项目档案管理方案精选(九篇)

前言：一篇好文章的诞生，需要你不断地搜集资料、整理思路，本站小编为你收集了丰富的项目档案管理方案主题范文，仅供参考，欢迎阅读并收藏。

第1篇：项目档案管理方案范文

1．缺乏系统的档案管理规范

20世纪80年代以来，国家有关部门相继了一些科研项目档案管理的规范性文件，这些规范具有较强的概括性和普适性。随着科研项目种类的增加，项目的规模、执行期、管理方式、验收要求等也有了一定差别，普适性的规范不能满足各类科研项目档案工作的实际需要。归档范围方面，科学技术研究课题档案管理规范》(DA／T2—1992)仍是科研项目文件材料收集的基础性依据，但随着科研项目研究内容的丰富和国家对科研工作管理要求的提高，它对各类项目档案收集工作的指导作用已逐渐显现出局限。案卷整理方面，科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB／T11822-2008)为科研项目档案整理工作提供了明确依据。但目前各类项目缺乏固定的编号原则，往往是验收前由项目主管部门或承担单位确定临时编号，项目验收后各单位再根据《地震档案分类表》编入本单位科技档案。验收要求方面，虽然科学技术档案工作条例》(1980年)和科学技术研究档案管理暂行规定》(1987年)提出应对科研项目档案进行验收，但各类科研项目的主管部门并未以制度形式对档案验收的条件、程序作出规定。

2．前端控制和过程管理相对薄弱

《科学技术研究档案管理暂行规定》提出的科研工作和建档工作在任务下达、进度检查、验收鉴定、报奖考核各阶段的“四同步”管理，是科研项目档案管理工作的基本原则之一。但在防震减灾科研项目档案管理实践中，往往无法做到前两个“同步”，即“下达计划任务与提出科研文件材料的归档要求同步，检查计划进度与检查科研文件材料形成情况同步”，大部分档案工作集中在“验收鉴定”阶段进行。究其原因，一是档案部门不掌握项目报批、启动、执行情况，无法及时指导、督促文件材料的收集整理；二是项目主管部门下达项目任务与年度或中期检查通知时，未提及文件材料归档要求与档案工作进度检查要求，课题组人员未对档案工作引起足够重视。

3．电子文件材料管理不规范，档案管理“重藏轻用”

在电子文件材料管理方面，文书档案、基建项目档案注重以签字、印章等作为文件有效性的依据，纸质文件材料原件在档案中占有更重要的位置，电子文档一般仅作为备份和档案信息化的途径进行保存和积累。而基于防震减灾科研项目的特点，项目执行中形成较多的试验数据、野外照片、测量资料、观测数据、软件、源代码、电子图纸等各种形式和载体的材料，其中部分材料无法形成纸质档案，电子文件材料具有不可代替性。但目前电子文件材料的收集和归档还未受到足够重视，课题组人员往往仅收集纸质文件对应的电子文档，造成项目重要过程材料甚至核心成果未得到归档。科研项目档案不齐全，整理不规范，导致查询不方便，利用价值降低。

4．档案工作队伍不稳定，缺乏专业培训

课题组人员与档案部门人员作为科研项目档案管理工作队伍的重要组成部分，都应熟悉档案工作流程，掌握档案工作技能。在地震系统科研项目档案管理实践中，一些单位科研档案人员流动性较大，年龄结构偏大，人员经验不足。而课题负责人往往将档案工作交给课题组中的在读研究生完成，这些人员不熟悉档案工作要求，且流动性大，易导致项目文件材料的流失，也增加了档案部门指导、监督档案工作的难度。另外，与文书档案、基建项目档案人员相比，科研项目档案人员的学习途径和培训机会较少，业务能力无法得到有效提高。

提高防震减灾科研项目档案管理水平对策分析

1．加强科研项目档案管理制度体系建设

中国地震局档案部门作为地震系统档案工作的主管部门，首先应制定统一的科研项目档案管理办法，对系统各单位的科研项目档案工作提出统一的规范性要求；档案部门还应联合各类科研项目的主管业务司室，针对各类项目的不同需求分别制定档案管理办法；对规模较大、形成文件材料多，或协作单位较多的科研项目，项目承担单位的档案部门也应根据项目实际情况制定本项目的档案管理实施细则。各层面的档案管理制度应根据其规范对象的特点，重点明确以下内容：一是档案管理各主体的职责。主要包括中国地震局档案部门和科技管理部门的职责，项目承担单位和项目协作单位的职责，各单位档案部门、课题负责人和档案兼职人员的职责。二是文件材料收集范围。以科学技术研究课题档案管理规范》为基础，一方面可根据防震减灾科研项目实际情况，增加具有行业、学科特色的内容，如野外照片、测量资料、观测数据、图纸等；另一方面应根据国家对科研、采购、软件开发等工作的最新要求和项目所涵盖工作内容的增加，补充反映相关工作过程的文件材料。三是档案编号原则。可为防震减灾各类科研项目档案规定统一的编号原则，如采取“项目类别号一项目代号(一承担或协作单位代号)一案卷流水号”的编号原则；或根据各类项目主管部门的要求分别为各类项目制定编号原则。四是档案整理各环节工作要求。档案整理过程需要参照的国家规范较多，为便于档案工作人员理解和把握，应将这些规范中对各环节工作的要求进行整合，主要包括文件材料收集、鉴定、分类、组卷、保管期限划分、编页、编号、编目、电子档案整理、照片档案整理、卷盒和表格规格等内容。五是档案验收要求。档案验收的条件、验收要求、工作报告和自查报告的格式和内容等应予以统一。档案验收的组织主体和形式可根据各类项目主管部门的要求分别进行规范。

2．加强科研项目档案全过程管理

任务下达阶段，项目主管部门应在下达项目任务的同时，提出档案收集和归档的要求；项目承担或协作单位档案部门应及时了解项目下达情况，以制度规定的收集范围为基础，结合项目任务书，向课题组提出应收集文件材料清单，并对课题组兼职档案人员进行档案工作培训。进度检查阶段，项目主管部门应在下达年度或中期检查通知的同时，提出对档案收集整理情况进行检查的要求；项目承担或协作单位档案部门和科技管理部门应根据项目执行进度，对照检查档案收集整理工作进度，对文件材料收集不齐全、不及时的，应督促课题组进行补充，对分类、组卷、编目等工作不规范的，应给予指导并协助整改。．验收鉴定阶段，项目承担或协作单位档案部门应对项目档案进行形式审查，并68I卫国档寨2014．7协助课题负责人完成档案工作报告。项目承担单位档案部门应对协作单位(子课题)档案进行检查验收。在项目通过鉴定验收后，档案部门还应继续督促课题负责人提交验收报告、验收意见、成果奖励申报、推广应用等方面的后续文件材料，补充完善项目档案。报奖考核阶段，项目承担或协作单位档案部门应根据有关部门的需求如实出具归档情况证明材料，有关部门应切实将其作为科技报奖、科研人员提职考核的重要依据。

3．推进档案信息化建设，实现档案“藏以致用”

一是电子文件材料收集归档。应根据科研项目档案的特点对电子文件材料收集范围、收集方式、整理要求进行细化界定。二是数据库平台建设。在电子文件档案齐全、完整的基础上，由中国地震局档案部门组织建立科研项目档案数据库管理平台，整合系统内科研项目档案信息资源。三是资源共享利用。通过科研项目档案数据库管理平台，局属各单位档案部门可以更高效地做好本单位科研项目档案的归档和查询管理，同时按一定权限查询利用其他单位的档案信息。

4．加强档案管理网络和档案工作队伍建设

第2篇：项目档案管理方案范文

【关键词】工程项目 档案管理 问题 方法

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：

工程项目档案管理中存在的主要问题

档案管理制度不健全，档案管理意识不强

随着国家相关建设工程法规和档案规范的出台，部分建设单位和施工单位对工程档案的认识有所提高，但仍有相当一部分单位由于过于追求经济效益，将工作重点放在质量、进度上，档案管理意识淡薄，对档案管理工作重视不足，没有形成健全的档案管理制度体系，没有将项目文件的形成、收集和管理列入建设项目计划，工程项目档案从形成到竣工验收的整个过程没有完善的标准制度加以保障；或者是有制度，却执行不力，缺乏监管。因此，常常出现在工程竣工时，才抽调人力、物力，突击编制和补充项目文件，以应付验收的情况，导致归档的工程项目档案真实性、准确性、系统性不足，甚至是一些重要文件丢失，影响档案的整体利用价值的发挥。

2．档案管理职责不清，档案管理人员业务水平低

目前，相当一部分施工单位或项目部压缩编制，没有建立专职的档案管理人员队伍，档案管理岗位多以兼职的为主，甚至临时抽调，因此档案人员业务素质偏低，档案工作职责不清，档案管理不到位。主要表现在，一是兼职档案人员岗位职责描述中没有档案管理工作，因此不能专心于工程项目文件管理，对档案工作往往兼而不顾，工作不到位。二是档案人员往往由新入职的年轻技术人员兼任，流动性较大，造成工程项目档案工作连续性不强，甚至存在档案无人管理的现象。三是兼职档案人员一般身兼数职，或是临时抽调，档案业务知识积累不足，难以适应项目档案管理的需要。

3．项目文件质量不高，影响档案作用的充分发挥

工程档案来源于项目文件，项目文件的质量决定了项目档案的质量，由于对工程项目档案缺乏应有的重视，对项目档案在工程建设管理和今后改扩建，以及维护合法权益中所起的重要作用认识不足，工程项目档案普遍存在质量问题。一是项目文件形成质量不高，内容填写不真实，漏项较多；签章手续不全；竣工图变更不到位等。二是文件多是复制件，清晰度差。三是移交的项目文件不够齐全、完整。四是目录编制不够规范，案卷质量不高。这些现象导致工程档案不能真实反映工程建设实际情况，不能有效发挥其依据和凭证作用，为今后的管理和利用带来困难。

二、存在问题的解决办法

1．加强宣传，提高档案意识

工程建设项目档案是工程建设人员花费大量心血形成的，工程建设项目档案不仅是工程项目建设的历史记录，更是工程项目建设经验和技术的结晶，直接反映工程项目建设的成果。从这个意义上来说，工程管理、施工、监理等相关单位应把工程项目档案工作作为一个重要的基础工作来抓，加强档案宣传，提高领导、技术管理人员的档案意识及档案工作自觉性。

在项目开工前，组织参建各方技术管理人员进行档案法规和档案基本知识的学习，了解档案的价值和档案工作的意义，增强技术管理人员对项目档案重要性的认识，为提高竣工档案质量打下思想基础。

第3篇：项目档案管理方案范文

关键词 工程资料 资料管理 现代企业建设

中图分类号：S611 文献标识码：A

1实施背景

近年来国家下大力气加快电力建设，一大批电力建设项目纷纷立项上马。随着电力工程建设项目的不断发展壮大，其档案管理水平也有所提升。但由于受传统管理方法和固化工作理念的局限，电力建设工程项目资料管理工作仍存在一定不足，对其经济性认识仍不到位，有待从若干方面加以改进。

2 当前电力工程资料管理中存在的不足

（1）部分企业对于工程档案资料的重要性认识不足。部分施工单位只重视外业施工组织，不重视内业资料管理，仍然这项工作可有可无，形式主义。（2）工程施工文件材料质量不高，书写字迹耐久性差、竣工图及变更通知单等修改不规范。即在填写的过程中不注重资料的保存性和规范性，应付了事。（3）竣工档案收集困难。电力施工任务紧、人员分散，竣工档案收集工作往往由于人员已撤场、地域分散难集拢等特点难以收集齐。

3 加强电力工程资料管理工作的若干对策

笔者建议拟采用“总分总”的方式对工程资料管理的权限、责任和管理流程进行再造。基本思路是在分公司一级采用“总揽”的方式。即：本部作为信息集中和的主体，将管理标准、控制要求、协同信息、运营策划等职能管起来；在项目部一级采用“分部”的方式既：项目部作为中间环节将信息有效地传递到执行层，并加以监督，完善资料做好记录；在作业层采用“汇总”的方式。即：作业层分专业、分权属做好上级各项管理要求的执行实录，汇总至项目部一级的中间层。通过管理权属的明确和管理层级的划分，辅以专业岗位的配套设置，达到全面提升工程资料管理水平的目的。

3.1超前控制，工程档案管理与重点工程建设同步进行

自工程立项开始， 档案人员就制定档案工作管理体制、并根据工程的具体内容、特点，工程建设的进度分阶段分类制定档案工作计划，明确提出档案归档标准和质量等具体要求。为进一步完善档案管理制度，保证各施工单位、监理单位的文件有源可溯、有据可依，工程开工时就制定档案管理员岗位说明书，明确界定档案管理员的职责，并配套制定竣工文件编制办法、档案分类方案、文件材料归档范围、保管期限表等制度等制度，建立全方位、广覆盖的档案管理网络。在签订勘测、设计、施工、监理和设备采购合同时，要明确工程档案的质量、份数、移交工作及文件材料积累的范围、顺序，并记录存档，同时将已制定的相关制度发放至各参建单位。在工程档案管理过程中，各参建单位档案管理人员的管理意识和业务水平也是不容忽视的问题，为保证工程档案管理工作的完整性、准确性、系统性，可通过会议、培训、授课等方式明确各施工单位、监理单位的档案工作管理职责，按照“谁形成文件材料，谁立卷归档”的原则，界定参建单位在竣工文件方面应承担的责任。

3.2加强监督，确保档案管理工作的完整性

工程项目档案是工程建设各阶段的真实记录，是工程管理、维护、扩建的重要依据。由于工程档案具有广泛性、成套性、阶段性、专业性等特点，为保证工程档案管理的完整性，要求工程档案管理人员全程参与在建项目，确实参与项目的有关会议、专题活动、重大节点，了解工程建设的实际进展情况。在进行档案管理工作时，档案管理人员要及时制定档案管理工作计划，并根据工程进展情况，加强对工程档案资料的形成情况、流转情况的监督指导，并做好详细记录，保证工程竣工文件的完整性、准确性、系统性、规范性。

3.3跟踪指导，保证重点工程项目档案的完整和准确

为做好工程档案的监督、检查、指导工作，从工程立项开始，档案管理人员就要参与相关会议、重大节点、工程验收，及时了解工程的计划、规模、进度等情况，与参建单位管理人员保持联系，使工程进展与文件材料收集整理的进度一致，保证工程档案搜集工作的连续性、真实性和完整性。在对工程档案进行跟踪指导时，要有针对性地对施工中存在的档案管理问题进行相关指导，对发现的问题与监理单位、参建单位协同解决，认真商讨后制定解决问题的措施和方案。档案管理人员要严格遵守工程档案管理的相关制度和规定，例如工程原件必须归档；工程工程文件应字迹清楚， 图样清晰， 图表整洁； 竣工图完整、准确、清晰、规范， 修改到位， 与施工图设计、设计变更、洽商及质检记录相符合， 做到文、图、物相符； 编制原材料文件时， 应与报验单、出厂证明及试验报告一同组卷；做到工城建设变建设、边验收、边立卷，保证工程档案组卷质量及其成套性和完整性。

3.4 严把验收关，做好项目档案验收

工程档案的质量直接影响该工程今后生产、维护、改扩建的提供利用，因此，工程档案在保证其资料真实完整的同时，必须遵守“三结合”的原则，即建设单位档案人员与施工单位兼职档案员相结合、与监理工程师相结合、与建设单位项目经理相结合。工程档案管理人员在建立工程档案时必须认真审核，保证资料能够真实反应工程建设的实际情况，确保工程档案的真实完整。在工程验收时，建设单位应当与本单位相关技术人员、专兼职档案人员、监理人员共同监督指导验收，重点检查工程前期文件、各种隐蔽工程纪录、设计基础文件、施工技术文件、质量检验评定文件、监理工作文件、各项专业验收文件和竣工图等资料是否齐全，是否符合工程各阶段实际情况，审批手续是否齐全，资料是否符合归档要求等，将相关问题共同在验收前解决，把好工程验收关，保证工程档案的高质量。

工程档案作为工程建设的成果，设计施工管理多方面的因素，其管理的重要性不容忽视。工程档案管理者应根据该工程特点，可通过以上超前控制、跟踪指导、严把验收关等方法， 积极主动、服务创新，促进工程档案管理工作的全面提升，为工程项目顺利通过“国家优质工程”验收创造有利条件，充分发挥档案服务于社会的功能。

4 预期效果

在建立不同施工方案、不同技术路线的工程项目建设全套资料库的基础上，可对项目建设方案进行效率比选和经济比选。通过分析不同项目的投资回报率、成本―收益等数据，比较不同施工方案的经济效益，进而为今后类似项目建设提供经济最优化的施工方案。还可就不同技术路线进行效率对比，综合比较不同技术路线的工期、质量、成本等因素，选出效率最优化方案，从而为今后相关方案选择提供参考。从这个角度看，档案管理工作具有相当的经济学价值。

参考文献

第4篇：项目档案管理方案范文

关键词：档案中介；　服务水平　；项目管理　；提升

运用项目管理的思维来提高档案中介的服务水平，有着十分重要的作用。作为档案中介服务公司，若因为管理能力不合格，使得与档案中介合作的干系人否定其管理的做法，那么档案中介公司的名声会被损害，如果被委托单位很久都无法完成，那么业内水平会被怀疑，若是用完成一个项目的态度来对待档案服务，那么将会不断地提升档案中介服务水平。

一、档案中介服务项目管理的要求

如今广东省出台了《广东省档案中介机构备案登记管理办法》，依照相关法则任职档案中介服务的工作人员要必须具备下面的条件：档案中介开展的有关的业务一定要符合营业执照的经营范围内所含有的内容；能有拥有相关档案鉴定、咨询、评估、整理、寄存以及数字化能力与资格；拥有不少于两位有着丰富档案工作经验的相关工作人员，其中至少要有一位获得了档案中级的职称。虽然在《广东省档案中介机构备案登记管理办法》里，清楚的规定有关档案管理人员应当具备怎样的能力，不过档案管理人员仍要时时刻刻努力提升自己，完善专业素养，掌握如今最优秀的档案管理情况，努力实现不与时代脱节。

二、档案中介服务项目管理过程以及意义

1.项目管理的知识体系。项目管理：项目管理指的是在项目的过程中运用到工具、技能、知识、以及技术作用，用来实现项目的所需的条件。

2.通过项目管理提高档案中介公司管理水平。

2.1在项目开启阶段，提高档案中介公司的工作效率。某档案中介服务项目，能不能合作，要通过商业来证明，重点是对成本的效益以及业务的需求的讨论，讨论该项目是否具有合理性，预估该项目档案的中介是不是有实力完成，所具备的业务水准以及公司的业务水准有没有达到要求，是不是和公司的发展的目标相同，所预估的报价能不能让公司获得收益等等，都影响着档案公司的水准，因此必须思考周全，是提高档案中介服务水准最根本要求。项目签订了合同之后，接下来就是认识项目干系人。了解干系人即要寻找与项目行动、战略或成果相关的组织、群体或者是个人。这就必须立刻寻找到有关的干系人，迅速设立工作关系。由于早期阶段的工作尤为紧要，若是到了往后的阶段，没合有关的干系人意，或者是有关干系人拒绝走档案里的部分程序，这会让委托方不断反复地改正甚至重做，使得成本提高，同时让委托的一方感到不合心意。项目管理的概念里，最为主要的是干系人是否符合心意，项目的圆满完成，不但减少了很多成本，加大了工作的效率。若干系人感到不合心意，所有的努力都白费了。

2.2在项目规划阶段，提高完善干系人管理水平。计划不单单是管理进程里的内容，最主要是将管理进程综合成一个相应的规划，用作制订规划过程组。在新开启的档案项目中，第一思考和明确它的管理的范畴，在这个范畴内的有哪些，不在这个范畴内的又有哪些？明确了范畴，就可以估算出它会用到几个工作人员，需要什么的时间可以做好该项目，它的成本又是几多，所要求的技术水平等等目标。明确项目范畴后，就可以明确该项目需要花费的时间，按照委托单位进程方案，明确该档案中介项目方案，然后设定项目计划进程标准。制定进度计划的原因是什么？这是由于档案中介服务公司大多数不会单单接手某个项目，大多数都是几个项目档案管理一起工作，在这种情况下档案管理人员容易因为资源而产生矛盾，无法做到项目所要求的“成本最小化，利益最大化”的指标。计划了档案中介所要求服务的质量管理目标，制定了质量需求，应该能完成怎样的程度，怎样的专业工作人员才是档案中介所具备的。完成沟通方案，应该和怎样的工作人员交流，创建工作联系关系。完成风险管理方案，分辨风险，进行风险判断，完成风险相应举措，防止当意外事件发生时不能解决的情况，在购买有关商品先要做好购买方案。完善干系人管理工作，其中含有委托方以及委托方的直系上司。将制定完成的子计划，整理合成一份综合的项目管理方案，规划过程组算是正式完工。

2.3在项目执行阶段，提高对中介公司员工的管理水平。完成方案以后，必须仔细根据方案来实施，这是档案中介服务中最主要的内容。执行过程组，不单单依照方案实施，还包含众多主要的工作，例如实行质量的保障，这需要在项目当中实行质量审计，实行阶段解析，明白实行阶段是不是遵守方案的要求。比如档案管理阶段有没有根据中介公司的需要实行分部、单位以及分项归档，有关的质量文件考核要求和权限有没有和规定的相同。执行过程组里的项目人力资源管理部分，含有创立项目团队、完善项目团队以及管理项目团队，它是档案中介服务管理之中非常主要的内容，档案管理简单说来就是管理人，所以人力资源管理实际上是档案中介服务工作的最最重要的一点，依照人力资源方案创立项目团队，依照预计招聘、分配等对团队实行完善，记下工作人员的工作时间段，保证项目能够按时完工。团队的创立不过是作为工作的前提，广泛意义的团队还含有所委托单位的档案管理人员，当他们将工作完满完成，才可以说档案中介服务公司的工作圆满完成了。

2.4在项目监控阶段，提高风险管理水平。档案中介服务在监督的阶段里，若是发生进程、质量、范畴、成本、购买、风险等超出了临界值，则必须依据制定的风险管理实施风险措施，例如委托单位的档案资料进程一直延后，则必须马上让业主单位对所托的单位计量实行监控，档案资料进程若是一直延后，计量就不允许批准。若是档案的质量非常糟糕，改善之后的结果依旧非常糟糕，则必须马上告知质量监督单位，质量监督单位这时会根据降低信用评价的手段来实施处理，使得所托的单位负责人开始注重档案工作。

2.5在项目收尾阶段，总结项目经验。目最终不单单是转移档案资料，最主要的内容还是审核项目结果、收集过程、收集经验总结以及存档项目信息，让档案中介服务公司能够在接下来的时间很好的利用。项目过程中得到的总结，是档案中介服务公司的最重要的经验，让它在接下来的项目里，更好的做出风险判断，做好风险措施，提升项目的圆满完成的几率。

三、通过项目管理提高档案中介公司自身价值

通过项目管理，可提升档案中介公司规范化管理程度。档案中介公司在其工作过程中的每一项管理活动都将记录在文件、档案之中，利用对各项目所形成文件的考核、检查，可提升档案中介公司管理的规范化程度。将项目管理的思维运用到档案中介服务之中，经过项目管理的各个阶段，总结、收获管理经验，并且不断改进，从而提升了档案中介公司的自身价值。

四、结语

依据以上描述，项目管理的思维应该贯彻到档案中介服务的方方面面，它不仅让项目工作在范围内得到最好的效果，还能在管理过程和完结之后得到宝贵的财富，从而得到不断改善以及最好实践经验，得到最后的圆满成功。

参考文献：

[1]贺吉元.关于档案中介机构的几点思考.[J].湖南档案,2000(03):18.

[2]郑金月.档案中介服务机构存在的问题及.[J].其对策,中国档案，2000(03):8.

第5篇：项目档案管理方案范文

关键词：项目管理；工程档案管理；工程质量

中图分类号： G271 文献标识码： A 文章编号：

引言：我国经济体制改革不断深入，为建筑业的发展带来了机遇与挑战，但是随着越来越多的建筑企业的不断加入，也出现了不少质量问题，豆腐渣工程屡见不鲜，工程质量是所有建筑企业应该放在首位的要素。而工程档案能否真实地记载工程建设的整个过程，直接关系着工程质量是否值得人们信赖，也关系着企业的信誉以及收益。一个合格的工程档案还可以在使用后的管理和维修方面起到关键的作用，一个完备详尽的工程档案就是一项工程的成长记录，也是一份良心的见证。

1.工程档案管理与项目管理的概述和关系

1.1工程档案管理与项目管理的概述

通常所说的工程档案管理是指研究档案的内容是否可靠，分析档案的信息，以总结工程进程；还有就是搜集并整理文件，建立相关的鉴定方案，统计相关数据，最后存档保管。二项目管理当然就是对整个工程项目的宏观控制，通过临时组建一个组织机构，针对特定的工程项目进行有计划的组织领导，掌控整个工程活动的全过程，以便进行及时进行动态指导。

1.2工程档案管理和项目管理的关系

在一个工程中，我们可以认为档案管理就是一个项目，对它进行有规划的、系统的管理。工程档案的建立时间就是工程开工的的时间，也就是此时开始对工程项目进行管理，因此可以这样说，工程档案管理与工程项目管理相辅相成，共同作用于工程建设之中。只有二者之间有机配合，才能达到整个工程的预期目标。这就需要建立一个管理体系，制定相关管理规划，并且定期进行整理分析，以确保工程保质保量完成，同时也可以提高工程档案的管理水平。

2. 工程档案管理存在的问题分析

2.1工程档案管理机制有问题

主要就是现在运行的工程档案管理机制已经落伍，不符合当前社会主义市场经济体制，时代在发展，而工程档案管理机制却没有创新，必然导致管理模式的落后。没有及时建立档案管理的新的网络体系和办事机构，没有意识到档案管理在新时代的工程建设中的新内涵，不能将档案管理资料的收集及整理同步到工程建设进度，将工程档案管理工作提升到日程工作法案中去。目前，工程档案管理体制还不够健全，有些分工还不够明确，造成管理上的混乱局面。工程档案管理办法中应该对档案管理方面的具体要求做出详细的说明和规定，但是这些内容在现行的制度中未曾体现，而大部分的单位也只是冷眼旁观，不能用具体行动来进行体制的创新，以致领导和岗位责任制度得不到落实。

没有大力推行相关的规章制度，缺乏相应的业务指导。

2.2工程档案的质量不过关

有些工程资料由于没有及时收集和整理，导致部分资料缺失，不能完整地存档，有好多单位都存在这样的问题，特别是有关施工管理的相关文件和质量验收时的签证资料。之所以会出现这样的情形，主要是档案更新跟不上工程建设的脚步，呈现在书面上就是在合同上没有注明对工程档案方面相关要求，还有一方面就是在工程建设中偶尔也会出现施工或者监理等一些单位没有遵从工程建设的计划书，擅自推进工程进程，但是也没载入工程档案文件中，导致档案资料的缺失。有时候一些建设单位提供的施工资料不完整或者不清晰，而施工单位为了省事，也不去探个究竟，就按照原始的资料进行档案整理，最后造成档案资料的不规范。有一些档案管理人员工作水平较低，相关的专业知识掌握的不够精准，以致资料的书写不规格，与实际情况有很大出入，不注重细节等都会造成质量问题。有一些监理不负责任，现场工作不充足，造成原始的资料不准确，还有就是他们没有尽职尽责，而对一些失误问题不予理会，有些建立甚至收受贿赂而对一些人员缺席问题视若无睹，造成档案资料管理方面出现漏洞。

2.3工程档案管理人员专业水平低

一些有经验的专业档案管理人员，由于其对工作的熟悉度会很少犯错误。但是某一个工程项目的工程队伍往往是临时组建的，由于时间问题，施工单位为了方便，同时也是对档案管理不够重视，会临时找来一些没有经验或者水平较低的人员来进行档案管理，随意配备档案管理群体。因为管理上的不科学，档案管理人员的专业技能不过关就上岗，这样就造成了档案管理过于随意，给档案日后的使用带来困难。大部分企业不会重视档案部门，就会忽视档案管理部门以及档案管理人员的福问题，导致大量的高素质的专业人员的流失，使档案管理群体越来越弱，而且对档案的继续整理也是不利的。

3.加强档案管理的对策

3.1完善档案管理制度

随着时代的进步，建筑业也在蓬勃发展，过去的档案管理方案已经不能适应其发展变化的速度了，应该建立一整套的科学合理的档案管理体系，专门成立一个档案管理的领导小组，改善现有管理模式，进行分系统、分阶段、分类别的方法来管理档案，使其更加规范化。达到员工各司其职，制度完善合理，机构有效运作，监督作用强化。同时行政管理部门应该严格考核参建部门，绝不放过任何投机取巧的行为，项目法人切实起到监督的作用，使档案管理真正深入到工程建设中的每一个环节，促使工程质量的提高。档案中记录着工程建设的相关资料，在验收施工单位的归档文件时，要仔细检查档案的完整度及准确度。严格要求施工单位档案的构建，仔细对档案资料进行验收。档案资料的验收是工程竣工验收之前的一项重要内容，每一个工程完成之前都要检验它的档案资料是否完备，这也是检验工程质量的一个参考标准。

3.2档案管理部门充分发挥自身职能

档案管理部门应该加强监督管理职能，不定期的进行突击检查，形成一个完善的检查体系，并制定相关的惩处制度，将每次检查的结果记录在案，这样有助于企业提高对档案管理的重视度，从而提高档案管理水平。构建专项的档案验收机构，严格检查档案资料是否真实、完整。档案行政管理部门明确合理的档案管理办法，其中要详尽的记载个部门的职能以及档案权益保护方案，有利于档案功能的充分发挥。

3.3提高档案管理人员的业务素质

企业在挑选档案管理人员时，要严把质量关，进行专业知识的考核，以免有人滥竽充数。同时上岗后也不要放松警惕，定期的进行考试，有助于员工更加尽职尽责。还要开展档案业务培训，进行档案业务知识教育，可以联合其他公司的档案管理人员进行工作经验交流，促进员工间工作质量以及效率的提高。可以以座谈的形式或者上门培训的方法，提高员工的业务水平。教授的内容可以是有关政策法规的，也可以是档案专业知识相关的，企业可以因材施教，视公司情况而定。使档案管理实现自动化、规范化、现代化、标准化，提高档案管理的工作效率。

结语

工程档案是建筑工程施工全过程的真实记录，但是现在工程档案的管理方面还存在许多问题，这需要在不断的实践中逐渐的改革创新。创建新的档案管理模式，树立先进的档案管理理念，创建齐全的档案管理体制，以提高档案管理的工作效率，促进工程建设的快速发展。

参考文献：

第6篇：项目档案管理方案范文

关键词：项目工程；施工资料；档案管理

中图分类号：G271文献标识码： A

引言

在市场经济条件下，项目工程施工资料档案与工程项目的关系密切，项目工程施工资料档案是工程项目的重要组成部分，是工程项目管理的重要基础和依据。项目工程施工资料档案管理水映工程项目的管理水平。项目工程施工资料档案是工程项目的重要组成部分，是工程项目管理的重要基础和依据。项目工程施工资料档案管理水映工程项目的管理水平，是工程项目自身的需求。

一、项目工程施工资料档案与工程项目的关系和作用

目前，项目工程施工资料档案管理是工程项目管理中的薄弱环节，应引起各级项目管理者的充分重视。项目工程施工资料档案是工程项目自身的需求，是工程项目不可缺少的组成部分。工程项目要符合国家法律、法规的要求，也就是外部监管的要求，外部监管的主要措施有审计、稽查、后评价、责任终身制。审计不仅审查财务档案，还要审查工程档案。因此，项目工程施工资料档案管理规范可以支撑外部监管，是工程项目验收的依据，是审计、稽查、后评价、责任终身制的依据。工程项目管理者要做好项目的档案工作，不仅要关注技术档案，更要关注管理性档案，如招投标全过程中形成的证明性文件，这会影响今后工程项目的生存、发展，是核心资源之一，参与工程项目建设的管理人员、技术人员要提高对档案的认识，认识档案的价值，规范建档制度，把项目工程施工资料档案当做资源来管理。

项目工程施工资料档案的定义和属性，档案在归档前叫文件材料，归档后叫档案。也就是说我们在生产和经济活动中，形成的有记忆、凭证作用的文件材料，都会转化为档案，这就突出了档案工作的特点：广泛性、基础性、专业性。档案工作是全员参与，与每个人都息息相关。项目工程施工资料档案作用的特点：间接性、潜在性、滞后性。决定了档案工作容易被忽视，所以我们应该提高项目工程施工资料档案的意识，善于发挥利用档案的作用，同时还要加大宣传档案的作用。

二、加强建筑工程项目施工资料档案管理的相关措施

1、事前管控

所谓事前管控就是指从施工资料的形成开始进行管控，着重控制档案资料的来源，并把好质量这一关。在该阶段进行管控时，首先应该构建一个健全的质量管控制度，在组织上确保该项工作得以正常且有序的实施，具体措施主要如下：

1.1前期管控。首先应该进行工程项目编码的区分，编制相应的编码系统，明确工程项目中单元工程、单位工程以及分部工程等；其次，制定统一质量验收表格与记录表格，确定工程项目中各种信息记录表格的统一格式，在确定以后不可随意进行更改，以免对工作带来一些不必要的麻烦；最后，进行施工资料档案范围以及要求的编制，并确定资料的收集方式以及整理方式等。

1.2构建完善的管控结构以及制度。首先进行资料档案管理机构的构建，制定相应的管理制度，统一领导与管控工程项目施工资料档案各项业务工作；其次，构建相应的管控网络，确定管控人员，把工作具体落实到每一位工作人员的身上，同时还要确定管理工作的具体程序，构建相应的考核奖惩机制；最后，进行岗前培训机制的构建，加强档案管理人员管理技能的培训与教育。

1.3在建筑工程项目施工之前，管理部门应该基于事前所制定的计划方案，加强实施档案管理工作重要性的宣传，在管理人员在资料收集工作与整理工作时，应该实施监督、指导以及检查。同时还应下发关于施工资料管理细则的宣传单，通过这种方式使参建单位与工作人员能够重视施工资料档案管理工作，继而为该项工作的实施创设一个良好工作环境。

2、事中管控

2.1建筑工程项目施工之前，应该收集工程项目施工审批表、施工图纸、施工组织设计、施工许可证以及相关的地质勘查报告等各种资料，通过对施工图纸的了解与熟悉，将施工中所需的各种材料送至实验室进行检验，并在施工之前，取出各种施工材料以及配合比检验的相关报告，对各施工方案以及施工组织等进行图纸的会审，明确施工单位的资质。同时还应和建设单位进行配合，做好相应的开工报告以及报建资料，并将材料报告送至监理部门。在施工中若需要进行塔吊工作，则应报送相应的塔吊施工方案，并根据质检部门的相关要求，收集各种安全资料。

2.2收集并整理施工过程中各分部工程的相关资料，其主要包括以下几个方面：一为收集并整理施工试验资料，做好施工的记录工作以及工程隐蔽验收的记录工作，在工程项目施工之前，应该按照施工组织的具体要求，对施工原材料进行试验，并做好相应的计划方案；在隐蔽工程的验收记录中，可借助于表格把隐检的项目、具体内容、意见、项目质量情况以及相关的复查意见等记录好，但凡隐蔽工程验收质量不达标的，不可实施下一道工序，由于施工记录是对工程项目整个施工过程所进行的记录，因此在该环节中，其记录必须要完整且详细。二为设计变更资料的收集与整理，在该过程中，应该注意两个方面的内容，即采取分专业整理的方式与注明好图纸中所修改的内容。三为做好工程项目中各分部项目施工质量资料的收集、编写以及整理工作，由于分部项目质量验收在基于分项工程验收合格所实施的，因此在这一环节中，主要的任务就是检查主体结构功能以及质量等是否满足施工规定，可通过施工单位、建设单位、监理单位以及设计单位等来共同进行验收，从而确保资料的完整性。

2.3收集与整理施工日志，做好相应的技术交底工作。在技术交底工作中，不仅要确定工程项目安全要求以及质量需求，同时其交底的内容应满足相关的法规以及工程项目施工要求，做好相应的记录工作，通过书面的形式来进行签字，完整地将技术交底工作资料归入到工程项目资料档案中去。在施工日志资料收集与整理过程中，应逐日进行填写，确保其可将施工现场的实际生产状况准确且真实地反映出来。此外，在工程项目验收过程中，还应收集并整理施工竣工记录，进行竣工图的编制，查看资料档案的完整性、准确性，对于所存问题应该及时提出相应的整改策略，并且限期进行整改。

3、事后管控

在该环节中，主要包括两个方面的内容，即资料的归档以及移交。在建筑工程项目施工资料档案归档中，必须要确保其可将工程项目整个建设过程所产生的文件资料准确且真实地反映出来，所归档的这些文件必须要通过分类收集与整理，继而将其组成为满足要求的相应案卷。在进行工程资料移交时，应该基于工程项目具体的规范要求，结合施工当地档案管理的规定来实施移交工作，从而确保施工资料档案管理的完整性、及时性、准确性以及真实性。

近几年，随着信息技术的进步，社会经济发展速度的加快，在建筑工程项目施工资料档案管理上，开始广泛应用电子档案管理的方式。因电子文件具有信息可变性、信息存储高密度、信息非人工识读性以及系统依赖性等特征，对此，在管理过程中，还应确保电子文件的可读性、安全性、系统性、原始性、完整性以及真实性等。同时在管理过程中，还要对数据压缩、电子文件格式转换以及文件图片处理等进行不断地规范，继而进一步提高电子文件管理水平。

结束语

综上所述，建筑工程项目施工资料档案管理工作是一个比较复杂的工程，所涉及到的人员、内容以及部门等均较多，因此在管理过程中，为了确保施工资料档案的准确性以及真实性，必须要对工程项目进行全过程的跟踪监督管理，同时还要构建相应的管理机构，完善相应的管理制度，加强管理人员技能的培训，强化对施工过程的管控，把好工程项目竣工验收这一关，从而保障施工资料档案的准确性与完整性。

参考文献

第7篇：项目档案管理方案范文

[摘 要] 随着时代的发展，对于电力企业档案管理工作的要求也日渐提高。结合当前档案数字化发展要求，考察档案数字化的质量及安全性保障，提出优化数字化方案、正确选择数字化软件、制定标准、确定参数、及时检验与评估是档案数字化的质量保障，建立严格规章制度、确立网络安全保密方案、加强安防系统建设是档案数字化安全性的有效保障。

[关键词] 电力企业；档案管理数字化；质量；安全性保障

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2017. 07. 067

[中图分类号] G271 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2017）07- 0141- 03

0 前 言

档案是记录与反映原始信息的重要载体，档案管理工作具有较强的专业性、服务性与机要性，它直接影响到一个单位未来查核校验的凭证与参考，具有极强的规范化要求。随着信息化的推进，档案管理工作的要求也随之提高，档案数字化也进入了快速发展的阶段，当前档案数字化的方法主要有纸质档案的扫描、缩微拷贝片的扫描、数码相机的拍摄（包括非纸质档案）、激光三维立体扫描、音频、视频档案的数字化采集，本文结合电力企业档案管理工作的岗位要求，探析档案数字化的质量及安全性保障。

1 电力企业档案管理工作的岗位职责

电力企业档案管理工作的岗位职责，既有档案管理工作岗位的一般要求，也有其行业的特定职责，具体来说，主要有以下十个方面：一是负责综合档案室日常业务管理工作，根据上级主管单位档案管理阶段工作目标，制定本单位档案工作任务安排。二是负责局综合档案库房及档案安全管理工作。三是负责局科技档案收集、检查、保管、统计、提供利用、鉴定销毁工作，负责变电站、小型基建工程竣工档案的管理工作。四是负责项目档案工作交底，参加档案中间检查、竣工档案内部验收。五是负责收集、整理档案利用典型实例。六是负责做好全宗卷编制及管理工作。七是负责开展档案信息资源的开发利用及编研工作。八是负责全局各职能部门和区局档案工作指导、监督、检查、培训等。九是负责局档案评价迎检及局属各部门、各单位档案评估工作。十是统筹、协调本组相关工作。由此可见，对原始信息的收集、检查、保管、统计是档案管理工作的基本要求，而负责变电站、小型基建工程竣工等档案的管理工作是电力企业档案管理工作的特定要求。

2 电力企业档案管理数字化的质量控制

质量控制，即为达到质量要求所采取的作业技术和活动，它是为了监视质量形成过程，消除质量环节上所有引起不合格或不满意的因素，以达到质量要求，档案工作的特点要求在档案数字化过程中，必需对其进行质量控制。具体来说，电力企业档案管理数字化的质量控制主要包括优化数字化方案、正确选择数字化软件、制定标准、确定参数、及时检验与评估。

2.1 优化数字化方案

数字化方案制定直接影响档案数字化的质量，档案数字化方案主要包括档案数字化策略与原则、技术路线与支持、流程重组与再造、操作方法与步骤等，优化数字化方案是档案管理数字化质量控制的首要。

2.2 正确选择数字化软件

数字化软件的种类繁多，各具特色，因此，在选择时，要对其进行广泛调研，并结合各单位自身的特点选对软件，选择适用的数字化软件是控制档案数字化质量的一个重要环节，对之后的工作能起到事半功倍的作用。

2.3 制定标准、确定参数

档案数字化质量控制过程中的关键环节，是制定标准和确定参数。目前，国家已经制定出了档案数字化的国家标准，电力企业可根据自身特点制定出适用的标准。

2.4 及时检验与评估

检查、监督、验收及评估是整个质量控制的最后一关，档案数据库建设的成功与否取决于它。检查的对象包括设备、人员和工作流程三个方面。监督就是要不断发现问题并针对所发现的问题提出解决方案，若有解决不了的问题则上报上级主管部门。验收分为粗验和细验，粗验主要由自动验收软件完成，细验就是在自动验收软件验收的基础上，分别对每个画幅进的完整性、清晰度、重页、拼页等进行检查。评估就是对整个数字化过程中，档案的扫描质量、档案信息的真实完整性、档案数字化成果的网络利用效果等进行综合测试和评价。

3 电力企业档案管理数字化的安全保障

安全保密工作是档案工作的重要内容，档案数字化的安全保密控制，就是要保障档案实体、档案信息和数据的安全，避免出现泄密问题。安全保密控制是档案数字化过程中应优先考虑的问题。数字化安全保障是指对档案数字化实施过程中存在的不安全因素进行预先分析，并依据数字化工作中人、物、环境等因素的运动规律，从技术和管理上采取措施，有效控制泄密事故的发生。档案数字化工作的安全保障主要包括建立严格规章制度、确立网络安全保密方案、加强安防系统建设。

3.1 建立严格规章制度

进行数字化处理的档案中包含程度较高的信息，要保证这项工作能安全高效地进行，必须有一套行之有效的安全保密管理制度，通常包括：档案数字化系统及设备使用的安全保密规定，数字化加工人员选择和管理办法，数字化加工场所安全保密方案，档案数字化设备的安全管理制度，参与人员身份识别管理制度，访问控制规则设置的规定，密码密钥的保密管理规定，扫描员、系统维护员、扫描质检员、系统安全员、档案保管员、值勤警卫工作职责等。

3.2 确立网络安全保密方案

首先，所有的操作必须在一个封闭的计算机网络中进行，与所有的外网物理隔断；其次，档案数字化客户端计算机及服务器必须存放安全，做到防火、防水、防震、防暴、防外来人员进行物理破坏和盗取，还要防止外界电磁场对数字化网络系统各个设备的电磁干扰，防止由于计算机、服务器及其他网络设备电磁辐射而造成的泄密事故，保证数字化加工工作在安全保密的环境中进行；最后工作人员（即直接接触档案数字化系统的人员）进入系统前必须进行身份鉴别，防止非法用户的进入。

3.3 加强安防系统建设

安防系统是安全保密的重要保障。包括门禁系统、防盗报警系统、闭路（带红外）电视系统、消防报警及自动灭火系统、恒温恒湿空调系统等，以保证整个加工场所的安全防护。

4 结 语

伴随着时代的l展，电力工程行业在不断壮大，然而传统电力企业档案管理模式已然难以适应，在未来发展时期与时俱进采用新的档案管理模式，档案管理数字化将是电力企业档案管理工作的内在要求。

主要参考文献

[1]陈秀菊.电力企业档案管理一本通[M].北京：中国电力出版社，2016.

第8篇：项目档案管理方案范文

（一）对工程档案管理不够重视

档案的作用具有间接性、滞后性、潜在性等特点，决定了档案工作往往容易被忽视，成为工程项目管理中的薄弱环节。很多工程建设单位在项目成立初期，对档案的认识不够，忽视档案的重要性，认为档案工作只是在建设工程竣工后进行集中的整理资料，所以只是在工程投产或竣工之后，才依靠单位的档案管理部门对形成的大量资料进行突击整理、分类、归档。这样容易造成大量文件材料散失，收集不全;为工程施工过程中资料的收集和整理带来不便，导致工程资料的失真，工程竣工档案验收的延期。

（二）档案资料编制质量不高，完整性、系统性不足

许多施工单位不配备专职资料员，整理资料时不严格按照相关规范、标准执行，导致归档资料质量不高。有的单位在工程竣工交付使用后，项目建设全过程中的资料不能及时归档，严重影响了档案的完整性。由于项目建设人员对项目档案工作重视不够，加之档案形成的分散性和阶段性特点，极易造成文件材料不能保持有机联系，分类不科学，整理不规范，系统性得不到保证。

（三）归档时间长、环节多，影响档案归档的齐全性、完整性和准确性

工程竣工档案不仅包括施工文件和竣工图，而且还包括前期文件和竣工验收文件，这两部分资料积累都是源于公司各职能部门活动，从文件资料的产生到归档要经历相当长的时间，经过许多环节，每一个环节都会影响竣工资料质量，影响档案归档的齐全性、完整性和准确性。而且工程项目承建单位多，档案从形成到归档，需要多个单位共同配合完成，这样容易造成文件材料收集难、归档问题多。参与建设的各个单位的阶段性资料不能及时收集与整理，造成档案内容不准确、缺项，档案载体不符合要求，形成了大量缺签字、原件盖章手续不完备的无效文件。

二、提高工程档案管理质量的措施

（一）领导重视是做好工程项目档案管理的前提

工程项目档案管理需要各级领导的充分重视，并强化责任意识。首先，要根据工程量的大小，本着精干、高效、协调、有力的原则，合理设置基层工程项目档案管理机构和配备专职档案员，从机构和人员编制上保障工程项目档案工作有人抓、有人管，从宣传、经费等方面予以倾斜，形成施工现场工程管理人员自觉参与工程项目档案管理工作的良好氛围。其次，要建立工程项目档案管理领导责任制；将工程项目档案管理工作纳入企业管理工作的整体规划，明确责任主体，建立主要领导负总责，分管领导为第一责任人，现场专兼职档案人员抓落实的工作机制，做到层层有人抓，处处有人管，形成纵向逐级负责，横向联系紧密，工作协调一致的工程项目档案管理网络。

(二)制定和落实符合实际情况的档案管理规章制度

加强项目管理制度和管理建设，结合实际确定工作程序，制定明确的岗位责任制，进行考核并与奖惩挂钩。建设项目由于大规模、长工期、多资料、单位和环节众多，在档案管理工作中要想做到规范化、标准化，仅靠几个工作人员的力量是很难完成的。因此，依据不同项目特点制定档案管理组织，建立不同的方案，就成为做好项目档案管理工作的根本保障。可以以“四同步”制度来确保做好项目档案的收集工作，即项目下达计划任务与提出项目文件材料的归档要求同步，检查项目计划进度与检查项目文件材料积累情况同步，验收、鉴定项目成果与验收、鉴定项目文件材料归档情况同步，项目总结与项目文件材料完全归档同步。

(三)定期开展技术文件整理的检查与指导

考虑到技术文件的琐碎性和施工现场的繁忙，工人都集中精力于施工，而对技术文件就是应付研究，或工程进行到一定阶段后补，这样就不能够真实的反应施工过程，如不认真进行督导检查，到最后很可能出现技术文件不全、不真实、不完整，甚至有大量文件资料流失的现象。所以档案工作者要有超前的工作思路，一切工作要在项目开工之前打好提前量，及早做好各类技术文件归档的准备，发放技术文件整理分类方案及规范表格，统一标准。对各施工单位技术文件的归档工作定期或不定期进行检查指导，发现问题及时纠正、解决。

(四)加强对有关人员的培训

第9篇：项目档案管理方案范文

[关键词]工程档案 项目管理 信息化

中图分类号：G275.9 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2014）15-0321-01

一、 挖掘地铁工程档案的价值

建筑工程项目可持续发展战略是现代项目管理的标志。一个项目从它最初的可行性研究开始，就必须有全局的观念、综合考虑。一方面，在规划每一阶段计划的过程中，必须留有相应的灵活性，以便在该阶段实施过程中能够充分利用进一步获得的信息做出更细更有效的决策；另一方面，在本阶段实施过程中，还必须考虑到对下一个阶段实施的影响，以达到综合收益为最佳的境地。 在这两个重要的工作方面，地铁工程文件、档案管理人员要“抓住机遇” ，变被动为主动，这也是地铁工程文件、档案管理工作的根本出路，其关键在于通过变革自己的思想观念、服务方式和内容来适应时代的发展。也就是说， “当时代改变，我们必须通过变革来谋求生存”；否则“如果档案事业仍然沉浸于昨日的世界里，那 么企业档案人员的职业将烟消云散”。因此，地铁工程文件、档案人员必须积极挖掘工程档案信息，主动为领导决策提供参考资料，从档案实体控制更多地向智能控制、知识挖掘转变，如整理以前与该地铁工程项目类似的工程项目的规划设计方案等，甚至要为领导提供具有决策性的可行性方案，争取像古埃及的档案司神一样，重新做回上帝的身旁，而不是守在清冷的文件办公室或寂寞的档案柜架前。根据工程项目建设的进程进行跟踪服务，定期、不定期地召开工程档案管理和工程档案信息资源开发会议，必要时邀请相关领导及单位相关部门人员参加，在认真听取各种意见的同时，向领导宣传工程文件、档案管理对地铁工程项目建设的重要作用，向其灌输档案意识。会后，认真做好会议总结，制定工程文件、档案管理方法，指出在工程文件、档案在工程项目建设过程中应发挥和能发挥的作用，呈交领导，并抄送各有关部门，提高工作的整体效益。

二、 建立与完善组织内部，树立“人人都是工程档案管理员”的理念

地铁项目建筑公司要建立完善的沟通渠道，包括自上而下、自下而上以及不同系统、不同部门间的沟通渠道，进一步开拓交流平台，如建立工作日志、电子邮箱、召开各种会议等等，无论哪种渠道和平台，都必须加强管理和维护，保证交流畅通。地铁工程文件、档案人员要与档案形成部门、形成者保持良好的协作，在档案形成前，要与形成部门、形成者进行沟通，确定形成档案的种类、数量、整理的标准和规范，并写入合同。在地铁工程项目进行过程中，工程档案人员要时刻与形成者保持联系，在宏观上做到集中统一的管理，了解所形成的所有地铁工程文件、档案，并为形成者提供业务支持。树立“人人都是兼职工程档案管理员” ，全员参与地铁工程文件、档案管理是提高工程的文件、档案管理工作水平的重要手段。由于工程文件、档案的形成者、保管者缺乏工程文件、档案管理意识和管理知识，仅以会议形式还不能完全保证每个相关人员提高工程档案的重视。因此，必须根据地铁企业的实际情况，工程文件、档案人员身先士卒地把档案意识贯彻下去，加大宣传，通过自上而下、自下而上的全面的认识过程，经过多次循环，深入具体地进行下去，才能深入人心，从而，实现全员参与，人人都是工程文件、档案管理员。

三、完善监督、反馈体系

监督、反馈体系的建立对于建设高效的地铁工程文件、档案管理团队具有非常重要的意义。良好的监督、反馈机制应该是多角度、双向的、多级别的。应该在地铁项目文件、档案管理组织机构内部建立全方位的沟通机制，保持沟通渠道的畅通，包括反馈流程、反馈登记表的设计。信息反馈目的是检验我们输出的信息是否符合需要和准确无误，对于深入开发工程文件、档案信息资源具有重要意义。这就要求我们运用科学的方法，对用户实行跟踪服务。地铁工程档案信息开发利用后，各类用户的意见通过借阅制度登记、信息反馈调查等形式收集、汇总、统计，进行“去粗取精、去伪存真、由此及彼、由表及里”的定量、定性分析，及时调整开发利用计划和方向，使工程信息服务减少盲目性，增强信息输出准确度，取得工程档案信息资源开发的最佳效果。地铁工程档案工作者还要进一步研究用户需求与利用状况，及时处理反馈意见，关注社会，提供更有效的满足个性需求的信息。具体来讲，工程档案借阅登记就是一项非常好的反馈方式，这就要求科学制作反馈登记表，详细记录用户利用某份档案的原因、利用过程中发现的问题、遇到的难题以及解决方案、用户的满意度、要求等等。

四、加强人力资源建设

任务是设计、维持一种环境，管理的核心是处理好人际关系，而人是管理的第一要素。前面提到的业务流程重组原理在实践中遭遇失败，原因关键在于“过分地强调革命性变化，忘记了将‘人’的因素考虑在内”。地铁工程文件、档案管理人员属于核心资源，很多地铁工程文件、档案管理部门设置的临时性就是因为缺少工程文件、档案管理人员，基层工程文件、档案管理人员的频繁调动，导致工程文件、档案管理缺乏持续性、质量不高。因此，必须加强地铁项目工程文件、档案管理人力资源建设：定期对在职的工程文件、档案管理人员进行培训，不仅包括档案管理方面的业务培训，而且包括地铁工程项目建设方面的专业培训；引进高校工程文件、档案专业人员，提高档案管理人员的综合素质；高校有责任培养高素质的档案方面人才，因此，高校应与工程项目建设单位建立工程文件、档案管理实习基地；努力实施“工程文件、档案管理人员年轻化、现代化工程” ，培养符合工程文件、档案管理要求的复合型人才。

结论

地铁工程档案是记载地铁工程施工活动全过程的一项重要内容。一个优良的建筑产品，不仅要求其使用功能安全可靠，而且要求与之相关的工程文件、档案真实完整。地铁项目工程文件管理工作就像一根纽带贯穿整个施工过程，这项工作做得好，直接反映了一个地铁施工企业的管理水平，所以说加强工程档案的建设与管理对建筑工程的实施起着至关重要的作用。

参考文献

[1] 郭文辉.高速公路工程资料过程控制及工程档案管理信息化研究[J].城建档案：2010 123-128.

[2] 李培建.浅谈新时期如何做好建筑工程档案的管理控制[J].城建档案.2009（3）：22-23.

[3] 侯建亚.加强重点建设工程档案管理之我见[J].档案学通讯.2009（6）：58-60.