企业存货管理现状及优化探究

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摘要：存货管理现已成为企业重点关注的经营事项。存货质量的优劣直接影响到企业的日常运营。存货管理的复杂和多维，使得企业在实际业务操作中也遇到不少困难。本文旨在通过对存货的分析，为企业的存货管理提供参考。

关键词：存货管理；现状及优化；存货管理

1.企业概况

中国电子科技集团第二十九研究所主要设计开发各类电子信息系统装备，多次荣获国家级荣誉和科技成果奖，构建了合理的研发、生产和管理人才队伍，形成了研发和制造的核心能力。在生产制造过程中，该企业积存了大量的原材料及半成品，种类繁多。本文通过对该企业的存货管理，包括数据及实物管理进行多维度的分析，找到业务上需要优化的环节，分析其成因，运用多种手段提升存货管理的效能。数据分析基于已在库房里的存货，包含外购存货和自制存货，从类别、库龄、有效期、库房分布、通和/专用等维度进行分析。实物管理从库房、库房管理人员及其对物料的收、发、存及盘点等进行分析，旨在通过优化硬件设施及人员能力建设，提高存货实物管理的精度。

2.存货管理现状整体态势

该企业存货种类多，数量大，包括外购存货和自制存货，存放于多个库房内。存货多为电子元器件，更新迭代快，所以企业需要系统地构建存货管控体系，以夯实和提升基础能力为出发点，以制度、流程创新为抓手，以信息化为载体，在满足客户需求的同时降本增效、防范损失风险，提升企业核心运营能力，将存货与收入占比长期保持在健康水平，保障企业高质量持续发展。该企业关注客户需求是否如期高质量得到满足，往往以产品交付完成、客户确认为项目执行的终点，容易忽略项目完整的生命周期，特别是存货管理的维度。项目执行过程中，由于各种变更、投产情况的变化，通常在完成产品交付后仍然会有部分多余存货，包括外购存货和自制存货。如果没有健全的定期项库存清理机制，这些多余存货无法在其他业务环节被利用。库房里的实物越来越多，无法再次利用、销售，对企业的正常运营造成压力，现金流和实物流管理难度加大。因此，对存货的管理必须放在企业管理的重要位置上。

3.存货信息及数据分析

3.1外购存货

3.1.1外购存货库存金额及库龄分析。该企业是电子制造企业，库存金额排名前五的物料占库存金额的72.31%，第一大类占库存金额的30.81%。存货虽然种类繁多，但是占比大的物料比较集中，在一定程度上可以集中管理。但由于电子元器件更新较快，长期持有库存存在减值风险。通过数据分析，外购存货中在库时间超过1年的库存占总库存的40.85%。虽然大部分外购存货是1年以内的，但是剩余在库时间超过1年的存货如果在以后年度不调高其利用率，将成为不良存货资产。不良存货资产的危害主要有以下几点：1）存货资金积压，增加资金成本。由于呆滞存货占用的资金不能参与流动，若处理不及时，将长期占用企业大量的流动资金，降低存货周转速度，增加企业流动资金成本，降低企业获利能力。2）存货贬值。存货本身的理化性质、包装容器等存在一定的持续期限，如果呆滞存货处置不力，长期滞存的存货将发生自然毁损，导致进一步贬值和淘汰。3）占用存储设施。企业由于受资金限制，仓储设施有限。呆滞存货不能被及时处理消化，将挤占仓储资源。4）增加搬运、挑选等管理费用。5）增加生产再利用费用。对于物理性质未发生变化的存货，可以重新利用，但必须进行必要的再次检测或改变原有生产工艺流程，一定程度上增加处置再利用的费用。因此，存货的库龄应作为企业在管理上的考虑要点。3.1.2有效期分析。该企业电子元器件类为主的存货管理，需要重视库龄，由于其有特殊的有效期控制，即使库龄不长，但如果已经超过正常有效期，那此部分存货也会对企业带来损失。存货在正常存放过程中不易发现其超期，更需要关注。通过对该企业整体库存的分析，发现在库存原材料中，超期物料金额接近10%。超1倍存储有效期物料中，A类物料占大部分占比49.43%。这种情况存在的原因主要是：发放时未严格按照先进先出的方式，批次乱发或混发，造成新批次已经发料而老批次的物料还在库的现状。另外，由于该企业采用的是项目库存管理的模式，很多项目在完结后有物料未使用完，但ERP系统内库存仍然被该项目占用，无法被其他项目使用，因此造成老批次的物料被遗留下来，进而造成了存货超过有效期的问题。3.1.3通用专用件和带项目号物料情况分析数据显示，专用物料金额占库存总金额34.60%，带项目库存的金额占总金额的27.55%。从库存利用的角度上来说，专用物料的流通性比通用物料会差很多，而物料被项目限制使用也会降低存货流动性。此类库存物料建议在通专用定义、采购策略、项目采购、器材生命周期等方面进行分析及修正，合理避免项目的无序资源占用。此外，清理无工单需求的项目物料也应列入日常管理工作，及时更新状态，释放资源。

3.2自制存货

该企业自制存货是由企业自行设计并生产的存货。本次分析从库房类型、物料项数和数量维度开展。半成品及成品级的自制件已超过百万件。该企业的项目众多、产品的种类也很多，加上为满足客户需要，长期存在未签订销售合同就预先投产的情况，因此库存规模较大。对客户而言，预投可以极大地缩短交付周期，但对企业而言则带来了存货呆滞的风险，一旦外部需求发生预期之外的变化，就会导致存货积压。另外，科研生产任务投产后，如内外部需求发生变化，未及时传递项目变更信息，就会造成“该停产的不停产，生产出来无法销售”的困境。因此，对于进行项目管理的存货，项目状态变更时信息的传递极为重要。自制存货作为企业的重要资产，变现能力、产品状态和未来可销售性强相关，所以在管理上更应该做到精细化，在产品生命周期的每个阶段均应加强监督，杜绝无效自制存货的产生。

4.存货的实物管理及盘点

该企业物料按照不同的类别进行存放和保管，每年度制定《年度盘点实施方案》实施，通过实施盘点来（1）检查账卡物的一致性；（2）发现物料的异常状态，如超期、霉变、损坏等；（3）发现盘点差异后分析原因并进行账务处理。盘点采用定点全盘的方式，利用系统数据进行正向盘点为主，反向盘点为辅。根据盘点情况分析，该企业存货账务符合性较高，整体盈亏率未超过5‰，属正常范围。但由于仍然存在盘盈亏，因此对原因进行了分析。

4.1盘盈原因分析

4.1.1多系统并行：ERP系统间人工进行物料的账务转移，存在一个系统已下账，另一个系统未上账的情况，产生盘盈；4.1.2系统制单批次与实物发放批次不一致：未严格按照领料单据进行实物发放，造成批次间盘盈（此原因与盘亏并存，非数量差异）；4.1.3系统制单与实物领料不一致：存在较多已制领料单（系统已下账）而实物未领的情况。制单未领情况产生原因主要是领料人领取领料单据未及时到库房领料；4.1.4客观原因：供应商交付的实物数量比合同数量多（包括赠送），产生盘盈。

4.2盘亏原因分析

4.2.1系统制单批次与实物发放批次不一致：未严格按照领料单据批次进行实物发放，造成批次间盘亏（此原因与盘亏并存，非数量差异）；4.2.2系统制单与实物退料不一致：因在制品更改或错领料等原因拟制退库单后，实物未及时退回库房，产生盘亏；4.2.3库管人员操作问题：重复发料或多发料未及时发现并追回；4.2.4日常工作中物料损耗：以电阻、电容等物料为主，由于体积小、盘料包装等原因不利于清点。主要盘亏原因为供应商供货源数量不够、物料分拣齐套损失、配送中转等过程损耗；4.2.5客观原因：供应商包装标识不清或有误，误导库管人员混料发放。另外，存在长时间存储，受环境条件影响物料发生氧化、变形等质量问题。存货的实物管理最重要的就是做到账实相符，其次要保障做库房过程作业的规范性，保障物料存储过程的安全可控。

5.存货管理的优化

根据多维度的数据统计分析，虽然整体存货的管理在多个方面均已建立了相关机制，管理上也有许多亮点，但有部分物料仍然存在成为呆滞库存的风险。此类存货产生的原因较为复杂，总体可以分为内部原因和外部原因。内部原因主要有科研生产任务调整、产品设计变更（技术状态变更频繁）、超量和错误采购、技术更新快带来的外购存货质量稳定性差、仓储管理能力与需求不相匹配等。外部原因主要有客户更改或取消订单、技术更新快带来的外购件质量稳定性差、客户退货造成未执行完销售合同对应的原材料无法消化。因此，为了使企业更好地管理存货，提出以下建议：

5.1对于已无需求的在途物料及时和供应商沟通其生产计划，协商处理，采用取消合同或其他方式，以降低双方损失。

5.2对有呆滞风险的存货进行统计、梳理，对此部分存货的后期利用程度和有效性进一步评价，对金额大、数量大、重要性高的存货提出处置建议。

5.3对于确认无使用需求的项目库存进行合理化释放，可以让新项目利用。总体思路：建立库存定期分析和清理机制，最终形成库存分析报告。从多维度，包括供需、库龄、平台、进口或国产、专通用、项目（全寿命，从预研、研制到投产）、库存结构，找出造成库存周转慢的原因及物料共性，对呆滞存货进行属性划分（ABC），对不同属性提出区别管理和消减思路。建立数据平台，分析的结果可以反映在ERP系统库存的数据平台上承载和定期更新，用于及时跟踪并根据实际情况变化制定消减库存策略。齐套未领的库存增幅较大，是否可以采取推拉结合的方式发料（特别是金额较大的），向生产部门发出预警，促使其调整生产节奏。为避免断货而提前备货存货，在后期的领料消减过程中有异常时，可以作为以后采购下决策的参考。比如对于已经没有使用价值的部分存货，可以实时提取作为存货减值的数据等等。

6结语

存货管理不能一蹴而就，而是需要在实际工作中积累经验，从业务顶层开始，全方位地进行管理。只有这样，才能提高存货的周转率，减少企业的资金占用，为企业高质量的发展奠定坚实的基础。

作者:周冉 钟俊 冯锐 单位:中国电子科技集团公司第二十九研究所