民生档案管理到民生档案治理研究

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摘要：民生档案与人民群众有着千丝万缕的关系，涉及就学、就医、入职、入伍、土地确权、房产查询、社保等方面档案内容。本文针对民生档案的管理、治理还存在管理不规范、信息难以共享等问题，阐述创新民生档案管理与治理的必要性，探讨从民生档案管理到民生档案治理的新途径，让沉默多年的民生档案“活起来”。

关键词：民生档案；档案管理；档案治理；新探索

党的四中全会强调要着力推进国家治理体系和治理能力现代化，积极探索民生档案管理和治理也是国家治理能力现代化的重要体现。“档为民所用。民生所想，就是档案工作之所向，民生所需，就是就是档案工作之所趋。”[1]2007年国家档案局印发《关于加强民生档案工作的意见》，指明了推动民生档案工作向深度和广度发展的重要方向，努力使民生档案资源覆盖全民和实现为全民所用的目标。民生档案反映大众在社会活动中的基本生存和生活状态，是反映群众诉求、解决民生问题的不可或缺的原始凭证和主要依据。民生档案与老百姓的切身利益息息相关，主要包括社保、卫生、医保、民政、房产、工商、公证、城市拆迁、公民出生、学籍、婚姻、知青、林权、农村土地承包经营权、养老保险、教育、企业改制等方面。这些档案往往几十年在档案馆里沉默着，新时期新形势要求我们要积极探索运用新技术尤其是区块链技术让民生档案“活起来”的方法和途径，让其真正为民所用。

1民生档案管理与治理过程中存在的问题

（1）民生档案容易与民间档案混为一谈。档案来源的多元化、多样化导致档案概念的“泛化”现象，使民生档案常常容易与民间档案相混淆，以为民生档案有“民生”两字，与百姓生活密切相关，就是民间档案，所以有必要把民生档案和民间档案区分开来。“民生档案无论从服务对象还是档案内容来看，都是官方行为和官方档案，而民间档案只能产生并保存于民间的档案。”[2]显然民生档案和民间档案是两回事，民生档案是官方档案，民间档案是私人所有。（2）民生档案管理不规范。部分单位领导对民生档案管理不够重视，档案管理岗位职责不清晰，管理人员流动性大，监督指导下属单位和职能缺失。档案管理人员不熟悉业务，整理民生档案缺乏规范性、整体性、系统性，影响了档案工作的质量和水平。（3）民生档案共享程度不高。民生档案种类多，涉及面广，管理单位多，保管水平低，有些散乱等现象，个别部门各自为政，管理随意，民生档案资源整合度不高，难以共享，许多馆藏档案沉默几十年，群众查阅利用不方便。

2创新民生档案管理到民生档案治理途径的必要性

（1）创新能促进经济社会的发展进步。历史就像一辆时空之车，创新是它继续前行的车轮，因为创新，社会才不断进步发展。档案工作也需要不断更新保管利用民生档案的技术手段，及时运用信息化、现代化、智能化的高科技手段为群众查阅有利用价值的档案服务。（2）创新能促进档案事业的发展。改革开放40多年来，我国经济社会进入高质量发展阶段，档案部门服务民生的成效也越来越显著，互联网+、数字经济、电子文件等新生概念的出现，为民生档案的管理利用提供了平台，档案业务水平不断提高，档案信息资源的逐步完善。档案部门服务民生，维护了政府的威信和群众的利益，机关单位、团体和群众管理、利用档案意识不断增强。但是档案业务流程存在着收集、整理与管理、利用的矛盾、信息公开与不能公开的矛盾、服务项目的单一性、服务手段的滞后性等问题，需要档案部门通过创新科技手段促进档案治理能力的提高。（3）创新能提升档案人员的素质和水平。档案事业的可持续发展，关键在人的发展。这就需要着力提高档案人员的工作效率和档案信息资源的开发利用程度，组织档案人员参加各级政府举办的档案业务培训，掌握收集、整理、归档、管理、利用档案的技能，运用信息化手段介入民生档案的分类和资源整合，提升民生档案的开放程度，不断提高档案工作服务社会服务群众的功能。

3从民生档案管理到民生档案治理的对策建议

科学管理和治理民生档案是构建和谐社会、维护稳定大局的重要举措，民生档案涉及内容众多，我们要分清主次，抓住重点，因地制宜，以“用”为主，切实实现从民生档案管理到民生档案治理的有效途径，让沉默的民生档案“活起来”。（1）抓好建档工作，强化源头管理。民生档案产生于教育、民政、医院、自然资源、规划、工商、公安等涉民单位，这些单位对公民档案信息的记录是最原始的。要从产生涉民档案单位的建档工作抓起，由专人负责做好材料收集、整理、归档、期限保管等工作，及时更新民生档案的相关信息，逐步夯实民生档案的信息基础。（2）因类施策，实施民生档案分类管理。有条件的地方可以对每年的退役军人、应届大学毕业生、危房改建批复、工商登记、二胎审批等民生档案提前接收进入档案馆集中管理。对交通、土地、水利、教育、民政、社保、城建等系统下属单位民生档案开展规范化建设指导。对动迁安置协议书等档案资料暂时不适宜进馆的档案实行“数字资源集中共享、档案实体分散存放”的管理模式，确保安全科学管理民生档案。（3）整合资源，实现数字化查档。根据民生档案的开放程度，对可以面向群众不涉及密级、利用率高的档案，优先开展全文数字化扫描工作，整合各方资源，建立民生档案专题数据库，馆藏民生档案也纳入到档案馆智能化查询系统，实现电子登记、身份证识别、原文打印、指纹确认等全程电子化查档，加快民生档案数字化、信息化进程，以便群众在家上网查档，有效提高民生档案的利用率和治理民生档案的能力。（4）共享信息，应用区块链技术实现网络共建。通过区块链中的共识机制和智能合约，打造透明可信任高效、低成本的应用场景，加快推进政务大数据利用区块链技术应用，营造跨级别、跨部门、跨地域的民生档案数据互联网安全可信任的环境，打造一条牢不可破的网络“信任链”，破除各区域各部门的信息孤岛。针对部分乡镇“查档1分钟，路上2两小时”的情况，档案部门可运用区块链的共识机制建立网络资源共享，将身份证、结婚证、社保卡等档案查询窗口延伸至各乡镇便民服务中心，群众凭身份证就能就近查询到自己所需的相关档案资料。乡镇一级要着手开通民生档案基层查询系统，实现民生档案查询系统的全覆盖。同时要与民政部门合作共建，利用电子政务网络开展婚姻档案资源的实时联动，解决婚姻档案进馆与实时数据更新的矛盾。开辟阅读室，让档案用户查阅所需的档案原件。如有特殊需要，可暂时将档案原件借出使用，也可以通过提供婚姻登记档案复制品、档案信息加工品，编写婚姻登记基础数字汇集，制发婚姻登记档案证明等满足档案用户的利用需要，避免重婚现象的出现。“婚姻登记档案提供利用时，婚姻登记档案管理部门应注意收集婚姻登记档案利用效果，并进行效果登记，以便及时总结婚姻登记档案提供利用的经验与教训。”[3]这些档案治理的方法和措施可逐步推广到退役军人、危房翻建审批、不动产权登记、工商注册、二胎审批等民生档案的管理和利用。（5）确保信息安全，创新民生资源信息管理。在加强和创新社会治理的大背景下，区块链技术应用将有力推动社会治理数字化、智能化、精细化、法制化水平。各地政府部门要结合地方实际，运用区块链技术在身份管理、招标公示、民事公证、仲裁判决、检测存证、产权登记、工商注册、版权保护等政务领域的应用，及时向社会提供民生档案信息，助力民生档案信息资源的有效利用。各地档案部门要加强对劳动、社会保障、民政、医疗保险、卫生、林业、国土等部门民生档案工作的监管和指导。如用区块链技术为大学毕业生就业情况提供动态数据管理和为用人单位提供潜在的人力资源参考。利用区块链技术开展智能身份证认证平台，为城乡居民提供便捷的全方位的政务线上服务。应用区块链电子存证，解决电子数据取证难、存证难等问题，助力破解执行难。同时要加强对民生档案工作流程、文件信息管理，将文件信息处理的具体工作环节、内容纳入到档案治理的工作流程，并对产生的文件信息实行统一管理，保证信息运转流畅并安全可靠，确保各类民生档案的完整和安全。还要充分挖掘馆藏民生档案资源的有用价值，改变“轻个人利用、重团体利用”的观念，不断拓展民生档案的深度和广度，让沉默的民生档案“活起来”，更好地适应群众的需求。

4结束语

我国档案管理工作始终坚持以人民为中心的工作原则，运用区块链技术创新民生档案的建设、管理与治理，群众无疑是最大的受益者。我们要切实建立满足我国当下发展实情，且方便群众利用的民生档案管理制度，建设民生档案信息资源共享制度，助力维护民生档案管理治理工作的有序开展，从而真正实现档案为民所用的目的。

参考文献

[1]陈祖芬.揭开档案的面纱[M].福建：海峡文艺出版社，2017.

[2]徐欣云.档案“泛化现象研究”[M].上海，上海世界图书出版公司，2014.

[3]王英玮.专门档案管理[M].北京，中国人民大学出版社，2004.

作者：王月娇 单位：福建省泉州市政协《泉州政协报》编辑部