文书档案管理及其信息化应用

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摘要：文书档案管理是档案管理中的重要部分，各机关事业单位文书档案管理记载了各项管理活动的信息，有文字信息、图片信息等。随着信息化技术的快速发展与广泛应用，文书档案管理引入信息化技术，使得文书档案整理更加方便快捷，文书档案信息化管理，能够有效提高档案管理效率，本文对大数据环境下文书档案管理信息化应用进行了探讨，为文书档案信息化管理提供参考。

关键词：大数据；文书档案管理

一、大数据下文书档案管理的含义

随着互联网上各类数据量的急剧增长，大数据技术得到发展推广，大数据是由数据体量巨大，难以被用户及时获取加工处理的数据，目前的主要软件工具在允许时间内达到查询检索非常困难。大数据技术能够对有价值的数据资源进行专业化处理，实现数据资源价值的增值。大数据环境带来的信息风暴变革人们的生活习惯，同时文书档案的数据量也急剧快速增长。文书档案是整体单位生产经营管理中形成具有保存价值的原始文书记录信息，包括文字、图片、影像、多媒体等各种形式载体。文书档案信息化是用现代信息技术，进行档案的收集、管理、开发利用。进一步提高其利用价值，大数据环境下利用计算机技术为单位提供更为准确的服务，延长文书档案的使用寿命[1]。文书档案信息化管理主要包括数字化管理、网络化管理与安全化管理。传统意义上的文书档案以纸质载体为主，档案管理人员劳动强度大，工作任务繁重，档案收集整理需占用大量的存储库房。大数据环境下数字化档案可节省大量人力物力空间，同时数据更精确，查询更方便。文书档案信息化管理进行数字化处理，是由纸质档案转变为数字化电子档案，文书档案数字化建设是单位档案信息化建设的重要内容。经数字化建设形成的企业文书档案需要利用计算机网络技术进行联网，才能实现不同类型，不同网络范围内的用户对档案资源的共享使用。企业文书档案网络化管理是实现档案资源共享的重要技术手段。企业文书当纳网络化利用包括网络分类，网络组卷，网络检索，网络隔离，网络下载等多种功能。企业文书档案的安全保障问题是网络化的突出问题，大数据环境的安全问题突出，需要在实际工作中不断改进技术，加强保密措施，首先要防止由于工作人员操作失误及网络故障，网络黑客攻击等因素造成企业文书档案损毁。其次，对涉及保密的企业文书档案需采取相应的保密管理措施。企业文书档案进行公开分级管理非常必要。

二、文书档案信息化建设的意义

首先，文书档案信息化管理有利于提高单位的文书档案管理水平，如何利用信息技术提高文书档案管理工作效率，是各单位档案管理工作者面临的问题，建设单位文书档案信息化管理体系，有利于提高文书档案管理水平。其次，文书档案信息化管理有利于实现档案数字化管理，现代信息技术拥有强大的数据计算、数字资源存储、不同语言文字自动翻译等功能。为实现文书档案数字化管理提供了可靠保障。文书档案通过数字化技术处理，变得更加规范高效，为信息化建设提供了基础。再次，文书档案信息化管理有利于文书档案管理工作适应时展需求。现代化计算机技术，信息技术等科技水平迅速进步，只有实现文书档案信息化管理，才能为生产管理工作的健康发展，提供档案资源保障，适应时代的发展与科技进步的需要。最后，文书档案信息化管理有利于单位文书档案的利用共享。文书档案配合单位档案管理信息化系统，能充分地满足为各类单位用户、不同层次群体间的用户提供文书档案的检索、存储等多种需求服务。用户可通过网络系统进行有效的利用，使文书档案在各种网络范围与地域范围内实现资源共享。

三、企业文书档案信息化管理中的问题

随着档案管理工作信息化建设加快，企业档案管理工作方法发生很大变化。但运用不够灵活，主要表现为文书档案保存在档案资料室中，以纸质载体保存限制档案资料的查阅。影响了文化档案管理工作的信息化进程。企业文书档案管理包含很多具有参考价值的文件，具有一定的复杂性，档案管理在收集归档中，涉及到相关科室人员较多，收集的文件不够集中，增加了管理人员的操作难度。文书档案原始凭证是反映行政事务管理活动的历史记录，要保持文书档案的完整性，最好采用原始的纸质化形式。目前采用纸质档案保存形式主要由于其不易被修改。以往的档案工作受到思想的束缚，导致企业使用文书档案管理措施落后，档案的收集，归档工作以人工形式进行。文书档案使用时效不高，管理手续复杂，文书档案纸质保形式容易受损。传统的文书档案管理模式仍是文书档案管理的主要模式，档案管理人员按顺序登记文件信息，传统的管理模式文书档案存储量巨大，增加了人工管理成本，由于没有构建文书当综合管理信息系统，导致信息查询困难。落后的管理方式直接降低对文书档案的利用。目前传统的文书档案管理理念依然存在，企业文书档案管理工作习惯重藏轻用的思维方式，导致档案管理人员忽视了档案的体现价值。很多导致信息受阻的问题，如查询浪费时间，登记程序复杂等。异地调取文书档案资料不方便，很难实现空间转移文书档案。

四、大数据下文书档案信息化建设

文书档案建设主要任务是具备快速的数据处理能力，最终实现为用户服务的目的。拥有各类具有价值的文书档案，是文书档案信息化建设的重要目标，信息化文书档案增加了数字化文书档案，如单位产品的宣传课件、音频视频、产品数据库等。对文书档案加工处理内容，包括检索的全面性与可选择性，确定文书档案的类型，时限等。文书档案分类归档，包括单位内部、对外联系，文书档案资料可分为会议、历史等档案。文书档案数据库，包括各种文件、劳资的文书档案数据库。文书档案网络链接，包括区域范围的网络链接，如城域网、互联网、专用网的网络链接等[2]。档案资源的最终目的是为用户提供利用，文书档案在单位的生产、管理方面具有重要的参考价值，是为用户提供各种档案资源服务的基础。可利用信息化档案为用户开展多种服务，如可利用电子邮件、网络短信等现代化信息技术手段，为用户提供文书档案查询服务。利用网络硬盘等现代化技术手段，为用户开展文书档案远程传送服务。利用地域范围的网络，文书档案资源，为用户开展某种产品的档案信息追踪服务。大数据下企业文书档案信息化管理工作难度更大，对从业人员提出了更高的要求。企业电子文件归档处于比较淡漠的状态，日常管理工作中电子文件管理会为档案管理工作带来很多问题，要求当纳管理人员具备一定的素质。实现传统纸质档案向电子档案转变，要不断创新探索，加快掌握运用电子档案的方法，努力改变传统档案管理模式，适应大数据时代信息化管理的需求。档案管理人员要主动了解企业对档案的需求，多样化的档案管理内容，要求档案管理人员必须主动了解档案使用者的需求，更好的满足对档案不同使用者的要求。

五、结语

大数据时代要求文书档案管理必须加强数字化管理，文书档案信息化管理有利于提升档案管理工作效率，为单位生产经营管理决策提供科学的参考信息。必须大力推进单位的文书档案管理信息化建设，提供有力的技术设备支撑，促进单位生产管理体系的高效运作。

【参考文献】

[1]董雪艳.大数据环境下医院文书档案的信息化管理与应用[J].现代国企研究,2018(06):72.

[2]林建文.大数据环境下医院文书档案的信息化管理与应用[J].黑龙江科学,2017,8(16):126-127

作者:李媛 单位：济宁医学院附属医院