军工研究所采购管理浅谈

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摘要：基于军工科研院所的项目特点和当前物料采购管理工作中存在的问题，通过针对各类采购模式优缺点的探究，对军工科研院所采购管理的提升工作从强化人才队伍建设、优化采购管理流程和将物料分级分类采取不同的策略管理三个方面提出一些改进建议。

关键词：军工；研究所；采购管理

一、军工科研院所项目、采购管理情况和存在的问题

（一）军工科研院所项目情况

军工科研院所的科研生产项目主要针对国防工业市场，其特点是专用性强，科技含量高。同时，作为军品，用户对产品的需求不仅有功能性指标和性能性指标的要求，同时对于可靠性、交互性、环境适应性、稳定性等指标同样有很高的要求。因此军品的科研生产是一项高难度的，涉及多学科的系统性工程。随着武器装备采购制度的改革，军方竞争择优的市场意识逐步提升，传统意义上武器装备研制单位按照分工承揽任务的局面被打破[1]，各武器装备的产品研制生产建立起竞争机制，军工科研院所在市场争取上面临着前所未有的竞争与挑战。随着军事装备采购模式的改革，大力推行竞争性装备采购，军工科研院所现在的项目运行模式多为科研与生产并行的模式，部分产品可能会出现研发、设计与生产并行的情况。为保证军品装备的可靠性，设计人员在设计选型过程中对于原材料和元器件的性能和质量等级大多要采取过盈设计的方式，大家把握的尺度不同，又由于各专业和各项目相对独立且技术性较强，难以落实标准化审核机制，导致选型标注化程度低。

（二）军工科研院所采购现状

军工科研院所在进行预研和新的军品型号设计研发时，通常是设计、试验、验证同时进行的过程，根据试验验证的结果随时调整设计。因此，军工科研院所的采购任务具有不确定性和临时性。同时，军品型号的试验通常需要参与在设备现场以及与其他单位共同进行的联试联调，一旦试验过程中发生故障，会产生非常大的政治影响和经济影响，因此牵头责任单位有时候就必须保证能够迅速排查出故障，确保试验的顺利进行。在这类项目中临时采购任务无法预测，且均为急需，因而对采购人员的工作能力和对供应商的快速反应要求非常高。受组织结构和管理模式的影响，军工科研院所采购工作存在采购批量小、品种繁多、周期短、供应商行业跨度大、内部协调不流畅等问题，采购管理水平普遍较低，采购模式比较单一，多数单位采取的是根据项目的需求进行采购的模式。军工科研生产项目时间普遍较为紧张，复杂的审批流程和采购过程影响了采购工作效率，同时由于军工任务对于时效性要求较高，也导致了采购人员无法在价格上获得优惠。采购流程复杂低效，采购成本高，采购到货不及时等问题长期存在，也使采购部门与需求部门的矛盾常态化，部门间协调难度加大，最终导致物资采购工作成为科研生产项目的风险重点。受武器装备产品特点的影响，很多时候设计人员提交给物资采购管理部门的采购申请中，在物料明细中已经明确了厂商和产品型号，物资采购与供应管理部门无法进行更改，甚至会有一些物料或者零部件按照供需双方拟定的技术协议进行生产，导致采购方从商务和供应角度处于被动的位置。

二、采购管理模式探索

（一）基于库存的采购模式

传统的采购模式多数是基于库存的采购模式，在这一模式下补充库存是采购的主要目的，依靠库存储备来应对生产任务。基于库存的采购模式的优势是有充足的库存来应对紧急的科研生产任务，采购工作模式相对简单，并且同类物料可以批量集中采购，形成采购规模效应，以降低采购成本[2]。该模式的缺陷：采购库存一般依据历史采购数据，与新的任务需求会有差距，导致采购标的不准确；对产品更新换代应对不足，如产品更新换代，一些物料不再使用，库存物料便会形成积压，造成经济损失；面对新的市场项目应对不足，对于新开拓市场的项目需求，无相应库存储备，可能造成采购员应对能力不足，采购周期较长，从而影响项目进度。

（二）即时采购模式

即时采购模式是企业为了应对多品种小批量的市场需求，根据项目的科研生产计划，按照科研生产节奏落实物料采购的方式，其目标是使物资采购供应与生产进度要求一致，我们称之为JIT采购法。它的基本思想是，适时地把适当的物料供应到恰当的位置，高效地契合科研生产进度。即时采购模式的优势是不占压库存，减少浪费，可以做到以科研生产目标为中心，提高效率，加快资金流转，实现利润最大化。该模式的缺陷：即时采购模式是一种要严格依靠科研生产需求指导采购的模式，无法做物料采购的长期规划；JIT采购假设生产线是平衡的，但是实际上这只是一种理想假设，如果遇到科研生产其他因素出现时间波动，如设备故障、人员调配不合理等因素，物料采购进度需要与科研生产进度同步做出调整；该模式需要与少量甚至单一供应商建立长期稳定的合作关系，一旦供应商出现问题，可能直接影响科研生产进度。

（三）基于ERP管理的采购模式

这种采购模式基于ERP系统，ERP系统指的是以系统化的管理思想，在信息技术的支撑下，辅助企业进行合理资源调配的管理平台。ERP是由MRP发展而来的，因此其核心就是供应链管理。这种模式以产品的物料清单计算项目所需的物料，结合当前库存量，计算出所需采购的量。ERP采购管理的核心理念是结合科研生产任务进行企业资源的优化计划，因此重点是依据优化的订货量，选择适当的供应商，保持合适的库存，为企业带来效益[3]。基于ERP管理的采购优势：第一，ERP采购系统可以借助信息平台有效地实现资源的优化调配，提高企业的资金流转效率。第二，共享信息，提高效率。所有的采购数据通过信息系统完成数据处理和分析，可以降低采购员的机械工作强度，提升工作效率。第三，加强内部控制，规范流程，通过系统中预先设置好的工作流程和工作要求，强化审批制度，可以随时反馈任意过程和节点的问题，确保完成时效。该模式的缺陷：采购计划是根据订单和销售预测制订的，而销售预测可能存在不准确的情况，而ERP采购中所有工作都以此为起点，缺乏灵活性和准确性，同时ERP采购系统根据需求预测采购物料，很难与企业的生产状态挂钩，因此如受到生产能力限制，可能造成物料库存积压和资金占压。

（四）基于供应链管理的采购模式

供应链管理是在生产供应的链条中，企业间为满足产品供给所开展的管理工作，核心目标是企业间增强合作[4]，形成联盟，通过信息的互通来分担物流压力，进而提高产品生产流通的效率。供应链采购管理是一个比较先进的管理方法，其优势是信息共享，实现共赢。供需双方创建友好合作的关系，市场生产等信息及时传递，共享需求预测数据，保证供应链上下预测与生产一致，以保证供方的响应速度和商品的质量。由于在供应链采购管理中，供应商会获取需求方的生产信息，从而根据需求方的市场情况以及生产进度和变化及时调整自己的生产计划和库存情况，保证供给产品的质量和及时性。该模式的缺陷：第一，企业对于其供应商的依赖程度高，供应商的经营情况、生产能力、产品质量等将直接影响企业的生产经营情况。第二，商业保密性较差。与供应商之间实现各类信息共享，虽然受协议约束，但企业的市场情况、供给策略完全暴露给供应商，存在一定的商业风险。第三，由于与固定供应商签订长期合作协议，一旦市场发生重大变化或产品急需更新换代，而与供应商的协议未到期，供应商仍按照协议供给原物料将导致采购方企业库存的积压浪费。

三、浅谈针对军工科研院所采购管理的建议

（一）强化采购人才队伍建设

加强专业化队伍建设，造就积极主动、有专业能力又能够解决问题的员工队伍，为企业创造价值。一是要筛选符合企业价值观、文化理念和技术要求的采购队伍并重视培养德才兼备的人才。二是重视与员工共建长期信任关系，为长远发展不断积聚人才。三是积极引导员工参与企业管理，增强职业自信，提升员工的工作自主权。从对人员的管理模式角度，可以改进目前项目管理模式，将职能部门的采购人员纳入项目组，让采购人员作为项目组成员在项目策划阶段就参与项目，全程跟进项目的采购工作，将采购职能部门和项目组紧密联系到一起，既能解决采购工作在科研生产项目中介入过晚的问题，也避免了项目组对采购工作过于强势的影响。项目组的采购人员在项目实施过程中实时沟通，既能及时掌握需求，也能同时做好采购预案并进行前期的市场调研工作，既减少了信息不畅通造成的时间浪费，降低采购风险，又减少了部门间的冲突，保障项目及时完成。从对采购人员培养的角度，需要根据自身单位的需要设置规范的、科学的采购人员选拔体系，保障高质量人才的引进，建立完善的选拔机制，设置相关从业资格的认证体系，同时不断对采购人员进行相关培训，不断提高采购人员的综合素质[5]。对采购人员的职业道德进行要求，采购过程中面临的诱惑、利益驱使等对采购人员的道德提出了更高的要求，进而需要不断进行培训，同时做好轮岗交流工作。通过以上措施，不断提高采购人员的综合素养，打造一只专业的采购队伍。注重加强对采购价格合理性的评判，提升采购人员的价格分析能力。引导采购人员提升对采购事项的历史价格、市场价格的分析能力，开展成本构成回归分析，研判价格未来走势，为价格谈判提供坚实基础。

（二）优化采购管理流程

采购管理是供应链管理中一个非常重要的环节，要加强采购管理，应当充分利用信息化平台和手段，由原始的程序化、机械性的采购向供应链一体化采购转变，把采购管理的工作重点从传统的商务管家模式向需求管理、市场和供应商管理等高价值业务转移，充分调动采购人员的积极性、主动性，加强绩效考核系统建设，不断创新采购管理方法，准确把握采购管理发展方向，建立集中、高效、透明的采购管理制度体系[6]。采购管理制度体系以提高采购效率、解决供需矛盾、实现企业利益最大化为立足点，从需求计划提报、采购管理、合同签订、供应商管理、风险防控、员工业务能力提升等方面形成一体化全生命周期闭环管理。以制度体系建设为抓手，结合日常采购业务中的难点、痛点，优化采购业务流程，厘清职责，细化任务措施，加强统筹合作，要找到关系全局的重点问题和关键环节，深化制度体系建设，持续推进采购工作的高质量开展。

（三）对物料分级分类采取不同的策略管理

采购决策一般是根据采购物料的特性决定的。军工研究所采购的物料一般涉及多种品类，根据不同品类物料的特性，企业会采取不同的采购方式和供应商管理方式。因此，物料的分类方式对于采购管理方式具有非常重要的意义。军工科研院所当前的物料分类多数依据质量体系要求，即对产品性能的影响程度分为ABC类，而这样的分类方式对于采购管理来讲并无关键的指导性意义。单纯按照物料价格对采购物料进行分类，而不结合物料市场的供应情况，并不能很好地指导采购工作。因此尝试对物料进行多维度的分类，建议采用物料四象限分类法，既能反映物料在企业的重要性又能反映物料在市场上的可获得性。将物料通过物料的重要性和供应市场的复杂度两个维度分成四类，包括战略性物料、重要物料、一般物料和瓶颈物料[7]。物料的重要性这一维度企业可以根据物料的价值、对于产品性能的影响程度、某时期的采购额、质量重要程度等特性确定；供应市场的复杂度这一维度企业可以根据物料的通用性、互换性、市场流通性、供方数量、供方配合度等特性确定。可根据企业的项目特点和经营情况，将每种指标量化并乘以相应的系数，最终将物料分为四类，如图1中四个象限所描述的。对于战略性物料，由于其对于产品的重要性较高且供应市场的复杂度较大，我们应采取战略合作的采购模式，维护好此类物料的供应链。企业对于这类物料的采购管理首先应当与供应商保持战略合作的关系，双方的合作目标是要达到“双赢”的目的。在具体管理中，由于该类物料本身价值较高，储备库存需占用大量资金，因此必须做好需求预测，控制好库存量。同时，由于其供应市场的复杂度高，可能存在一定的供应风险，应设置适当的安全库存，而其他库存储备可以采取由供应商储备一些半成品或关键零部件等方式，将部分资金占压转移到供应商上。对于重要物料，由于物料的价值和重要性较高但供应市场的复杂度并不大，我们应采取基于ERP管理的采购模式。对于这类物料的供应商管理来说，并不需要消耗过多的时间和精力与供应商建立密切的合作关系，保持正常的供需关系即可[9]，这类物料也能够从一定程度上建立采购优势地位。对于瓶颈物料，由于物料的价值相对不高但供应市场的复杂度很大，我们应采取基于库存的采购模式。对于这类物料的供应商，可以选取适当方式进行扶持，例如，对于资金流转困难的供应商，可加快其回款速度；对于生产存在困难的供应商，帮助其寻找根源问题，协助解决困难等。在采购和库存策略上，应当适当放大安全库存量，适当加大订购量，以库存储备降低采购风险。还应在企业内部强化反馈，将信息传递给技术部门，在设计选型过程中优先考虑替代方案，将备用方案做充分。对于一般物料，由于物料的重要性相对不高且供应市场的复杂度不大，我们应采取即时采购或批量采购的模式。对于这类物料，采购管理的核心在于将管理成本降到最低。此类物料按照传统的采购模式全部找到两到三家供应商，并且逐单进行比质比价，均需按照最复杂情况的管理审批流程进行控制，会产生很高的管理成本，并无法通过这些管理工作为企业获取利益。建议通过一次性比价或招标后与供应商建立协议合作关系，由供应商去保障供应工作，做到随时需要即时采购。在库存管理上，由于该类产品自身价值不高，可根据市场行情和供方阶梯价格等各种因素批量采购储备库存。这类物料应为设计人员制定优选目录，从选型源头减少物料的种类，提高标准化程度，降低管理成本。

作者:王嘉彬 单位:国船舶重工集团公司第七0七研究所