成人教育档案问题的管理方法

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摘要：随着时代的进步，社会的发展，教育成为当今时代的主题。知识经济的发展、教育宽度和广度的延伸也对高等成人教育档案管理提出了挑战。成人教育管理是提高社会整体文化水平和素质的必要条件，对成人教育档案的管理应提高认识，完善相关制度，加快档案管理的现代化，建立一套完备的管理体制。

关键词：成人教育；档案管理；管理方法

一、成人教育档案管理的特点

成人教育的办学形式多样化，其中包括函授、短期培训、自学考试等形式，形式的多样性以及入学学生的基本信息的复杂性也是管理档案的难度之一[1]。其中学生的年龄无限制，工作关系涉及面广，文化程度的高低也不同，包含小学、初中、高中、中专等，政治面貌也各不相同，成人教育的教学方式多样，流动性也是很大的。一些考生可根据自身的学习情况调整学习时间，学习地点，所在的班级及年级，以及毕业的年限，有个别情况的学生可以中途转换学科，这不仅加大了管理档案的工作量，更使管理档案增加了难度。而学生在毕业后的档案管理也是极其重要的，这不仅是学生在校学习的凭证，更是记载学生学习期间各种表现的记录，以及在教学中的各种档案的记录和存档都是非常重要的，因此，成人教育档案管理是目前当务之急的任务。

二、成人教育档案管理存在的问题

1.对成人教育档案管理缺乏重视，制度不健全

人们对成人教育档案管理的认识还不够高，重视度也不够，档案管理体制还不够完善[2]。由于成人教育档案存在多样性和复杂性，学生的流动性也较大，这为档案管理工作提高了难度，没有规定的制度定期核查档案也是成人教育档案管理存在的主要问题。

2.管理人员缺乏专业素质，机制设置不完善

档案管理方面的人才匮乏，成人教育档案管理者管理意识不够，而处在管理档案层工作人员地位较低，计算机水平及管理水平也不够高，一些管理档案人员没有经过专门的培训和学习，从而不会将档案进行明确的分类和规整，所以这也是成人教育档案管理存在的问题之一。

3.设备陈旧，事半功倍

档案管理方面的设施落后，随着档案数量的增多，档案管理方面的设施不够完善就会导致整个成人教育档案管理处于混乱的状态，这样既不利于查找所需要的档案，也加重了工作人员的负担，事半功倍。

4.管理模式落后，效率低下

档案管理方面手段落后，档案管理应与现代科学信息时代相结合，跟住时代的步伐[3]。而一些成人教育档案还停留在纸质的阶段上，这不仅阻碍了档案更好的管理，而且占地空间及人力需要上无疑增加了支出和工作量，致使档案管理工作效率低。

三、对成人教育档案管理存在的问题提出的几点建议

1.积极宣传、提高管理者的重视度

针对人们对成人教育档案管理的认识不高、重视不够及管理体制不完善的问题，应加强领导层对成人教育档案重视度，阐明成人教育档案管理的重要性和提升办法，制定完善的成人教育档案管理制度，严格要求管理人员按规章制度做事，不仅可以提升教学档案的录入质量，也可以使广大学生的档案规范化，使学生档案按规则、标准有序安放，以保证学生从入学至毕业档案保存完好和有序，使档案管理实现规范和完整，这也是对学校信誉的一种提高，也是对学生的一种负责态度。

2.加强管理者的自身素质，完善机制设置

档案管理人员匮乏也是成人教育档案管理亟待解决的问题[4]，档案管理工作是一项需要耐心和认真的服务性工作，也是要求准确性及业务能力的高难度工作，这就要求我们成人教育档案管理者要具备相应的业务素养，其中包括敬业精神、服务意识、强烈的责任感等，根据档案管理需要选拔一些具有档案管理经验及专业对口的人才，以及一些具有创新精神的有想法的青年，组成一支优秀的档案管理队伍，保证员工工作的长期性。第一，是档案管理者自身的优良品德和职业道德素质，这是考察管理者主要条件之一，档案管理者要有强烈的责任和集体荣誉感以及职业道德。第二，要对成人教育档案管理者进行培训，其培训指的是业务上的提高和完善，通过教育、学术研讨会、会议沟通、岗前培训及专业培训等形式，以吸取专业的管理方法和借鉴成功的案例，取其精华，去其糟粕，扩展档案管理者的档案管理方面的专业知识，提高自己的技术水平，使其得以全方面发展。第三，档案管理者要利用自身的知识和能力不断学习和提高，研究开发新的管理方法和手段，为成人教育档案管理贡献自己的一份力量。有条不紊地使档案管理这项工作走入正规化、标准化。第四，无论是国家、企业或者是个人，都要按照严格的规章制度办事，而成人教育档案管理也需要明确制度和规范，除了要有严格的章程要求档案管理员外，还要有一定的奖惩制度，这样不仅可以激起员工的工作热情，也会促使他们按照规章制度办事。选择优秀的具有专业档案管理能力、丰富的档案管理理论方面的基础知识、吃苦耐劳、团队精神、协作能力等方面的人才，将理论运用到实践中去，做到理论与实践的完美结合，使教学档案管理和存储得到有效的保存和延续，以及学生学籍档案的记录得以完整存放。奖励和表扬对档案管理工作作出突出贡献的人，以及在工作中认真、负责、勤劳，有一定工作业绩的优秀的档案管理者，激起档案管理员的积极性，使成人教育档案管理员工作体制更加完善和档案管理的水平得到实质性的提高。

3.更新换代设备，提高效率

档案管理设施落后，不仅影响员工的办事效率，更影响整个档案管理的进程和发展[5]。当今时代是信息化时代，也是电子化办公的时代，办公自动化不仅可以节省时间和精力，也为管理档案者带来了方便和巨大的便利，采购现代的先进设备，改善管理的环境，营造良好的氛围，为更好地储存成人教育档案中的学生档案备好所需的硬件设施。而在使用良好的设备的同时，档案管理工作人员也要定时为设备进行检修和维护，以免造成工作延误和损失，设备的更新换代是每一名档案管理工作员的职责和义务，也是成人教育学校档案管理部门有效和快速完成档案的各项工作任务必不可少的工具。

4.将成人教育档案管理与当今信息化管理相结合

档案管理应该与现代电子商务信息技术相结合，故而档案信息化的普及就成为当下研究的重要任务。档案信息化管理中档案管理员使用相同的数据库对教学及学籍等方面的信息进行存储及共享，这样不仅便于归档档案，也利于方便查找，节省了时间和精力，将信息技术和档案管理资料融合在一起，为现代化、信息化的电子商务档案信息管理时代的进步和发展奠定了坚实的基础。信息化档案管理已经成为未来的发展趋势和必然方向。在成人教育档案管理中将计算机网络技术与成人教育学校中各项档案相结合，进一步完善档案的完整性和准确性，提高各项服务水平。使成人教育档案以更直观、更形象、更便利、更快速的形式去完善成人教育档案管理的系统，使档案管理部门更加完善和健全，这不仅是对档案的完整性的奠定，更是对成人教育学校的发展和进步起到了重要的引导作用。　成人教育是高等教育的重要组成部分，它为社会人士提供了便利，给予了学习的机会和进修的空间[6]。而在为来自五湖四海的社会人士提供学习机会的同时，也造成了档案管理的困难性，档案管理在学校中是学校发展和历史记录的重要组成部分，这不仅是学校发展的记录，更是每位学生学习的证明和在校期间的表现的凭证。笔者就成人教育档案管理中出现的问题进行了解析，并针对存在的问题提出了解决的办法，成人教育档案管理制度的完善，设备的更新，人才的选拔和培养，以及将档案信息化管理融入到档案管理中，必然会使档案管理更加完善和进步，也为成人教育行业的发展奠定了坚实的基础。

参考文献：

[1]何郁群.成人教育学籍档案规范化管理浅谈[J].档案时空,2015(3).

[2]栗惠芳.成人教育学籍档案管理探讨[J].合肥工业大学学报:社会科学版,2010(10).

[3]魏小寅.高校成人教育档案管理的几点思考[J].绍兴文理学院学报,2006(6).

[4]马荣娟.成人教育教学档案管理工作探析[J].河南科技,2009(11).

[5]王军芬,周春儿.信息化背景下高校成人教育档案管理的思考[J].中国成人教育,2009(7).

[6]赵晖.信息时代高校档案管理应注意的几个问题[J].办公自动化,2008(2).

作者:刘昊瑜 单位:黑河学院