档案管理工作的基本路径

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摘要：新媒体时代的到来不仅给人们的日常生活带来巨大变化，对于多个行业的发展也产生了巨大影响。就档案管理领域来说，新媒体时代不仅带来了新技术、新理念，对于工作的方式方法也起到了重大的影响作用。为更好地融入新媒体时代大环境，进一步优化档案管理工作质量，就需要就基本工作路径作有效梳理和优化。本文首先阐述了新媒体时代对档案管理工作产生的影响，进而分析了新媒体时代档案管理服务的困境，最后提出了新媒体档案管理工作创新优化的基本路径以供探讨和参考。

关键词：新媒体时代；档案管理；基本路径；优化

新媒体时代对于档案管理工作产生的影响是方方面面的，档案服务对象的需求和理念发生变化，档案管理工作的方式方法以及理念等也需要同步跟进和提升，才能在新媒体时代环境日新月异的情况下更好地满足服务需求，实现档案管理工作的不断优化。强化档案管理信息化建设，充分利用新媒体的优势，才是档案管理工作未来的出路。

一、新媒体对档案管理工作的影响

（一）提升档案管理工作效率

在新媒体媒介手段尚未融入到档案管理工作当中的相关单位里，由于工作方式仍是传统和陈旧的，服务理念死板僵化，工作手段落后，导致档案管理的效率低下，档案服务的品质迟迟得不到提升。在新媒体技术的帮助下，相应档案管理部门在工作理念和工作方式上均进行了大幅改革，新媒体技术使得档案管理拥有了得力助手，档案管理工作者的日常工作量降低，工作效率更高，出现的差错率也不断降低，相应的档案管理工作质量也就同步提升，档案服务对象的满意度更高。

（二）促进档案的开发与利用

新媒体进入到档案管理领域，档案的开发和利用均能够借助于新媒体技术，通过多种信息渠道实现档案的充分利用，档案的利用率更高，面向的受众更加广泛和多元。尤其对于档案的宣传推广工作而言，传统的仅依靠线下宣传的方式不仅成本消耗较大，获得的反馈效果也不高。通过新媒体技术的帮助，利用互联网、微博、微信公众号和手机媒体等媒介形式进行档案资讯的宣传和推广，传播领域巨大，传播效率更高，目标受众更加具体和全面，获得的实际效果也更加突出。

（三）强化档案资源的安全性

档案管理工作的重要内容之一便是档案的安全性。传统时代档案管理的安全性重要依赖于实体档案封存和储藏，在档案外借过程中则存在档案遗失和损坏的可能，安全性较低。新媒体平台的介入则极大的优化了档案安全管理的环境，安全管理的机制更加健全，管理手段和实际效果也更加优化。在档案存储方面可通过数字化和安全加密的手段使得档案安全性提升，档案存在的遗失、损坏和泄露等问题也能得到有效解决。此外，在档案用户身份信息安全和档案本身安全性上也拥有更大的保障。

二、新媒体时代档案管理服务的困境

（一）档案管理服务主体理念落后

随着新媒体时代的到来，传统的档案管理服务理念和想法就需要不断升级，摒弃传统落后的思想，实现档案管理工作的不断优化。而实际情况是，许多档案管理服务的主体在想法和理念上仍十分落后，对于新媒体与档案管理之间的关联性认识不足，对于两者的密切关系缺乏有效理解，造成实际工作中对于新媒体技术的认知和应用上的巨大缺失。新媒体时代档案管理工作在概念和特点上均有着巨大升级，今后的档案管理工作要明确新媒体技术带来的巨大帮助，但同时也需要认识到传统媒体在新媒体时代存在的巨大现实意义和长远价值。应当珍贵纸质史料的保管以及整理出版纸质文献书籍是档案文化传承的重要一环而不应忽视和抛弃。大量的档案管理人员缺乏长远眼光，只关注眼前的利益得失，对于档案管理的长远发展缺乏认识，造成新媒体技术融入上的巨大障碍。

（二）档案管理服务对象信息不安全

档案管理工作的重要目标之一便是安全性，既要保证档案资料的安全性，还应确保档案管理服务对象信息的安全性。新媒体时代的一大特点便是高度开放和自由的环境，这给档案服务用户提供了巨大便利，如可借助于开放式、共享式的信息环境快速获取目标信息，更好地实现档案的查阅和利用，但同时也潜藏着用户信息泄露和盗取的问题，用户安全性有着巨大的威胁。用户在档案使用中必然会向档案服务主体出示个人隐私信息，一旦被暴露在新媒体开放环境，安全隐患必然存在，“隐私悖论”同时形成。此外，档案解密也成为社会热门话题，解密档案带来的信息安全问题同样巨大，直接关系着个体乃至整体的安全。

（三）社会公众参与其中的意识淡薄

新媒体时代档案管理工作不仅仅关系到档案服务主体单方面，还与社会公众息息相关。而实际情况是，新媒体时代让人们能够更加公平和便捷地获取档案信息资源，自身的诉求得到巨大满足，但在自我付出方面的认识和实际付出则相对较少。传统思维限制了人们的想法，对于档案管理服务的认识仍较落后，档案管理服务意识淡薄，自我只在档案服务中获取，知识单方面静态地接收信息，而不会去和表达信息。尤其对于公共图书馆的档案管理而言，人们往往只会从图书馆中获取所需信息，对于自我参与和服务的认识则相对不足，实际产生的兴趣和行为也相对缺乏。

三、新媒体时代档案管理工作创新优化的基本路径

（一）提升档案管理服务主体的观念

要在新媒体时代更好地落实档案管理工作，实现其在时代变化中的更好创新和优化，就应首先实现档案管理服务主体的观念升级，将新媒体意识融入到日常工作当中。一方面，应当认识到传统媒体在新媒体时代的重要价值，明确传统纸质媒体在信息传播中的现实意义，借助于新媒体实现纸质媒体价值的更好呈现。如借助于新媒体技术对纸质媒体信息进行整合，方便用户查找和借阅，提高纸质媒体的使用效率；另一方面，还应认识到新媒体在档案管理工作中的巨大便利，在硬件方面实现匹配升级，在软件方面不断提升档案管理工作效率的提升。借助于办公系统、微博、微信公众号等新媒体媒介更加高效地完成日常的档案管理服务工作。

（二）强化用户信息安全与个性服务平衡性

新媒体时代信息安全问题是重大问题，关系到档案管理主体以及档案用户双方面。要更好地实现档案管理工作优化，满足用户的多元化和个性化需求，同时也满足用户信息安全和档案资源安全需求，就需要不断强化用户信息安全与个性服务平衡性，落实好安全管理问题。一方面，档案管理部门应当进一步强化档案管理制度，基于相应法律法规实现信息安全制度保障。另一方面，通过信息技术手段实现档案信息的更好保护，强化数字信息的隐私性；此外，还应充分利用现代手段，切实提高档案管理服务主客体的媒介素养。对于“隐私悖论”问题，应在严格遵循相应法律法规的基础上，通过增强主体的媒介素养和客体的媒介素养外，不断提升用户的自我保护意识，保障用户的信息安全。

（三）提高社会公众的参与意识和实践意愿

社会公众的参与是档案管理工作优化的重要保障，为此，档案管理部门应当意识到社会公众服务参与的重要价值，并通过有效手段实现公众参与意识和实践意愿的提高。一方面，应当让有兴趣、有机会参与到档案管理服务中公众获得实践，通过其全程参与和体会，将相应的感想和理念传播出去，通过个体的传播实现档案管理服务公众化的更好宣传。另一方面，应当通过举办相关活动扩大影响力，让社会公众接触并认识到相关理念和实践机会的存在。可通过举办阅读推广和征文比赛、视频文化活动等，让公众参与到档案建设和服务当中，逐步形成档案管理服务参与意识，学习到相关的知识和技巧，助力档案管理工作的更好开展和不断优化。

（四）充分利用新媒体优化档案保存服务

在新媒体时代，为落实档案管理工作，关键还在于对新媒体技术的基本应用，实现档案保存和服务的不断优化。为此，档案管理部门应当积极寻求新媒体时代的管理方法，顺应新媒体的要求，学习并掌握相关及时使得档案管理工作的效率和质量均不断提升，落实好档案管理的基本。首先，可通过互联网平台完善大数据和数字化管理平台，打造良性的档案管理生态圈；其次，可通过新媒体平台打造档案服务媒介，让用户更加便利地使用档案资源。如通过手机APP的开发，借助于微信、微博、QQ、微视频等手段进行档案信息存储、研究，迅速、传播，分享档案相关资讯和信息，形成新的传播空间。

四、结语

新媒体时代档案管理工作创新优化的基本路径是助力档案管理在新媒体环境更好工作的重要课题。对于档案管理部门来说，不断提升档案管理服务主体的观念，进一步强化用户信息安全与个性服务平衡性，同时不断提高社会公众的参与意识和实践意愿，充分利用新媒体优化档案保存服务，才能更好地融入新媒体环境，为档案管理工作的价值提升打造更好的平台。

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作者：张妮妮 单位：宁波市特种设备检验研究院