学籍档案管理与开发利用

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摘要：随着我国进入信息时代，“互联网+”的计划逐渐普及，让高职院校的学籍档案管理越发的趋于数字化和信息化。目前，“互联网+”下的学籍档案管理还存在着一系列的问题和漏洞，影响着高职院校学籍管理工作的开展。文章通过对相关文献的分析和研究，对当下“互联网+”下高职院校学籍档案管理和开发利用做出了简要的分析，并提出了几点意见以供参考。

关键词：互联网+；高职院校学籍档案；管理和开发利用

1“互联网+”背景下高职院校学籍档案管理的现状

学生的学籍档案是学生在校期间，所有行为以及成绩、表现的记录，从入学之初一直到毕业，学籍档案中记载着学生的思想品德，学籍变动、奖惩情况、成绩记载等，是高职院校工作中不可或缺的重要组成部分。因为学籍档案的特殊性，它本身就具有法律凭证的作用，所以，学籍档案的完整和安全性对于学生本身、学校乃至社会和学生未来的发展都有非常重要的作用，因此，也成了各高职院校的重点工作内容[1]。

1.1当下高职院校中的学籍档案多为纸质，且档案发展历史不长

随着我国信息科技的不断发展，电子学籍档案对传统的纸质版档案造成了剧烈的冲击。以往的学籍档案占地面积较大，而且因为纸质不利于保存，更不利于资源信息的共享和传输，在当下电子档案的流行下，逐渐面临挑战和危机。电子档案因为其占地面积小，利于信息共享，同时也能够把集成、远程调整和辨别简单化和快捷化，受到了当下各高职院校的欢迎。同时，因为“互联网+”的发展和普及，科技技术能够将学籍档案的数据库、档案的实体、系统的网络和数据以及用户的信息完全地集中在智能的数字信息平台之下，有助于实现数据的挖掘以及整合和利用。

1.2当下高职院校学籍档案信息的收集渠道分散，不利于整体信息的整合

对于当下的高职院校来说，学生的学籍和学历因为升学前所在的学校不同、地区不同，就导致很难进行信息的整合和生成，多数的学籍档案信息生成都是通过当地的教育部门以及相关的部门找寻材料汇总生成的[2]。这样的信息收集方式，就让学籍档案的管理工作非常的繁琐，因为渠道的分散，很有可能会导致学生信息发生疏漏的问题，造成严重的影响。而互联网下的电子学籍管理方式，能够使用广泛的网络节点，将不同渠道的信息汇总到庞大的网络平台之上，并且储存空间极为庞大，在数据的处理上也极为简单和方便，以互联网平台为寄托，能够将所需要的数据轻松采集，并且进行整合和存储，从而达到学籍档案资源收集的便捷化和智能化，极大地提高了高职院校整理学籍档案的工作效率。

1.3学籍档案的开发力度不足

对于学生学籍档案的开发和利用，高职院校依旧处在初级的水平和阶段。因为内外因素的限制，就导致学籍的开发受到了一定的影响。例如，学校对于专门负责学籍档案管理的教师来说，专业的技能和素养不足，没有利用现代科技手段的能力，学籍信息资源匮乏。同时，对于学籍档案的管理，现在也仅仅处在简单的管理和收集的简单业务上，没有对信息进行深加工，更没有达到利用学籍档案信息，帮助学校发展和教学管理的作用。与此同时，因为学籍档案信息存在一定的隐私性，这就导致在进行必要的档案信息查询的时候，因为权限和手续的限制，导致信息查询不利，影响了开发的进度和教学管理的脚步。而“互联网+”的大背景下，能够将信息数据的操作和管理简洁化，工作的流程也化繁为简，提高了管理人员的工作效率，同时更能节省人力和物力的资本，加快信息数据的整合分析，提高信息资源的开发和利用程度，以此推动学籍档案服务的智能化和数字化。

2“互联网+”背景下学籍档案管理开发和利用面临的挑战

因为高职院校的学籍档案中包含着学生所有的信息，与学生未来的利益和发展息息相关，再加上学籍档案本身有着极强的应用价值和参考性，就要求学籍档案要充分发挥其功效，来更好地实现档案信息的社会价值，更好地服务社会。因此，在互联网时代下，努力地开发和利用学籍信息就变得极为迫切，但是，也随之面临着一些挑战和问题。

2.1传统的学籍管理方式和理念根深蒂固

对于学籍档案管理来说，一直以来，档案的管理工作在众人的思想中只是简单地收集信息、收藏档案、管理档案、使用档案，同时进行编辑和统计，一些基础类的服务工作，几乎很少会有人将互联网科技与现代的档案管理工作融合到一起。随着互联网的普及和发展，互联网进入了学籍档案管理工作领域，它工作的开放性、多元性以及信息化的特征都对以往传统的管理模式产生了巨大的冲击，在提高学籍档案管理工作效率的同时，也增加一定的信息量，让传统的管理人员一时间难以适应现在的变化，很难进行快速的转变。

2.2缺乏完善的技术标准和科学的管理手段

要想让学籍档案信息在互联网的背景下得到充分的开发和利用，就必须要有一套合格的软件和硬件的配备，但是，从当前的发展来看，大多数的高职院校对于学籍信息档案的管理没有投入过多的重视，导致资金投入极为有限，与其他同为互联网发展下的教学工作相比力度缺乏。要知道，网络科技的数据统一格式和标准是能够顺利进行档案信息整合和开发的重要前提。不仅是各高职院校没有重视，当下大部分的档案管理部门都没有统一的要求和标准。完善健全档案信息制度的相关体系标准，统一制定格式，以及科学化档案信息的管理方式和工作的流程，规范数据的格式，以及网络使用规则，达到信息化和数字化的运转，是当下需要攻克的首要任务。

3“互联网+”背景下提高高职院校学籍档案开发和利用的措施

3.1提高高职院校学籍过程管理，改善管理方式

互联网时代下，要想让学籍档案管理从传统走向现代，从单一走向复合的道路，就必须要充分利用其服务的职能，提高过程管理，完善管理的流程和手段。（1）作为学籍档案的管理人员，要重视档案的规范化和完整程度，对于高职院校的学籍档案来说，档案的管理人员应该在学生入学之初就要与之进行主动的联系和沟通，让学生意识到自己学籍档案的重要性，认真对待档案信息，保留其真实性。其次，高职院校也要做好为管理人员的培训工作，让管理人员认识到自己工作的重要性以及价值，只有这样，在面对学生学籍档案的时候，管理人员才能从思想上改变对自己工作的态度，不断地加强档案的管理和规范，以防止工作出现问题，为学生以后学籍档案的完整性作出贡献。（2）在学籍档案管理过程中，对于出现的问题和漏洞，管理部门要随时提出与时俱进的解决方案和建议，让档案管理问题能够得到快速的解决，不把问题拖到最后。这就要求档案管理部门的人员在学籍档案存放入库的时候，就要做到严格仔细地检查，对于纸质的学籍资料存放环境有严格的要求，只有适宜的存放环境才能最大限度地保护学籍资料的完好。（3）在进行档案信息资料收集的时候，采用双套收集的方式，不仅要完善纸质资料的存档，同时完善电子化档案的信息，在将档案移交给相关的部门的时候，将纸质版和电子版一起移交，并做好相应的备份，只有这样才能最大限度地保持学籍档案信息的完整性和真实性。同时，要学会对电子学籍档案做权限处理和加密处理，能够保证远程输送档案时，电子信息的安全性。

3.2开发学籍档案，延伸学籍档案的范围

高职院校中的学籍档案不仅具有一定的保存价值，同时也具有一定的社会活动参考价值，对学校以及社会的相应教学活动，起着一定的指导作用。随着社会的不断发展和进步，档案信息也受到了越来越高的重视，它直接影响了当下社会人才的选拔以及社会的发展，这就让学籍档案的利用率逐年提高。对此，高职院校一定要重视学籍档案的管理以及充分的利用，不断将信息加以整合和利用，分析在校学生的情况，为今后的教学工作提供方向。当下高职院校面临的主要问题就包括实现学籍档案管理的科学化以及信息的高效利用。只有不断地优化档案信息的管理，不断地开发和利用，才能起到推动学校管理促进社会发展的作用。

4结语

在当下“互联网+”时代背景下，实现科学化的学籍档案管理，提高学籍信息的有效利用，各个高职院校就需要不断地解放思想，与时俱进地探索合理化和数字化的管理方式，摒弃以往的传统管理方式。在强化自身服务意识的同时，不断地提升自身的专业素养，充分利用互联网平台，做到一体化的管理，让数字信息更加安全化，实现真正的安全共享，只有这样才能不断提高高职院校的管理水平，推动高职院校学籍档案开发和利用新局面的形成。

[参考文献]

[1]马宏正.基于“互联网+”的高职院校学籍档案管理与开发利用[J].江苏科技信息，2017（5）：29-30.

[2]刘康.高职院校档案管理信息化深化实践探讨[J].无线互联科技，2017（5）：109-110.

作者：于敏 单位：江苏农林职业技术学院