现代人事档案管理问题及对策

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［摘要］随着我国综合国力以及经济实力的不断提高，社会的快速发展为我国的人事档案提出了新的要求。而人事档案不管是在企业或者是在事业单位中，都是选拔人才的核心依据与主要渠道。但是，随着时代的进步，以往所应用的人事档案管理模式已经很难紧跟时展步伐，一些问题的突出表现，使得我们应该积极开展应对这些问题的探讨、研究并采取解决这些问题的措施。

［关键词］现代人事;档案管理;问题;对策;分析

现代人事档案管理作为人事活动中的不可或缺的一部分，记载了企业中所有员工在不同阶段、不同方面的表现。该管理体系是在以个人为单位组织起来的，同时也是个人工作状况、奖惩状况、学习状况以及思想品质等情况的原始记录。

1现代对人事档案进行管理的作用

现代人事档案管理活动的具体作用可以从事业单位与个人的角度来对其进行讲解。从事业单位的角度出发，人事档案中承载了企业所有员工的私人信息，同时也是事业单位了解每一位员工的业务能力、专业素养以及工作经历的主要渠道。因而，事业单位在选举才能时可以将人事档案作为其中一项关键的参考依据，以帮助该事业单位做到知人善用。可见，现代人事档案在人才开发、选拔、培养以及任用等环节中都具有不容忽视的积极作用。从个人的角度出发，人事档案集可靠性与真实性于一体，具有的法律效力同其他资料相比也处于较高的水平。员工在办理就业、考试、离职、保险或者是出国等手续时，都离不开档案资料。

2现代人事档案管理中存在的问题

2.1现代人事档案内容质量有待完善

从事业单位对人事档案进行管理的角度出发，会发现在很多事业单位中都对工作人员的表现做出了客观评价。但是，根据有关的研究与调查发现在现代人事档案的管理工作中普遍存在的一个问题是档案的内容质量较低，该问题主要体现在这两个方面:其一，事业单位在对员工的档案资料进行管理时，对于其中规模较大的事业单位，该管理工作的任务量相对而言也是比较大的、员工人数较多，这些因素的影响就使得人事档案中对员工的评价基本呈现一样的内容。如果事业单位中有违法乱纪，或者是出现错误的员工，该单位往往也会将该内容记录在对应员工的档案中，这就难以全方位、多角度地反映员工在各方面的真实表现;其二，在对员工档案资料进行记录与管理时，很多的事业单位往往会忽视对员工档案资料进行修改的权利，同时也没有关注对员工突出表现内容的评价或者是其他方面的评价。这就难以为其他事业单位提供可靠的资料参考。

2.2现代人事档案管理工作中的科技含量不高

在数字化、信息化、智能化发展的时代，信息化在各行各业中的重要性在不断地增加，在现代人事的档案管理工作中同样也是如此。在电子信息技术普遍应用的今天，如果将该技术应用到人事档案管理工作中，必将会为企业节省大量的人力、物力以及时间，但是，值得的关注的是在某些事业单位中，对于现代人事档案的管理依旧没有实现信息化建设。例如，在某些事业单位虽然装配了一部分信息化设备，不过在对于设备的控制与操作方面，由于作业人员的专业技术在实际操作中通常会受到限制。［1］该问题的存在就使得先进的管理设备在档案管理工作中的作用不能充分发挥出来，从而大幅降低现代人事档案管理中的科技含量。

2.3现代人事档案管理中存在工作不规范的问题

对员工档案进行有序管理的过程离不开企业硬件设备的支持，从现阶段各大企业的实际情况来看，事业单位中的硬件设备依旧有待完善与升级，员工的档案资料管理室也存在亟须健全的问题，或者是事业单位根本就没有建立员工档案资料管理室。而档案管理室急需健全的表现又有室内环境较差、空间较窄，或者是室内严重潮湿、室内没有配置防火防盗设备等。在这样的背景下，员工档案资料的完整性、安全性以及实用性都将会受到来自多方面的威胁。如果档案管理室中发生了虫蛀、霉变或者是火灾等情况，室内的档案资料很可能会受到或大或小的损害与残缺。

3现代人事档案管理的完善措施

在现代对人事档案进行管理不论是在员工还是事业单位都有不容忽视的积极作用，但是，在对现代人事档案进行管理时依旧存在一些或大或小的问题，以致现代人事档案管理在个人与事业单位中的作用难以充分发挥出来。［2］故针对档案管理中存在的问题，提出以下几点完善措施，以供参考。

3.1将责任追究制度全面落实

为不断完善现代人事档案管理措施，应该将责任追究制度全面落实，而想要规范现代人事档案管理工作，首先应该将该制度的全面落实作为重点。将现代人事档案管理的具体责任全面落实到每一个部门与员工，以使得管理人员可以高度重视对于现代人事档案的管理。例如，管理者可以将档案进行分类管理，这样一来就可以避免档案出现混乱、不易查找的问题，但是需要注意的是，在进行分类管理的过程中，应该对管理人员实施责任追究机制，通过该机制来规范管理人员的行为。同时，也应该设立专门的档案管理室，以企业中档案资料的数量设置档案管理室合理的规模大小与环境条件，防火装置与防盗设备，在档案资料保存完整的前提下保证档案资料的安全与完整。

3.2加强现代人事档案管理的信息化建设

在时代不断进步、社会快速发展的今天，对人事档案数据信息的需求也随之增加。现阶段我国人事档案的数据信息数量呈现的是不断增长趋势，急需相关人士与企业建立以电子档案为主的信息化管理系统。［3］详细一点来讲也就是，在事业单位中应该全面实施人事档案在计算机辅助下的管理机制，以利用先进技术与先进设备将汇总好的档案管理数据信息输入计算机中并将其存储其中。在事业单位需要时可以在此利用计算机将所需资料通过视频或图片的形式将其展示出来，以达到高于纸质档案查找与应用的效果。同时也可以实现数据档案与纸质档案并存的目标。除此之外，为促进现代人事档案管理的创新，档案管理者应该将计算机等网络技术在管理工作中的作用充分发挥出来，将不在保密范围之内的数据信息实现全行业内的资源共享，以为本单位与社会提供更加优质的人才档案管理信息。只有这样才可以利用有限的资源提高现代人事档案管理的工作效率，更加可以推动该管理工作的顺利发展与创新。

3.3加强事业单位对现代人事档案管理队伍的建设

从单位的管理角度出发，对人事档案进行管理既是该单位的职责所在，同时也可以带来想象不到的经济效益与社会效益，因为，在双重因素的作用下就使得事业单位应该加强对于现代人事档案管理队伍的建设，以提高相关工作人员的专业技能与综合素质。为使得人们可以深刻认识到人事档案管理在用人单位中的重要性，单位应该选用责任心较强、专业素养较好、职业道德水平较高的人员来负责人事档案管理工作。同时，单位也可以通过定期举行一些教育培训活动，在活动中通过典型案例来敲响工作人员的警钟，也可以将考核机制同培训活动一同实施，通过考核机制来促进相关人员不断地学习先进的人事档案管理技术，以进一步提高管理人员的专业素养与技能。

4结论

总而言之，由于受到现代人事档案中信息来源和人力资源开发的关键依据，使得相关事业单位在开展现阶段的人事档案管理工作时，应该针对管理过程中存在的大量问题进行讨论，进而制定极具针对性的解决方案与措施，通过不断地加强本单位对现代人事档案管理的重视，将人事档案在事业单位中的作用最大化地发挥出来，以推动该单位的健康、稳步发展。

参考文献:

［1］赵洋.论现代人事档案管理存在的问题与策略［J］．清远职业技术学院学报，2017(3):69－71.

［2］徐淑美.干部人事档案管理存在的问题和对策［J］．吉林省教育学院学报，2017(8):184－186.

［3］代俊红.试析人事档案管理工作的问题和改进方法［J］．才智，2018(12):

作者：魏文婷 单位：国家新闻出版广电总局五五四台