企业招标采购管理问题成因探究

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中国石油天然气集团有限公司（以下简称中石油）作为大型央企在招标采购工作中已经建立了一套较为全面的招标采购管理规范制度，推行集中采购和授权采购为基础的三级管理模式。通过搭建综合应用功能电子平台系统，逐步将采购工作转向电子信息化办公模式，有效提升管理效率和质量，加强企业监管力度。鉴于庞大的企业结构，如何让上层的管理构架在企业基层得到延展落实是众多大型企业的共同课题。国有企业结构的复杂性经常使基层单位无法有效执行上层政策，企业平台优势也受到一定限制，这在采购工作中尤为突出。目前在招标采购管理学术研究方面，国内相关研究方向多专注于公司顶层设计，对于企业基层管理的调研相对缺乏。本文借用石川图分析法，以中石油Y公司作为研究对象，试图通过罗列管理过程中存在的各类问题，分析各因素间的关系找到问题的关键成因，使改进招标采购管理工作更加有的放矢，也为同行业起到一定借鉴作用。

一、研究方法

石川图作为一种用于查找问题产生根本原因的管理方法，不以数值来表述并处理问题，而是通过整理问题与它的原因层次来标明关系，因此可以很好地描述定性问题。本文以石川图为框架，根据招标采购工作性质和质量管理需求，引入全面质量管理（TQM）生产过程要素人、机、法、环、测概念，对招标采购管理展开五个层面的分析。分析材料主要来源于2019年至2021年中石油Y公司基层招标管理专项调查整治活动调研报告，组织基层单位集中培训所保存的岗位人员考试成绩、问卷调查以及基层采购管理工作常见问题汇总报告等。

二、石川图基层企业招标采购管理分析

（一）招标采购管理情况概述

为符合市场发展趋势，中石油推进以《一级物资管理目录》（简称《一级目录》）为界面实行两级集中、三级采购、授权管理的采购管理模式。列入《一级目录》物资的招标工作由集团物资装备公司下设的招标中心直接负责；目录以外物资由Y公司专设的招标中心组织执行；非目录临时、应急物资采购由Y公司授权其下属分公司直接组织招标采购工作（见图1）。目前Y公司下设40家处级基层单位分布于全国各重点省市，涉及该级采购物资主要为非集采目录中的配件、维修用料、工具、五金产品等，单笔采购金额相对较低、内容零散。

（二）Y公司基层单位招标管理问题分层分析

1．“法”的因素法（Method）执行过程的方式。通过对基层覆盖走访考察发现，招标执行过程中存在大量问题。招标文件存在通过对投标人所属地域、标的物的具体性能、特定证书等条件屏蔽部分潜在投标人，评标条款设定不严谨、评判条件的可验证性和必要性不足、授标原则不科学等情况。同时存在评标委员会组建不规范、开标泄露风险、评标漏评、书写错误、核算错误等一系列问题。招标结果的执行涉及未按照评标结果进行受标、缺乏支持性说明文件、商务合同条款与投标书不一致等问题。此外，还存在可不招标项目申请理由合理性等问题。

2．“人”的因素人（Man）招标采购执行人员。通过对基层采购管理岗调研发现，多数岗位人员的法律基础知识相对薄弱，相关法律法规学习应用能力较低。专业知识方面，由于涉及采购物资种类繁杂，对相关专业性知识储备要求极高，与基层人员素质现状不匹配。采购从业人员应具备综合统筹、沟通协调和电子信息应用能力，但通过调研了解，基层采购人员相对缺乏独立思考和解决问题的能力，电子化应用水平低导致工作失误、滞后，并普遍存在责任意识淡薄的问题，在微观层面粗枝大叶，宏观层面又拘泥眼前工作，缺乏大局视野。此外，采购岗位涉及各方利益，易滋生腐化土壤，项目执行中的操作空间形成一定的潜在廉政风险。

3．“机”的因素机（Machine）在新时期招标采购管理工作中关联为电子信息采购管理平台。中石油自2000年启动电子信息平台建设工作，实现物资采购信息平台、ERP、MDM、合同管理等平台的集成。然而系统化应用延伸至基层业务操作还面临很多困难与挑战。目前电子招标仅覆盖集团一级物资和部分二级集采项目，基层采购由于权限、技术和采购成本等因素还只能以传统线下形式进行。目前基层单位实施电子招标投标全流程难度较大，可实现电子投标的供应商在客观条件也受到一定限制，反而违背了招标的公平原则。此外，电子招标操作不可逆的设定容易造成由人为操作、流程错配或者系统BUG造成的流标，制约了招标投标的效率。

4．“环”的因素环（Medium）在招标采购管理工作中关联为企业的结构分布、企业内部垂直层级间管理通道及基层单位间平行沟通管道的条件。基于Y公司主营业务性质，其40家直属基层单位覆盖了全国重要省、市、县，分散的地理布局形成公司针对基层监督、管控、指导的天然屏障。一方面垂直层级沟通渠道受分散的地域隔离导致管理层直接接触基层工作的机会受到时间、空间和精力上的限制。同时离散型的企业结构也大幅度限制了平级单位间平行沟通交流的机会，一方面不利于采购信息流通，造成地域排斥效应，也限制了平级单位直接相互学习提升管理水平的机会。

5．“测”的因素测（Measurement）在招标采购管理工作中关联为绩效考核制度和专业人员教育培养机制。历史遗留问题和企业文化背景使石油企业在人事制度改革方面步履维艰，无法为采购管理质量提升提供动力源。目前Y公司管理部门缺乏一套科学系统的采购质量管理绩效考核制度、人员素质评估制度及有效的激励机制。从人才培养管理机制看，招标采购管理所需的复合型人才培养模式需要长期的实践与摸索，目前企业虽不缺乏人员培训意识，却缺乏人才培养思维。基层培训形式传统单一，主要通过集中培训、会议、文件学习等方式进行。培训内容零散，质量参差且缺乏连贯性，无法实现管理提升目标。

（三）绘制石川图针对以上五个层面的梳理与分析，总结并绘制出Y公司基层单位招标采购管理问题因素的石川图，如图2所示。

三、结论

通过分层剖析Y企业基层单位招标采购管理问题中呈现的重点因素,以图像形式对复杂问题进行条理性地归纳和总结。“法”和“人”层面出现的问题相对集中，是影响招标采购管理质量的关键因素；而“机”“环”“测”在不同层面上反映了影响管理质量的次要因素。梳理层级之间的关系发现，不同层面出现的问题并非独立存在，而是相互制约甚至存在一定的因果联系。“法”层面直观地展示了招标采购管理工作中现存的突出问题，而“人”“环”“机”“测”则从不同层面展此外，充分发挥律师事务所的专业和资源优势，不断提升工作价值。经协调本期合作律师事务所免费为员工提供法律援助服务，为员工排忧解难，获得了公司上下的一致称赞。

四、引申思考

本项目属于中国移动通信集团公司下发的二级集采目录下的法律事务服务产品，其既有如勘察、监理、设计等服务类产品通用采购要素，又有其独有的特点。现从以下三方面浅谈如何采购到质优价廉的法律事务服务产品。

1．结合公司自身情况，制订最适合的服务要求，量体裁衣（1）分析对比往期或兄弟单位采购情况优缺点，扬长避短；采购要点要全面、有深度，抓取关键采购要素，适合为上。（2）注意对服务团队人员的原则要求（如必须为应答单位本所执业律师，不接受服务团队人员为应答单位分所执业律师的情况），制订最符合公司实际发展需要的技术服务要求。

2．深入研究律师事务所市场情况，设置最贴合的评审标准，精准采购（1）充分借助公司信息化电子采购平台，大数据分析梳理此类产品在近年来的中选服务厂家，深入研究本省律师事务所实力排行情况和各自擅长专业领域，对优秀律师事务所要素集进行提炼归纳，从而制订适合的评审办法。（2）编写高质量、标准化、项目贴合度高的律师事务所采购文件是精准采购的必要条件，能有效指导供应商编写应答文件。

3．抓好采购关键路径，合理利用人力资源组织实施采购，达成目标（1）项目启动前期采购部门牵头组织需求部门对采购方案和采购策略“反复打磨”；采购方案、采购文件经采购部门各层级规范化审核；发标后注意澄清环节和供应商实力分析，做到有效掌握。（2）阳光采购、封闭组织评标，抽取专业对口专家、选取业务能力强的工作人员组织评标，采购部门从需求分析到采购方案编写，从采购决策到采购实施，从发标环节至标前温馨提醒，从开标至组织评审全过程规范化，关键采购环节用心到位，环环相扣,必能达到高质量的采购效果。

作者:范昕欣 单位:中国移动通信集团山东有限公司