如何加强食品药品检验档案管理

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摘要：档案管理的加强，能够使食品药品检验质量得到保证。但是就当前情况来讲，对档案管理的实际重视程度并不够，在管理过程中，运用的手段比较落后，管理人员在素养方面也相对不足，这便使档案管理在实施过程中价值难以充分发挥。针对当前存在的问题，相关部门需给予档案管理充分重视，对相关机制进行健全，实现与时俱进，进而使档案管理向着更好方向发展。

关键词：食品药品检验；档案管理；与时俱进

食品药品属于生活当中的重要组成，和人们的安全健康紧密相关。而为了使食品和药品在安全和质量上得到充分保证，需注重检验工作的实施，并且在检验过程中做好相关档案记录，这样才能了解其实际情况，保证其在配置时的合理性，使档案管理效能得以充分发挥［1］。

一、食品药品检验中档案管理实施的重要意义

在进行食品药品检验过程中，会产生较多的档案资料，其内容比较复杂，并且专业性较强，就检验档案来讲，其主要内容时检验管理与检验业务，规范化档案的建立，能够使人们的健康安全和生命安全得到比较充分的保证［2］。因此档案管理工作的实施，能够使人们的用药安全与用餐安全得到比较充分的保证，同时也能促进人们防范意识的形式。除此之外，食品药品规范化档案的建立，能够对医药发展与中华饮食做出贡献，医药科研在实施过程中能够有所依据。

二、当前食品药品检验档案管理中存在的主要问题

（一）管理体系缺乏完善性。就当前食品药品检验档案管理来讲，在机构设置上存在不完善问题，在职能上不够明确，以致于档案管理在实施过程中，职能上缺乏规范性，难以发挥对食药监的服务作用。同时管理工作和检测工作之间难以进行有效结合，同步性比较差，这主要是由于在进行食品药品检验过程中，关注的重点主要是放在了质量上，对管理有所忽视，进而使管理水平难以得到明显提升，这在一定程度上影响了检验工作的有序实施。（二）管理手段相对落后。在传统档案管理中，多数是运用纸质文件或者是音像资料的形式，在长期管理中，档案文件大量堆积，在整理时比较困难，同时在对其进行检索查证时效率比较低，总体来讲，档案的实际利用率比较低，效益难以充分发挥。在信息时代，传统管理手段已经难以满足社会实际发展需要，因此在进行档案管理时，应注重信息化的利用［3］。但是由于经费的限制以及观念的影响，相关部门未能充分认识到信息化建设的意义，因此在管理手段相对落后，硬件和软件方面相对不足的情况下，信息化建设在实施过程中受到了影响与制约。（三）范畴界定不够清晰。在社会快速发展背景下，食品药品检验在进行档案管理时，管理工在内涵和外延上都发生了变化，在范围上从原本人事档案、文化档案以及报告档案逐渐转变成当前的科研档案、电子文件、数据档案等，但是当前并没有对档案内容进行比较清晰的界定，在此情况下，相关管理部门在实际工作中便难以实现统一。

三、加强食品药品检验档案管理

（一）强化相关管理。管理的强化实施，能够使整体管理更具规范化和制度化，在具体实施时，可以从以下几方面进行：首先，建立相应规章制度，使档案管理在具体实施过程中做到有所依据，在制定时可以根据《档案法》中对食品药品做出的要求，并且使档案管理的实施能够和实际工作之间结合在一起，确保制度在制定时的可行性和有效性，进而使档案管理在实施过程中能充分得到制度上的保证［4］。其次，增强和档案管理工作相关的投入，进而使管理工作在实施过程中得以有效开展，在此过程中，需保证物力、人力以及财力上的充足。因此需加强实际投入，对档案管理中涉及的软件环境和硬件环境进行改善，进而为档案管理工作的实施创造良好条件。最后，需对档案管理进行进一步规范，对相关工作人员进行职责明确，并且对相应设备进行定期维护和管理，保持档案资料的清洁度，并且对电子档案进行及时更新。除此之外，也需对档案管理进行指导与督查，及时发现在管理中存在的问题，做到技术解决，进而使档案管理在规范性上得到充分保证。（二）强化信息化建设。在强化信息化建设时，可以从以下几方面进行：首先，将信息化视为管理中的重要基础，在管理体系上进行创新，在此过程中，需构建比较科学、完善的管理体系和相关制度，这样才能使新时期的实际需求得到更好满足，因此需在管理中进行不断创新，并且对食品药品检验中档案管理的实施制定统一、标准管理措施，促进档案管理和食品药品检验工作的同步实施。其次，在进行信息化建设过程中，可以运用分阶段建立和完善的方式，档案部门实际上是食品和药品检验机构中的数据中心，数据使机构中的核心内容，这主要是由于在数据中心当中，能够对不同部门和不同机构中的资源进行整合，进而使业务数据能够实现适时更新［5］。同时在数据中心当中，能够构建相应管理系统，并且管理系统的制定能够和食品药品机构情况符合，覆盖分类、加工、归档、编目等多项内容，使数据真实性得到充分保证。除此之外，在数据中心当中，能够实现对区域食品药品检验系统的构建，进而使其检验效率和质量获得比较明显的提升。（三）做好档案划分。首先，在进行档案划分时，需对其内容进行明确，总体来讲，档案管理在实施过程中，其内容上不应仅仅停留在纸质材料上，需注重对电子档案的管理和收集，在此过程中需对检验内容进行筛选和分类，实现对档案的有效整理。并且在此过程中注重管理人员专业水平的提升，并且制定比较统一的管理规范，在制定时需明确重点，进而使档案管理在实施时更加规范。其次，注重对档案资源的利用与开发［6］。档案实际上具有回溯性特点，能够对历史信息进行记录，是进行价值追溯的重要载体，其核心内容是对信息进行记载，并提供相关服务，进而使档案资源在作用和效益上得到比较充分的发挥。在具体实施时，可以对借、查和阅进行登记，实施用户之间的联系制度，并且将此作为信息反馈的科学依据，可以通过专题报告的形式实现，也可以运用展览方式，在展览时，将图片、实物和影像等多种内容展示出来，进而使食品药品在检验中档案获取的渠道能够得到拓展，进而使相关检验档案的价值得以充分发挥。（四）提升工作人员综合素质。就食品药品检验档案管理工作人员来讲，除了需掌握检验知识、相关流程之外，也需掌握相应信息技术，如数字技术、计算机技术等，并且能够使用相关硬件和软件，对档案信息进行比较系统有效的分析，促进资源实际利用率的提升［7］。为了强化工作人员的信息化意识和信息化能力，可以对相关工作人员展开培训，使其在工作中能够根据相关要求，将信息录入到信息化平台当中。同时在工作中，管理人员需树立安全意识，工作中保持警惕，尽量避免在工作中出现失误问题，并且使档案隐私性得到充分保证。

四、结语

综上所述，食品问题和药品问题一直是社会关注的重点，但是在严格监管的情况下，也会出现部分人获得更多利益，出售和生产伪劣食品与药品。而针对这此种问题，相关部门需注重对食品和药品的检验，并做好档案管理工作，进而使市场环境得以优化，市场秩序得以规范。

参考文献

［1］袁伟.新形势下如何加强食品药品检验档案工作的管理［J］.卷宗,2019（27）.

［2］陈瑶.新形势下如何加强食品药品检验档案管理工作浅谈［J］.卷宗,2018（36）.

［3］姜帆.加强食品药品检验档案管理工作的思考［J］.赤子,2018（4）.

［4］许鹏.新时期加强食品药品检验档案管理工作的研究［J］.办公室业务,2017（18）.

［5］杨玲.新形势下如何加强食品药品检验档案管理工作［J］.城建档案,2016（12）.

［6］席海娟.食品药品检验档案管理信息化建设分析［J］.中国科技投资,2019（29）.

［7］黄倩.食品药品检验机构中文书档案管理存在的问题和对策［J］.现代企业文化,2017（27）

作者:冯惠珍 单位:福建省食品药品质量检验研究院