城乡居民养老保险档案管理研究

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摘要：城乡居民养老保险档案是参保人员缴费、享受社保待遇的重要依据，加强城乡居民养老保险档案管理工作，在保障当事人合法权益方面具有积极的现实意义。本文针对当前城乡居民养老保险档案管理特点、现实价值和面临的问题，有针对性地提出了做好新时期城乡居民养老保险档案管理对策，对进一步提升居民养老保险档案管理工作的科学化水平具有积极的现实意义。

关键词：居民养老保险档案；新时期；档案管理

1城乡居民养老保险档案的特点

1.1政策性强。我国人口基数大，区域差异性大，以及地区经济社会发展不平衡，这使得我国城乡居民养老保险工作始终坚持“保基本、广覆盖、有弹性、可持续”“资源参保”“自由选择参保档次及缴费水平”等基本原则。因此，作为城乡居民养老保险的工作管理者，应积极主动地适应和尊重不同参保群体多样性、流动性及差异性特点，将党和国家关于城乡居民养老保险制度和政策落实好、执行好，维护每一名参保人员的切实利益。1.2涉及面广。据国家统计局公布的数据显示，截至2018年年末我国人口总数已经达到了13.95亿人，城镇常住人口8.31亿人，乡村常住人口5.64亿人。因此，我国城乡居民养老社会保险涉及面广、群体数量庞大，这是其他任何一种保险所无法比拟的。1.3内容复杂。从城乡居民养老保险档案的内容来看，主要包括：为城乡符合条件的居民提供参保登记、保费收缴、保费拨付、账户管理、保险关系转移、接收、稽核以及基金管理等，保险业务环节众多，导致各个环节形成的档案内容结构复杂，涉及各个领域和各个方面。1.4变动性大。城乡居民社会养老保险主要是为广大城镇居民、农村居民等提供养老保险业务办理，这些人员大多没有固定单位、户籍流动性强，尤其是随着城镇化进程的加快，大批农村劳动人口向城镇转移，且其工作又不固定，这就使城镇居民养老保险办理始终处于流动状态，导致城镇居民养老保险档案常常处于变动状态，增加了养老保险档案资料收集、移交和管理的难度。

2城乡居民养老保险档案价值

2.1助力养老保险制度改革。城乡居民养老保险制度的设立旨在为广大基层群众提供一份生活保障，是一项得民心、利千秋的民生工程。随着城乡居民养老保险并轨制度改革的深入，通过养老保险档案管理的推进，为养老保险制度的改革提供了参考依据。例如，当前城乡居民养老保险不仅担负社保责任，还需要对60岁以上老人提供社会化服务。通过对居民养老保险档案的规范管理，有助于新增养老保险业务的开展和执行。2.2保障城乡居民切身利益。城乡居民养老保险事关每一名参保人的切身利益，无论是参保人员参保手续的办理，还是养老保险关系的转移、待遇享受等，都会涉及参保人员的信息采集、保费划拨等，在此过程中通过科学的档案资料保管，可以为参保人员养老保险转移、保费申领提供依据，一旦发生纷争时，可以第一时间调阅相关档案资料，作为权利维护的重要凭据。2.3提升养老保险业务质量。城乡居民养老保险档案资料的收集、编目、整理、归档，以及信息化录入等，其实质就是对城乡居民养老保险业务工作开展的有效梳理和归纳，并对业已完成的养老保险业务进行系统回顾、总结，分析存在的问题和不足，通过馆藏城乡居民养老保险档案编研，数据统计分析，为城乡居民社保部门领导决策提供有用信息，增强决策的科学性，提升养老保险业务质量和水平。

3城乡居民养老保险档案现状

3.1管理基础薄弱。城乡居民养老保险档案是一项专业性极强的工作，但从当前城乡居民养老保险档案的现状来看，其基础十分薄弱，主要表现在专业人员数量配备不足，“重业务、轻档案”的思想认识和观念在不同程度存在，业务档案管理所需的经费投入不足，无论是硬件配备，还是软件投入都不能有效满足日益增长的养老保险档案的现实需要，城乡居民养老保险档案收集、整理、鉴定、查询、利用，以及销毁等管理制度建设存在短板。3.2业务素能不精。从目前从事城乡居民养老保险档案工作人员的现状分析，主要存在人员数量配备较少、年龄结构老化、专业知识欠缺、后期业务培训跟不上等，这导致从事养老保险档案工作人员的业务素能不精，掌握档案专业知识、养老保险业务知识以及计算机信息技术等复合型人才奇缺。3.3利用效率不高。档案的价值在于利用。从城乡居民养老保险档案管理现状来看，突出表现在档案的利用效率不高。由于单位合并、机构分拆、人员频繁调动，影响到社保档案保管的连续性和完整性。此外，社保档案沿袭了手工纸质操作为主，电子化、数字化进程缓慢，影响了社保档案的后期利用效率，社保档案价值无法发挥出来。

4城乡居民养老保险档案对策

4.1思想上重视是关键。城乡居民养老保险档案的重要性不可低估。做好养老保险档案工作的关键是各级人员在思想上要对这项工作高度重视。党委政府应成立专门的居民养老保险档案管理组织机构，将社保部门、档案管理部门纳入到领导小组之中，让档案管理部门的专业人员积极参与进来，及时掌握城乡居民养老保险档案工作进展，及时做好调度。为保障养老保险档案管理工作，档案行政主管部门应将社保档案所需的经费纳入本级财政预算，配备养老保险档案管理所需的软硬件基础设施，如密集架、档案柜、除湿机、计算机、恒温机等，按照“十防”标准和要求做好档案室建设和运行管理。此外，要加快养老保险档案数字化、现代化进程，对馆藏的纸质档案进行数字化扫描、录入专门的档案数据库中。对新增养老保险档案要及时对其进行数字化录入，不断丰富馆藏档案资源，为后期的查询、利用奠定扎实基础。4.2制度上健全是基础。城乡居民养老保险工作启动时间较短，随着养老保险业务工作的深入推进，城乡居民参保业务档案数量呈现出大幅增长态势，由此所涉及的养老保险档案管理的规章制度亟待完善。为了保障整个养老保险档案工作的规范开展，需要从制度上进行约束、指导和保障。为了提升规章制度的可操作性和权威性，应由档案管理部门与城乡居民养老保险部门联合制定《关于城乡居民基本养老保险档案管理规则》《城乡居民基本养老保险业务档案管理办法》等，重点是要详细做好城乡基本养老保险业务工作的规定，包括养老保险业务档案的归档范围、保管期限、整理要求、安全保管、鉴定销毁程序等，确保城乡基本养老保险业务档案工作有章可循、有据可依。此外，社区、街道人员大多只熟悉参保缴费业务工作，对于城乡居民养老保险业务档案专业知识掌握得不精、不透，可由档案行政主管部门会同人社部门加强双方的合作配合，组织城乡居民养老保险从业者参加档案业务培训。通过邀请专家、业务骨干手把手讲解、面对面教授，及时回复工作人员在实践中遇到的困惑或难题，不断提升从业者的业务理论和实践能力。此外，随着数字化、信息化技术在城乡居民养老保险业务档案管理中的应用，还应加强现代计算机、信息技术、数字化等知识的培训，提升档案从业者的综合业务素能。4.3管理上规范是保障。为了有效保障城乡居民养老保险档案工作的科学化、规范化，切实做好养老保险档案利用，为城乡居民提供优质服务，需要在管理的方式方法上与时俱进，创新管理方法，实现养老保险档案管理工作的可持续和先进性。严格按照“参保一生、记录一生、管理一生、服务一生”的原则和要求，通过档案行政管理部门的介入，及时审查收集的业务资料是否完整，如申请表、登记表，表、册、卡及相关证明资料是否齐全。此外，需要对归档的养老保险业务档案进行分类，如分为登记类、申请类，并用不同标识区分。前者用“DJ”，后者用“SQ”不同字母表示。将同一年度、类别及期限的归档资料，按照“件”为单位进行归档整理。最后进行组卷，在明确类别、保管期限的前提下，对城乡居民的镇（街）按照同一年度、保管期限及类别的文件资料进行组卷，可以是100户一卷，如，第1～100户为一卷，第101～200户为第二卷，等等。最后，是以“卷”为单位，来详细编辑好城乡居民养老保险的全宗号、案卷号、件号、标题等等，确保整个档案管理的规范、科学、合理。

参考文献：

［1］赵敦芳.规范城乡居民养老保险档案管理［J］.中国档案，2015（9）：40—41.

［2］童正花.城乡居民基本养老保险档案规范化管理建议［J］.2017（13）：43.

［3］王建勋.关于城乡居民养老保险档案存档管理要点的探讨［J］.决策与信息，2015（12）：300.

作者:王梅 单位:西安市鄠邑区城乡居民养老保险基金管理中心