物资采购内部控制管理探思

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摘要：在我国综合国力不断提升，经济实力飞速发展的大趋势中，国内企业也应顺应经济发展不断提升企业生产水平，扩大企业外部经济活动，制定规范的管理制度，贯彻企业目标，构建优良的企业文化，减少成本开支，避免企业风险，实现企业最大利润。物资采购是企业经营发展的基础，它不仅是企业的“实物流”和“资金流”的重要组成部分，还与企业经营和发展中的活动密切联系。企业经营与发展中常常需要进行物资采购这项业务，该环节不仅交易金额庞大，涉及的管理工作也十分繁多，在物资采购中常常会出现管理漏洞的现象，这不但影响了企业的经营管理，而且还提高了企业经营风险，对企业的发展具有消极作用。内部控制作为企业提高经营管理水平和预防经营风险的重要手段，加强企业内部采购环节中的内部控制，对物资采购内部控制进行精细化的管理能够有效地降低物资采购中所出现的风险问题，增强企业的市场竞争力，促使企业稳定发展。

关键词：物资采购；内部控制；精细化管理

内部控制作为确保企业经营发展和预防企业发展风险的重要机制，同样也是企业管理的重要组成部分。在企业经营与发展的过程中对物资采购这一重要环节进行内部控制，能够有效地降低采购成本，提高企业盈利水平，避免采购风险，提高企业经营管理水平，实现企业目标，增强企业市场竞争力。内部控制能够从内部环境、风险评估、控制活动、信息沟通、内部监督五个要素对企业物资采购这一项业务进行精细化管理与控制，使物资采购这一环节更加结构化，从而为企业发展打下良好的基础。

一、企业物资采购特点

（一）物资需求多样化

由于各种企业的生产与制造方法的多样化，市场对产品的质量也愈来愈严格，物资采购作为企业经营发展的起点与基础，企业需要根据自身的发展与市场前景进行物资采购，但由于生产工艺方法和市场需求的不同，使企业在采购基础物资时，也面临着多样化的选择。（二）物资需求量大，管理难度高随着企业实力不断扩大和发展，对企业生产制造能力的要求也越来越高，为顺应企业生产能力的提高和市场需求，企业所需采购的物资便日益增多。物资采购业务涉及了产品需求，供应商选定，确定采购计划，制定采购方式，采购验收，采购付款等多个环节，物资量的增多便会增加管理难度，使物资管理变的更加复杂。

（三）采购方式多样化

由于企业各部门的需求不同，企业在采购物资时常需要将集中采购与分散采购相结合的方式进行采购。在需求量大，金额较多的情况下使用集中采购；需求量较小，金额较少使用分散采购。

二、企业在物资采购中常出现的问题

（一）采购计划不当

企业物资采购部门人员在采购物资时，没有制定严格规范的计划与方案，使得采购环节盲目且随意，物资管理人员往往忽略了“先利库，后进料”的原则，导致企业物资库存超储或物资量无法满足生产需求等现象，占用大量的企业现金流占比。

（二）管理人员内部控制意识薄弱

国资委联合财政部制定颁发了《企业内部控制基本规范》《关于加快构建中央企业内部控体系有关事项的通知》等相关建设内控规范体系的要求。但在企业实际发展与生产的过程中，大部分的企业管理人员很少能够意识到内控制度的建立与实施对企业发展的重要意义，在实际的行动上未能遵循内部控制要求进行执行，使得内控制度变得形式化，没有形成正确规范的内控管理理念，导致企业无法在物资采购这一环节实施全员化、全过程、全方位的管理，采购人员的职业素养未能得到良好的提升，在采购过程中便会出现徇私舞弊，采购行为不端正等，加剧企业经营风险。

（三）供应商的选择不合理

企业在选择物资供应商时没有制定严格的标准，往往只看重供应商所提供的物资是否符合企业所生产产品的需求和供应商的营业执照与税务登记证，忽视供应商的企业规模和经营时长，对是否能够长期合作与供应商的物流运输能力没有明确要求，没有评估供应商的资信情况，常常导致企业在采购物资时与家庭式作坊的小规模厂家合作，使所采购的物资质量无法得到保障，采购成本高昂。

（四）物资采购不按规定招标或招标采购不规范

企业在采购大宗材料时常采用招标采购的方式进行采购，个别企业常会以生产急需等借口采用议标采购的方式来规避招标。除此之外，企业为获取某种利益，以自由竞争为借口使资质不全的潜在投标人借用他人资质或用他人名义参与投标，从而出现“串标”、“围标”等恶劣现象，扰乱了招标市场的秩序，对企业经营构成风险，企业在生产制造的过程中也会存在安全隐患。

（五）物资验收管理制度不健全

由于企业生产制造过程中所需物资量庞大且多样化，因此物资验收管理工作的难度也将随之增大。企业在经营发展的过程中常常重点关注生产效率和经济收益等直接因素，忽视了物资验收的重要性，未能建立正确规范的物资验收管理制度和要求、验收标准松懈、验收监督不严格，常会出现物资质量不达标等现象，导致企业在生产中存在较大的风险，生产产品无法达到市场需求，影响了企业的进步与发展。

（六）ERP系统应用功能存在缺陷

ERP系统能够对物料采购和项目进行集成管理，是企业管理过程中不可或缺的重要手段。但在实际的企业管理过程中，管理模块常会出现缺失，如，物资采购业务中没有报表统计功能便会出现统计数据缺失或滞后等现象，便会限制企业经营管理。除此之外，ERP系统中打印功能仅能打印采购订单明细，无法打印标准的合同文本，也会加剧企业物资采购的工作难度。

三、加强物资采购内部控制精细化管理的有效措施

（一）建立良好的内部环境

内部环境的建设是企业对物资采购环节实施内部控制的首要措施，它能够影响着全体企业员工实施和履行内控制度的态度、行为和认识，与企业核心价值观一样是企业文化建设的核心，决定了企业的基调与企业员工工作氛围。建设良好的内部环境能够使企业管理人员与基层员工对内控制度形成正确的认识，建立更加规范的内控制度，促进企业发展，提高企业的市场竞争力。建立良好的内部环境需要强化内部控制制度建设，以被集团集约式所管控的上市公司举例，其内部环境和内控制度能够配合企业发展目标，物资采购管理制度、人力资源、风险管控等方面也在不断地强化与创新。管理层对大宗物资及设备采购能够遵守内控制度有意识地控制，但对于一些需要分散采购的三类零星物资常常不能合理按照相关内控制度进行约束与控制。企业员工在采购物资完毕对物资进行验收时便会绕过内控制度，对物资的质量问题不严格追究，为获取某种私利，收取供应商的好处费，对物资缺斤少两的现象充耳不闻，严重影响了企业产品质量，直接造成企业损失，阻碍了企业发展。因此，要在企业内部建立全面的内部控制制度，提高物资采购部门员工的职业素养，使企业员工树立风险控制至上的管理理念，将“软约束”与“硬制度”有机结合，定期对员工进行内控制度培训，使企业员工对自身岗位制度和操作规程有更加明确的认识，扩大企业员工的参与度，提高员工实行内部控制制度的自觉性，构建完善的企业文化体系与内部环境，提升企业的管理与控制能力。

（二）重视物资采购的风险评估

风险评估能够科学分析与评价影响内控目标实现的因素并及时给出相应策略，是企业进行内部控制管理的关键环节，也是企业持续发展过程中制定适应市场需求和自身发展战略方针的有效手段。在企业经营与发展中进行风险评估能够有效地规避对企业发展的不利因素，并对未能实现的目标进行分析与应对。因此，企业应重视风险评估的重要性，有针对性地建立内控制度。企业在开展物资采购工作中所面临的风险问题具体表现在以下三点：首先，采购计划不合理，无法准确判断市场变化，使企业物资库存积压或缺失，导致企业无法满足市场需求或造成资源浪费现象；其次，供应商选择不当，采购方式不合理，招标机制不科学，导致企业所采购的物资质量不达标，物资成本高，出现徇私舞弊受骗等现象；最后，物资验收不规范，采购物资的付款方式不严格，导致企业信誉和资金受损。物资采购这项业务与众多环节紧密相连，管理工作繁多，面临着不同程度的风险问题，因此企业应加强对物资采购的风险防范，使物资采购人员严格遵守内控制度，对物资采购进行精细化管理，将物资采购活动细化分解，建立关键的风险控制点，结合企业自身的发展将物资采购风险分成不同等级，并针对不同风险设置相关解决方案，更加系统与细致化地管理物资采购工作，有针对性地对物资采购进行内控管理，有效地规避风险，提高采购效率。

（三）有效地开展控制活动

控制活动能够有效地帮助企业管理层将相关的政策与程序实施到具体的工作环节当中，在物资采购业务中，有效地开展控制活动能够通过预防性和发现性的控制方法提供相应的控制措施控制和预防风险的发生。在物资采购过程中应遵循权利分散化和公开化的原则，将采购的物资划分等级，分权管理，使决策程序公开化、民主化。控制关键点可分为以下四点：第一，采购物资环节职责要分工，要分设询价、比价、审核、采购、验收等职责，使各职责之间相互制衡与约束，对各职责间的权限范围和审批程序进行规范的管理，合理配备员工；第二，请购事项与依据要合理充分；第三，采购行为要合法规范，验收流程及措施应具体；第四，付款方式与供应商对账要清楚，并建立相关规定。

（四）信息沟通要高效

随着科学技术的发展，以计算机为核心的信息技术也不断应用于各个领域，在企业运行与发展中使用信息技术能够更加高效与便捷地掌握市场趋势，企业在物资采购的过程中也应使用更加先进的方式为企业提供具有前瞻性的服务，优化企业业务流程。强化与完善ERP系统的开发与应用，增加报表实时查询功能，完善合同文本的打印功能，提高企业的管理水平。

（五）持续内部监督

内部监督是企业实施内控管理的保障，能够有效地提高内控质量和效率，促使企业员工形成完善的内控意识，构建良好的内部环境，避免在物资采购环节企业人员所出现的不规范行为对企业造成的风险。因此，企业应建立规范的物资采购内部监督制度，对物资需求计划、采购计划、采购渠道、采购人员、采购成本、物资质量等进行评估与分析，针对薄弱环节进行优化，建立健全采购人员的评价与奖惩制度，发生防范物资采购风险，将采购环节与生产、销售等环节有效地衔接，提高采购物资质量，降低采购成本，加大采购效率。

四、结语

总之，物资采购是企业经营的起点与基础，强化物资采购环节的内部控制管理制度，能够有效地减少企业生产成本，提高企业经济收益，预防企业经营中所发生的风险，对企业发展百利而无一害。企业应从自身发展与实际情况出发，对物资采购进行内部控制的精细化管理，实现企业发展目标，提高企业的市场竞争力。

作者:钟媛 单位:自贡市委会议服务中心