限制的档案管理系统集群。同时，在确保档案管理系统运行稳定的同时，建立档案门类齐全、多种载体类型，集档案信息资源的收、管、整、用多功能于一体的网络平台，不仅实现档案信息资源利用与共享，而且科学、标准、规范管理各种类型的电子文件，并保证其原始、真实、完整和长期可读的属性。
3.2目标需求
3.2.1构建档案信息库，确保数据实时存取。我们拟建的目标档案资源库应包含载体形式为文字、视频、图形、图像的电子文件，不仅涵盖已归档的档案信息资源，而且进一步扩大到现行电子文件、实时科技资料等，既集成各业务系统电子数据，又整合电子文件及电子档案数据，安全保管档案资源的同时，形成以档案信息为核心内容的企业综合信息资源库，有效满足每一位用户对各类信息资源的需求。建成后的档案管理系统应将文件管理和档案管理整合成一组前后相继的文件管理工作流程，实现文件及其元数据信息的自动捕获和归档。通过与企业的PLM（产品生命周期管理系统）、ERP等系统建立接口，完成科研数据和管理数据的实时动态管理，保证记录信息的即时性、准确性、一致性和共享性，实现无缝连接、数据共享。
3.2.2实现档案系统的数字化管理，确保信息安全。构建档案管理系统，通过运用专业档案管理软件，对进馆的各类信息按不同要求分类排序、价值鉴定、数据校验、目录生成、数据统计、自动标引、信息组织、打印输出等有序整合，形成一个有序完整的信息空间，实现档案信息的系统管理。同时，还要结合身份认证、传输加密、访问控制等技术，确保档案信息的安全运行与有效利用，实现档案存储环境的智能化管理、档案人员的动态管理、图纸复制任务的调度管理，把档案管理人员从繁重的日常琐碎事务的中解脱出来，大幅度提高档案管理效率与水平。建成后的档案管理系统必须达到网络和系统运行安全、信息安全和物理安全的要求，各单位可理清其电子文件及电子档案的源头，全面掌握本单位数字资源分布的情况，在物理和技术方面采取针对性的措施保证数字信息资源的安全与保密。
3.2.3推动档案信息的有效查询利用，开发新知识。档案管理系统的服务方式应以用户为中心，兼具多种查询途径、强大的检索能力、友好的用户界面以及完善的借阅和调用控制功能。利用者可通过网络与档案室建立联系，在授权范围内不受地理位置和时间限制，实现有效远程访问查询。此外，档案管理系统的建设还为知识管理提供了一个良好的系统部件和信息基础平台。在档案管理系统现有数字档案库基础上构建知识管理平台、建设知识库，使知识的形成、共享、传递得以实现。
3.3系统功能
3.3.1档案综合管理。档案管理系统须基于OAIS模型，具备“收集、管理、存储、利用”等功能，通过数据接口、数字化加工等技术完成档案元数据的采集，通过文件管理、档案整编、档案管理、动态管理、资料管理模块收集、整理、存储各类结构化和非结构的数据信息，通过系统维护设置库结构及人员权限，并支持用户登录档案门户入口和检索利用平台进行信息资源的有效利用。通常来讲，管理应用系统是档案管理信息化建设的基础和关键，管理应用系统主要应具备协同工作平台、档案业务管理、接口管理和系统维护功能，具体包括：档案整编、档案管理、数字化加工、多媒体管理等，其中的档案管理板块可以对使用单位的档案进行电子化的管理，从而提高管理效率，增强利用效果，减轻管理负担，降低管理成本。通过该子系统可以实现档案信息的收集、检索、统计、鉴定与销毁、编研等工作。
3.3.2检索利用平台。为保障档案资源能够更广泛地得到利用，以B/S方式实现档案数据的网上检索利用。档案管理系统提供统一的检索利用平台，用于实现多种方式的检索，用户通过客户端的浏览器即可访问知识门户平台或者直接进入档案管理系统入口，在网上查询检索权限访问范围内的档案目录数据、浏览电子全文，并根据需要进行查阅、借阅、下载等相关利用。检索功能主要包含：智能检索、卡片检索、高级检索、全文浏览、全文检索、利用申请和利用管理等。
3.3.3系统外接和维护。针对已经实施的各类软件应用系统进行数据整合，提供灵活的动态数据集成接口，可以与企业的OA、PLM、ERP等其它软件业务系统进行动态连接，对企业其它软件业务系统中的数据进行收集、整理、归档和利用管理，从而实现档案资源集成，达到信息共存、资源共享、综合利用的目的。系统的接口应用WebService和XML技术来实现，保证异构系统和平台的数据交换，WebSer－vice双方通过标准的SOAP协议来进行交换请求和响应。事先双方共同制定出交换的XML数据的内容和格式，即共同遵守的规范；另外，编制Shema文件进行交换数据的格式验证，确保数据的规范性。比如，PLM接口存在的意义和目标，就是协助并完成数据从PLM系统归档到档案管理系统的过程。通过PLM接口，PLM中管理的相关产品数据和电子文件再正式发放，可以归档时，能够实时归档到档案管理系统的科技档案库中来，然后档案管理人员可以根据工作需要，对相关信息进行修改、添加，进行后续的归档、利用、等档案管理操作，避免数据的重复录入，实现数据的继承与共享。又如，在企业门户的办公桌面、OA系统的待办事宜或其他业务系统的待办模块中，展现个人相关的档案借阅情况、图书借阅情况、审批待办等，方便用户及时了解个人的借阅情况，待办事项等。用户在门户、OA系统或其他业务系统中点击时，可以直接进入档案管理系统的相应处理页面。
4晶体模型的场景式知识管理模式下构建档案管理系统的成效分析
4.1集群效应
在知识管理的模式下构建档案管理系统，无疑比普通的档案信息库的单独建设要更能集中发挥档案资源的集群效应，更能增强信息的广泛性与适用性。由于在该场景式知识管理模式下，各个资源库被视为相互关联的“晶格”，即每一个资源库均代表了一个独立的维度，但又相互联系，共同构成了知识“晶体”，因此，这样的系统架构满足了同种事物在一起产生有利作用的集群效应，能够使得档案信息与图书信息、产品生命周期信息、竞争情报信息等发生良性互动，更好地发挥科技档案的情报价值。
4.2价值最大化
将档案管理系统构建置于知识管理模式下，又与其他资源库建立关联，是加强信息横向联合、实现信息资源共享的有效途径。信息时代的发展使得知识和信息总量剧增，任何一个信息部门都不可能将所有知识和信息全部加以收集、整理、加工、保存和利用，而且不同的信息资源不可能按照统一的模式收整管理。因此，这一体系也充分适应了打破档案、图书等各自为政局面的现实要求，建立一个完整的知识系统，实行一体化管理，充分发挥整体优势。因此，对于档案部门乃至文献信息中心都可以充分利用自己的资源优势，在资源共享的过程中发挥领头羊的作用，利用档案管理软件，依托系统内部局域网，实现档案信息的共享，实现档案价值最大化地利用。
4.3“死”档“活”用
第5篇：档案管理系统范文
测绘档案资料是国家经济建设、国防建设和科学研究的重要资料，广泛应用于政府决策、国土资源调查、资源勘探开发、道路交通建设、城市规划、旅游、气象等各个领域。传统以手工为主的档案管理工作费时、费力，查询和统计利用速度慢准确率低，不能满足社会的需求。如今，随着信息技术的高速发展，测绘档案管理也向着数字化、信息化方向发展。建立辽宁省测绘档案管理信息系统，基于GIS技术，数据库技术，实现测绘档案的信息化管理，为社会提供及时、准确、可靠、有效的测绘信息。
1测绘档案管理系统的分析与设计
测绘档案管理系统主要用于测绘科技档案文件的接收、组卷、编辑、查询、统计、借阅、归还、销毁、整理、维护与利用等工作。本系统为C/S模式下数据库管理系统，各功能模块都建立在数据管理的基础上的，所有各模块连接、交互都是通过数据库表结构之间的关键字或索引数据建立链接。采用MicrosoftSQLServer建立属性数据库，ARCSDE建立空间数据库。根据测绘档案具有地理属性的特点，经过分析处理，基于ArcGIS软件，利用GIS技术将测绘档案属性信息与空间信息相挂接，实现测绘档案按图形空间定位检索和管理，实现测绘档案的信息化、网络化、标准化管理。本系统设计了数据采集、档案管理和系统维护三个子系统。
1）数据采集子系统。主要包括：数据录入、数据备份、档案添加、修改、浏览、查询、等功能。数据采集即档案数据的入库，设计实现逐个录入和批量录入的功能。主要是指对地图元数据信息的录入，通过界面化操作地图元数据，实现元数据的录入、修改、删除、增加和保存。并提供批量数据导入导出功能，提高数据录入的效率。
2）档案管理子系统。主要包括：档案的接收、借阅、归还、销毁、查询、统计等功能。同时实现对借阅、归还、接收、销毁等清单的编辑功能包括（录入、浏览、查询、修改）。
3）系统维护子系统。系统维护子系统主要包括以下功能：
（1）日志管理。为了保证系统安全，将任何一个用户从登录系统，到修改、删除资料的所有操作都记录在日志文件中，系统管理员可随时查阅和清除日志数据，方便日常的管理工作。
（2）用户管理。测绘档案资料的保密工作非常重要。通过对不同的用户允许进入不同的操作系统界面，实现对测绘科技档案数据的安全管理。
2辽宁省测绘档案管理系统数据库的建立
根据以上的分析，辽宁省测绘档案类型的复杂繁多，建立辽宁省测绘档案管理系统数据库包括两个数据库，一个是测绘元数据库，用来存储所有档案数据，当数据采集与录入时调用此数据库；一个是档案管理数据库，用于存储档案管理过程中的借阅、归还等记录、清单，在档案管理子系统中调用此数据库。首先在MicrosoftSQLServer数据库中建立相应的档案数据表和业务管理表。然后在下编程实现系统需要的各种功能。
3结论
第6篇：档案管理系统范文
信息时代的到来不仅逐渐改变着人们的生活方式和生活观念，也改变着人们的工作习惯和工作方式。与花费整个组织约6%～15%的收入的纸质文档相比，电子档案的应用能够在很大程度上提高文件档案归整的科学性。尽管使用电子文件档案管理系统对档案进行处理已然成为新时代办公的必然趋势，但是随着电子文件档案管理系统的普遍应用，电子文件档案管理中存在的各种问题也随之而来。
一. 电子文件档案的概念及特点
根据2002年国家质量监督检验检疫总局的《电子文件归档与管理规范》，可以得知电子文件是指“在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件”[1]。通过此定义可以看出，电子文件与其他形态的文件档案相较而言具有其自身的特殊性。
电子文件档案信息与载体的可分割性。电子文件档案的储存位置可以随着互联网等发生变化，但是本身的内容不会随着复制和粘贴而发生变化，这种特性可以使得一份信息在不同的地方备份，而不会占用太多的空间和时间，同时还能保证信息的原始性和永恒性。
电子文件档案信息的非人工识别性。电子文件档案是以阿斯科码的形式存储于计算机或者硬盘中，是数字化的信息，只有通过计算机的智能解码才能够被转换成人类可以识别的文字，而电子文件档案信息不管在计算机内部还是其他载体之间进行传递，都是以阿斯科码的形式进行。
电子文件档案信息依赖于设备及环境。电子文件档案信息的存储、阅读、传递等都需要借助于一定的设备才能实现，没有这些计算机系统的存在，电子文件档案信息只能是不能被解读的且没有利用价值的文件。同时，由于电子文件档案信息的存储严重依赖与计算机系统，所以计算机系统所处的环境，包括湿度、温度等都将对电子文件档案信息的完整性、可读性造成影响。
电子文件档案信息的可共享性和相对不安全性。因为电子文件档案信息需要借助于计算机系统，所以互联网的存在使得电子文件档案信息可以实现世界范围内的共享和利用，且共享文件的使用不受时间和空间的限制。另外，依赖于计算机系统的电子文件档案信息也会受到计算机系统漏洞的影响，所储存的信息有可能会被骇客窃取，这也使得电子文件档案信息具有相对不安全性。
二. 我国目前电子档案文件管理系统存在的问题
随着电子文件档案管理系统在企事业单位的普遍应用以及各机构对文件档案信息化管理认识的不断加深，电子文件档案信息管理工作愈来愈受到人们的关注。虽然电子文件档案管理系统随着科学技术的发展而得到了一定的发展，但是在实际生活工作的应用中，依然存在许多问题。
电子文件档案信息的原始性难以保证。电子文件档案不同于纸质的文件档案，它是依托于计算机技术和办公自动化的一种数字化信息，纸质版文件的复制稿与原稿，正本与副本之间存在一定的差异，具有可区别性。但是电子文件档案的可共享性使得，电子文件档案信息的管理者难以区别信息的原始性，每个电子文件档案的享有者都可以根据自身的需求和存储的习惯，依靠自动化的办公实现对信息的整合、分类以及修改，因此，电子文档的管理者很难追溯文件的原始性。
电子文件档案的安全易受威胁。该文原载于中国社会科学院文献信息中心主办的《环球市场信息导报》杂志http：//总第547期2014年第15期-----转载须注名来源电子文件档案信息的安全性受到多方面的影响，主要包含：网络环境的安全性，网络环境中病毒等的存在会造成文档信息被窃取或丢失；电子文件档案数据更改的不可逆性；电子文件档案信息的载体容易受到环境等影响，载体理化性质的改变会造成数据的丢失等；第四，电子文件档案中包含的某些重要信息，会诱使利益相关者的破坏或篡改，优势甚至吸引网络骇客的关注。
电子文件档案的管理缺乏高素质的管理人员。电子文件档案管理系统的应用，不仅需要档案管理硬件上的配备，也需要高素质的电子文档管理人员的存在。而目前，许多机构中电子文档的管理者的工作能力有待提高，管理理念有待更新。虽然，组织或机构中引进了先进的管理设备，但是没有高技术人才的操作和监管，仍然不能很好的发挥电子文件档案管理系统的最大效用。
三. 电子文件档案管理系统的优势
电子文件档案存储量大， 形式丰富。电子档案载体的体积虽然小，但是存储量却异常大。一个2G的闪存盘大致可以储存40960张A4纸资料上的全部文字信息，相比之下，电子文件档案的储存节省了相当大的空间。另外，依托于计算机的电子文件档案不仅仅可以保存文字信息，也能实现对声音、图像、影像的存储和处理。
电子文件档案便于归档和查阅。电子文件档案可以在任意的时间进行规整，并且根据文件内容、文件保密度、文件储存时间进行特别的归档，以供不同的人员和不同的部门进行检索和查阅。同时，电子文档管理者可以对电子文档添加主题词、著录、档案分类号等信息，以供使用者方便快捷的查阅所需信息。另外，随时对电子文档进行规整，可以避免文件的缺漏。
有利于信息整合和开发利用。与纸质文件档案相比， 电子文件档案信息能够实现更为快捷的传递，建立科学的电子文件档案管理系统，有利于实现信息资源的流通和信息价值的共享，能使档案信息潜在的价值得到充分发挥，并为将来档案管理工作全面深入的信息化打下基础。
四. 意见及建议
加快电子文档工作的现代化进程。电子文件档案的管理部门要转变思维，从纸质档案工作的思路中走出来，加大对档案管理工作的投入和重视，优化配置现代化的电子文件档案管理系统，配备优良的硬软件工作环境，最大程度上确保电子文档现代化的可实施性
确保电子文件档案可长期使用。由于网络安全性等问题的存在，在电子文档的管理中应该定期对电子文档进行复制和保存，并定期更新网络安全固件。也可以对文件既采用电子文档进行归整的同时也进行纸质版归档，以保证数据的有效性并实现数据来源的可追溯性。另外，而对那些参考价值重大，信息价值较高的文件可以仍旧采用纸质版进行保存。
第7篇：档案管理系统范文
[关键词]档案管理；信息化；优势
随着全球信息化的快速发展，更多的企业认识到将信息化融入企业发展血液的重要性，中石化档案管理系统在本企业应用就是其中之一。企业档案管理信息化，就是将现代计算机技术、信息技术、网络技术、通信技术充分运用于对档案信息资源的处置、保存、管理、开发、提供利用等活动中，以期获得最佳的工作效率、经济效益和社会效益。
本文谈谈中石化档案管理系统在本企业应用中的优势。
一、中石化档案管理系统流程板块设计合理，可操作性强
中石化档案管理系统主要包括C/S端的档案系统客户端和B/S端的档案系统网站；共有三个板块，一是CS端的档案管理板块及档案配置板块，二是BS端网页板块――档案网站。
档案系统的业务流程分为6个，收集整编流程档案归档流程档案借阅流程档案共享流程鉴定销毁流程年报统计流程。档案系统功能设计18个，收集整编、归档审批、档案检索、共享管理、鉴定管理、专题编研、年报统计、运维系统、数据管理、提报管理、借阅管理、集团共享、档案推送、归档批处理、库房管理、续借管理、外部接口、温湿度管理。
总的来说系统集档案收集、存储、统计、查询利用等内容管理和电子文件归档接口六大主要管理功能于一身，确保了归档电子文件真实、完整可用和安全，在档案管理中具有可操作性强，可进一步提升了茂名分公司档案信息资源标准化规范化管理水平，为建立中国石化统一档案信息资源管理、共享档案管理的平台奠定了基础。
二、中石化档案管理系统各板块功能明确齐全，系统性强。
1.中石化档案管理系统档案管理板块
档案管理主要具有业务数据处理，统计，查询的功能，使用对象是档案专兼职人员及系统关键用户；档案管理板块突出点是能提供强大的数据导入导出功能，数据导入功能多样可导出数据模板，进行数据整理后再导入系统相应的档案类中，可以脱离系统进行数据的收集整理。
原文批量挂接方式多样，为满足数字化扫瞄工作的需求，系统还提供多案卷挂接电子原文的功能，为数字化工作提供强大的支持。打破原系统只具有的单一的录入数据及电子原文挂接功能，为数据的收集整编及原文的挂接提供快速的途径，大大提高工作效率；它还可定义个性化录入界面，个性化设置比较强，档案员可以根据自己的喜好对消息提示方式进行个性化的配置，从而满足个人需要。
茂名分公司从去年12月开始业务重组后，业务量大大增加，人员却不增，新人不进，旧员到龄退下，在人员紧张，业务量大增的情况下，档案管理板块的强大的数据导入导出功能及原文批量挂接方式多样，给我们茂名分公司档案员档案数据录入归档，电子原文上传带来了便利，提高工作效率。
2.中石化档案管理系统档案配置板块
档案配置主要是系统配置应用；使用对象是档案领导及系统管理员；档案配置板块突出点是机构管理功能能让系统管理员直观了解现有的行政组织机构；可以对组织机构添加，删除，有效和无效化处理，同时可以对组织机构做排序操作，方便管理。
用户管理功能能对系统用户进行统一管理，统一使用AD域账户作为系统账户有利于用户的统一，为单点登录的实现提供方便；视图配置功能的可以添加、删除视图以及视图目录树节点进行动态配置和管理；多视图展示形式支持同一年度使用多个视图展现形式；不同单位可制定不同的视图显示方式可对视图进行权限控制，可限制视图的使用范围。
档案配置板块的机构管理功能、用户管理功能及视图配置功能；让茂名分公司的档案领导及系统管理员对茂名分公司的38个组织机构、5000人左右的用户，18个档案类的视图目录树，一目了然，无论是从管理、还是查询和使用都带来了方便，节省工作时间。
3.中石化档案管理系统档案网站板块
档案网站主要是档案查询借阅、流程审批、档案编研、推送；使用对象是普通用户及档案管理员；登录后，进入查询首页。左侧为功能区，右侧为查询区。功能区包括个人工作平台、档案检索、档案编研、档案推送。查询区提供所有档案文件的查询、原文的查询、专题查询、视图查询功能。其中档案检索功能包括分类检索、全文检索、跨库目录检索、视图检索、目录检索；用户可以根据这些档案检索功能在权限允许的情况下进行在线查阅，然后走在线借阅流程。
系统提供在线借阅功能，用户可以通过“申请借阅”方式，来取得管理员的授权，只有审批流程通过后，才能有相应的浏览或下载权限。
档案网站板块的档案检索功能多形式化及在权限许可下、安全性保证的情况的在线借阅功能，解决了茂名分公司的38组织机构，不在同一地方办公，对档案利用困难；让档案利用人员来回跑档案室查借阅的落后管理方式已成为过去；电子文件在线浏览、借阅等功能，让茂名分公司档案工作人员工作效率得到很大的提高，让查阅者在网上轻松查阅，借阅，在线浏览，大大提高工作效率。还有就是此网站可以实现中石化查询；建立中国石化统一的档案共享平台，通过统一的共享平台，在权限允许的前提条件下最大限度的达到档案资源共享。
三、中石化档案管理系统与其它业务系统接口相容，兼容性强
建立标准系统归档接口通过标准的系统接口，可以接收各业务系统推送的数据。只要符合档案业务规范，并遵循标准数据规范，即可实现数据的归档，方便本茂名分公司合同管理系统、本地公文管理系统的集成工作。
四、中石化档案管理运维系统部署运维平台健全，保障性强
运维系统部署一套健全的运维平台，有一支技术水平高责任心强的运维队伍，有明确的提报流程，项目上线试运行后，系统使用过程中产生的问题和疑问可通过运维系统网站提报，并进行流转处理。茂名分公司档案管理系统从2013年4月运行至今，档案领导及系统管理员经电话、走运维系统提报流程等提交的问题有二三十个，运维组都一一及时的给予解决，为茂名分公司档案管理系统的平稳运行提供保障。
第8篇：档案管理系统范文
关键词：电子标签；RFID；实体档案；管理系统；Lab VIEW
中图分类号：TP393.02 文献标识码：A 文章编号：2095-1302（2013）10-0023-03
0 引 言
虽然档案管理中已经有计算机、扫描仪、档案管理软件等设备的投入，但档案管理已经远远跟不上信息化时展的需要。传统管理手段和技术存在种种弊端：档案存放次序易被打乱，查询耗时长，盘点操作不科学，失效档案管理滞后，文件共享时效性差[1]。
针对当前传统实体档案管理的缺陷和现有的技术条件，在熟练掌握RFID技术的基础上，设计一种基于RFID技术的智能档案管理系统，实现对档案的自动化、智能化管理，实现档案的存放、查阅、盘点和失效档案管理等，能够有效缩短管理者的作业环节，提高作业效率。
1 RFID系统的组成原理
1.1 RFID系统的组成
最基本的RFID系统由RFID标签、天线和阅读器组成[2]，大部分的RFID系统还要有数据传输和处理系统，用于对读写器发出命令以及对读写器读取的信息进行处理，以实现对整个系统的控制管理。图1所示是RFID系统的组成原理图。
图1 RFID系统的组成原理图
1.2 RFID系统的工作原理
在最常见的被动射频系统中，当附有电子标签的物体接近阅读器的有效查询范围时，电子标签会将标签中的数据信息发送给读写器，读写器经过内部处理器后可将标签内储存的信息读取出来，从而射频识别系统实现了非接触物体的识别[3]。在主动射频系统中，标签中装有电池并可在有效范围内被识别。
2 总体系统方案设计
智能档案管理系统主要由RFID电子标签、馆员终端设备、智能安全检测门等设备构成。总体结构图如图2所示。RFID电子标签作为信息存储媒介并粘贴在档案袋上，在其芯片中存储该档案的基本信息和借用、归还记录；利用RFID读写设备与后台数据库管理系统相配合，可以实现档案的智能化管理。同时，出入口处的智能安全检测门有自动防盗和档案出入库确认功能。系统网络的拓扑结构如图3所示。
2.1 档案电子标签的选择
电子标签的选择应该避免在基于RFID技术的智能档案管理系统的开发过程中牵涉到过多的射频识别电子标签的验证数据所需要的细节，以保证档案管理系统能够以最简单的方式通过阅读器读写射频识别电子标签的数据。考虑成本的原因，本系统选用NXP公司ICODE SLI-SY标签，该标签价格低廉，其工作频率也不受政府约束，为档案文件专用 。
2.2 馆员终端设备设计
馆员终端设备主要包括中距离读写器和馆员工作站。中距离读写器具有快速防冲突解析和读写能力，读写距离可达35 cm以上。馆员工作站以管理电脑、管理软件为基础，具有对进、出档案信息的识别和数据处理的系统设备，自动识别贴有标签的档案是否合法出入，为馆员提供流通档案操作平台。
2.3 智能安全检测门设计
RFID智能安全检测门是一套RFID智能门禁系统，该系统能够对档案出入门口自动识别，并具有声光报警功能；同时，自动开启和关闭通道，并能自动统计和显示人员进出次数，将出入口的控制变为主动监控， 从而加强对档案安全的管理，达到了防盗和监控的目的。
3 管理系统的软件设计
经过充分的调研和详细的分析，智能档案管理系统主要包括档案入库、档案出库、档案盘点、档案修改、实体利用等模块 [4]，图4所示是一个人事档案实体管理系统的组成图。
图4中的几个部分除了其各自的主要分工不同以外，具体的操作人员及操作对象也不同，现将各个部分的具体功能进行说明。
3.1 档案入库模块设计
读卡器接收到RFID标签卡的卡号数据之后，自动对比人事档案表格中的卡号数据。如果卡号不存在人事档案表格中，就自动跳转到档案入库的选项卡中，然后通过在输入框输入数据、点击 “添加”将需要的档案数据添加进入人事档案表格。
3.2 档案修改模块设计
与添加不同的地方是，修改是其自动搜索到人事档案表格中的序号是已经存在于表格中的，其也是自动跳转到修改所在的选项卡中，由人手工输入修改完成后，点击“修改”，就将修改的数据整理为数组输入到人事档案表格中，并且提示修改成功，然后自动清除输入框数据。
3.3 档案删除模块设计
删除就是通过找出总览表中的索引，然后删除掉这一行，最后写入人事档案表格，并且删除掉输入框的数据，来达到删除该份档案数据的方法。
3.4 档案表格总览模块设计
在初始化的过程中，程序会对人事档案表格信息进行第一次的读写，对本VI同目录的路径下的一个“人事档案表格.xls”文件进行读取电子表格，然后生成了档案表格的总览。
3.5 档案批量查询模块设计
在使用程序的时候，点击“查询”，会出现所要输入的参数，包括姓名、部门、职务、性别、民族、学历、入职起止年份和位置，都可以进行搜索查询。其原理就是在人事档案表格里面读到了查询部分的每一位的字符数据，然后对比那个查询部分的输入数据看看有没有。如果有的话，不管哪一个部分存在的，就会把存在的那一行的数据停留记录下来，最后显示在查询结果的界面。
4 系统实现中的关键技术
4.1 基于Lab VIEW技术的上位机界面
开发智能管理系统的语言很多，比如VB、JAVA、android和Lab VIEW等，其中Lab VIEW不仅简单易学，而且具有更高的效率[5]。
系统上位机的主界面是图形用户界面，也是VI的前面板。该界面上有交互式的输入和输出两类对象。系统主界面主要分为3个区域：选项卡区域、显示区域和功能按键。图5所示是系统的主界面图。
图5 系统主界面
选项卡区域主要包括了主界面上方的选项卡，主要实现的是各个功能之间的切换使用，如档案查询、修改与删除、档案入库、档案批量查询、档案总览等等。
显示区域主要包括主界面中间部分的大片区域框图，用来观看基础信息，包括序号、工号、姓名、性别、职务、所在部门、学历、民族、档案分数、籍贯、存放位置等基础信息的显示和记录。
功能按键主要包括主要界面的右边部分的一些功能按钮，主要用来实现对不同功能的使用，包括修改、离职、添加和查询等等。
4.2 串口通信的实现
首先要初始化端口号，从init.ini中读取端口，然后还要初始波特率、数据位、校验位和停止位。在设置发送和接收的波特率时，对于通信这一块，则首先要配置串口，如图6所示的第二步，可通过Lab VIEW中的 VISA Serial函数进行配置。接下来是通过VISA清空I/O的缓冲区，再由VISA读取串口信息，进行一定时间的延时等待后写入信息到上位机。而对于下位机，则要在上位机向系统发送更改波特率的命令。双方同时默认的数据格式为：波特率 9 600 b/s， 1位起始位、8位数据位、1位停止位，无奇偶校验位。最后如果初始成功了，就可以正常通信；初始不成功，就会提示无此串口或该串口被其他软件占用。
图6 串口读写框图
如果改变了串口号，就会进入open，将会再一次对一个新的串口进行打开，就好重复化，函数是一模一样的。如果端口、校验位、数据位、停止位的值改变，即没有关闭的情况下直接换了参数，就会进入这个部分。退出就是关闭串口，也会关闭VISA。
4.3 数据库的设计
数据库是智能管理系统的基础， 数据库在智能管理系统的支持下完成信息的搜集、整理、存储、检索、更新、加工、统计和等功能[6]。 数据库设计的主要任务是根据用户的信息需求、处理需求以及运行环境的特性，设计出合理的数据模式，确定数据库类型，确定数据库的安全保密措施和共享机制。
4.3.1 数据库的连接
LabSQL与数据库之间是通过ODBC连接的。使用LabSQL 之前，需要在 Windows 操作系统中的ODBC数据源中创建一个DSN（data source name，名）。LabSQL与数据库之间的连接就是建立在DSN基础之上的。否则，LabSQL 将无法正常访问数据库。其连接流程如图7所示。
图7 LabSQL与数据库连接框图
4.3.2 数据库的操作
使用LabSQL进行数据库操作[7]的流程如图8所示。
图8 数据库操作流程
利用第三方软件LabSQL对数据库访问时，其操作步骤可简单概括为：与ADO建立连接；打开数据源；执行数据写入、查询、删除、修改等操作；关闭与数据库的连接。
5 结 语
通过对档案管理的现状和存在的问题进行分析，设计了基于 RFID 智能档案管理系统。本系统投入到广东石油化工学院人事处档案管理工作中，较好实现了档案管理智能化，提高了档案管理的工作效率和管理水平，为档案管理工作注入新的活力。
参 考 文 献
[1]魏凤梅. 基于RFID技术的档案管理系统[J].中国档案，2013（4）：66-67.
[2]暴建民.物联网技术与应用导论[M].北京：人民邮电出版社，2011.
[3].物联网技术及应用[M].北京：国防工业出版社，2011.
[4]杨玉梅，黎仁国.基于RFID物联网的档案管理研究于设计[J].档案学研究，2012（4）：62-64.
[5]夏红梅，胡柏青，潘华.基于LabVIEW开发环境的图书馆管理系统设计[J]. 科学技术与工程，2007（3）：402-405.
第9篇：档案管理系统范文
一、系统建设目标与思路
以基础地理信息数据为支撑，可视化技术为手段，综合利用计算机、GIS、数据库等技术，建立完整的测量标志档案库，开发测量标志录入、动态普查登记、审核、监管、查询统计等功能，方便各级行政测绘管理部门快速、及时、全面、准确地了解和掌握辖区内测量标志成果信息，实现测量标志全生命周期的动态化、信息化和网络化管理。具体包括：
(一)建立各等级GPS点、三角点、水准点等测量标志档案库，使其能够有效适应测量标志成果全生命周期管理中各环节信息的动态更新，为测量标志的维护与管理提供可靠的、现势性的数据支持。
(二)实现系统在省、市、县三级测绘管理机构的全覆盖和权限分配，实现上级部门对下级部门的监管，开发数据浏览、查询、数据更新录入等基本功能。
(三)实现将多种统计方法相结合的统计分析功能，为各级测绘行政管理部门提供辅助决策支持。
二、系统设计
(一)架构设计
系统采用三层架构:基础设施层、数据存储层和应用服务层[2]。数据存储层是核心，存储测量标志各类档案实体文件、元数据等资料以及空间索引、基础地理数据等空间定位信息，空间数据与非空间数据分别通过ARCSDE和自定义开发的数据接口与应用程序进行通信。应用服务层通过NetFramework和ArcEngine开发C/S模式的桌面应用，实现测绘档案标志档案的信息化管理，通过Flex和ArcGISServer技术开发B/S模式的web应用，实现测绘标志档案的网络化应用。
(二)数据组织
从内容上组织，测量标志档案库包含测量标志空间数据库和非空间数据库。空间数据库指基础地理信息库和空间索引库，具体有省级1:50万行政区划（含省域、市域、区县、乡镇）、分幅、地貌、水系、交通、地名等数据以及各等级GPS点、三角点、水准点的空间位置信息；非空间数据库指测量标志档案实体数据和元数据库，既存储测量标志点从立点、巡查、维修、迁建、破坏、损毁等全生命周期各个环节的信息，如立点时间、立点人、每次巡查记录和资料、维修记录、迁建记录、保管信息、破坏情况等，也存储标志点在系统中的操作日志记录，比如操作人、操作时间、执行的具体操作等。空间数据库的存储与管理借助于ESRI公司开发的空间数据库引擎ArcSDE，运用ArcCatalog管理工具将数据导入到ArcSDE数据库中。属性数据库管理工具则采用Oracle大型数据库管理系统，由Oracle统一对各类数据进行高效地管理，从而保证其可以紧密结合Windows操作系统平台发挥最高的性能和优势[3]。空间数据库和非空间数据库独立分布存放，彼此之间通过关键字相关联，为测量标志信息的存储和管理提供空间及属性信息服务。从逻辑结构上组织，划分成现势库、临时库和历史库。它们是测量标志成果在不同阶段的逻辑形态，可相互转化。例如，现势库中存储的某标志点档案信息，一旦该标志点被损毁，其信息将转存至历史库；通过校核前的标志点更新信息将先暂存于临时库，通过校核后才转存至现势库成为档案信息。
（三）功能设计
系统包括测量标志录入、动态巡查和更新模块，地图浏览模块，测量标志查询模块，测量标志普查监管模块，数据检核模块，统计分析模块，数据库管理与维护模块以及系统管理模块。
1.测量标志录入、动态巡查和更新模块
该模块主要是为了支持测量标志点的日常维护，以适应测量标志成果的增加、巡查、维护、迁建等管理事项。主要包括测量标志空间点位的更新和属性信息的更新。
（1）标志点空间点位更新包括增加、删除、修改标志点点位等功能，用户可通过手工方式将测量标志点位信息录入系统，还可通过PDA等移动设备实时将标志点点位坐标传至系统服务器。
（2）标志点属性信息更新为了保证数据的现势性，对新增和属性信息有变动的标志点都需要更新其属性信息。用户可通过手工方式将测量标志的属性信息，如定期巡查、维护、迁建、委托保管等信息登记录入系统，也可通过PDA等移动设备实时将巡查的照片、记录等信息传递至服务器。
2.地图浏览模块
具有放大、缩小、漫游、全图、图层控制、地图打印等基本功能，可对控制点的属性标注、显示符号和颜色进行设置。
3.测量标志查询模块
可查询用户管辖范围内的标志点数量、标志点的基本情况以及巡查、保存、维修、迁建等信息。借助系统的查询功能，用户只需轻点鼠标，就能查看到某标志点在其整个生命周期中产生的各种信息和系统用户曾对其进行过的任何操作，彻底解决了测量标志查询难问题。系统提供空间查询和属性查询两种方式。空间查询是以GIS可视化展现形式，加载本辖区内基础底图和测量标志点，并默认按普查情况及保存信息对点进行标识，工作人员无需其他操作就能大致了解辖区内标志点是否普查和保存完好情况。可提供点、框、圆、坐标、行政区、图幅、属性字段等多种空间查询方式来查询标志点的属性信息。根据用户的查询条件,查找数据库中满足条件的标志点，并将结果分布情况以高亮形式显示在地图上；双击标志点图标,查询该点的属性信息。目录查询是以目录形式列出辖区内的标志点信息，单击可查看详细信息，并实现与图形进行交互。
4.数据检核模块
提供整库抽样检核和数据更新检核两大功能。其中，整库抽样核检主要针对本次测量标志普查成果库，是为了确保普查原始资料的准确性；数据更新检核主要是对测量标志动态更新信息的检核，即数据从临时库转移到现势库需进行的检核。整库抽样核检是通过系统过滤排查出逻辑一致性矛盾大、调查资料变动显著等的相关测量标志调查资料，以便利用这些资料再去实地进行有针对性地检核，提高检查效率。数据更新检核将自动校核和人工审核相结合。自动化检核首先对资料是否齐全、文件名称和数据记录格式是否符合规定、要素填写是否完整、附件质量是否符合要求等方面进行检查，其次，将新旧数据进行对比检查，一般在肯定新数据的基础上，再从逻辑上、数据标准化、数据精度指标方面进行甄别，找出最合理最准确的数据，提示操作人员选择采用。通过自动化检核的数据，会暂存于系统临时库中，提交给审核人员进行审核；人工审核是指拥有审核权限的管理员登录后，可浏览待审核的标志点信息，审核通过的记录，将更新至现势库。审核不通过的记录，不会更新至现势库，并通知相关人员。
5.测量标志普查监管模块
省市级测绘管理机构可对辖区内的测量标志动态更新情况（如定期巡查、维护、迁建等信息）进行监督管理，用户登陆系统后，可查询未及时更新信息的控制点，并对没有及时更新的单位或个人进行催办。在系统中可通过通知提醒、邮件、短信等方式进行催办。
6.统计分析模块
指对测量标志成果的分布、破坏、增加、变迁、普查和利用频率等情况进行统计，例如统计标志点数量、破坏情况、维护情况、巡查情况、迁建情况、标石类型、标石构造、地类、土地权属等。可以按行政区域进行统计，也可根据标志点的属性字段按条件进行统计，并实现各种统计结果多种形式的输出打印，为管理部门提供决策支持。
7.数据库管理与维护模块
主要指对数据库中数据表进行添加、删除、修改；对各类测量标志成果数据进行入库、修改、删除、批量导入导出；查看与管理系统日志，对数据进行备份与恢复；维护系统数据字典等。
8.系统管理模块
