新时期下做好高校档案管理工作

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摘要：互联网正在改变社会各行业的工作，其中就包括高校的档案管理工作，高校档案工作应该随着新时期环境的变化而做出调整。本文立足于当今信息化时代背景，提出新时期高效的档案管理工作面临的机遇与挑战，以及应该做出的调整与改变。

关键词：档案管理；高校；队伍建设；互联网时代；新时期

信息时代的来临带来了人们工作方式的革命性变化，互联网作为一种新兴起的、能够有效提高工作效率的媒介，已经被广泛应用，现代的各种类型的工作，包括管理工作、服务工作都在学习如何将互联网以最高效的形式运用到工作中，其中，高校的档案管理工作是校园管理中的重要部分，内容涉及到校内人事管理、员工激励机制等问题，其工作方式必然会随着技术的改变而发生变化。

一、新时期高校档案管理工作的变化

1.档案管理的工作理念高校的档案管理工作主要是整理、收集、编制、保管学校员工和学生的个人档案，在过去，高校的档案管理工作理念中存在各自为政、重藏轻用等问题。一方面，在传统的认知里，高校的档案管理工作并不需要太大的技术含量，工作难度也比较小，甚至有些高校根本没有一支专门的负责档案管理的专业团队，而在互联网时代，无纸化办公要求信息的录入、收集等工作都要有专门的人员负责，也就是对各高校加强合作提出了更高的要求，因为高校间的互相协调和交流有利于提高高校档案管理的工作效率，所以各高校要加强在档案管理工作方面的合作意识。另一方面，传统的档案管理工作以“保存”为主要工作目的，缺乏足够档案利用率的能力提升，造成档案管理人员工作死板、固定化，工作积极性与服务质量都得不到保证。在互联网时代，应该转变这种工作理念，以创新理念推动高校档案管理工作向科学化、系统化发展。2.档案管理的工作手段我国的档案管理工作，尤其是高校中的档案管理工作，要求有校长和其他领导的签字确认，很多毕业生的档案需要辅导员手写学生校园生活评价，对于高校来说是一个不小的工作量，甚至在一些偏远地区或者农村，档案管理工作完全依靠教师手写，而手写的工作效率是很低的，这样互联网就并未在提升档案管理工作效率中发挥作用。即使是在一些使用了互联网技术录入信息的高校中，档案的签发、鉴定最终还是要依靠人工，互联网并未与档案管理工作有效结合起来，数字化并未在高校内部实现，或者说至少未在高校档案管理工作中实现。

二、新时期高校档案管理工作对策

1.改变传统思维信息化社会要求各行业人员树立灵活多变的思维以应对不断出现的新情况、新问题，竞争的加剧对人们的创新意识也提出了更高的要求，转变传统的服务思维，提高工作积极性，提高开放意识、服务意识、创新意识和发展意识。充分利用微信、官微等公共平台开展档案管理工作，建设一支专业的具备技术知识与操作能力的档案管理队伍，引进先进化管理理念，简化工作程序，认识到档案管理工作的重要性，尤其是要增强档案管理人员的创新意识，可以通过短期培训、组织档案管理人员收听专家讲座等方式推进，最好能使高校的档案管理队伍年轻化，毕竟年轻人比较易于也乐于接受新事物，这样才能使高校的档案管理工作跟上时代脚步，完成自身的发展与救赎。2.组织档案管理人员学习互联网时代对人的媒介素养提出了更高要求，尤其是高校有史以来一直是新学术、新思维的发源地，高校档案管理人员应该具备较强的媒介素养。首先，可以组织档案管理人员学习应用新媒体，如在微博、微信、人人网等平台信息。其次，可以直接录用一批计算机专业人才进行电子档案整理与后期维护工作，这样可以减少员工培训成本，也可以在某种程度上解决高校就业问题。最后，采取适当的激励措施，如对档案保护和现代化管理做出突出贡献的人员、对档案学术研究做出突出贡献的人员、同违反档案法规的不法分子作斗争的人员等给予物质奖励，每周开展自主学习活动，鼓励档案管理人员向本校教授学习，只有管理人员具备真正的数字化档案管理能力，才能有效提高档案管理工作效率。3.实现高校档案信息化从档案的收集工作开始，到档案的使用这一系列环节中，电子化信息化的档案不仅有利于提高档案管理的服务质量，也有利于保障档案的安全，尤其是相对于纸质档案安全性较低的特点，电子档案能够实现永久保存。这就需要教师和学生熟练使用互联网进行个人信息的查询，比如一些学校研发了自己的APP，也就是掌上教务，学生登录自己的账号后可以在任意时间看到自己在校期间所有科目的成绩、绩点和所有个人信息，这样档案的使用与互联网就实现了融合，不仅提高了档案管理的工作效率和服务质量，也保障了学生的信息安全。

三、小结

在互联网时代，各高校应该以积极的态度和饱满的热情对待档案管理工作，不仅需要学校内部的合作与努力，也需要政府的帮助和支持，以创新性思维提高档案管理服务质量，实现电子档案向更高级的、更便利的层次发展，最重要的是需要高校全体档案管理人员共同努力，提高互联网操作能力和增强安全意识，为档案管理事业贡献力量。

参考文献：

[1]姜弘.新时期如何做好高校档案管理工作[J]中国冶金教育,2007(3):72-73

[2]朱冰,胡佳.新时期如何做好高校档案管理工作[J]统计与管理,2015(1):123-124.

作者:韩国晔 单位:集宁师范学院