数字化在医院人事档案管理中的应用

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摘要：在时代的不断发展下，数字化信息在医院人事档案管理中应用已经成为了一项重要的举措，尤其在医疗卫生事业的不断发展下，在对人事档案进行管理的过程中，适当采用数字化信息能够有效的提升医院的各方面工作水平，将医院人事档案管理变的更加完善，从而提高医院人事档案管理工作的时效性。鉴于此，并提出几点对策，旨在实现医院人事档案管理方式的不断创新。

关键词：数字化信息；医院人事档案管理；应用

0引言

现如今，随着我国科技事业的快速发展与信息化水平的不断提高，信息化技术在国内各个领域都得到了普遍的应用，医疗领域也不例外，数字信息化技术常常被应用在医院的档案及人事管理方面，使医院的人事档案管理变的更加便捷，大大提高了医院档案管理效率，减少了医院在此方面的时间消耗，为我国医疗领域的发展提供了便利条件[1]。本文就医院在对人事档案管理的时候对数字化信息的应用进行详细的分析与探讨，指出当下所存在的问题，并提出一些建议，希望能够为我国医疗领域的发展做出一些贡献。

1现阶段医院人事档案管理的情况

1.1人工操作效率低下。医院内的人事档案内会记录医院内所有工作人员的个人情况，如学历、工作情况、擅长领域、当下职位、个人性格、家庭住址、年龄姓名以及在职期间的各种奖励与处罚等信息，是医院了解院内职工的重要途径[2]。以往在对这些人事档案进行管理的过程中，往往都会采用传统的人工管理方式，医院内所有员工的资料都需要进行手工抄写、记录。这种方式不仅工作效率低，且还存在很大的差错风险，长时间的抄写很容易出现抄写错误的现象，一旦抄写错误，在想进行修改也非常困难，耗时又费力，并且在后期进行查找时还不方便，很难快速的找到医院工作人员的个人档案，需要长时间的翻查，极其符合医院的规范化管理。而数字化信息人事档案管理方式的出现，则有效避免了以上情况的出现，使人事档案的管理变的更加高效，更加规范，为今后的医院发展打下了良好的基础[3-4]。

1.2人事档案管理资料的利用率较低。大多数医院都不重视院内职员的人事档案管理工作，虽然对其进行了严格的保管，但却没有将其充分的利用，另外，纸质的人事档案不仅耗时耗力，还会占用大量的医院空间，使医院在此方面的资金投入量大幅提高。

1.3档案管理信息化水平不高[5]。就目前来看，我国很多医院在对其自身人事档案资料进行管理的过程中，都没有相对完善的基础设施与系统，尤其是院内的临床科室，其基础设施更加落后，信息基础也极不稳定，难以跟随现代化的发展步伐，由此可见，手工人事档案管理方式是限制医院向现代化发展的主要绊脚石。

2数字化信息在医院人事档案管理发展中的应用

2.1提高医院数字化人事档案管理意识。医院应当加强对人事档案管理工作的重视，保持全体员工的思想统一，提升相关管理人员对人事档案管理工作的管理水平与数字化管理意识，打造一个完善的人事档案管理体系，号召全院所有工作人员积极配合档案管理工作，最大程度的发挥数字化信息在医院人事档案管理中的作用[6-7]。

2.2利用数字化信息技术实现人事档案管理。医院再进行人事档案管理的时候，需要加强对数据化信息档案形式的重视程度，使其发挥出最大的作用，从而实现对医院人事档案的规范化管理[8]。

2.3创新医院服务模式。对于医院人事档案的管理工作来说，对档案资料进行充分的利用是其主要目的。医院在对自身人事档案进行管理的时候，需要不断完善档案资料的数据信息，对一些非保密档案实施透明化、公开化、共享化管理[9]。

2.4加强队伍建设，提高业务水平。要想使医院的人事档案得到更加规范的管理，就必须要选择高技术水平的管理人员来对其进行管理，此外，还需要对这些管理人员进行定期的培训与教育，提高他们的责任心，确保其能够掌握最先进、最科学的电脑操控技术，提高医院人事档案的管理质量。

3数字化信息给医院人事档案管理带来的优越性

3.1提高了工作效率。信息化档案能够有效提高录入效率，便于后期的查找与更新，有效防止了传统管理方式的出错现象，大幅提高了医院人事档案管理人员的工作效率。

3.2信息储存更全面。数字化信息档案记录方式不需要占用大量的空间，只需一台计算机设备即可，且储存空间很大，可以储存各个方面的信息。

3.3促进医院考核的公平公正性。纸质档案在查阅的过程中会耗费大量的时间与精力，因此，在医院进行考核查阅工作人员的个人资料时，往往都会一带而过，不会在审阅上投入大量时间，因此很难确保考核的公正性，而信息化档案则能够有效避免这一现象的出现，考核人员可以快速找到被考核者的档案资料，减少了在查找资料时的时间浪费，有充足的时间去查看被考核者的档案资料，从而间接的提升了考核的公正性[10-11]。

3.4信息提取更加快速。以往纸质的人事档案资料在查找的时候非常困难，需要耗费大量的时间才能找到需要的档案，且还存在一定的丢失风险。而数字化信息档案在查找的时候则不需要耗费很多的时间，只需要点击查找就能够显示出需要的档案资料。

4医院人事档案管理中应用数字化信息技术需要注意的安全防范对策

4.1提高档案管理工作人员的安全防范意识。虽然数字化人事档案管理能够使医院更快速、更高效的对人事档案进行管理，不过却存在着一定的安全隐患。现如今，随着国内计算机领域的快速发展，不发黑客与病毒也变的越来越猖獗，给档案的管理带来很大的安全隐患，因此，档案管理人员需要加强安全意识，不断提升自身的计算机技术水平，防止黑客与病毒的侵袭[12]。

4.2建立有效的管理制度。要想使数字化信息档案管理变得更加安全，更加规范，相关部门一定要在严格遵循相关制度，从而保障网络的安全与稳定。可实行数字档案管理的岗位责任制，包干到人，责任明确；并建立完善的用户权限管理体系。

4.3使用安全性技术手段。首先，需要确保基础硬件设施建设的合理性，避免因硬件建设不合理而导致计算机设备出现故障；其次，需要引用现代化先进的加密技术对保密档案进行加密处理，并对加密技术进行不断地维护与升级，确保数字化档案信息的安全性，防止黑客及病毒的非法入侵。

5结论

总而言之，医院要想取得快速的发展，就必须要利用好数字化信息档案管理方式，让其发挥出最大的作用，推动医院向现代化的方向发展，使我国人事档案管理更加高效更加合理。

参考文献

[1]梁华.数字化信息在医院人事档案管理中的应用[J].企业改革与管理,2017,(16):71.

[2]官瑞霞,李冬盎.浅议数字化信息应用在医院人事档案管理中的重要性[J].中国卫生产业,2017,14(19):70-71.

[3]张清云.数字化信息在医院人事档案管理中的应用[J].人力资源管理,2017,(04):276-277.

[4]胡玉娥.浅谈数字化信息在医院人事档案管理中的应用[J].中医药管理杂志,2011,19(07):689-690.

[5]马宏凌.人事档案信息在医院人才管理中的应用[J].兰台世界,2011:89.

[6]雷蕾.数字化信息在医院人事档案管理中的应用研究[J].管理学家,2013,(8):364.

[7]胡玉娥.浅谈数字化信息在医院人事档案管理中的应用[J].中医药管理杂志,2011,(07):91-92.

[8]黄莉.浅谈人事档案信息在医院人力资源管理中的应用分析[J].现代经济信息,2015,(09):160.

[9]王艳丽.试论数字化信息在医院人事档案管理中应用的重要性[J].经济管理:全文版:00166-00166.

[10]赵海龙.试论数字化信息在医院人事档案管理中应用的重要性[J].信息记录材料,2018,(2):238-239.

[11]刘冷杉.数字化信息在医院人事档案管理中应用的重要性分析[J].办公室业务,2018,(03):145.

[12]雷蕾.数字化信息在医院人事档案管理中的应用研究[J].管理学家,2012,(14).

作者：刘振宇 单位：潍坊市中医院