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关键词:党政机关办公室;文秘工作;实效性
办公室是党政机关的重要部门,文秘工作是办公室的核心业务,对促进党政机关发展和各项工作顺利进行意义重大。但是要想做好党政机关办公室文秘工作并非易事,不仅要具备丰富的知识,还要有缜密、细致的洞察力,能够准确辨别是非。因此,文秘人员要注重提升自身的综合素质,在日常工作中注意总结经验,主动改进工作的方法,提升党政机关办公室文秘工作的实效性。
一、党政机关办公室文秘工作的主要内容
文秘人员直接为领导服务,对领导工作影响很大,发挥着助手的作用。对党政机关办公室文秘工作而言, 主要包括以下内容:第一,文书处理。需要高质量、高效率完成领导交办的公文制发、文书资料处理等工作。第二,筛选文件。文秘人员要筛选并加工各方来文,将急件、重要文件等交由领导审阅批示,其他则交由相关部门办理。第三,文字把关。需要严格审核反映领导意图的文件与资料。第四,事务处理。主要配合领导处理各项日常事务。第五,督促检查。文秘人T根据领导意图,检查已经下发的任务,督促相关部门与人员尽快完成。
二、提升党政机关办公室文秘工作实效性的策略
(一)转变作风,改进方法。
党政机关办公室各项工作都和全局联系非常紧密,身为文秘工作者,需要尽快转变工作作风,改进工作方法,不断提升办事效率。第一,应甘于奉献,认真完成本职工作。办公室工作主要为整个党政机关服务,文秘人员在工作中要表现得积极和主动,任劳任怨,一丝不苟,并逐步完善与充实自己,最大限度发挥自身的才能。第二,保持清晰的思路,确保各项工作有序开展。党政机关办公室文秘工作涉及事项多、内容杂,需要文秘人员注意轻重缓急,对时间进行合理安排,统筹兼顾,在日常工作中总结规律,确保工作效率。第三,始终高标准要求自己,塑造良好形象[1]。党政机关办公室文秘工作性质非常复杂,每天都会接触不同的人员,文秘人员应保持低调,干实事,严于律己,工作中要养成谦虚谨慎的性格,应正确认识与对待他人,从而将内部各部门关系协调好,保证各项工作正常进行。
(二)抓住中心,主动服务。
办好会和办好文是党政机关办公室文秘人员最重要的工作职责之一。第一,应规范细致,提升会务服务水平,这样才能确保会议取得成功。文秘人员应结合党政机关的实际情况,制定详细、合理的会务工作计划,明确具体的工作流程,让会务工作可以分解到组、量化到人。执行期间也要主动沟通,及时查漏补缺,解决问题。第二,认真开展公文处理工作。审核内容的过程中,需要严格按照相关政策,分析文件是否与现行法规相符,确保将发文机关意图体现出来。同时严把文字关,确保文字能够准确、通顺、简练表达,文句与语法、逻辑相符,标点、引文和数字都严谨、规范和标准。审核程序的时候,还要严把签审关,确保公文的审签能够根据规定处理程序进行。审核格式的时候,必须保证文种恰当、文件格式与规范相符等[2]。第三,主动开展信息报送工作。信息工作是党政机关办公室文秘工作中的重要内容,发挥着“上情下达、下情上报”的作用,能够为领导决策的制定提供可靠依据,帮助领导全面掌握工作开展情况,便于科学、合理制定下一步决策。
(三)做好重点工作督办工作。
通过做好督办工作,能够真正保证部门政令的通畅,同时督办也对文秘人员提出了较高的要求。督办工作具备较强的实效性,需要文秘人员拥有较强的沟通协调能力,能够保持高度的责任心,严格按照督办工作程序,工作中要认真再认真、细心再细心,要分清轻重缓急,所做事情要经得起推敲、检验和核实。在开展督办工作的过程中,第一,文秘人员先要分解上级单位安排的年度、月度和周重点工作,同时对本单位重点工作进行分解。第二,及时将督办单位限定办结时间下发出去,能够按期督办,同时加大对执行落实情况的核对力度,并认真开展汇总分析工作,汇报给领导审阅,这样有利于领导全面、准确了解工作进展状况,让领导安排的工作有落实、有汇总、有分析和有整改提升,实行闭环管理。
(四)做好会务接待工作。
会务接待是党政机关办公室对外展示形象的窗口,关系着党政机关的形象,能够反映出办公室的办事效率。这项工作虽然看起来很简单,并不起眼,但是对文秘人员的细致与耐心是很大的考验。对此,文秘人员要保证会务接待的主动性与实效性,这关系着党政机关的发展。从最初会议通知、会场布置到会议服务,所有工作环境都要保持谨慎和细致,能够超前计划与准备[3]。文秘人员接到上级单位、本部门领导安排和其他单位的会议通知以后,需要及时通知到个人,保证有通知有回应,让相关个人能够及时收到会议通知。同时,要清楚会议的时间和地点,避免中途发生纰漏,让会议可以顺利召开。此外,要想让会场服务到位,还要提前到会场布置,每个细节的地方都要考虑到,这样才能让外单位产生好的印象。在会议结束后,文秘人员还要及时进行总结,对优缺点作出评价,保证将每次会议准备工作都做到位。
三、结语
总之,办公室作为党政机关的综合管理部门,在党政机关管理工作中发挥着枢纽作用,是领导制定决策的参谋与助手。党政机关办公室工作的好坏,对单位办事效率影响很大,并关系着对外形象。因此,文秘人员作为办公室的重要组成人员,需要保持高度的责任心,在工作中兢兢业业,做好自己的本职工作,才能提升党政机关办公室文秘工作水平,并为各方提供更好的服务。
参考文献:
[1]曾向Z.企业办公室文秘工作分析[J].现代国企研究,2016,(12):48.
关键词:标准作业程序 医院办公室 提升效率
中图分类号:R 9- 17 文献标识码:A
一、标准作业程序的内涵
行政管理标准化是应用现代行政管理理论,建立标准化作业程序,将“精益求精、协同高效”的工作理念细化落实到实际工作中,是从传统的“人治化”管理向现代“规范化”管理的转变,其具有规范性、严肃性、科学性的特点。标准作业程序是实施标准化管理的一种方式,英文称为SOP(Standard operation procedure),是由组织内部自行撰写的一种工作准则,就是将某一作业依照操作目的、操作步骤、操作要求,以统一的格式描述出来的标准操作步骤[1]。医院办公室使用标准作业程序的作用主要是把部门繁琐的工作具体化,把积累的技术、经验通过文件的方式加以保存,让在实践积累中优化的工作程序得以有效延伸,减少了错误方法的重复率。在工作中将标准化的管理、规范化作业的工作要求,细化落实到每项作业过程中,实现对工作风险、关键环节直至全过程的有效控制,确保工作全过程安全及质量的可控、能控、在控[2]。
二、医院办公室标准作业程序的实施方法
医院办公室作为医院的行政管理部门,工作职责主要包括:撰写文稿、会议组织、文件处理、档案管理、印件管理、公务接待、参谋辅助、统筹协调、催办督办等。医院办公室的工作性质具有全局性、综合性、有序性,若要高效准确地完成各项工作任务,确保管理规范有序,必须与时俱进,提高工作效率,因此实施标准化作业程序是医院办公室提升管理方式的有效途径。
(一)准备阶段
利用头脑风暴法查问题、找原因。查找工作中的问题,讨论在工作中发现的问题或工作流程不顺畅的方面,分清问题是存在于院办内部还是需要多部门合作才能解决,利用集体的智慧对工作现状与标准进行讨论,从不同视角、不同层次、不同角度进行思维开拓,打破条框的限制,畅所欲言充分暴露问题。头脑风暴法能够从一定程度上防止“群体思维”,克服从众效应,利于问题的查找及原因的分析。制作查检表格,列出发现的问题,对引发问题的原因进行查找。问题的存在有形有据,哪个环节出现问题,造成什么影响,是由什么原因引起的都应加以查检。
利用亲和图法梳理工作框架。亲和图常用于归纳、整理由“头脑风暴”法所产生的各种资料信息,从而建立解决问题的思路[3]。医院办公室工作人员以岗位职责及工作制度为基础,将个人所承担的工作分解细化,收集各种数据、资料及工作中的意见、构思等,按相互亲和性(相近性)归纳整理,获得整体性构架。亲和图的应用可掌握问题本质,让工作人员明确认识;从新的角度评估以往未注意的问题;掌握各种问题重点,想出改善对策。
利用流程图疏通工作梗阻之处。流程图能理顺工作梗阻之处,缩减繁冗环节,在工作质量、服务效率、部门间沟通及成本等各项环节上取得显著改善。流程图的制作可对现有工作流程一目了然,并能加以整理,对复杂的逻辑步骤比较容易把握;能将较难把握的问题了解清楚;能较全面表达出工作的各个步骤,可以指出工作中重复与不顺畅的地方,利于及时改进。此外还应建立流程图与工作有效衔接的关系,在标准作业流程体系建设的基础上,进一步梳理分析流程与实际工作的对应关系,避免流程图与实际工作不符合或脱节,根据服务对象、内容、服务重点的新变化,对相关工作流程再梳理、再优化、再设计,使各项工作管理更科学、更精细、更规范、更可操作。此外应注意分清流程节点,根据主流程制作子流程,环环相扣,让工作的运转顺畅有序。
(二)实施阶段
标准作业程序的编制方法。SOP的编制需要耐心细致,确保每一个环节的准确性。必要时成立SOP小组,明确小组各成员的分工及职责,制定SOP编制的标准。
Sop基本信息。文件编号、版本、版次、日期、责任部门、受控状态、页码、编写人、审核人、签发人、批准日期。
文控程序包括。目的:用于表明SOP的作用;适用范围:确定SOP的适用范围;职责:确定SOP的负责者及执行的要求;定义:解释SOP提到的相关术语;管理制度:明确SOP的管理标准及执行方法;程序文件:说明SOP的操作流程;标准规范:列出详细的操作说明;记录和表单:SOP的支持性文件
角色及职责。SOP编写人:选择对SOP编制流程熟悉者,根据实际工作需要,对在准备阶段已提炼出的内容按照SOP的模板标准进行编写,之后根据工作内容的变化修订相应的SOP。SOP的审核者对SOP的可行性进行审核,确保操作的准确性,流程的顺畅性,设计的合理性,各要素齐全,其次对持续性改进中SOP的修订及新增进行识别。SOP的执行人根据具体的工作任务,按照相应SOP标准进行操作。SOP的签发人签署后表明SOP生效并对SOP的执行人的执行效果进行评价考核。
SOP的分类及组成。结合院办业务特点、工作性质,建立跨部门协作沟通机制,梳理相关作业程序,确定作业流程体系框架,形成日常行政管理类、印件管理类、会议组织管理类、文档管理类四大专业作业流程框架体系。每一类根据工作涵盖内容进行层级划分,每一层级对应编写文控程序、管理制度、操作流程、操作说明及支持性文件。第一,日常行政管理分为收文发文管理;0A系统管理;医院红头文件管理;打印、复印、传真、扫描管理;办公室日志管理;接听电话管理;工作计划和总结管理;行政查房管理;请假管理等九个层级。第二,印件管理类分为印章管理;医院证件及复印件管理;医院介绍信管理;更换证件管理;车辆管理等五个层级。第三,会议组织管理分为党政联席会议管理、中层干部管理培训班管理、院周会管理、会议室管理四个层级。第四,文档管理分为党群、行政、医疗、会计、人力资源管理、基建技术档案管理六个层级。
培训。制定培训计划,使工作人员都能理解标准化的意义、执行标准及行为准则等,确保在实施工作中能保持一致性。培训的内容可包括标准作业程序的整套实施方法、工作执行效果评价方法、考核与激励机制等,培训能保证工作有效、有序进行,是实现规范化运行的基本保障。
(三)持续改进阶段与效果确认阶段
质量评价与持续改进。启动办公室标准作业程序试运行工作,通过持续性改进,保障标准作业程序得到切实的执行。试运行时间内,可在人员操作、实物、时间、地点、方法及技巧等方面再次进行评估,若发现问题可以采用PDCA循环管理法则,分析现状、查找原因、改进流程。PDCA是美国管理学家戴明(W?Ed-wards Deming)博士根据客观规律总结出来的PDCA循环,包括P(Plan)、D(Do)、C(Check)、 A(Action)4个阶段,是广泛应用于质量管理的标准化、科学化的循环体系[4]。根据运行结果对内容剔除、重组、合并及简化,之后进行效果确认。如果医院有新的工作部署、计划,应及时调整与之相适应的工作流程,避免工作与实际现状不符。
利用制度建设确保工作规范有序。待试运行结束后,正式启动标准作业程序,纳入办公室规章制度,要求工作人员按标准作业程序规定完成工作,明确权责,使工作程序趋于模式化与标准化。此外建立行之有效的监督执行考核机制,使标准作业程序有效执行。
三、效果
(一)规范管理,提高工作效能
院办公室承担着上传下达、综合协调及辅助决策的重要作用,工作覆盖面广,涉及部门多,遇到事情需要及时准确地处理。有了标准化作业的指导,一是可以避免因个人经验不足或做事方式方法差异带来的干扰;二是可以避免因人员岗位变动而造成的技术流失;三是新进人员经过短期培训,能快速掌握较为先进合理的操作规程;四是根据作业标准,易于追溯差错发生的原因,从而有效提高工作效率。
(二)减少工作失误,提高工作执行力
标准化作业程序可以明确做事目的,理清工作顺序,知晓工作方法,掌握工作技巧,避免重复工作,减少工作失误。从统一的标准出发按照每个操作步骤,流程节点进行最优化的操作,以制度管人,利于减少纰漏。如出现工作差错,也可追根溯源,查原因找问题,有效转动PDCA循环,提高工作执行力,达到持续改进的效果。
(三)有利于数据的有效收集
办公室工作内容繁杂,涉及项目多,数据碎片化、零散性特征明显,但在看似琐碎的工作背后往往蕴藏着未被发现的价值,利用标准作业程序不断收集数据,进行经验总结。培养工作人员的数据收集意识,把日常工作所产生的数据视为一种资源。如在标准作业程序中的行政查房管理,根据行政查房的内容:医院环境整治,工作人员对岗位职责、规章制度知晓率,工作人员仪容仪表,工作牌佩戴,科室发展规划、考勤、存在问题等方面进行数据收集,分析和查找某项工作中的难点、存在问题及影响因素等,从而找到解决问题的关键点。通过数据收集可把分散工作的点连成线,看清工作项目之间的关联度和衔接性,能更好地把握工作的侧重点。
(四)考核有依据
针对标准作业程序的执行程度可作为考核的依据,依照工作完成的效率、准确度将考核结果定为优秀、合格及不合格。这有利于激发工作人员的积极性,培养工作人员主动发现问题并解决问题的能力。
四、结束语
在医院办公室实施标准作业程序,能构建一个具有科学性、系统性及普适性的管理体系,使日常工作更加高效、有序、规范。
参考文献:
[1] 陈煦.关于党政办公室引入SOP的初步探讨[J].办公室业务,2013(08):26.
[2] 林福来.标准化作业流程体系研究与应用[J].现代国企研究,2015(11):38.
[关键词]5S管理企业管理
一、5S治理的基本概念
5S治理是日本丰田式的治理,它在我国企业运用广泛,很多企业甚至在5S基础上创新了6S,7S,8S等。所谓5S治理是日本丰田式的治理:整理(sEili)、整顿(sEIton)、清扫(seiso)、清洁(seike和素养(shiztuke),取其日语罗马拼音字而成。
整理:将工作场所的东西分为“要的”和“不要的”,把二者明确、严格地区分开来。整顿:把留下来的必要的东西依规定的位置,分门别类排列好,明确数目,进行有效的标识。清扫:彻底将工作环境打扫干净,保持工作场所干净、亮丽的环境。清洁:指对整理、整顿、清扫之后的工作成果要认真维护,使现场保持完美和最佳状态。清洁,是对前三项活动的坚持和深人。素养:要努力进步职员的素养,养成严格遵守规章制度的习惯和作风。5S治理始于素质,终于素质。
二、我国企业在5S治理中存在的问题
5S治理是各类产业和贸易企业进步生产率和改进质量的基础和根本方法。当前我国企业在市场经济中有了较大发展,但还存在着不少题目,为此着重讨论5S治理的目内涵和实施分析,旨在对我国现代企业的发展有所鉴戒。当前,我国企业在实施5S治理中主要存在以下几方面题目:
1.中国长期以来所形成的某些文化不利于5S活动开展。很多人做事缺少认真的态度,忽视细节,一件事往往“差未几”就行了,此外还喜欢做表面功夫,整理现场只是为了应付上级检查。而5S活动注重细节,要求将小事做精。前面工作没有做好,后面环节自然根基不稳。
2.对5S的熟悉存在误区。有些职员包括治理职员在内把5S等同于大扫除。这种看法是错误的。5S活动的实施范围还应该包括员工的生活环境,如:食堂、员工宿舍。假如员工的生活环境差,他们又怎么会有心思认真工作呢!由于我国企业实施5S成功率比较低,一些治理者就以为5S只是锦上添花,没什么实质性效果,企业有空闲、有时间就搞搞5S,不然就不用推行5S。
3.5S活动实施的具体方法存在题目。5S活动的实施是个循序渐进的过程,但我国有些企业在实施5S活动过程中却往往贪大责备,妄图短时间内就在企业内全面实施5S;又或者是实施方法缺乏系统性、整体性,往往是头疼医头、脚疼医脚,虎头蛇尾。加之在实施过程中不注重企业实际情况,对其他企业的方法照搬照抄。热衷于贴各种花花绿绿的标语口号,而不是往制定具体实施标准。员工们抱着模糊笼统概念往做,效果很不好。另外,我国企业在5S活动中的执行力不够。虽有一些相关制度措施,但执行起来不问细节、没有监视、缺乏强有力的机构建设。
4.领导重视度不够。领导重视度不够是5S治理不能成功的一个重要原因。很多治理者只是把5S的命令下达,而对实施进展漠不关心。例如一些高级治理职员,尽管平时口头上时刻都在夸大5S,却很少往现场。很难想象,一个企业的领导职员办公室是杂乱无章的,文件、报纸像小山一样地堆放,而下面的各个机构工作会很生机无穷。这样,5S运动没有进展也就在情理之中了。
三、我国企业推行5S治理的几点建议
结合我国企业5S治理的现状,针对我国企业在实施5S治理中所普遍存在的一些题目,本文建议从以下几方面促进5S在我国的发展:
1.完善5S日常治理的组织模式
推行5S治理工作如同进行一场战斗,要取得胜利,事先就要进行精心策划、周密部署,建立完善的组织模式。企业各部分也应成立推行组织机构。根据组织总体实施方案和实施计划,提出部分的实施方案和实施计划,并具体落实到责任人等。因此,在组织构架里,5S治理刚开始时一定要有一个专门的部分来推动。这个部分应该有几个职责,如设定5S的方针和目标,制定5S活动的推行工作计划并监视实施?配合工作计划制定5S治理的文件体系等。
2.积极宣传5S治理的实质
在现代企业治理中,我们要让每个员工彻底理解“5S”治理工作的精神实质。通过宣传教育,采取多种行之有效的手段,说明推进“5S”治理工作的精神要点,让每个员工都毫无疑问的往执行,并在实行过程中,让大家参与,参观学习效果明显的“5S”治理工作的样板场所,大家相互观摩或给予指导。
3.推行5S治理的标准化
5S治理推进到一定的程度后,就要进进标准化阶段,标准化是制度化的最高形式,可运用到生产、开发设计、治理等方面,是一种非常有效的工作方法。标准化的目的就是夸大系统治理,即夸大什么时间、什么人、做什么事情、做多少、数目多少。另外,标准化的目的就是做好品质治理,即以顾客为中心、领导表率、全员参与,还要留意过程控制和治理。
4.培养5S治理的良好环境
在现代企业中。任何人都不会放弃在一个好环境中生存,但面对压抑、杂乱的生产环境必定造成压力增加和离心力加重。5S治理要从环境入手,加强“硬件建设”,促进员工“软件”,比如环境认同、企业认同、制度认同、团队认同及增效。从而培养出员工的标准意识和惯性思维,能够自觉自律达到标准
5.持续进行5S治理的监视检查
监视检查目的是通过监视,使企业的“5S”执行文件终极形成员工个人做事的习惯;从提升基本要求,达到素养及治理的良性进步。在监视检查中,企业可通过请专家进行现场检查指导,有效地推进现场治理工作的改进。还可成立5S检查小组,在5S推行过程中,针对不同阶段进行检查督导,保证5S治理推行达到要求和按时完成。
2021前台的工作总结
时光飞逝,不知不觉又迎来新的一年。在即将过去的XX年里,我在公司领导和同事的关心帮忙下,顺利完成了相应的工作,现对XX年的工作做一个总结。一、前台接待方面。
XX年1月至7月,我从事前台接待工作,接待人员是展现公司形象的第一人,在工作中,我严格按照公司要求,工装上岗,热情对待每一位来访客户,并指引到相关办公室,为领导供给了方便,也为客户供给了方便。一年来,共计接待用户达1000人次左右。
二、会议接待方面。
1.外部会议接待
参与接待了神族联通全省财务会议、运维部工作会议、人力监察培训会议、全省g网经营部工作会议、神族分公司与神族分公司共同召开的经营分析会等大型会议,在这种外部会议中,严格按照会议需求高标准布置会场,进取协调酒店相关事宜,并做好会议过程中的服务,在这个过程中,我学到了更多的待人接物,服务礼物等相关知识,积累了很多的经验。
2.内部会议管理
按照各部门的需求合理安排会议室,以免造成会议冲突,并注意做好相关登记,以及会议室的卫生坚持,公众物品的善后检查等工作,以便为本部人员供给更好的服务。一年来,共安排内部会议500次以上。
3.视讯会议管理
在召开总部或省分视讯会议的时候,按照通知要求,提前半小时准时打开视讯系统,确保会议按时接入,本年度无一例会议延时情景出现;在召开对县区会议时,提前进行会议预约,呼叫各终端,确保每个县区都能正常参会。
三、费用报销、合同录入工作。
在这方面,严格按照公司要求,周一汇总收集报销单据,周二找领导签字后录入erp系统,并做好登记工作。一年来,录入报销单据1000余份。合同录入20余份。四、综合事务工作。
XX年7月,因部门人员变动,我被调至办公室,从事公安查询、外部文件签收、工会、办公耗材、食堂管理等工作。后期,又接手信息采编、会议记录、联通之窗、行政库管理等工作。
至11月底,共接待公安查询300次左右,并做到态度热情,严格按照公司规定办理。收发外来文件90份左右,做到及时上传下达,不延时,不误事。报送信息20篇,采编联通之窗2期。
对笔记本、台式机等小型固定资产做好登记与出入库工作,及时联系维修网点,进行电脑维护与维修,与其加强沟通,并要求为我们供给备用机,以免耽误正常工作。五、其他工作
在完成本职工作的同时,认真完成领导交办的随机工作,并进取参加公司组织的各项活动,协助领导同事筹备了首届职工运动会;在神族联通诚信演讲活动中获得第一名;神族联通诚信演讲比赛获三等奖,目前正在进取筹备XX年文艺汇演的节目汇总、选拔、演出等工作。
六、工作中的不足
在工作中主动性不足,与领导沟通较少,遇事研究不够周全、不够细致。文字功底欠缺,在信息报送环节没有做到及时抓住公司信息亮点,导致信息数量和质量不高,影响公司在全省的信息排行。
七、XX年工作计划
1.加强自身学习,结合综合部实际,多从细节研究,紧跟领导意图,协调好内外部关系,多为领导分忧解难。
2.进取学习其他单位、酒店等会议接待经验,提高接待水平,提升公司形象。
3.做好工会工作,推出有意义的活动,加强沟通交流,并将"工会送温暖"活动继续开展下去。
4、加强食堂管理工作,进行市场调查,加大费用管控力度,营造温馨舒适、价格低廉的就餐环境。
XX年即将过去,充满挑战和机遇的XX年即将来临,在新的一年里,我将总结经验,克服不足,加强学习,为公司的发展壮大贡献自我的绵薄之力。
2021前台的工作总结
20XX已经过去,不知不觉我已入司担任前台工作将近9个月,前台没有像公司业务、营销、财务等部门对公司发展所作的贡献大、直接,但公司既然设了这个岗位,领导必定认为有其存在的必要性。经过思考,我认为,不管哪一个岗位,不管从事哪一项工作,都是公司整体组织结构中的一部分,都是为了公司的总体目标而努力。在这9个月的时间里我在公司领导和同事的关心帮忙下,顺利完成了相应的工作,当然也存在许多不足的地方需要改善,现将20XX年的工作作以下总结。
一、前台日常工作
1、前台接待接待人员是展现公司形象的第一人,20XX年1月入职至12月以来,从我严格按照公司要求,热情对待每一位来访客户,并指引到相关办公室,对于上门推销的业务人员,礼貌相迎并把其留下的实用名片、宣传册整理归档,以便于以后工作的不时之需,近9个月来,共计接待用户达600人次左右。
2、电话接听转接、传真复印及信件分发认真接听任何来电,准确率到达98%;能够委婉并合理对待骚扰电话,提高工作效率;发传真时注意对方有无收到,是否完整清晰。复印时注意复印的资料完整否,避免复印资料缺漏。如有信件也及时交给了相关人员。
3、临时事件处理饮用水桶水发现不够时会及时叫大河人家送水。前台所需物品不够时,会及时申请购买如:纸巾、复印纸、一次性纸怀等。打印机没有墨时,会电话通知加墨业务人员加墨。办公电话费用快用完时,提前去营业厅预存。如果办公室内的物品坏了如:空调开关,卫生间灯,会及时打电话给国企物业,让物业师傅查看原因,需要自我买的设备自我买后让物业师傅安装;交换机考勤机故障问题直接联系商家售后解决,电话线路有问题求助电信局解决等。总之,遇到问题都会及时想办法解决。
二、综合事务工作
1、房间、机票车票及生日蛋糕预订项目部人员出差需要订车票或机票时我会及时联系票务,并持续跟踪直至车票送到公司,以免费影响到出差人员行程;到目前为止累计订票70张左右。对于来郑州出差需要订房间的领导或同事,订好房间后我会信息或电话给领导或同事确认酒店详细信息;还有就是员工生日蛋糕预订,预订前一天会我与员工确认时间,生日当天告诉王兰莹在OA上发生日祝福,2015年累计订生日蛋糕17个。
2、文档归整及办事处资产登记从项目部人员接手的培训资料、确认单都用档案袋分门别类的归整起来;办事处新购买的书籍会让张利先盖章,再进行编号,以便于资产管理,现办事处书籍累计已有37本;其它的办公设备(如笔记本、光驱、插座等)也都有详细登记,员工借用时也都依公司规定签名登记。
3、考勤统计每月25号之前从考勤机中导出考勤明细,不清楚的地方发邮件与大家核对,再进行统计汇总,都能够按时发给王兰莹。
4、组织员工活动每周三午时5点组织员工去农大活动,经过活动提高大家团队意识,并很好的锻炼了身体,近段天气较冷,愿意出去的活动人数也在减少,期间组织过一次乒乓球比赛,但效果是不是异常梦想,这也是一方面以后需要改善的地方。
三、其它工作
在完成本职工作的同时,也协助配合完成其它部门的工作。如协助软件项目部人员装订项目文档;协助营销部薛义明,与他一齐给客户送礼品,制作标书等。在这个过程中自我同时也获得了一些新的知识。
四、工作中的不足
1、采购办公用品时没有能够很好地计划,想得不够全面,只看到眼前缺的,这点需要自
己以后多用心,多操心。
2、考勤统计过程中存在过失误,虽然当时已改正过来,没有造成大的影响,可是这也提醒了我细心的重要性,考勤做出来后,必须要仔细检查一遍,确认准确后再发出去,还有一些同类型的信件也是一样,发出去了有错误再修改重发很容易让别人认为你就是个粗心大意的人,虽然这种错误只是偶尔,但也必须要尽量避免。
3、临近冬天组织室外活动的效果很不好,中间也与张利商量一齐在室内活动,给大家供给象棋、跳棋等适合室内玩的活动,并组织实施过,可是这样还是达不到户外运动的效果,对于触决这种情景的办法也还在研究之中。
五、20XX年工作计划
1、提高自身的主动性及沟通本事,多用心,细心,各方面周全研究,以便更好地完成工作。
1、我部门领导高度重视普法依法治理工作,根据县普法依法治理规划要求,结合民政工作制定“五五”普法和“三五”依法治理规划,并根据工作情况认真组织实施。(4分,自评4分)
2、我部门领导班子高度重视普法依法治理工作,把普法依法治理工作纳入重要工作议事日程,不断提高领导干部、职工法律法规水平,提高依法行政能力,每年结合民政各项工作会议研究、安排部署普法依法治理工作任务(3分,自评3分)
3、建立健全和完善民政部门机关学法制度,并按照学法制度组织部门机关干部职工集中专题学法活动共25期,平均每年学习5次,完成了县委普法依法治县领导小组要求的学习任务。(4分,自评4分)
4、普法依法治理工作,做到—初有工作计划、年内有落实、年终有工作总结。(4分,自评4分)
二、建立健全机构,完善保障机制(15分)
1、建立键全机构,为切实有效地抓好普法工作,结合本部门实际,成立以部门长任组长,副部门长副组长,各科室负责人为成员的普法领导小组,、由于人动调整普法领导小组成员,下设办公室在部门老龄办,由同志兼任办公室主任,具体负责本部门普法日常工作,落实了专职法制辅导员具体抓。为普法工作的开展提供了有力的组织保障。按照普法工作计划认真组织学习,做到学习制度化,完成了县委普法依法治县领导小组要求的学习任务。(6分,自评6分)
2、建立和完善以来的普法工作计划、年终工作总结、学习记录,按时上报民政工作各种信息材料。(6分,自评6分)
3、加大工作经费投入,有计划地安排相应的普法工作经费。开展五五普法依法治理工作以来,投入用于打印、复印各种普法宣传资料1.2万元,制作县民政惠民手册15000本2.6万元。为普法工作的开展提供了有力的组织保障。(3分,自评3分)
三、加大信息报送工作(4分)
按要求及时报送简报和信息、工作统计表,建立和完善工作台帐。5年内共上报送各类民政信息37期。(4分,自评3分)
四、普法教育(44分)
1、突出抓好《宪法》和《自治县农村居民最低生活保障制度实施办法》、《自治县实施农村医疗救助暂行办法》、《中国公民收养子女登记办法》、《村委会组织法》、《婚姻登记条例》、《中华人民共合国老年人权益保障法》、《省老年人权益保障条例》等法律法规的宣传。(2分,自评2分)
2、加强社会主义法治理念的学习宣传,积极开展法治理念进社区,进单位活动。在每年都开展《省老年人权益保障条例》等法律知识宣传活动,发放宣传单余份。(1分,自评1分)
3、根据《州“法律六进”活动实施方案》要求,积极开展“法律进机关”活动。以“法律六进”活动为载体,在部门机关中,结合单位实际,一是开展“依法行政示范单位”创建活动,组织学习《宪法》、《省自治县条例》、《干部法律知识读本》,进一步加大工作相关的法律法规宣传教育活动,二是利用敬老节宣传活动开展宣传教育活动,发放各种宣传材料余份,并把宣传活动情况形成书面材料及图片报送县普法办。三是组织部门机关领导干部职工集中学习《宪法》、《省自治县条例》、《消防法》、《中华人民共和国企业国有资产法》、《城市流浪乞讨人员救助法》、《自治县农村居民最低生活保障制度实施办法》、《自治县实施农村医疗救助暂行办法》、《中国公民收养子女登记办法》、《村委会组织法》、《婚姻登记条例》、《中华人民共合国老年人权益保障法》、《省老年人权益保障条例》等法律法规,州“五五”普法读本、《干部法律知识读本》等11次,努力提高广大干部和职工的宪法意识,培育民主法制观念、爱国意识和国家安全统一意识。(分值7分,自评分7分)
4、积极开展民政业务工作培训会。每年组织召开全县民政工作会议,同时利用会议期间积极开展各类法律法规知识的培训,进一步加大对全部门干部职工(2分,自评2分)
5、按要求参加全县和部分机关组织的法律知识统一考试,参考率达100%,考试合格率达成100%。积极征订普法学习资料和教材,为干部职工学法用法提供保障。(4分,自评4分)
6、积极组织和参加“法制专题讲座”。(2分,自评2分)
7、认真组织开展“12·4”全国法制宣传日宣传活动。根据民政工作的实际,我们将每年的法制宣传日定在敬老节当天,将各类法律与《老年法》一同开展宣传,取得了较好的效果。(4分,自评4分)
8、积极做好对民政系统普法教育的指导、协调工作。由于民政工作业务广,涉及到的人民群众广泛,我们采取在工作中宣传法制的方式,对民政工作对象进行相关法制的宣传教育活动。利用下基层的机会走村进户进行法律宣传。(3分,自评3分)
9、积极参加县委普法依法治县领导小组召开的有关会议,完成领导小组及其办公室交办的各项工作任务。(2分,自评2分)
10、每年大力开展对挂钩联系点的普法宣传教育依法治理工作,组织各科室到挂钩点开展法制宣传活动9次,粘贴标语50条。(2分,自评2分)
11、全面贯彻实施《县关于加强少数民族地区普法依法治理工作实施意见》,不断配合县普法办开创好民族普法工作亮点。并制定了《县民政部门关于加强少数民族地区普法依法治理工作实施方案》。(6分,自评6分)
12、积极配合县普法办在城区、乡镇开展法制宣传日的法制宣传教育活动。(2分,自评2分)
13、进一步加大法治化管理和监督,维护民政工作的公正、公开办公。(1分,自评1分)
14、加强法制宣传教育队伍建设,积极开展法制宣传教育活动。(6分,自评6分)
五、依法治理(22分)
1、建立健全了民政依法治理工作机制及相应配套制度。(4分,自评4分)
2、民政部门不属于执法机构。(4分,自评4分)
3、认真贯彻《全面推进依法行政实施纲要》,不断完善依法行政体制和机制,认真落实阳光政府“四项制度”、完善行政决策机制,强化行政行为监督,促进民政工作法治建设。(3分,自评3分)
4、积极开展争创“依法行政示范单位”创建活动。(2分,自评2分)
5、按照县普法办的要求,每年积极完成普法依法治理工作的统计报表和相关工作情况的上报。(4分,自评3分)
6、围绕“平安和谐”建设,针对群众关注的城市最低生活保障和医疗救助问题,深入开展专项的依法治理,促进了民政工作依法治理的全面开展。(2分,自评2分)
7、结合民政工作实际,进一步加强各项法治工作建设,大力开展法制宣传活动。(3分,自评3分)
关键词:行政管理;新时期;创新
中图分类号:D523文献标识码: A 文章编号:
一、企业行政管理对企业发展的重要作用 1、有助于增强企业的适应能力 改革开放以来,我国得到迅速发展,综合国力和竞争实力大大加强。为促进我国更快更好地发展,科学发展观、建设创新型国家、构建社会主义和谐社会、建设社会主义新农村等重大战略思想和战略任务被提出,这不仅是目前形势发展的需要,而且对于我国企业的发展同样具有非常重要的指导作用。而我国企业要想更好地贯彻落实这些战略思想和战略任务,并以此为指导来促进他们获得更好的发展,就必须通过企业行政管理来实现,也只有这样,我国企业才能更好地适应形势发展的需要。换言之,企业行政管理有助于增强我国企业的适应能力。
2、有助于增强企业的核心竞争力
除了经济实力以外,企业的核心竞争力在一定程度上体现为企业的科技竞争力和可持续发展能力。而在一定意义上讲,企业的科技竞争力体现为能否紧密结合时代要求进行学习。企业行政管理在企业发展中发挥着服务和保障的作用。我国企业在发展过程中可以通过企业行政管理,努力打造学习型企业,强化企业成员的学习,使企业积极学习先进的管理理念、经营理念和科学技术,并且将其转化到企业的生产和发展中去。这样,就能够提高我国企业的科技竞争力和可持续发展能力,增强我国企业的核心竞争力。也就是说,企业行政管理有助于增强我国企业的核心竞争力。
3、有助于保证企业健康发展
在我国企业发展过程中,它们会碰到一些困难,其职工也会存在思想上和实践中的一些问题,这些问题是我国企业健康发展的不利因素。同时,目前我国处于从传统计划经济体制向社会主义市场经济体制转型的时期,政企不分的现象依然存在。在这种情况下,我国的企业需要同一些政府管理部门打交道,以争取项目和资金。而企业行政管理的任务就是努力同政府部门打交道,为企业争取良好的外部环境;通过各种途径解决企业职工思想上的和实践中的难题,帮助企业走出困境,为企业发展取得良好的内部环境。由此看来,企业行政管理有助于保证我国企业健康发展。
4、有助于保证企业实现生存发展目标
一般来说,企业行政管理通过开展如下工作发挥作用:一是计划工作,即确定管理内容的目标和决定如何达到这些目标;二是组织工作,即企业行政管理人员必须明确工作的内容,并将其按性质分类,逐级建立自上而下的责权关系,保证行政管理渠道的畅通无阻;三是指挥工作,即采取具体措施,调动和协调企业行政管理人员按要求完成各项工作;四是控制工作,即对指挥工作的各项措施进行监测、控制与调整。在我国企业的运作中,以经理或厂长为首的行政管理系统运用行政手段开展计划、组织、指挥和控制工作,把企业各环节、各部门联结成一个有序运行的有机整体,并通过各种行政管理手段及时有效地组织企业生产经营活动,从而保证企业生存发展目标顺利实现。
二、当前企业行政管理存在的问题
1、企业管理者对行政管理的重要性缺乏认识
随着经济全球化程度越来越高,其给企业带来发展机遇的同时,也为企业带来了巨大挑战,企业更加需要行政管理工作强化企业自身的竞争力。然而,在企业的实际管理中发现,许多企业由于对行政管理重要性缺乏足够认识,使得行政管理体系难以建立和完善。这主要表现在:一是企业领导层行政管理意识缺乏,这直接导致企业管理者在制定工作计划时,仅注重单纯的经济效益,而忽略行政管理的重要性,抑制了经济效益的潜在提升;二是企业行政管理工作人员缺乏该方面意识,使得许多工作人员在不了解企业发展现状的情况下盲目地管理,这无法保证行政管理措施的有效实施。
2、忽略了与其他部门的有效沟通
从本质上讲,行政管理部门的工作性质与销售部门、生产部门有
很大区别,其工作效果不能在短时间内凸显。由于许多行政管理部门的工作人员并没有对自身的工作性质深刻认识,仅将自己看为单纯的管理者,认为只要听从上层领导工作建议,便可以对企业的其他部门人员进行有效领导。行政管理工作者的工作认识会在一定程度上降低企业其他员工的积极性,并且还会影响企业直接效益部门与其无法实现有效沟通,进而影响到整个企业的发展。
3、与其有关的体制机制还不完善
就目前来看,许多企业在运行过程中行政管理工作无法发挥应有效用,原因很大程度来自其自身的行政管理制度。笔者认为,行政管理制度缺陷来自于两个方面:一是行政管理规章制度不健全。由于企业管理者对行政管理工作缺乏深刻认识,使其在具体制定时,并不能与企业的实际发展状况及发展方向相适应;二是企业管理职能分工不清晰。由于企业管理体系不完善,使得企业工作人员分工、工作流程均较为模糊,这直接造成了工作责任难以界定,引起企业职能部门工作的交叉混乱,严重影响了企业内部的工作效率,从整体上削弱了企业的运行效率,造成企业内部资源的极大浪费,严重抑制了企业的稳定发展。
三、新时期企业行政管理创新路径分析
1、强化企业行政管理的体制改革
行政管理制度是企业实行行政管理的基础,对企业的发展起着非常重要的作用。所以,企业行政管理在企业发展过程中通常是根据行政管理制度进行的,制度同时也是实践执行过程中矛盾最尖锐的集中点。怎样在企业改革环境中,创建一套能够符合企业目前营运状况、提升员工工作效率的行政管理制度是实行企业行政管理体制改革的核心所在。另外,行政管理制度在进行改革时,要重视企业员工的全员参与。企业在创建行政管理制度时,最好要求当事人能够参与讨论制定,这样可以使员工都能接受并执行这些行政管理制度,确保企业行政管理制度的改革能够顺利进行。
2、加大行政管理的信息化应用程度和范围
随着信息化技术在企业管理中的应用逐渐深入和广泛,行政管理工作信息化需求也越来越高。从企业发展现状来看,企业管理信息系统在企业中的应用价值越来越明显,在整个企业的发展过程中拥有不可替代的作用。面对企业管理的信息化趋势,企业行政管理工作在今后的发展中也需努力向信息化接轨,最终实现行政管理工作的全面信息化。笔者认为,这需要从以下一个方面人手:首先,提升企业的办公自动化能力。企业管理者要有效培养信息化管理能力,逐步实现信息化操作取代传统人工行政管理,形成以计算机网络为核心的行政管理办公自动化系统;其次,建立和完善企业内部的行政管理信息系统。借助行政管理信息系统可为行政管理人员提供分析、计划和辅助决策的基本功能,从而有效保障行政管理工作有效展开;再次,优化决策支持系统。决策支持系统属于智能系统,其基于人机交互式模式,可借助数据库、模型库、知识库等辅助行政决策者有效而快速地解决有关实际问题,这对行政管理工作的高效控制有诸多帮助。
3、明确界定行政管理工作权责关系
企业行政管理是否有序,直接影响着企业内部工作流程。企业管理高效有序的关键是行政管理工作人员的工作定位是否清晰,是否有详细地工作岗位描述,是否有明确的岗位职责界定及激励措施等。因此,为进一步完善企业行政管理工作,企业可加强人力资源管理,细化企业行政管理的性质和定位,使企业能够在完善的行政管理体系下高效运行,最终实现自身的可持续性、跨越式发展。
四、结语
随着我国经济的快速发展和企业竞争的激烈,企业行政管理也面临着调整旧方式、适应新形势的任务。企业行政管理作为企业管理的重要环节,在企业的发展中起到了不可替代的作用。由于受到传统计划经济体制的影响,当前我国企业行政管理还面临着一些新的问题,加强和改进企业行政管理,是搞好企业内部管理,适应市场经济和企业转机建制的重要环节,对于增强企业活力和发展市场经济具有重要意义。
参考文献:
在学校过惯了悠闲读书时光转而进入职场,工作压力大是很多职场新人的共同感受。小张好不容易进了某500企业,3个月不到就离职了,问及原因“工作压力太大,每天早上醒来,睁开眼睛,想起做也做不完的工作,觉得痛苦至极。打从上班开始我和男朋友总共才见了两次面,这哪是人干的工作啊!”
点评:从学生到职场人的转变是很多大学生入职初必需面对的重要课题。
NO.2 缺乏工作兴趣
每天的例行工作既繁琐又呆板,毫无成就和乐趣可言,这样谈什么快乐工作呢?财务专业的Helen刚过试用期就耐不住性子准备离职:“每天的工作除了登录财务系统进行填报,就是去银行存款、取钱,工作十分枯燥。我发现一点也不喜欢做财务的感觉,实在是受不了!”
点评:对工作不感兴趣最根本的原因是缺乏自我认知,没有职业定位而造成的。
NO.3 无法胜任工作要求
“大学的知识掌握得挺好,但在实际工作当中却发现远远不够用,感觉达不到企业的高要求,这让我很忧心”。文秘专业的Rudy如是说。她去年一毕业就应聘到了某上市集团公司做总经理秘书,前几个月似乎干得还不错,但年末接二连三的总结和工作计划让她这个新人一时间倍感重负,根本喘不了气。
点评:光是担忧不解决问题,当前最紧要的是尽快熟悉和掌握新知,以适应工作需求。
NO.4 薪资太低
“一年来我任劳任怨,从早忙到晚,可每个月1800元,交完房租除去吃喝,我连同学聚会都不敢参加。我有个同学一年跳了三次槽,每跳一回工资都往高了要,现在快多出我一倍了!大家都很是羡慕。”学机械设计的阿勇向我们倾诉着他的苦恼。
点评:薪资的高低往往由个人的商业价值而定,跳槽并不是唯一方法,提升自己的能力是关键。
NO.5 个人发展空间小
学商务英语的梅子告诉我们:“老师常说,要降低就业期望值,到基层去,到民企去,到中小型公司去,可是我去的这家外贸公司也忒小了点,算上我一共也就3个人,一个项目做完后至少得闲上半个月才有新活,我觉得在这里几乎没有发展空间可言。”
点评:公司好员工才有长远发展,一个岌岌可危的公司很难让员工有安全感。
NO.6 找不到发展方向
学人力资源的Mary在校园招聘会上拿到了知名金融公司的人力资源助理一职,入司后才知道虽身处HR岗,但干的工作却与HR没有太大关系,老大安排她管理公司档案和印章,收发报纸和文件,有时还要兼顾会务协调,概括起来就是在打杂,半年多过去了,她对自己的职业发展感到十分迷茫。
点评:当理想与现实有差距时,不妨主动找老板说出内心想法,及时申请调整。
NO.7 职场人际关系复杂
在广告公司工作近一年的Lily说,自己从入司到现在,每天在职场都小心谨慎,几乎很少跟同事说话。因为在她刚进公司时,同事Jane因为私下议论老板好象对某个女模特有意思,第二天便被炒了鱿鱼,从那以后她觉得办公室总有老板的耳目,人际关系骤然复杂。
点评:职场中人际关系问题向来是令大家头疼的问题,向杜拉拉好好学习吧。
NO.8 企业文化无法融合
“我最受不了的是公司弄得跟国企似的,太拘于形式化。每天开晨会,周一开例会,周二学企业文化,周三内部培训,周四头脑风暴,周五项目讨论,动不动要交学习心得和体会,又是司庆又是纪念活动,还得应付领导来视察工作,务实的事干得太少,让人很难干下去!”证券公司职员Peter这样感慨。
点评:入职前没有深入了解企业文化,就很难融入其中,忍无可忍之时往往只能重新求职。
NO.9 知识有限进步较小
从事幼儿教育培训的Grace 表示:“我在这家公司一年半了,原本是想通过这工作来积累一定经验,为今后自己开亲子教育工作室做准备,但是来了一段时间后发现,学到的知识十分有限,没有达到我先前的规划预期。”
点评:职业生涯发展初期,对自己锻炼最大、能学到最多知识的工作称为好工作。
NO.10 经常加班健康透支
Davis 在担任课程顾问的2年中从最初的喜欢到现在的放弃:“我最初是很喜欢这份工作的,因为可以将适合的课程推荐给有需要的客户,感觉是在帮助他人,也十分有成就感,但是因为每月有业绩压力,导致经常加班,一天工作14个小时,根本没有休息时间,严重影响了我的身体健康,坚持不下去了!”
长条桌子一字排开,员工分坐两侧。正如其他典型互联网公司一样,在北京易动纷享科技有限责任公司(以下简称“纷享科技”)总部,各层级员工和部门领导都聚集在开放空间里办公。
纷享科技员工平均年龄为28岁,出生于1983年的纷享科技副总裁黄海钧,在公司中已算“长者”。
尽管今年已获得D轮融资,但高强度工作仍是这里的主旋律。策划经理刘云向《支点》记者“爆料”,黄海钧经常“边吃饼干边开会”,对外接受采访也经常是“边吃边聊”。
纷享科技龙头产品是基于移动CRM的SaaS(客户关系管理服务)应用“纷享销客”,目前已有21万家企业用户,销售收入保持每月20%速度递增。而纷享科技亦在12个月内完成3轮融资,累计1.6亿美元。
纷享销客常被外界解读为“应用”,而黄海钧更愿称为“平台”:“互联网法则是强者为王,假如我们足够强大和开放,同样能变为企业级入口。”
把一线员工的眼睛“安”在老板身上
“前几天跟几位企业家朋友聚会时,我在手机上用纷享销客APP处理报销,他们看了都觉得很惊讶。”33岁的武汉道格传媒科技有限公司(以下简称“道格传媒”)总经理蔡欢,喜欢尝试新鲜事物。
道格传媒主营业务是道闸媒体和智慧停车项目,员工共30余人,长期在外作业的销售人员占了大半。而蔡欢工作中一大困惑,是很难知道业务人员每天都在忙些什么。
“我相信他们都在服务客户,但很难知道他们每天具体工作量、与客户接触的方式、拜访客户的路径、客户的具体反馈等。”蔡欢说。
蔡欢虽然制定了相应的考核、登记制度,但实施效率并不高。而且销售人员流动性较大,一旦突然离职,未及时登记的客户资料也会随之流失。
进入移动互联网时代,借助微信这类通讯软件也能帮企业完成沟通、协同的内容,但针对性依然不够。
“2013年我接触到纷享销客后,便立即购买使用。”蔡欢告诉《支点》记者,他是湖北省第一批纷享销客用户。
蔡欢向记者展示了纷享销客界面:主页中有“企信、工作、CRM(客户关系管理)、应用、我”五个栏目,他最常用的功能为“企信”和“工作”。前者界面类似微信,主打沟通功能;后者界面类似微博,涵盖外勤签到、工作日志、审批、分享、日程、公告等内容。
以最基础的“外勤签到”为例,销售人员能通过手机GPS记录地址定位,并填写“客户、联系人”数据,整个过程不超过1分钟。
定位功能让少量有“浑水摸鱼”心态的员工多少有些难受,但也给勤奋员工提供了更多展示机会,同时让企业能更有效地掌握销售动态。
另一常用功能则是“工作日志”。蔡欢规定,销售人员每天要在日志中撰写今日工作总结、明日工作计划和心得体会。
写完日志后,销售人员能及时收到上级指导,告诉他当天销售问题所在――是找错了人,还是说错了话,同时也能向管理层提出一些建议。
“这一功能如同把一线员工的眼睛‘安’在我身上――可以及时发现一线情况并迅速回应。”蔡欢说。
如今,员工请假、差旅报销、项目审批等不限于销售端的日常管理事宜,蔡欢都习惯性通过“审批”功能完成。
譬如,员工可利用乘坐交通工具的时间拍下发票,并写上几句报销审批申请再“@领导”,领导看到后留言通过即可。
“使用纷享销客后,企业工作效率提升了多少?”
“至少30%。”蔡欢说。
截至11月初,纷享销客对15人以下企业免费,超过15人则按不同版本收取费用,每人每年平均400元。蔡欢坦言,相对于效率提升带来的收益,这点投入“很划算”。
截至10月底,纷享销客在全国范围内已累积21万家企业,付费用户超过1万人。像道格传媒这类员工数量在15-50人的企业,已成为纷享销客主流客户。
与微信“厮杀”后聚焦中小企业
如果蔡欢提前一年使用纷享销客,那他可能会略显失望――彼时,该产品主要功能并非销售管理。
2011年12月,曾在《新京报》担任常务副总裁的罗旭离职创办纷享科技,并于次年8月正式推出纷享销客前身“纷享平台”,当时还在自主创业的黄海钧受邀为纷享平台设计产品名称、LOGO。
彼时的纷享平台定位于办公类微博,主要提供移动协同办公功能,常被人们类比于中国版Yammer(美国一款用于企业内部的社交工具)。
“之所以叫纷享,是因互联网核心精神就是分享,能体现产品社交属性。名称中蕴含的‘因分享而缤纷’寓意,则让品牌更有灵性。”黄海钧说。
在多次沟通、讨论过程中,黄海钧与罗旭成为好友。由于看到了“2B”(企业业务)市场的巨大产业前景,他在2012年底选择加盟纷享科技。
中国“2B”市场蕴含多大增长空间?一组数字可以说明问题。
美国企业数在2700万家左右,三大企业服务领军公司Oracle、SAP、Salesforce市值总和约3500亿美元。中国有近1800万家中小企业,却没有一家百亿美元市值的企业服务公司。
“不少企业老总一回办公室,就发现有大堆人等着签字,没有签字的话,很多业务无法开展,极大影响工作效率。”黄海钧表示,与美国相比,中国企业服务市场还停留在使用OA或QQ办公阶段,是一片产业蓝海。
半年后,“纷享平台”就入驻了1万家企业。但好景不长,随着微信普及,很多企业开始习惯在微信群沟通办公,产品推广遇到了很大困难。
“办公领域没有边界,纷享平台聚焦的协同办公,其实是锦上添花而非雪中送炭的事。因为它不涉及业务流,对企业用户而言缺乏必要性。”黄海钧说。
当时公司分成两种意见:一方坚持协同办公,另一方则认为应聚焦到移动CRM方向。讨论许久后,罗旭果断拍板后者。
CRM领域看上去更小,但中小企业最需要的正是如何提高销售效率。俗话说“销售不跟踪,到头一场空”,只有对长期外勤状态的销售人员工作进展实时跟踪,才能发现并满足客户需求,从而促进最后交易。
转型后的产品,在此前基础上增加了业务模块,成为如今涵盖外勤签到、CRM、报数、销售日志的整体协作平台。
“从品牌角度,我们把‘纷享平台’改名纷享销客。‘销客’两字能让人感觉更垂直、更聚焦。”黄海钧说。
深入CRM领域后,用户数据逐渐有了起色:从过去每天平均10分钟的活跃时间变成28分钟以上,从每天交互次数3次不到增加到8次以上。
2013年,纷享科技营业收入达220万元,2014年达到2600万元,2015年上半年便跃为1亿元。
线下突围“搞定”老板
实际上,纷享科技并非国内首个想到做移动CRM的企业。
易观智库分析师纪研航告诉《支点》记者,早在2011年,北京仁科互动网络技术有限公司就推出了侧重于中大型企业的移动CRM应用“销售易”。
为紧追对手,纷享销客在产品定位方面有所创新。
罗旭在《新京报》任职时积累了不少大型企业资源,这些企业往往会要求定制化。罗旭对此很犹豫,毕竟大型企业每单金额相较中小型企业会高出很多。
但IDG投资人牛奎光建议,一定要做中小企业:中小企业面临竞争压力大、信息化程度低,通过人力博取市场越发困难,因此更有动力购买CRM应用。另一方面,大企业需求复杂且更个性化,服务起来需要更多时间精力。
最终,纷享销客明确了一个原则:只做中小企业、只做标准化产品。
线下渠道的投入,是纷享销客区别于其他企业的另一个重要特征。
“营销难,总难不过‘2B’营销吧。”尤其对纷享销客这类应用而言,如仅与员工接触,效果便很难保证。
但想要从上到下进行推销,最困难的就是找到并“搞定”老板。因为,企业采购行为一般相对理性,企业家对营销免疫能力也尤其强悍。
纷享科技发现,如果渠道持续聚焦线上,接触频次和深度便极为有限。2013年底,高管们就渠道主攻线上还是线下的问题展开激烈讨论。
彼时,反对线下的多是有互联网公司从业经验的高管,而罗旭及黄海钧更倾向于线下,双方常常争得面红耳赤。
罗旭认为,纷享销客用户里80%为传统企业。和“2C(个人业务)”应用相比,“2B”应用关系到上司、管理和业务,链条更加复杂。“尽管能用互联网方式改造渠道体系,但目前阶段仍需大量投入线下,花力气服务好用户。”
最后,整个团队还是坚定地以罗旭的想法为主:在北上广深杭五个一线城市,以更高效的直营方式迅速抢占市场,在其他城市则铺设渠道体系。
一位渠道人员向《支点》记者讲述其“突围方式”:直接向前台表示,受领导所托要洽谈合作事宜,前台一般会进入办公室向老总汇报,直接跟随并与老总握手洽谈即可,“整个过程一定要衣着整齐、态度专业,且只提合作、不提‘广告’。只要让老总有听你谈完的耐性,一般都会有使用冲动。”
截至10月底,纷享销客在全国线下直销、渠道人数已突破4000人。这些企业一半来自线上注册,另一半则来自于自有销售团队和经销商。
“我们坚信解决最后一公里是‘2B’产品的核心,未来也会持续走线上跟线下结合的道路。”黄海钧说。
谋局企业级入口
谁是纷享销客最大的“敌人”?如果仅是参考媒体报道,大部分人会将矛头指向阿里巴巴今年2月的中小企业移动社交应用“阿里钉钉”。
从10月开始,纷享销客和阿里钉钉几乎同时在商务楼宇、地铁、出租车、机场、高铁、新媒体、平媒及主流门户新闻客户端,展开全方位广告部署。
但记者发现,纪研航近期参与完成的《中国SaaS CRM服务供应商评价专题研究报告》中,却恰恰没有阿里钉钉。
纪研航解释,阿里钉钉并非一般意义上的SaaS应用,而是Paas(平台即服务),“其运作模式是由阿里钉钉提供以通讯服务为核心的基础服务,再将各类不同合作方的应用嫁接其中。”
为何市场普遍乐于将两者进行对比呢?答案并不复杂:不是阿里钉钉要做SaaS,而是纷享销客体现了转向PaaS的趋势。
毕竟,经过4年积累,纷享销客已逐渐成为国内移动CRM行业中规模领先的创业公司,谋局企业级入口亦不为过。
7月,纷享销客完成融资1亿美元D轮融资后,便启动开放平台战略,将API(应用程序编程接口)、ISV(第三方软件服务商)接口开放。
如此一来,企业用户特殊需求可通过自主的二次开发完成“个性化定制”,而纷享销客更能与垂直服务厂商合作,挖掘垂直行业机遇:如与汽车之家合作做4S店销售管理,与慧聪网合作商贸企业管理,与化工网合作化工企业管理。
布局PaaS的最新动态,则是以投资方式布局延伸产业链。
10月28日,个人客户管理工具“客脉”获得由纷享科技、IDG资本、北极光创投以及华软创投联合投资的数百万美元A轮融资。
仅二十天后,纷享科技联合IDG资本、北极光创投、华软投资正式宣布成立纷享投资基金,首期基金规模2000万美元,主要投资与纷享产业形成战略协同的或未来有广阔成长空间的SaaS应用,进行早期孵化。
相比“中国首善”民营企业家陈光标在慈善路上的敢作敢为,国企在做慈善事业时往往低调。把社会责任、企业良知、慈善公益进入到一个与企业品牌共发展的规划里面还不多,而且若隐若现。
公益旋涡中的国企
2008年,首部《中国慈善捐赠发展蓝皮书》在京。蓝皮书指出,民企已成为中国慈善捐赠中坚力量,而国企捐赠整体参与度不高。中国慈善排行榜办公室此前连续四年的数据显示,民营企业已成为推动国内慈善事业发展的重要力量。在2007年下半年,民营企业捐款数额超过1000万元的有22家,国有企业捐赠数额达到1000万元以上的有7家,跨国公司仅3家。
消息传递着这样一种价值判断:在公益领域,国企落后于民企。
是缺钱吗?当然不是。那又是缺什么?
研究企业社会责任感的中国社会科学院社会学所专家葛道顺指出:根本一点就是,国企捐赠和私企捐赠性质不同。私企捐赠完全是一个人或几个人说了算,但国企不同:“国有企业捐赠与私企完全不同――国企没有这个权利,董事会也没有。因为国企的钱是国家的,要么上交用于社会再分配,要么留在企业内部进行调配。”他的观点,在社会公众里有不少支持者。有人认为,央企拿全体国民的钱捐赠,这是否得经过全民同意?“现在的企业捐赠行为,几乎没有完全是为了别人的。它跟个人的捐赠不一样,除非企业匿名。”他认为,这个道理很简单,企业做慈善,尤其是跟市场开拓相结合的公益营销,是一种“复杂的慈善”――有可能用慈善换市场份额,或换政府关系。
从《商道纵横》的研究报告中记者看到,促使中国企业执行社会责任的最大动力,是出于提升企业形象的需求和对政府政策的支持态度。而来自消费者、非政府组织以及所在社区的压力,仅仅是非常次要的因素而已。这与欧美国家形成了鲜明的反差。
据毕马威的研究报告显示,在美国,针对企业社会责任报告的企业越来越多,不是“为了脸面好看而做好事”,越来越多的企业渴望“既要做得好,又要做好事”。在新的竞争环境下,策划和实施的公益活动要看起来更像是“尽全力去做更多的好事,而不仅仅是做些好事”。公众评价显得越来越重要了,仅仅做了好事是不够的,反馈的公众信息应该被看成企业战略构架的一部分。毕马威发现,在设定活动目标,测量企业取得的活动成果以及评价活动影响等方面,企业面临巨大的压力和挑战。
一位既要为企业品牌建设出谋划策又不能偏离企业做事规则的国企中层干部对记者说,他的困惑是怎样将企业责任感具化落实到每一年的工作计划中,进而形成一套完整的体系。用他的话讲是:“现在的主线若隐若现,企业有愿望为社会做更多的事,问题是这个火候不好把握。”
这可能就是国企在慈善道路上的普遍心态。
钟宏武是中国社会科学院企业社会责任研究中心主任,同出一门,对这个问题有着与葛道顺不同的理解。在他看来,国企捐赠是科学性问题而不是合法性问题,捐赠属于国企的正常经营权,回报社会有利于企业长远发展,有助于改善公共关系,树立形象,也能提高美誉度,增强竞争能力。
机制建设,还能怎么做
“企业要站在战略发展的高度来看待慈善捐赠。把慈善捐赠作为履行义务的决策基础是面子工程,说明的是企业管理层的偏好而不是支持战略性的经营目标。”尽管有争议,但钟宏武的观点还是得到了更多人的支持。“在现实生活中,要求所有企业、所有企业家做到不为子女留一分钱,将全部财产投入慈善是不现实的。企业如果要搞好慈善,就应该将经营行为与慈善行为挂钩,将履行义务与战略发展相结合。”
在他看来,企业要走好自己的公益道路,首先应在慈善捐赠方面有战略性的定位。“企业要想实现怎样的目标,要想得到怎样的结果,事先都要考虑好”;其次,要仔细研究社会的公益需求,以此确定最佳的公益行为,“比如某个贫困地区当前最迫切的问题不是金钱脱贫,而是理念脱贫,企业一去,不问清楚就直接甩出多少钱,这样的慈善行为就达不到好的效果,反而会使受助方产生‘慈善依赖’。”最后,还要考虑企业优势资源与公益行为的结合,“企业做慈善时最忌讳不加选择的‘吃自助餐’,社会上的每一种需求都需要专业的社会资源,只有把企业的优势资源与之相结合,才能做好。”
钟宏武进一步分析认为,从捐赠领域来看,国企捐赠一般都是利他型的,功利主义色彩较少,多数指向救灾、扶贫、助学等传统慈善领域,企业慈善与政府慈善严重重叠,很难体现出国企对社会的贡献:从捐赠形式来看,国企仍集中于现金捐赠,外资企业已经从单纯的资金捐赠转向产品捐赠和员工志愿者行为:从事后宣传来看,国企将捐赠视为“尽义务”,捐助很低调,捐赠一般不与企业品牌相联系,也很少公开宣传。
理念上的差异、企业属性的不同、市场化进程的快慢,这些都是一道道现实课题,想要彻底转变还需要一个很长的过程,但同时也应该看这是进步发展过程中的问题。
“娇子”的意欲突围
尽管不能改变和要求过多,但秉承创新和倡导激情文化的“娇子”还是想尝试一些更有效的途径将自己的公益之路走稳走好。作为一家创牌13年的年轻品牌,近三年来,川渝中烟的第一品牌“娇子”销量以40的速度递增,覆盖了全国内陆所有省级市场,完成了从一个区域性品牌向全国性品牌的跨越转变,迅速成长的背后是不断创新的勇气和激情文化的支撑。
“现在,我们更关注点对点、一对一的具体帮扶,方法是身体力行地去选项目设计项目执行项目。”川渝中烟张部长说的正是企业现在的公益思路:要更直接、更有效力,要看重执行过程中每一个环节的严密。“娇子连心桥、娇子爱心家园等等都是大家实地考察出来的项目,你到了、你问了、你看了、你了解了,你心里就更有底了。”
一方面要把钱用到刀刃上,另一方面还得透明善款的流向。
“娇子”希望自己的每一分善款能花得值、花到位。
据了解,在国外,一般有独立的第三方监管机构对公益组织进行资金、项目流程等方面的独立审计和监管,但目前在国内还没有独立的第三方机构来监督审计公益组织,我国的善款使用效率低于国际平均水准。