人事档案转递办法精选(九篇)

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第1篇：人事档案转递办法范文

关键词：人事档案，人档分离，人事制度

 

0.引言

人事档案具有现实性、真实性、动态性和机密性的特点。它是各级组织考察、了解和使用人员的重要依据，是党政组织和企事业单位了解选拔人才的重要信息源。在社会主义市场经济条件下是联系人才与市场的桥梁和纽带。但是目前人事档案管理工作的水平和质量还不高，远不能适应时代的要求。我们应该从强化各级领导的档案意识、提高人事档案工作人员业务素质、补充具有个性的人事档案材料、健全并贯彻各种规章制度入手，努力提高人事档案材料的质量。紧紧抓住人事档案管理的难点问题，重点预防和处理“无头档案”。建立起适应时代要求的人事档案管理体制:改分散多头管理为集中统一管理;建立现代人事档案管理宏观和微观管理体系;建设区域性人事档案管理中心，完善“重新建档”行为;建立社会化开放式管理模式，使人事档案向本人有条件地开放。加快人事档案工作信息化管理的进程，使人事档案更有效地发挥应有的作用。

1.人事档案管理存在的问题

1.1整理不规范。

整理人事档案是一项细致的技术性较强的工作，《干部档案整理工作细则》要求整理工作做到“认真鉴别、分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐。”“通过整理使每一个档案达到完整、真实、精练、实用”的目的。把个人材料归档成册是人事档案规范化的基本前提，许多单位在这个方面做得非常欠缺。材料混杂、散乱，甚至根本没有清理，有些单位档案虽己立卷成册，但没按要求的格式进行分类处理，给档案利用带来了诸多不便。

1.2人档分离现象日趋严重，“无头档案”增多。

随着人事制度改革的深化，人才流动日趋频繁，人档分离现象也日趋增多，其中最突出的表现是大量“无头档案”的出现。“无头档案”是指查不到当事人下落的人事档案，这种档案主要产生于下述情况:

第一、人员主管机关变动与档案的流动未同步进行。产生此种情况的原因有二:一是人事管理部门工作制度不健全，人员调动长期不通知人事档案管理部门，等人事档案管理部门发现时，人员已不知去向;二是工作机构或人员大规模急剧变化，造成一些人员的去向不明。

第二、转递工作不准确。在人事档案转递过程中经常出现的问题有:

（1）在工作调动时，由于社会上不正之风的影响，少数人以不正当的渠道进入接收单位，手续不规范。不是先调档案后调人，或调档与调人同步进行，而是先调人后调档，人调入后，转档的事就拖下来了，接收单位没有及时索要档案，转出单位也未能及时将档案转出;或是先调档后调人，但档案转出后，调人的事要么遇到人事冻结，要么本人又不愿调出仍留原单位工作，而转出的档案又未及时索回，时间拖久了，就造成人与档案的脱节。

（2）有的人事干部对工作不负责任，在档案转递时，不按规定的渠道和方式转档，而将档案直接转至基层单位，甚至交由本人自带，因此档案材料的丢失、错递现象时有发生。

（3）个别档案管理人员工作不仔细，转递时对接收单位名称书写不清楚，或书写不准确，接收单位在接收时不仔细核对，误收误存，成了“无头档案”。

第三、收进转出登记制度不严，有的人事档案管理部门不坚持定期的检查核对制度，对漏转、错收不易发现，随着时间的推移，这些档案也会成为“无头档案”。

第四、人事档案的占有权造成人档分离。社会的进步越来越取决于人才的培养和开发，社会主义市场经济体制的建立，各级人才市场的出现，使得各种层次、各种形式、各种渠道的人才交流日益增多，为人才资源的开发创造了条件。在这种形势下，人事档案本应充分发挥其作为人才信息库的作用，为人才的选拔和人才资源的合理开发服务。论文参考。但在目前的情况下，许多单位却凭借

对人事档案占有权，人为地设置了种种人才流动的限制条件，既管“死”了人事档案，影响了人事档案作用的发挥，也管“死”了人才，影响了人才的合理流动，客观上造成了人档分离。

2.解决对策

“无头档案”的存在给人事档案管理工作带来了极大的麻烦，严重影响了人事档案工作的质量，因此积极预防和妥善处理“无头档案”显得十分重要。论文参考。

2.1防止“无头档案”产生的措施

为了防止“无头档案”的产生，各单位人事档案管理部门必须健全制度，堵塞漏洞，通常可采取以下措施:人事档案管理部门要与有关人事管理部门建立联系制度，及时获得人员工作和职务变动的准确信息，包括人员调出的时间、调入单位的名称、主管机关的名称、调动的原因、是否为正式调动等，然后及时将档案转入该人员新的主管部门，使档案与人员流动同步进行。

第一，机关人事档案管理工作人员要树立高度的工作责任心，充分认识人事档案工作的重要性，及时传递，认真细致、准确详细地书写转递档案通知单和收文机关名称，杜绝误转现象的发生。第二，建立严格的人事档案收进转出登记制度和定期检查核对制度。档案的进出登记，是档案流转的真实记录，是检查核对和确定档案来龙去脉的依据。检查核对制度，是验证收进转出档案是否准确无误的手段。要认真进行登记，定期检查核对，就能及时堵死转递和保管工作中的漏洞，从而防止“无头档案”的产生。具体而言，要做到以下几点:

(1)在人事调动或职务变动时，有关单位应及时将其任免通知告诉人事档案管理部门。档案管理部门应密切配合，加强联系，及时催问或索要档案。转递档案时，必须按照“干部档案转递通知单”的项目详细填写。收到档案的单位经核对无误后，立即做好入库登记，并在回执上签名盖章。回执在一个月内未退回者，转出单位应主动催问，以防档案丢失。

(2)转出或接收的档案必须完整、齐全，任何单位和个人不得以任何理由扣留档案材料或分批转出。档案接收人员在验收时，如发现材料不齐或丢失，要设法查找或索取必要的组织证明。

(3)档案转递时，必须严格密封，以机密件通过机要渠道转送或派专人送取，并要签字注册。严禁公开邮寄或自带，以保证档案在转递过程中的绝对安全。

2.2对“无头档案”的处理

处置“无头档案”是一项重要而繁琐的工作，关系到对人的使用以至人的政治生命问题，必须严肃认真，谨慎对待，其处置的办法是:第一，认真鉴别档案材料的保存价值。机关档案管理工作人员在处置“无头档案”时，必须依据有关规定，鉴别判定档案材料是否具有保存价值。对一般性简历登记表格和作为组织参考性的人事档案，可以登记造册，报领导批准后销毁。对重要的有保存价值的人事档案，要继续保存，或查清下落，转给有关部门。

第二，仔细分析，认真查阅档案人的下落。可以通过人事档案的形成部门、当事人原来工作单位、甚至爱人、子女或社会关系等线索进行查询，查询时一般由查询机关提供被查人的基本情况，让有关单位查复。

第三，经过多方查询，确实找不到下落的“无头档案”，根据规定可转当事人原籍档案馆保存。论文参考。当事人人事档案不齐全的部门，可以向当事人原籍档案馆查询。

参考文献

[1]黄霄羽,曹建峰. 人事文件中心建立的必要性、可行性和迫切性——我国建立新型人事档案管理模式的思考之一[J]北京档案, 2002,(07) .

[2]纪红卫. 对人才引进中“重新建档”的冷思考[J]北京档案, 2002,(07) .

第2篇：人事档案转递办法范文

摘要：企业职工档案是企业劳动、组织、人事等部门在招用、调配、培训、考核、奖惩、选拔和任用等工作中形成的有关职工个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现以及工作变动等情况的重要文字材料，是职工完整的历史记录。近年来，随着市场经济的逐步发展，人才市场的相继建立和人事制度改革的进一步深入，企业职工档案管理工作中管理混乱、档案损毁丢失等现象时有发生。由此造成的职工身份无法核定、离退休职工福利政策难以落实、个人养老金不能按时发放等问题屡见不鲜。加强企业人事档案管理工作，优化企业人力资源管理配置，已成为当前企业亟待解决的问题。

关键词：企业职工档案管理

1当前企业职工档案工作存在的问题

1.1现行企业职工档案管理体制落后职工档案是劳动和社会保障工作的基础,是职工个人维护合法权益、政府有关部门落实政策的法律凭证，是现代企业制度下职工享受各项劳动待遇、记录参加社会保障情况的重要凭证。在新的形势下职工档案的内容已不单是侧重职工政治历史情况、工资晋级等形成的材料，而是侧重于养老保险、失业保险、生育保险、医疗保险、公积金、住房补贴的缴费和发放，签定、解除劳动合同等形成的材料。现有企业职工档案多为分散管理、多头管理，有的在企业主管部门管理，有的在企业管理，没有实行集中统一管理，资源整合。地方政府行政管理部门及企业专业主管部门对所辖企业的在职人员、失业人员、再就业人员没有一份清晰、准确的统计或人员名单。现代企业制度下职工档案管理没有统一的要求和模式，这种管理方式给企业的职工基础管理工作带来许多麻烦，也不利于维护职工个人利益和建设科学、规范的劳动力市场。

1.2企业职工档案管理工作制度不完善。企业以追求利润为目的，普遍存在档案意识淡薄的情况。企业领导把精力和资金主要投向生产经营和产品销售上，认为档案工作不重要，甚至片面地认为企业与员工是雇佣关系，没必要把太多的精力用在人事档案管理上，导致对档案基础工作投入不够，造成了档案工作处于被动应付局面，难以高质量地完成。加之现在还有很多企业的人事档案管理仍停留在经验管理和手工管理阶段，这种方式严重制约了人事档案功能的发挥，越来越不能满足现实工作的需要。

1.3企业职工档案管理不规范，利用率低。一是企业职工档案内容简单雷同，个人材料分散。企业职工档案材料只记录员工的姓名、年龄、性别等基本信息，这种简单的企业人事档案内容不仅不能为选人、用人提供参考，进而影响到人员的正常晋升与轮换，失去了真正意义上的参考价值。二是档案转递不及时，操作程序不规范。例如，有的人早已跳槽，但其人事档案还未按规定转递到新单位；有的企业违反规定，把人事档案当作普通邮件寄送，不作机要转递，这就容易造成档案丢失；还有的企业在人事档案转递过程中，不填写转递单，不经密封，就随意将档案交给本人自带，致使篡改、丢失档案的现象时有发生。三是有人利用档案管理的漏洞，制造虚假材料。例如，将工作时间提前、把学历变高、把年龄变小等等。这些情况的出现，使档案材料丧失了真实性、严肃性、权威性。

1.4档案管理人员素质不高。档案管理是一项政策性、规范性很强的工作，需要工作人员具有较高的政治素质和业务能力。而目前企业的档案管理人员大多素质较低，文化程度和专业素质还不适应新时期开展档案工作的需要。有些人员责任心不强，造成企业职工档案材料的客观性、准确性、完整性差。由于部分企业没有严肃、负责地填写好每一份档案材料，致使有的档案错漏百出，给劳动保障部门办理职工失业、退休等手续增加了困难。如档案年龄与身份证不一致，前后出现多个参加工作时间，个人经历前后记录不完整等。

2加强企业职工档案管理的建议及措施

2.1明确企业职工档案的管理机构。当地政府应制定本地《企业职工档案管理办法》，明确规定档案管理者，一是经当地劳动和社会保障行政部门认定后，具备保管条件的的用人单位，二是当地劳动和社会保障行政部门的人才交流中心。严禁职工个人或他人保管档案，民营中介服务机构也不得保存职工档案。三是要明确改制、破产企业职工档案的流向和归属。企业合并、重组、破产后，对有单位接收的人员应及时将其档案办理交接；对临时未落实单位人员，归劳动和社会保障行政部门的人才交流中心管理，待落实单位后，办理转递；对解除劳动关系的人员，其档案归劳动和社会保障行政部门的人才交流中心管理；对下岗人员的档案，应及时转递到劳动和社会保障行政部门的人才交流中心保存，以便再就业时使用。

2.2强化档案意识，提高企业职工档案工作地位。一是加强宣传，提高企业领导的档案意识。充分利用报纸、电视等媒体，加大档案法规及有关劳动保障法规的宣传。采取正反两方面宣传手法，通过法院对有关丢失职工档案处置的案例宣传，转变企业领导不重视职工档案的现状。另外通过依法管档用档事例的正面宣传，使他们把档案工作纳入重要议事日程，并使之在企业发展规划中占据一定的位置。二要通过各种有效的舆论形式及培训形式，使企业职工档案工作的性质、任务和作用，最大限度地被企业领导了解和认识，工作实践中自觉地形成利用档案、关心重视和支持档案工作，加大职工档案工作经费投入，使职工档案工作与企业的管理、生存、发展有机地结合起来，促进企业全面发展。

第3篇：人事档案转递办法范文

调档函格式1

________：

因工作需要，商调贵处___(档案号：___)等___名同志到我公司工作，如蒙应允，请将其人事档案转递至我部，待研究后函告。

多谢合作

___公司人事部(公章)

年 月 日

调档函格式2

___________：

___________同学已被(在)我院___________专业录取(就读)，根据我院《学生档案管理办法》，请贵处将该同学的档案转至我院招生就业处。

xxx师范学院招生就业处

年 月 日

调档函格式3

________大学：

您单位___________同学报考我校____年硕士研究生，现已拟录取，请将该生人事档案于__月__日前(开学前)，寄至：___________大学___________学院学生工作办公室(邮编___________)。以便我们审查，审查合格档案不再退回;如按期档案未到，不予录取，后果自负。

多谢合作!

___________大学___________学院

______年__月__日

调档函大概流程

一般程序是这样的：

1.各系上报录取名单，最后由录取学校招生办先发出调档函，发往你在报名时所填写的档案所在地上面的地址，若你写的是个人，那就是个人收到后自行办理，然后寄回录取学校;

2.如果是写某单位人事处收，那就直接发到人事处，你再去人事处协助调档，按照人事处对你提的要求补全各种手续。

3.若你的档案寄存在某人才交流中心，那你也得去那自行办理或协助办理。

4.档案调回后，学校就会根据原单位的各种材料进行政审，一般不会有问题。最后发出通知书。

第4篇：人事档案转递办法范文

关键词：人事档案； 管理； 探究

中图分类号：G271文献标识码：A文章编号：

人事档案是机关、企事业单位在管理所属人员时形成的以个人为单位集中保存的一种特殊的专门档案，是全面系统地考察和了解一个人的凭证，人事档案管理是人事管理的重要组成部分，也是党的组织工作、人事工作和人力资源管理与开发、利用不可缺少的重要参考依据。人事档案对于每个人来说也是极其重要的，它可以证明一个人从学校到各个工作岗位不同时期的人生轨迹，是工作经历的记录，具有重要的“凭证价值”和“参考价值”。个人转正定级、职称申报、办理养老保险等，都需要档案“说话”，它的作用不可被取代，如果没有档案，单位和个人的权益都无从得以保障。

然而，目前绝大部分单位由于多方面因素的影响，普遍存在对人事档案管理的重要性认识不够、硬件设施解决不完全到位、档案管理人员不固定，管理水平不专，管理手段落后、人事档案收集工作力度不够、人事档案管理的信息化程度不高等因素。从而导致人事档案缺档、断档、死档的现象都不同程度地存在，不仅给人员的变动、工资调整、员工辞退等人事管理带来诸多的困难，直接影响到人才的正确合理使用，而且不能使人才档案信息得到正确使用，不利于快速、全面、真实地掌握人才队伍现状和科学加强队伍建设，这些情况严重制约了人力资源的开发，难以为现代人力资源开发、使用提供有效的服务。因此，加强人事档案管理，充分发挥人事档案的资源优势，更好地为选拔和使用人才提供更加真实可靠的材料，就显得更为重要。

1、提高思想认识，加大投入，进一步夯实档案工作基础

部门领导要从思想和行动上要高度重视人事档案的管理工作，定期对档案管理工作进行检查、指导、督促，发现问题及时解决。同时，各单位要在档案工作上舍得投入，特别是对档案的档案维护、档案保护和抢救、档案信息化建设等方面所需费用要予以重点保障，要有专项预算；要按标准按要求建设好规范化的档案室、档案柜，搞好通风、采光、防盗、防虫、防潮、防火等配套保护措施，确保档案利用安全，档案资料不丢失、不损坏，又保证档案信息不失密、不泄密。

2、提升档案管理人员的素质，提高人事档案管理质量

2.1随着现代化进程的不断推进，传统的管理模式不适应现代人力资源管理需要的问题越来越突出。因此，档案管理部门在引进高素质人才的同时，更要注重对现有人员的培训，一支过硬的专业队伍是确保档案管理工作能否取得成效的关键。加强档案管理人员政治理论水平和思想道德素质的提高。全面提高档案管理人员的综合素质，选择政治上可靠、作风正派、责任心强的人员从事档案管理工作，注意对他们的教育培养，关心他们工作、生活、充分发挥他们的积极性和创造性。

2.2要加强对人事档案管理工作者的培养，通过培训、学习等方法不断提高业务专业技能。主管部门应定期组织培训业务知识，让他们掌握新的知识和先进的管理技术，进一步了解管理档案的重要性，增强责任心，提高档案管理的技术水平，使其能够适应现代人力资源管理的新要求。从事档案管理工作必须具备较深的理论素养和良好的道德品质。提高档案工作者的专业工作技能，档案信息、组织人事管理系统等专业管理软件的维护、使用，档案信息的电脑录入，查阅，传递等都是每一位现代档案管理工作者必备的技能。

2.3同时，档案管理人员必须及时收集与档案有关的各种材料，认真整理，细致鉴别，做到取之有据。对不符合归档要求的材料要及时进行处理，手续不全的材料要退回形成材料的部门进行补办，确保材料齐全完整、手续完备，保证人事档案的权威性、准确性和真实性，从而全面提高人事档案管理质量。加强对档案管理人员的培训，提高人事档案管理人员的人事政策水平，提高工作质量。不断了解人事制度改革的进展情况，提高自己的业务素质和专业水平，及时、准确地为要求者提供全方位的服务。同时更要结合本单位人事管理工作的实际，不断的探索研究适合本单位自身特色的档案管理办法，不断开创本单位人事档案管理工作新局面。

3、建立健全人事档案管理制度，加快人事档案工作科学化、现代化进程

现代人力资源管理趋势要求，人事档案管理必须更加制度化、规范化。对产生的档案资料从收集、归档到移交档案室统一管理以及档案的日常保管、借阅、利用，都要制定一套严格的制度，再其次为了避免档案的丢失、改动，必须建立健全档案工作目标管理考核制度和责任追究制度，严格手续，做到转入、转出、接收材料有登记，查阅、借阅档案有登记，提供准确，有效地制约造成档案泄密、涂改等人为因素，保证档案管理规范有序。

4、要为档案管理提供充促的财力支持

档案管理现代化是档案管理发展的必然趋势，因此，加快档案现代化管理成为人事档案管理的必然要求。然而，要将档案管理提升到现代化管理范畴，必然离不开大量的财力支持。专业档案管理队伍的培养，电脑、扫瞄仪等现代化设施的配备，高标准档案库房的建设，高质量档案盒、柜的添置，都需要大量的资金投入。因此，要促进人事档案管理，组织部门必须想方设法，多渠道筹措资金，确保档案管理现代化建设的财力需要。把档案建设经费列入组织部门预算，保障档案管理工作的经费。同时，要将档案管理现代化作为一项建设任务纳入重要议事日程，既要制定档案管理工作近期计划，也要制定档案现代化建设长远规划，从而有计划，有步骤的推进人事档案管理现代化。

5、要为档案管理制定规范、完善的工作机制

档案管理工作除需要良好的硬件环境外，更需要一套完整、规范的管理制度。硬件再好，管理跟不上，同样是档案管理工作发展的重大障碍，因此，必须建立健全各项档案管理工作机制。我们作为人事档案管理工作者，更应当以身作责，从我做起，从现在做起，树立起组工干部新形象，建立健全一套规范的档案管理制度，严格落实档案收集、鉴别、归档、整理、安全、保密、查阅、借阅、转递等各项档案管理制度，保证档案管理工作严肃有据、有章可循。落实定期检查考核评比制度，组织人事部门定期不定期进行抽查，及时协调解决问题，明确各种档案材料的归档时限和要求，严把材料入口关，对送达的档案材料逐一进行甄别、审核，认真审查材料是否齐全完整，手续是否完备，不符合要求的应补齐、收全，补完手续后再进行归档，从源头上杜绝不合格材料的产生；建立责任追究制度，确保档案工作的真实性和严肃性。

6、实行动态管理模式，提升人事档案的信息价值

建立和整理人事档案不仅内容要重点突出、准确无误，更要全面完整，实行跟踪记载，保持内容常新。以积极主动和高度负责的精神，走出办公室，通过各种方式和方法，主动、及时、深入细致的把职工的基本情况（如：业务能力、职业道德等）专业技术水平情况等及时收集，为年终考评、职称评审、组织部门考察选拔干部、人员工作调动等提供真实的材料，为企业单位人力资源管理工作提供有效的服务。

不仅如此，人事档案管理者还要严把鉴别审核关，遵循“取之有据，舍之有理”的原则，审核档案材料是否完整、齐全、客观、真实，手续是否完备，归纳、整理是否规范，档案中有无混装、装错的材料等，确保人事档案的完整性和准确性。移交转递档案时，要加强管理和监督，使档案做到不积压，不丢失，准确无误。准确的人事信息是做好人事管理工作的基础，信息不准确基石不牢，会直接影响到后续工作和领导决策。

参考文献：

第5篇：人事档案转递办法范文

引 言

现阶段，我国大部分事业单位正推行各项改革，对原有的人事管理模式形成了巨大的挑战。如何提高人事档案的真实性和可靠性，为用人单位提供可靠地人才资源，这是管理人事档案需要注意的问题，而我国事业单位档案管理工作存在着较多问题，人事档案管理情况不甚乐观。

1.人事档案管理制度现存问题

1.1对人事档案管理没有足够的认识

很多事业单位轻视人事档案的管理，大部分管理员只认为员工其它方面的表现重于个人档案的收集，所以不重视了人事档案工作的开展，尽管有进行管理，也只是形式上的，没有落到实处。在应付相关部门检查和员工调动中能过得了关就行，因此，人事档案管理自然而然就不能为事业单位的建设起到很好地推动作用。

1.2档案管理人员水平有所欠缺

档案工作是一项比较复杂繁琐的管理本文由收集整理工作。如果没有一定的人力、物力、财力投入，档案管理难以顺利进行。我国目前档案管理人员整体水平较低，在档案管理事宜上保留着传统的思想和落后的方法，没有进行相对应的改革和创新。随着人事制度改革向纵深推进，机构调整、内部科室重组，人员竞聘上岗，原有的干部人事档案管理人员的岗位变动，大部分人员没有经过专业的档案知识培训就直接上岗，对档案的重要性、管档要求不太了解。大多数档案人员身兼数职，对档案工作往往心有余而力不足，造成大部分员工档案流失，严重地影响了事业单位档案管理水平。

1.3档案管理缺乏科学性和时代性

随着时代的发展，信息化管理体系已经相当普及，人事档案信息管理系统也得到了广泛的使用，但是由于一些先进的信息技术没有充分的在人事档案管理中使用，因此有些单位仍采用原始的办法，将员工的个人信息，调动资料等人工录入，没有使用电脑进行资料检索或阅读档案，而无纸化阅档更是无法实施。这大大的降低了工作效率，也影响了人事档案的管理。

1.4人事档案利用率低

档案管理者收集人员档案，无非就是要给人事部门在决策时提供参考，一些档案管理员对档案的开发、利用仅停留在一些简单信息的使用，例如职工的成长经历、受教育情况、技术职称、工作经历等，档案管理人员往往只是在有需要的人找上门来才提供人事档案的服务，处于较被动的服务状态，没有真正的服务于人事。导致档案没有发挥出真正的作用。

2.人事档案管理工作的对策

2.1提高对档案管理工作的认识程度

不断完善人事档案管理的制度建设 为使档案管理工作有章可循，确保人事档案的安全保密、合理利用、规范整理，建立人事档案收集、鉴别与归档、整理、查找、检查与核对、查阅、转递、保密等各项制度，人事档案管理领导小组，协调解决人事档案工作中的困难和问题。完善人事处内部人事档案管理的岗位、人员和工作职责，并将人事档案工作列入工作计划，定期提出任务要求，使人事档案管理工作始终摆在重要的议事日程。

2.2提升档案管理人员专业素养

首先加强人事档案管理队伍自身素质建设，各级在聘用档案管理人员时需再三筛选，只有思想政治觉悟高、有较高职业道德、富有责任心、耐心、细心的人才能从事档案管理工作。同时，要制定培训计划，让档案管理人员深入了解这项工作的性质和意义，并具备一定的现代教育技术及创新理念，各级还需要建立一定的激励政策，提高档案管理员的积极性和行动力。脚踏实地、做好各项工作，从而推动事业单位档案事业的发展。

2.3充分发挥信息化技术作用

人事档案管理工作的信息化是档案管理工作的必然要求，也是提高档案管理效率，实现人事档案管理现代化的必由之路。因此，建立人事档案数据库系统，实施人事档案动态管理。利用电脑、扫描仪、传真机等现代设备和先进技术，将档案资料整理、录入，通过一番技术处理后，原来的文字图片甚至声像资料转变成数据资料，一旦档案发生变化时，可以随时更新信息，保证档案信息的时效性、真实性和准确性，最大限度地减轻档案工作的工作量。不仅有利于档案工作效率的提高，也提升了档案的利用率。

2.4完善档案信息量

为了使档案发挥真正的作用，要重新界定档案的功能。首先，对于机密、重要档案加以保留；其次档案的范围要不断扩大。可以根据需要增设一些如奖惩情况、获得的技能证书、个人特长等材料，丰富的档案资料有助于用人单位选拔人才；最后还可以针对一些用人单位以及求职者的特殊需要，不断完善档案的功能，从而提高档案的利用率，尽可能减少废档现象。

第6篇：人事档案转递办法范文

关键词：高等院校学历档案档案管理

学历档案是随着学生毕业由高校转递至各大用人单位的，是用人单位核定工资、评定职称的重要依据，用人单位作为学历档案的接收与使用方，对学历档案具有真实客观的评价基础。从用人单位看，目前从高校转来的学历档案存在不少问题亟待解决，针对这些问题，站在用人单位的角度，笔者认为：一方面，有必要将关口前移，探寻根源，从行政管理和信息化建设角度找到突破性方法；另一方面，建立“学生电子档案”并推广至用人单位。

一、学历档案存在的主要问题

学历档案存在的主要问题有五个：

（一）学历档案失真

部分学历材料失真，如：因为升学或就业的需要，对某学科成绩篡改过甚至对整份成绩单进行篡改；授予学位和毕业学历等方面存在造假现象。比如，我们曾经发现没有获得学士学位的学生档案中出现学位材料或把登记表中“不授予学士学位”标记中的“不”字刮掉的情况；还有的学生大专和大本的入学时间相同，大本材料造假。在职学习材料的情况更为严重：有些干部初始学历为本科毕业，却在晋升职务、申报职称之前突然提交了其他省份高校的博士研究生学历、学位材料……这些虚假学历材料已不能真实反映干部本身的学历和水平。

（二）学历档案短缺

一方面是学历档案中缺少部分必要材料，2012年中国中医科学院广安门医院干部档案自查工作中发现，有八成左右的干部档案中缺少学生登记表，三成左右的档案中缺少毕业生登记表和授予学位的材料；另一方面是某份档案缺少相关要素，如缺少意见、盖章、本人签字和时间等。

（三）学历档案无序

学历档案的整理没有按照相关规定进行，如：一些档案排列无序，随便装在档案袋中；一些档案没有规范的卷内目录；一些档案没有系统的编页。从中国中医科学院广安门医院近些年来接收的应届毕业生档案情况看，九成以上的学生档案未进行过规范的整理装订，通常是一摞没有经过鉴别、分类、剪裁、装订的散材料。一些转递次数较多的学生档案会出现档案套叠的现象，即一个档案袋套一个未开封的档案袋和一摞散材料，未开封的档案袋里再套另一个未开封的档案袋和一摞散材料。

（四）档案分装失误

在学历档案的整理中，由于粗心或者其他原因分装错误，导致某份学历档案的材料装在另一份中甚至导致丢失。特别是同姓同名、同音异字的两个人的材料更容易混淆，而此种情况暴露出来时经常是该干部已经毕业若干年后，失误已经难以弥补。

（五）人档分离或转递不及时、规范

由于目前就业形式多样，除了一些进入国家机构或事业单位的学生，还有很多学生毕业后就业单位为私企等单位，这些单位并不具有人事档案的权限，导致人档分离，很多学生没有档案意识，把学历档案弃之不顾，当需要档案时发现无从查找；还有一些学生毕业后，学校没有及时把档案转递至用人单位，或者转递的途径不规范，如由学生本人携带档案至用人单位。

二、问题成因与根源追溯

（一）高校档案工作的特点是主因

学生档案存在的问题很大一部分原因是由高校档案工作的特点决定的，归纳有五：一是扩招导致学生档案大幅增加，相应工作量成倍增长；二是招生渠道不同及学生来源不同导致学生档案日益复杂化；三是硕博学历人才比例快速增加，这些人学习经历丰富，其中不乏工作经历，档案流转环节较多，形成的档案不规范；四是在职教育渠道繁多，但是管理水平却参差不齐，教育部门又缺乏监督指导，直接导致形成的档案材料千差万别；五是学生档案具有暂时性、流动性的特点，高校档案管理人员普遍认为保管时间较短，不必花费过多时间管理，从而导致档案材料散落、排放无序。

（二）学生档案管理办法不详尽且缺少相应的监管措施

教育部曾于2008年颁布最新的《高等学校档案管理办法》（以下简称《办法》），但全文针对学生档案管理的内容却非常少，缺乏对学生类档案工作的指导性，不详尽、缺乏统一性的要求，使得目前各个学校的学历材料归档要求不同，不齐备、手续不完善。另一方面教育部针对各学校档案管理的落实情况监管不够，远未实现其制定《办法》的既定目标。

（三）学历证书网上查询共享程度不够

目前教育部在中国高等教育学生信息网网站开通了学历证书电子注册网上查询，但是并未给各组织人事部门建立专门的网上信息免费共享渠道，致使学历公开透明力度大打折扣，公众监督与制约机制难以形成。

（四）高校档案管理人员配备不足，素养不够

高校档案管理人员数量不足是较为普遍的现象，学生档案数量庞大，进出档频繁，使得档案管理工作任务繁重，现有人员数量只能完成最基本的分装工作。素养不够主要体现在专业知识、经验、责任心以及对信息技术的掌握不足等方面，而这些恰恰直接影响了学生档案的质量，从而延伸至学生档案的有效利用方面。

三、建议与改进设想

（一）规范办学秩序，从源头上杜绝学历材料造假教育部每年对具有招生资格的院校有明确的审核和公布，违规招生的单位国家均不予承认其颁发的毕业证书。在教育部彻底清理并停止不具备办学资格的学校擅自办学、擅自颁发学历证书行为的同时，档案工作人员应熟练掌握要领，学会鉴别不具备办学资质学校颁发的毕业证书的能力。

（二）制定管理办法，从细节上规范学历档案管理

教育部应制订专门的学生档案管理办法，增强办法的可操作性、指导性，各学校也应该根据本校学生档案的特点，制定出适合本校的学历档案管理措施，特别要注重完善现有学历档案管理中的薄弱环节，使高校学历档案更加规范化，如：规范学历档案的装订顺序、卷内目录和编页；完善必要的签字、盖章手续；材料形成时间要准确，填写要规范等；与此同时，还应保证学历档案的真实性、完整性；保持转递渠道的畅通；确保档案转递的准确、及时。

（三）通过聘用档案专业人员和培训、自学等措施提高高校档案人员的专业素养

一方面，高校应尽量聘用档案专业毕业的人员开展学历档案管理工作；另一方面，对现有档案人员应定期开展职业培训，提升其档案素养和对新技术、新趋势的掌握和认识；第三，档案人员也应该不断学习新技术，掌握新技能，使自己满足行业发展的需要。

（四）教育部应有相应的监督机制并跟用人单位形成良好的沟通机制

首先，教育部应建立监督检查工作组，形成监督机制，加强对高校学生档案管理的定期监督检查，促进并提高各高校对学历档案管理工作的重视程度。与此同时，教育部应跟用人单位形成良好的沟通机制，了解用人单位在接收和利用学历档案的过程中发现的问题，积累的相关经验，如总结分享各种鉴别档案材料的知识和经验，对可疑材料，及时前往调查，守住学历材料进入干部档案的最后关口，杜绝假履历、假学历的发生，一经查实造假应严肃惩罚，切实维护学历材料真实性、严肃性和规范性。

（五）强化电子注册，提供并推广网上查询学生学历认定

强化要求高校学历证书电子注册工作，根据《高等教育学历证书电子注册管理暂行规定》，符合资质的各高校应将本校全日制、成人以及自考的毕业生学历信息进行电子注册，严厉打击学历造假行为。教育部门应与各组织人事部门之间建立沟通渠道，对符合资质的各组织人事部门提供免费注册资格，提供网上信息查询，推广学历认定查询，整治学历造假现象，规范教育渠道，严把学历教育的出口。

（六）建立学生电子档案并利用信息技术管理

随着信息技术的发展和OA系统的普及，现在产生的学生档案越来越多是电子文件形式，应该建立电子档案，一方面有利于查阅利用，另一方面以后也不用再次数字化，可以节约人力、物力、财力。笔者认为建立学生电子档案应注意几个问题：

1.规范工作，关注细节

在建立学生电子档案时工作人员应善于运用信息技术的优势，从细节处强化高校学生档案管理工作的规范化。档案原始材料的产生、收集、筛选、整理、存储等环节如有一个细节出现问题都可能影响档案，使学生利益受损。电子档案的建立，并不是摒弃学生的纸质档案，而是把纸质档案作为原始材料，作为对电子档案的补充和备份，若对电子档案的信息有异议，还可查阅纸质档案，并作为最后的依据。

2.高校学生电子档案的保管维护

学生电子档案作为一种电子数据除了需要注意物理安全性外，还要注意设置档案的只读性，即维护档案数据的原始性、真实性和完整性，避免发生人为误操作或不必要的重复劳动。同时还应注意进行定期检测和异地备份、更换密码等措施以保证档案的可读性和安全性。

3.高校学生电子档案的传递

档案传递的形式采用邮寄纸质档案的同时将电子档案封装打包发送至用人单位，实现电子档案功能的延伸，如果由教育部门牵头开发高校电子档案系统平台的话，不仅各高校统一使用，而且延伸至各机关企事业单位，实现统一的数据接口，实现高校与用人单位之间报送、接收电子个人档案的无缝链接。

综上所述，学历档案在人才晋升提拔劳资方面发挥着非常重要的作用，只有加强多部门协作，开发利用高科技手段，才能更加地充分发挥各类学历教育的根本作用，提高全民素质，实现强国之路。

参考文献：

[1]薛立英.人事档案工作管理的现状及几点思考[J].山西档案，2010，S1（13）：60.

[2]教育部.等教育学历证书电子注册管理暂行规定[S].教学〔2001〕4号.

第7篇：人事档案转递办法范文

    1、查验其转递的人事档案中的材料是否符合《北京市失业保险规定实施办法》规定的必备材料；

    2、审查其缴纳的社会保险费是否符合“按时足额”的要求，如果存在各项或某项社会保险缴费有出入，应根据其档案材料，查验造成出入的原因，并明确责任主体。相关内容参见第（二十二）题。

    3、若责任在用人单位，档案接收部门暂不接收档案，同时应告知用人单位，限期（5日内）予以纠正（如补齐欠缴的各项或某项社会保险费），否则将提交劳动保障监察部门予以处理，但其补办相关手续期间不计入20日的规定转档期。同时，应做好相关情况记录备查。

    4、如用人单位拒绝纠正、坚持要求转移档案，其相关社会保险费仍存在出入且用人单位仍无材料证明其造成此问题的原因，档案接收部门应按照规定通知劳动保障监察部门（参照《解答》第2题）对其依法监察，同时按规定接收失业人员的人事档案。

    社会保险经办机构在核定该失业人员享受失业保险待遇时，按其现有材料和其失业保险个人缴费记录核定其应享受的失业保险金的标准和期限。如该失业人员按规定进行了失业登记，符合条件的，按规定发放失业保险金。

第8篇：人事档案转递办法范文

[关键词]人事档案档案管理对策

中图分类号:G27文献标识码:A文章编号:1671-7597(2009)1110200-02

人事档案是国家机构、社会组织在人事管理活动中形成的,记述和反映个人经历、思想品德、业务能力、工作状况等方面的情况,并按照有关规定和方法组成专卷专册,以个人为单位集中保存以备查考的原始材料,是组织人事部门“历史地、全面地了解一个人的必要手段,是人事工作不可缺少的重要工具”[1]。在人事制度改革不断深入的新形势下,人事档案在人力资源的管理中越来越发挥着不可替代的作用。如何使人事档案管理工作按照科学发展观的要求走上制度化、规范化、科学化轨道,充分体现与时俱进、改革创新的精神和要求,更好地为人事工作和社会主义现代化建设服务,已成为一个崭新的课题。

一、人事档案管理存在的主要问题

近年来,人事档案工作虽然在材料收集、档案整理、规章制度的执行、计算机的开发应用等方面取得了较大进展,但在管理机制、管理方法、队伍建设及现代化科技手段的使用上,与深化人事制度改革的要求相比还有较大差距。主要表现在以下几个方面:

(一)人事档案管理制度建设没有与时俱进

目前,在社会主义市场经济条件下的人事档案管理“计划”色彩浓厚,还是沿用长期以来形成的以“计划管理”为核心的控制性管理模式,“仍保留着‘政治活动性’痕迹,局限于‘管理性’的狭小空间”[2]。多年来,我们更多地强调档案内容的保密性,局限于“看堆式”的管理,使档案管理处于封闭状态,缺少应有的生机与活力,忽视了人事档案为社会服务的根本目的,忽视了它的利用性,人事档案管理方法已明显滞后于人事制度改革的进程。

(二)人事档案管理的科学化、信息化程度不高

随着科技手段的不断更新,人事档案信息管理系统已得到普遍应用,信息化的水平在不断提高,但有些先进的技术手段还没有得到充分挖掘和发挥,计算机技术还没有在人事档案管理中得到广泛应用。有的单位只是把个人信息、档案目录输入计算机,资料检索等仍习惯用手工操作,无纸化阅档基本没有实施,降低了工作效率,没有足够的时间和精力开发案卷内在的信息值,这样既不利于提升档案信息化、科学化管理水平,也没有足够的手段和时间开发案卷内在的信息值。

(三)人事档案收集范围无法满足时代需要

目前人事档案材料收集过分“行政”化,形式主义的东西多,实质性内容少,反映“德”的材料比较多,反映个人“能”、“绩”等方面的材料少,多是侧重于收集个人历史材料、政治表现、思想面貌等方面的内容,对个人的评价往往流于格式化和公式化,千人一面,真实性差,无法体现出个人真实的德、能、勤、绩综合素质情况,经常出现以思想觉悟代替能力、以政治表现代替业绩的状况,直接后果是不能充分发挥人事档案的参考与依据作用,用人单位对个人信息的获取不完整、不真实,从而也就不能全面、客观、公正地反映一个人的实际面貌,不能满足社会对人事档案的新需求。

(四)流动人员档案无法实现跟踪管理

一是存在管理盲区。在人才资源配置市场化的情况下,很多单位由于看中人才的工作素质和创新能力,在办理人才引进时都采用重新建档的办法,重新“录用”人才,不再受人事档案的制约。部分单位在招聘人员时,擅自截留所聘人员档案的现象也时有发生,成为新的管理盲区。二是人档脱节。部分流动人员只将人事档案挂留在档案管理部门,人事部门很难进行有效的管理,档案材料更是难以收集。一些求职者因为缺乏“档案意识”,将档案遗弃在人才市场或置自己的人事档案于不顾,造成人档分离,弃档、“死”档和无档现象常有发生。

(五)人事档案管理队伍素质不高

人事档案管理工作不仅是一项致策性很强的工作,而且还是一项专业性、技术性很强的工作。在人事档案管理工作中出现的不少问题往往是由于管理人员缺乏专门业务训练,业务不精,加之人员变换过于频繁,以致没有一支稳定的专业队伍。有的档案管理人员兼职多,没有精力和时间从事管理工作,疲于应付日常事务,更谈不上参加档案业务学习以提高业务素质。因此,现阶段人事档案管理队伍的整体素质尚不能适应人事档案管理信息化、规范化、科学化、现代化的要求。

二、加强人事档案管理的对策

人事档案管理是人事制度改革的重要基础性工作。只有按照科学发展观的要求改革人事档案的管理模式,更新人事档案的内容,赋予人事档案新的面貌,使人事档案管理与人事制度变革趋势相适应,才能将旧有人事档案逐步过渡为新型人才档案,为人才合理有序流动提供服务,为用人单位考核、录用人才提供保障,才能使人事档案焕发新的活力。

(一)坚持“以人为本”,提高服务意识

在人事档案管理中树立以人为本理念,就是要进一步改进档案管理的方法,有新的发展与突破。“人力资源管理知人、选人、用人、留人、育人的重要途径是人事档案信息的提供”[3]。一方面,人事档案管理要努力克服“政治本位”,以满足档案相对人的需要和促进他们的发展为工作的出发点和落脚点,把人事档案工作从传统的封闭式、守摊式的管理模式中转变过来,积极主动的发挥人事档案信息的作用,做到“死档”活用,使人事档案更好地为发现人才、选拔人才、加速人才培养、合理配置人力资源提供信息支持。另一方面,积极主动拓宽服务领域、提高服务质量。在人事制度改革过程中,根据结构性调整、任用配置等中心任务,积极提供人事档案信息。如在机构人员调整、定岗定员工作中提供人员现状情况、综合信息、统计信息;在进行人员规划和预测时,提供人员预测情况、分析信息等,把对人事档案实体――物的管理与对人的服务统一起来,为培养、开发和选拔人才创造更好的条件。

(二)用现代化手段管理人事档案,加快人事档案信息化建设

人事档案现代化管理涉及方方面面,其中档案管理信息化居于主导和核心地位。档案管理信息化,就是把先进的科学技术手段应用于人事档案管理,以达到提高工作效率和延长人事档案寿命的目的。按照国家标准和行业标准,加强人事档案信息系统建设,提高信息化、自动化程度,是推动我国人事档案管理科学化、规范化、现代化的必由之路。随着各项人事制度改革的推进和办公自动化水平的不断提高,科学决策、人才预测、宏观调控、微观管理等工作,将更多地依赖于人事档案管理数据库的建设。把所有能进入信息系统的内容全部输入计算机,运用电子办公软件系统进行自动编目、自动检索、自动统计、档案借阅自动管理,建立人事档案信息数据库等等,不但可以提高工作效率,快速、便捷地查询各类人员的档案信息,制作各类人员登记表、统计表册,还可以对这些信息资料进行快速统计、分析,为人事决策提供方便、系统的服务,使人事档案信息资源得到最大限度开发利用。

(三)改进完善人事档案的结构与内容,做到与时俱进

人事档案在收集鉴别与归档工作中,特别在现阶段要根据人事制度改革和人才信息的需要,重点收集补充反映干部政治思想、品德作风、业务能力、学识水平、工作实绩等方面的材料。一是建立个人工作业绩档案,及时将个人的工作情况、工作业绩、参与重大活动和项目的表现及成果等业绩资料收入档案;二是突出能力描述。重点收集个人论著论文目录、专业技术水平、资质能力及再教育等个人资料,充分展示人才的动态发展过程;三是要充实考核内容。按照专业人才由行业和市场认定的标准,完善人才社会认可度内容,如实反映人才所处层次和专业水准。在收集补充材料的过程中,既要收集个人成绩、优点方面的材料,也要收集个人缺点、失误乃至违法乱纪方面的材料;既要收集上级对个人的评语、鉴定,也要收集专家的评价和群众的反映。只有这样,人事档案才会“全而实”,而不是“少而空”,才能为用人单位提供参考。

(四)加强流动人员档案的管理力度,建立健全人才流动服务机构

首先应明确人事档案管理是政府的一项行政职能。由于流动人员大部是辞职、辞退、脱离原单位或没有工作单位的人员,具有流动性强的特点,因此,流动人员人事档案应实行社会化管理,管理可由整合后的国家人力资源部门主管的社会化人才档案公共服务设施体系进行。通过在各区域成立人力资源部门所属的人事档案管理中心,形成统一的国家人事档案网,人事档案由该中心统一管理,人事档案在各级人事档案中心流动、转递,个人所在单位负责其在岗期间所形成的人事档案材料,定期交人事档案管理中心归档。这样既可以减少弃档、“死”档和无档现象的出现,又可以实现流动人员人事档案的有序管理和档案资源共享。

(五)注重培训,提高人事档案管理队伍素质

人事档案管理工作是一项政策性、专业性、保密性和服务性很强的工作,必须有一支素质高、业务精、爱岗敬业的人事档案管理队伍。要提高人事档案管理队伍素质,一是抓基础。要精选配强管档人员,选配政治素质好,工作能力强,热心档案工作,熟悉计算机操作的专(兼)职管档人员。要结合目标管理及年度工作考核,定期对管档人员进行考核鉴定。在保持档案管理队伍相对稳定的前提下,对那些考核不称职的要及时进行调整,保证档案管理队伍素质保持在一个较高的水平;二是抓培训。要重视管档人员的岗前培训和在岗培训工作,做到先培训,后上岗。在岗人员要定期进行业务技能培训,鼓励其参加档案系统举办的各类继续教育培训班和学术研讨会,通过加强系统间的业务交流,不断更新知识、拓展视野,提高技能;三是抓教育。要加强管档人员职业道德教育,使管档人员具有不厌其烦、跟“踪”追“迹”的工作作风,善辨真伪、去伪存真的认真态度,默默无闻、甘当螺丝钉的奉献精神;四是从政治上、待遇上关心管档人员的培养和成长。通过这一系列措施从整体上提高人事档案管理队伍的综合素质,从而为人事管理工作提供优质高效的服务,为人事制度改革保驾护航。

综上所述,新时期人事档案管理工作就是要紧紧把握住时代变革的脉搏,以科学发展观为指导,不断运用新技术、新思维来丰富和完善管理服务手段,以发挥人力资源优势、挖掘人才、促进人才的流动为己任,真正实现把我国的人口资源转变为人才资源的目的,为促进经济社会全面发展提供强大的智力支持和动力促进。

参考文献:

[1]王法雄,人事档案管理概论[M].湖北人民出版社,1984,22.

[2]曹红梅,人事档案管理应与时俱进,甘肃科技,2005(12).

[3]张新芳,人事档案工作如何适应人力资源管理的要求[J].兰台世界,2006(12).

第9篇：人事档案转递办法范文

关键词:独立学院;学生档案;管理;对策

doi:10．3969/j．issn．1006－8554．2016．02．094

0引言

独立学院是近10年来我国高等教育办学体制改革创新的重要成果，为发展民办高等教育事业、促进高等教育大众化做出了积极贡献。在新模式、新机制下，学院内部各项工作全面、有序地进行，但是因学院的民办性质，经费投入不足，管理不到位等原因，对学生档案工作重视程度不够。学生档案是学生个人参加考研、出国、入伍晋升、转正定级、申报职称，甚至办理养老保险必需提供的证明材料，在一定程度上也客观体现了学院管理水平和管理体制的健全性，同时，也为用人单位选拔人才提供可靠的参考依据。因此，正确认识并解决独立学院学生档案管理方面存在的突出问题，做好学生档案管理工作，有效地发挥学生档案的重要作用，对独立学院教育教学改革与发展，促进学生就业工作的开展尤为重要。

1独立学院学生档案管理工作面临的主要问题

1.1管理不到位，制度缺失

独立学院建立的时间普遍不长，相应的关于学生档案的规章制度尚未完善，造成档案在归口、组建和移交的时候产生遗漏和错误。现行的转递新生入学前档案主要有两种渠道，一是由各省招办归口邮寄到录入学校，这种方式传递的档案经合格检查不易丢失;另一种情况是入学前档案没有经过省招办，而是学生自己带到学校来，直接交给辅导员老师，这种方式容易造成移交过程中的遗失和一些不合格档案乘虚而入。再就是一些独立学院为了争取多录取学生，对学生有无入学前的档案没有严格审查，这样使得新生建档时就有部分学生的档案出现了不完整。按照要求，在校期间学生的各种奖励与处分等材料应装入档案，但由于民办性质高校管理人员变动频繁，使应装档的原始资料丢失，造成档案错装漏装材料;组建毕业档案的时候，资料来源于不同部门，如成绩单和学位证明由教务处负责，毕业生登记表和实习鉴定表由就业办负责，体能测试表由体育部门负责，学生奖励处分由学生处负责等，涉及部门多，范围广，每年都会因为部门之间协调的原因造成档案积压，给档案管理部门造成压力。

1.2学生档案意识淡薄，加大学校管理难度

笔者在从事独立学院档案工作中，体会到学生的档案意识较淡薄，如在新生入学初期，自行携带档案时私自拆封甚至导致遗失，最终影响了档案内容的真实性和完整性;学生在校期间由于缺乏档案专业知识的教育，毕业时不知道个人档案里包括哪些内容、有哪些作用、存放在哪里，如何办理等。特别是因毕业生档案通过机要方式转递，规定查询期限为毕业后一年，如毕业生一年内没有到自己的档案所在地进行查询确认，超过期限将无法查询档案去向，造成档案遗失。在笔者工作中常会有已毕业多年的学生电话询问自己的档案现在何处。加之就业的企业从经济利润考虑，聘用人员但不接收档案，造成事实上的“弃档”，人档分离的现象逐年增多。因此，由于毕业生自身档案意识的缺失，不知道企事业单位职位招聘、公务员选拔、考研等都要审查档案，也不知道办理社保、职称评定等也需要人事档案，更不知道“弃档”行为的后果，给自身利益带来难以估量的损失。

1.3档案没有体现独立学院学生优势，不利于就业

独立学院培养的学生大多是面向基层、面向生产一线的应用型人才，这类学生具有一定的理论基础，但更具有较强的动手能力和社会活动能力。而传统的毕业生人事档案只包括成绩单、报到证、体能测试表、毕业生登记表、实习鉴定表、毕业生就业推荐表、学位授予决定等材料，内容重政治表现，思想品德，但反映毕业生个人各方面素质的客观分析性材料较少，且内容大同小异，要么公式化，要么简单一律“同意”“情况属实”等，没有突出应用型人才的特点，没有真实反映学生在校期间的全貌和个性发展特征，已严重影响独立学院学生档案应有的作用，影响了用人单位对学生档案的重视程度。

1.4缺乏领导重视，经费投入不足

独立学院作为民办高校，在发展的过程中，重视生源、重视教学质量，却常忽视档案工作建设，对档案基础设施建设投入普遍不足，馆舍设施建设不够;防盗、防火、防渍、防有害生物的必要设施缺乏;电脑、档案箱、密集式档案柜等现代化管理专用设备配置不到位，缺乏现代化软硬件设备，毕业生档案管理工作得不到保障。

2强化独立学院毕业生档案管理工作的几点方案

2.1建立规范的学生档案管理制度，实现科学化管理

独立学院学生档案从建档、归档到毕业后转递，涉及的部门多，工作量大，而独立学院从事学生档案工作的人员少，流动性大，因此，应参照《档案法》和《普通高等学校档案管理办法》等相关法律法规，根据学生档案管理工作的性质、任务、特点、作用、目的，建立健全收集整理、检查核对、鉴别、归档、保管保密、转递送交和管理职责等各项规章制度，做到有章可循、有据可依、照章办事，使档案管理工作实现科学化、规范化、系统化，有了相应的法规和制度，才能保证学生档案工作走向持续发展的轨道。

2.2加强档案知识教育，提高学生档案意识

应加强对学生档案知识的宣传教育，针对刚入学新生和毕业生开展专门的档案知识专题讲座，让新生了解认识学籍档案的组成，让新生知道档案将记录学生在校期间的个人经历，包括的具体组成内容，特别强调在校期间奖惩记录都将归入档案伴随终身，这样更能激励学生向积极方面发展，多拿奖、少受罚。针对毕业生开展的专题讲座则着重让他们了解国家有关毕业生档案管理的政策，知道“学生档案”怎样转为“人事档案”，如何办理，如何转递和存放，树立“人往哪里走，档案跟着走”的原则，明确档案的价值和意义所在，提高档案意识。同时，开设全校性的档案课程，提高学生学习档案常识的兴趣，普及档案知识，并在新生入学发放的《学生手册》中加入学生学籍档案的内容，结合档案知识专题讲座和选修课程，三管齐下，从根本上让学生重视自己的档案。

2.3丰富档案内容，使学生档案突出特色

从目前高校学生档案来看，能反映学生在校表现的组织能力、实践能力、思想素养、管理能力等比较有价值的档案材料非常少，组建学生档案工作应紧密结合新世纪人才培养模式和用人单位的需求，与时俱进，扩大归档的范围，构建特色性的学生档案。独立学院培养的是应用型人才，应将职业技能证书、省级以上竞赛获奖证书、顶岗实习单位评价书、参加的社团组织证明、勤工助学材料，以及能体现本人诚信守信和心里健康状况的大学生心理测试成绩、反映学生贷款信用状况的助学贷款还款情况和在校期间通过自学获得的本科学历证书等材料都归入学生档案，从而丰富学生档案的内容，立体地、全面地反映出学生的发展情况，突出独立学院学生应用型人才的特点，使学生档案能真正成为用人单位选拔人才、使用人才的可靠依据，也为独立学院学生在激烈的就业竞争中拓宽就业渠道。

2.4加大资金投入，加快档案管理设施建设

学院领导要有一定的宏观指导思想，提高对档案管理工作的重视，本着“对学院负责、为学生着想”的原则，充分认识到学生档案的价值和作用，意识到档案管理工作的重要性。学院应把档案管理工作纳入到单位整体的工作计划中来，将学生档案组建工作纳入到各职能部门年度考核和就业工作评比项目中。独立学院经费有限，可以教育工作评估和民办高校年检等工作为契机，投入一定的人力、物力和财力支持档案事业的发展，配合档案管理的需要，解决实际问题，为开展学生档案管理工作提供有力的保障。

3结语

在就业形势十分激烈的大环境下，做好独立学院学生档案管理工作，具有极为重要的意义与作用，学院必须认真解决当前学生档案管理存在的突出问题，逐渐完善学生档案管理体系，逐步推动学生档案管理工作走向精细化、标准化和规范化。

参考文献:

［1］张红艳．独立学院档案管理工作现代化初探［J］．科技创新导报，2011(12)．

［2］许立强．独立学院毕业生就业问题分析［J］．法制与社会，2009(2)．

［3］申晓腾．高校学生档案建立与管理的五个重要环节［J］．兰台世界，2013(20)．