EPC承包模式下采购合规管理探析

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摘要:该文主要研究epc承包模式下采购的合规管理。结合EPC承包模式下采购工作的特点和工程企业合规管理的要求,结合采购工作执行流程中存在的潜在不合规事项,从完善制度体系、建立监督机制、提高采购人员素质三方面进行了EPC承包模式下采购工作合规管理的论述。

关键词:EPC承包;合规管理;采购

EPC(EngineeringProcurementandConstruction)承包模式即交钥匙工程承包模式,是指工程总承包企业受业主委托,按照合同约定对工程项目的设计、采购、施工、试运行(竣工验收)等实行全过程的承包并对工程的质量、安全、工期、成本全面负责的一种承包模式[1]。鉴于该承包模式的优势在于其集成性,总承包方依据集成性发挥管理优势,获取利润。设计、采购和施工的集成程度在一定范围内也决定了总包企业是否能够完成其管理目标。所以,该模式下采购工作的执行方式与传统采购执行方式有所不同。相应的合规管理也应因时、因地制宜。EPC承包模式可以实现设计、采购和施工的完美结合,运用这一模式可通过强化管理发挥集成作用,从而达到缩短工期、降低成本的作用。与常规采购相比,EPC模式下的采购是以项目要求为导向,力争在技术、质量、安全、交期和费用几个方面全面满足项目要求,该模式下设备和材料的采购还需考虑质保、服务等与EPC合同要求的匹配性。这使得该模式下采购的采购工作需要更灵活的操作方式和更快速的反应速度。EPC承包模式下的采购合规管理也应当与常规采购合规管理有所不同,以达到方法和目标的匹配性。将采购活动纳入合规管理范围,是当前社会发展的趋势,也是工程行业发展的必经之路。

1实施采购要求

采购部门应按照设计部门提出的技术要求采购满足总承包项目交期要求的货物,基于这一基本工作要求,采购部门依照采购计划和采购要求,确定物资采购的方式。物资采购方式能招标的尽量采用招标流程,以避免不合规情况的出现。特殊情况下需议标或独家采购的,需要严格依照公司程序文件规定的审批流程进行审批,并且留好相应记录[2]。EPC模式下采购的合规管理起点应当是将采购的合规管理纳入公司的合规体系建设中[3],在公司合规体系建设的层面进行采购合规的详细策划,进而达到流程顺畅、制度合理、职责明确、监督到位的合规管理要求。

2供应商管理

2.1供应商评价

工程总承包企业应有一套完整的供应商评价体系,从事前评价和事后评价两个角度对供应商进行动态考核评价,并且依照评价内容建立合格供应商名录。这一合规性管理可通过引入ERP(EnterpriseRsourceePlanning)系统的方式进行,即:确定评价、打分因素,通过系统下发评价表给各个打分人员,综合加权后得出相应结论。通过这一方式,可以实现供应商评价的相对客观性。供应商评价与采购部门可以分开设置,以达到相互监督的目的[4]。

2.2供应商选择

根据合同要求和项目具体特点,在企业的合格供应商名录中选取相应供应商开始采购工作。供应商的确认需严格依照公司的管理流程,并在相关的监督机制下进行,即:项目级的评价需采纳相关职能部门的意见,以避免采购过程中出现不合规的现象。

3采购执行计划

项目部应依据项目合同、项目管理计划、项目实施计划、项目进度计划以及企业有关采购管理程序、规定和要求,编制项目采购执行计划,并对采购过程进行管理和监控。

4采购合同管理

4.1采购合同管理

工程总承包企业应确保与供应商就产品或服务的相关要求进行充分沟通,并在招标文件、采购合同/协议中明确相关要求。工程总承包企业应建立采购合同管理制度,明确采购合同管理的职责和职能部门。应按制度的规定对项目的采购合同进行审批,合同经审批后方可实施。

4.2采购变更管理

项目部应明确采购变更管理的流程、职责和审批要求;应按规定对采购的变更实施控制。

4.3采购合同的索赔

采购人员应当结合交期、质量等要求收集资料,进行采购合同的索赔工作,以确保EPC合同可能面临的索赔可以在一定程度上递延。

5采购与设计、施工和试运行的接口控制

5.1采购与设计的接口

设计提供拟采购物品的技术文件,并对供应商提供的技术文件进行评价,采购接收设计提交的报价技术评价文件;采购向设计提交订货的设备、材料资料;评估设计变更对采购进度的影响;如需要,采购邀请设计参加产品的中间检验、出厂检验和现场开箱检验等内容的接口实施重点控制。这一过程中,各方均需依照公司程序文件中的规定,各司其职,各部门的职责需明确推进。

5.2采购与施工的接口

该阶段主要体现在设备、材料的交期方面以及所采购设备材料厂家后续技术服务对接方面。项目部应对交期、后续技术服务时间节点给出计划时间,并且有变化时及时通知采购人员。而采购人员也应在平常工作的积累中多学习项目管理知识,通过计划判断项目关键路径,并且能做到提前和厂家进行沟通。这一业务流程中三方的反馈机制要在项目管理文件或公司体系文件中有所明确,以便各方有规可依。同时,设计院需参与、评估采购变更对施工进度的影响。

5.3采购与试运行的接口

对试运行所需材料及备件的确认;试运行过程中发现的与设备、材料质量有关问题的处理对试运行进度的影响等内容的接口进度实施重点控制。

6结论

鉴于EPC承包模式下,合规管理应从以下三方面入手:1)建立符合实际要求的体系文件、作业流程文件以及规范性文件,使得实际操作中可以做到有规可合。而企业所订立出的各类采购文件应当充分考虑工作特点,以确保规范与实际的相符性。2)明确企业内部各部门之间的责任界限,同时,各部门在分工协作时做到各司其职,相互监督。3)提高采购人员的业务素质,加强采购人员采购相关法律法规的培训以及合规培训,使采购人员在工作中可以发挥主观能动性,主观合规。

参考文献

[1]杨波.简析EPC总承包模式[J].四川建材,2007(6):233-235.

[2]谢晓红.谈企业自主招标过程的重点及关键环节[J].厦门科技,2010(3):42-46.

[3]费清芳.“三权分立”采购管理的成功哲学[J].石油石化物资采购,2009(Z1):42-45.

[4]邢娟.论企业合规管理[J].企业经济,2010(4):37-39.

作者:丁芳 李强 单位:中国建材国际工程集团有限公司