文书档案管理信息化建设利用率探析

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【摘要】目前，随着防震减灾工作量的不断增加，纸质档案管理的工作模式已经无法适应当前防震减灾的工作要求了。本文就大数据背景下，防震减灾工作中纸质档案管理模式所出现的问题展开了深入的探讨，然后又简单论述了防震减灾工作中文档信息化处理模式的重要性，最后，提出了增加文书档案信息化管理模式安全性的有效措施。

【关键词】文书档案；信息化；利用率；安全保护

1文书纸质档案与电子档案的特点

1.1纸质档案具有稳定性

纸质档案顾名思义就是用纸记录的档案，比如：日记、户口本、信件、图纸、合同、证书等都属于纸质档案。纸质档案有两个特点，分别是稳定性以及安全性，纸质档案的稳定性来源于纸张、颜料、染料的稳定性，而纸质档案的安全性则来源于纸质档案上的字迹，众所周知，每一个人的字迹都是有所区别的，所以纸质档案的造假几率很小，所以其安全性很高。但是，纸质档案却有一个特别显著的缺点——不易保存，纸质档案的保存会受到保存地点、保存环境的影响，大量的纸质档案不仅需要足够的保存空间，还需要高额的维护费用，而且纸质档案在查阅、搬移等过程中或多或少都会有所损伤，除此之外，纸质档案还会害怕潮湿、火灾、水灾等不可控制的灾害。这就不能保证档案的完整性，不利于数据以及实际情况的记录。

1.2电子档案的存储具有多样性

电子档案顾名思义就是用电子为载体记录的档案，电子档案也是信息技术发展的大趋势。电子档案和纸质档案的最大区别就在于，电子档案虽然存储的数据内容非常大，但是它的载体却很小，像U盘、移动硬盘等存储设备，虽然体积小，但是容量却特别大。电子档案不同于传统的纸质档案，它不但可以记录文字，还可以记录图片、视频、音频、影像等内容，让文书档案变得更具体、更准确。除此之外，电子档案还可以进行异地共享，档案的使用不会受到地区、时间的影像，只要有网络就可以随时查阅，大大提高了档案的利用率。此外，电子档案还可以进行多元化的备份，这也大大降低了档案丢失、损毁的风险。随着社会的发展，档案的数量越来阅读，传统的纸质档案的管理太过于繁琐。纸质档案在进行查询时，需要多道程序的审查，才能找到想要查询的档案。档案的管理工作也可以通过先进的互联网进行管理。将档案数据输入进网络，档案在网上进行管理，极大地促进了档案的公开性以及查询档案的便捷性，提高了档案管理工作的效率。

2加强文书档案管理信息化建设利用率

2.1文书档案信息化机制的建立

电子档案管理应该建立健全的管理机制，首先档案源数据的收集必须精确，档案数据的复制、备份、保存等必须保证和源数据相一致。除此之外，还应该尽量把图像类的数据资料转换成文字数据资料，这样可以方便后期的查阅和使用。电子档案的格式也必须根据国家规定来统一设计，并创建相应的电子档案管理机制。此外，电子档案管理工作人员的责任划分也应该依照国家的相关规定来执行，这样可以保证电子档案管理工作的规范和准确，尽量降低了电子档案管理工作出错的几率。

2.2文书档案信息化水平的加强

在地震局的防震减灾工作中，文书的档案管理工作是非常重要的一部分，但是，在现有的防震减灾文书档案管理工作中，不但文书档案管理的工作量非常大，而且文书档案管理的工作人员还特别稀缺。大部分文书档案管理工作人员对纸质档案管理模式都熟记于心，可是随着电子档案管理模式的出现，文书档案管理工作人员必须及时提升自身的技术水平，最大程度的满足其工作需求。用现代化的档案管理模式来服务于当前的防震减灾事业。电子档案管理模式是社会信息化发展的必然趋势。所以必须改变传统的档案管理观念，让文书档案管理朝着数字化、现代化、数据化的方向去发展，各个部门之间也应该互相交流和帮助，这样才能更好的推进防震减灾文书档案管理工作的顺利进行。

3加强文书档案信息化管理的安全保护

3.1提升文书档案管理人员的综合素质

提高文书档案管理安全的措施之一就是，一定要提高档案管理工作人员的整体素质。文书档案工作是单位中比较重要的工作内容，工作人员不但要具备过硬的技术水平，还必须具备一定的综合素养。在日常工作中，档案管理的工作人员必须要有及时收集、整理档案资料的意识，查阅完档案必须及时归还原处，定期维护、检查档案是否有缺损。与此同时，还应该定期给档案管理的工作人员安排培训和学习的机会，让他们多学习，努力提升自己的技术水平和能力。还要有足够的职业素养，在管理的过程中，认真负责每一份档案。不能随意将档案借出，以免泄露重要信息。

3.2强化文书档案信息化管理的安全防范

提高文书档案管理安全的措施之二就是，一定要加强文书档案信息化管理的安全防范，主要方式有两种：一，创建一个文书档案管理的内部平台，用此来监督和管理局内重要的文书档案；二，进行电子文书档案的备份和容灾，当电子文书档案受到损坏的时候，及时的采取补救措施，把损坏的档案及时的修补和还原，让文书档案可以尽量恢复正常。

4结语

随着防震减灾事业的不断发展，传统纸质档案的缺陷也逐渐的显露了出来。防震减灾工作不可能局限于一个地区，所以文书档案的使用情况也会越来越频繁。所以，如何创建出一种高效、科学的文书档案管理方式是目前防震减灾机构亟待解决的难题。电子档案的出现不但满足了目前防震减灾事业的发展需求，还提高了防震减灾文书档案的使用效率，可以为地震局相关的领导提供可靠的判断依据。文书档案的信息化发展是社会发展的大趋势，它可以提高防震减灾工作的准确性，让防震减灾工作中的文书档案管理工作变得更科学、更合理、更准确。

参考文献

[1]张雪.事业单位文书档案信息化建设分析[J].兰台内外,2019(18):25-26.

[2]王洋.基于信息化背景的文书档案管理工作创新研究[J].现代商贸工业,2019(19):60.

[3]曹聪.试析文书档案信息化建设数据整合新理念[J].办公室业务,2019(11):34.

作者：李晓莉 单位：吉林司法警官职业学院