企业档案管理的问题与思考

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摘要：档案管理对于企业发展具有重要的意义。但长期以来，国内许多企业对于档案管理却缺乏应有的重视，在档案管理中暴露出许多问题，对企业长期健康发展造成了负面影响。本文将结合作者所在的地勘企业，讨论当前企业档案管理工作存在的问题，并思考、研究如何解决好这些问题，希望本文对于广大企业加强档案管理有所裨益。

1企业档案管理工作的意义

企业档案是企业在其整个生命周期中，在其全部活动中形成的全部档案的总和。企业档案包括计划、统计、决议、记录、报告、市场信息、经营、产品销售、固定资产、原材料采购、物资供应、财务管理、劳动工资、卫生、人事等各方面的材料，真实反映企业的整个发展历程[1]。企业档案为企业的生产管理、经营管理、人力资源管理、产品研发、财务管理提供详细的数据、资料。企业领导层可以根据企业档案，了解本企业每名人员的素质、能力、品行，了解本企业的技术实力，从而做出正确、有效的决策，提高企业的管理水平。一流的企业靠文化，二流的企业靠管理，三流的企业靠业务，四流的企业靠投机。在建设企业文化方面，企业档案也发挥着无可替代的作用。

2现阶段企业档案管理中存在的主要问题

2.1企业领导对于档案管理缺乏应有的重视

当前，国内许多企业对于档案管理缺乏足够的重视，企业领导层并没有意识到档案标准化管理是企业发展的内在要求，也没有认识到企业档案所蕴藏的价值。他们错误地认为档案管理不过就是收集、整理过期的文件材料，档案管理不能为企业带来看得见、摸得着的真金白银，更何况企业财力、人力有限，把大量的经费、技术、办公面积投入档案管理实在得不偿失[2]；一些领导口头上重视档案管理工作，但在实际工作中却忽视档案管理（还有不少领导对档案管理不管不顾）：一些企业的档案室面积只有十几个平方米，一些企业甚至没有档案室，档案材料胡乱堆放在办公室里；企业档案管理人员数量少，而且这些档案管理人员大多由办公室行政人员兼任，几乎找不到一个档案管理专业的毕业生，他们基本上没有学习过《档案法》，对档案管理的专业知识一无所知。

2.2档案管理缺乏制度化、规范化

虽然时间已经进入2019年，但当下，许多企业却没有建立起严格、规范的档案管理制度，甚至没有为本企业各部门明确规定文件的归档时间、存档时间。一些国有企业为应对上级部门的检查，进行装样子的档案管理工作；一些企业将本企业的档案工作外包给档案公司，使档案制作与档案管理、档案服务出现脱节；一些企业的档案管理制度印在纸上，挂在墙上，却从不执行，沦为一纸空文。一些企业的档案资料长年累月沉睡在档案室里，堆满了灰尘，而档案管理人员却不知如何研究、利用档案材料；企业领导层也不知道依靠档案为企业开展各项工作提供依据。企业内部的各个部门普遍不配合档案管理工作，将大量文件资料随意堆放在自己的办公室里，任其闲置；给档案管理员收集、整理、分类带来很大的麻烦。

2.3档案管理信息化水平落后

截止2019年7月，我国网民人数已经超过8亿，其规模高居世界第一。我国手机用户数量甚至超过了全国人口数量。在这个信息化时代，企业完全应当加强档案信息化建设，采用电子档案、数字档案取代纸质档案。但令人遗憾的是，当下企业档案管理的信息化水平落后，许多企业仍旧沿用纸质档案，由档案员手工进行档案收集、整理、查阅。而且纸质档案普遍存在着文件缺失、遗漏、字迹潦草等现象[3]；不少档案的全宗号、类别号混淆，甚至出现编号错误。还有一些企业虽然采用计算机管理档案，但档案管理模式仍然停留在封闭式管理模式上，无法有效提高档案管理工作的效率。

3思考如何加强企业档案管理

3.1运用SWOT分析法

当前，国内企业档案管理的确存在着许多不足之处（WEAKNESS）：长期受到领导层忽视，缺乏专业档案管理人才，缺乏资金、技术投入；国内企业档案管理也面临着外部挑战（THREAT）：档案公司发展迅猛，其工作质量也在不断提高，大有全面取代企业内部档案管理之势；美国、日本等发达国家企业高度重视企业档案管理工作，国外企业普通聘用具有大学学历的专业人才进行档案管理，在档案管理中，还普遍采用信息化技术，实现了文件、图书、博物、情报、企业文化管理的一体化[4]。随着我国对外开放的加深，更多的外资企业将进入中国，而外资企业高质量、高效率的档案管理也会对国内企业档案管理构成冲击。但国内企业档案管理仍然具有良好的发展机遇（OPPORTUNITY）：相较于发达国家的企业，国内企业档案管理的确存在着不足，但这也为企业加强档案管理，提升档案管理工作质量打开了上升空间；国外企业在档案管理方面已经积累了丰富的经验与成熟的技术，只要国内企业善于借鉴、消化、吸收，就可以将之转换为后发优势（STRENGTH）。因此，国内企业完全有理由加强档案管理，做好档案管理。

3.2对档案管理工作给予应有的重视

企业领导必须认识到：在信息化时代，信息是企业发展的重要资源，而企业档案对于企业来说则是非常宝贵的信息资源。企业领导层必须带头重视档案管理，必须尊重档案管理人员，必须与档案管理人员共同研究档案规范化建设。企业各部门、各环节的每一名职工也应当主动参与到档案管理中来，严格执行档案管理制度，定时归档、存档。企业档案室必须逐年增添必要的设备，在条件允许的情况下甚至应当逐年扩大档案室面积[5]。

3.3档案管理必须规范化、制度化

企业应当根据自身的具体情况，制定严格、完整的档案管理制度。档案管理人员则必须根据档案管理制度，仔细收集各种文件、材料，确保档案的完整性与有序性；若发现文件中存在着字迹潦草、错别字等错误，必须责成有关人员进行纠正，从源头上提高档案质量。档案管理人员从企业内部各部门、各科室收集到档案后，必须将它们根据文书档案、人事档案、实物档案、业务档案、声像档案进行分类，而不能将它们混为一体。档案管理人员必须认识到：当前，房价不断上涨，要求企业不断扩建档案室存在着一定的困难。因此，档案管理人员必须仔细审核、鉴定企业档案，必须认真分析每一份管理类文件的内容、来源、时间、名称、稿本、外形特征、完整性、时效性；认真研究每一份科技文件材料的技术因素、时间因素、典型因素、作者因素、名称因素；判断每一份档案是否具有保存价值，确定每一份档案的保存年限；对于丧失保存价值、超出保存年限的档案必须定期剔出、销毁（一般来说，反映企业一般日常事务性活动、或内容重复的管理类文件保存价值较小，不必永久性保存；而会计类档案则必须永久保存，科技类、人事类档案应长期保存）。必须保证档案库藏量控制在一个合理的水平。

3.4加快档案管理信息化建设

企业应当加快档案管理信息化建设，主动应用网络技术与信息化技术，进行档案管理；必须尽快用数字档案、电子档案全面淘汰纸质档案。企业还须运用大数据技术，人工智能技术、云计算技术开展档案研究，根据企业发展的需要，充分发掘出档案中有价值的信息，通过研究自身档案来认识、掌握企业发展规律。

3.5加强地质资料档案管理

近年来，地勘单位纷纷进行事改企，导致一些档案管理人员下岗，留下的档案管理人员需要长时间进行繁琐、复杂的档案管理工作，承受更大的工作强度，又感到自己在单位中无足轻重，难免丧失工作热情。有鉴于此，地勘企业必须主动加强地质资料档案管理。作为老地勘单位，一九四煤田地质有限公司在60年的岁月中积累了大量宝贵的档案资料。一九四公司对档案管理人员主动加强培训，组织认真、心细、责任心强、甘于坐冷板凳的档案管理人员学习档案管理知识，提高他们的业务技能；公司对档案管理人员实施严格的绩效管理，从而调动起档案管理人员的工作积极性。一九四公司建立严格、规范的档案管理制度，对纸质档案、磁介质载体档案、实物标本实施分类管理，不仅丰富了档案管理的内容，而且提升了档案管理的质量；公司还对科技文件、钻探科研成果、煤田普查等方面的档案资料实施精细化管理，使档案更好地为公司发展服务。

4结束语

在企业内部管理中，档案管理属于重要环节。为提高企业工作效率，为促进企业长期可持续发展，提升企业的管理水平，建设企业文化，企业应当重视档案管理，建立完善的档案管理模式，做好档案管理。

参考文献：

[1]叶丽娟.知识管理背景下的企业档案管理分析[J].城建档案，2019（05）：80-81.

[2]杨鹏.我国改制企业档案管理模式的实践创新———“苏州模式”[J].档案与建设，2019（04）：36-39.

[3]杜娜.大数据背景下的企业档案管理工作探讨[J].兰台内外，2019（07）：35-36.

作者：吕瑞芬 单位：陕西省一九四煤田地质有限公司