校园一卡通的高校财务管理影响

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摘要：文章基于校园一卡通的主要功能，从会计核算、资金运作、收费管理、财务信息查询和内部控制等方面阐述了校园一卡通对高校财务管理的影响，剖析了信息化环境下校园一卡通发展过程中存在的问题，进而提出了合理确定校园一卡通运行模式，加强会计人员的技能培训，确保一卡通系统的安全和稳定运行，加强资金集中管理等对策建议。

关键词：校园一卡通;财务管理;信息化

随着网络信息技术的不断发展，信息化逐渐成为高校财务管理的发展方向，校园一卡通系统的应用与发展逐渐对高校信息化建设提出新的挑战，校园一卡通系统逐渐成为校园数字化和信息化的主要发展平台。校园一卡通系统经过不断更新与发展，几经变迁成为校园信息化管理的一个重要平台。校园一卡通系统经过不断应用和发展，技术更加成熟，功能更加完善，服务更加人性化，逐渐发展成为基于电子支付、身份识别、校务管理和金融服务为一体的综合服务平台，实现了多功能的整合。校园一卡通系统作为智慧校园的有机组成部分，是校园信息化建设的基础性工程，为高校财务管理信息化建设提供了一个良好的发展契机。因此，正确认识校园一卡通系统对高校财务管理的影响，对提高高校财务管理水平，促进财务管理工作规范化、精细化、科学化具有一定借鉴意义。

一、校园一卡通的主要功能

（一）电子支付功能

校园一卡通广泛应用于食堂就餐、打开水、洗浴等消费结算，图书馆图书借阅、电子阅览室上机费用结算，体育馆等场所的费用结算以及校内购物消费结算。

（二）多证合一的身份证功能

目前校园一卡通项目已经建成基于电子支付、身份识别、校务管理和金融服务为一体的综合服务平台，实现了校园一卡通多项功能的全面整合，使得“一卡在手，走遍校园”的设想得以实现。

（三）资金结算功能

校园一卡通系统的应用实现了结算中心对校内各商户账户资金的统一结算及管理，这样既节约了人力、物力和财力，又有效地规避了“小金库”等现象的发生。

（四）费用的定向发放功能

学生的水费、奖学金及勤工助学学生的工资都可由校园一卡通统一发放。

（五）金融功能

校园一卡通系统实现了与银行金融系统的对接，有助于结算中心实施财务核算的集中管理。

（六）与其他系统互通扩展功能

校园一卡通系统通过预留的扩展接口，可以与收费管理系统、报账系统、教务管理系统、图书管理系统、后勤管理系统等系统进行对接，实现校园一卡通数据与资源的共享。

二、校园一卡通对高校财务管理的影响

（一）会计核算

1.现金充值核算。校园卡持卡人办理现金充值业务，需到校园卡管理中心办理，校园卡管理中心的工作人员根据持卡人的现金充值情况，填写现金交款单，由相关工作人员定期到银行办理交款手续。出纳人员每日对校园卡的充值款进行盘点，会计人员以业务统计报表和操作员业务操作汇总报表为依据，对各人工服务点现金充值的存款单进行核对，核对相符后编制记账凭证，借记“现金”科目，贷记“持卡人存款”科目。2.银行圈存核算。圈存管理系统是校园一卡通的主要子系统之一，其功能是实现持卡人银行账户和持卡人电子钱包之间自动式和自助式的实时圈存转账，在校内圈存机查询银行账户余额，以及挂失、解挂、修改密码等自助业务。校园卡管理中心根据银行转账汇总统计表和银行转账单进行财务核算。每天校园卡管理中心工作人员要对银行圈存转账金额进行核对，如果本地转账对账相符，则借记“银行存款”科目，贷记“持卡人存款”科目。如果出现对账不符，则通过查询对账清单，银行转账流水等信息，进行核对确认，记入“应付及暂存款—应付转账款”科目。以后校园卡管理中心以发放补助的形式进行补转，会计人员以业务统计表为依据，用银行对账清单和补助交易流水进行核对，核对无误后编制记账凭证，借记“应付及暂存款—应付转账款”科目，贷记“持卡人存款”科目。3.商户结算核算。校内的各商户无需通过相关管理部门进行结算，而是结算中心根据校园一卡通综合业务系统的商户清算汇总表，定期与各商户进行结算。刷卡消费时，持卡人一卡通账户中的资金流入校园一卡通系统中各商户账户。会计人员定期根据校园一卡通系统中提供的商户清算汇总表编制相应的记账凭证。借记“持卡人存款”科目，贷记“商户存款”科目，同时将商户应缴的管理费收入记入“收入—商户管理费收入”科目。每月下旬，校园卡管理中心以商户清算汇总表为依据，将资金定期划拨进入商户账户，会计人员经核对无误后，根据结算收据、银行转账回单、校园卡转账明细表以及商户清算汇总表编制记账凭证，借记“商户存款”科目，贷记“银行存款”科目。4.补办校园卡的核算。因为各种原因，学生时有发生遗失校园卡的情况，所以补办校园卡是一卡通工作人员的常态工作之一。校园卡管理中心的工作人员定期对校园卡进行盘点，核对无误后，以业务统计表和操作汇总报表为依据编制记账凭证，借记“持卡人存款”科目，贷记“收入—校园卡工本费收入”科目。5.其他核算工作。校园一卡通的会计人员需每日根据业务统计表、操作员汇总表以及交易流水核对前一日的账务，如果发现账实不符，须立刻查找原因并进行错账更正；月末会计人员对本月所有会计凭证进行重新核对，保证记账凭证的完整性和准确性；每季度对校园一卡通银行账户的利息收入等其他收入进行账务处理等。

（二）资金运作

校园一卡通系统的流入资金是校园一卡通持卡人的校园卡增值类交易之和，主要包括圈存充值金额、现金充值金额以及发放的补助补贴金额。流出资金是校园一卡通持卡人的校园卡减值类交易之和，主要是持卡人刷卡消费的金额。校园一卡通专户的结余资金是系统内流入资金与流出资金的差额。刷卡消费时，持卡人一卡通账户中的资金流入校园一卡通系统中各商户账户，校园卡管理中心以校园一卡通综合业务系统提供的商户清算汇总报表为依据，将资金定期转账给各商户，校园卡管理中心的账务结算存在一定的时间差，因此短期内就形成了大量的沉淀资金，为高校的资金运作提供了一定的条件。

（三）收费管理

目前，一些高校在预算外资金的管理上不规范，私设小金库等现象时有发生。校园一卡通系统的应用，实现了与收费子系统、消费子系统的对接，尽可能地避免了现金支付，校园一卡通的电子支付和结算功能的应用明显减少了校园内的现金流，实现了校内各类收费与消费的统一管理，如学校的餐饮、校内购物、电子阅览室上机消费、洗浴、体育场馆健身等各类消费均可通过校园一卡通来结算，校园一卡通的应用使得原有的现金消费模式发生了根本性的变化，实现了校内无现金消费，同时对学校财务管理的内部控制起到了强有力的作用，使小金库等现象得以有效的规避，促使各类收费向规范化和透明化方向发展。

（四）财务信息查询

基于安全性的要求，校园一卡通系统在身份认证功能的基础上建立了校园网支撑的高校财务信息查询系统。通过与其它子系统的对接，可以实现校园一卡通系统数据的共享，可以实现各类综合信息的查询，例如学生缴费情况、科研经费的使用情况、图书借阅情况、学籍注册情况、教学资源的使用情况以及学会公寓生活设施的管理情况等。此外，通过一卡通系统可以实现学生助学金和奖学金等各种补助发放，并且个人可以网上完成相关业务的查询。

（五）内部控制

高校校园一卡通系统不但给高校传统财务管理模式带来了新的变革，而且对高校内部控制制度提出了新的要求。校园一卡通系统的应用使得实时查询和实时反馈财务信息得以实现，加强了不同部门之间财务信息的沟通与交流，有利于相互监督，大大提高了财务信息的透明度。因此，在网络信息化快速发展的今天，高校财务管理的内部控制模式也要不断改进与完善，针对业务处理过程中的关键控制点，合理划分职责权限，确保不相容职务相互分离。

三、校园一卡通存在的问题

（一）高校一卡通的管理部门不统一

校园一卡通有的是财务部门管理，有的是网教部门管理，有的是后勤部门管理，还有校办部门管理的。因此，需要立足于学校的实际情况，采用合理的管理模式，实现一卡通各管理部门的统一领导，合理划分职责权限，充分发挥各部门的资源优势，从而确保校园一卡通系统的健康有序运行。

（二）圈存机圈存和消费时的资金，有时不能及时到位

由于网络不稳定或者系统设备发生故障，持卡人的银行卡向一卡通账户圈存时有时会发生两种特殊情况：校园一卡通已存入记账而绑定的银行卡没有支付记账，或者是绑定的银行卡已支付入账而校园一卡通没有存入记账。由于系统允许脱机消费，系统设定的平账时间为5天，流水上传时间间隔有时会大于系统平账时间，所以会出现当日消费流水上传不及时，入账时间较晚的情况。

（三）网络安全与系统稳定性的问题

尽管目前的网络技术相对较为成熟，但是由于校园一卡通的使用频率较高，一卡通系统涉及范围之广，资金流量之大，网络接点之多，加之在校园一卡通系统应用的开发建设过程中，受财力、系统设计以及系统维护管理等因素的影响，使得校园一卡通系统的稳定性与安全性受到了极大的挑战。因此，网络的安全性和系统的稳定性是校园一卡通系统正常稳定运行的前提与保障。

（四）圈存资金的使用问题

圈存资金就是校园一卡通持卡人通过圈存机将银行账户的资金圈存到校园一卡通账户中实现校园一卡通的圈存充值，充值完成之后，方可进行消费。校园一卡通的先圈存充值后消费的圈存方式，使得校园一卡通系统形成一笔金额较大的圈存资金。如何合理管理和使用这笔资金，也是十分重要的问题。校内圈存机的使用，实现了银行系统与校园一卡通系统的互联，持卡人银行卡与校园卡关联之后，持卡人就可以在圈存机上完成校园卡的圈存充值操作，充值成功后，方可持校园卡在校园内进行刷卡消费。

四、对策与建议

（一）统一领导，分工合作，提高整体运行效率

现行的校园一卡通运行模式，有的是网络中心领导，有的归属于财务部门，有的由后勤管理等等。不同的部门优势明显，网络中心具有网络技术优势，财务部门专注于对校园一卡通系统的资金进行财务核算与监督，而后勤部门更注重持卡人的消费数据的挖掘。所以他们都无法站在全局的高点上定位，也没办法有效顺畅地和各部门沟通配合，加之他们本部门的工作的复杂性，使得他们对于校园一卡通这样一个大规模的系统性信息工程显得有些力不从心。所以建立一个由校长办公室为主导的校园一卡通管理中心是非常有必要的。校园一卡通管理中心的日常业务由校园卡管理中心人员负责，其他工作可以从财务、网络、后勤等部门调派人员。这种模式一方面有利于明确职责划分，在一定程度上避免部门权力过于集中而导致内部控制缺失；另一方面，能充分发挥各部门的资源优势，提高一卡通系统整体的运行效率。

（二）加强会计人员的技能培训，提升整体业务素质

新形势下随着网络信息技术的发展和数字化校园的建设，会计人员不仅要具有良好的职业道德和专业素质，而且要全面了解并掌握校园一卡通系统的操作流程和系统运维等方面的知识、相关的计算机操作技能以及相关的法律法规。学样应经常性地开展一些培训活动，提供一些外出学习交流的机会，以确保工作人员对一卡通系统的有效操作管理。

（三）优化网络环境，确保校园一卡通系统的安全稳定运行

建立健全校园一卡通系统是非常有必要的，高校应采用有效的硬件与软件技术，加强系统的运行维护，提高系统的稳定性与安全性。同时，针对系统功能选择合适的设备，以保证系统及时有效地运行。高校还应基于自身的财力状况，适当加大对财务杀毒软件的投入力度，防止各类病毒的侵入，规避网络安全风险的发生。与此同时，高校要定期对系统软件和硬件设备进行维护，及时做好数据的备份工作，确保校园一卡通系统安全健康稳定运行。最后，做到严格的制度规范，认真执行服务器专人管理，发现问题及时修复，努力使损失降到最低。

（四）加强沉淀资金的集中管理，提高资金的使用效率

校园一卡通的电子支付与结算功能，改变了校园消费的原有模式，校园一卡通实现了对校内各类服务性收费的资金的预先集中管理，因此，短期内就形成了大量的沉淀资金，如果高校能合理利用这部分沉淀资金，必定促进学校的长远发展，提高高校资金运作的能力和资金的使用效率。这笔资金可供校方用于资金周转，大大节约了筹资成本，从实质上而言强化了高校对资金的调控能力。同时，为加强高校校园一卡通的资金管理，规范会计核算行为，需要结合高校的实际，制定校园一卡通内部控制管理制度以及校园一卡通资金管理办法来加以规范，有效地避免乱收费等小金库现象的发生。总之，随着信息技术的不断发展，校园一卡通技术的应用逐渐成为校园信息化管理的新方向，也为高校财务管理提出了新的要求。因此，作为高校财务工作者应立足于学校的实际情况，适应时代的发展，不断提高财务管理水平。

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作者:王梅