信息化下班级数据管理探究

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[摘要]在信息化背景下，班级管理工作中的数据管理可以通过计算机、网络来辅助实现。使用在线文档收集数据，使用office办公软件统计、分析、提取数据，使用邮件合并功能打印文件等可以减少重复操作，降低工作强度。班主任熟练掌握这些基本技能，了解常用办公软件的扩展功能，及时更新信息化知识，可以使自己在班级管理中游刃有余。

[关键词]信息化；班级管理；办公软件

1前言

班主任工作是学校学生管理工作的重要组成部分，其中学生信息的整理、分析、上报是班主任日常工作的一部分。随着信息技术的不断发展，各级管理部门也将各类管理系统作为日常管理的重要手段。各类系统的上线，意味着班主任作为数据提供的终端，需要提交各类系统所需的基础数据。掌握信息的管理办法，熟练使用日常的软件工具，可以有效提高班主任准备数据的效率，减少重复工作，将更多的时间投入到教学、科研、学生管理研究中去。

2常用的三个方法

2.1在线文档进行信息采集。班级管理中，学生信息采集是最基本的工作。学生信息随着时间的变化也会发生变化，如电话号码、家庭住址、是否团员等。传统的信息采集通过纸质的填写，再集中录入电脑。随着手机的普及和各种通讯软件平台的发展，在线文档成为班级信息采集和即时更新的便捷工具。在学生中QQ的使用更为广泛，学生使用时不需要安装、学习其他的软件，我们选择QQ在线文档作为采集工具，下面简述相关操作。首先选择一个群，在QQ群的应用面板中，选择“腾讯文档”，选择新建“在线表格”。我们可以自己创建一个表格，也可以选择一个现有的模板，这样一个文档就创建成功了。目前这个文档是私密文档，只有创建者自己可以查看、编辑。第二步对这个文档设置权限，点击“文档权限”按钮，点击“邀请他人一起协作”，在这个界面中可以选择几个好友或一个群共同编辑这个文档。这个在线文档，学生可以利用手机端随时随地进行编辑，及时更新自己的信息。班主任可以随时将在线文档导出为Excel表格，确保信息的准确性。2.2函数公式进行数据分析。在班级日常管理中，各种数据的统计分析是常见的工作，如学生的成绩表、基本信息表、各种资助评优表等。MicrosoftExcel无疑是我们最常使用的工具。SUM、AVERAGE、MAX、MIN等函数大家已经非常熟悉。这里我们再介绍几个函数，是班主任日常管理工作中经常使用到的。2.2.1RANK函数。用于对数据的排序，我们可以用它来对学生成绩或其他数值进行排名。在这个函数的使用中要注意的是，数组范围（Ref）的选择要使用绝对地址（在地址前加$即可），这样在复制函数时，数组范围不会发生变化。如不使用绝对地址，复制函数时数组范围自动变化，排序结果就是错误的。2.2.2VLOOKUP函数。这个函数的作用是搜索，用于“搜索表区域首列满足条件的元素，确定待检索单元格在区域中的行序号，再进一步返回选定单元格的值”。在班级数据管理中，我们可以使用它来自动填充数据。这个功能在数据量越大时，其效率越高，如对全年级或全校数据进行查找、提取。如有两张工作表，表一为学生基本信息表，其中包括学生学号、姓名、家庭住址、电话、身份证号等基本信息，注意基本信息表第一行作为表格标题，每个标题即是表头，对应一列数据，不要加上多个标题。表二为只有部分学生学号、姓名的空表，现在需要填写这些学生的家庭住址、电话、身份证号。使用该函数可以从表一中提取学生家庭住址、电话、身份证号等信息，填充到表二中。2.2.3IF函数。用于对给定条件的判断，根据判断结果的真或假，输出对应的数据。IF函数的使用较为简单，但将IF函数进行嵌套可以进行复杂的判断，掌握IF函数扩展应用非常有必要。如IF嵌套、SUMIF、COUNTIF等。2.3邮件合并进行文件打印。邮件合并功能在班主任工作同样非常重要，它可以快速批量制作、打印具有同一模板的文件，如个人成绩单、姓名贴、各类证书、给家长的信件等。邮件合并功能需要将Word和Excel结合使用。例如荣誉证书的制作，首先使用Word制作统一的文件模板，证书的部分内容是一样的，如“在2019-2020学年第一学期中，表现优秀，特发此证，以资鼓励”等。获奖人姓名、获奖项目是变化的内容，可以先空着。变化的内容使用Excel进行数据准备，将获奖人姓名、获奖项目两列在Excel中保存。在Word中，选择“邮件”页卡，在“邮件”页卡中点击“开始邮件合并”，使用“选择收件人”选择准备好的Excel作为数据源，选择“插入合并域”，将姓名和获奖项目插入到Word文档的对应位置，使用“预览结果”检查插入结果是否正确，最后使用“完成合并”可将制作好的证书打印出来，也可以将证书导出成单个文件或PDF文件。

3结语

信息化的今天，我们在班级管理中，使用与时俱进的信息化的工作方法，可以有效的提高我们的办公效率。我们既要熟悉像Word、Excel这样成熟的办公软件的常用功能，也要拥抱新技术，尽快熟悉像在线文档这样各个公司推出的办公软件。及时更新我们的知识，掌握新的工具，可以使班级管理工作高效、有序、科学地开展。

作者:胡淼 卢新杰 单位:江苏联合职业技术学院连云港中医药分院