成人教育档案管理存在的问题及对策

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一、成人教育档案管理信息化建设存在的问题

1.管理人员的素质不高

任何高科技的设备都是有人发明的，因此，对于他们的操纵管理就更离不开人的参与。社会的不断发展，也提高了未来对于人才的需求，实行档案信息化管理，需要的是既能够进行档案管理，还可以适当地进行网络技术的维护、应用。但是，目前拥有复合型技术的人才并不多，这对于档案的信息化管理质量的提高造成了阻碍。

2.没有统一的标准和规范

任何一项工作的开展都必须要有一套完善的管理标准，我国现行的成人教育档案信息化管理并没有统一的标准，而且这方面还没有出台比较有约束力的法规政策，无法实现对信息化建设的统一管理。而且，在日常的管理中，各单位使用的软件和标准都参差不齐，缺乏必要的参考性。

二、完善成人教育档案管理信息化建设的有效措施

针对目前我国成人教育档案管理信息化建设存在的问题，可以从一些几个方面进行改进。

1.加强对档案管理人员的培训

档案管理人员的高素质是保证档案管理实现信息化建设的基本要素，档案管理人员在选择进入职业岗位前，就必须充分掌握有关的职业知识，充分了解岗位的需求，各单位应该加强对于应聘人才的考核，既要求掌握专业的知识结构，还应该具有一定的网络维护技术，保证人才的实用性。人才主管部门对于到岗的工作人员，应该进行系统化的培训，使他们对岗位做到更进一步的了解，帮助他们更快的适应到工作中。比如：进行培训时，首先是对于他们整体的知识结构的扩展，帮助档案管理人员与时俱进，掌握多元化的知识，包括：数学、管理学以及信息技术方面的知识；其次，就是针对档案管理的专业知识以及常用的档案管理技术进行培训；最后就是对于档案管理人员加强计算机应用技术的培训，提高他们的信息化管理技术，保证档案管理信息化建设的安全性。同时，档案管理工作人员应该在日常工作中做好对于档案资源的搜集整理工作。另外，档案管理工作人员在日常中也应该根据自己的不足，及时查缺补漏，提高自己的业务能力，做好本职工作。

2.完善现行的法规政策

相应的法规是约束行业和个人的有效措施，也是各行业协调发展的关键。针对目前档案管理信息化建设的混乱性，各主管部门应该根据实际情况，制定一些有效地法规条例，统一对档案信息化建设进行管理。但由于档案管理实现信息化管理，是通过网络技术进行操作、开发，因此在制定相关政策时应该遵循一定的规则。我国是法制性社会，针对各方面都颁布了相应的法律条款。比如：《档案法》第二十条规定：应当立卷归档的材料，由单位的文书或者业务机构收集齐全，并进行整理、立卷，定期移交本单位档案机构或者是档案工作人员集中管理，任何人不得据为己有或者是拒绝归档。因此，根据各法规的规定，各单位应该根据自己的实际情况制定相应的档案信息化管理，提高对于档案的管理效率，完善管理中出现的问题。并根据有关政策规定，统一对档案建立行之有效的信息化管理，提高档案资源的功能性。

3.加强档案信息化管理的安全性

档案资源是我国信息资源的重要组成部分，它对于我国的不断发展具有重要意义，成人教育档案是教学方面进行不断改革的重要参考依据，因此加强档案管理信息化建设的安全性是非常重要的，由于信息化管理需要利用网络才能完成，所以在一定程度上会对档案的安全存在威胁。但是，只要有相应的安全对策，就可以避免此类问题的发生，或者是把安全威胁降到最低。主要可以从五个方面来提高利用网络技术对成人教育档案进行管理。1)主机与客户机安全保障；2)网络安全保障；3)用户信息安全保障；4)应用系统安全保障；5)容灾备份安全保障。档案管理人员应该适时的对电脑软件进行杀毒，屏蔽一些存在隐患的消息，并对于收集整理的档案信息进行安全备份，全方面保证档案资源的安全性。

三、结束语

对于档案资源进行信息化管理是我国今后发展的必然需求，也是顺应时展的产物。通过有效地对网络技术的利用，实现了更多的便捷，也更好地服务了我们的生活。不断地加强档案资源信息化管理需要有关部门的共同协作，只有一步一步的解决问题，才能更好的实现档案管理的信息化。

作者：刘蓓蕾 单位：湖北工业职业技术学院