中学档案管理工作问题研究

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摘要：中学档案内容涵盖有教学、党政管理等各种载体形式的档案材料，是一个学校的工作印记，是学校的历史记录，是学校应该十分重视的一个环节。[1]在学校管理中，仍然存在着中学档案方面的问题，为此，本文旨在梳理管理工作中出现的问题，并且根据问题提出工作效率的改进和提升方式。

关键词：中学档案；档案管理；问题；解决措施

一、中学档案管理工作存在的问题

目前在学校档案管理中，主要面临以下问题：

1.电子档案的存在和出现越来越普及，电子档案的使用及安全运营急需解决。由于现代信息技术不断发展，档案更多的以电子而非纸质的形式存在。[3]那么，如何存储诸多的电子档案并且分类整理，如何维护网络的安全来保存这些档案成为需要解决的问题。2.档案管理的制度不完善，档案有遗失的现象。部分学校的档案室管理没有明确的规章制度，对于档案的借阅和归还问题处理不当会造成部分档案的遗失，且部分档案室没有专门的地方进行保管，档案架没有分门别类进行整理。3.缺少专业的档案人员进行梳理，管理效率较差。部分学校是老师一职多务，由教学任务较少的教师承担，档案整理及技巧缺乏，专业知识和问题处理能力有限。

二、中学档案管理工作效率的提升方式

1.建立电子档案库。在众多的数据中，依托现今便利的档案管理软件，可以建立可靠的海量电子档案库，该电子档案库要求能和纸质档案关联并且同步。[4]同时，档案办公人员应该建立完善的电子化流程，支持档案借阅、等，提供多种途径，在线档案检索，以便于更加便捷地查阅各种档案信息。同时，档案馆的专员应当建立电子档案的关联，方便各种信息的获取，以便对这种办公事务进行综合性的评估和诊断，同时也能够更加便捷地提供各种统计报表，方便对档案管理的评估管理。当然，电子档案的存在有利也有弊，电子档案相比较传统纸质版档案来讲，虽然信息量大、录入更加便捷，但是也具有一定的风险性，比如网络故障、电脑病毒导致的数据丢失等问题的发生，中学档案管理的工作人员要不断更新自己的电脑知识，从而灵活应对这些档案管理中的问题。2.完善中学档案管理制度。学校不仅仅要配置专门的档案管理室便于各种档案干燥耐久的存放，同时对于档案管理也需要不断地完善。档案管理部门也是学校的一个重要部门，也应该具备完善的规章制度，应当有一个详细的档案管理流程。具体到不同档案的分类、人员制度的管理、档案的外借情况、档案的整理和保存制度等等。比如说要做好档案人员构成情况的统计，派专员按时按岗出勤档案管理工作；要及时、准确地登记档案的移交和接收，使得档案的出入有详细的表格记录，这样可以大幅度减少档案缺失的现象；还有档案不准外借的制度，如果的确因为工作需要将档案带出档案室，需要明确借阅人信息、借阅的目的和归还的日期。3.掌握必要的档案管理技能和知识。不能够只是让教学任务较轻的教师负责学校的档案管理工作，学校档案室应该聘请专业的管理人员对档案进行详细的梳理，有专人负责档案统计工作,按要求填报档案统计报表,并做到迅速、真实、准确无误。相关专业的管理人员对于档案的标注、分类、标记、装订等具有专业的技能，学校要不定期开展档案管理相关培训，以期更大程度提高档案管理人员的档案管理技能。

三、结束语

中学的档案管理在学校事务中起着举足轻重的作用，针对中学档案管理中的问题。本文列举出中学档案管理中电子档案的出现，电子档案的使用及安全运营急需解决；档案管理的制度不完善，档案有遗失的现象；缺少专业的档案人员进行梳理、管理效率较差这三个主要问题，并且结合最新的管理理念针对上述问题提出解决对策，以期对中学档案管理工作效率的提高提出一定的参考和借鉴建议。

参考文献：

[1]黄莉莉.中学档案管理工作问题与工作效率提升方式研究[J].才智，2018(19):207.

[2]程蕾.试析中学档案管理工作问题与工作效率提升方式[J].办公室业务，2018(11):122.

[3]曾小亮.中学档案管理工作问题与工作效率提升方式[J].文学教育(下)，2018(03):82-83.

[4]黄红.中学档案管理工作问题与工作效率提升方式研究[J].课程教育研究，2017(12):213-214.

作者：秦晓玲 单位：重庆市酉阳第二中学校