财务部门会计档案的管理

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摘要:在当前财务部门的工作中，会计档案的管理是非常重要的一个工作项目。随着国家对财务监管力度的加强，财务部门对财务档案管理的重视程度加强了许多，相应财务档案管理能力也在上升，但是由于种种因素影响，在财务部门会计档案管理方面仍旧存在一些问题，财务人员素质不高、管理措施不到位、档案管理制度不合理，对档案管理工作质量造成了影响。本文结合财务会计档案管理问题及对策进行探讨。

关键词:财务部门;会计档案;管理分析

一、会计档案的管理

会计档案是记录并反映相关经济业务的有力证据和重要历史资料，它主要包括会计凭证、会计账簿、会计报表和其他相关核算资料四部分。财务部门会按照归档要求，将每年的相关会计档案，整理成卷并装订成册。会计年度终了后，当年的相关会计档案，财务部可暂时保管1年。原则上保管期满后需编造清册再移交至公司相关档案管理部门。受档案部门保存和管理的会计档案，封装上应当保持原卷册的样貌；需拆封后重新进行整理的个别档案，要经办人和财务部共同进行拆封整理工作，以明析责任。使会计档案保管妥善、存放有序、查找方便，对于安全及保密制度要严格执行，不将档案随意堆放，防止档案毁损、散失或泄密。

二、会计档案管理的内容

会计档案主要包括会计凭证、会计账簿、会计报表和其他相关核算资料这四个部分。

(一)会计凭证

会计凭证是一种书面证明，可记录相关经济业务，并帮助明确相关经济责任。包括自制和外来原始凭证、原始凭证汇总表、记账凭证（有付款凭证、收款凭证和转账凭证三种）、记账凭证汇总表、银行存款余额调节表、银行存借款对账单等。

(二)会计账簿

会计账簿可帮助连续、全面并系统地记录经济业务，它是由互相联结的、具有一定格式的账页组成的簿籍，其依据是会计凭证。它包括依据会计科目来设置的总分账、各种明细的分类账、银行存款和现金的日记账、辅助登记备查簿等。

(三)会计报表

会计报表是一种具有总结性的书面文件，可具体地反映单位的财务状况和经营成果。它主要包括财务指标报表，年度、月、季报表，此外还有负债表、损益表、财务说明书等。

(四)其他会计核算资料

其他会计核算资料是与会计和监督密切相关的，属经济业务的范围，是由会计部门主要办理的相关数据和资料。包括财务数据及统计资料、财务清查与汇总资料、资金定额核定的数据资料、会计档案的移交、保管和销毁清册等。同时储存于磁性介质内，实行会计电算化单位的程序文件、会计数据和其他会计核算资料都应该视作会计档案并一同管理。

三、会计档案的作用

会计档案是经济活动的记录和反映，是会计活动的产物，从以下方面可以看出其重要作用：会计档案可以作为经验总结、事故责任揭露的依据，同时对于打击经济犯罪、分析事故起因有着重要作用。会计档案可以提供过去的经济活动材料，帮助各单位做经济预测，进行财务规划，控制经济成本。保留的会计档案，可以为经济纠纷的解决和经济事务的处理提供参考依据。除此之外，会计档案在经济学活动研究中有着史料价值的作用。

四、实行会计电算化会计档案管理的有关规定

与电子数据和会计软件有关的资料要当作会计档案来实行管理。用计算机做会计核算的工作单位，要注意把打印的纸质档案保存下来。具备磁性介质保存条件的可以采用光盘、磁带和微缩胶片的形式来保存会计档案，并按照国务院相关主管部门的统一规定，报财政部和国家档案局进行备案。

五、现阶段财务管理部门财务会计档案管理存在的问题

(一)相关财务档案管理制度不健全

在相关法律法规中对财务管理部门财务档案管理作出了非常明确的要求，但是在实际操作过程中受企业内部制度以及领导者对财务档案管理认识的片面性，还是比较难以实行的，不同单位之间也存在着非常明显的差距。例如企业往往设置有专门的财务档案管理部门，并且配置专门的人员，这就在财务档案管理方面有着非常大的优势。但是在某些单位里，受到资金以及规模等等的限制，相关单位没有设置独立的财务档案管理部门，缺乏具有丰富经验的管理人员。

(二)财务档案管理制度执行困难

财务档案管理制定得再完善，不能够有效执行也会限制其作用的发挥。在现阶段财务档案管理工作中，相关工作人员对这项工作并不是十分重视，对于制定的财务档案管理制度视而不见，各种细节处理也没有很认真地完成，有的也没有根据国家的法律法规对各项档案进行整理备份归档，这就造成了财务档案管理工作处于混乱状态之中。因此财务档案管理制度不能够具体的落实下去，相关单位的各项财务活动的开展也会受到影响，。财务档案如果出现遗失或者损坏的现象，会计监督、会计审计等等工作就难以进行下去。企业财务档案还会在一定程度上涉及企业的商业秘密，如保密措施做得不到位，被竞争对手获得之后，就可能对相关单位正常经营造成非常大的冲击。

六、针对会计档案管理中相关问题的对策

(一)完善相关法律法规

国家档案管理部门要与司法机构共同联手，针对当下档案之中遇到的相关问题，采取相对应的对策。在财务档案管理的过程当中，单位需要使得档案的机密性得到根本保证。因而政府需要对相关法律法规进行进一步完善。如对财务管理档案的泄密的相关管理人员进行相关法律的严厉制裁。单位领导也肩负着向相关管理人员传播和普及相关法律法规的重任，使其深入人心，让管理人员不管越雷池一步。

(二)大力执行相关档案管理规定以及法律法规

即便法律法规以及相关规定得到了深度的完善，其执行过程也存在一定的困难。相关部门和人员要切实落实法律法规和相关规定，让法律不能成为一纸空文。使得财务档案管理过程更加规范。譬如，制定单位内部财务档案管理制度，要严格要求档案管理人员按照相应程序有秩序地执行。针对不按照规定程序办事，违法乱纪的档案管理员要根据有关规定追究其法律责任，从而督促其按规办事。

(三)对档案管理人员的进一步培训

单位领导要对档案管理人员进行职业培训，使其工作能力进一步提高，在工作过程之中面对各类变数，各种挑战的能力进一步增强。另外，档案管理人员的思想道德教育尤为重要。单位领导需要阶段性地对管理人员进行思想教育，对其工作进行监督，使其拥有较好的职业道德，使得管理人员的综合素质上升到更高的层次。

七、结束语

财务部门的会计档案管理工作不论是对于单位自身还是对于国家集体都至关重要，影响着领导高层对未来工作的决策和规划。因而，我们需要立足于当前的会计档案管理情况，完善相关法律法规，并且根据实际情况严格执行。另外也要加强档案管理人员的职业能力培训以及思想道德素养的培养，从而努力做好财务档案管理工作。

参考文献：

[1]杨爱义,冯菁菁.会计档案管理办法征求意见稿浅析[J].现代经济信息.2016(08).

作者:韩宁 单位:邹平人大办公室