修史的档案管理及利用

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摘要：修史工作需要档案工作者提供系统、准确的档案利用服务。这就需要档案工作者熟悉馆藏，甄别档案资料，具备多种技能，掌握多方面的档案检索和利用工具，能有效开展档案利用服务。

关键词：修史；档案管理；档案利用

0引言

档案工作的目的在于利用！进入新世纪，在信息技术的引领下，航空工业企事业单位的档案管理工作有了突飞猛进的发展。各种档案、技术资料信息系统的建立，各种通用数据库、专题数据库的打造，极大地推动了企事业单位档案、资料专业现代化建设的发展。也为航空工业档案工作水平的不断提高提供了数据运用、数据挖掘、数据分析和知识服务支撑，同时也使档案利用呈现了多方位、多用途、多方法、多手段的功能，为档案利用服务创造了良好的条件。航空工业利用档案修史工作就具体体现了这一点。中国航空工业认真贯彻执行党的路线方针政策，在20世纪80年代修史的基础上，从2012年开始，开展了新一轮航空工业史的编修工作，逐步推动了中国航空工业总史、系统史、专题史、企事业单位史、型号史和以《老照片》为代表的史料编修工作。这些工作，离不开史料的收集，史料的征集，档案收集、甄别、选用工作。修史工作的开展，也为档案管理和档案利用创造了条件，提升了空间、拓展了利用范围和展现了档案利用工作的成果。

1求真务实，是修史工作的基本要求

修史工作需要档案工作者提供系统、准确的档案利用服务。航空工业修史工作，是一项系统的文化工程。不管是航空工业总史、专业系统史、专题史、型号史还是其他修纂工作，都离不开档案的提供利用。这对档案工作者充分熟悉馆藏、提高检索效率、开展编研工作，都具有很好的促进作用。1.1熟悉馆藏，仍是档案工作者基本素养熟悉馆藏，才能有效地利用馆藏。在修史的过程中，会大量地利用到各门类的档案、企事业单位史，会利用到文书档案中党务档案、政务档案、统计报表、上下行文等等。这些档案中，各类会议纪要、大事记、请示、报告、批复等在修史中，对于理清历史事件脉络、决策程序和内容、改革程序和做法、人与事的基本情况都有清晰的记载。而型号定型档案中，定型报告会把型号立项、研制过程、重大事件时间内容信息，结果和评价都有完整的叙述。而基本建设档案，把配套型号的建设项目立项、建设内容、面积、设备、安装调试和投入使用记录等完整地记录下来。通过梳理，就可得到修史所需的基本素材，加上人员信息和作用、评价，结合科研项目和科技课题信息，就可以把建设项目技术水平提高的途径等情况梳理清楚。同时，结合照片的使用，更能较全面地描绘出整个历史发展的面貌。要达到以上目的，需要档案管理人员具备全面的档案管理知识，对档案门类和档案内容非常熟悉，以达到修史有需求、档案能满足的目标。同时，由于现在档案工作者只负责一个或几个门类的档案，不能全面了解馆藏，文档与科档之间不能充分沟通协调，对有效和全面利用档案也提出了挑战。1.2甄别档案资料，提供准确的档案信息服务，是档案工作者必备的条件数十年甚至近百年的档案资料，门类多、数量大、介质不同，都是历史发展的原始记录。由于年代久远，制成材料不同，其历史性虽不容怀疑，但其准确性仍可商榷。数十年的技术发展，档案材料仍有系统性准确性不佳的问题。用于修史，如果准确性有问题，必对史料的真实性产生影响。档案形成的材料中，有当年手写的、有铅字打印的、有电传打印的、有计算机打印的，由于自动化程度不同、手工的失误，虽当时经过审校，仍有很多错误、错字、笔误等问题，需要档案工作者通过多种方法进行甄别。比如，有的铅印的打字统计报表中，存在单位统计由“万元”，误打为“万美元”的，有把姓名的拼音打错打误的，年代久远了，就会“以讹传讹”。虽然不是很大的谬误，但一旦入史，轻则“贻笑大方”，重则影响修史质量！这就要求档案工作者，具备甄别档案能力，既要熟悉馆藏，也要对历史档案和历史背景有多方面的了解，只有长期积累和不断学习实践，才能逐步具备这些条件。1.3信息技术运用的不平衡，需要档案工作者具备多种技能，有效开展档案利用服务随着信息技术运用水平不断提升，越来越多的企事业单位运用信息交互技术、检索技术、数据库建立及数据挖掘技术和缩微技术提升档案管理水平。但由于各单位应用信息技术水平各不相同，出现了重开发、轻利用，重成果、轻基础，重全文、轻著录的情况。这对档案利用，特别是修史过程中有效检索，带来了不利影响。例如，开发档案信息系统时，比较重视信息提供利用的覆盖面，让多数人在线通过检索目录查找档案，由于著录不全或不系统，一般应用不能及时准确查到档案，可能会由于时间紧迫转而采用别的办法查找利用。但修史不同，修史是建立在有事实依据的基础上进行的梳理、总结、提炼工作。史从事出，必须以原始档案为依据。如果著录不全，查找不到原始档案，是不能做出历史结论的。尤其是照片档案，因为修史过程中需要相关图片，如果历史久远，照片档案著录又不齐全准确，不能判断照片的具体内容、人物和事件，就会给修史带来重要影响。这就要求档案工作者，不但熟练掌握现有信息系统的检索方法，还要具备特别的技能，能根据线索，应用缩微靶标检索、通过文本目录检索、运用出版物内容检索，甚至根据档案中某个线索，提出查找联系人、当事人进行回忆，想尽一切办法满足修史的需要。同时，要求档案部门在系统开发后，加大存量档案信息的电子化工作，确保馆藏档案逐步电子化并著录完整，为利用服务创造条件。

2注重史料挖掘

开展档案编研注重史料挖掘。开展档案编研，是档案工作的一项基础性工作，需要档案工作者提升个人素质和能力，拓展档案利用的层次和水平，进行档案资料汇编、产品简介、编写档案馆指南、基建工程简介、大事记等不同形式的编研工作，是档案利用的重要方法，也是修史的基础条件。2.1重要史料挖掘，要求档案工作者有较高的眼光和能力重要史料的挖掘，需要档案工作者熟悉档案馆藏，同时具备敏锐的思维和较高的眼光，才能在高层次配合修史工作，提升修史工作的水平，为修史和提出历史评价提供坚实的档案基础。我们曾经发现，不论是修企业史还是修型号史，某些档案本身只在某一个方面起到作用，但其档案作用不能完全反映修史服务。如在修史过程中，曾查到中央领导20世纪80年代初视察某航空企业指示：企业也应该实行合同制；工厂职工多，可以实行三班倒，把工人组织起来参加培训，提高技能。虽然对修企业史、型号史不具有直接的作用，但把这段史料用于军工史、改革史则会起到很重要的作用。这就需要档案管理人员具备很高的素质，充分理解修史的意义和提供档案史料参与修史的重要性，通过平时档案编研，为修史提供经过挖掘的、重要的史料。2.2掌握多方面的档案检索和利用工具档案管理从20世纪80年代末，经历了以档案管理达标升级的基础管理和现代化管理的发展历程。由于技术进步，档案管理从分散管理向集中统一管理、由基础管理向现代化管理、由纸介质向多媒体介质管理、由手动检索向电子检索手段、由目录级向全文级检索管理提升。由于档案从历史积淀向知识管理发展，在信息技术飞速发展的今天，如何提供档案资料为企业发展服务、为修史服务，对档案管理人员提出了严峻的挑战。技术进步和管理水平的提高，为档案工作提供了便利的同时，也给档案管理者提出了挑战，特别是对修史这项档案利用服务提出了挑战。一是要求档案管理者为了提供利用这个中心，必须熟悉呈指数级扩大的档案馆藏；二是一个优秀的档案管理者，不但要熟悉馆藏，还要掌握不同时代、不同门类、不同介质的档案，随技术进步掌握相应的检索方法，达到为不同对象服务的目的；三是除了档案管理外，还要了解和掌握资料、图书、报刊等这些媒体信息的主要内容，为修史和其他档案利用服务。这些服务工作，所需的检索工具多，涉及档案检索服务面大、内容庞杂，只有掌握更多的检索工具，才能真正利用好历史档案和当前档案，为修史工作服务。

3结论

修史，只是档案利用的目的之一。随着航空工业第二轮大规模修史的开展和大量的修史成果的呈现，突出了档案管理成果对修史工作的支撑与支持。在修史工作中，也发现了档案管理中存在的短板与问题。需要在后续的档案管理中，不断运用多年来档案管理信息化的成果，解决档案管理提供利用中存在的问题，为后续修史与新的、多方面、多媒体的档案利用提供服务。

作者:万小瑛 单位:航空工业北京长城计量测试技术研究所