信息技术在档案管理中的运用

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【摘要】检验单位档案价值主要是看单位档案的利用程度，档案利用是档案管理的出发点和归宿。伴随时展，大数据信息技术、云计算技术以及互联网技术出现在人们视野当中，改变着档案利用方式，档案管理和利用过程中出现了一些新的问题。档案管理与科技的融合为档案事业的发展带来了契机，拓宽了档案利用的空间和维度。在这种时代背景下，如何适应时代特征，推动档案管理创新显得尤为迫切，许多档案主体部门致力于利用大数据技术来提升档案管理效能，实现档案管理与科技的高度融合。

【关键词】大数据；系统性；规模化；档案管理

1大数据与档案管理

随着单位的发展速度加快，单位中产生的信息资源逐步增加，与此相对应的是档案数量的增加以及档案种类的增加[1]。现阶段，档案种类愈发的多样化，既有人们较为熟悉的电子档案和纸质档案，也有图像档案、声像档案和音像档案。档案数量的增多以及档案种类的多样化趋势，使得档案管理形势愈发的严峻。这就需要利用一种工具来实现档案的集中化、规模化和高效化管理，提高管理效能。大数据技术作为一种数据分析技术、数据处理技术和数据储存技术，能够处理海量的档案信息资源，应对复杂的档案管理形势。正是基于此，许多单位都开始引入大数据技术对档案进行管理，依赖这一技术来搭建档案管理系统，为档案使用者听过更为便利、快捷和精准的查档服务。大数据技术主要包含三个层面，即数据分析技术、数据处理技术和数据储存技术。上述三种技术都属于大数据信息技术的范畴，都能够利用到档案管理领域，具体而言，第一，数据分析技术。数据分析技术主要是帮助档案管理人员整合信息资源，对信息资源进行集中化管理，减少档案管理的各项成本。第二，数据处理技术。数据处理技术主要是帮助档案管理人员统一档案格式，为档案的集中化管理奠定基础。例如，纸质档案需要利用扫描技术来进行数据转化，纸质档案只有转化成电子文件格式之后才能与电子档案进行统一管理。又如，储存在CD、U盘以及其他储存终端的图像档案和声像档案也需要转化成一定的格式之后，才能对其进行档案管理与利用。第三，数据储存技术。在大数据技术出现之前，档案数量的增多意味着单位需要购置容量更大的硬盘来对档案进行管理，档案领域的财政开支随之增加。在大数据技术出现之后，工作人员对档案进行压缩处理之后，能够将档案统一上传到云储存终端，极大节约了档案管理空间。

2档案管理领域运用大数据技术应坚持的原则

2.1实事求是原则

近几年来，大数据技术发展速度迅猛，大数据技术与互联网技术、人工智能技术和其他信息技术的融合趋势加强，大数据技术在信息处理上的能力也有了显著的提升[2]。因此，档案管理人员要用动态的眼光看待档案管理工作，根据单位档案工作实际选择合适的信息技术。单位要保障人力、物力和财力的开支能够跟上档案实际工作需求。例如，在人力资源管理上，单位要培养档案管理人员的大数据技术、互联网技术的运用能力，提高档案管理人员操作软硬件设备的能力。在财力开支上，单位要保障信息化设施的购置经费，购置先进的计算机和其他信息设备。

2.2系统性原则

运用大数据信息技术进行档案管理本就是一项复杂性的系统工程，单位只有站在系统、整体和宏观的角度去审视档案管理工作，才能真正提高档案服务能力。因此，单位要从绩效考核、岗位安排、工作流程、培训管理等各个方面予以加强，分析档案管理各个要素与要素之间的联系，构建宏观的档案管理体系。除此之外，档案管理部门也要协调好与其他部门的关系，做好信息资源汇总归类工作的同时，也要提高档案服务质量。

3提升档案管理效能的对策

3.1推动信息化共享平台建设

档案资源本质上就是信息的集合体，这就决定了档案资源具有可共享性。社会上各个单位性质的不同，决定了单位承担的社会职能有所不同。但是总体而言，职能类似的单位之间在工作上都会具有较为频繁的联系，例如卫生和计划生育主管部门和市直各个医疗单位之间的关系等。

3.2推进数字档案建设

纸质档案管理耗费资源较重，不利于节省单位各项开支。因此，单位要有区分的对纸质档案进行数字化录入，推进数字档案建设。数字档案建设能够突破档案利用限制，实现资源利用的规模化[3]。一方面，除去一些具有历史价值和收藏价值的档案之外，应当将纸质档案转化为相应的电子档案，实现档案在计算机上的统一管理，减轻工作人员负担，实现单位档案一体化管理和一体化利用。同时，档案被数字化之后，单位其他工作部门在检索和借阅档案时也会较为便利，只需要在档案管理系统上进行相应的操作，就能实现档案检索和档案查询。另一方面，数字档案还能够与其他新型技术手段相联系。例如，可以通过开发微信公众号的形式，将公众号与档案管理系统相连，拓宽档案服务范围，实现公众号查询档案服务，提高档案信息化水平。

4结语

二十一世纪以来，全球性产业革命持续升级，各行各业的生产方式都发生了变化，我国也提出了创新强国的发展战略。在档案创新领域，互联网+以及大数据信息技术是较为火热的研究课题，许多档案主体部门开始探索利用这些信息技术来创造更多的社会效益和经济效益。在信息社会，档案信息化水平决定了档案利用程度，档案管理人员紧跟时代步伐，牢牢抓住大数据技术这一有力抓手，能够平衡档案管理质量与效率的关系。大数据技术在档案管理领域仍然处于一个不成熟阶段，内部需要要素还有待探讨，因此，文中难免存在些许疏漏，需要在今后的研究中加以完善。

【参考文献】

[1]王诗尧.大数据时代档案信息化管理[J].世界最新医学信息文摘，2018，18(83):194.

[2]王福辰.大数据时代背景下的档案利用服务探究[J].办公室业务，2018(18):119.

[3]张卓.基于大数据视角的档案管理研究[J].办公室业务，2018(17):68+83.

作者：许扬 单位：荆州市妇幼保健院