档案移交进馆时限科学性分析

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摘要：有价值档案自行保存10年或者20年以后向同级地方档案馆移交管理模式与当前档案事业发展不适应，甚至在一定程度上会阻碍档案事业的正常推进。革新档案移交进馆管理模式势在必行，为此本文分析移交时限确定背景元素，提出改定时段移交为弹性时间移交，归档与移交同步，采取双套制移交，充分利用社会档案资源，以促进档案移交工作与内容的规范化与标准化等。

关键词：新时代;档案移交进馆;时限

一、移交时限确定因素分析

档案形成单位向地方综合馆移交到期档案(以下简称为档案移交)作为一种客观存在的社会事件和社会现象，其产生、存在和变化都是由其内因和外因多种因素共同作用的结果。（一）文件生命周期理论。文件生命周期理论是档案移交事件产生和时限界定的内在核心因素，论述了文件在每个运动阶段其价值作用发挥规律、需求范围、最佳保管场所。据其阐释，文件的第二阶段和第三阶段基本处于“档案”阶段，发挥着档案的存史与研究价值，其价值客体主要体现在社会层面上，因此在留存方面其应从形成单位转移到社会性保存机构。（二）价值作用发挥规律。在文件归档环节中，有价值的文件转化为档案，其第一阶段价值主要体现为对形成单位的资政、参考，并且存放于形成单位。随着时间的推移，资政、参考价值渐弱，社会存凭、留史价值逐渐增强，价值作用发挥客体逐渐扩大到社会层面，档案应该存放于便于社会共享的国家档案馆。（三）档案利用。随着档案利用性质与利用者群体对象的变化，档案提供利用的主体与处所必然会发生相应变化，否则会产生资源与需求脱节的问题，直接影响档案事业长期持续性发展。可以说，档案移交与接收工作正是档案利用服务对象或者需求对象的变化所致。（四）档案保管条件。档案作为一种社会发展到一定历史阶段的客观存在物，其保管必然需要相关的技术、物理空间、设施设备等。一定历史时期的保管条件决定着该时期内档案保管的方式、模式。（五）档案意识与素养。引起档案保存处所变化的档案意识主要是社会档案意识，包括社会对档案的重视程度，尤其是社会利用者利用档案满足工作、生活和学习所需的意识与认可度。随着社会的发展，人们对国家和社会各项建设的参与意识越来越强烈，档案意识也越来越高，对档案内含的相关知识与信息的了解需求也越来越急切，促使国家和地方整合档案资源，实现档案集中保存与提供利用，及时满足各项需求。（六）档案管理技术。传统的档案管理技术主要是手工实体技术，同时为便于安全保管和提供利用，最佳模式为近距离式管理模式。随着时代的发展，计算机相关技术被广泛应用于档案事业，并成为档案事业发展的主要管理技术，为地方档案资源整合，实现档案实体集中管理与档案信息跨时空开发利用提供了技术保障。

二、继续沿用原来的档案移交时限可能存在的问题

计算机相关技术被广泛运用于档案事业，为档案事业的改革与创新发展提供了各种可能，若继续沿用原来的档案移交与接收模式显得有些不适应。（一）单位归档标准与向地方档案馆移交标准的不统一。历史时期，由于社会发展相对缓慢，标准有效期相对较长，10年或者20年的有效期是一种普遍现象。但随着信息化时代的到来，各项技术发展日新月异，与之相关的各项技术标准更替频繁，各项标准的有效性在极大地缩短，10年或者20年不变的有效标准体系渐少，如不及时改革档案移交时限，将会影响档案收集工作的正常开展。（二）易造成资源闲置与浪费。随着社会的发展，各级地方档案馆的保管条件获得了极大改善与优化，如果依然人为把档案归档形成与档案移交时间进行长时间分割，对国家而言是一种资源的浪费：一方面各形成单位需花一定人力、物力与财力进行管理，另一方面国家各级地方档案馆的优质资源闲置，得不到合理优化利用。（三）存在着档案资源安全隐患。出于种种原因，档案形成单位不可能全面达到国家关于档案规范管理的相关要求和标准，因此档案长时间存放于档案形成单位必然会给档案资源的安全带来许多隐患。（四）不利于地方档案文化的集中建设与开发利用。由于《中华人民共和国档案法实施办法》中“形成单位自行保存10年或者20年以后向国家档案馆办理移交”的规定，使得大量历史档案散存于各形成单位，地方综合档案馆缺乏近10年或者20年的历史档案资源，不利于对近10年或者20年的历史档案资源进行储存管理与开发利用。（五）与全宗管理理论要求有矛盾。国家关于有价值档案自行保存满10年或者20年以后才能向地方档案馆移交的规定导致了同一全宗档案存放的多处性与异地性，有价值的档案一部分存放于地方档案馆，另一部分存放于档案形成单位，这样就与“档案不可分散性”的全宗理论规定有所悖。(六)与电子档案移交时限要求有矛盾。根据国家档案局的13号令《机关档案管理规定》第53条和《电子档案移交与接收办法》第6条“档案移交单位一般自电子档案形成之日起5年内向同级国家综合档案馆移交”的规定，信息化时代的电子档案只能在形成单位自行保存5年，该规定与形成单位归档自行保存10年或者20年档案的要求有差距。（七）不利于档案资源的一站式服务档案资源的一站式服务是在档案资源高度集中的前提下充分利用集中的档案资源，通过相关的技术手段、设施与设备实现档案资源高效服务的一种服务模式。如果没有档案资源的全面集中管理，就无法实现档案事业的一站式服务，无法及时满足民众在主动参与社会管理过程中对档案信息的需求。

三、革新档案移交时限的路径与方略

目前《中华人民共和国档案法》规定的移交时限与范围是1987年根据当时档案事业恢复起步发展状况而制定的。当时档案事业面临人才奇缺、民众档案意识薄弱、馆库面积与空间严重不足、可投入资金少、技术缺乏等问题，在该条件下无法实现（也没有必要实行）短期内档案资源集中管理，需要一定时期的过度管理，以此分散集中于地方档案馆的管理压力，给予地方档案馆一定时期的内在活力修复。目前，我国档案事业发展突飞猛进，各项条件基本成熟，为档案资源的及时集中管理提供了可能，因此急需国家对历史档案移交时限进行改革与创新。（一）改定时段移交为弹性时间移交。定时段移交是特殊时期的一种强制性约束管理机制，适合于在民众档案意识较单薄、条件与时机不十分成熟的状况下推动工作发展的一种管理举措。随着社会的发展，社会与民众的档案意识获得了极大的提高，民众参与社会各项事务的积极主动性显著提升，与之相应的被动性管理应该减弱，主动性应该突出，因此建议国家把“10年或者20年”的移交时限转变为“10年或者20年以内”灵活移交时限。（二）归档与办理移交同步。单位归档工作与档案移交工作同步进行可以极大地提高工作效率，避免出现重复指导、多头指导与时差性指导。同时又由于计算机相关技术被广泛应用于档案工作，档案实体与信息的分离成为现实，一方面可以全面确保档案实体的安全，另一方面也不影响相关信息的异地同时共享使用。（三）双套制移交。双套制档案是档案事业在数字化时代产生的新生现象，它既是一种新的档案组合，又是一种数字化时代档案安全管理模式（本文主要涉及的是双套制管理模式）。针对历史档案，要求移交纸质实体档案，同时必须移交相同内容的数字化形式档案；针对原生性电子档案，向档案馆移交电子档案时必须同时移交相同内容的打印件实体档案。这样做一方面可以确保档案信息资源的完整性、及时性，充分体现地方档案馆作为地域范围内档案资源中心与高地的功能属性，全面彰显档案馆的地方档案文化功效；另一方面可以在不影响档案形成单位对档案日常利用的前提下极大地提高形成单位的工作效率，减轻档案日常管理与安全管理的常规投入与负担。（四）充分利用社会档案资源，促进移交工作规范化与标准化。这里的社会档案资源是指各级各类档案资源中介机构与组织，它们是档案事业发展到一定阶段的产物，是国家档案事业发展不可或缺的重要支撑与保障，可以为档案事业发展提供一定的技术、人力、物力。档案移交工作是一项集标准、规范为一体的专业性、技术性工作，全面依靠档案形成单位与地方档案馆有限的工作人员与技术力量无法全面实现与完成档案移交与接收工作，因此可以借助或者以购买方式引入社会第三方档案资源加入、协助完成该项工作，如档案规范化整理，档案数字化加工与处理，档案管理软件的编制、升级、维护及其他档案产品研发等。通过社会档案资源力量的全面加入，确保档案归档与向地方档案馆办理移交工作的及时高质量完成与实现。

参考文献：

[1]黄霄羽.外国档案事业史[M].4版.北京：中国人民大学出版社，2018：240.

[2]国家档案局.电子档案移交与接收办法[Z].2012-08.

[3]袁双云，杨杰.基于双套制管理的档案提前进馆研究[J].山西档案，2018（4）：82-84.

作者:杨杰 单位:攀枝花学院